Плюсы и минусы СЭД в разных редакциях

Для компаний, находящихся в процессе выбора системы электронного документооборота, крайне актуальным становится вопрос об объемах внедрения системы.

Рынок систем электронного документооборота, как правило, предлагает заказчикам два варианта: внедрение стандартного решения с определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо модификация СЭД под специфичные требования компании.

Таким образом, компания, выбирающая СЭД, сталкивается с дилеммой: получить готовое решение, под которое необходимо будет  «подстроиться», потратив при этом меньше времени и  денег, либо вложить в проект больше ресурсов и в итоге получить решение, которое уже полностью настроено под организацию — имеет предустановленные отчеты, карточки, процессы, отражающие специфику деятельности именно их организации.

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение?

В данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор — ниже. Читать далее

Чем жил рынок СЭД в 2016 году: топ трендов минувшего года

treddy_rynka_sed_tezis

2016 год подошел к концу, и настало время подвести итоги: к чему пришел и чего добился рынок систем электронного документооборота в минувшем году. Развитие рынка СЭД, хоть этот рынок и довольно консервативен, не стоит на месте, и в стратегиях разработки систем документооборота наметился ряд инновационных трендов. Не стояла на месте и компания «Хоулмонт» со своим продуктом ТЕЗИС.  В этой статье подведем черту под 2016 годом для рынка СЭД — осветим основные технологические тренды, востребованные на рынке СЭД в минувшем году, и собственные достижения в этой области. Читать далее

Документооборот и BYOD: как мобильная версия СЭД помогает идти в ногу со временем

Не секрет, что мы живем в эпоху «всеобщей мобилизации». Переносному компьютеру — ноутбуку — в следующем году уже исполнится тридцать пять, а мобильный телефон превратился из увесистого «кирпича» в карманный мини-компьютер всего за какое-то десятилетие. Пришла и схлынула волна PDA, за ней ушли в прошлое когда-то популярные нетбуки, очень быстро были вытесненные с рынка планшетами. А заодно выросло поколение молодых специалистов, которое социологи иронично прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») — за неистребимую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в Интернете или играя в видеоигры.

Для молодежной части коллектива довольно размытым является понятие рабочего места. Благодаря мобильным устройствам «поколение большого пальца» имеет доступ к информации практически везде и всегда, и привычная концепция организации трудового процесса, когда у каждого сотрудника есть стол, стул, и компьютер, за которым он сидит, как приклеенный, современному молодому сотруднику неудобна. Молодые специалисты убегают работать «по удаленке» с домашнего ноутбука, набирают отчеты на личных планшетах, гуляя по офису, и общаются с начальником по Viber, сидя со смартфоном в кафе. Проще говоря, вместе с новым поколением работников в современный офис ворвалась концепция BYOD (Bring Your Own Device) — организация рабочего процесса с использованием личных мобильных устройств сотрудников.

Это стремление встать из-за рабочего стола доставляет немало хлопот в такой консервативной сфере, как документооборот. Документы «разлетаются» по личным устройствам сотрудников, как осенние листья, гонимые ветром. Эта ситуация, бесспорно, требует наличия в компании системы электронного документооборота, которая будет консолидировать документы в едином хранилище. Однако, и этого не вполне достаточно. СЭД в классическом формате рассчитаны именно на концепцию индивидуального рабочего места сотрудника со стационарным компьютером и чересчур тяжеловесны для мобильных устройств.

Решением проблемы могло бы стать создание мобильных приложений для документооборота. Именно поэтому СЭД ТЕЗИС имеет мобильный интерфейс, который развивается параллельно с основной системой. Он дает возможность идти в ногу с современной тенденцией к мобильности и в то же время сохранять организационные преимущества электронного документооборота. Читать далее

Электронный договор: аргумент в разрешении споров с клиентами

Сокращение числа конфликтов с клиентами и поставщиками – «головная боль» множества коммерческих компаний. Контроль за заключением, согласованием и подписанием договоров не всегда и не везде эффективен. Как результат – некорректные формулировки или условия в подписанных договорах, которые приводят к неприятным последствиям и длительным, вплоть до арбитража, спорам в отношениях с контрагентами. Бывают ситуации, когда уже тысячу раз согласованный и обсужденный по телефону, и на личных встречах, и по электронной почте договор возвращается от клиента с незаметно измененными формулировками, которые затем превращаются в большие проблемы для бизнеса.

Практика показывает, что внедрение единой системы электронного документооборота в организации, при условии наличия в программном обеспечении достаточной функциональности работы с договорами, позволяет усилить контроль за договорами, наладить обязательное согласование любых изменений в контрактах и минимизировать риски неожиданных правок от контрагентов. Как результат – сокращение числа споров с клиентами, а в случае их возникновения – возможность эффективно отстоять свою точку зрения на условия контракта.

В этой статье мы расскажем об инновационной функциональности СЭД ТЕЗИС по контролю договоров, которая станет доступна в новых версиях системы. Эта функциональность позволяет превратить СЭД в эффективный инструмент разрешения споров с клиентами по поводу формулировок в контрактах, предоставив возможность автоматического сравнения подписанных оригиналов договоров, пришедших от контрагента, с их предварительно согласованными электронными версиями. Данная функциональность позволит сократить случаи «незаметно» внесенных правок в финальную версию договора и предоставит компаниям мощный инструмент доказательства своей правоты в случае возникновения конфликта с контрагентом. Читать далее

Электронный документооборот с налоговой: как СЭД может помочь при проверках

Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Заключается она в том, что организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что организация добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости, налоговая может потребовать и пакет иных документов.

В мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота. Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый. При этом документы для налоговой формируются, как правило, на компьютере — в финансовых учетных системах, специализированном ПО или внутренней системе электронного документооборота.

В итоге получается такой бессмысленный расход бумаги: документы, призванные храниться в электронном виде, все равно печатаются и отправляются Почтой России или курьером. В этой статье мы попытаемся разобраться в отношениях СЭД и налоговой службы, а также привести рекомендации по предоставлению документов в ФНС в электронном виде. Читать далее

Управление закупками в СЭД: вопрос соответствия

upravlenie_zakupkami_sed_tezis

Закупочная деятельность — еще одна неотъемлемая часть работы любой компании, так же как и совещания, о которых мы писали ранее. Однако, если совещания — это мультиформатные, спонтанные процессы, то закупочная деятельность представляет собой фундаментально иную вещь. Закупка товаров, услуг и работ, как правило, является планируемым процессом, растянутым во времени и регламентированным по некоторому стандарту, описывающему все его шаги.

В данной статье мы попытаемся рассмотреть вопрос — способны ли СЭД к автоматизации столь сложных процессов и обеспечению соответствия регламентам закупок в различных организациях. Мы также поделимся нашим собственным опытом автоматизации закупочных процедур на базе СЭД ТЕЗИС. Читать далее

Управление эффективностью сотрудников в СЭД: почему не хватает просто задач

upravlenie_effektivnostyu_sotrudnikov_sed

Современные системы электронного документооборота практически поголовно включают в себя функциональность контроля исполнительской дисциплины. Механизмы постановки задач и поручений являются эффективным инструментом взаимодействия сотрудников внутри отдела или между отделами, а отчеты по исполнительской дисциплине дают представление о выполненной отдельными сотрудниками нагрузке за определенный период. Безусловно, данная функциональность имеет значимость для компании, которая желает постоянно повышать эффективность труда своего персонала.

Однако механизм постановки и контроля исполнения задач слишком узок для того чтобы контролировать выполнение стратегических целей компании, особенно если масштабы бизнеса достаточно велики (крупное акционерное общество, холдинг). Задачу можно поставить конкретному сотруднику или группе сотрудников, но не всей дочерней компании или крупному подразделению; тем более сложно проконтролировать, насколько эффективно сработала «дочка» или подразделение в выполнении общей стратегии развития бизнеса. Механизмы постановки задач в СЭД не рассчитаны на реализацию управления по целям и расчета ключевых показателей эффективности компании.

В данной статье мы поразмышляем о модели управления по целям, для чего она нужна бизнесу, а также расскажем, как мы смогли реализовать управление эффективностью сотрудников по целям на базе системы ТЕЗИС — причем органично встроив его в механизм постановки задач. Читать далее