8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Категория: Главное об автоматизации

Какой должна быть СЭД? Нефункциональные требования, предъявляемые к документообороту
Безопасность
Чтобы выбрать СЭД в условиях зрелого рынка, стоит обратить внимание на нефункциональные требования к системе электронного документооборота

В условиях функционального паритета, характерного для зрелого рынка, детальное сравнение возможностей продуктов может оказаться беспо­лезным — разница будет так мала, что это не позволит принять обосно­ванное решение. Более того: в случае проведения официального конкурса, особенно при заключении госконтракта, оценка продуктов на основании только лишь функциональных различий может послужить почвой для кон­фликтов или даже судебных исков со стороны проигравших участников, потому что субъективности в проставлении баллов не избежать.

При прочих равных – то есть, когда функционально продукты очень похожи, конкурентные преимущества реализуются за счет эмоционального воздей­ствия на потребителя, ценовой политики, активного маркетинга и других качеств, не имеющих непосредственного отношения к документообороту – порой за этой «дымовой завесой» не разглядеть и самого продукта.

Стоит уделить больше внимания нефункциональным требованиям к системе электронного документооборота, которые могут сыграть роль дифференциаторов, в т.ч.:

  • Простота пользования (юзабилити);
  • Производительность и масштабируемость;
  • Доступность (надежность) системы;
  • Соответствие стандартам.

По каждому из этих направлений можно составить вполне четкие крите­рии, привязанные к вашей инфраструктуре и особенностям работы. На­пример, если говорить о масштабируемости, то лучше оставаться в рам­ках реальности: пр...

Как выбирать СЭД в условиях зрелого рынка
Выбор СЭД

Рынок электронного документооборота в России в 2014 году отмечает свое 20-летие. За эти годы был пройден большой путь от простейших систем регистрации и учета документов, которые копировали традицион­ные методы работы канцелярий, до продвинутых решений, объединяющих функции управления документами, бизнес-процессами и коллективной работы, которые мы сегодня называем СЭД и ECM-системами* .

Для многих организаций СЭД является критически важным приложением, сбой которого может привести к полной остановке деятельности, поэтому к выбору системы они подходят особенно тщательно. Потому что их по­требности не ограничиваются автоматизацией традиционных задач доку­ментооборота, на ECM возлагается ответственность за поддержку самых различных бизнес-процессов — управления договорами, работой сове­тов директоров и других коллегиальных органов, управления качеством, закупками, тендерами, маркетинговыми кампаниями, нормативной доку­ментацией, юридическими вопросами и т. д.

Пожалуй, нет такой сферы деятельности в бизнесе и в госуправлении, где бы можно было обойтись совсем без документов в электронном или в бумажном виде – значит, везде будут востребованы ECM-решения.

*ECM – Enterprise Content Management, системы управления корпоративным содержанием (или контентом).

СЭД и ECM

*С практической точки зрения, разницы между терминами СЭД и ECM нет, любые спекуляции на эту тему безосновательны. Просто истори­чески термин СЭД более привычен российским заказчикам, поэтому отечественные разработчики продолжают им пользоваться. Противо­поставление западного и российского подхода к документообороту на техническом и функциональном уровне также не имеет под собой оснований, различия проявляются ...