[{"data":1,"prerenderedAt":1087},["Reactive",2],{"nSBwsopnWA":3,"f1oc0MMERx":115,"AA7ybkcLn1":183,"micromarkup-blog":1086},{"data":4,"meta":111},[5],{"id":6,"documentId":7,"title":8,"published":9,"weight":10,"slug":11,"createdAt":12,"updatedAt":13,"publishedAt":14,"blogposts":15},11,"uamvxjhi1yhvzgbbjntvut81","Самое читаемое",true,-12,"populyarnoe-za-nedelyu","2025-06-10T07:11:14.553Z","2025-06-10T07:17:40.380Z","2025-06-10T07:17:40.374Z",[16,31,44,56,69,83,97],{"id":17,"documentId":18,"seo_title":19,"seo_description":20,"seo_keywords":21,"title":22,"created":23,"body":24,"published":9,"weight":17,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":27,"createdAt":28,"updatedAt":29,"publishedAt":30},18,"as9x8xlsl7jjo4fms0cxxmau","Импортозамещение и СЭД: как выбрать отечественное решение","Как выбрать отечественную СЭД: практические рекомендации, анализ стоимости, безопасности и возможностей импортозамещения.","","Импортозамещение и СЭД: Практические советы","2015-03-27","###### *Выбираем на замену иностранной СЭД недорогой и безопасный отечественный продукт*\n\nНынешний экономический кризис уже заставил многие организации отложить запланированные закупки импортного ПО и оборудования, вызвав сокращение бюджетов — если не в рублевом выражении, то в валюте. Не следует обманываться, что эта проблема не касается заказчиков СЭД — популярные решения в сфере документооборота хоть и ориентируются на специфику работы с документами в российских организациях, но технологически строятся на импортном коде, который добавляет к стоимости продукта лишние нули.\n\nПовышение цен на иностранное ПО на фоне политического курса на замещение импорта накладывается на объективную волну миграции корпоративных приложений на новые архитектуры – и в этом заключается головная боль для организации, использующей систему документооборота. Если в обычных условиях можно было плавно перейти на новую версию системы от прежнего поставщика, то сейчас встает вопрос: как найти ей на замену недорогое, безопасное и действительно импортонезависимое решение среди отечественных продуктов — и существует ли оно?\n\n## ЦЕНА ИМЕЕТ ЗНАЧЕНИЕ – ГОРАЗДО БОЛЬШЕ, ЧЕМ РАНЬШЕ\n\nЕсли вы планировали внедрять, скажем, ECM и ориентировались на покупку продукта от какого-нибудь вендора, обитающего в лидерском сегменте Магического квадрата Gartner, то первоначально запланированный бюджет нужно умножить на курсовую разницу. Определенно, новые цифры не порадуют ваших финансистов и гендиректора.\n\nСудя по всему, в этот раз кризис будет затяжным, поэтому организациям лучше прямо сейчас пересмотреть свою закупочную политику в области ИТ. В новых условиях цена (фиксированная в рублях) станет определяющим фактором при выборе решений. Так что без всякой политики, сугубо из экономических установок, стоит поменять приоритеты: сначала рассматривать отечественные продукты, а уж потом импортные. С документооборотом в этом смысле легче, чем со многими другими классами ПО.\n\n## ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ НА РЫНКЕ СЭД\n\nМантра о специфике российского документооборота, повторяемая двадцать лет, с неизбежностью принесла свои плоды: на российском рынке СЭД доминируют решения отечественных разработчиков. Не утруждая себя статистическими выкладками, достаточно пройтись по выставке «Докфлоу», чтобы в этом убедиться. Западные EСМ-вендоры обычно представлены в «национальной упаковке» – в виде решений от системных интеграторов, которые обещают учесть ту самую «специфику», но большинство СЭД – российского происхождения.\n\nКазалось бы, разговор об импортозамещении в ECM/СЭД на том можно было бы и закончить: покупайте отечественное, благо выбор есть! Однако, если перейти с функционального на технический уровень архитектуры, мы увидим, что большинство российских СЭД на самом деле построено на импортных платформах, следовательно, все политические и экономические риски (санкции) на них также могут сказаться. Невозможно использовать функциональное решение, не купив платформу.\n\nИ что делать? – Смотреть в корень! Оценивать общую стоимость владения и риски с учетом платформ, а не только функционального блока ИТ-решения. Весьма популярным стал переход на стек технологий Java и open source как способ оптимизации ИТ-инфраструктуры и снижения зависимости от вендоров, не обязательно иностранных.\n\n## ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ ПОДДЕЛОК!\n\nКогда государство внезапно и резко меняет правила игры, то сразу появляется много желающих «отработать» новый тренд – что мы уже и наблюдаем в истории с импортозамещением. Под страшилки о санкциях и прочих угрозах, заказчикам пытаются продать те продукты, что раньше не выдерживали конкуренции с импортными по своим техническим характеристикам.\nНаш совет заказчикам при таком раскладе: Ни в коем случае не снижать планку технических требований к ИТ-решениям. Отечественное не должно быть второсортным. Требуйте использования передовых технологий и архитектур. Сегодня это способность работать в облаке, кроссплатформенность, как минимум – открытый и документированный API, а еще лучше исходный код (все это в полной мере применимо и к ECM).\n\nНе извольте также сомневаться, что на рынке появится изрядное количество поделок, слепленных на скорую руку, лишь бы удовлетворять критериям «отечественности». Поэтому выбирая из местных поставщиков, обращайте внимание на то, сколько лет продукт присутствует на рынке и на наличие успешных внедрений, сопоставимых по масштабу с вашими требованиями. Помните, что зрелым продукт становится как минимум ко второй версии (как бы ни нумеровали ее сами разработчики), а на это уходит обычно два-три года.\n\n## ПЕРЕХОД НА СПО – ЭТО ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ ИЛИ ЕЩЕ НЕТ?\n\nСтрого говоря, нет. Если просто взять и начать использовать готовый open source-продукт, то он будет ровно такой же нероссийский, как и проприетарный. И можно попасть ровно под те же риски, как при покупке обычной лицензии, потому что для корпоративного использования вам нужна enterprise версия, которая поставляется за деньги. Надо помнить, что СПО не акт альтруизма, а просто другая бизнес-модель доставки софта конечным пользователям, когда клиент платит не за лицензии, а за поддержку и консалтинг.\n\nНа мой взгляд, при использовании готовых пакетов нет особой разницы между коммерческим и свободным ПО и это нельзя считать полноценным импотозамещением. Разве что позволит обойти санкции некоторым компаниям, исключив момент покупки лицензий, но таковых на рынке меньшинство.\n\nВстречается и другая ситуация: решения отечественных разработчиков на основе СПО с высокой долей добавленной стоимости. Как наша разработка, например, — [СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/) построена на платформе [CUBA](https://cuba-platform.com/), предназначенной для быстрой разработки приложений различного масштаба на проверенном стеке Java-технологий.\n\n## ИГЛА ВЕНДОРА, ДАЖЕ РОДНОГО, ВСЕ РАВНО ИГЛА\n\nСовет не новый – [не садитесь на иглу вендора](https://www.tezis-doc.ru/blog/svoboda-zakazchika-ot-postavshika-sed-kak-ne-okazatsya-na-igle-u-vendora/), иначе говоря, не покупайте закрытый продукт – черный ящик. Потому что потом каждая доработка будет стоить отдельных денег. Может оказаться и хуже: даже за деньги разработчик ничего не сможет поделать со своим монолитным кодом. В этом отношении игла отечественного вендора ничуть не лучше импортной. Закрытый продукт без поддержки – это выброшенные деньги.\n\nАльтернативой такому подходу является открытость архитектуры и желательно исходных кодов продукта. Конечно, вы не полезете сами что-то в нем исправлять и модифицировать, однако это дает гарантии определенного уровня качества оставляет вам шанс продолжить эксплуатацию решения, если вдруг компания-разработчик исчезнет с рынка (что в кризис со всяким может случиться).\n\n## НЕ ЗАБЫВАЕМ ПРО БЕЗОПАСНОСТЬ\n\nСкажем прямо: российский продукт сертифицировать по требованиям ФСТЭК и ФСБ проще, чем импортный. Если он построен на СПО, то даже лучше. Для многих организаций формальная сертификация важна.\n\n## СУММИРУЯ СКАЗАННОЕ: ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ:\n\n- Включить режим экономии придется неизбежно. Лучше позаботиться об этом заранее и пересмотреть политику закупок в пользу российского ПО, не возводя это в догму.\n\n- СПО достигло значительного уровня зрелости и может стать достойной альтернативой прежним решениям. Только не забываем, что «открытое» вовсе не обязательно «бесплатное».\n\n- В части ECM/СЭД выбор есть по обеим категориям – российский софт на СПО.\n\n###### **Импортное не значит хуже или лучше. Просто в текущей экономической ситуации разумнее выбирать российское ПО с открытым кодом.**",null,0,"importozameshhenie-i-sed-prakticheskie-sovety","2025-06-10T07:11:06.886Z","2026-06-23T08:51:31.512Z","2026-06-23T08:51:31.495Z",{"id":32,"documentId":33,"seo_title":34,"seo_description":35,"seo_keywords":21,"title":36,"created":37,"body":38,"published":9,"weight":32,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":40,"createdAt":41,"updatedAt":42,"publishedAt":43},42,"tvntp53m4lhp1y3p6tqrp0hs","Топ-тренды рынка СЭД 2016: обзор года","Узнайте, чем жил рынок СЭД в 2016 году. Ознакомьтесь с основными трендами и изменениями в этой области.","Чем жил рынок СЭД в 2016 году: Топ трендов минувшего года","2016-10-08","2016 год подошел к концу, и настало время подвести итоги: к чему пришел и чего добился рынок систем электронного документооборота в минувшем году. Развитие рынка СЭД, хоть этот рынок и довольно консервативен, не стоит на месте, и в стратегиях разработки систем документооборота наметился ряд инновационных трендов. Не стояла на месте и компания «Хоулмонт» со своим продуктом ТЕЗИС.  В этой статье подведем черту под 2016 годом для рынка СЭД — осветим основные технологические тренды, востребованные на рынке СЭД в минувшем году, и собственные достижения в этой области.\n\n## ОБЪЕДИНЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ СЭД С ДРУГИМИ СИСТЕМАМИ: ВПЕРЕД, НА ERP!\nПотребности организаций в плане электронного документооборота определенно изменились. Системы документооборота современного уровня медленно, но верно превращаются в нечто принципиально иное, вбирая в себя функции других систем — например, ERP, CRM или BI.\n\nЭто готовые модули, закрывающие специфические потребности организации такие как, управление эффективностью сотрудников, управления тендерной деятельностью, работой с клиентами, совещаниями и так далее. В практике компании «Хоулмонт» есть несколько таких проектов — о них [мы уже писали](https://www.tezis-doc.ru/blog/6-dopolnitelnyh-vozmozhnostej-elektronnogo-dokumentooborota-v-neftegazovoj-otrasli/).\n\nЭто также объединение функций различных систем в едином для организации информационном пространстве. Например, это готовые интеграционные шлюзы, позволяющие осуществлять обмен данными с системами другого класса — наиболее простым примером можно назвать учетные системы. У СЭД ТЕЗИС такой шлюз имеется уже давно и активно и активно востребован у заказчиков.\n\nОб этом же тренде говорили на конференции DigEn Forum 2016, прошедшей в Москве 23 мая 2016 года. В частности, не раз высказывалась идея о том, что СЭД способна взять на себя функции других систем автоматизации бизнеса.\n\nТак, в одной из презентаций прозвучала идея, что одна СЭД с функциями контроля исполнительской дисциплины способна качественно заменить несколько видов систем — систему управления бизнес-процессами (BPM), систему управления проектами (PPM), средства групповой работы и управления задачами (Collaboration), при этом сохраняя функции традиционной системы документооборота.\n\nДругой кусок рынка предложено было «отхватить» у ERP-систем. В одном из докладов была представлена возможность использования СЭД как инструмента работы с поставщиками. В компании, делавшей доклад, на базе СЭД были автоматизированы процессы объявления тендеров, заключения контрактов с поставщиками, составления доверенностей и процесс одобрения поставщиков.\n\nТаким образом, драйвером рынка СЭД в 2016 году является переход к сквозным процессам. СЭД постепенно «обрастают» функциональностью, изначально им не свойственной, и неизвестно, в какой гибрид данный вид систем превратится в будущем.\n\n## «СУПЕРМОБИЛЬНОСТЬ» РЫНКА СЭД ПРОДОЛЖАЕТСЯ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/b62c71715aad4dff9fe6424b89ef0a22_e2273a73e1.jpg)\n\nАбсолютно актуальной тенденцией является стремление к мобильности СЭД. Мы уже писали о растущем поколении молодых сотрудников, придерживающихся концепции BYOD (Bring Your Own Device) и желающих работать в СЭД с собственных мобильных устройств, включая ноутбуки, планшеты и смартфоны. Поэтому очевидно, что данная тенденция, набирающая обороты в 2016 году, сбавлять их не будет.\n\nПричины, по которой мобильность является актуальной на рынке СЭД, [мы уже называли](https://www.tezis-doc.ru/blog/dokumentooborot-i-byod-kak-mobilnaya-versiya-sed-pomogaet-idti-v-nogu-so-vremenem/): разнообразие конструкций мобильных устройств, их маломощность в плане отображения графики и преимущество простоты и оперативности работы в СЭД над обширностью функциональности.\n\nПоэтому мобильные интерфейсы и приложения СЭД активно развиваются в 2016 году и их используют уже не только руководители, но \u003Ca href=\"https://www.globalcio.ru/workshops/1325/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">и «среднее звено», и рядовые сотрудники\u003C/a>. Это предопределяет повышение динамики спроса и ускорение развития функциональности мобильных СЭД.\n\nСЭД ТЕЗИС тоже имеет Мобильную версию, которая, по сути, является легковесным адаптивным мобильным интерфейсом для доступа к данным в системе. Еще в 2015 году, опережая массовый тренд, компания «Хоулмонт» снизила цены на мобильную версию СЭД ТЕЗИС в четыре раза, чтобы сделать ее максимально доступной для большого количества сотрудников компаний-заказчиков.\n\nТаким образом, супермобильность СЭД в 2016 году является актуальным трендом рынка систем электронного документооборота. Массовая популяризация мобильных гаджетов, распространение концепции BYOD, необходимость к оперативному доступу к информации в СЭД в любое время и без необходимости нахождения в офисе — все это обуславливает необходимость наличия мобильных версий систем электронного документооборота на рынке.\n\n## ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ НА РЫНКЕ СЭД ВСЕ ЕЩЕ АКТУАЛЬНО\n\nИмпортозамещение стало тенденцией на рынке СЭД еще в 2015 году и, безусловно остается одним из самых обсуждаемых трендов на рынке СЭД, тем более, что данная тема поддерживается на государственном уровне.\n\nГоворя об импортозамещении в 2016 году, можно сказать, что мнения участников рынка, которые в прошлом году \u003Ca href=\"https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A2%D1%80%D0%B5%D0%BD%D0%B4%D1%8B_%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B9%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D1%80%D1%8B%D0%BD%D0%BA%D0%B0_ECM#.D0.98.D0.BC.D0.BF.D0.BE.D1.80.D1.82.D0.BE.D0.B7.D0.B0.D0.BC.D0.B5.D1.89.D0.B5.D0.BD.D0.B8.D0.B5\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">разделились\u003C/a>, в текущем году сошлись в одном: импортозамещение \u003Ca href=\"https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A2%D1%80%D0%B5%D0%BD%D0%B4%D1%8B_%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B9%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D1%80%D1%8B%D0%BD%D0%BA%D0%B0_ECM#.2A.D0.98.D0.BC.D0.BF.D0.BE.D1.80.D1.82.D0.BE.D0.B7.D0.B0.D0.BC.D0.B5.D1.89.D0.B5.D0.BD.D0.B8.D0.B5\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">нужно\u003C/a>.\n\nКомпании уже наблюдают рост интереса заказчиков к отечественным решениям и падение спроса на зарубежные платформы. Не в малой степени этому способствовало регуляторное оформление данного тренда в виде Реестра отечественного ПО.\n\nЕдиный реестр отечественного ПО был запущен Министерством Российской Федерации по связи и массовым коммуникациям в начале 2016 года с целью поддержки импортозамещения в области информационных технологий. Продукты, отмеченные в Реестре отечественного ПО, рекомендуются к закупке государственными организациями.\n\nКомпания «Хоулмонт» подала заявку на включение СЭД ТЕЗИС в реестр уже в начале этого года, спустя некоторое время после запуска реестра, и уже 1 апреля 2016 года система ТЕЗИС [была включена](https://www.tezis-doc.ru/news/832/) в него как продукт, рекомендованный к использованию в госведомствах. Чуть позднее, 5 сентября 2016 года разработка компании «Хоулмонт» — платформа CUBA, лежащая в основе СЭД ТЕЗИС, также была [внесена в единый реестр отечественного ПО](https://www.tezis-doc.ru/news/895/).\n\nТаким образом, государственное регулирование рынка информационных технологий в 2016 году стало драйвером и для импортозамещения на рынке СЭД. Данная тенденция, безусловно, является прорывом по сравнению с 2015 годом, когда к импортозамещению относились скептически.\n\n## ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: КОГДА ТЕХНОЛОГИИ ОПЕРЕЖАЮТ ПОЛИТИКУ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/f2c3c3de9238463ba0c78ab35a241830_dfb23f984b.jpg)\n\nОдним из животрепещущих вопросов перехода на полностью безбумажный документооборот в организациях давно является реализация возможности работы с юридически значимыми документами. В 2016 году в этой области наметились подвижки.\n\nНемаловажную роль в этом сыграло то, что данный тренд активно поддерживается на законодательном уровне. Существует правовая база для использования ЮЗЭДО (тот же закон «Об электронной подписи»), и все больше компаний, чувствуя «почву под ногами», планируют переход на юридически значимый электронный документооборот.\n\nОднако это как раз тот случай, когда политика и технологии бегают наперегонки, как эзоповские заяц с черепахой. Соответствующее законодательство об электронном документообороте и ЭП было принято несколько лет назад, однако, \u003Ca href=\"http://korusconsulting.ru/press-center/publications/yuridicheski-znachimiy-dokumentooborot.html\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">по мнению экспертов\u003C/a>, все еще несовершенно — особенно в части определения форматов юридически значимых электронных документов. Между тем, большинство СЭД уже готово к ЮЗЭДО технически, и соответствующая функциональность, особенно в части ЭП, на рынке СЭД имеется.\n\nНе является исключением и СЭД ТЕЗИС. Модуль «Крипто-Про», появившийся в последней версии системы, базируется на технологиях ООО «Крипто-Про» — текущего лидера по распространению средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи в России. Кроме того, компания «Хоулмонт» имеет лицензию ФСБ на использование криптографических средств в своих системах, а в 2016 году прошла лицензирование и во ФСТЭК.\n\nКак мы видим, ЮЗЭДО — крайне важный тренд рынка СЭД 2016 года, и большинство  СЭД технически готово осуществлять данный вид обмена документами. Рынок СЭД и компании-заказчики ждут лишь «отмашки» Правительства.\n\n## АКЦЕНТ НА СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ\n\nЧто характеризует рынок СЭД в 2016 году, так это бешеная гонка технологий. Компании-поставщики прикладывают максимальные усилия, чтобы сделать свои продукты более современными и соответствующими текущему развитию информационных технологий. Хотите — вот вам электронная подпись, хотите — мобильные приложения, хотите — распознавание штрих-кодов, хотите — кроссплатформенность, список можно продолжать долго.\n\n8 сентября \u003Ca href=\"https://www.itweek.ru/ecm/recs/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">прошел\u003C/a> четвертый Russian Enterprise Content Summit 2016 (RECS), организованный одним из ведущих IT-изданий PCWeek. Саммит собрал ИТ-директоров, руководителей ИТ-служб, финансовых руководителей, руководителей проектов по автоматизации и их заместителей из государственных организаций и коммерческих компаний.\n\nОдними из главных тем, которые обсуждала российская ИТ-верхушка, стали именно новейшие технологические решения в области создания корпоративных СЭД и их интеграции с другими ИС в компаниях.  На саммите были представлены новые технологии и продукты, а также обсуждены практика внедрения и использования современных решений и сервисов.\n\nКомпания «Хоулмонт» представила СЭД ТЕЗИС и рассказала о передовых технологиях, используемых в ней. Система была продемонстрирована именно в секции, посвященной современным технологиям. Руководитель направления электронного документооборота Иван Ласкин представил доклад «СЭД ТЕЗИС — ставка на передовые технологии». Он отметил, что при разработке системы учитываются все основные технологические тренды, которые сейчас определяют развитие современных СЭД: кроссплатформенность, открытый код, работа через полнофункциональный web-клиент и возможность перевода модифицированных систем на новые версии. Было отмечено, что помимо перечисленных технологических трендов в ТЕЗИС используются такие технологии, как генерация QR-кода в системе, а также автоматизация распознавания текста за счет модуля на базе ABBYY Recognition Server и уникальная технология сравнения текста на базе ABBYY ScanDifFinder SDK.\n\nТаким образом, важным вопросом для рынка СЭД в 2016 году является соответствие продуктов технологическим требованиям современного мира, а также внедрение максимального количества новых разработок, которые могут оказаться полезными в работе с документами.\n\n## КОРПОРАТИВНЫЕ ПОРТАЛЫ: СТАБИЛЬНЫЙ СПРОС\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/1ba59b96e8c5486ebb21e11bb8c77392_42265e02f5.jpg)\n\nЕще один тренд рынка СЭД 2016 года — повышение спроса на корпоративные порталы и соцсети. Он [стартовал](https://www.tezis-doc.ru/news/753/) еще в 2015 году и стабильно \u003Ca href=\"https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A2%D1%80%D0%B5%D0%BD%D0%B4%D1%8B_%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B9%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D1%80%D1%8B%D0%BD%D0%BA%D0%B0_ECM#.2A.D0.9A.D0.BE.D1.80.D0.BF.D0.BE.D1.80.D0.B0.D1.82.D0.B8.D0.B2.D0.BD.D1.8B.D0.B5_.D1.81.D0.BE.D1.86.D1.81.D0.B5.D1.82.D0.B8\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">сохраняется\u003C/a> на протяжении 2016 года.\n\nОбъяснением этому может быть то, что клиенты стали более внимательными в выборе инструментов для решения собственных задач. Для процессов работы с документами выбирается СЭД, в то время как социальные функции — общение пользователей, лента новостей компании, документы, не имеющие отношение к рабочему процессу, например, должностные  инструкции — переносятся на портал.\n\nНа 2016 год на рынке существует \u003Ca href=\"https://www.tadviser.ru/index.php?title=%D0%9A%D0%BE%D1%80%D0%BF%D0%BE%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B0%D0%BB%D1%8B&cache=no&ptype=system\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">более сотни предложений\u003C/a> в области корпоративных порталов и соцсетей. Однако, далеко не все из них связаны с СЭД, а некоторые вообще имеют довольно специфическое применение (к примеру, для использования в образовании или медицине). Тем не менее, эти данные демонстрируют, насколько активно ведется разработка этого вида ПО.\n\nПродукт «Хоулмонт» «ТЕЗИС:Портал» относится именно к тому виду корпоративных порталов, которые имеют прямой шлюз интеграции с СЭД и могут использоваться для коммуникации в процессе работы с  документами. «ТЕЗИС:Портал» придерживается жесткой модели, при которой работа с документами ведется только в СЭД, а социализация сотрудников — только на портале.\n\nВ феврале 2016 года «Хоулмонт» заключила договор с компанией ЕМДЕВ — золотым партнером Liferay, ведущего производителя корпоративных порталов с открытым кодом. Начиная с этого года две компании совместно занимаются развитием «ТЕЗИС:Портала», чтобы поддерживать его в состоянии, актуальном текущем развитию платформы Liferay.\n\nСледовательно, активная разработка и спрос на корпоративные порталы и соцсети — еще один крупный тренд на рынке СЭД 2016 года, который имеет все перспективы развития в будущем году.\n\n## ДОЛОЙ СТАРЫЕ СЭД: ЗАКАЗЧИКИ РЫНКА СЭД АКТИВНО ВНЕДРЯЮТ СОВРЕМЕННЫЕ ПРОДУКТЫ\n\nВ целом, клиенты рынка СЭД медленно и постепенно стремятся к обновлению своих систем. Данный тренд эксперты называют «\u003Ca href=\"https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=184829\"  rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">ловушкой морального износа\u003C/a>»: документооборот — достаточно консервативная область деятельности, и поэтому компании могут по 5-10 лет работать на устаревших продуктах, однако рано или поздно приходится задумываться о смене используемого продукта на более современный.\n\nВ 2016 году данный процесс активизировался. Компании готовы вкладываться в замещение своих систем, потому что продукты, выпущенные даже в начале-середине нулевых, к 2016 году уже настолько морально устарели, что не отвечают ни потребностям бизнеса, ни потребностям сотрудников (вспомним хотя бы о мобильности).\n\nВ связи с этим в 2016 году заказчики активно закупают современные СЭД. \u003Ca href=\"https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">По данным портала TAdviser\u003C/a>, в минувшем году выполнено более 3980 внедрений различных продуктов из класса систем электронного документооборота в различных отраслях, таких как госсектор, медицина, строительство, торговля, машиностроение, энергетика, образование, нефтяная промышленность, финансовые услуги и других.\n\nПродукт компании «Хоулмонт» — система электронного документооборота ТЕЗИС — вошел в число самых популярных систем. СЭД ТЕЗИС по итогам 2015-2016 гг. находится на третьей позиции среди самых внедряемых систем в России, и на шестой — среди самых внедряемых систем за период с 2013 по 2016 год.\n\nТаким образом, очередным трендом года является стремление компаний к замене устаревающих систем, и по мере того, как цифровое общество и бизнес будут идти вперед, эта тенденция, вероятно, только усилится.\n\n## ОБЩАЯ ПОЛОЖИТЕЛЬНАЯ ДИНАМИКА РЫНКА СЭД\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/e7daa99ac2f94d6a93facd504312f1ad_3e7c2db06d.jpg)\n\nВ целом, рынок СЭД демонстрирует стабильный рост. Это подтверждается цифрами доходов рынка за предыдущий год и наличием массы драйверов рынка, таких как расширение функциональности СЭД, мобильность или стремление компаний к замене устаревших систем.\n\nКрупнейшее IT-издание TAdviser опубликовало \u003Ca href=\"https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">аналитический обзор\u003C/a>, посвященный российскому рынку СЭД/ECM-систем за 2015 год. По представленным в нем данным, за 2015 год российский рынок СЭД вырос на 10% и достиг отметки в 37,8 млрд руб. По итогам 2016 года TAdviser ожидает также положительную динамику и рост на 30-40%.\n\n«Продажи на рынке растут, драйверы, которые стимулируют развитие российского рынка СЭД/ECM-систем, преобладают над барьерами», — пишет издание.\n\nКомпания «Хоулмонт» по итогам обзора рынка попала в десятку компаний, у которых отмечена положительная динамика роста прибыли. По сравнению с 2014 годом, выручка компании только от продажи и внедрения СЭД ТЕЗИС возросла на 17,5% и составила 67 млн. рублей.\n\nВ числе крупных СЭД/ECM-проектов, реализованных в 2015-2016 годах, отмечено внедрение системы ТЕЗИС в холдинге «Росгеология». В рамках данного проекта удалось упорядочить и регламентировать работу с документами как в головной компании, так и в подразделениях. Кроме этого эксперты выделили среди крупных проектов компании «Хоулмонт»  в 2014-2015 гг. внедрения в ННК, Регистр морского судоходства, банк «Интеза» и проект в «Эф-Интернэшнл».\n\nТаким образом, в будущем году, в случае отсутствия политических или экономических коллизий, мы вполне можем ожидать продолжения стабильного роста рынка СЭД, что положительно скажется не только на поставщиках продуктов этого класса, но и на развитии цифрового общества в целом.",15,"chem-zhil-rynok-sed-v-2016-godu-top-trendov-minuvshego-goda","2025-06-10T07:11:10.683Z","2026-06-23T08:51:32.437Z","2026-06-23T08:51:32.416Z",{"id":45,"documentId":46,"seo_title":47,"seo_description":48,"seo_keywords":21,"title":49,"created":50,"body":51,"published":9,"weight":45,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":52,"createdAt":53,"updatedAt":54,"publishedAt":55},46,"r4hxxjvu6qm7qf1p7oyzg9as","Плюсы и минусы СЭД в разных редакциях: выбираем лучшее","Узнайте, как выбрать подходящую редакцию СЭД: сравнение функциональности, сроков внедрения и возможностей интеграции.","Плюсы и минусы СЭД в разных редакциях","2017-08-21","Для компаний, находящихся в процессе выбора системы электронного документооборота, крайне актуальным становится вопрос об объемах внедрения системы.\n\nРынок систем электронного документооборота, как правило, предлагает заказчикам два варианта: внедрение стандартного решения с определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо модификация СЭД под специфичные требования компании.\n\nТаким образом, компания, выбирающая СЭД, сталкивается с дилеммой: получить готовое решение, под которое необходимо будет  «подстроиться», потратив при этом меньше времени и  денег, либо вложить в проект больше ресурсов и в итоге получить решение, которое уже полностью настроено под организацию — имеет предустановленные отчеты, карточки, процессы, отражающие специфику деятельности именно их организации.\n\nВыбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение?\n\nВ данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор — ниже.\n\n=====\n\n## Функциональность сэд в разных редакциях\n\nОт выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все основные функции управления документооборотом:\n\n- Контроль исполнительской дисциплины.\n\n- Управление документами и договорами по стандартным процессам (ознакомление, согласование, утверждение).\n\n- Автоматизация канцелярии.\n\nПомимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения  и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.\n\nСтандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в нее входят:\n\n- Инструменты для построения уникальных бизнес-процессов. В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.\n\n- Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.\n\n- Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).\n\n- Модуль распознавания текста.\n\nОпционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии.\n\nНаиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения. Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию. В СЭД ТЕЗИС Расширенная редакция позволяет настроить:\n\n- Шлюз для интеграции с учетной системой (1С, SAP, Oracle).\n\n- Квалифицированную ЭП для обеспечения юридически значимого документооборота.\n\n- Специализированные модули: «Учет обращений граждан» для госсектора, «Единый холдинг» для крупных холдинговых структур.\n\nТаким образом, объемы функциональных возможностей нарастают от редакции к редакции. В данному критерию плюсов и минусов СЭД явно выигрывают Стандартная и Расширенная редакции системы, причем Расширенная редакция условно получает три плюса, Стандартная — два, а Базовая — один.\n\n## Сроки внедрения СЭД\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/8a0a4b108b3c4516af92b6bceca57098_39d84cd0e9.png)\n\nОт сроков внедрения зависит, насколько быстро система перейдет в компании в промышленную эксплуатацию. В случае, если внедрение стандартное и не предполагаются дополнительные доработки, сроки можно рассчитать по дням с момента подписания договора.\n\nНа основе многолетних практик внедрения типовых редакций ТЕЗИС — Базовой и Стандартной  сложилась следующая схема:\n\n- Установка системы — максимум 1 рабочий день.\n\n- Обучение администратора системы —1 рабочий день.\n\n- Настройка системы — 5-10 рабочих дней.\n\n- Обучение пользователей — количество дней зависит от количества групп пользователей, максимум 5 рабочих дней.\n\n- Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.\n\nНа этом внедрение считается завершенным, и система переходит в промышленную эксплуатацию\n\n«На практике этапы внедрения «коробки» происходят куда быстрее. На установку выделяется 4 часа, еще 4 — на обучение администратора, и еще 4 — на обучение одной группы пользователей», — комментирует Екатерина Королева, ведущий специалист технической поддержки ТЕЗИС.\n\nТак что типовое внедрение, в этом вопросе явно выигрывает, поскольку проектное внедрение системы, безусловно, занимает больше времени: с заказчиком заключается долгосрочный контракт, в рамках которого проводится [проектное внедрение](https://www.tezis-doc.ru/services/deployment/) системы с максимальным вниманием к деталям.\n\nНе следует, однако, упускать из виду, что при стандартном внедрении также потребуется настроить систему — заполнить справочники, добавить пользователей, настроить уникальные процессы, создать дополнительные отчеты и так далее. Это может сделать обученный администратор системы, либо специалисты по внедрению СЭД интегратора или вендора. Но все же времени на внедрения уходит в разы меньше.\n\nЕсли оценивать плюсы и минусы СЭД с этой точки зрения, редакция системы с базовым набором функций явно внедряется быстрее. Баллы в данном случае можно распределить так: Базовая редакция — три плюса, Стандартная — два плюса,  Расширенная — один.\n\n## Качество внедрения СЭД\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/741d6bf6acda4fd3bc8b084cd374d5cb_c0358cd15c.png)\n\nОт качественно проведенного внедрения зависит стабильная работа системы в будущем. Поэтому нелишним при выборе между стандартным и проектным внедрением будет рассмотреть предложения поставщика по внедрению той или иной вариации своего продукта.\n\nТак, типовое внедрение системы электронного документооборота ТЕЗИС состоит из пяти основных этапов:\n\n- Установка системы на серверное оборудование заказчика. Развертывание системы производится удаленно, при необходимости возможен выезд на территорию заказчика. Система устанавливается на подготовленное серверное оборудование. Производится первичная настройка, проверяется работа сервисов.\n\n- Обучение администратора системы. Проходит сразу после первичной настройки типового решения на серверном оборудовании заказчика. Администратору передаются инструкции пользователя и администратора, проводится подробный инструктаж.\n\n- Настройка стандартной функциональности системы. Проводится силами администратора системы, прошедшего соответствующее обучение, либо сотрудниками компании, проводящими проект внедрения СЭД. Производится загрузка справочников контрагентов и пользователей, настраиваются группы доступа и роли пользователей в системе, все типы, виды и шаблоны карточек, маршруты движения документов, производится настройка нумераторов, номенклатуры дел.\n\n- Обучение пользователей. Как только система будет настроена и готова к запуску в опытную эксплуатацию, проводится обучение ключевых пользователей СЭД (как правило, это несколько групп не более 10 человек в каждой). Обучение может проводиться как на территории заказчика, так и удаленно в формате видеоконференции.\n\n- Консультации в период опытной эксплуатации. Администратор системы в период опытной эксплуатации обращается за помощью и консультациями к специалистам компании-интегратора. Продолжительность этапа опытной эксплуатации — до 22-х рабочих дней с момента обучения пользователей.\n\nПо  завершении периода опытной эксплуатации сопровождением Базовой, и Стандартной редакции системы занимается администратор СЭД, либо квалифицированные сотрудники вендора или партнера в нужном объеме в рамках дополнительного договора технической поддержки, .\n\nВнедрение Расширенной редакции предполагает в большинстве случаев индивидуальный подход. В случае СЭД ТЕЗИС оно происходит по следующему плану:\n\n- Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика. Совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика проводится изучение и анализ бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать. Результат обследования фиксируется и согласовывается.\n\n- Разработка и согласование функциональной спецификации (ФС). На основании полученной по итогам обследования информации разрабатывается и согласовывается функциональная спецификация будущей системы документооборота, включающая в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе.\n\n- Настройка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС, согласно ФС. Кроме работ по настройке системы, указанных в типовом плане внедрения, осуществляются работы по настройке и доработке СЭД ТЕЗИС согласно требованиям утвержденной функциональной спецификации.\n\n- Передача настроек, демонстрация системы. Как только система настроена в соответствии с описанными в ФС требованиями, для ключевых пользователей СЭД проводится демонстрация, чтобы убедится в готовности продукта.\n\n- Тестовая эксплуатация системы. Ключевые пользователи при поддержке специалистов вендора или интегратора тестируют функциональные возможности системы ТЕЗИС и составляют список дополнительных пожеланий.\n\n- Подготовка к внедрению. На данном этапе дорабатываются стандартные инструкции администратора и пользователя системы ТЕЗИС, проводятся обучения и заполняются справочники.\n\n- Опытная эксплуатация. Проводятся контрольные проверки настроек и готовности системы к запуску в промышленную эксплуатацию. Пользователи приступают к работе в системе, вводя в нее реальные данные. Средняя продолжительность этапа опытной эксплуатации составляет 22 рабочих дня.\n\nПромышленная эксплуатация. Подписывается приказ о вводе системы ТЕЗИС в промышленную эксплуатацию. Все пользователи в обязательном порядке приступают к работе в системе.\n\nКак видно, проектное внедрение Расширенной редакции СЭД учитывает специфику и требования различных подразделений конкретного заказчика. Поэтому в данном аспекте плюсов и минусов СЭД преимущество явно за проектным внедрением. Здесь, с нашей точки зрения, один плюс получает базовое решение,  стандартное — 2 (за счет наличия инструментов более гибкой настройки системы), а расширенное — 3 плюса(за счет возможности модификации СЭД).\n\n## Стоимость СЭД\n\nБюджет внедрения СЭД — одно из самых «болезненных» мест для любого заказчика. От объемов имеющегося бюджета напрямую зависят объемы внедрения системы. Любая компания-поставщик СЭД предлагает свой прайс-лист, исходя из которого можно рассчитать примерную стоимость внедрения для компании в зависимости от редакции системы. Прайс на СЭД ТЕЗИС показан на картинке ниже:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/c4946f1d69f74a05a388793e14674e88_b88659139a.png)\n\nЭти сухие цифры говорят об одной прописной истине: чем больше функциональности в редакции системы, тем дороже выйдет ее покупка, и это совершенно логично. Поэтому, выбирая СЭД, необходимо четко определить, для решения каких задач организации система будет использоваться, и какие функции вам понадобятся обязательно, а без каких можно обойтись. Ну, а в вопросе плюсов и минусов СЭД (конкретно в плане цен) явно лидирует Базовая редакция — три плюса, Стандартная — два, и Расширенная — один.\n\n## Возможности интеграции СЭД\n\nИнтеграция СЭД с другими системами с целью создания единого информационного пространства для обмена документами и данными является популярным трендом для современных «цифровых» организаций. Поэтому выбирая редакцию СЭД, следует оценить и ее интеграционные возможности. Рассмотрим их на базе СЭД ТЕЗИС.\n\nБазовая редакция ТЕЗИС обладает локальными интеграционными возможностями. С ней интегрирована настольная утилита ТЕЗИС:Помощник, которая, обеспечивает интеграцию СЭД с Microsoft Office и Libreoffice, а значит  дает возможность обмена данными между СЭД ТЕЗИС и приложениями, установленными на рабочей станции пользователя.\n\nСтандартная редакция ТЕЗИС уже предлагает более расширенные возможности интеграции за счет специализированных шлюзов. Помимо локальной интеграции, как у Базовой версии, система интегрируется с сервисом обработки и преобразования PDF документов ABBYY Recognition Server, который позволяет распознавать текст скан-копий документов, а в перспективе — еще и с ПО для сравнения распознанных документов ABBYY ScanDifFinder, которое позволит проводить сравнение и выявлять различия между бумажными и электронными версиями одного и того же документа.\n\nРасширенная редакция ТЕЗИС за счет открытого кода обладает неограниченными интеграционными возможностями. Гибкая платформа CUBA, широкие возможности которой открываются пользователям Расширенной редакции ТЕЗИС, позволяет не только неограниченно модифицировать функциональность самой системы, но и налаживать выгрузку данных с веб-сервисов, через REST API, путем обмена XML- файлами или взаимодействия на уровне базы данных. И это — помимо всех функций интеграции, предлагаемых предыдущими редакциями.\n\nТаким образом, наиболее широкими интеграционными возможностями обладает Расширенная редакция, то есть решение, обладающее максимальными возможностями модификации. Стандартная редакция позволяет интегрироваться с определенными системами за счет готовых средств, а Базовая ограничивается интеграцией с офисными пакетами. Таким образом, в этом раунде оценки плюсов и минусов СЭД три плюса получает модифицируемая Расширенная редакция системы, два плюса достаются Стандартной редакции, в то время как Базовой остается всего один.\n\n## Перспективы развития СЭД\n\nДаже в минимальной редакции СЭД ТЕЗИС способна справиться с большинством типовых задач документооборота и делопроизводства. Однако, по мере использования уже внедренного продукта, может возникнуть понимание, что стандартной функциональности по управлению документами организации недостаточно и требуется автоматизация уникальных бизнес-процессов. В таких случаях встает вопрос о развитии системы. Поэтому при выборе редакции системы стоит учитывать, возможную потребность в расширении функциональности СЭД.\n\nРассмотрим на нескольких примерах, какие возможности развития системы дают различные редакции системы: Базовая, Стандартная и Расширенная.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/4bdb5f708bd34ddfa68e1dc4328886f9_27e9e575ca.png)\n\nТаким образом, мы видим, что наибольшее преимущество в плане развития системы дает Расширенная редакция. Она позволяет расширить набор документов, шаблонов, бизнес-процессов, отчетов, а также напрямую модифицировать программный код (к примеру, добавить в систему новые карточки или справочники). Более того, она имеет уникальный механизм расширения, благодаря которому все модификации, сделанные на одной версии системы, будут совместимы с новой версией при обновлении. Это позволяет автоматизировать на базе СЭД совершенно уникальные и несвойственные данной группе систем процессы, что может быть важно для компаний, которым требуется специфический документооборот.\n\nСтандартная редакция также удовлетворяет большинство потребностей в расширении функциональности системы, в частности, в самом важном — создании новых бизнес-процессов и отчетов. Визуальный дизайнер бизнес-процессов, встроенный в СЭД, позволяет прокладывать новые маршруты движения и обработки документов, причем без применения каких-либо средств программирования. Новые отчеты достаточно легко создавать при помощи пошагового мастера создания отчетов; если же требуется сложная выгрузка данных в отчет, ее можно настроить при помощи продвинутого конструктора отчетов, который также встроен в систему. Как показывает наша практика, для большинства компаний этих возможностей развития системы оказывается вполне достаточно.\n\nЧто касается Базовой редакции системы, то она, хоть и ограничивает возможности своего развития, но обладает достаточным набором системных настроек, позволяющих адаптировать стандартную функциональность автоматизации документооборота к действительным потребностям делопроизводства компании — добавить существующие в компании виды документов, сформировать их шаблоны и тем самым перевести делопроизводство организации в электронную форму.\n\nВ этом аспекте плюсов и минусов СЭД, безусловно, три плюса достаются Расширенной редакции. Стандартная получает два, в то время как Базовая — один.\n\n## Плюсы и минусы сэд в разных редакциях: Итоги\n\nПодведем итог. Соберем все вышеописанные пункты в одну таблицу.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/b0628ceab47b4a938cb010aaa9d2fa80_fb8f1d47cf.png)\n\nПриобретая Базовую редакцию системы, вы получите экономичный продукт, который будет внедрен в минимальные сроки и по наименьшей цене. При этом он будет способен покрыть все типовые задачи делопроизводства и документооборота организации, а также контроля исполнительской дисциплины, и позволит настроить себя под специфику документационного обеспечения работы компании. Базовая редакция будет удобна для компаний, которым требуется исключительно автоматизация документооборота, без необходимости интеграции СЭД с другими системами, применяющимися для выполнения иных задач.\n\nСтандартная редакция, в случае ее приобретения, станет «золотой серединой» в выборе СЭД. Она обойдется немногим дороже Базовой, но при этом будет практически так же быстро и эффективно внедрена. Зато по функциональности и возможностям развития системы Стандартная редакция в разы опередит базовую версию, позволив конструировать уникальные процессы движения документов, создавать подробные отчеты на основе данных из СЭД.\n\nРасширенная редакция, в свою очередь, предоставит вам целую россыпь функций, дополнительных модулей и тонких настроек. Система будет внедрена и настроена с учетом всех ваших пожеланий. Она будет обладать продвинутыми интеграционными возможностями, а также предлагать огромные перспективы развития за счет модификации программного кода. Расширенная редакция раскрывает уникальные возможности, которые таит в себе ТЕЗИС под минималистичным интерфейсом. В следующей статье мы поведем речь о платформе СUBA, на которой строится СЭД ТЕЗИС. Мы постараемся показать, какие возможности скрываются «под капотом» Расширенной редакции и какие преимущества они могут дать в плане удобной и эффективной настройки СЭД.","plyusy-i-minusy-sed-v-raznyh-redaktsiyah","2025-06-10T07:11:11.250Z","2026-06-23T08:51:32.579Z","2026-06-23T08:51:32.564Z",{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},47,"e3vzd8f12xhm0jsnvpj0x2r7","Как выбрать систему электронного документооборота и не ошибиться","Как выбрать систему электронного документооборота и не упустить важное. Рекомендации для эффективного внедрения СЭД.","Электронный документооборот: как выбрать систему и не упустить важное","2020-05-29","Сегодня СЭД — не просто возможность заявить об инновационном подходе к ведению бизнеса, это насущная необходимость, а отсутствие её на предприятии есть признак недостаточной зрелости бизнес-процессов и слабой культуры работы с электронными документами.\n\nМежду тем, выбор системы электронного документооборота стал довольно трудным делом для заказчиков: рынок весьма насыщен, вендоры наперебой рассказывают о своих продуктах, обещая быстрый экономический эффект и другие чудеса. Но недостаточно просто купить и поставить какую-то СЭД, чтобы получить конкурентное преимущество; важно, чтобы она эффективно использовалась и была актуальна сегодняшнему дню еще как минимум 5-7 лет. Так что, цена ошибки при выборе такого важного компонента корпоративной информационной системы очень велика.\n\nРынок СЭД на текущий момент достиг состояния функционального паритета, когда продукты по техническим характеристиками функциональным возможностям стали похожи друг на друга. Поэтому зачастую последним аргументом при выборе решения становятся такие факторы, как агрессивная ценовая политика, успешная рекламная кампания или административный ресурс.\n\nНа самом деле все системы очень разные, но реальные различия между ними лежат в другой плоскости — это актуальность используемых технологий, качество и удобство пользовательского интерфейса, гибкость платформы, мобильность, возможности развития и ряд других факторов. Настала пора поменять ваши подходы к выбору СЭД — многостраничные опросники по функциям и техническим параметрам систем не дадут вам однозначного ответа, какая система лучше. Нужно изменить состав критериев так, чтобы учитывать реалии зрелого рынка.\n\n\u003Cnav id=\"menu\">\n    \u003Cul>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak1\">Как выбирать СЭД в условиях зрелого рынка\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak2\">Нефункциональные требования в центре внимания\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak3\">Больше —  не всегда значит лучше\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak4\">Горизонт планирования\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak5\">СЭД в ИТ-ландшафте организации\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak6\">Безопасность\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak7\">Платформа или коробочный продукт?\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak8\">Интеграция\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak9\">Мобильность\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak10\">Экономика\u003C/a>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak11\">Не «садитесь на иглу» вендора\u003C/a>\u003Cspan id=\"yak1\">\u003C/span>\u003C/li>\n        \u003Cli>\u003Ca target=\"_self\" href=\"#yak12\">Система ТЕЗИС – для тех, кто думает о будущем бизнеса\u003C/a>\u003C/li>\n    \u003C/ul>\n\u003C/nav>\n\n\n## Как выбирать СЭД в условиях зрелого рынка \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/fa7ea6f2f7fc4c4aad5736b57116f75a_9386881a1f.jpg)\n\nРынку электронного документооборота в России уже более 25 лет. За эти годы был пройден большой путь от простейших систем регистрации и учета документов, которые копировали традиционные методы работы канцелярий, до продвинутых решений, объединяющих функции управления документами, бизнес-процессами и коллективной работы, которые мы сегодня и называем СЭД .\n\nДля многих организаций система электронного документооборота является критически важным приложением, сбой которого может привести к полной остановке деятельности, поэтому к выбору системы они подходят особенно тщательно. Потому что их потребности не ограничиваются автоматизацией традиционных задач документооборота, на СЭД возлагается ответственность за поддержку самых различных бизнес-процессов — управления договорами, работой советов директоров и других коллегиальных органов, управления качеством, закупками, тендерами, маркетинговыми кампаниями, нормативной документацией, юридическими вопросами и т. д.\n\nПожалуй, нет такой сферы деятельности в бизнесе и в госуправлении, где бы можно было обойтись совсем без документов в электронном или в бумажном виде — значит, везде будут востребованы решения СЭД.\n\nЗадача выбора системы электронного документооборота для организаций сегодня имеет особую актуальность — \u003Cspan id=\"yak2\">\u003C/span>фактически, приходится выбирать не просто одну из прикладных систем, которую в случае чего легко заменить; речь идет о выборе весьма значимого компонента ИТ-инфраструктуры предприятия, здесь цена ошибки очень высока.\n\n## Нефункциональные требования в центре внимания\n\nВ условиях функционального паритета, характерного для зрелого рынка, детальное сравнение возможностей продуктов может оказаться бесполезным — разница будет так мала, что это не позволит принять обоснованное решение. Более того: в случае проведения официального конкурса, особенно при заключении госконтракта, оценка продуктов на основании только лишь функциональных различий может послужить почвой для конфликтов или даже судебных исков со стороны проигравших участников, потому что субъективности в проставлении баллов не избежать.\n\nПри прочих равных —  то есть, когда функционально продукты очень похожи, конкурентные преимущества реализуются за счет эмоционального воздействия на потребителя, ценовой политики, активного маркетинга и других качеств, не имеющих непосредственного отношения к документообороту — порой за этой «дымовой завесой» не разглядеть и самого продукта.\n\nСтоит уделить больше внимания нефункциональным требованиям, которые могут сыграть роль дифференциаторов, в т.ч.:\n\n- Простота пользования (юзабилити).\n- Производительность и масштабируемость.\n- Доступность (надежность) системы.\n- Соответствие стандартам.\n\nПо каждому из этих направлений можно составить вполне четкие критерии, привязанные к вашей инфраструктуре и особенностям работы. Например, если говорить о масштабируемости, то лучше оставаться в рамках реальности: при 100 пользователях в организации нет необходимости в том, чтобы система могла поддерживать 100 тысяч подключений. Доступность на уровне «пять девяток» для документооборота тоже не есть насущная необходимость — ведь СЭД это не платежная система, где каждая секунда на счету.\n\nСтандартов собственно на СЭД в России нет. Поэтому относитесь критически к заявлениям поставщиков о «соответствии российским стандартам документооборота» – любая гибкая платформа может быть настроена так, чтобы отвечать вашим функциональным требованиям к работе с документами.\n\n### Рекомендации\n- Оставайтесь реалистами, не предъявляйте к системе завышенных требований. Коэффициент запаса по производительности, масштабируемости и доступности должен быть в разумных пределах — с учетом максимального прогноза по росту документопотока и численности организации.\n- Удобство использования (юзабилити) — далеко не такая субъективная вещь, как кажется на первый взгляд. В этой области есть свои стандарты и методики, позволяющие провести вполне объективную оценку. Обращайтесь к специалистам.\n- Следует различать стандарты, предъявляемые к документам и процедурам их обработки и стандарты к ИТ-системам класса СЭД. В некоторых сферах действительно есть стандарты, например, в управлении качеством — серия ISO 9000. \u003Cspan id=\"yak3\">\u003C/span>Поставщик может предложить готовое решение, которое позволит вам быстрее пройти сертификацию или аудит по управлению качеством, но это не гарантия качества самой системы — учитывайте это.\n\n## Больше —  не всегда значит лучше    \n\nНа зрелых рынках, как правило, победитель получает все — преобладающее большинство клиентов начинает пользоваться его продуктом.\n\nЕсли лидеров несколько, то каждый получает свою рыночную долю и эти пропорции сохраняются стабильно в течение продолжительного времени. Массовый потребитель не заморачивается углубленным анализом технологий, а покупает то, что берут другие.\n\nПоэтому одним из самых популярных маркетинговых приемов на этой фазе рынка является демонстрация большого числа клиентов, подтверждаемая авторитетными цифрами аналитиков. Конечно, широкая клиентская база свидетельствует о надежности продукта и о понимании разработчиком потребностей целевой аудитории, но также и о хорошо налаженном маркетинге (что не всегда коррелирует с качеством продукта).\n\nНадо отдавать себе отчет, что все эти цифры и достижения относятся к прошлому, а вы покупаете решение для будущего. Вполне вероятно, что система уже давно морально устарела, а большое количество клиентов есть результат долгого присутствия на рынке, лоббирования системы на государственном уровне или иных обстоятельств. Важно ли это именно для вашей организации? Едва ли.\n\nУ профессиональных инвесторов есть правило, что при принятии решения об инвестиции в ту или иную компанию, ее прошлые успехи и ранее вложенные в нее деньги в расчет не принимаются. Важен только будущий доход — сколько можно заработать завтра, если инвестировать в этот актив сегодня. Это вполне применимо и к ситуации выбора СЭД: покупая систему, фактически, вы инвестируете в свое будущее. Когда появился iPhone, на рынке мобильных телефонов господствовала Nokia. И где она теперь?\n\nЗрелость рынка это отнюдь не признак его заката. Инновации продолжаются. Возможно скоро аналитики объявят нам о новой реинкарнации СЭД и начнется очередной цикл развития технологий. Стабильность на ИТ-рынке обманчива, ни один лидер не может себе позволить почивать на лаврах и клиентская база вовсе не гарантирует будущего благоденствия поставщика.\n\n### Рекомендации\n- Исключите статистические данные по объемам продаж и долям рынка из вашего списка критериев.\n- В качестве референсов полагайтесь на относительно новые проекты, сопоставимые по масштабу с вашей организацией, не гонитесь за громкими именами заказчиков — вы же не пресса.\n- Помните, что старые заслуги не есть гарантия успеха вашего будущего проекта. Обратное утверждение также неверно: \u003Cspan id=\"yak4\">\u003C/span>полное отсутствие внедрений или единственное внедрение не есть признак инновацион-ности, выбирайте разумный баланс.\n\n## Горизонт планирования   \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/ecc764155698494abd7b8e08252a5e54_3c86863f73.jpg)\n \nПрограммное обеспечение не подвержено физическому износу и теоретически могло бы работать вечно. Однако, остается износ моральный, который действует на софт неумолимо и беспощадно. Все, что было самым передовым год назад, сегодня может оказаться устаревшим. С другой стороны, организации, в отличие от частных пользователей, не могут себе позволить частую замену программного обеспечения. Обычно срок эксплуатации корпоративных систем составляет не менее 5-ти лет. Добавьте еще время на предварительную проработку проекта и выбор решения, его внедрение и опытную эксплуатацию — это еще от 1-го года до 3-х лет.\n\nТаким образом получается, что горизонт планирования у вас должен быть не менее 7-ми лет. То есть, сегодня вы выбираете систему, расстаться с которой можно будет только по прошествии этого времени. Вы представляете, сколько всего нового может произойти! Разумеется, учесть и предвидеть все невозможно, поэтому придется делать выбор, в какой-то мере, интуитивно.\n\n### Рекомендации\n- Изучите, на какой фазе жизненного цикла находятся ключевые технологии, используемые в продукте. Если они близки к своему закату, то такой продукт брать не стоит.\nНапример: архитектура «клиент-сервер» все еще применяется, но современной назвать ее нельзя.\n- Это же применимо и к самой системе документооборота — нужно оценить, на какой фазе своего жизненного цикла она находится. У вас должна быть уверенность, что выбранное решение просуществует на рынке в рамках вашего горизонта планирования.\nСмотреть надо не на компанию, не на бренд, а на сам продукт — сколько времени он живет на рынке в своей текущей архитектуре. Номер версии бывает обманчив, иногда версии одна от другой сильно отличаются внутренним устройством.\n- Посмотрите, насколько часто выходят версии продукта. Система должна регулярно обновляться, потому что окружающая среда постоянно эволюционирует и пользователи сегодня не готовы ждать от релиза до релиза, чтобы получить новые возможности.\n\u003Cspan id=\"yak5\">\u003C/span>За образец можно взять модель Google: новые функции вводятся в  продукт по мере их готовности. Обновление должно происходить максимально гладко для пользователей и для компании, чтобы это не превращалось в отдельный ИТ-проект.\n\n## СЭД в ИТ-ландшафте организации \n\nВыбирая предметы гардероба или мебель, вы думаете о том,как это будет сочетаться с остальными вещами и соответствовать вашему стилю. Точно также и с СЭД: она должна стать частью вашего ИТ-ландшафта, вписаться в него.\n\nПричем критериев «вписывания в ландшафт» может быть много. Прежде всего, новая система электронного документооборота должна работать на том же стеке технологий, что и остальные ваши приложения, будь то Java, Microsoft, Oracle или что-то еще — иначе не оберешься потом хлопот с интеграцией.\n\nДругой аспект: новая СЭД в большинстве случаев приходит не на пустое место, а замещает какие-то унаследованные системы. Согласитесь, вряд ли имеет смысл менять старую систему на точно такую же по своим возможностям новую. Скорее всего, появление в организации новой СЭД приведет к перераспределению зон ответственности между несколькими приложениями. Например, у вас была система регистрации и учета документов в канцелярии и отдельно — системы управления документами в кадрах, в маркетинге и в договорном отделе. Будет логично, если всех их заменит единая система.\n\nБывают ситуации и сложнее: допустим, у вас проходит внедрение системы документоооборота и параллельно идет глобальный проект по автоматизации бизнес-процессов на базе какой-либо BPMS. Поскольку все современные СЭД обладают встроенными возможностями по управлению бизнес-процессами, вам придется выбирать, что использовать для автоматизации процессов документооборота — возможности самой СЭД или универсальные инструменты на основе BPM-движка.\n\n### Рекомендации\n- Решить, какие из старых систем будут выведены из эксплуатации после внедрения новой СЭД.\n- Решить вопрос с миграцией данных, если это требуется. Далеко не все старые вещи стоит брать с собой в новую жизнь —  вовсе не обязательно переносить все исторические данные в новую систему, а только те, которые нужны для бизнеса.\n- Откуда СЭД будет получать мастер-данные? Если в организации нет единой системы управления мастер-данными, может быть самое время об этом подумать.\u003Cspan id=\"yak6\">\u003C/span>\n- Если какие-то функции выводимых из эксплуатации систем не могут быть покрыты новой СЭД, то нужно решить два вопроса: а) так ли эти функции необходимы; б) если да, то какими системами можно их покрыть.\n\n## Безопасность\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/b413c1b6fffd4587b5ff1e020785587d_ddd5adad1d.jpg)\n\nПожалуй, безопасности уделяется внимания больше, чем всем другим вопросам вместе взятым, в том числе и функциональным возможностям систем. Действительно, угрозы растут, утечки информации происходят. С другой стороны, индустрия информационной безопасности тоже развивается и способна ответить на все вызовы сегодняшнего дня.\n\nТолько надо защищать не отдельно взятую систему (в нашем случае СЭД), а\tцеликом всю информационную инфраструктуру организации. Не стоит слишком нагружать прикладную систему непрофильными для нее задачами, лучше решить проблему безопасности на уровне архитектуры предприятия.\n\nСледует также сказать, что основные угрозы для СЭД — внутренние. Утечки чаще всего происходят по вине допущенных к документам сотрудников, умышленно или по халатности. Поэтому больше внимания нужно уделить организационным мерам, а не «закручивать гайки» путем усложнения управления доступом.\n\nК сожалению, часто практикуются подход, когда доступ к документу дается сотруднику только на время выполнения задания. Для простых операций это еще сойдет, но когда от исполнителя требуется анализ и выполнение каких-то интеллектуальных функций, например, подготовка проекта договора, то ему нужно обратится к прошлому опыту, не только своему, но и коллег. Разумно ли в такой ситуации ограничивать доступ, позволяя видеть лишь текущие документы?\n\nВ общем, главный тезис, которого стоит придерживаться таков: система защиты информации не должна мешать нормальной работе пользователей при разумном контроле рисков и угроз.\n\n### Рекомендации\n- Остерегайтесь избыточных требований по безопасности! Это может неоправданно увеличить стоимость проекта и отсечь многие интересные решения.\n- Подходите к безопасности комплексно: самая защищенная СЭД будет бесполезна, если конфиденциальные документы лежат на общем диске.\n- Электронная подпись нужна только там, где это требуется по закону. Все остальное — от лукавого, подписывать ЭЦП каждую служебную записку не нужно.\n- Подробно выясните, какая модель управления доступом реализована в системе (дискреционная, мандатная, ролевая) и как она настраивается. Это может влиять на трудоемкость реализации ваших требований по разграничению доступа.\n- Если вы продолжаете использовать бумажные документы, учтите это в своих требованиях по безопасности: не имеет \u003Cspan id=\"yak7\">\u003C/span>смысла делать строгое разграничение доступа к электронным документам, если бумажные копии свободно переходят из рук в руки.\n\n## Платформа или коробочный продукт?   \n\nПожалуй, время коробочных решений безвозвратно ушло. Адаптивность,  приспособления продукта к изменчивым условиям деловой среды — вот ключевое требование, предъявляемое ко всем корпоративным системам.\n\n«Коробка», то есть готовый закрытый продукт, даже обладающий широкими возможностями конфигурации, ориентированный на максимальное покрытие определенной предметной области, все равно оказывается в проигрыше, потому что «специалист подобен флюсу, ибо полнота его односторонняя», как говорил Козьма Прутков.\n\nВ бизнесе остается все меньше изолированных областей, где узкие специалисты при помощи специализированных систем занимаются только своим делом. Сквозные бизнес-процессы, работа проектных команд, выход на смежные рынки — это требует от сотрудников освоения новых функций и приемов работы. Например, банк продает страховые продукты, розничный бизнес оформляет кредиты и т. д.\n\nСЭД должна поддерживать многие бизнес-процессы, предоставляя сервисы по работе с документами разным специалистам, поэтому гибкая платформа однозначно будет в выигрыше.\n\nСтоит также учесть вероятность слияний или поглощений — при всех преимуществах для бизнеса, для ИТ это обычно большой стресс. Потому что нужно в короткий срок наладить взаимодействие разных систем, и единая система документооборота имеет здесь высокий приоритет. Гибкая СЭД-платформа дает ИТ-службе больше шансов выполнить требования акционеров в такой ситуации.\n\n### Рекомендации\n- Выяснить пределы гибкости и возможности настройки предлагаемого вам продукта. Причем лучше сразу смотреть в корень — понять принципы, на которых продукт построен и его архитектуру, а не тратить время мелкие детали.\n- Обратить внимание на другие применения платформы, не только на документооборот. Вполне возможно, что вы сможете решить более широкий круг задач одним инструментом, а в совокупности это даст экономию.\n- \u003Cspan id=\"yak8\">\u003C/span>Открытый исходный код — несомненное преимущество. Пусть вы никогда не соберетесь что-то менять в исходниках, но это дает возможность понять глубже, как устроена система, которую вы собираетесь внедрять. \n\n## Интеграция\n\nГоворя о платформах, мы уже затронули тему интеграции СЭД с другими приложениями и системами. Одним из побудительных факторов мы назвали необходимость поддержки разнообразных бизнес-процессов, когда СЭД используется совместно с другими бизнес-приложениями —  например, помогает работать с финансовой «первичкой» непосредственно в ERP.\n\nДругой фактор — это необходимость синхронизации мастер-данных (или нормативно-справочной информации, НСИ), включая учетные записи пользователей, организационно-штатную структуру предприятия, каталоги продукции, справочники контрагентов, адресный регистр и многое другое. Чтобы работать согласованно, все корпоративные приложения должны пользоваться одними и теми же справочными данными, а для этого системы должны уметь этими данными обмениваться.\n\nНельзя забывать и о взаимодействии с внешним миром. При внедрении СЭД в госсекторе нужна интеграция со СМЭВ и МЭДО, в других задачах может понадобиться работа с электронной почтой, при участии в электронных торгах — обмен документами с торговой площадкой и т. д.\n\nПоэтому наличие развитых возможностей интеграции следует считать обязательным требованием к СЭД, и это надо учитывать при выборе.\n\n### Рекомендации\n- Проверьте наличие документированного API к предлагаемому продукту. Закрытые системы сегодня не имеют шансов на выживание в корпоративной среде.\n- Узнайте о других способах интеграции СЭД с внешними источниками данных — готовые шлюзы, возможность \u003Cspan id=\"yak9\">\u003C/span>использования партнерских решений и т. д. Вовсе не обязательно решать каждую интеграционную задачу вручную при помощи API.\n\n## Мобильность\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/af66697d7ffb45a988f614edad573eeb_501eb4be12.jpg)\n\nСегодня мобильные технологии — это не какой-то особый подраздел ИТ, а это и есть ИТ будущего. Поэтому проектируя любое бизнес-приложение, нужно учитывать фактор мобильности — это касается всех аспектов: архитектуры, юзабилити, поддержки разнообразных клиентских устройств, безопасности, возможности работы в облаке и т.д. Так что СЭД без мобильного клиента даже не стоит рассматривать – работа с документами обязана быть мобильной, причем это должно быть доступно не только руководителям, но и всем сотрудникам. Концепция «только iPad и только для руководителя» — это уже не современно.\n\nМобильный мир многополярен, монополиста на нем нет (при всем уважении к фирме Apple, которая этот рынок для нас открыла). Предлагаемая вам система электронного докуметооборота должна поддерживать все популярные мобильные платформы: iOS, Android, Windows. Причем разработка отдельных нативных приложений под каждую платформу едва ли разумный путь — как с точки зрения экономики, поскольку придется держать несколько команд разработчиков, так и с точки зрения унификации пользовательского опыта (user experience). \n\nКонцепция BYOD (Bring Your Own Device) уже принята многими организациями, которые поняли, что преимущества для бизнеса от использования сотрудниками собственных смартфонов и планшетов гораздо больше, чем риски (часто — довольно гипотетические), поскольку в области мобильной безопасности появились вполне зрелые решения, сводящие эти риски к минимуму.\n\n### Рекомендации\n- Начните знакомство с СЭД с мобильного клиента. Если он вас удовлетворит, то можно двигаться дальше. Главный критерий — с системой должно быть удобно работать, все должно быть понятно без чтения документации, к чему уже привыкли мобильные пользователи. Пусть это отчасти субъективно, однако первое впечатление очень важно.\n- Уточните, как именно реализована мобильная кросс-платформенность, то есть, поддержка разных мобильных платформ. (То, что это обязательно — даже не обсуждается. На одном iPad далеко не уедешь.)\n- Обратите внимание на поддержку различных форм-факторов — для планшета и смартфона нужны разные интерфейсы. Конечно, читать документы со смартфона едва ли удобно, но быстро ответить на вопрос, перенаправить поручение, прочитать уведомление о срочном задании – все эти вещи вполне можно делать и с маленького экрана.\n- Ценовая политика в отношении мобильных версий — отличный индикатор понимания разработчиком СЭД парадигмы \u003Cspan id=\"yak10\">\u003C/span>мобильности. Мобильная СЭД отнюдь не товар премиум-класса, а рабочий инструмент, который нужен каждому пользователю.\n\n## Экономика\n\nРазумеется, заказчик хочет получить лучшее решение за меньшие деньги. Но прямое сравнение коммерческих предложений разных поставщиков может не дать финального ответа, какое же из них более выгодно.\n\nПричин тому несколько. Во-первых, поставщики стараются создать более благоприятное впечатление и предложить по возможности более низкую цену на старте проекта — и не стоит их за это порицать. Во-вторых, есть вещи, от поставщика СЭД никак не зависящие – например, состояние вашей инфраструктуры и требуемый объем инвестиций, чтобы система нормально заработала. Плюс ко всему есть фактор непредсказуемости поведения сложных систем, поэтому невозможно заранее просчитать, какие еще затраты придется понести.\n\nКаждый, кто делал ремонт в квартире с этим согласится — несмотря на самую тщательную подготовку и детальные расчеты, в жизни все получается по-другому.\n\nПопулярный показатель ROI (возврат на инвестиции) слабо применим к системам автоматизации для работников умственного труда, и к СЭД в том числе. Ускорение работы с документами само по себе прямого экономического эффекта не дает. Допустим, ваши сотрудники станут находить нужные документы быстрее и сэкономят по 1 часу в день —  это же не значит, что вы сократите их зарплату на 1/8? Влияние СЭД на бизнес носит более опосредованный характер, и не всегда эти взаимосвязи можно выявить и сопоставить им количественные показатели. Качественные улучшения, как, например, повышение удобства работы с документами, тоже положительно влияют на бизнес, хотя и не измеряются в миллионах долларов.\n\n### Рекомендации\n- Оценивать предложения поставщиков исходя не из цены закупки, а из общей стоимости владения (TCO) системой за срок ее плановой эксплуатации, то есть на интервале 5-7 лет.\n- Выявить все скрытые расходы, не включенные поставщиком в коммерческое предложение. Для нормальной работы СЭД может потребоваться дополнительное оборудование (серверы, сканеры, принтеры, техника для работы со штрих-кодами), дополнительный персонал, обучение, модернизация каналов связи, обновление системного ПО, закупка дополнительного ПО, получение лицензий и сертификатов у регулятора, и т. д. Не стесняйтесь спрашивать — лучше все нюансы выяснить на старте проекта.\n- Забудьте о расчетах ROI на основе экономии времени. Либо находите более четкие критерии, например, экономия ФОТ, если вы планируете сокращение персонала, либо полагайтесь на качественные улучшения.\n- Еще один момент: внедрение системы документооборота не обязано дать вам прямую экономию. Расходы на \u003Cspan id=\"yak11\">\u003C/span>автоматизацию документооборота логично включить в общие издержки на ведение бизнеса. СЭД сегодня — такая же необходимость, как электронная почта и доступ в Интернет.\n\n## Не «садитесь на иглу» вендора\n\nПожизненно обеспечивать заказами разработчика СЭД не входит в ваши планы, не так ли? Ваша цель — обеспечивать конкурентоспособность и развитие своего предприятия. Пока выбранная СЭД справляется со всеми возложенными на нее задачами, вы будете ее поддерживать и обновлять, приобретать дополнительные лицензии. Но как только станет ясно, что ваша организация переросла возможности системы, ее придется менять.\n\nБывает и другая ситуация: система вполне удовлетворяет пользователей, но фирма-разработчик вдруг уходит с рынка, из-за неблагоприятной конъюнктуры или вследствие недружественного поглощения. От этого никто не застрахован — ни крупные западные вендоры, ни отечественные разработчики.\n\nПоэтому делая свой выбор в пользу той или другой СЭД, нужно оценивать не только качество и доступность технической поддержки, но и быть готовым сопровождать систему самостоятельно или заменить ее на другую.\n\n### Рекомендации\n- Избегайте слишком экзотических технологий; избегайте устаревших технологий, находящихся на последних стадиях жизненного цикла – дефицит специалистов может оказаться критическим фактором.\n- Проанализируйте финансовое положение поставщика, особенно это касается отечественных разработчиков.\u003Cspan id=\"yak12\">\u003C/span>\n- Еще раз об открытом коде: возможно, это ваш спасательный круг, если что-то случится с поставщиком. \n\n## Система ТЕЗИС – для тех, кто думает о будущем бизнеса\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/1b9743feb2514a2c8adb92a55380f3be_33d991480e.jpg)\n\nСЭД ТЕЗИС — это современная система, лишенная основных недостатков отечественных систем электронного документооборота, это готовый продукт для решения классических задач по автоматизации контроля исполнительской дисциплины и процессов документооборота, и\tв то же время — надежная и гибкая платформа для автоматизации уникальных бизнес-процессов компании Заказчика.\n\nК преимуществам системы относятся:\n\n**Широкие возможности типового решения без дополнительных затрат**\n\nСЭД ТЕЗИС является готовым решением с простой схемой лицензирования — нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся функциональность для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении.\n\nВ стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.\n\n**Полноценная работа в любой точке мира и с любого устройства**\n\nВ системе реализован полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями системы вне зависимости от места расположения пользователя. Система работает под любой операционной системой — MacOS, Windows, Linux.\n\n**Мобильное приложение на острие технологий**\n\nМобильное приложение СЭД ТЕЗИС разработано с помощью фреймворка React Native — современного инструмента для создания кроссплатформенных приложений. Он позволяет адаптировать интерактивные компоненты под различные операционные системы. Поддержка Android и iOS обеспечивают комфортную работу в приложении СЭД ТЕЗИС на любом смартфоне или планшете. Также мобильный клиент легко масштабируется и быстро адаптируется при модификациях основной системы.\n\n**Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы**\n\nОсобенностью системы ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки —  она не требует переоборудования рабочих мест, покупки сопутствующего ПО, поскольку устанавливается на сервер Заказчика и работает через веб-браузер. Она легко встраивается в ИТ-ландшафт любой организации. Система обладает простым интуитивно-понятным интерфейсом — позволяет быстро начать работу с ней с минимальными усилиями по обучению.\n\n**Широкие возможности развития системы и безопасность**\n\nСистема ТЕЗИС позволяет автоматизировать широкий спектр задач — специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим числом пользователей. Она легко масштабируется и может быть интегрирована с любыми внешними системами и приложениями и встроена в ИТ-конфигурацию вашей организации.\n\n**Платформа уровня предприятия**\n\nВ основе СЭД ТЕЗИС лежит универсальная платформа Jmix (ex-CUBA Platform) уровня предприятия, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в различных отраслях.",20,"elektronnyj-dokumentooborot-kak-vybrat-sistemu-i-ne-upustit-vazhnoe","2025-06-10T07:11:11.436Z","2026-06-23T08:51:32.618Z","2026-06-23T08:51:32.600Z",{"id":70,"documentId":71,"seo_title":72,"seo_description":73,"seo_keywords":21,"title":74,"created":75,"body":76,"published":9,"weight":77,"published_date":75,"reading_time":78,"slug":79,"createdAt":80,"updatedAt":81,"publishedAt":82},49,"bjs2h73pxmh7wr0q3bnh9lue","Что такое система электронного документооборота (СЭД)?","Для чего нужна СЭД в организациях различных отраслей, как правильно выбрать систему электронного документооборота и какие результаты может принести внедрение системы.","Система электронного документооборота: все что нужно знать, чтобы сделать правильный выбор","2026-07-20","![- Разнообразие СЭД: основные типы и их особенности]({{strapiUrl}}/uploads/59ac40fd38dd4e93908bda13e3e0454d_1c37136162.jpg)\n\nСистема электронного документооборота, или СЭД, — \u003Ca href=\"https://www.sherlocktaxi.com/blog/comfortdelgromigration/\" target=\"_blank\">корпоративное программное обеспечение для автоматизации документооборота\u003C/a> и управления бизнес-процессами.\n\nКак правило, заказчики приходят к использованию СЭД вместо электронной почты или бумаги, когда документов становится слишком много, они начинают теряться, срываются сроки исполнения.\n\nВ статье разберем возможности современных СЭД, их функции и критерии выбора.\n\n## Для чего нужна система электронного документооборота\n\nИзначально СЭД использовались для ведения канцелярского учета документов, но со временем стали охватывать все больше направлений.\n\n- **Какие же задачи решают современные СЭД?**\n\nЦифровизация работы с документами\n\nСЭД помогает перевести в электронную форму все процессы работы с документами: создание, согласование, утверждение, ознакомление, учет входящей и исходящей корреспонденции. \u003Ca href=\"https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_485940/812986b5111ca74e279830591516a033ea18a5f9/\" target=\"_blank\">Интеграция с системой ЮЗЭДО\u003C/a> позволяет цифровизировать и обмен документами с контрагентами.\n\n- **Прозрачность и контроль**\n\nСЭД объединяет всю информацию по документам и процессам в едином пространстве. Видны взаимосвязи между документами и задачами, история изменений и версии документов. В системе фиксируются действия пользователей, а при приближении срока исполнения автоматически отправляются уведомления.\n\n- **Оптимизация и аналитика**\n\nСовременные СЭД предоставляют инструменты для анализа рабочих процессов и помогают выявлять этапы, на которых возникают задержки. Это позволяет оптимизировать бизнес-процессы и сокращать время обработки документов.\n\n- **Обеспечение четкого соблюдения корпоративных регламентов и других процедур**\n\nСЭД позволяет настроить участников процессов и маршруты согласования. Документы автоматически направляются нужным пользователям по заданным правилам, что исключает ошибки при согласовании.\n\n- **Упрощение поиска**\n\nСЭД содержат механизмы полнотекстового поиска и фильтрации документов по различным критериям, что значительно ускоряет поиск информации.\n\n- **Автоматизация ручных действий**\n\nСистемы электронного документооборота автоматизируют заполнение карточек, выбор участников процессов, потоковое сканирование документов и другие рутинные операции. В системах с искусственным интеллектом автоматизация охватывает еще больше процессов.\n\n- **Снижение расходов**\n\nСЭД сокращают расходы на печать и пересылку документов, повышают эффективность сотрудников и помогают избежать ошибок, связанных с потерей документов или нарушением сроков.\n\n## Виды систем электронного документооборота\n\nСуществует несколько классификаций СЭД. В первую очередь выделяются системы внутреннего документооборота, предназначенные для использования в одной организации. Именно на них мы сосредоточимся в этой статье. Еще один класс — системы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО), которые служат для обмена документами между контрагентами. ЮЗЭДО проводится через сертифицированного оператора с использованием электронной подписи. СЭД для внутреннего документооборота могут интегрироваться с системами ЮЗЭДО и использоваться в связке.\n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Посмотрите все возможности СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"/demo/\" class=\"cta-link\">\n        Смотреть\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\nКроме того, СЭД можно классифицировать по типам документов, с которыми они работают:\n\n- бухгалтерские;\n- управленческие;\n- \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/kedo-2026-kadrovyj-elektronnyj-dokumentooborot-bez-bumagi/\" target=\"_blank\">кадровые\u003C/a>;\n- складские;\n- производственные;\n- архивные.\n\nСовременные СЭД также используются как основа для организации кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это позволяет сотрудникам подписывать кадровые документы в электронном виде, ускоряет взаимодействие кадровой службы с персоналом и снижает затраты на обработку и хранение бумажных документов.\n\nОтдельный класс — государственные системы электронного документооборота, которые используются в органах власти и для межведомственного взаимодействия.\n\n![Цели и преимущества использования СЭД]({{strapiUrl}}/uploads/26058d59aa3943aaa74b215e3e132264_b2a163f0a8.jpg)\n\n## Чем СЭД отличается от ECM\n\nВы наверняка сталкивались с понятием ECM. Что это — разновидность СЭД или отдельный класс ПО?\n\nЕсли руководствоваться формальным определением, СЭД предназначены для работы с документами и ориентированы прежде всего на их учет. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/ecm-i-sed-klyuchevye-otlichiya-i-kriterii-vybora-dlya-biznesa/\" target=\"_blank\">ECM-системы, или же Electronic Content Management Systems\u003C/a> — системы управления корпоративным контентом с более широкой сферой применения. Они позволяют работать с различными типами контента и автоматизировать связанные с ним процессы.\n\nОднако на практике на российском рынке между СЭД и ECM часто можно поставить знак равенства. Многие производители используют термин «СЭД», поскольку он более понятен российским заказчикам, хотя функциональность их продуктов соответствует классу ECM.\n\n### Требования к системам электронного документооборота\n\nКакими возможностями должны обладать современные системы электронного документооборота для успешного удовлетворения потребностей заказчиков?\n\n### Широкая функциональность\n\nПервое, на что организация обращает внимание при выборе СЭД, — функциональность. Как правило, современные системы охватывают документооборот (создание, согласование, утверждение документов), канцелярию (регистрация и учет документов) и работу с задачами.\n\n### Гибкость\n\nПомимо возможностей коробочной версии важна способность системы адаптироваться к особенностям работы организации. Гибкость СЭД определяется возможностями настройки процессов и документов, а в отдельных случаях — доступом к исходному коду.\n\nДополнительным преимуществом является наличие Low-Code-инструментов, которые позволяют самостоятельно настраивать маршруты согласования, карточки документов, формы и бизнес-процессы без привлечения разработчика.\n\n### Интеграции\n\nСЭД часто интегрируются с учетными системами, ERP, кадровыми системами, корпоративными порталами, ЮЗЭДО, сервисами распознавания текста и офисными пакетами.\n\n### Искусственный интеллект\n\nИспользование искусственного интеллекта становится одним из важных критериев выбора СЭД. Современные системы позволяют автоматически распознавать документы, извлекать реквизиты, классифицировать входящие документы, выполнять интеллектуальный поиск и помогать пользователям при подготовке документов. Такие возможности \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/iskusstvennyj-intellekt-v-dokumentooborote-kak-ii-uskoryaet-rabotu/\" target=\"_blank\">сокращают объем ручных операций, ускоряют обработку документов и повышают эффективность работы сотрудников\u003C/a>.\n\n### Интерфейс\n\nСовременные производители уделяют большое внимание удобству и понятному интерфейсу. Это помогает пользователям быстрее освоить систему и снижает количество ошибок при работе.\n\n### Мобильность\n\nДоступ к СЭД со смартфонов и планшетов ускоряет работу с документами и принятие решений. Наиболее удобно, когда система имеет полнофункциональное мобильное приложение для iOS и Android.\n\n### Кроссплатформенность и совместимость с российским ПО\n\nЧтобы снизить стоимость внедрения, СЭД должна поддерживать различные серверные ОС, СУБД, офисное ПО и браузеры. Не менее важна совместимость с российским программным обеспечением и open source-решениями.\n\n### Масштабируемость и актуальность\n\nПри выборе СЭД важно учитывать не только текущие задачи организации, но и перспективы развития. Система должна поддерживать рост числа пользователей, добавление новых процессов и работу под высокой нагрузкой.\n\n![Эволюция СЭД: история развития и ключевые этапы]({{strapiUrl}}/uploads/b7a0d7303e964bd59c4fe32aa85eb1bb_4fcd35ba1c.jpg)\n\n## Как правильно выбрать СЭД\n\nПомимо характеристик системы, успех проекта во многом зависит от процесса выбора. Вот несколько рекомендаций.\n\n- **Система должна быть проверена практикой.** Изучите опыт внедрения в организациях вашей отрасли и сопоставимого масштаба.\n- **Выбирайте не только СЭД, но и вендора или интегратора.** Обратите внимание на опыт компании, компетенции и реализованные проекты.\n- **Учитывайте независимость от вендора.** Предпочтение стоит отдавать продуктам, построенным на распространенных технологиях. Это снижает риски и упрощает дальнейшее развитие системы.\n\n**СЭД ТЕЗИС соответствует этим требованиям:** система используется более чем в 800 организациях, поддерживает Low-Code-настройку, интеграцию с российским ПО и современные ИИ-функции. Благодаря этому ТЕЗИС подходит как для типовых внедрений, так и для крупных проектов с индивидуальной автоматизацией.\n\nПодробнее о выборе системы и подготовке проекта читайте в статье \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/vnedrenie-elektronnogo-dokumentooborota-kak-podobrat-optimalnuyu-sed-i-izbezhat-oshibok-pri-vnedrenii/\" target=\"_blank\">\u003Cstrong>«Внедрение электронного документооборота: как подобрать оптимальную СЭД и избежать ошибок при внедрении»\u003C/strong>\u003C/a>.\n\n## Преимущества и недостатки СЭД\n\nИспользование СЭД дает преимущества сотрудникам с разными ролями.\n\n### Рядовые пользователи\n\nСЭД избавляет сотрудников от множества ручных действий. При регистрации документа данные могут заполняться автоматически, а потоковое сканирование ускоряет обработку больших объемов документов. Автоматическое определение участников процесса и уведомления помогают снизить количество ошибок и сократить влияние человеческого фактора.\n\n### Специалисты подразделений\n\nСЭД автоматизирует процессы кадровой службы, бухгалтерии, юридического и финансового подразделений. Дополнительно система может интегрироваться с профильным программным обеспечением, включая учетные системы и КЭДО.\n\n### Руководители\n\nСЭД ускоряет принятие решений и повышает прозрачность процессов. Руководитель может работать с системой из любого места и всегда видеть, на каком этапе находится документ, сколько времени занимает обработка и где возникают задержки. Это помогает контролировать исполнение и выявлять узкие места бизнес-процессов.\n\n### Специалисты ИТ и ИБ\n\nСЭД позволяет разграничивать доступ к документам по пользователям и ролям, снижая риск утечки информации.\n\nСовременные системы также поддерживают аудит действий пользователей, журналирование событий, контроль изменений документов, логирование запросов к ИИ и интеграцию со средствами информационной безопасности.\n\n\u003C/ul>\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте подробности о преимуществах СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"/advantages/\" class=\"cta-link\">\n        Узнать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n\nМожно выделить следующие недостатки систем электронного документооборота:\n\n- СЭД — не универсальное решение. Многие системы позволяют гибко расширять функциональность и добавлять процессы, не свойственные СЭД в «классическом» понимании. Например, можно добавить опцию управления взаимодействием с клиентами или закупочной деятельностью. Этого может быть достаточно, но важно понимать, что бывают случаи, когда требуется продвинутая функциональность. Не нужно ждать, что СЭД на 100% заменит CRM, BI или ERP. Лучше рассмотреть вариант внедрения специализированной системы и интеграции с ней.\n- Внедрение СЭД, особенно в крупной компании, требует времени, бюджета, тщательной работы над ТЗ, грамотных специалистов, вовлеченности со стороны заказчика. Если недооценить проект и недоработать в каком-то отношении, то результат разочарует.\n- Какой бы удобной ни была система, сотрудникам компании потребуется время, чтобы научиться эффективно ее использовать. Поэтому на первом этапе они могут возмущаться и саботировать автоматизацию. Но за счет обучения и поддержки переходный период пройдет быстро и безболезненно.\n\n**При выборе СЭД важно учитывать не только функциональность, но и опыт реальных внедрений.** СЭД ТЕЗИС используется в коммерческих компаниях и государственных организациях, поддерживает Low-Code-настройку, работу с ИИ и совместимость с российским программным обеспечением. Благодаря этому систему можно адаптировать как под типовые процессы, так и под сложные корпоративные сценарии.\n\n## Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом\n\nС помощью СЭД можно полностью цифровизировать работу с документами: от создания и согласования до подписания электронной подписью и отправки контрагенту через систему ЮЗЭДО. Законодательство РФ признает юридическую силу электронных документов. Однако некоторые организации продолжают использовать бумажные экземпляры — например, из-за внутренних требований или работы с контрагентами, которые не используют ЮЗЭДО.\n\nРаботу в СЭД можно совмещать с бумажным документооборотом. Документ может быть подготовлен и согласован в электронном виде, а затем распечатан для подписания или хранения в архиве.\n\nКак бы парадоксально это ни звучало, СЭД может повысить эффективность бумажного документооборота. За счет чего:\n\n- Автоматическая генерация печатных форм. Сотрудникам не нужно будет вручную готовить документ со сложным форматированием, где велика вероятность ошибиться.\n- Отслеживание движения документов при их физическом перемещении, например, между подразделениями.\n- Навигация в бумажном архиве. В СЭД может храниться информация о том, где искать документ, вплоть до полки и коробки.\n\n![Совмещение ЭДО с бумажным документооборотом: возможности и ограничения]({{strapiUrl}}/uploads/05065a318f14461f83c12c651d1a3e90_e449b10310.jpg)\n\n## Как проходит внедрение СЭД\n\nПорядок внедрения СЭД зависит от масштаба проекта, задач заказчика и возможности кастомизации системы.\n\n### Типовое внедрение\n\nВнедрение происходит максимально просто, если заказчику достаточно коробочной функциональности, нет специфических требований к настройкам бизнес-процессов, высоконагруженности и т.д. Система устанавливается на сервер, настраивается, выполняется проверка работы. Такое внедрение может проходить как на территории заказчика, так и дистанционно.\n\n### Проектное внедрение\n\nПроектное внедрение предполагает обследование бизнес-процессов, интервью с ключевыми пользователями, подготовку технического задания или функциональной спецификации. Далее функциональность СЭД дорабатывается или расширяется согласно подготовленному документу. Помимо тестирования функциональности по запросу заказчика может быть проведено нагрузочное тестирование. Для пользователей и администраторов системы проводится демонстрация возможностей и обучение. На этапе опытной эксплуатации команда разработки собирает пожелания заказчика. Когда система выходит в промышленную эксплуатацию, вендор оказывает активную поддержку пользователям и администратору.\n\n### Гибкие и каскадные методологии\n\nПри внедрении СЭД может быть выбрана как гибкая методология, так и каскадная.\n\n- При выборе гибкой методологии проект будет разделен на этапы, включающие стадии анализа задачи, планирования, разработки, тестирования, демонстрации и внедрения определенной функциональности или модуля. В этом случае при старте проекта достаточно общего видения, а между этапами можно сменить приоритеты или переосмыслить те или иные функции. Кроме того, при выборе гибкой методологии систему можно использовать после запуска первого модуля.\n- При каскадной методологии готовится подробное ТЗ на всю функциональность СЭД, далее следуют этапы разработки, тестирования, демонстрации и внедрения всей системы целиком. На старте важно тщательно проанализировать задачу и особенности автоматизируемых процессов, поскольку сменить концепцию на ходу не выйдет. Заказчик получает полнофункциональное решение единовременно.\n\n### Партнерское или самостоятельное внедрение\n\n- Многие вендоры, у которых имеется партнерская сеть, предлагают внедрение силами компании-интегратора. В этом случае заказчик может выбрать исполнителя, расположенного с ним в одном регионе и одном часовом поясе. Также можно поручить одной компании внедрение и поддержку не только СЭД, но и других информационных систем. Таким образом у интегратора будет максимально полная информация по используемому у заказчика ПО и взаимодействию между ними.\n- Некоторые вендоры позволяют проводить внедрение СЭД собственными силами заказчика. Это возможно, если есть опция передачи исходного кода системы и инструкций по установке, а также обучение для разработчика.\n\n**Планируете внедрение СЭД?** Подробно о выборе системы, этапах проекта и типичных ошибках мы рассказали в статье «\u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/vnedrenie-elektronnogo-dokumentooborota-kak-podobrat-optimalnuyu-sed-i-izbezhat-oshibok-pri-vnedrenii/\" target=\"_blank\">Внедрение электронного документооборота: как подобрать оптимальную СЭД и избежать ошибок при внедрении\u003C/a>».\n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Напишите нам для подробной демонстрации возможностей системы\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"#form_demo\" class=\"cta-link\">\n        Связаться\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Часто задаваемые вопросы\n\n### Что лучше выбрать, готовую СЭД или заказную разработку?\n\nСовременные СЭД, как правило, обладают достаточной функциональностью, чтобы закрыть большинство типовых задач по работе с документами и управлению бизнес-процессами. Разработка системы промышленного масштаба на заказ с нуля — это изобретение велосипеда. К тому же это заметно удлинит срок и стоимость проекта. Однако чаще всего организации задумываются о заказной разработке, если у них есть нестандартные требования, которые не могут удовлетворить готовые продукты. В этом случае целесообразно выбрать гибкое решение в качестве основы проекта. Это позволит часть направлений автоматизировать при помощи коробочной функциональности, а уникальные процессы реализовать путем настроек и модификаций.\n\n### Какая на рынке ситуация с российскими СЭД?\n\nДолгое время большинство заказчиков не задумывалось об импортозамещении. На российском рынке были широко распространены иностранные системы (такие как, например, Documentum), а также системы, построенные на основе иностранных технологий (к примеру, Alfresco). Однако в последние несколько лет растет интерес к российскому ПО, которое позволяет обеспечить технологическую независимость. Сегодня на рынке представлено большое количество сильных российских решений, которые уже проверены опытом внедрения в крупных организациях. Кроме того, есть примеры, когда отечественные СЭД выбирали для замены иностранной исходя из функциональных и технологических критериев, а не руководствуясь только страной производства.\n\n### Сколько может стоить внедрение СЭД и из чего складывается стоимость?\n\nКак правило, в стоимость внедрения СЭД включаются лицензии, отдельные подключаемые модули, а также услуги по внедрению и адаптации функциональности к требованиям заказчика. Важно учитывать модель лицензирования каждой конкретной системы. Так, оплачиваться может общее количество пользователей СЭД или же количество одновременных подключений. Также отдельные системы доступны по подписке в формате SaaS.\n\n### Какой обычно срок жизни СЭД в организации?\n\nОдна СЭД может использоваться в организации на протяжении 10 лет и более. В первую очередь для этого важно при выборе учесть возможность масштабирования. Кроме того имеет значение, насколько регулярно выходят новые версии системы, насколько сложно и дорого проводить обновление, можно ли при обновлении сохранить модификации системы, если они были. Еще один фактор, определяющий срок службы СЭД — это распространенность и актуальность в долгосрочной перспективе используемых в ней технологий.\n\n### Что такое СЭД простыми словами?\n\nСЭД — это система, которая помогает создавать, согласовывать, хранить и контролировать документы в электронном виде. Она позволяет автоматизировать документооборот и связанные с ним бизнес-процессы.\n\n### Чем СЭД отличается от ЭДО?\n\nСЭД предназначена для управления внутренними документами и процессами организации. ЭДО используется для обмена юридически значимыми документами между компаниями через операторов электронного документооборота.\n\n### Можно ли полностью отказаться от бумажных документов?\n\nВо многих случаях это возможно при использовании электронной подписи и юридически значимого электронного документооборота. Однако необходимость хранения отдельных документов на бумаге зависит от требований законодательства и внутренних регламентов организации.\n\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n\u003C/style>",71,5,"sistema-elektronnogo-dokumentooborota","2025-06-10T07:11:11.721Z","2026-09-10T06:11:37.115Z","2026-09-10T06:11:36.988Z",{"id":84,"documentId":85,"seo_title":86,"seo_description":87,"seo_keywords":21,"title":88,"created":89,"body":90,"published":9,"weight":91,"published_date":25,"reading_time":92,"slug":93,"createdAt":94,"updatedAt":95,"publishedAt":96},50,"d4gkshplpfzfvq1rguvga969","Программа согласования договоров и документов","Узнайте, как программы для согласования договоров и документов помогают ускорить процессы, повысить прозрачность и минимизировать ошибки. ","Современная программа для согласования договоров и иных документов","2024-09-09","Программа для согласования договоров и иных документов — это информационная система, предназначенная для цифровизации процесса согласования. Этот процесс, как правило, включает этап создания, несколько итераций корректировки текста с участием юристов, финансистов, службы безопасности и других экспертов, а также финальное утверждение у руководителя. Также может потребоваться согласование с контрагентом. После согласования документ заверяется электронной или собственноручной подписью и регистрируется в канцелярии. \n\nЧтобы эффективно и с соблюдением всех необходимых регламентов работать с большим объемом документов, многие организации выбирают системы автоматизации с функциональностью программ для согласования договоров, которые помогают автоматизировать основные этапы согласования документов. При этом согласование — только один из процессов управления документами, поэтому, как правило, в организациях используются системы электронного документооборота (СЭД), охватывающие полный жизненный цикл документа и другие бизнес-процессы. Сегодня на рынке представлено множество российских СЭД, обладающих необходимой функциональностью. Одна из таких систем — СЭД ТЕЗИС. \n\n## Преимущества использования программы для согласования договоров и документов \n\nСЭД позволяют заметно повысить эффективность согласования договоров и других документов, как внешних, так и внутренних (доп. соглашения, коммерческие предложения, приказы, инструкции, финансовые заявки и т.д.). Вы сможете: \n\n- Ускорить согласование документов \n- Повысить прозрачность процессов \n- Отслеживать на каком этапе и у кого находится документ, какие действия уже выполнены и какие ожидаются в будущем \n- Контролировать сроки согласования \n- Создавать шаблоны договоров и иных документов \n- После согласования запускать другие процессы по документу и ставить на его основании задачи \n- Прямо в СЭД заверять документ ЭП и отправлять контрагенту через систему ЮЗЭДО  \n- Хранить все документы в едином информационном пространстве \n- Принимать решения по документу через мобильное приложение \n\nПоскольку договор — один из самых распространенных документов в организации, рассмотрим на его примере и на примере СЭД ТЕЗИС, как использование системы электронного документооборота может повысить эффективность работы на всех этапах процесса. \n\n## Создание договора \n\nВ СЭД ТЕЗИС создать новый договор можно двумя способами: при помощи соответствующей кнопки в пункте меню, а также кликнув по иконке на основном экране. При создании договора потребуется указать его вид и при необходимости использовать готовый шаблон. Интерфейс программы для согласования и учета договоров интуитивно понятен для пользователей. Стоит отметить, что все виды договоров, которые могут использоваться в каждой конкретной организации, настраиваются индивидуально. \n\n![Создание договора]({{strapiUrl}}/uploads/72ee905910f042f1b8fc035d952ee816_005dd9b9f4.png)\n\n## Карточка договора \n\nОдин из главных элементов практически любой программы согласования договоров — карточка, где содержится вся основная информация по документу. В СЭД ТЕЗИС предусмотрены следующие поля: \n\n- Номер и дата договора \n- Организация \n- Контрагент \n- Контактное лицо контрагента \n- Куратор \n- Начало и окончание обязательств по договору \n- Краткое описание \n- Сумма договора и др \n\nДанные поля могут быть расширены в зависимости от потребностей организации и деталей, которые необходимо указывать в договорах. \n\nМожно также установить связь между несколькими карточками в системе. Если договор появился на основании ранее созданного коммерческого предложения и т.д., то его можно указать в поле «основание». В таком случае все решения, которые уже были приняты по первоначальному документу, будут доступны участникам нового процесса согласования. \n\nНемаловажно то, что СЭД ТЕЗИС позволяет не только согласовывать договора, но и хранить в одном месте всю информацию, которая так или иначе может быть связана с ними. Например, помимо самого договора, который требуется согласовать, можно прикрепить дополнительные файлы, которые могут помочь участниками процесса принять решение. В карточке можно вести переписку и решать все возникающие по документу вопросы. Все это дает возможность участникам процесса всегда быть в курсе того, как движется согласование и какие трудности возникают. \n\n![Карточка договора]({{strapiUrl}}/uploads/42b866597ad64e38ad854f1c05fde813_ab932d6984.png)\n\n![Редактирование вложения]({{strapiUrl}}/uploads/5dcaf6786cdf44798487b2e57936dd34_287f7af865.png)\n\n## Согласование договора \n\nПрограмма для согласования договоров и документов предназначена для перевода процесса в цифровой формат. СЭД ТЕЗИС позволяет запускать процесс согласования по двум схемам: \n\n- Последовательное согласование, когда каждый следующий участник согласования получит договор только после принятия положительного решения по документу предыдущим согласующим. \n- Параллельное согласование, когда все участники согласования одновременно получат договор на согласование. \n\nИспользуя программу для согласования договоров, инициатор может легко может направить договор одному или нескольким сотрудникам, при этом указав очередность согласующих. Кроме этого, при запуске процесса согласования инициатор может задать период времени, отведенный на принятие решения каждому участнику процесса, установить, к какому сроку необходимо завершить все работы по договору, а также проверить вложения и добавить недостающие. \n\n![Согласование договора]({{strapiUrl}}/uploads/23ce5dafeffd4db18e6ea585f5ac5732_407aa4ae44.png)\n\n## Повторное согласование договоров \n\nПри наличии каких-либо замечаний по тексту договора согласующий может направить его на доработку инициатору. После того, как все замечания будут учтены, документ направляется на повторное согласование. Причем на данном этапе возможно запустить процесс как на всех участников процесса, так и только на тех, кто ранее не согласовал договор пользователей. \n\nСтоит отметить, что в тот момент, когда вариант договора отклоняется, в карточке документа автоматически фиксируется ее состояние до внесения каких-либо корректировок, то есть в дальнейшем в любой момент можно сопоставить нынешнее состояние карточки с тем, что было до внесения каких-либо изменений. Данная информация отображается на вкладке «версии». В СЭД ТЕЗИС версии хранятся в хронологическом порядке, также пользователь может указать основную версию документа. Это одно из ключевых преимуществ программы согласования договоров в электронном виде, помогающее пользователям не запутаться в истории правок. \n\n## Уведомления \n\nПосле того, как договор будет направлен на согласование, все участники процесса в порядке очередности, которую определил инициатор, получат уведомление о необходимости согласования договора. \n\nУведомления направляются несколькими способами: \n\n- В панель уведомлений СЭД ТЕЗИС \n- На электронную почту \n- Всплывающие сообщения, если настроено приложение ТЕЗИС.Помощник \n\nПри наличии у программы для согласования и учета договоров мобильного приложения пользователь также увидит всплывающие уведомления через свой смартфон, планшет или даже умные часы. \n\nОткрыть договор можно непосредственно из любого пришедшего уведомления. \n\n## Лист согласования \n\nВсе внесенные предложения, замечания и правки хранятся в соответствующей карточке программы для согласования договоров и документов. При необходимости они могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием. Распечатать лист согласования можно сразу из карточки договора. Для примера — лист согласования из СЭД ТЕЗИС. \n\n![Лист согласование]({{strapiUrl}}/uploads/67190a34427c4b23aad669d8b6eb9165_a5e4b15904.png)\n\n## Заключение \n\nСогласование договоров и иных документов — неотъемлемая часть деятельности любой организации. Перевод процесса в электронный формат позволяет добиться заметного повышения эффективности работы. В современном мире чаще используются не отдельные программы для согласования договоров, а более гибкие СЭД. \n\nСовременные СЭД могут выступать в качестве программы для согласования договоров и автоматизировать не только сам процесс согласования, но и дополнительные этапы: внесение правок, подготовку листа согласования и контроль исполнения. Кроме того, системы электронного документооборота помогают соблюдать сроки согласования, отслеживать актуальность версий, устанавливать связи между документами или задачами. СЭД ТЕЗИС, на примере которой мы разбирали автоматизацию процесса согласования договоров, — российский продукт, проверенный опытом множества крупных проектов. \n\n## Часто задаваемые вопросы \n\n- Почему для согласования договоров лучше использовать именно СЭД? \nСогласование договоров — только один из процессов документооборота как в коммерческом, так и в государственном секторе. Любой организации требуется решать также и другие задачи, связанные с документооборотом: учет документов, наложение резолюции, ознакомление, архивное хранение и так далее. Кроме того, по согласованным документам часто создаются поручения. СЭД позволяет автоматизировать весь этот спектр процессов. \n\n- Какой результат дает перевод согласования договоров в электронную форму? \nПлюсов использования программы для согласования договоров в электронном виде много. Это и повышение прозрачности процесса, и минимизация ошибок при определении состава согласующих, и сокращение просрочек за счет автоматических уведомлений, и контроль срока действия договоров. За счет отказа от бумаги можно сократить издержки на печать и пересылку. Кроме того, СЭД может быть интегрирована с другими информационными системами, включая ЮЗЭДО или бухгалтерское ПО. \n\n- Каким сотрудникам будет полезна программа согласования договоров и иных документов? \nС функциональностью согласования договоров в СЭД работает широкий круг сотрудников. Инициатором создания документа может стать практически любой сотрудник, например, если речь идет о договоре с клиентом, то это менеджер по продажам. В согласовании принимают участие как руководители высшего звена, так и эксперты из различных отделов: бухгалтерии, службы безопасности, финансового отдела, юридического отдела и т.д. \n\n- Что лучше для согласования документов, готовая система или ПО, разработанное на заказ? \nСогласование документов — типовой процесс, который содержится в «коробочной» функциональности множества СЭД. Потребности многих компаний в полной мере закрываются возможностями продукта. Кроме того, внедрение готовой системы, как правило, быстрее и дешевле. Заказная разработка необходима, если у заказчика специфические потребности. Но и в этом случае более целесообразно взять готовую СЭД с высокой гибкостью и реализовать необходимую функциональность на ее основе.  \n\n- Как происходит изменение процесса согласования в СЭД? \nВ зависимости от системы сложность внесения изменений и доступная гибкость может различаться. В СЭД ТЕЗИС есть возможность добавлять и изменять процессы согласования договоров во встроенном визуальном дизайнере. Таким образом, не потребуется вмешательства в код системы, а также можно будет как воспользоваться услугами вендора, так и решить задачу собственными силами заказчика.\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n  p img {\n    max-width: 100%;\n  }\n\u003C/style>\n\n",63,17,"programma-soglasovaniya-dogovorov-i-dokumentov","2025-06-10T07:11:11.898Z","2026-06-23T08:51:32.732Z","2026-06-23T08:51:32.716Z",{"id":98,"documentId":99,"seo_title":100,"seo_description":101,"seo_keywords":25,"title":102,"created":103,"body":104,"published":9,"weight":105,"published_date":103,"reading_time":106,"slug":107,"createdAt":108,"updatedAt":109,"publishedAt":110},72,"w4nht683s3lb76xruopql3n9","Эксплуатация СЭД после внедрения: как организовать сопровождение системы","Как организовать эксплуатацию СЭД после внедрения: что настроить до запуска, кто отвечает за систему, как выстроить поддержку и оценивать результаты","Как организовать эксплуатацию СЭД после внедрения и контролировать ее работу","2026-10-21","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Posle_pilota_Oblozhka_33748eaa1b.png\" alt=\"Как организовать эксплуатацию СЭД после внедрения и контролировать ее работу\"/>\n\nЭксплуатация СЭД после внедрения включает техническое администрирование, поддержку пользователей, управление правами доступа и контроль работы электронного документооборота. Чтобы система стабильно работала после запуска, нужно заранее назначить ответственных за работу системы, настроить мониторинг и резервное копирование, определить порядок обработки инцидентов и установить показатели эффективности. \n\nВо время пилота команда проверяет систему на ограниченном наборе процессов. При переходе к промышленной эксплуатации необходимо обеспечить ее работу в масштабе организации, организовать техническую поддержку и определить порядок дальнейших изменений. \n\nВ этой статье разберем основные вопросы, связанные с промышленной эксплуатацией системы. Поговорим о том, что нужно подготовить к промышленному запуску системы, кто будет отвечать за ее эксплуатацию и сопровождение, как организовать поддержку пользователей, контролировать работу СЭД и оценивать эффект после внедрения. \n\n## Где заканчивается пилот и начинается промышленная эксплуатация СЭД\n\nПромышленная эксплуатация СЭД начинается после завершения опытной эксплуатации и принятия решения о \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/enterprise-content-management-vybor-ecm-sistemy-v-2026/\" target=\"_blank\">внедрении системы в постоянную работу\u003C/a>. На практике переход означает, что система должна обслуживать рабочие процессы компании по установленным правилам, а ответственность за ее работу закрепляется за конкретными сотрудниками и подразделениями.\n\nВо время опытной эксплуатации ключевые пользователи проверяют функциональность на реальных сценариях. Команда внедрения помогает выявлять ошибки, уточнять настройки и устранять проблемы. После ввода системы в промышленную эксплуатацию заказчику необходимо обеспечить регулярную поддержку, контроль изменений и решение возникающих инцидентов.\n\nФормальная граница между этапами зависит от принятого порядка внедрения и документации проекта. Но организационную подготовку нельзя откладывать до подписания акта. Если проектную команду переключат на другие задачи, а штатная поддержка еще не знакома с системой, даже типовые обращения могут надолго остаться без ответа.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Posle_pilota_Kartinka_2_015f3fd763.png\" alt=\"Где заканчивается пилот и начинается промышленная эксплуатация СЭД\"/>\n\n## Что настроить до передачи СЭД в промышленную эксплуатацию\n\nДо перехода к промышленной эксплуатации проверьте, что:\n\n- назначен владелец СЭД и распределена ответственность за сопровождение;\n- согласована актуальная матрица прав доступа;\n- расписаны линии поддержки, их обязанности и зоны ответственности;\n- определен порядок согласования обновлений и изменений конфигурации;\n- настроен мониторинг работы и определены показатели для проверки исправности системы, а также инструменты, с помощью которых можно отследить качество работы СЭД;\n- установлен порядок измерения эффективности системы после полноценного ввода в эксплуатацию.\n\nЭти пункты можно использовать как основу для чек-листа готовности системы к промышленной эксплуатации. Конкретные требования зависят от архитектуры системы, критичности бизнес-процессов и внутренних регламентов организации.\n\nДо ввода системы в промышленную эксплуатацию стоит провести тестовое восстановление по согласованному сценарию и зафиксировать результат. Периодичность дальнейших проверок зависит от требований компании к сохранности данных и допустимому времени простоя.\n\n## Кто отвечает за СЭД после внедрения\n\nЗа эксплуатацию СЭД отвечает назначенный владелец системы или группа сотрудников. В зависимости от масштаба организации эту роль может выполнять ИТ-подразделение, бизнес-заказчик или совместная команда.\n\nОтветственность стоит распределить по направлениям:\n\n- ИТ-служба отвечает за инфраструктуру, доступность системы и технический мониторинг.\n- Владельцы бизнес-процессов контролируют корректность сценариев работы и определяют потребности в изменениях.\n- Служба поддержки принимает обращения пользователей и решает типовые проблемы.\n- Администраторы СЭД управляют настройками и правами доступа в пределах своих полномочий.\n- Вендор или команда разработки подключается к сложным техническим инцидентам и согласованным задачам для развития системы.\n\nСостав команды зависит от архитектуры системы и компетенций заказчика. Главное здесь — закрепить ответственность за каждую задачу и определить, кому передавать вопросы, которые нельзя решить на текущем уровне поддержки.\n\n## Как организовать сопровождение СЭД\n\nСопровождение СЭД включает \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/services/support\" target=\"_blank\">обработку инцидентов, консультации пользователей, исправление ошибок и контроль работы системы\u003C/a>. Отдельно организуют работу с запросами на изменение и развитие: они требуют оценки, согласования и планирования.\n\nДля распределения обращений удобно использовать модель с тремя линиями поддержки.\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\"> \u003Ctable> \u003Cthead> \u003Ctr> \u003Cth>Линия поддержки\u003C/th> \u003Cth>Какие задачи решает\u003C/th> \u003Cth>Кто работает\u003C/th> \u003C/tr> \u003C/thead> \u003Ctbody> \u003Ctr> \u003Ctd>Первая\u003C/td> \u003Ctd>Типовые вопросы: доступ к системе, поиск документов, порядок выполнения операций\u003C/td> \u003Ctd>Сотрудники службы поддержки\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Вторая\u003C/td> \u003Ctd>Ошибки процессов, настройки и конфигурация конкретной инсталляции\u003C/td> \u003Ctd>Специалисты, знающие систему и ее настройки\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Третья\u003C/td> \u003Ctd>Сложные технические ошибки, требующие анализа кода или участия разработчиков\u003C/td> \u003Ctd>Команда разработки или профильные специалисты вендора\u003C/td> \u003C/tr> \u003C/tbody> \u003C/table> \u003C/div>\n\nПервая линия принимает обращение и помогает решить типовую проблему. Если ее компетенций недостаточно, задача передается дальше с описанием симптомов и уже выполненных проверок. Такой порядок позволяет не направлять каждый вопрос сразу к разработчикам.\n\nДля поддержки необходимо определить канал приема обращений, правила назначения приоритета и порядок эскалации. Соглашение об уровне сервиса (SLA) помогает зафиксировать ожидаемые сроки реакции и решения для разных категорий обращений. Конкретные условия зависят от договоренностей между заказчиком и поставщиком.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Posle_pilota_Kartinka_3_9a5e84f896.png\" alt=\"Как организовать сопровождение СЭД\"/>\n\n## Чем поддержка отличается от развития системы\n\nПоддержка, развитие и работа с техническим долгом требуют разных подходов.\n\n- Поддержка помогает восстановить предусмотренную работу системы. Сюда относятся инциденты, ошибки и отклонения от согласованного поведения.\n- Развитие добавляет новые возможности: процессы, сценарии, интеграции и изменения функциональности.\n- Технический долг включает временные решения и компромиссы, которые появились при внедрении и требуют пересмотра.\n\nЕсли все задачи попадают в одну очередь без приоритизации, критичный инцидент может конкурировать с запросом на новую функцию. Поэтому обращения пользователей, инциденты и задачи на развитие стоит классифицировать раздельно.\n\nЗапросы на доработку лучше направлять в отдельный канал. Там их можно оценить по влиянию на процессы, трудоемкости, рискам и приоритету. Это снижает нагрузку на службу поддержки и помогает планировать изменения без ущерба для текущей работы.\n\nЧасть вопросов можно решить с помощью встроенных инструментов системы. Например, ИИ-ассистент СЭД ТЕЗИС помогает работать с текстами и искать документы в интерфейсе системы. Он может упростить выполнение отдельных операций, но не заменяет службу поддержки, которая отвечает за технические ошибки, настройки и доступность системы.\n\nПодробнее о возможностях можно прочитать на странице \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/ai-assistant/\" target=\"_blank\">ИИ-ассистента СЭД ТЕЗИС\u003C/a>.\n\n## Что контролировать после запуска СЭД\n\nПосле перехода к промышленной эксплуатации контроль должен стать регулярным. Однократная проверка при запуске не покажет, как система ведет себя при изменении нагрузки, появлении новых процессов и подключении сотрудников.\n\nВ первую очередь стоит отслеживать четыре направления.\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\"> \u003Ctable> \u003Cthead> \u003Ctr> \u003Cth>Что контролировать\u003C/th> \u003Cth>Как проверять\u003C/th> \u003Cth>Частые ошибки\u003C/th> \u003C/tr> \u003C/thead> \u003Ctbody> \u003Ctr> \u003Ctd>Доступность и нагрузка\u003C/td> \u003Ctd>Время отклика, доступность компонентов, загрузку инфраструктуры\u003C/td> \u003Ctd>Рост времени отклика, повторяющиеся сбои\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Права доступа\u003C/td> \u003Ctd>Проверка прав при смене должности, роли или увольнении сотрудника\u003C/td> \u003Ctd>У пользователя остаются права, которые больше не нужны для работы\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Интеграции\u003C/td> \u003Ctd>Мониторинг ошибок обмена и анализ их динамики\u003C/td> \u003Ctd>Доля неуспешных операций увеличивается\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Нагрузка\u003C/td> \u003Ctd>Контроль времени отклика и тестирование перед масштабированием\u003C/td> \u003Ctd>Система начинает отвечать медленнее при подключении новых пользователей\u003C/td> \u003C/tr> \u003C/tbody> \u003C/table> \u003C/div>\n\nДля интеграций важно оценивать не только наличие ошибок, но и их динамику. Рост числа неуспешных операций может указывать на проблему до того, как она станет заметна большинству пользователей.\n\nПри увеличении нагрузки необходимо проверять инфраструктуру и производительность. Результаты пилота не гарантируют, что система выдержит существенно большее число пользователей и операций. Проверки лучше проводить до расширения контура, а не после появления массовых жалоб.\n\nОбновление версии СЭД требует предварительной оценки совместимости с используемой инфраструктурой, интеграциями и доработками. Перед установкой обновления стоит определить порядок тестирования, согласования и возврата к предыдущей версии, если возникнут проблемы. После обновления необходимо проверить критичные бизнес-процессы и зафиксировать результат.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Posle_pilota_Kartinka_1_ca88c27df7.png\" alt=\"Что контролировать после запуска СЭД\"/>\n\n## Как измерять эффект после внедрения СЭД\n\nОценивать эксплуатацию только по доступности системы недостаточно. Технически исправная СЭД может использоваться лишь частично: сотрудники продолжают согласовывать документы по почте, обходят обязательные процессы или заполняют карточки с ошибками.\n\nДля оценки нужны показатели, которые отражают техническое состояние, качество данных и реальное использование системы.\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\"> \u003Ctable> \u003Cthead> \u003Ctr> \u003Cth>Показатель\u003C/th> \u003Cth>Что показывает\u003C/th> \u003Cth>На что обратить внимание\u003C/th> \u003C/tr> \u003C/thead> \u003Ctbody> \u003Ctr> \u003Ctd>Использование системы\u003C/td> \u003Ctd>Долю сотрудников и процессов, которые работают через СЭД\u003C/td> \u003Ctd>Доступность остается высокой, но использование снижается\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Качество данных\u003C/td> \u003Ctd>Полноту карточек, количество дублей и некорректных значений\u003C/td> \u003Ctd>Ошибок и неполных карточек становится больше\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Скорость реакции на инциденты\u003C/td> \u003Ctd>Время реакции и решения в сравнении с установленными сроками\u003C/td> \u003Ctd>Обращения регулярно выходят за согласованные сроки\u003C/td> \u003C/tr> \u003Ctr> \u003Ctd>Очередь доработок\u003C/td> \u003Ctd>Количество и возраст задач на развитие\u003C/td> \u003Ctd>Задачи накапливаются, приоритеты не пересматриваются\u003C/td> \u003C/tr> \u003C/tbody> \u003C/table> \u003C/div>\n\nКонкретные целевые значения необходимо определить с учетом процессов, нагрузки и требований компании. Для одних организаций критично время восстановления системы, для других — соблюдение сроков согласования документов или качество данных. Универсальный набор нормативов без анализа конкретной СЭД будет мало полезен.\n\nПоказатели следует рассматривать в совокупности. Высокая доступность при низком использовании системы указывает на организационную проблему, а рост ошибок интеграций может потребовать технического вмешательства. Владелец СЭД должен регулярно анализировать результаты и инициировать действия по каждому выявленному отклонению.\n\nКак меняются процессы после внедрения системы, можно посмотреть на \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/\" target=\"_blank\">примерах проектов СЭД ТЕЗИС.\u003C/a>\n\n## Какие ошибки допускают при переходе от пилота к промышленной эксплуатации\n\nПри передаче СЭД в постоянную работу стоит проверить четыре типичных риска.\n\n1. Масштабирование без пересмотра инфраструктуры. Настройки, которые подходят для ограниченного числа пользователей, могут оказаться недостаточными при росте нагрузки. Перед расширением системы следует оценить производительность и провести необходимые испытания.\n\n2. Перенос временных решений в промышленную среду. Обходные сценарии, созданные для пилота, могут закрепиться в рабочих процессах. До запуска их нужно пересмотреть: определить, какие решения можно оставить, а какие следует заменить штатной функциональностью.\n\n3. Недостаточное обучение пользователей. Одного вводного занятия может не хватить сотрудникам, которые редко работают с системой или не понимают, как она связана с их повседневными задачами. Для массового запуска нужен план обучения, доступные инструкции и понятный способ получить помощь.\n\n4. Оценка результата только по факту запуска. Подписанный акт подтверждает завершение определенного этапа проекта, но не показывает, насколько эффективно СЭД используется в повседневной работе. После запуска необходимо отслеживать качество данных, вовлеченность пользователей, инциденты и соблюдение процессов.\n\n## Вывод\n\nЭксплуатация СЭД после внедрения требует заранее распределить ответственность, организовать поддержку, контролировать доступы и данные, проверять интеграции и оценивать фактическое использование системы. Запуск завершает проектный этап, но не отменяет регулярную работу с системой.\n\nПеред передачей СЭД в постоянную эксплуатацию проверьте готовность мониторинга, резервного копирования, матрицы прав и поддержки. После запуска отслеживайте показатели и устраняйте причины, по которым пользователи обходят предусмотренные процессы.\n\nЕсли вы планируете внедрение или хотите выстроить сопровождение действующей системы, \u003Ca href=\"#form_demo\">запросите демонстрацию СЭД ТЕЗИС\u003C/a> и обсудите задачи вашей организации.\n\n## FAQ\n\n**Что такое эксплуатация СЭД после внедрения?**\n\nЭто постоянная работа с системой после завершения проекта внедрения. Она включает контроль доступности, обработку обращений, управление правами, исправление ошибок, контроль качества данных и развитие функциональности.\n\n**Что нужно подготовить до ввода СЭД в промышленную эксплуатацию?**\n\nНужно определить владельца системы и ответственных за поддержку, настроить мониторинг, зафиксировать матрицу прав доступа, установить порядок обработки инцидентов и проверить восстановление из резервной копии.\n\n**Кто должен сопровождать СЭД после внедрения?**\n\nЭто зависит от масштаба системы и компетенций компании. Часть задач может выполнять внутренняя ИТ-служба, а сложные ошибки и отдельные работы по развитию можно передавать вендору. Важно заранее распределить ответственность и определить порядок эскалации.\n\n**Как понять, что СЭД работает эффективно?**\n\nНужно оценивать не только доступность системы, но и использование сотрудниками, качество данных, скорость обработки инцидентов, состояние очереди доработок и ошибки интеграций. Показатели и целевые значения определяют с учетом задач организации.\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n .table-wrapper {\n      width: 100%;\n      max-width: 960px;\n      border-radius: 4px;\n       overflow-x: auto;\n    }\n\n    table {\n      width: 100%;\n      border-collapse: collapse;\n      border-radius: 4px;\n      overflow: hidden;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n    }\n\n    thead tr th {\n      background-color: #F3F9FD;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      text-align: left;\n    }\n\n    tbody tr td {\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      vertical-align: top;\n    font-weight: 400;\n      color: #5D687E;\n    }\n\u003C/style>",74,7,"kak-organizovat-ekspluatacziyu-sed-posle-vnedreniya-i-kontrolirovat-ee-rabotu","2026-10-28T11:42:36.999Z","2026-10-30T08:56:47.640Z","2026-10-30T08:56:47.499Z",{"pagination":112},{"page":113,"pageSize":114,"pageCount":113,"total":113},1,25,{"data":116,"meta":180},[117],{"published_date":25,"weight":17,"id":17,"documentId":18,"seo_title":19,"seo_description":20,"seo_keywords":21,"title":22,"created":23,"body":24,"published":9,"reading_time":26,"slug":27,"createdAt":28,"updatedAt":29,"publishedAt":30,"thumbnail":118,"blogcategory":140,"blogtags":148,"blogauthors":165,"lead_magnet":25,"micromarkups":173},{"id":119,"documentId":120,"name":121,"alternativeText":25,"caption":25,"width":122,"height":123,"formats":124,"hash":135,"ext":128,"mime":129,"size":136,"url":137,"previewUrl":25,"provider":138,"provider_metadata":25,"createdAt":139,"updatedAt":139,"publishedAt":139},2998,"tgfvf0tv6s54mzt2e7lw383v","T__8 Импортозамещение и СЭД- Практические советы-17.png",500,258,{"thumbnail":125},{"name":126,"hash":127,"ext":128,"mime":129,"path":25,"width":130,"height":131,"size":132,"sizeInBytes":133,"url":134},"thumbnail_T__8 Импортозамещение и СЭД- Практические советы-17.png","thumbnail_T_8_Importozameshhenie_i_SED_Prakticheskie_sovety_17_22841bcb23",".png","image/png",245,126,21.49,21489,"/uploads/thumbnail_T_8_Importozameshhenie_i_SED_Prakticheskie_sovety_17_22841bcb23.png","T_8_Importozameshhenie_i_SED_Prakticheskie_sovety_17_22841bcb23",14.78,"/uploads/T_8_Importozameshhenie_i_SED_Prakticheskie_sovety_17_22841bcb23.png","local","2026-06-09T10:21:22.533Z",{"id":141,"documentId":142,"title":143,"published":9,"weight":144,"createdAt":145,"updatedAt":146,"publishedAt":147},3,"grzqf5dqczcjownds3oys0w1","Выбор СЭД",-3,"2025-06-10T07:11:02.893Z","2025-06-10T07:16:28.926Z","2025-06-10T07:16:28.904Z",[149,156,164],{"id":150,"documentId":151,"title":143,"published":9,"weight":144,"slug":152,"createdAt":153,"updatedAt":154,"publishedAt":155},2,"ugbyj2hhv1whg1vhvyukckma","vybor-sed","2025-06-10T07:11:13.671Z","2025-06-10T07:17:39.357Z","2025-06-10T07:17:39.348Z",{"id":141,"documentId":157,"title":158,"published":9,"weight":159,"slug":160,"createdAt":161,"updatedAt":162,"publishedAt":163},"xxa8vpks4yvimlyolx0j6teb","Главное об автоматизации",-4,"kategoriya-statej-avtomatizatsiya-v-sre","2025-06-10T07:11:13.770Z","2025-06-10T07:17:39.499Z","2025-06-10T07:17:39.483Z",{"id":6,"documentId":7,"title":8,"published":9,"weight":10,"slug":11,"createdAt":12,"updatedAt":13,"publishedAt":14},[166],{"id":141,"documentId":167,"name":168,"slug":169,"weight":113,"published_date":25,"published":9,"created":25,"createdAt":170,"updatedAt":171,"publishedAt":172},"s7pec9eugrozh8nby3shg9d8","Команда СЭД ТЕЗИС","sed-tezis","2025-06-10T07:11:02.151Z","2025-06-10T07:15:46.451Z","2025-06-10T07:15:46.515Z",{"id":174,"documentId":175,"title":176,"url":27,"markup":177,"createdAt":178,"updatedAt":178,"publishedAt":179},2548,"gy6psydkoil4vqnxsa5npvqd","blogposts - Импортозамещение и СЭД: Практические советы",{},"2026-06-23T08:51:31.489Z","2026-06-23T08:51:31.485Z",{"pagination":181},{"start":182,"limit":182,"total":106},6,{"data":184,"meta":1084},[185,219,263,481,647,673,684,779,834,845,891,938,947,977],{"id":186,"documentId":187,"title":188,"published":9,"weight":189,"slug":190,"createdAt":191,"updatedAt":191,"publishedAt":192,"blogposts":193},14,"rbz540wv2coftxqbejiuo3ay","Искусственный интеллект в СЭД",-1,"iskusstvennyj-intellekt-v-sed","2026-10-30T06:54:59.171Z","2026-10-30T06:54:59.158Z",[194,206],{"id":195,"documentId":196,"seo_title":197,"seo_description":198,"seo_keywords":21,"title":197,"created":199,"body":200,"published":9,"weight":105,"published_date":201,"reading_time":78,"slug":202,"createdAt":203,"updatedAt":204,"publishedAt":205},65,"e1abof2ul8e2iohr6b733shd","Зачем нужен ИИ в документообороте и как он экономит время","Поиск документов по смыслу, анализ, черновики и снижение ошибок — показываем, как ИИ-ассистент делает документооборот быстрее.","2026-05-08","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/II_assitenty_6_1597ace6ea.png\" alt=\"ИИ в документообороте: помощник, а не замена сотруднику\"/>\n\nИИ в документообороте — это инструмент, который берет на себя рутинные операции: поиск документов, проверку данных, формирование черновиков. Разговор об искусственном интеллекте в бизнесе чаще всего сводится к двум крайностям. Первая: «ИИ скоро все сделает сам, сотрудники не нужны». Второй: «это очередной хайп, в реальной работе не поможет». Истина, как правило, где-то посередине.\n\nЕсли говорить конкретно о документообороте: ИИ не пишет договоры вместо юриста и не принимает кадровые решения. Но он вполне справляется с тем, на что сотрудники тратят непропорционально много времени, — с рутиной. Именно об этом и поговорим в статье.\n\n## Какие процессы в документообороте отнимают время и как ИИ может помочь с ними\n\nЗначительная часть рабочего времени в корпоративном документообороте уходит не на принятие решений, а на обслуживание процессов: поиск нужного документа, составление типового текста, заполнение форм, проверку орфографии, перевод фрагментов. Это не экспертная работа — это техническая рутина, которая тем не менее занимает часы.\n\nСейчас на рынке документооборота есть ряд цифровых инструментов, которые могут решить эти задачи. Один из них — \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/ai-assistant/\" target=\"\\_blank\">ИИ-ассистент\u003C/a>. Это встроенный в корпоративную систему «умный» механизм, который помогает сотруднику работать с документами: искать информацию, формировать тексты, проверять данные и подготавливать материалы для дальнейшей работы.\n\nВ отличие от внешних ИИ-сервисов, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota/\" target=\"\\_blank\">ИИ-ассистент может работать прямо во внутренней системе документооборота\u003C/a>, например в СЭД: в текстовых полях карточек, во вложениях, в интерфейсе поиска. Сотруднику не нужно переключаться между инструментами или копировать данные — работа происходит в одном контуре.\n\nПримером такого умного помощника является ИИ-ассистент в СЭД ТЕЗИС. По оценкам экспертов компании, при работе с документами в Системе ТЕЗИС благодаря цифровому ассистенту можно сэкономить до 90% времени при поиске документов и до 50% их возвратов на доработку. Это не значит, что раньше все работали плохо. Это значит, что поиск и проверка на соответствие изначальному ТЗ — задачи, которые машина решает быстрее.\n\nВажно разграничить: ИИ обрабатывает данные и формирует черновик или вывод, но решение — подписать, утвердить, отклонить — остается за человеком.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/II_assitenty_4_128f7db389.png\" alt=\"Какие процессы в документообороте отнимают время и как ИИ может помочь с ними\"/>\n\n## Почему ИИ все-таки не заменит сотрудника\n\nСтрах перед ИИ в корпоративной среде понятен, но основан на неверном представлении о том, как работает встроенный корпоративный ИИ. Несколько фактов, которые важно держать в голове.\n\n**ИИ работает в рамках правил, которые формулирует человек**. Корпоративный ИИ-ассистент настраивается под задачи конкретной организации через справочник операций — без программирования, но с участием сотрудника, который описывает, что именно нужно делать. Промпты, сценарии, правила обработки — все это создается и поддерживается внутри компании. Это работа человека.\n**ИИ не знает того, чего нет в системе**. Контекст отношений с контрагентом, история переговоров, устные договоренности, нюансы конкретного случая — ИИ с этим не работает. А человек знает, и именно поэтому финальное решение остается за ним.\n**Законодательство не устраняет участие человека**. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/kedo-2026-kadrovyj-elektronnyj-dokumentooborot-bez-bumagi/\" target=\"\\_blank\">Ряд кадровых документов в России по закону не может быть подписан исключительно электронной подписью\u003C/a> без участия живого сотрудника. ИИ не отменяет эти требования и не обходит их. Он работает в рамках действующего регулирования.\n\n## Примеры использования ИИ-ассистента в документообороте\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/II_assitenty_Ifongrafika_1_7a9ebbbea6.png\" alt=\"Примеры использования ИИ-ассистента в документообороте\"/> \n\nРассмотрим сценарии, как ИИ-ассистент в СЭД ТЕЗИС упрощает работу с документами.\n\n**Как сотруднику оформить отпуск за несколько минут?**\n\nРаньше, чтобы пойти в отпуск нужно пройти определенный алгоритм: написать заявление вручную, отнести в отдел кадров, подождать пока проверят, нет ли пересечений с графиками коллег, вернуть на доработку если что-то не так.\n\nСейчас сотрудник пишет запрос на естественном языке — например, «хочу в отпуск с 14 по 25 июля». ИИ создает заявление, проверяет пересечения с графиком, отправляет на согласование. HR-специалист получает уже корректно оформленный документ — его роль сводится к проверке и утверждению, а не к ручному вводу данных. Вся маршрутизация происходит автоматически.\n\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Подробнее о переходе на кадровый электронный документооборот читайте в материале про КЭДО в 2026 году.\u003C/div>\n  \u003Ca target=\"\\_self\" href=\"/blog/kedo-2026-kadrovyj-elektronnyj-dokumentooborot-bez-bumagi/\" class=\"cta-link\">\n        Читать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n \n**Как руководителю работать с многостраничными документами?**\n\nРуководитель получает документ на согласование. ИИ-ассистент уже подготовил краткое содержание, отметил противоречия и выделил моменты, требующие внимания. Руководитель передает документ в юридический отдел с готовым пре-анализом — юрист сразу работает с существом, а не тратит время на первичную разметку. Количество возвратов на доработку при таком подходе снижается до 50%.\n\n**Что делать, если нужно найти документ, но полного названия сотрудник не помнит?**\n\nКлассическая ситуация: документ точно есть в системе, но по каким словам его искать — непонятно. Раньше приходилось перебирать фильтры или звонить коллеге для уточнения. Чат-бот с векторным поиском ищет по смыслу: пишешь «поручения по здравоохранению за последний квартал» — система находит релевантные ответы, даже если в документах нет этих точных слов.\n\nВо всех трех случаях сотрудник остается в процессе. ИИ выполняет техническую часть — сотрудник занимается содержательной.\n\n## Какие задачи сотрудников решает ИИ в документообороте\n\nРазные роли буду испытывать разные эффект от внедрения ИИ-ассистента:\n\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\n\u003Ctable style=\"min-width: 500px;\">\n\u003Cthead>\n  \u003Ctr>\n    \u003Cth>Роль \u003C/th>\n    \u003Cth>Проблема \u003C/th>\n    \u003Cth>Как помогает ИИ \u003C/th>\n    \u003Cth>Результат \u003C/th>\n  \u003C/tr>\u003C/thead>\n\u003Ctbody>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd>Руководитель \u003C/td>\n    \u003Ctd>Нет времени читать объемные документы целиком \u003C/td>\n    \u003Ctd>Готовит краткое содержание с выделенными рисками и ключевыми моментами \u003C/td>\n    \u003Ctd>Быстрое погружение в суть, меньше времени на согласование \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd>Юрист / эксперт \u003C/td>\n    \u003Ctd>Рутинный первичный анализ и высокий процент возвратов \u003C/td>\n    \u003Ctd>Пре-анализ до начала работы: ИИ выявляет противоречия, риски, готовит выжимку \u003C/td>\n    \u003Ctd>Сокращение возвратов на доработку до 50%, возможность сфокусироваться на сложных кейсах \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd>HR-специалист \u003C/td>\n    \u003Ctd>Ручное оформление типовых кадровых документов \u003C/td>\n    \u003Ctd>Автоматическая маршрутизация обращений, оформление документов, проверка графиков \u003C/td>\n    \u003Ctd>Меньше ручного ввода, ускорение типовых процессов \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd>Бухгалтер / финансист \u003C/td>\n    \u003Ctd>Ручной ввод данных из первичных документов \u003C/td>\n    \u003Ctd>Автоматическая сборка авансовых отчетов из загруженных чеков и посадочных \u003C/td>\n    \u003Ctd>Сокращение ручного ввода, снижение ошибок \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd>Делопроизводитель \u003C/td>\n    \u003Ctd>Поиск документов, по точным словам, не всегда работает \u003C/td>\n    \u003Ctd>Поиск по смыслу через чат, автоматические краткие содержания для руководства \u003C/td>\n    \u003Ctd>Экономия времени на поиске до 90% \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd>Сотрудник госорганизации \u003C/td>\n    \u003Ctd>Большой поток обращений граждан, ручная классификация и маршрутизация \u003C/td>\n    \u003Ctd>Автоматическая классификация обращений, подготовка черновиков ответов и резолюций \u003C/td>\n    \u003Ctd>Снижение нагрузки на исполнителей, соблюдение сроков по ФЗ №59 \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd>Специалист отдела закупок \u003C/td>\n    \u003Ctd>Объемные конкурсные документы, риск пропустить несоответствие \u003C/td>\n    \u003Ctd>Анализ документации на противоречия, извлечение ключевых условий и реквизитов \u003C/td>\n    \u003Ctd>Меньше ошибок при работе с тендерной документацией \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n\u003C/tbody>\u003C/table>\n\u003C/div>\n\n## ИИ-ассистент в документообороте: основные выводы\n\n**ИИ-ассистент в корпоративной системе** — это не отдельный продукт и не замена команды. Это инструмент, встроенный в уже существующий рабочий процесс, который берет на себя технически трудоемкие операции — поиск, проверку, формирование черновиков, классификацию.\n\nСотрудник остается: он принимает решения, несет ответственность, работает с контекстом, который не зафиксирован в системе. ИИ делает так, чтобы к моменту принятия решения у сотрудника уже была нужная информация в удобном виде — и не было необходимости тратить час на поиск и форматирование.\n\nИменно такой подход реализован в \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/ai-assistant/\" target=\"\\_blank\">ИИ-ассистенте СЭД ТЕЗИС\u003C/a>: функциональность встроена в интерфейс системы, настраивается без программирования и работает с теми данными, которые уже есть в документообороте организации.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/II_assitenty_Infografika_2_1171718f73.png\" alt=\"ИИ-ассистенте СЭД ТЕЗИС: основные показатели\"/> \n\n## FAQ\n\n**Безопасно ли использовать ИИ-ассистент при работе с корпоративными документами**\n\nКорпоративный ИИ-ассистент в СЭД работает принципиально иначе, чем публичные сервисы вроде ChatGPT. Данные не передаются на внешние серверы — ИИ работает внутри контура организации. Заказчик выбирает языковую модель и поставку (облачная или локальная) после согласования со своим отделом информационной безопасности. Это могут быть российские сертифицированные решения (YandexGPT, GigaChat, MWS GPT), локальные модели на собственной инфраструктуре или open-source решения.\n\n**Заменит ли ИИ-ассистент сотрудников?**\n\nНет. ИИ выполняет технические операции — поиск, проверку, формирование черновиков. Решения — подписать, утвердить, отклонить — остаются за человеком. Ряд кадровых документов в России по закону требует участия живого сотрудника, и ИИ это не обходит.\n\n**Нужно ли переобучать сотрудников для работы с ИИ-ассистентом?**\n\nНет, специального обучения не требуется. ИИ-ассистент встроен в привычный интерфейс СЭД — сотрудник работает там, где работал раньше. Запросы к чат-боту пишутся естественной языке, ИИ-операции вызываются из карточки документа в один клик.\n\n**Можно ли настроить ИИ под процессы конкретной организации?**\n\nДа. ИИ-операции настраиваются через справочник — без программирования. Организация сама описывает, что именно должен делать ИИ в каждом сценарии: какие риски проверять, как формировать черновик ответа, по каким критериям классифицировать обращения или прописывает свой уникальный промпт. Правила можно менять по мере изменения регламентов.\n\n**Что если ИИ ошибется в анализе документа?**\n\nИИ формирует черновик или вывод на основе первичного анализа документа — это не финальный вариант. Сотрудник всегда проверяет результат перед тем, как его использовать. Именно поэтому в процессе работы с ИИ-ассистентом человек не исключается — он контролирует выходные данные.\n\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте подробнее как ИИ-инструменты в СЭД ТЕЗИС помогут оптимизировать ваш документооборот\u003C/div>\n  \u003Ca target=\"\\_self\" href=\"/#form_demo\" class=\"cta-link\">\n        Узнать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n  .cta-block {\n    background: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n    color: #ffffff;\n    font-size: 20px;\n    font-weight: 500;\n    border-radius: 8px;\n    display: flex;\n    padding: 26px 26px  26px 32px;\n    margin-top: 30px;\n    gap: 10px;\n    flex-wrap: wrap;\n    justify-content: space-around;\n  }\n  .cta-button {\n    color: #293244;\n    border-radius: 40px;\n    font-size: 16px;\n    padding: 4px;\n  }\n  .cta-link {\n      display: inline-flex;\n      align-items: center;\n      background-color: #fff;\n      box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n      border-radius: 40px;\n      padding: 6px 6px 6px 28px;\n      font-weight: 500;\n      font-size: 16px;\n      line-height: 24px;\n      color: #293244;\n      transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n  }\n  .arrow-icon {\n      display: inline-block;\n      width: 32px;\n      height: 32px;\n      background-color: #eaf6ff;\n      border-radius: 100%;\n      margin-left: 12px;\n      padding: 5px;\n      transition: background-color .3s ease;\n  }\n  .cta-title {\n    max-width: 80%;\n  }\n  .table-wrapper {\n    width: 100%;\n    max-width: 960px;\n    border-radius: 4px;\n     overflow-x: auto;\n  }\n  table {\n    width: 100%;\n    border-collapse: collapse;\n    border-radius: 4px;\n    overflow: hidden;\n    border: 1px solid #DCE5EE;\n  }\n  thead tr th {\n    background-color: #F3F9FD;\n    border: 1px solid #DCE5EE;\n    padding: 12px 16px;\n    text-align: left;\n  }\n  tbody tr td {\n    border: 1px solid #DCE5EE;\n    padding: 12px 16px;\n    vertical-align: top;\n  font-weight: 400;\n    color: #5D687E;\n  }\n  tbody tr td:first-child {\n    font-weight: 700;\n  }\n\u003C/style>","2026-04-01","ii-v-dokumentooborote-pomoshhnik-a-ne-zamena-sotrudniku","2026-05-08T08:55:36.802Z","2026-06-23T08:51:33.266Z","2026-06-23T08:51:33.248Z",{"id":207,"documentId":208,"seo_title":209,"seo_description":210,"seo_keywords":25,"title":211,"created":212,"body":213,"published":9,"weight":214,"published_date":212,"reading_time":78,"slug":215,"createdAt":216,"updatedAt":217,"publishedAt":218},70,"g0ilpgqyk1oy24vy37e5ulgp","Безопасность ИИ в СЭД: критерии оценки при выборе системы","Какие требования к безопасности ИИ предъявлять к СЭД: логирование, управление доступами, шифрование запросов к LLM, выбор модели. Критерии оценки от команды СЭД ТЕЗИС.","Безопасность ИИ в СЭД: что проверять при выборе системы ","2026-07-13","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/kriterii_oczenki_II_5_e3d61b3f52.png\" alt=\"Безопасность ИИ в СЭД\"/>\n\nКогда компании оценивают СЭД с ИИ-функциональностью, вопросы безопасности обычно откладывают напоследок. Сначала смотрят на автоматизацию, поиск, генерацию документов. С появлением ИИ в СЭД появились новые риски, которых раньше не было. Заказчики все чаще спрашивают, кто контролирует действия ИИ-агентов, куда передаются данные и можно ли через чат-бот получить доступ к закрытым документам.\n\nРазобраться с этими вопросами лучше еще на этапе выбора системы. Ранее мы разбирали векторный поиск и \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/kriterii-oczenki-ii-funkczionalnosti-v-sed-chto-proveryat-do-vybora-sistemy/\" target=\"_blank\">критерии оценки ИИ-функциональности\u003C/a>, которые можно проверить прямо на демонстрации.\n\n## Что беспокоит заказчиков в первую очередь\n\nИИ-инструменты работают с корпоративными документами, нередко с персональными данными или конфиденциальной информацией. В обсуждениях ИИ-функциональности чаще всего повторяются три темы:\n\n- **Куда передаются данные.** ИИ должен обрабатывать документы внутри инфраструктуры организации, без передачи содержимого во внешние сервисы. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/elektronnyj-dokumentooborot-v-gosudarstvennykh-uchrezhdeniyakh-zachem-gossektoru-nuzhna-svoya-sed/\" target=\"_blank\">Особенно это важно для СЭД в государственных учреждениях.\u003C/a>\n- **Доступ к закрытым данным через ИИ-ассистент.** Когда сотрудник задает вопрос чат-боту, тот должен формировать ответ только на основе документов, к которым у этого сотрудника есть права.\n- **Контроль над действиями ИИ-агентов.** Автоматизация, работающая в фоне, принимает решения и выполняет действия без участия пользователя. Организации нужно понимать, что именно делает агент и на каком основании, и иметь возможность проверить это.\n\n## Четыре критерия безопасности ИИ, которые нужно проверить на демо\n\n### 1. Логирование действий ИИ-автоматизации\n\nИИ-агент в фоновом режиме анализирует документы, извлекает данные, запускает процессы, изменяет атрибуты. На практике именно журнал событий обычно становится первым источником информации, когда нужно разобраться в причинах ошибки или спорного решения ИИ.\n\nПроверить это можно за несколько минут: выполните тестовый запрос и откройте журнал. Там должны быть время выполнения, входные данные, результат и список выполненных действий. Если лог показывает только факт запуска без детализации, то это неполное логирование. Детальное логирование полезно не только для безопасности, но и для аудита процессов.\n\n### 2. Логирование запросов к LLM\n\nЗдесь речь идет уже не о действиях агента, а о взаимодействии системы с языковой моделью. Хорошей практикой считается фиксация обращений к LLM: был ли запрос к языковой модели, когда и в рамках какого процесса.\n\nПроверить можно так: выполните несколько запросов к модели и убедитесь, что факт взаимодействия попал в журнал. Отдельно уточните: логируется ли содержимое промптов или только метаданные.\n\n### 3. Управление доступами к ИИ-автоматизации\n\nСистема электронного документооборота с ИИ должна разграничивать права доступа: кто из сотрудников может запускать какие сценарии, к каким данным имеет доступ автоматизация, какие операции ей разрешены.\n\nПрактический пример: можно ли запретить ИИ-агенту удалять документы или изменять критичные атрибуты карточки? Можно ли создать отдельную роль для автоматизации с ограниченным набором прав, как для обычного пользователя?\n\nЕсли управление правами для ИИ-сценариев не предусмотрено, автоматизация работает с полномочиями того, кто ее запустил.\n\nЧтобы это проверить, запросите демонстрацию настройки прав для ИИ-автоматизации. Уточните, можно ли ограничить доступ к конфиденциальным данным, определить список разрешенных операций, создать отдельную роль для агента.\n\n### 4. Шифрование данных при запросах к LLM\n\nЕсли система взаимодействует с языковыми моделями через внешний API или облако, содержимое документов передается за пределы инфраструктуры. Вопрос в том, как именно и что происходит с промежуточными результатами.\n\nОбычно заказчики начинают проверку со следующих вопросов: TLS/SSL при передаче запросов, безопасное хранение эмбеддингов и кэша, соответствие требованиям ФЗ-152 при обработке персональных данных.\n\nНа демонстрации системы уточните, шифруются ли запросы к LLM при передаче. Как хранятся эмбеддинги и кэш. Есть ли документация по соответствию регуляторным требованиям. Если в системе есть интеллектуальный поиск, отдельно \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/vektornyj-poisk-i-rag-v-sed-chto-eto-takoe-i-kak-oczenit-do-vybora-sistemy/\" target=\"_blank\">стоит оценить как устроены векторный поиск и RAG в СЭД\u003C/a>.\n\n## Куда уходят данные из документов\n\nЗа рамками четырех критериев есть более широкий вопрос, который стоит задавать любому вендору: ИИ обрабатывает документы внутри контура или данные уходят во внешние сервисы?\n\nЕсли ИИ работает через внешние облачные модели, содержимое корпоративных документов фактически покидает организацию. Несколько конкретных вещей, на которые стоит обратить внимание:\n\n- **Поддержка локальных моделей.** В некоторых компаниях внутренние политики безопасности или требования регуляторов запрещают передачу данных за пределы корпоративного контура. Для них важна поддержка локально развернутых LLM, например, через Ollama или llama.cpp, которые работают на собственном оборудовании без подключения к интернету.\n- **Выбор модели на стороне заказчика.** Во многих случаях заказчики предпочитают самостоятельно выбирать модель, исходя из требований своей службы безопасности. Это могут быть российские облачные решения (YandexGPT, GigaChat), локальные модели или другие варианты.\n- **Где хранятся промпты.** Настройки ИИ-операций должны храниться внутри системы заказчика, а не на серверах разработчика. Именно такой подход стоит проверять на демонстрации, например, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/modul-ai/\" target=\"_blank\">в Модуле искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС\u003C/a>.\n- **Разграничение прав в чат-боте и RAG.** Когда сотрудник задает вопрос ИИ-ассистенту, тот должен работать только с теми документами, к которым у этого сотрудника есть доступ. Важно убедиться, что семантический поиск учитывает те же права доступа, что и сама СЭД.\n\n## Как проверить безопасность ИИ в системе на демонстрации\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\">\n\u003Ctable>\n  \u003Cthead>\n    \u003Ctr>\n      \u003Cth>Что проверять\u003C/th>\n      \u003Cth>Что должно быть\u003C/th>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/thead>\n  \u003Ctbody>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Логирование действий ИИ-агента\u003C/td>\n      \u003Ctd>Детальный лог: время, входные данные, результат, выполненные действия\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Логирование запросов к LLM\u003C/td>\n      \u003Ctd>Фиксируется факт взаимодействия, содержимое не логируется\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Управление доступами к ИИ-сценариям\u003C/td>\n      \u003Ctd>Отдельные роли для автоматизации, ограничение операций и доступа к данным\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Шифрование при передаче данных\u003C/td>\n      \u003Ctd>TLS/SSL для запросов к LLM, безопасное хранение промежуточных данных\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Место обработки данных\u003C/td>\n      \u003Ctd>Поддержка локальных моделей, данные не уходят во внешние сервисы\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Хранение промптов\u003C/td>\n      \u003Ctd>Внутри системы заказчика, не на серверах вендора\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Выбор LLM\u003C/td>\n      \u003Ctd>Заказчик выбирает модель самостоятельно\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Разграничение доступа в чат-боте\u003C/td>\n      \u003Ctd>RAG-поиск работает в рамках прав текущего пользователя\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003C/div>\n\n## Безопасность ИИ — это не отдельная функциональность\n\nПри выборе ИИ-функциональности важно оценивать не только качество ответов модели или удобство интерфейса. Не меньшее значение имеют логирование, разграничение доступа, работа с данными и возможность контролировать действия автоматизации. Именно эти вопросы чаще всего возникают у заказчиков на этапе пилотирования и согласования требований безопасности.\n\nКоманда СЭД ТЕЗИС разработала структурированный чек-лист критериев оценки ИИ-функциональности в корпоративных системах. В нем не только безопасность, но и автоматизация, поиск, интеграция с языковыми моделями, голосовое управление и ряд других параметров. Каждый критерий содержит описание и конкретный сценарий проверки на демонстрации.\n\n\u003Csection class=\"request\">\n\u003Cdiv class=\"request__body\">\n\u003Cdiv class=\"request__content\">\n\u003Cdiv class=\"request__content__wrapper\">\n\u003Cdiv class=\"request__title\">Критерии для проверки ИИ в СЭД\u003C/div>\n\u003Cdiv class=\"request__descr\">Скачайте чек-лист оценки ИИ-возможностей: 36 критериев,\nчтобы сделать правильный выбор и узнать обо всех подводных камнях\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cbutton class=\"request__button\" data-action=\"open-consultation\">\nСкачать\n\u003C/button>\n\u003C/div>\n\u003Cimg class=\"request__background\" src=\"/images/request-banner/map.png\" alt=\"\" aria-hidden=\"true\">\n\u003C/div>\n\u003C/section>\n\n## FAQ\n\n### Какие требования к безопасности ИИ предъявляет ФЗ-152?\n\nЕсли ИИ-инструменты работают с персональными данными, на них распространяются те же требования ФЗ-152, что и на другие информационные системы. Важно понимать, где обрабатываются данные, кто имеет к ним доступ и как организована их передача.\n\nПри использовании внешних языковых моделей стоит отдельно уточнить, покидают ли данные инфраструктуру организации. Для многих компаний это один из ключевых вопросов безопасности. Поэтому заказчики все чаще выбирают локальные модели или решения, которые позволяют контролировать передачу данных и разграничивать доступ к ИИ-функциям.\n\n### Можно ли использовать локальные языковые модели вместо облачных?\n\nДа. Главное отличие заключается в том, где происходит обработка данных. Облачные модели работают на инфраструктуре провайдера, а локальные разворачиваются на серверах организации.\n\nДля компаний с повышенными требованиями к безопасности локальный вариант часто оказывается предпочтительным, поскольку данные остаются внутри корпоративного контура. Для этого могут использоваться решения на базе Ollama, llama.cpp и других инструментов для запуска открытых моделей.\n\n### Может ли ИИ-агент в СЭД случайно изменить или удалить документ?\n\nТакая ситуация возможна, если для автоматизации не настроены отдельные права доступа. Поэтому при внедрении ИИ важно заранее определить, какие действия агенту разрешены. На практике для ИИ-автоматизации обычно создают отдельные роли с ограниченным набором полномочий. Например, агент может анализировать документы и извлекать данные, но не иметь права изменять или удалять информацию.\n\n### Можно ли использовать ИИ в СЭД в государственных организациях?\n\nДа, но требования к безопасности и обработке данных в государственном секторе обычно выше. Во многих случаях предпочтение отдается локально развернутым моделям или российским сервисам, которые соответствуют внутренним требованиям организации. Также стоит учитывать требования к использованию отечественного программного обеспечения. Для части государственных заказчиков наличие решения в реестре Минцифры является обязательным условием при выборе системы.\n\n### На каком этапе внедрения СЭД стоит проверять безопасность ИИ?\n\nЛучше делать это еще на этапе выбора системы. Многие вопросы можно проверить во время демонстрации продукта: как ведется логирование, каким образом разграничиваются права доступа, где обрабатываются данные и какие языковые модели поддерживаются. Если такие требования обсудить заранее, будет проще избежать доработок и дополнительных затрат после внедрения системы.\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n \n  .table-wrapper {\n      width: 100%;\n      max-width: 960px;\n      border-radius: 4px;\n       overflow-x: auto;\n    }\n\n    table {\n      width: 100%;\n      border-collapse: collapse;\n      border-radius: 4px;\n      overflow: hidden;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n    }\n\n    thead tr th {\n      background-color: #F3F9FD;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      text-align: left;\n    }\n\n    tbody tr td {\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      vertical-align: top;\n    font-weight: 400;\n      color: #5D687E;\n    }\n\u003C/style>",75,"bezopasnost-ii-v-sed-chto-proveryat-pri-vybore-sistemy","2026-07-14T10:51:25.264Z","2026-10-30T07:01:23.829Z","2026-10-30T07:01:23.715Z",{"id":113,"documentId":220,"title":221,"published":9,"weight":222,"slug":223,"createdAt":224,"updatedAt":225,"publishedAt":226,"blogposts":227},"jhii5jh5goc3a6346gofanz8","Безопасность",-2,"bezopasnost","2025-06-10T07:11:13.576Z","2025-06-10T07:17:39.224Z","2025-06-10T07:17:39.212Z",[228,240,250,262],{"id":150,"documentId":229,"seo_title":230,"seo_description":231,"seo_keywords":232,"title":233,"created":234,"body":235,"published":9,"weight":150,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":236,"createdAt":237,"updatedAt":238,"publishedAt":239},"m8s1xz4m9vf7tp9zaht52oqo","Функциональные и нефункциональные требования к системе электронного документооборота - СЭД ТЕЗИС","ᐉ При выборе СЭД помимо функциональных требований важно учитывать нефункциональные: простота пользования производительность, масштабируемость, надежность, соответствие стандартам информационной безопасности.","простота пользования производительность, масштабируемость, надежность, соответствие стандартам информационной безопасности.","Какой должна быть СЭД? Нефункциональные требования, предъявляемые к документообороту","2014-07-25","###### *Чтобы [выбрать СЭД в условиях зрелого рынка](https://www.tezis-doc.ru/blog/kak-vybirat-sed-v-usloviyah-zrelogo-rynka/), стоит обратить внимание на нефункциональные требования к системе электронного документооборота*\n\nВ условиях функционального паритета, характерного для зрелого рынка, детальное сравнение возможностей продуктов может оказаться беспо­лезным — разница будет так мала, что это не позволит принять обосно­ванное решение. Более того: в случае проведения официального конкурса, особенно при заключении госконтракта, оценка продуктов на основании только лишь функциональных различий может послужить почвой для кон­фликтов или даже судебных исков со стороны проигравших участников, потому что субъективности в проставлении баллов не избежать.\n\nПри прочих равных – то есть, когда функционально продукты очень похожи, конкурентные преимущества реализуются за счет эмоционального воздей­ствия на потребителя, ценовой политики, активного маркетинга и других качеств, не имеющих непосредственного отношения к документообороту – порой за этой «дымовой завесой» не разглядеть и самого продукта.\n\nСтоит уделить больше внимания нефункциональным требованиям к системе электронного документооборота, которые могут сыграть роль дифференциаторов, в т.ч.:\n\n* Простота пользования (юзабилити);\n* Производительность и масштабируемость;\n* Доступность (надежность) системы;\n* [Соответствие стандартам](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-i-standarti-informatsionnoy-bezopasnosti/).\n\nПо каждому из этих направлений можно составить вполне четкие крите­рии, привязанные к вашей инфраструктуре и особенностям работы. На­пример, если говорить о масштабируемости, то лучше оставаться в рам­ках реальности: при 100 пользователях в организации нет необходимости в том, чтобы система могла поддерживать 100 тысяч подключений. До­ступность на уровне «пять девяток» для документооборота тоже не есть насущная необходимость — ведь СЭД это не платежная система, где ка­ждая секунда на счету.\n\nСтандартов собственно на ECM/СЭД в России нет. Поэтому относитесь критически к заявлениям поставщиков о «соответствии российским стандартам документооборота» – любая гибкая платформа может быть настроена так, чтобы отвечать вашим функциональным требованиям, предъявляемым к документообороту.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- Оставайтесь реалистами, не предъявляйте завышенных требований к системе электронного документооборота. Коэффициент запаса по производительности, масштабиру­емости и доступности должен быть в разумных пределах – с учетом максимального прогноза по росту документопотока и численности организации.\n\n- Удобство использования (юзабилити) — далеко не такая субъектив­ная вещь, как кажется на первый взгляд. В этой области есть свои стандарты и методики, позволяющие провести вполне объективную оценку. Обращайтесь к специалистам.\n\n- Следует различать стандарты, предъявляемые к документам и проце­дурам их обработки и стандарты к ИТ-системам класса ECM/СЭД. В некоторых сферах действительно есть стандарты, например, в управ­лении качеством – серия ISO 9000. Поставщик может предложить го­товое решение, которое позволит вам быстрее пройти сертификацию или аудит по управлению качеством, но это не гарантия качества са­мой ECM-системы — учитывайте это.","vybor-sed-nefunktsionalnye-trebovaniya-v-tsentre-vnimaniya","2025-06-10T07:11:04.733Z","2026-06-23T08:51:30.955Z","2026-06-23T08:51:30.936Z",{"id":182,"documentId":241,"seo_title":242,"seo_description":243,"seo_keywords":21,"title":244,"created":234,"body":245,"published":9,"weight":182,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":246,"createdAt":247,"updatedAt":248,"publishedAt":249},"gopzlqwwp1kyt8zplolhruxw","Безопасность в электронном документообороте: главные требования","Узнайте о важности стандартов информационной безопасности в электронном документообороте и познакомьтесь с советами по безопасности.","Система электронного документооборота и стандарты информационной безопасности","###### *Важно заботиться о безопасности не отдельной системы, а всей информационной инфраструктуры организации*\n\nПожалуй, безопасности уделяется внимания больше, чем всем другим вопросам вместе взятым, в том числе и функциональным возможно­стям систем. Действительно, угрозы растут, утечки информации происхо­дят. С другой стороны, индустрия информационной безопасности тоже развивается и способна ответить на все вызовы сегодняшнего дня.\n\nТолько надо заботиться о безопасности не отдельной системы (в нашем случае – системы электронного документооборота), а защищать всю информационную инфраструктуру организации целиком. Не стоит слишком нагружать прикладную систему не профильными для нее задачами, лучше решить проблему безопасности на уровне архитектуры предприятия.\n\nСледует также сказать, что основные угрозы для СЭД– внутренние. Утеч­ки чаще всего происходят по вине допущенных к документам сотрудников, умышленно или по халатности. Поэтому больше внимания нужно уделить организационным мерам, а не «закручивать гайки» путем усложнения управления доступом.\n\nК сожалению, часто практикуются подход, когда доступ к документу дается сотруднику только на время выполнения задания. Для простых операций это еще сойдет, но когда от исполнителя требуется анализ и выполнение каких-то интеллектуальных функций, например, подготовка проекта договора, то ему нужно обратится к прошлому опыту, не только своему, но и коллег. Разумно ли в такой ситуации ограничивать доступ, позволяя видеть лишь текущие документы?\n\nВ общем, главный тезис, которого стоит придерживаться таков: система защиты информации в СЭД не должна мешать нормальной работе пользовате­лей при разумном контроле рисков и угроз.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- Остерегайтесь избыточных требований по безопасности! Это может неоправданно увеличить стоимость проекта и отсечь многие интерес­ные решения.\n\n- Подходите к безопасности комплексно: самая защищенная СЭД будет бесполезна, если конфиденциальные документы лежат на общем диске.\n\n- Электронная подпись нужна только там, где это требуется по закону. Все остальное – от лукавого, подписывать ЭЦП каждую служебную записку не нужно.\n\n- Подробно выясните, какая модель управления доступом реализована в системе (дискреционная, мандатная, ролевая) и как она настраива­ется. Это может влиять на трудоемкость реализации ваших требова­ний по разграничению доступа.\n\n- Если вы продолжаете использовать бумажные документы, учтите это в своих требованиях по безопасности: не имеет смысла делать стро­гое разграничение доступа к электронным документам, если бумаж­ные копии свободно переходят из рук в руки.\n\n","sed-i-standarti-informatsionnoy-bezopasnosti","2025-06-10T07:11:05.122Z","2026-06-23T08:51:31.098Z","2026-06-23T08:51:31.083Z",{"id":251,"documentId":252,"seo_title":253,"seo_description":254,"seo_keywords":21,"title":255,"created":256,"body":257,"published":9,"weight":251,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":258,"createdAt":259,"updatedAt":260,"publishedAt":261},23,"upx9hdctp4oc7xo4tga0uqh1","6 новых вызовов электронного документооборота","Узнайте о 6 новых вызовах, с которыми сталкивается электронный документооборот. Ознакомьтесь с успешными решениями таких задач.","6 новых вызовов для электронного документооборота в 2016 году","2016-01-11","*Ушедший год принес много плодов в области развития ЭДО, однако навстречу им встал ряд проблем электронного документооборота, связанных с трансформацией процессов работы с документами в офисах. Все эти тенденции можно описать одной фразой: информации становится больше. Как иронически подметил один из пользователей Цитатника Рунета, «годовой архив, например, за 1992-й год, можно поднять одной рукой, а вот за 2003-й уже в одиночку поднять тяжеловато». В 2016 году эти тенденции будут только нарастать. В свете этого бизнесу следует всерьез задуматься, как осуществляется электронный документооборот, чтобы справиться — в идеале, с выгодой для себя — с растущими объемами документации в организациях.* Шесть основных тенденций, набравших вес в прошлом году, станут актуальными проблемами в 2016 году:\n\n## Объемы документооборота растут\n\nКоличество документов и другого контента резко растет — так, число электронных документов в относительно крупной организации уже переваливает [за миллионную отметку](https://www.tezis-doc.ru/news/604/). В 2016 году объемы документов, производимых работниками умственного труда, измеряются не только папками, но и гигабайтами. Отделы маркетинга выпускают пресс-релизы, отделы продаж составляют коммерческие предложения, юротделы штампуют договоры, отделы кадров формируют регламенты, высшее руководство издает приказы и трудится над новыми стратегическими презентациями. Документы — как бумажные, так и электронные — размножаются с сумасшедшей скоростью, что вызывает насущную необходимость электронного документооборота.\n\n## Документы распыляются по разным носителям\n\nВесь этот ценный, важный и часто конфиденциальный контент хранится в постоянно меняющемся, хаотичном массиве источников. Документы путешествуют по корпоративной сети, пылятся на файловых серверах, копятся в бизнес-приложениях самого разного толка, пропадают в недрах компьютеров, смартфонов и планшетов сотрудников, улетают во внешние «облачные» хранилища и приложения и даже печатаются на старой доброй бумаге, после чего, в лучшем случае, [складываются в папки в архиве](https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/). Договоры обрастают редакциями, приложениями, копиями и скан-копиями, которые разлетаются по электронной почте из отдела в отдел и из организации в организацию. Один и тот же документ может существовать сразу в десятке различных мест и вариантов — насколько же проще было бы хранить все это на базе единой платформы СЭД?\n\n## Бизнес-процессы усложняются и ветвятся\n\nВ связи с распылением и ростом объемов контента меняются и традиционные цели электронного документооборота и роли участников электронного документооборота. Чтобы удержаться на плаву в хаотичной, динамичной, требовательной и постоянно расширяющейся корпоративной среде, организациям приходится трансформировать текущие бизнес-процессы, чтобы как-то упорядочивать этот хаос. В результате появляется потребность в новых, специализированных, поддерживаемых информационными технологиями процессах, которые улучшают и упорядочивают коммуникацию между работниками умственного труда — при условии наличия СЭД, их [не так уж и сложно создать](https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/).\n\n## Производительность труда снижается\n\nВ условиях шквального роста количества документов работникам компаний еще никогда не было так сложно отыскать необходимый документ, отредактировать его до нужной версии и избежать необходимости печатать его, сканировать или прикреплять к электронному письму. Исследование аналитической компании IDC показало, что за прошлый год неэффективная работа с документами отняла примерно 21,3% от общей производительности в каждой из опрошенных компаний. Оптимизация электронного документооборота требует технических и программных средств, оценки внутренних бизнес-процессов компании обучения сотрудников — то есть, проектного подхода к трансформации работы с документами. Для СЭД ТЕЗИС такой подход уже налажен (подробности можно [узнать здесь](https://www.tezis-doc.ru/services/deployment/)).\n\n## Безопасность находится под угрозой\n\nБезопасность — одна из пяти основных проблем почти для любой компании в мире. Бесконтрольный внутренний электронный документооборот организации создает крупный риск для безопасности ценной и конфиденциальной корпоративной информации. Риск возникает также, когда сотрудники компании используют сервисы, которые не были проверены и утверждены ИТ-отделом или службой безопасности, что потенциально дает к ним доступ нецелевой аудитории. Компаниям как никогда требуется следить за тем, как документы распространяются, публикуются и хранятся — особенно в масштабах крупных распределенных организаций, где [одному подразделению вовсе не обязательно знать, что делает другое](https://www.tezis-doc.ru/features/single-holding/).\n\n## Ресурсы тратятся бесконтрольно\n\nМногие компании в современном мире озабочены проблемой экономии ресурсов — начиная от ресурсов собственной фирмы и заканчивая природными. Сюда, к примеру, входит экономия электроэнергии или вторичная переработка сырья. Рост объема документооборота закономерно повышает расходы на бумагу во многих компаниях.Раздутая, хаотичная ИТ-инфраструктура — повышает расход электричества. Грамотное внедрение системы электронного документооборота на предприятии полностью решает первую проблему и существенно подтачивает корни второй, параллельно снижая операционные расходы фирмы, что тоже немаловажно. У безбумажного документооборота на базе СЭД вообще хватает преимуществ — [мы можем назвать целый список](https://www.tezis-doc.ru/advantages/). Можно с уверенностью ожидать, что в этому году рост объемов и фрагментация контента будет только возрастать, а процессы ежеденевной работы организации — усложняться. Проблемы продуктивности, безопасности и ресурсной эффективности станут актуальными для бизнеса любых масштабов, но активная позиция в отношении внедрения электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и соответствующего обучения сотрудников позволит встретить их в полной боевой готовности.","6-novyh-vyzovov-dlya-elektronnogo-dokumentooborota-v-2016-godu","2025-06-10T07:11:07.463Z","2026-06-23T08:51:31.687Z","2026-06-23T08:51:31.673Z",{"id":207,"documentId":208,"seo_title":209,"seo_description":210,"seo_keywords":25,"title":211,"created":212,"body":213,"published":9,"weight":214,"published_date":212,"reading_time":78,"slug":215,"createdAt":216,"updatedAt":217,"publishedAt":218},{"id":150,"documentId":151,"title":143,"published":9,"weight":144,"slug":152,"createdAt":153,"updatedAt":154,"publishedAt":155,"blogposts":264},[265,275,283,292,302,303,313,324,335,344,354,364,376,388,389,400,412,425,438,439,440,452,453,454,467,480],{"id":113,"documentId":266,"seo_title":267,"seo_description":268,"seo_keywords":21,"title":269,"created":234,"body":270,"published":9,"weight":113,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":271,"createdAt":272,"updatedAt":273,"publishedAt":274},"gcug789wof05ydd4r4tfgn88","Выбор СЭД на зрелом рынке: советы и рекомендации","Как правильно выбирать СЭД на зрелом рынке. Ценные советы для успешного выбора под ваши требования и потребности.","Как выбирать СЭД в условиях зрелого рынка","Рынок электронного документооборота в России в 2014 году отмечает свое 20-летие. За эти годы был пройден большой путь от простейших систем регистрации и учета документов, которые копировали традицион­ные методы работы канцелярий, до продвинутых решений, объединяющих функции управления документами, бизнес-процессами и коллективной работы, которые мы сегодня называем СЭД и ECM-системами* .\n\n\nДля многих организаций СЭД является критически важным приложением, сбой которого может привести к полной остановке деятельности, поэтому к выбору системы они подходят особенно тщательно. Потому что их по­требности не ограничиваются автоматизацией традиционных задач доку­ментооборота, на ECM возлагается ответственность за поддержку самых различных бизнес-процессов — управления договорами, работой сове­тов директоров и других коллегиальных органов, управления качеством, закупками, тендерами, маркетинговыми кампаниями, нормативной доку­ментацией, юридическими вопросами и т. д.\n\nПожалуй, нет такой сферы деятельности в бизнесе и в госуправлении, где бы можно было обойтись совсем без документов в электронном или в бумажном виде – значит, везде будут востребованы ECM-решения.\n\n*ECM – Enterprise Content Management, системы управления корпоративным содержанием (или контентом).\n\nСЭД и ECM\n\n*С практической точки зрения, разницы между терминами СЭД и ECM нет, любые спекуляции на эту тему безосновательны. Просто истори­чески термин СЭД более привычен российским заказчикам, поэтому отечественные разработчики продолжают им пользоваться. Противо­поставление западного и российского подхода к документообороту на техническом и функциональном уровне также не имеет под собой оснований, различия проявляются скорее в сценариях использования технологии. Поэтому в данном документе мы будем рассматривать термины СЭД и ECM как синонимы.*\n\nПоэтому задача выбора [системы электронного документооборота](https://www.tezis-doc.ru/features/) для организаций сегодня имеет особую акту­альность – фактически, приходится выбирать не просто одну из приклад­ных систем, которую в случае чего легко заменить; речь идет о выборе весьма значимого компонента ИТ-инфраструктуры предприятия, здесь цена ошибки очень высока.","kak-vybirat-sed-v-usloviyah-zrelogo-rynka","2025-06-10T07:11:04.631Z","2026-06-23T08:51:30.911Z","2026-06-23T08:51:30.892Z",{"id":141,"documentId":276,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":277,"created":234,"body":278,"published":9,"weight":141,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":279,"createdAt":280,"updatedAt":281,"publishedAt":282},"kat7anr5agdlvsyc8d5qot5p","Современная СЭД от лидера рынка или нового игрока? Почему больше не всегда значит лучше","###### *Правило инвесторов – вкладывать средства в фирму, принимая во внимание не прошлые ее успехи, а перспективы*\n\nНа зрелых рынках, как правило, победитель получает все — преобладающее большинство клиентов начинает пользоваться его продуктом. Если лидеров несколько, то каждый получает свою рыночную долю и эти пропорции сохраняются стабильно в течение продолжительного времени. Массовый потребитель не заморачивается углубленным анализом технологий, а покупает то, что берут другие, автоматически считая это лучшим. В нашем случае – [выбирает систему электронного документооборота лидирующих поставщиков](https://www.tezis-doc.ru/blog/kak-vybirat-sed-v-usloviyah-zrelogo-rynka/).\n\nПоэтому одним из самых популярных маркетинговых приемов на этой фазе рынка является демонстрация большого числа клиентов, под­тверждаемая авторитетными цифрами аналитиков. Конечно, широкая клиентская база свидетельствует о надежности продукта и о понимании разработчиком потребностей целевой аудитории, но также и о хорошо на­лаженном маркетинге (что не всегда коррелирует с качеством продукта).\n\nНадо отдавать себе отчет, что все эти цифры и достижения относятся к прошлому, а вы покупаете решение для будущего. Вполне вероятно, что система уже давно морально устарела, а большое количество клиентов есть результат долгого присутствия на рынке, лоббирования системы на государственном уровне или иных обстоятельств. Важно ли это именно для вашей организации? Едва ли.\n\nУ профессиональных инвесторов есть правило, что при принятии решения об инвестиции в ту или иную компанию, ее прошлые успехи и ранее вло­женные в нее деньги в расчет не принимаются. Важен только будущий до­ход — сколько можно заработать завтра, если инвестировать в этот актив сегодня. Это вполне применимо и к ситуации выбора ECM: покупая систе­му, фактически, вы инвестируете в свое будущее. Когда появился iPhone, на рынке мобильных телефонов господствовала Nokia. И где она теперь?\n\nЕсли бы в 2007 году вы принимали решение о развитии у себя направле­ния мобильной разработки, разве все не говорило о том, что пользова­телей Symbian во много крат больше, чем пользователей iOS? Однако, история рассудила иначе. Кстати, история обожает повторы: точно также Android обошел на повороте iOS, и те из разработчиков, кто еще сохраняет абсолютную лояльность Apple, рискуют выпасть из мейнстрима мобиль­ной революции.\n\nВернемся к ECM. Зрелость рынка это отнюдь не признак его заката. Ин­новации продолжаются. Возможно скоро аналитики объявят нам о новой реинкарнации ECM и начнется очередной цикл развития технологий. Ста­бильность на ИТ-рынке обманчива, ни один лидер не может себе позво­лить почивать на лаврах и клиентская база вовсе не гарантирует будущего благоденствия поставщика.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- Исключите статистические данные по объемам продаж и долям рынка из вашего списка критериев.\n\n- В качестве референсов полагайтесь на относительно новые проекты, сопоставимые по масштабу с вашей организацией, не гонитесь за громкими именами заказчиков — вы же не пресса.\n\n- Помните, что старые заслуги не есть гарантия успеха вашего будуще­го проекта. Обратное утверждение также неверно: полное отсутствие внедрений или единственное внедрение не есть признак инновацион­ности, выбирайте разумный баланс.","sed-ot-lidera-rynka-ili-novogo-igroka-pochemu-bolshe-ne-vsegda-znachit-luchshe","2025-06-10T07:11:04.829Z","2026-06-23T08:51:30.993Z","2026-06-23T08:51:30.975Z",{"id":284,"documentId":285,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":286,"created":234,"body":287,"published":9,"weight":284,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":288,"createdAt":289,"updatedAt":290,"publishedAt":291},4,"u7c6vwhhrpm1lf7b1viw8dia","Горизонт планирования: Будет ли ваша СЭД актуальна через 5 лет?","###### *Выбирая СЭД, оцените ее перспективы*\n\nПрограммное обеспечение не подвержено физическому износу и тео­ретически могло бы работать вечно. Однако, остается износ мораль­ный, который действует на софт неумолимо и беспощадно. Все, что было самым передовым год назад, сегодня может оказаться устаревшим. С дру­гой стороны, организации, в отличие от частных пользователей, не могут себе позволить частую замену программного обеспечения. Обычно срок эксплуатации корпоративных систем составляет не менее 5-ти лет. Добавь­те еще время на предварительную проработку проекта и [выбор решения, внедрение СЭД](https://www.tezis-doc.ru/blog/vybor-sed-nefunktsionalnye-trebovaniya-v-tsentre-vnimaniya/) и опытную эксплуатацию — это еще от 1-го года до 3-х лет.\n\nТаким образом, получается, что горизонт планирования у вас должен быть не менее 7-ми лет. То есть, сегодня вы выбираете систему, расстаться с которой можно будет только по прошествии этого времени. Вы представ¬ляете, сколько всего нового может произойти! Разумеется, учесть и пред¬видеть все невозможно, поэтому придется делать выбор, в какой-то мере, интуитивно. Тем не менее оценить перспективы существующих СЭД возможно.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- Изучите, на какой фазе жизненного цикла находятся ключевые техно­логии, используемые в продукте. Если они близки к своему закату, то такой продукт брать не стоит.\n\n- Например: архитектура «клиент-сервер» все еще применяется, но со­временной назвать ее нельзя. Это же применимо и к самой ECM-системе — нужно оценить, на ка­кой фазе своего жизненного цикла она находится. У вас должна быть уверенность, что выбранное решение просуществует на рынке в рам­ках вашего горизонта планирования.\n\n- Смотреть надо не на компанию, не на бренд, а на сам продукт – сколь­ко времени он живет на рынке в своей текущей архитектуре. Номер версии бывает обманчив, иногда версии одна от другой сильно отли­чаются внутренним устройством.\n\n- Посмотрите, насколько часто выходят версии продукта. Система должна регулярно обновляться, потому что окружающая среда по­стоянно эволюционирует и пользователи сегодня не готовы ждать от релиза до релиза, чтобы получить новые возможности. \n\nЗа образец можно взять модель Google: новые функции вводятся в продукт по мере их готовности. Обновление системы электронного документооборота должно происходить максимально гладко для пользователей и для компания, чтобы это не превращалось в отдельный ИТ-проект.","gorizont-planirovaniya-budet-li-vasha-sed-aktualna-cherez-5-let","2025-06-10T07:11:04.926Z","2026-06-23T08:51:31.027Z","2026-06-23T08:51:31.013Z",{"id":78,"documentId":293,"seo_title":294,"seo_description":295,"seo_keywords":21,"title":296,"created":234,"body":297,"published":9,"weight":78,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":298,"createdAt":299,"updatedAt":300,"publishedAt":301},"obyk27yx4ws6rne1gu0rcvix","Интеграция СЭД в IT-ландшафт организации: проект внедрения","Как успешно вписать систему электронного документооборота в IT-ландшафт организации. Лучшие практики и советы по внедрению.","Как вписать систему электронного документооборота в ит-ландшафт организации: Проект по внедрению","###### *После внедрения новая СЭД должна стать частью ИТ-ландшафта, вписаться в него*\n\nВыбирая предметы гардероба или мебель, вы думаете о том, как это будет со­четаться с остальными вещами и соответствовать вашему стилю. Точно так же и с ECM: она должна стать частью вашего ИТ-ландшафта, вписаться в него.\n\nПричем критериев «вписывания в ландшафт» может быть много. Пре­жде всего, новая ECM должна работать на том же стеке технологий, что и остальные ваши приложения, будь то Java, Microsoft, Oracle или что-то еще – иначе не оберешься потом хлопот с интеграцией.\n\nДругой аспект: новая ECM в большинстве случаев приходит не на пустое место, а замещает какие-то унаследованные системы. Согласитесь, вряд ли имеет смысл менять старую систему на точно такую же по своим воз­можностям новую. Скорее всего, [появление в организации новой ECM](https://www.tezis-doc.ru/blog/vybor-sed-nefunktsionalnye-trebovaniya-v-tsentre-vnimaniya/) приведет к перераспределению зон ответственности между несколькими приложениями. Например, у вас была система регистрации и учета документов в канцелярии и отдельно — системы управления документами в кадрах, в маркетинге и в договорном отделе. Будет логично, если всех их заменит единая ECM-платформа.\n\nБывают задания и более сложные технически: допустим, у вас проходит внедрение системы электронного документооборота и параллельно идет глобальный проект по автоматизации бизнес-процес¬сов на базе какой-либо BPMS. Поскольку все современные ECM обладают встроенными возможностями по управлению бизнес-процессами, вам придется выбирать, что использовать для автоматизации процессов документооборота — возможности самой ECM или универсальные инструменты на основе BPM-движка.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- Решить, какие из старых систем будут выведены из эксплуатации по­сле внедрения новой ECM;\n\n- Решить вопрос с миграцией данных, если это требуется; (Далеко не все старые вещи стоит брать с собой в новую жизнь – вовсе не обяза­тельно переносить все исторические данные в новую систему, а толь­ко те, которые нужны для бизнеса.)\n\n- Откуда наша ECM-система будет получать мастер-данные? Если в ор­ганизации нет единой системы управления мастер-данными, может быть самое время об этом подумать.\n\n- Если какие-то функции выводимых из эксплуатации систем не могут быть покрыты новой ECM, то нужно решить два вопроса: а) так ли эти функции необходимы; б) если да, то какими системами можно их покрыть.","kak-vpisat-sed-v-it-landshaft-organizatsii","2025-06-10T07:11:05.026Z","2026-06-23T08:51:31.061Z","2026-06-23T08:51:31.044Z",{"id":182,"documentId":241,"seo_title":242,"seo_description":243,"seo_keywords":21,"title":244,"created":234,"body":245,"published":9,"weight":182,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":246,"createdAt":247,"updatedAt":248,"publishedAt":249},{"id":106,"documentId":304,"seo_title":305,"seo_description":306,"seo_keywords":21,"title":307,"created":234,"body":308,"published":9,"weight":106,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":309,"createdAt":310,"updatedAt":311,"publishedAt":312},"ox17poyaue954ooefgbfdfxv","СЭД на платформе или коробочный продукт: что выбрать?","Выбирая СЭД, стоит задуматься: платформа или коробочный продукт? Мы рассмотрели плюсы и минусы каждого из вариантов.","СЭД на платформе или коробочный продукт: За и против","###### *Адаптивность и приспосабливаемость продукта к меняющимся условиям деловой среды – ключевое требование к корпоративной системе*\n\nПожалуй, время коробочных решений безвозвратно ушло. Адаптив­ность, приспособления продукта к изменчивым условиям деловой среды — вот ключевое требование, предъявляемое ко всем корпоратив­ным системам. «Коробка», то есть готовый закрытый продукт, даже обладающий широ­кими возможностями конфигурации, ориентированный на максимальное покрытие определенной предметной области, все равно оказывается в про­игрыше, потому что «специалист подобен флюсу, ибо полнота его односто­ронняя», как говорил Козьма Прутков.\n\n\nВ бизнесе остается все меньше изолированных областей, где узкие специа­листы при помощи специализированных систем занимаются только своим делом. Сквозные бизнес-процессы, работа проектных команд, выход на смежные рынки – это требует от сотрудников освоения новых функций и приемов работы. Например, банк продает страховые продукты, розничный бизнес оформляет кредиты и т. д.\n\nСистема электронного документооборота должна поддерживать многие бизнес-процессы, предоставляя сервисы по работе с документами разным специалистам, поэтому гибкая платформа однозначно будет в выигрыше.\n\nСтоит также учесть вероятность слияний или поглощений – при всех преимуществах для бизнеса, для ИТ это обычно большой стресс. Потому что нужно в короткий срок наладить [взаимодействие разных систем](https://www.tezis-doc.ru/blog/osobennosti-integratsii-sed-s-drugimi-korporativnymi-sistemami/), и единая система документооборота имеет здесь высокий приоритет. Гибкая ECM-платформа дает ИТ-службе больше шансов выполнить требования акционеров в такой ситуации.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- Выяснить пределы гибкости и возможности настройки предлагаемого вам продукта. Причем лучше сразу смотреть в корень – понять прин­ципы, на которых продукт построен и его архитектуру, а не тратить время мелкие детали.\n\n- Обратить внимание на другие применения платформы, не только на документооборот. Вполне возможно, что вы сможете решить более широкий круг задач одним инструментом, а в совокупности это даст экономию.\n\n- Открытый исходный код — несомненное преимущество. Пусть вы ни­когда не соберетесь что-то менять в исходниках, но это дает возмож­ность понять глубже, как устроена система, которую вы собираетесь внедрять.","sed-na-platforme-ili-korobochnyj-produkt-za-i-protiv","2025-06-10T07:11:05.219Z","2026-06-23T08:51:31.129Z","2026-06-23T08:51:31.116Z",{"id":314,"documentId":315,"seo_title":316,"seo_description":317,"seo_keywords":21,"title":318,"created":234,"body":319,"published":9,"weight":314,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":320,"createdAt":321,"updatedAt":322,"publishedAt":323},8,"hcicxmouhzuidt350idk5vgb","Интеграция СЭД с корпоративными системами: особенности и рекомендации","Как правильно интегрировать СЭД с другими корпоративными системами и избежать проблем взаимодействия. Советы экспертов.","Особенности интеграции СЭД с другими корпоративными системами","###### *Закрытые системы сегодня не имеют шансов на выживание в корпоративной среде*\n\nГоворя о платформах, мы уже затронули тему [интеграции ECM с другими приложениями и системами](https://www.tezis-doc.ru/blog/kak-vpisat-sed-v-it-landshaft-organizatsii/). Одним из побудительных факторов мы на­звали необходимость поддержки разнообразных бизнес-процессов, когда ECM используется совместно с другими бизнес-приложениями – например, помогает работать с финансовой «первичкой» непосредственно в ERP.\n\n\nДругой фактор — это необходимость синхронизации мастер-данных (или нормативно-справочной информации, НСИ), включая учетные записи пользователей, организационно-штатную структуру предприятия, каталоги продукции, справочники контрагентов, адресный регистр и многое дру­гое. Чтобы работать согласованно, все корпоративные приложения долж­ны пользоваться одними и теми же справочными данными, а для этого системы должны уметь этими данными обмениваться.\n\nНельзя забывать и о взаимодействии с внешним миром. При внедрении ECM в госсекторе нужна интеграция со СМЭВ и МЭДО, в других задачах может понадобиться работа с электронной почтой, при участии в элек­тронных торгах — обмен документами с торговой площадкой и т. д.\n\nПоэтому наличие развитых возможностей интеграции следует считать обязательным требованием к системе электронного документооборота, и это надо учитывать при выборе.\n\nРЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- Проверьте наличие документированного API к предлагаемой СЭД. Закрытые системы сегодня не имеют шансов на выживание в корпоративной среде.\n\n- Узнайте о других способах интеграции ECM с внешними источниками данных — готовые шлюзы, возможность использования партнерских решений и т. д. Вовсе не обязательно решать каждую интеграционную задачу вручную при помощи API.","osobennosti-integratsii-sed-s-drugimi-korporativnymi-sistemami","2025-06-10T07:11:05.318Z","2026-06-23T08:51:31.164Z","2026-06-23T08:51:31.150Z",{"id":325,"documentId":326,"seo_title":327,"seo_description":328,"seo_keywords":21,"title":329,"created":234,"body":330,"published":9,"weight":325,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":331,"createdAt":332,"updatedAt":333,"publishedAt":334},9,"b14cflpgq2cemnagojowroh0","Мобильность СЭД: удобная работа с документами в движении","Практические советы по выбору СЭД с учетом мобильности: удобство использования, кроссплатформенность, синхронизация и поддержка всех устройств","Мобильность СЭД","###### *СЭД должна поддерживать все популярные мобильные платформы*\n\nПродажи смартфонов и планшетов уже в 2013 году превысили про­дажи ПК, а в скором времени мобильные устройства превзойдут ПК и по количеству — таковы реалии сегодняшнего дня. Корпоратив­ные пользователи также широко применяют мобильные устройства на работе, читая с них почту, утверждая сделки, отдавая поручения и выполняя все другие действия, которые раньше требовали использо­вания настольного компьютера.\n\n\nСегодня мобильные технологии – это не какой-то особый подраздел ИТ, а это и есть ИТ будущего. Поэтому проектируя любое бизнес-приложение, нужно учитывать фактор мобильности – это касается всех аспектов: ар­хитектуры, юзабилити, поддержки разнообразных клиентских устройств, безопасности, возможности работы в облаке и т.д. Так что систему электронного документооборота без мо¬бильного клиента даже не стоит рассматривать – работа с документами обязана быть мобильной, причем это должно быть доступно не только руководителям, но и всем сотрудникам с собственных электронных устройствах – телефонов и смартфонов. [Концепция «только iPad и только для руководителя» – это уже не современно](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-mobilnost-dlya-vseh/).\n\nМобильный мир многополярен, монополиста на нем нет (при всем ува­жении к фирме Apple, которая этот рынок для нас открыла). [Предлага­емая вам ECM](https://www.tezis-doc.ru/blog/kak-vybirat-sed-v-usloviyah-zrelogo-rynka/) должна поддерживать все популярные мобильные плат­формы: iOS, Android, Windows. Причем разработка отдельных нативных приложений под каждую платформу едва ли разумный путь — как с точки зрения экономики, поскольку придется держать несколько команд раз­работчиков, так и с точки зрения унификации пользовательского опыта (user experience).\n\nДля мобильных бизнес-приложений более логичным выглядит использование MEAP-платформ или HTML5-решений, позво­ляющих централизованно проектировать бизнес-логику и автоматически адаптировать пользовательский интерфейс под конкретный форм-фактор устройства и его операционную систему.\n\nКонцепция BYOD (Bring Your Own Device) уже принята многими органи­зациями, которые поняли, что преимущества для бизнеса от использова­ния сотрудниками собственных смартфонов и планшетов гораздо больше, чем риски (часто — довольно гипотетические), поскольку в области мо­бильной безопасности появились вполне зрелые решения, сводящие эти риски к минимуму.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- *Начните знакомство с ECM-системой с мобильного клиента. Если он вас удовлетворит, то можно двигаться дальше. Главный критерий — с системой должно быть удобно работать, все должно быть понятно без чтения документации, к чему уже привыкли мобильные пользователи. Пусть это отчасти субъективно, однако первое впечатление очень важно.*\n\n- *Уточните, как именно реализована мобильная кросс-платформен­ность, то есть, поддержка разных мобильных платформ. (То, что это обязательно – даже не обсуждается. На одном iPad далеко не уедешь.)*\n\n- *Обратите внимание на поддержку различных форм-факторов — для планшета и смартфона нужны разные интерфейсы. Конечно, читать документы со смартфона едва ли удобно, но быстро ответить на во­прос, перенаправить поручение, прочитать уведомление о срочном задании – все эти вещи вполне можно делать и с маленького экрана.*\n\n- *Ценовая политика в отношении мобильных версий — отличный ин­дикатор понимания разработчиком ECM парадигмы мобильности. Мобильная ECM отнюдь не товар премиум-класса.*","mobilnost-sed","2025-06-10T07:11:05.414Z","2026-06-23T08:51:31.199Z","2026-06-23T08:51:31.184Z",{"id":336,"documentId":337,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":338,"created":234,"body":339,"published":9,"weight":336,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":340,"createdAt":341,"updatedAt":342,"publishedAt":343},10,"o376seauf9ohafkzu1ds7fxj","Выбор СЭД: Как избежать скрытых расходов?","###### *Выбирая систему электронного документооборота, важно оценивать предложения поставщиков исходя не из цены закупки, а из общей стоимости владения ею за срок ее эксплуатации*\n\nРазумеется, заказчик хочет получить лучшее решение за меньшие день­ги. Но прямое сравнение коммерческих предложений разных постав­щиков может не дать финального ответа, какое же из них более выгодно.\n\nПричин тому несколько. Во-первых, [поставщики стараются создать более благоприятное впечатление](https://www.tezis-doc.ru/blog/svoboda-zakazchika-ot-postavshika-sed-kak-ne-okazatsya-na-igle-u-vendora/) и предложить по возможности более низкую цену на старте проекта — и не стоит их за это порицать. Во-вторых, есть вещи, от поставщика ECM никак не зависящие – например, состояние ва­шей инфраструктуры и требуемый объем инвестиций, чтобы система нор­мально заработала. Плюс ко всему есть фактор непредсказуемости пове­дения сложных систем, поэтому невозможно заранее просчитать, какие еще затраты придется понести.\n\n\nКаждый, кто делал ремонт в квартире с этим согласится — несмотря на самую тщательную подготовку и детальные расчеты, в жизни все получа­ется по-другому.\n\nПопулярный показатель ROI (возврат на инвестиции) слабо применим к системам автоматизации для работников умственного труда, и к ECM в том числе. Ускорение работы с документами само по себе прямого экономи­ческого эффекта не дает. Допустим, ваши сотрудники станут находить нуж­ные документы быстрее и сэкономят по 1 часу в день – это же не значит, что вы сократите их зарплату на 1/8?\n\nВлияние ECM на бизнес носит более опосредованный характер, и не всегда эти взаимосвязи можно выявить и сопоставить им количественные показатели. Качественные улучшения, как, например, повышение удобства работы с документами, тоже положитель­но влияют на бизнес, хотя и не измеряются в миллионах долларов.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- *Оценивать предложения поставщиков исходя не из цены закупки, а из общей стоимости владения (TCO) системой за срок ее плановой эксплуатации, то есть на интервале 5-7 лет.*\n\n- *Выявить все скрытые расходы, не включенные поставщиком в ком­мерческое предложение. Для нормальной работы ECM может потре­боваться дополнительное оборудование (серверы, сканеры, принте­ры, техника для работы со штрих-кодами), дополнительный персонал, обучение, модернизация каналов связи, обновление системного ПО, закупка дополнительного ПО, получение лицензий и сертификатов у регулятора, и т. д. Не стесняйтесь спрашивать — лучше все нюансы выяснить на старте проекта.*\n\n- *Забудьте о расчетах ROI на основе экономии времени. Либо находите более четкие критерии, например, экономия ФОТ, если вы планируете сокращение персонала, либо полагайтесь на качественные улучшения.*\n\n- *Еще один момент: внедрение ECM не обязано дать вам прямую эко­номию. Расходы на автоматизацию документооборота логично вклю¬чить в общие издержки на ведение бизнеса. ECM сегодня —такая же необходимость, как электронная почта и доступ в Интернет.*","vybor-sed-kak-izbezhat-skrytyh-rashodov","2025-06-10T07:11:05.809Z","2026-06-23T08:51:31.236Z","2026-06-23T08:51:31.218Z",{"id":6,"documentId":345,"seo_title":346,"seo_description":347,"seo_keywords":21,"title":348,"created":234,"body":349,"published":9,"weight":6,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":350,"createdAt":351,"updatedAt":352,"publishedAt":353},"s0dznrstrne6asliprieq5aa","Рекомендации как избежать зависимости от поставщика СЭД","Узнайте, как выбрать систему электронного документооборота, чтобы не зависеть от поставщика советы и рекомендации от экспертов СЭД ТЕЗИС","Свобода заказчика от поставщика сэд: Как не оказаться на игле у вендора","###### *Чтобы не оказаться в зависимости от поставщика, при выборе системы электронного документооборота лучше отказаться от слишком экзотических технологий*\n\nПожизненно обеспечивать заказами разработчика ECM не входит в ваши планы, не так ли? Ваша цель — обеспечивать конкурентоспособность и развитие своего предприятия. [Пока выбранная ECM](https://www.tezis-doc.ru/blog/kak-vybirat-sed-v-usloviyah-zrelogo-rynka/) справляется со всеми возложенными на нее задачами, вы будете ее поддерживать и обновлять, приобретать дополнительные лицензии. Но как только станет ясно, что ваша организация переросла возможности системы, ее придется менять.\n\n\nБывает и другая ситуация: система вполне удовлетворяет пользователей, но фирма-разработчик вдруг уходит с рынка, из-за неблагоприятной конъюнктуры или вследствие недружественного поглощения. От этого ни­кто не застрахован — ни крупные западные вендоры, ни отечественные разработчики.\n\nПоэтому делая свой выбор в пользу той или другой ECM, нужно оценивать не только качество и доступность технической поддержки, но и быть гото­вым сопровождать систему самостоятельно или заменить ее на другую.\n\n## РЕКОМЕНДАЦИИ:\n\n- *Избегайте слишком экзотических технологий; избегайте устаревших технологий, находящихся на последних стадиях жизненного цикла – дефицит специалистов может оказаться критическим фактором;*\n\n- *Проанализируйте финансовое положение поставщика, особенно это касается отечественных разработчиков.*\n\n- *Еще раз об открытом коде: возможно, это ваш спасательный круг, если что-то случится с поставщиком*","svoboda-zakazchika-ot-postavshika-sed-kak-ne-okazatsya-na-igle-u-vendora","2025-06-10T07:11:05.925Z","2026-06-23T08:51:31.269Z","2026-06-23T08:51:31.254Z",{"id":355,"documentId":356,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":357,"created":358,"body":359,"published":9,"weight":355,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":360,"createdAt":361,"updatedAt":362,"publishedAt":363},12,"qoo1xbjocxzr23o3q69oruof","ТЕЗИС: СЭД для управления бизнес-процессами","2014-09-23","###### *СЭД ТЕЗИС – бизнес-приложение, реализующее функции документооборота*\r\n\r\nЗаказчики выдвигают все большие требования к СЭД, возлагая на них важные задачи по управлению бизнесом. При этом старых запросов тоже никто не отменял – СЭД по-прежнему должны обеспечивать классическое делопроизводство и документооборот. СЭД ТЕЗИС удается совмещать эти противоречивые требования клиентов.\r\n\r\nСЭД, предназначенные по сути для автоматизации рутинных процедур обработки документов, тем не менее обладают каким-то особым статусом в глазах заказчиков и разработчиков. Скорее всего, причина в том, что при помощи СЭД реализуются функции, связанные с выполнением властных полномочий в государственном и корпоративном управлении. И этот ореол причастности к таинству власти распространяется на СЭД в целом. Хотя на самом деле ничего таинственного в СЭД нет – это такая же информационная система, как и все другие.\r\nБольшинство отечественных СЭД создавались с единственной целью — обеспечить автоматизированное выполнение функций документооборота и дать вертикали власти инструмент контроля. Когда эта задача была успешно решена, разработчики задумались о расширении функциональности своих систем и начали говорить, что СЭД выходит за пределы канцелярии и позволяет решать любые бизнес-задачи. Но многие идеи и технические решения, заложенные в такие системы электронного документооборота, своими корнями уходят в бюрократические процедуры, которые часто являются тормозом для любой продуктивной деятельности. Решать новые задачи при помощи старых систем хорошо не получится.\r\nА что если с самого начала пойти другим путем? Ведь можно рассматривать СЭД как частный случай, как бизнес-приложение, реализующее функции документооборота, но при этом всего лишь одно из многих в архитектуре предприятия.\r\n\r\n## СЭД ТЕЗИС – бизнес-приложение на единой платформе\r\nТаким путем пошла [компания Haulmont](https://www.tezis-doc.ru/company/), начав разработку [системы электронного документооборота ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/features/) на своей универсальной Java-платформе создания бизнес-приложений CUBA. Фактически был применен подход «от общего к частному»: СЭД разрабатывалась на платформе, в которой уже были реализованы многие базовые сервисы, востребованные в бизнесе.\r\nНа базовом уровне требования к корпоративным информационным системам достаточно схожи: необходимо обеспечивать надежное хранение информации, защиту данных и управление политиками доступа, управлять бизнес-процессами, обеспечивать гибкую настройку пользовательского интерфейса для работы со специфическими бизнес-объектами. Желательно, чтобы спецификации интерфейсов разных бизнес-приложений были разработаны в едином стиле, что облегчает работу пользователей. Разумеется, нужны мощные, адаптивные и гибкие средства поиска, причем сквозной поиск по всем информационным хранилищам (Enterprise Search) предпочтителен. И никак нельзя обойтись без аналитических инструментов (Business Intelligence).\r\nТакже на уровне платформы обеспечивается поддержка работы со всеми типами клиентских устройств и сред — обычные десктоп- и веб-клиенты, разнообразные мобильные гаджеты с разными мобильными ОС.\r\nЭлементарный экономический расчет показывает, что разработка таких компонент исключительно для нужд только лишь СЭД никогда не окупится. Другое дело, когда стоимость разработки этих компонент разносится на все приложения, реализуемые на единой платформе.\r\nСЭД ТЕЗИС – воплощение в жизнь нового российского продукта, отвечающего спросу современных организаций и лишенного основных недостатков отечественных систем. Труд разработчиков заслужил высокую оценку: система ТЕЗИС была признана лауреатом более 10 различных премий и номинаций.\r\n\r\n## Следовать традициям и быть в тренде\r\nЗаказчики предъявляют к СЭД совершенно противоречивые требования, которые тем не менее приходится выполнять. С одной стороны, от СЭД ожидают, что она будет поддерживать классическое делопроизводство и документооборот, как это организовано в канцеляриях госучреждений и крупных промышленных компаниях (которые по своему менталитету на самом деле очень близки к чиновничеству).\r\nМожно сколь угодно долго дискутировать о том, что бюрократический стиль управления является тормозом прогресса, но спрос на решения по автоматизации работы канцелярии в обозримом будущем продолжит существовать, и разработчики СЭД должны это учитывать.\r\nС другой стороны, заказчики требуют, чтобы СЭД отвечала всем новейшим трендам в области ИТ-, потому что современная бизнес-среда характеризуется динамикой и сложностью и предъявляет к компаниям все более высокие требования, заставляя их постоянно работать над повышением своей конкурентоспособности.\r\nНовые задачи в бизнесе и госуправлении требуют от организаций активного использования информационных ресурсов и автоматизации управления бизнес-процессами. Отсюда вытекают и новые расширенные требования к СЭД: для эффективного ведения бизнеса нужны комплексные решения, обеспечивающие накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации. Таким образом, можно говорить о расширении функционала СЭД до уровня ЕСМ (Enterprise Content Management).\r\nСистема ТЕЗИС предоставляет пользователям богатый набор технологий для работы с неструктурированной информацией и включает в себя решение задач по организации делопроизводства и электронного архива, управления процессами (BPM), а также комплекс специализированных приложений (управление совещаниями, управление проектами, Help Desk и прочее). И все это построено на базе единой платформы.\r\n\r\n## Надежность СЭД на «пять девяток» – требование времени\r\nВернемся мысленно всего на несколько лет назад. Во многих организациях СЭД уже внедрены и, судя по отзывам самих заказчиков и отчетам поставщиков вполне успешно эксплуатируются. Однако почти повсеместно эти системы лишь дублируют бумажный документооборот, помогая регистрировать документы и учитывать их движение.\r\nСлучись вдруг что-то непредвиденное, какой-то сбой в системе – и люди легко вернутся к своим регистрационным журналам, работа организации без СЭД не остановится.\r\nПереход к настоящему электронному документообороту происходит как раз сейчас, на наших глазах, потому что только недавно изменения в законодательстве и развитие коммуникаций сделали возможным широкое использование настоящих электронных документов, то есть тех, которые создаются в цифровом виде и в этом же виде используются, без необходимости их распечатки и подписывания собственноручно.\r\nЭто драматическим образом меняет требования к надежности СЭД, которая теперь переходит в разряд систем, критически важных для бизнеса. Если все документы стали электронными, начальник уже не сможет послать свою секретаршу за нужной бумагой, если система зависла.\r\nНадежность системы — это комплексное понятие, которое включает отказоустойчивость, доступность, обеспечение сохранности данных при сбоях, их долгосрочное хранение и другое. С инженерной стороны это реализуется посредством реализации распределенной системы, в которой нет единой точки отказа, включением в ее состав сервисов балансировки нагрузки, резервного копирования и восстановления, мониторинга и аудита.\r\nОпять-таки вынесение этих сервисов на уровень платформы позволяет разработчикам СЭД фокусироваться на функциональной стороне, а проблемы обеспечения надежности решать на инфраструктрном уровне.\r\nКстати говоря, сама платформа CUBA компании Haulmont, на которой построена СЭД ТЕЗИС, проверку на надежность прошла: на ней был выполнен проект комплексной автоматизации компании Addison Lee, оператора услуг такси в Лондоне. Эффект от ее внедрения — 10 млн фунтов стерлингов в год.\r\nСистема поддерживает работу свыше 4 тыс. пользователей, обеспечивая выполнение более 30 тыс. заказов в день в режиме работы 24/7. Доступность системы — на уровне «пять девяток» (99,99999 %). Addison Lee плодотворно сотрудничает с компанией Haulmont в течение 5 лет, а ее бизнес ежегодно растет на 30 %, во многом благодаря надежной и адаптивной информационной системе. Для СЭД такая надежность тоже не помешает, если от нее зависит все управление компанией, а не только работа канцелярии по регистрации документов.\r\n\r\n## Работа в веб-среде: клиент клиенту рознь\r\nЕсли несколько лет назад лишь немногие разработчики СЭД задумывались о предоставлении веб-доступа к своим системам, то сейчас реалии времени таковы, что веб-клиент в той или иной степени реализован в большинстве известных СЭД.\r\nС формальной стороны, веб-доступ – это возможность работы в системе через интернет-браузер. Само по себе его наличие еще не гарантирует, что будет обеспечен полный функционал при работе через браузер. К тому же часто требуется установка различных специальных расширений, например, ActiveX, что фактически превращает тонкий клиент в толстый.\r\nОсобенность системы ТЕЗИС в том, что при веб-доступе функциональность обеспечивается на 100 %, что позволяет полноценно работать с корпоративной информацией из любой точки мира, где есть интернет, без привязки к рабочему месту. Полноценный веб-клиент также позволяет заказчику экономить существенные средства на этапе внедрения решения, поскольку не требует работ по развертыванию и настройке системы на рабочих станциях. И это значительно облегчает жизнь ИТ-службе заказчика при сопровождении СЭД.\r\nМобильность: новые горизонты и новые проблемы\r\nАгитировать за мобильные технологии сегодня совсем излишне — бизнес уже оценил преимущества мобильности и сейчас активно осваивает новые способы коммуникации и взаимодействия с использованием планшетов и смартфонов.\r\nМиллионы людей (многие из них — сотрудники различных организаций) приобретают мобильные устройства для себя, а потом используют их на работе. Этот феномен быстро набирает популярность и получил название BYOD (Bring Your Own Device).\r\nИсследование консалтингового подразделения Cisco IBSG показало, что BYOD распространяется не только в США и не только в крупных компаниях. На глобальном уровне BYOD в целом поддерживают 90 % руководителей ИТ-подразделений крупных и средних предприятий, а 70 % относятся к этому феномену положительно — «весьма» либо «очень». Потрясающие показатели, свидетельствующие о том, что компании в разных частях света де-факто уже признали, что их сотрудники могут использовать собственные устройства для работы с корпоративной информацией.\r\nМобильный клиент СЭД ТЕЗИС независим от мобильной ОС, что при нынешнем многообразии мобильных платформ просто необходимость. Это достигается за счет того, что мобильный клиент это веб-приложение, оптимизированное для работы с сенсорными экранами (touch-screens). Соответственно, его можно использовать, просто открыв в браузере на любом мобильном устройстве.\r\n\r\n## Процессы\r\nПри всей схожести задач документооборота внутри любой отрасли, да и в более широком контексте, в каждой организации находятся какие-то свои нюансы в работе с документами и контроле исполнения поручений руководства, что делает невозможной жесткую программную реализацию этих функций. Для того чтобы преуспеть на рынке, ПО для документооборота должно быть очень гибким, особенно в части настройки деловых процессов.\r\nКомпания Haulmont обобщила свой более чем десятилетний опыт разработки приложений для бизнеса и создала гибкий конструктор бизнес-процессов, который позволяет поддерживать любые схемы движения документов в организации. Для описания процессов используется собственная удобная нотация, а дружественный и интуитивно понятный интерфейс облегчает вовлечение пользователей в работу с системой и минимизирует необходимость обучения.\r\nПроцесс может быть создан в визуальном редакторе, интегрированном в платформу, и затем развернут прямо в ходе работы приложения. Набор возможных состояний, действий, форм и таймеров закладывается в систему при разработке приложения.\r\n\r\n## Будущее ECM\r\nПредсказывать будущее — дело неблагодарное и бесполезное. Например, в 2006 году аналитики Gartner прогнозировали, что бум мобильных устройств наступит только через 5-10 лет. А уже 9 января 2007 года Стив Джобс представил первую модель iPhone, который в корне изменил наши представления о мобильности.В связи с этим давайте не будем загадывать далеко, а остановим внимание на тех трендах, которые уже сформировались и определяют сегодня развитие индустрии ECM. На горизонте 2—5 лет все так же значимыми в ИТ в целом будут три тенденции: мобильность, облачность и социальность. Но каждой отрасли предстоит по-своему их осмыслить и реализовать в новом поколении продуктов, в т. ч. и ECM. Сочетание классических подходов к автоматизации задач делопроизводства и контроля исполнения с современными трендами в области ECM позволяет СЭД ТЕЗИС решать различные бизнес-задачи, связанные с обработкой документов, одновременно следуя традициям и оставаясь в тренде развития технологий.\r\nВ мире много примеров внедрений, когда с помощью технологий ECM изменили бизнес: не просто создали единое информационное пространство предприятия, новые отношения в цепи поставок или с клиентами, а глубоко изменили всю корпоративную культуру. Эти примеры далеко не единичны, и они показывают, что сегодня любая крупная компания находится в точке выбора: игнорировать происходящие в мировой бизнес-среде изменения или принять их.\r\nНельзя забывать, что, какие бы масштабные задачи не возлагались на ECM-систему, она все равно остается частью общего ИТ-ландшафта предприятия. Будучи реализованной на универсальной платформе создания бизнес-приложений, СЭД ТЕЗИС обладает широкими возможностями по интеграции с другими системами, а ее открытый код позволяет выполнять любые доработки силами заказчика или партнера.\r\nНо следует учесть, что процесс развития ECM в компании обычно не завершается, система должна расти и совершенствоваться постоянно. Компания должна искать, как и где внедрение инновационных технологий может принести улучшения и повысить эффективность бизнеса, делая фокус на достижении целей и получении преимуществ в своей основной деятельности.\r\nСЭД ТЕЗИС также продолжает развитие по направлению к высокотехнологичному будущему, обеспечивая защиту инвестиций своих клиентов, а также надежность и масштабируемость бизнес-решений за счет универсальной платформы CUBA, на которой она реализована.","tezis-sed-kak-biznes-prilozhenie","2025-06-10T07:11:06.034Z","2026-06-23T08:51:31.301Z","2026-06-23T08:51:31.287Z",{"id":365,"documentId":366,"seo_title":367,"seo_description":368,"seo_keywords":21,"title":369,"created":370,"body":371,"published":9,"weight":365,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":372,"createdAt":373,"updatedAt":374,"publishedAt":375},16,"ji80rrcdp4debnxsxvdec51t","СЭД: Мобильность для всех сотрудников","Узнайте, как мобильная СЭД ускоряет работу, делает процессы доступными каждому сотруднику и решает задачи на любом устройстве.","СЭД: Мобильность для всех","2014-10-13","###### *Мобильная СЭД – необходимый каждому сотруднику рабочий инструмент, который поможет более эффективно решать текущие задачи*\n\nАгитировать за мобильность уже никого не надо, времена сомнений давно прошли. Мы буквально купаемся в мобильности – мобильный банкинг, страхование, билеты, госуслуги, купоны, книги, общение, фотография, навигация, игры, наконец. Вся информация и сервисы, нужные человеку в повседневной жизни, доступны через мобильное устройство. Или очень скоро будут доступны.\n\nНеизбежно, эта вакханалия мобильности проникает и в корпоративный сектор, несмотря на все тревоги и опасения в части безопасности (пусть и вполне обоснованные) и на сопротивление консерваторов. Потому что пользователям так удобнее. Разумеется, «супермобильность» не обходит стороной и системы документооборота – но тут есть нюансы, давайте разберемся подробнее.\n\n## «ПЛАНШЕТ РУКОВОДИТЕЛЯ» — ВЧЕРАШНИЙ ДЕНЬ\n\nКогда в 2010 году появился первый iPad, он был очень дорогой игрушкой, позволить которую себе могли только топ-менеджеры. Поэтому абсолютно логично, что разработчики СЭД быстро среагировали, выпустив на рынок разнообразные «планшеты руководителя» по сумасшедшей для мобильного мира цене порядка 1000 долларов за лицензию, причем с довольно банальной функциональностью просмотра документов и утверждения резолюций.\n\nПри этом рисовалась всегда одна и та же картинка: очень-очень важный Руководитель (обязательно с большой буквы), сидя в своем дорогом лимузине, расписывает документы и дает поручения со своего iPad, чтобы ни на минуту не терять контроль над бизнес-процессами в своей компании. Остальные же сотрудники сидят на своих рабочих местах и добросовестно эти поручения исполняют.\n\nМожет это было и круто, но с тех пор мир сильно изменился. Сегодня обладание планшетом или смартфоном уже отнюдь не символ принадлежности к высшей касте, а просто некий индикатор «продвинутости», не более того.\n\n## РЕАЛЬНЫЙ ВЗГЛЯД НА МОБИЛЬНОСТЬ. НОВОМУ ВРЕМЕНИ — НОВЫЕ СЦЕНАРИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ\n\nДавайте зададимся вопросом: что ждет организация от мобильных технологий? Ускорения работы, прежде всего. За счет чего — есть несколько вариантов.\n\nВвод первичных данных. Чем раньше попадут в систему заявки, квитанции, счета, протоколы и все другие документы, инициирующие бизнес-процессы, тем быстрее пойдет вся работа. Если у полевых сотрудников будет возможность сделать это при помощи мобильного устройства, то это даст более заметный эффект, чем пафосное приложение для нескольких руководителей.\nСокращение времени «простоя» документов на промежуточных этапах. Во многих бизнес-процессах распределением работы между исполнителями занимаются руководители подразделений, иногда эта управленческая пирамида бывает многоступенчатой. Если дать мобильную СЭД руководителям среднего звена, это позволит им быстрее передавать документы специалистам.\nАктивизация коллективной работы. Не только начальники ходят на совещания, но и рядовые исполнители. Если у каждого сотрудника будет мобильный доступ к своим документам, то любые формы коллективной работы, начиная от совещаний у руководства и заканчивая неформальными обсуждениями, будут эффективнее.\n\n**Вывод**: перестать зацикливаться на мобильной СЭД для руководителей, посмотреть шире. Мобильность нужна всем сотрудникам без исключения. Разумеется, массовый продукт не должен стоить так же дорого, как эксклюзивный – людям нужен рабочий инструмент, а не дорогая игрушка.\n\n## ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:\n\nВопрос: Как насчет безопасности мобильной СЭД? Ведь пользователям нужно работать с конфиденциальными документами, а может быть и с персональными данными.\n\nОтвет: Едва ли СЭД будет единственным мобильным приложением, которое используют в компании. Защита нужна всем, поэтому бессмысленно строить отдельные системы безопасности для каждого приложения. [Выбирайте комплексное решение](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-i-standarti-informatsionnoy-bezopasnosti/) EnterpriseMobilityManagement, которое обеспечит и защиту данных и каналов связи, и управление устройствами, благо на рынке их много. И СЭД будет под защитой, и все остальное тоже. Учтите, что мобильная безопасность очень непростая тема, избегайте кустарных решений.\n\nВопрос: Разрешать ли использовать сотрудникам собственные устройства?\n\nОтвет: А разве у вас есть реальный выбор? Еще можно снабдить служебными планшетами линейный персонал, например, курьеров или агентов в точках продаж, но специалисты и руководители, скорее всего, захотят пользоваться личными устройствами. Ведь элементарно неудобно таскать с собой два планшета. Сегодня на мобильных платформах тоже доступны технологии виртуализации – корпоративные приложения будут работать в одном контейнере, а личные — в другом, так что никакой обмен данными между ними будет невозможен. Посмотрите решения AirWatch, Citrix, Symantec, Good Technologies и др.\n\nВопрос: Нужна ли мобильная СЭД на смартфоне? Ведь все равно будет неудобно читать документы.\n\nОтвет: [СЭД на смартфоне нужна обязательно](https://www.tezis-doc.ru/blog/mobilnost-sed/)! Прежде всего, нужно оперативно информировать человека о поступлении заданий, об истечении сроков, совещаниях и других событиях. И еще один момент: есть задачи, для которых достаточно и скромного экрана смартфона – например, делегировать поручение исполнителю, что чаще всего делают руководители подразделений. Или согласовать договор, когда содержание вам уже известно и были внесены только незначительные правки. Причем на смартфоне это можно сделать буквально на ходу, а с планшетом это не всегда удобно. Более того, обязательно появятся клиенты мобильных СЭД на умных часах.\n\n","sed-mobilnost-dlya-vseh","2025-06-10T07:11:06.598Z","2026-06-23T08:51:31.435Z","2026-06-23T08:51:31.420Z",{"id":92,"documentId":377,"seo_title":378,"seo_description":379,"seo_keywords":380,"title":381,"created":382,"body":383,"published":9,"weight":92,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":384,"createdAt":385,"updatedAt":386,"publishedAt":387},"ci13vgkknsffiinr56452nxb","Платформы для электронного документооборота - СЭД ТЕЗИС","ᐉ Система электронного документооборота на платформе. ✅ Платформа позволит расти в любом направлении – по функциональности и по количеству пользователей. ✅ Обработка документов ✅ Поддержка бизнес-процессов ✅ Интеграция с различными учетными системами","Обработка документов, Поддержка бизнес-процессов, Интеграция с различными учетными системами","Система электронного документооборота на платформе – только «За», никаких «Против»","2014-11-11","###### *По сравнению с другими подходами к реализации СЭД, платформы обладают целым рядом преимуществ*\n\nПлатформенное ПО – это не мода и не прихоть программистов. Динамичная и изменчивая внешняя среда заставляет постоянно модифицировать и дорабатывать информационные системы, в том числе и СЭД, а для этого как раз и нужны гибкие платформы.\n\nДокументооборот только на первый взгляд кажется консервативной сферой деятельности, не претерпевшей изменений со времен Салтыкова-Щедрина. Входящие входят, исходящие исходят – запрограммировать один раз и дело с концом! Ан нет!\n\nПри достаточной похожести постановки задачи на внедрение СЭД заказчикам нужны очень разные решения по работе с документами и процессами, поэтому и приходится постоянно системы «подкручивать». По сравнению с другими подходами к реализации СЭД, платформы обладают рядом преимуществ, о которых и поговорим ниже. Но сначала разберемся, что есть платформа.\n\n## ЧТО ТАКОЕ ПЛАТФОРМА?\n\nСегодня все, что ни возьми – платформа. Мобильная, облачная, платформа разработки, электронной коммерции, веб-приложений, пользовательского опыта (UX), аналитики, распределенных вычислений, интеграции, бизнес-процессов, и т.д. и т.п. При том что четкого определения термина «платформа» нет даже в ИТ-глоссарии Gartner. Если сказать в самых общих чертах, то платформа – это ПО, служащее основой для других систем.\n\nЭто значит, что у платформы должен быть понятный и документированный интерфейс (API), чтобы можно было к ней обращаться из других приложений, и платформа должна аккумулировать в себе широкий набор функций, относящихся к данной предметной области. Только при этих условиях существование платформы обретает смысл – разные приложения могут пользоваться общими сервисами и манипулировать данными по общим правилам. СЭД-платформа, соответственно, служит для построения различных решений с использованием функций электронного документооборота:\n\n- Регистрация документов.\n- Управление документами.\n- Управление задачами.\n- Поиск, полнотекстовый и атрибутивный.\n- Управление доступом и безопасность.\n\nИспользуя эти функции, можно автоматизировать делопроизводство, управление договорами, работу с рекламациями, учет доверенностей, архив обычный и архив технической документации, предоставление госуслуг, выдачу кредитов и многие другие задачи, возникающие в разных сферах бизнеса и государственного управления.\n\n## ЗАКАЗНАЯ РАЗРАБОТКА (ИЛИ IN-HOUSE). В ЧЕМ РИСКИ?\n\nЭлектронный документооборот – это не космические технологии, ничего такого сверхсложного, чтобы с этим не справился средний программист, в самой задаче нет. Зачем тогда покупать систему, если можно поручить написать ее своим айтишникам или нанять не задорого какую-нибудь скромную фирму? Зато сделают систему точно под наши требования, как мы привыкли работать.\n\nСправедливости ради нужно сказать, что лет десять-пятнадцать назад такой подход работал. Тогдашние тиражные СЭД были беднее по своим возможностям, чем сейчас, западные платформы казались баснословно дорогими, поэтому многие организации склонялись в сторону заказных разработок (собственными силами или нанимая программистов – не суть важно, это все равно была полукустарная разработка). При удачном стечении обстоятельств такие СЭД могли дорасти до весьма приличного уровня или даже стать тиражным продуктом. Обычно на это требуется порядка десяти лет, и чтобы коллектив разработчиков оставался стабильным. Функциональные заказчики также постепенно осознавали, что им нужно от СЭД, и выкатывали свои требования не все сразу.\n\nВ общем, было пространство для органичного развития. Многое с тех пор изменилось. Бизнес ожидает от ИТ очень коротких сроков реализации проектов, максимум несколько месяцев. Функциональный заказчик, глядя на достигшие зрелости многочисленные СЭД, уже на стадии ТЗ предъявляет полный пакет требований. Пользователи, избалованные удобством мобильных устройств, ждут не менее удобного интерфейса и юзабилити от СЭД. Браться за разработку новой СЭД с нуля при таких исходных условиях – либо безрассудно, либо бессовестно. Ибо если делать качественно, то невозможно уложиться ни в какие в разумные сроки и бюджет, потому что придется фактически воссоздать, все что было наработано в электронном документообороте за последние лет десять.\n\nЕсть вариант выдать за собственную разработку несколько перелицованный готовый продукт, opensource или проприетарный, но это совсем другая история, мы не будем в нее углубляться. Вы же знаете, что патентные ведомства в принципе не рассматривают заявки на изобретение вечного двигателя, да? Аналогично стоило бы запретить и разработку заказных СЭД, особенно в госсекторе. Но при этом не возбраняется делать новые разработки для широкого рынка – конкуренция есть двигатель развития.  \n\n[СЭД-платформа vs «коробка с настройками»](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-na-platforme-ili-korobochnyj-produkt-za-i-protiv/)\n\nК слову сказать, физически коробок с софтом уже почти не осталось – все ПО скачивается из интернета, покупаются только лицензии. Но по традиции мы продолжаем так называть тиражные продукты для массового рынка, не предполагающие серьезной кастомизации. Купил и пользуйся. Тиражные разработки сейчас тоже делаются достаточно гибкими, их даже можно спутать с платформами. Изобилие настроек, конфигурационные файлы и обещания разработчиков «мы вам допишем любую функциональность» – получается, что для конечного заказчика особой разницы нет. Однако, «если посмотреть вооруженным глазом», то можно увидеть ряд существенных отличий:\n\n- Платформа изначально проектируется с учетом ее использования в различных решениях, уровень ее универсальности значительно выше.\n\n- Архитектура платформы прорабатывается так, чтобы обеспечить любые требования по масштабируемости и отказоустойчивости – т.е. у платформы есть больший запас прочности.\n\n- Платформа хорошо документирована, потому что создается для использования другими разработчиками.\n\nВсегда ли платформа лучше, чем тиражный продукт? Очевидно, нет. Если вам нужно автоматизировать какой-то участок работы, который достаточно стандартизован в силу традиций или требований законодательства, то проще взять готовый продукт, а не затевать сложный проект. Таким типовым участком в документообороте стало делопроизводство, где все давно отработано и рынок заполнен готовыми решениями. Только спросите себя еще раз: вам точно ничего больше не захочется автоматизировать?  \n\n## СРАВНИМ РАЗНЫЕ ПОДХОДЫ К РЕАЛИЗАЦИИ СЭД\n\nИтак, есть три варианта реализации СЭД:\n\n- Заказная разработка собственными силами или внешним подрядчиком.\n- Тиражный продукт с настройками под организацию.\n- СЭД-платформа и решения на ней.\n\nУ каждого варианта есть не только свои минусы, но и плюсы. Для удобства сравнения сведем все в таблицу.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/33ae37c8db8946f48e8a70cebcab9a48_2e59382cf0.png)\n\nПараметр «стоимость» решил не вносить в таблицу, потому что ценообразование далеко не всегда прозрачно и объективно. Надо смотреть конкретные предложения и соотносить их со своим бюджетом, а общие рассуждения тут не помогут. Поскольку на рынке преуспевают поставщики всех трех типов СЭД, мы не можем присудить пальму первенства ни одному из этих подходов.\n\nЭто значило бы идти против фактов – раз люди покупают, значит, это кому-то нужно. Давайте лучше кратко резюмируем, в каких случаях тот или другой подход к внедрению СЭД работает лучше.\n\n### Заказная разработка\n- Встречается все реже и реже – потому что требует очень много времени для созревания. Чаще всего таким проектам лет по десять и более. Если организации повезло с архитектором и коллективом разработчиков, собственная СЭД может быть успешной.\n- Учтите, что подобные проекты начинались в эпоху дефицита предложения на рынке СЭД, когда ни одна из доступных систем не удовлетворяла пользователей. Начинать заказную разработку СЭД сегодня более чем рискованно.\n\n\n### Тиражный продукт\n- Если вам от СЭД нужно только делопроизводство, то вполне можно подобрать подходящий тиражный продукт.\n- Вы ТОЧНО уверены, что кроме делопроизводства вам ничего не нужно?\n- Все остальные сферы применения СЭД не настолько стандартизованы, каждый заказчик выдвигает свои особые требования, поэтому тиражные продукты на таких проектах либо буксуют, либо тихо подменяются заказной разработкой.\n- Еще вариант – вам нужно облачное решение с ограниченной функциональностью для очень широкого круга пользователей. Тиражный продукт может решить проблему.\n\n### СЭД-платформа\n- Есть стратегическое решение развивать электронный документооборот, но на старте проекта не очень понятно, во что это может вырасти. Платформа позволит расти в любом направлении – по функциональности и по количеству пользователей.\n- У вас много бизнес-задач, связанных с обработкой документов, нужна поддержка бизнес-процессов и требуется интеграция с различными учетными системами. Только платформа!\n\n## ПОДВОДИМ ИТОГИ\n\nИсходя из глобальных тенденций, действующих в ИТ, можно резюмировать следующим образом:\n\n- Для малого бизнеса проще и надежнее брать типовые тиражные СЭД, лучше всего на облачной платформе.\n\n- Для всех остальных, от среднего до enterprise уровня, логичнее всего будет ориентироваться на платформенные СЭД-решения. Потому что кастомизация и интеграция все равно потребуются, а с платформой это намного проще, чем с монолитным продуктом, будь он заказной или тиражный.\n\nДругие полезные материалы, которые помогут ориентироваться в мире электронного документооборота, читайте [в нашем блоге](https://www.tezis-doc.ru/blog/). \n\n","sed-na-platforme-tolko-za-nikakih-protiv","2025-06-10T07:11:06.702Z","2026-06-23T08:51:31.474Z","2026-06-23T08:51:31.454Z",{"id":17,"documentId":18,"seo_title":19,"seo_description":20,"seo_keywords":21,"title":22,"created":23,"body":24,"published":9,"weight":17,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":27,"createdAt":28,"updatedAt":29,"publishedAt":30},{"id":64,"documentId":390,"seo_title":391,"seo_description":392,"seo_keywords":21,"title":393,"created":394,"body":395,"published":9,"weight":64,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":396,"createdAt":397,"updatedAt":398,"publishedAt":399},"pfxqj4mu90fh89lqtvo6tzha","Как выбрать СЭД и не упустить важное?","Ищете СЭД для эффективного управления документооборотом? Узнайте, как выбрать лучшую систему и не упустить важное в нашей статье.","Электронный документооборот: Как выбирать СЭД и не упустить важное","2015-07-15","**Сегодня система документооборота – не просто возможность заявить об инновационном подходе к ведению бизнеса, это насущная необходимость, а отсутствие её на предприятии есть признак недостаточной зрелости бизнес-процессов и слабой культуры работы с электронными документами. Между тем, выбор СЭД стал довольно трудным делом для заказчиков: рынок весьма насыщен, вендоры наперебой рассказывают о своих продуктах, обещая быстрый экономический эффект и другие чудеса.**\r\n\r\n**Представленный аналитический материал содержит рекомендации, призванные помочь организациям сформировать сбалансированный набор критериев при выборе системы документооборота с учетом реалий и трендов рынка. Он рассчитан на руководителей компаний, функциональных заказчиков, ИТ-директоров и представителей служб ДОУ.**\r\n\r\n\r\n> Много лет назад, работая начальником ИТ-отдела большого дистрибьютора, я сам стоял перед выбором системы электронного документооборота. В Интернете я нашел массу методик сравнения систем, но все они касались только функциональных характеристик, а другие, не менее важные факторы ускользали из их поля зрения.\r\n\r\n> Сейчас, работая со множеством заказчиков на рынке документооборота, я с удивлением обнаружил, что ситуация не сильно изменилась. Часто не хватает объективной и понятной информации о том, на что обращать внимание при принятии столь важного решения, какие тонкости и нюансы следует учесть, каких подводных камней избежать. Обилие предложений, представленных на рынке, вводит в растерянность, а мнение разработчиков воспринимается как предвзятое.\r\n\r\n> Аналитический материал Станислава Макарова рассказывает о его взгляде на проблемы при выборе СЭД или ECM-системы. И мне кажется, это очень полезное мнение для всех, кто подбирает систему для своей организации. В этом материале собраны полезные советы о том, как при выборе системы не упустить из виду нефункциональные преимущества, которые будут влиять на долгосрочный успех внедрения СЭД. В некоторых моментах наше мнение отличается от мнения автора, но мы все же решили напечатать исходный текст без редакционных правок.\r\n\r\n**Иван Ласкин**\r\n**руководитель направления СЭД ТЕЗИС**\r\n\r\n> Рынок ЕСМ на текущий момент достиг состояния функционального паритета, когда продукты по техническим характеристиками функциональным возможностям стали похожи друг на друга. Поэтому зачастую последним аргументом при выборе решения становятся такие факторы, как агрессивная ценовая политика, успешная рекламная кампания или административный ресурс.\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/520333f0a05d4dacae6705cbfd0036db_834e0d2db2.jpg)\r\n\r\n> Все системы очень разные, но реальные различия между ними лежат в другой плоскости – это актуальность используемых технологий, качество и удобство пользовательского интерфейса, гибкость платформы, мобильность, возможности развития и ряд других факторов.На самом деле,\r\n\r\n> Настала пора поменять ваши подходы к выбору ECM – многостраничные опросники по функциям и техническим параметрам систем не дадут вам однозначного ответа, какая система лучше. Нужно изменить состав критериев так, чтобы учитывать реалии зрелого рынка.\r\n\r\n**Станислав Макаров**\r\n**независимый журналист-аналитик, эксперт в сфере СЭД**\r\n\r\n","kak_vybirat_sed_i_ne_upustit_vazhnoe","2025-06-10T07:11:07.167Z","2026-06-23T08:51:31.585Z","2026-06-23T08:51:31.570Z",{"id":401,"documentId":402,"seo_title":403,"seo_description":404,"seo_keywords":21,"title":405,"created":406,"body":407,"published":9,"weight":401,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":408,"createdAt":409,"updatedAt":410,"publishedAt":411},21,"wx0h77s2u8ohrofa10ke13uq","Как начать ввод документов в СЭД? Полезные рекомендации","Узнайте, с чего начать ввод документов в СЭД. Полезные советы и рекомендации по этапам и процессам.","Ввод документов в СЭД: С чего начать?","2015-07-27","###### *Эффективная миграция на электронный документооборот включает пять этапов*\n\nВ терминологии разработчиков СЭД оцифровка документов носит название “document imaging” (создание цифровых образов документов), и эта функциональность является обязательной для любой современной системы электронного документооборота. К основным стадиям документооборота относятся:\n\n- Подготовка документов.\n- Сканирование.\n- Контроль качества сканирования.\n- Ввод документов в СЭД.\n- Индексация.\n\nМы сфокусируемся на первом и последнем этапе документооборота.\n\n## ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ К ВВОДУ В СИСТЕМУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА\n\nПодготовка документов включает в себя полный анализ существующих документов, имеющихся в компании. Это наиболее важный и трудоемкий этап документооборота. На этом этапе документы нужно подготовить к сканированию: снять скрепки, удалить лишние наклейки и в целом привести документы в порядок, а также ответить для себя на несколько вопросов:\n\n- Какой у вас формат бумаги? Все документы укладываются в стандартный размер A4, или некоторые больше по размеру, а некоторые – меньше? Они односторонние или двухсторонние? Это нужно для того чтобы определить, какой формат устройства автоматической подачи документов требуется для сканирования, и какой вам нужен сканер – симплексный или дуплексный (то есть, сканирующий только одну или обе стороны листа). В норме выбранный сканер должен уметь отсканировать самый большой документ, имеющийся в компании. Существуют специализированные сканеры, способные сканировать большие чертежи, в том числе созданные при помощи средств CAD.\n\n- Как выглядят ваши документы? Они все черно-белые или некоторые в цвете? Есть ли на документах пометки маркером, рукописный текст, карандашом или чернилами? Это нужно для того чтобы определить, насколько продвинутая технология распознавания документов вам требуется. Если приобрести ПО, не способное обрабатывать, к примеру, текст, выделенный маркером, то в конечном итоге часть текста просто не распознается, потому что будет слишком светлой или слишком темной.\n\n- Какие типы документов вы хотите ввести в СЭД? Это стандартизированные формы – счета-фактуры, заказы на поставку, отчеты о доставке и т.д., или это сложные формы документов с разнообразным содержимым – например, медицинские карты, личные дела сотрудников, досье на клиентов? Это позволит классифицировать документы перед сканированием. Если они стандартные, то можно провести потоковое сканирование без особых усилий. Если форма документов сложная, то потребуется дополнительная настройка ПО для сканирования и распознавания – оно должно идентифицировать, какая категория документов сканируется, по особым параметрам документа. Типичные отметки, сигнализирующие ПО сканера, что пошла новая партия документов – чистые листы, штрих-коды, фиксированное число листов.\n\n- Есть ли потребность осуществлять полнотекстовый поиск по документам, которые будут прикреплены к регистрационным карточкам в СЭД? Если да, то крайне важно, чтобы качество сканирования было высоким. ПО для распознавания текста пока еще не дает стопроцентного результата, и качество оцифровки во многом зависит от состояния оригинала документа, разрешения сканера, от использующегося движка распознавания текста, от содержания документа. И потом – умеет ли ваша СЭД осуществлять полнотекстовый поиск по распознанным вложениям? Имеет ли она модуль интеграции с ПО для распознавания текста?\n\n- Сколько документов вам нужно отсканировать и насколько быстро? От объема сканируемых документов зависит и то, какой вам подходит сканер, и количество сотрудников, которые будут производить сканирование в заданных временных рамках.\n\n## ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ\n\nИндексация документов требуется для того, чтобы впоследствии эффективно осуществлять поиск нужных документов в СЭД. Как правило, в делопроизводстве под индексацией понимается присвоение документу регистрационного номера и условных обозначений – ключевых слов и аббревиатур, и практически все СЭД, в том числе [СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/features/), поддерживают эту функциональность, предлагая возможности автоматического нумератора. Это, разумеется, способствует стандартизации документов, однако индексация в ее «околокомпьютерном» понимании имеет несколько другое значение и предлагает больше возможностей.\n\nПод индексацией в терминологии IT понимается процесс добавления сведений о существовании некоторой информации в поисковую систему. В системе документооборота [ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/) существует модуль распознавания текста, разработанный в сотрудничестве с ABBYY – признанным лидером российского рынка распознавания отсканированных текстов. Кроме того, [платформа Jmix](https://www.cuba-platform.ru/) (ex-CUBA Platform), на которой строится СЭД ТЕЗИС, предлагает возможности полнотекстового поиска по загруженным в систему документам – как регистрационным карточкам, так и вложениям.\n\nАвтоматизированный ввод документов в СЭД осуществляется посредством интеграции с ABBYY Recognition Server – программным обеспечением, позволяющим осуществлять массированное распознавание документов. Как это работает? Сканированные документы загружаются в карточки СЭД ТЕЗИС как вложения в виде файлов .pdf, .tiff или .png, то есть, в тех форматах, которые получаются на выходе у большинства современных сканеров. Сервер распознавания ABBYY автоматически преобразует изображения в электронные редактируемые форматы – PDF-документ, документ Microsoft Word или файл XML. Затем модуль полнотекстового поиска производит индексацию – попросту говоря, запоминает, что в системе есть такой файл. После добавления вложения делопроизводитель может вносить данные в карточку документа простым копированием распознанного текста из вложения, и ему становится доступен полнотекстовый поиск документа по его содержимому. Техническая деталь: для этого используется популярный движок \u003Ca href=\"https://lucene.apache.org/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">Apache Lucene\u003C/a>.\n\n## ЕЖЕДНЕВНОЕ СКАНИРОВАНИЕ\n\nСказанное выше относится и к ежедневным задачам по сканированию бумажных документов. Однако рутинное сканирование не требует столь тщательной подготовки, как оцифровка архива. Если объем документов, сканируемых ежедневно, большой (>500 листов), то наиболее эффективным будет потоковое сканирование.\n\nЕжедневное сканирование также сильно зависит от источника документов. Если документы генерируются внутренними системами, то возможно облегчить процесс ввода в СЭД путем настройки печати штрих-кодов на документах. Это позволит автоматически регистрировать карточку документа путем считывания штрих-кода, при условии наличия соответствующего аппаратного обеспечения.\n\nДля бумажных документов из внешних источников, как правило, штрих-коды печатаются в виде наклеек. СЭД ТЕЗИС поддерживает печать двух видов кодов, широко применяющихся на территории России – штрих-кода и QR-кода.\n\n##### **В целом, ключ к успешному вводу документов в СЭД начинается с планирования. Важно понять, какие типы документов будут сканироваться и вводиться в СЭД, какое нужно «железо», каким образом будет проводиться индексация отсканированных документов. Кроме того, важно выбрать и протестировать СЭД, способную удовлетворить ваши разумные ожидания.**","vvod-dokumentov-v-sed-s-chego-nachat","2025-06-10T07:11:07.262Z","2026-06-23T08:51:31.617Z","2026-06-23T08:51:31.603Z",{"id":413,"documentId":414,"seo_title":415,"seo_description":416,"seo_keywords":21,"title":417,"created":418,"body":419,"published":420,"weight":413,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":421,"createdAt":422,"updatedAt":423,"publishedAt":424},24,"sn88qwwf2o4yra84vpx1ms72","Выбор СЭД из реестра отечественного ПО в госсекторе","Почему госсектору не стоит спешить с выбором СЭД из реестра отечественного ПО. Основные аспекты выборы и рекомендации.","Госсектору не стоит спешить с выбором СЭД из реестра отечественного ПО","2016-02-29","###### *18 февраля прошло заседание экспертного совета Минкомсвязи РФ, по результатам которого 84 программных продукта, в том числе три системы документооборота, были включены в Реестр отечественного ПО. Между тем, нормативные документы, объясняющие госсектору, как закупать ПО с помощью Реестра, до сих пор не представлены министерством.*\n\nС 1 января 2016 года вступил в силу закон об ограничении госзакупок иностранного ПО, подписанный премьер-министром Дмитрием Медведевым 16 ноября прошлого года. Согласно ему, госведосмствам вменяется в обязанность приобретать программные продукты только отечественного производства.\n\nВыбирать программы для госзакупки предполагается по каталогу Реестра отечественного ПО, \u003Ca href=\"https://roem.ru/11-01-2016/216399/reestr-start/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">сайт\u003C/a> которого был запущен 11 января. На текущий момент в Реестре числятся 84 продукта, созданных отечественными разработчиками.\n\nСистемы документооборота в Реестре классифицируются как «средства обеспечения информационной безопасности, системы управления процессами организации, библиотеки подпрограмм (SDK), офисные приложения, прикладное программное обеспечение общего назначения». Из существующих отечественных СЭД в Реестр пока попало три продукта.\n\nОднако государственным организациям, желающим внедрить СЭД, лучше не спешить с выбором системы по текущему каталогу Реестра — даже несмотря на вступивший в силу закон и наличие соответствующих продуктов в каталоге. Причина тому – отсутствие нормативных документов, устанавливающих правила применения Реестра в процессе госзакупки ПО.\n\nКак \u003Ca href=\"https://www.kommersant.ru/doc/2918671/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">пишет\u003C/a> «Коммерсантъ», Реестр отечественного ПО сам по себе еще не вполне законен. До 16 января, то есть в двухмесячный срок от подписания закона, Минкомсвязь должна была утвердить положение об экспертном совете,который включает софт в реестр отечественного ПО,а также документ-классификатор программ с их характеристиками. Также Минкомсвязь должна была назначить официальный сайт реестра отечественного ПО и компанию-оператора,ответственную за ведение реестра.\n\nНа официальном правовом портале правительства РФ \u003Ca href=\"https://regulation.gov.ru/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">regulation.gov.ru\u003C/a> числятся несколько проектов документов, касающихся Реестра отечественного ПО:\n\n- «Об определении официального сайта оператора единого реестра российских программ для ЭВМ и баз данных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;\n\n- «Об утверждении классификатора программ для электронных вычислительных машин и баз данных»;\n\n- «Об утверждении правил применения классификатора программ для электронных вычислительных машин и баз данных».\n\nИз упомянутых документов на сегодняшний момент ни один не находится даже в стадии обсуждения. Впрочем, по данным «Коммерсантъ», проекты документов об определении официального сайта оператора и об утверждении классификатора, 17 февраля поступили на регистрацию в Минюст, и работа по ним скоро начнется.\n\nПоследний же документ, который и является непосредственным регламентом выбора софта в Реестре, не только не утвержден, но еще даже не подан на регистрацию. Таким образом, механизм закупки ПО из Реестра по факту еще неизвестен, и не может применяться ввиду того, что регламентирующие его документы еще не имеют юридической силы.\n\nПо этой причине государственным организациям, желающим внедрить СЭД, не рекомендуется торопиться с выбором продукта в Реестре во избежание юридических коллизий в будущем. Проект регламента по выбору ПО с помощью классификатора Минскомсвязи уже создан и рано или поздно будет утвержден. Однако к этому моменту ассортимент систем документооборота, представленных в Реестре, будет намного шире.\n\nДо официального одобрения регламента госзакупки отечественного ПО в каталог Минкомсвязи успеет попасть еще целый ряд современных и удобных продуктов для управления документооборотом. На текущий момент на сайте зарегистрированы около 160 заявок на включение программ в Реестр, часть которых подана другими сильными игроками российского рынка СЭД. В их числе, к примеру, \u003Ca href=\"\nhttps://old-reestr.digital.gov.ru/request/57863/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">заявка\u003C/a> компании «Хоулмонт» на включение в Реестр системы документооборота ТЕЗИС.",false,"gossektoru-ne-stoit-speshit-s-vyborom-sed-iz-reestra-otechestvennogo-po","2025-06-10T07:11:07.567Z","2026-06-23T08:51:31.723Z","2026-06-23T08:51:31.707Z",{"id":114,"documentId":426,"seo_title":427,"seo_description":428,"seo_keywords":429,"title":430,"created":431,"body":432,"published":9,"weight":433,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":434,"createdAt":435,"updatedAt":436,"publishedAt":437},"hdi2654n9tpw11zukkzpta84","Организация электронного документооборота на предприятии","Как организовать и внедрить электронный документооборот на вашем предприятии. Повысьте эффективность с помощью рекомендаций от СЭД ТЕЗИС.","документооборот в организации, электронный документооборот в организации, документооборот на предприятии, организация системы документооборота, программы документооборота организации","Организация электронного документооборота на предприятии: 15 способов не провалить внедрение ","2020-11-05","Процесс \u003Cstrong>организация электронного документооборота\u003C/strong> достаточно сложен. О том, как успешно выбрать систему документооборота, [мы писали уже много](https://www.tezis-doc.ru/blog/category/vybor-sed/). Однако выбором и покупкой софта проект внедрения СЭД не ограничивается. Можно найти отличную систему, но при этом организовать провальное внедрение \u003Cstrong>документооборота на предприятии.\u003C/strong> Продукт будет установлен в организации, но не будет использоваться в полную силу, будет неудобен пользователям или не принесет ожидаемой выгоды.\n\nОпыт отечественных и зарубежных проектов внедрения систем документооборота в организациях показывает, что заказчики СЭД раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые приводят, в лучшем сценарии, к неэффективному использованию СЭД, а в худшем — к ее бесполезности или к тому, что проект внедрения останавливается на половине пути.\n\nМы попытались собрать наиболее распространенные ошибки и составить список того, что не нужно делать для успешного перехода на ЭДО.\n\n=====\n\n## Не распыляйте ответственность за организацию электронного документооборота на предприятии между несколькими людьми \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/85ee9ff8e6164279877e22e13b1f6680_d9af3b91ce.jpg)\n\nЭксперты, поставщики, консультанты, занимающиеся вопросами внедрения электронного документооборота, едва ли не хором утверждают, что один из первых шагов в данном процессе — организация рабочей группы по внедрению системы. В рабочую группу рекомендуют привлекать как лиц со стороны компании-вендора, так и со стороны организации-заказчика.\n\nКамень преткновения, на который может натолкнуться проект на данном этапе — «семибоярщина» в рабочей группе со стороны заказчика. В компании, внедряющей электронный \u003Cstrong>документооборот на предприятии,\u003C/strong> может быть несколько подразделений (или отделов), и в каждом из них — свои люди, заинтересованные во внедрении безбумажного документооборота и управления бизнес-процессами.\n\nУ каждого из инициаторов, разумеется, будет свое видение того, для чего нужен электронный документооборот, и как система должна использоваться. Если при этом все участники рабочей группы имеют равные полномочия в организации активности по внедрению СЭД, то может возникнуть ситуация, в которой каждый инициатор будет «тянуть одеяло на себя».\n\nВ этом случае проект может завязнуть, в лучшем случае, на стадии обсуждения. В менее удачных сценариях — тогда, когда каждый из инициаторов отдал уже распоряжения, развил какую-то активность по внедрению СЭД в своем подразделении, потратил деньги. Возникает путаница, организационная и финансовая, и проект сворачивают, чтобы не допустить дальнейших потерь.\n\nВажно обеспечить такой баланс сил, чтобы у рабочей группы со стороны Заказчика был один руководитель ответственный за \u003Cstrong>организацию электронного документооборота\u003C/strong> — менеджер проекта, за которым будет оставаться последнее авторитетное слово в вопросах стратегии внедрения СЭД. Безусловно, предложения остальных участников могут и должны учитываться. Но ответственность за успешное ведение проекта должен взять кто-то один.\n\n## Не стоит недооценивать бюджет и сроки\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/74fdc3656f734d08aa2b21c8356affb2_cd02f2913a.jpg)\n\nПосчитать, сколько стоит система электронного документооборота, несложно. Любой уважающий себя вендор предложит вам [калькулятор внедрения](https://www.tezis-doc.ru/buy/#calc/), на котором можно приблизительно прикинуть стоимость лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей и так далее.\n\nНа самом деле, стоимость технических средств обеспечения электронного \u003Cstrong>документооборота на предприятии\u003C/strong> несопоставима со стоимостью человеческих и временных ресурсов, которые требуются для успешного внедрения. Кроме стоимости самих лицензий, в бюджет проекта входит планирование, консультирование, настройка, тестирование, установка, обучение и дальнейшая поддержка системы — подводная часть бюджетного айсберга, о которой не подозреваешь, пока не столкнешься лицом к лицу.\n\n- как правило, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть: стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.); \n- стоимость и время труда рабочей группы по внедрению СЭД;\n- человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в СЭД; \n- стоимость обучения пользователей и администраторов.\n\nЛучше начать с небольшого проекта и корректно распланировать его по деньгам и жестко — по срокам, чем пытаться автоматизировать сразу все, и в итоге выяснить, что на это не хватает либо средств, либо времени.\n\n## Не внедряйте программу самостоятельно, если вам не хватает компетенции \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/ca93aed2499c4749a50a9a1203c5cfaa_99ccf7f618.jpg)\n\nНедоверие к подрядчикам и стремление сделать все самостоятельно — гвоздь, которым был заколочен не один гроб проекта внедрения. Случается, что заказчик переоценивает собственные силы и силы своих специалистов в уверенности, что он сам знает, «как лучше» внедрить электронный документооборот.\n\nРазумеется, успешные примеры самостоятельного внедрения \u003Cstrong>программ\u003C/strong> электронного документооборота есть, и их немало — мы сами искренне гордимся [историей успеха одного такого клиента](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/uspeshnyy-opyt-samostoyatelnogo-razvitiya-sed-tezis-v-kompanii-bls-custos/). Однако в большинстве случаев успешный проект внедрения СЭД — результат сотрудничества и взаимопонимания между заказчиком и вендором.\n\nЧасть внедрений СЭД на предприятиях рушится из-за того, что заказчик убежден в своей экспертизе, недооценивает риски электронного документооборота и отказывается от помощи профессионалов по внедрению ЭДО. В этом случае, если проект внезапно буксует, организация остается с проблемой один на один, и не знает, как ее решать.\n\nДругая часть проектов страдает, потому что заказчик пытается самостоятельно придумать способы реализации своих задач и навязать их специалистам подрядчика при постановке технического задания. Вместо «что надо сделать», клиент пытается сам объяснить «как надо сделать», что при нехватке специализированных знаний ни к чему конструктивному не приводит. Хорошо, если удается договориться.\n\nВажно трезво оценивать собственные возможности и не отказываться от сотрудничества, когда это необходимо. Кроме того, честный и адекватный диалог между заказчиком и исполнителем помогает избежать излишних споров и ускоряет реализацию проекта внедрения.\n\n## Не выбирайте подрядчиков слишком широкого профиля \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/129fe2f9879246dc8ee85feeb0d45809_cc5c462cd9.jpg)\n\nВ Сети ходит известная шутка про «ты ж программист»: некоторые люди считают, что если человек зарабатывает написанием программ, то он по умолчанию должен уметь решать проблемы с любой техникой, от компьютера до электрочайника. Что в действительности совершенно не так, и если даже программист по доброте душевной возьмется чинить вам чайник, не факт, что он сделает это хорошо. Потому что это работа мастера по бытовой технике.\n\nНекоторые заказчики портят себе внедрение электронного документооборота, выбирая интегратора по тому самому принципу «ты ж программист». Заказчик предполагает, что если компания-интегратор внедряет системы автоматизации бухгалтерского учета, и «до кучи» еще и СЭД, то она одинаково хорошо разбирается и в том, и в другом. Что в действительности, опять же, вовсе не так.\n\nИнтегратор, успешно автоматизировавший вашу бухгалтерию, конечно, может взяться и за \u003Cstrong>организацию документооборота,\u003C/strong> но в итоге может оказаться, что процесс внедрения СЭД идет уже слишком долго, а в результате получается не то, что нужно. Подобная история произошла у одного из наших крупных заказчиков — проект буксовал до тех пор, пока руководство не приняло решение сменить интегратора. (В итоге все закончилось хорошо, [история этого внедрения описана тут](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/optimizaciya-soglasovaniya-dogovorov-i-integraciya-s-uchetnoy-sistemoy-v-oao/)).\n\nДоверяя автоматизацию другим людям, важно выбирать специалистов в своем деле. В вопросе внедрения СЭД это компании, занимающиеся разработкой СЭД, или их [сертифицированные партнеры](https://www.tezis-doc.ru/partners/).\n\n## Не воспроизводите старую СЭД на базе новой\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/afeddf5fbb404ad691a9e30c6224a621_2ca829ca15.jpg)\n\nЭтот повод для провала проекта подстерегает заказчиков, которые принимают решение заменить устаревшую \u003Cstrong>программу.\u003C/strong> В компании уже была система, она выполняла какие-то задачи, и в итоге возникает большой соблазн организовать работу новой системы по образу и подобию предыдущей.\n\nПричем довольно часто случается так, что из старой СЭД в новую в первую очередь хочется перенести не актуальные бизнес-процессы компании, а какие-то мелкие привычные вещи — расположение элементов интерфейса, специфическую (не имеющую отношения к функционированию бизнеса) функциональность старой платформы, и прочее. Это довольно бессмысленное занятие — на привыкание к новому интерфейсу затрачивается куда меньше времени, чем на воспроизведение старого.\n\nБолее фундаментальная проблема — перенос в новую СЭД неэффективных бизнес-процессов из старой. Нежелание оптимизировать процессы работы с документами приводит к тому, что из старой системы в новую придет целый «хвост» проблем электронного документооборота, которые мешали организации ранее. Вот на реорганизацию и обдумывание того, как сделать работу с документами быстрее и лучше, время потратить можно и нужно.\n\n## Не отказывайте себе в кастомизации, если выбранная СЭД это позволяет \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/322ef2c8646f4457a9a6a6518085715e_108fa1e664.jpg)\n\nЭтот пункт достаточно спорный и является яблоком раздора между сторонниками различных подходов к разработке СЭД — «коробочного» и платформенного. Разница между ними, в сущности, заключается в том, что «коробочные» продукты адаптируются под пользователя в основном за счет предоставленных разработчиком настроек и конфигурационных файлов, а вторые — в основном за счет программирования. Первый способ проще, но менее гибок, второй — более сложен, но открывает широкие возможности для адаптации системы под нужды организации.\n\nЭксперты отрасли с «коробочной» стороны утверждают, что кастомизацией системы увлекаться не стоит. В качестве аргументов приводится высокая стоимость внедрения и поддержки конечного продукта, а также проблемы с обновлением системы — уникальная функциональность может вызывать проблемы совместимости при переходе на новые версии «коробочной» системы.\n\nМы, как представители платформенного подхода, разумеется, считаем ([и наблюдаем на реальных примерах](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/rossiyskiy-morskoy-registr-sudohodstva-povyshenie-effektivnosti-ucheta/)), что выгода от кастомизации превышает стоимость ее проведения. Затраты на создание одного нового модуля для системы окупаются за счет массы факторов — к примеру, ускорения работы компании за счет оптимизации процесса работы с документами, или вывода из эксплуатации устаревших систем, которые ранее исполняли функции, реализованные в новом модуле.\n\nЧто касается проблем с обновлением, то для современной платформы СЭД их практически не существует — механизмы создания расширений платформы, на основе которых создается новая функциональность, позволяют обновлять функциональность платформы без потери совместимости с «дописанной» функциональностью. Этот принцип является [одним из фундаментальных](https://www.tezis-doc.ru/technologies/) в построении платформенной СЭД. Но будьте внимательны при выборе системы, далеко не все платформы СЭД обладают такими преимуществами.\n\nТаким образом, если выбранная \u003Cstrong>программа\u003C/strong> изначально не рассчитана на гибкую кастомизацию, лучше ей не увлекаться — можно действительно провалить проект. Однако, если продукт позволяет кастомизировать себя по максимуму, странно этим не пользоваться.\n\n## Не ограничивайте использование системы отделом ДОУ \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/89f4d0819502450c808021cba6c7a74c_e6f4387b27.png)\n\nОдин из самых верных способов снизить эффективность системы — замкнуть ее использование внутри отдела делопроизводства. Да, основная функция СЭД — автоматизировать бумажный документооборот, но ведь с документами работают не только одни делопроизводители — потоки документов только завершают свой путь на полках архива.\n\nСуществующие СЭД успешно [автоматизируют контрольно-учетную функцию канцелярии](https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/), ускоряют обработку документов — сканирование, регистрацию, поиск, передачу, печать и так далее, уменьшают потерю документов, однако процессы создания самих документов (создание, согласование, утверждение) останутся за кадром, если ограничить область действия системы только отделом ДОУ.\n\nНе охвачены останутся и процессы, следующие по итогам утверждения документа — выставление задач сотрудникам и контроль их исполнения. Между тем, современные СЭД содержат функциональность, способствующую принятию управленческих решений и контролю за их исполнением — эта функциональность входит в стандартный пакет любой СЭД, и если ее не использовать, на нее окажутся зря потрачены средства.\n\nСистемы документооборота уже давно вышли за границы автоматизации работы делопроизводителя. Для максимально эффективного использования СЭД работать в системе должны все участники электронного документооборота — от инициатора, создающего первый черновик, до сотрудников архива.\n\n## Не внедряйте программу изолированно от других систем организации\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/da4f0a26dcff48a688475bfdfda945e1_e2c76bd481.jpg)\n\nВот несколько характерных жалоб пользователей на неэффективную СЭД: «она не связана с той системой, которая нужна мне для работы»; «она не интегрирована с электронной почтой, а я почти все делаю по e-mail»; «через нее невозможно ничего расшарить»; «она не связана с Word/Excel, а я в нем работаю».\n\nС умом проведенная интеграция всегда полезна и способствует повышению производительности. Большинство современных систем строятся на сервисно-ориентированной архитектуре, дающей возможность интегрировать их со другими приложениями в ИТ-инфраструктуре организации. СЭД не исключение.\n\nВ состав систем электронного документооборота в большинстве случаев по умолчанию входит интеграция с электронной почтой и офисными приложениями, в качестве отдельной услуги — интеграция с учетными системами, в качестве уникального решения — интеграция с системами бизнес-продуктивности, такими как ERP, и прочими системами автоматизации бизнеса (прочитать про [хороший пример интеграции с CRM](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/avtomatizaciya-processov-soglasovaniya-strahovyh-dogovorov-dlya-gruppy/) можно тут).\n\nСистемы автоматизации бизнеса поддерживают экспорт данных в форматы Word/Excel/PDF, которые затем могут загружаться в СЭД для ознакомления или архивации. Благодаря этому современная система документооборота вполне может исполнять роль единого репозитория документов организации.\n\nМы уже писали о подобных проблемах, читайте: «[СЭД как единое хранилище контента: новые задачи систем электронного документооборота](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-kak-edinoe-hranilishhe-kontenta-novye-zadachi-sistem-elektronnogo-dokumentooborota/)».\n\nРезюме: Не стоит изолировать систему от общей ИТ-инфраструктуры организации — интегрированное решение будет удобнее для использования сотрудниками вне отдела ДОУ.\n\n## Не пытайтесь убеждать сотрудников, что СЭД — хорошая штука\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/b932688dd31346f7920db914964e2a6c_acfafbca15.jpg)\n\nЛюдям, которые всю жизнь работали только с бумажными документами, бывает крайне сложно объяснить, что СЭД позволит им работать быстрее и эффективнее. Руководство организации может быть обеими руками за автоматизацию документооборота, оно может выбрать СЭД, заключить договор, даже установить систему в организации — но пользователи будут ее игнорировать.\n\nНередко случается так, что по окончанию проекта выясняется — сотрудники не понимают, зачем им вообще поставили СЭД. И если работают в ней, то только «из-под палки» руководителя. Фактически, проект оказывается провален — и причина этому то, что руководство не озаботились тем, чтобы обеспечить принятие системы пользователями.\n\nПринятие нового программного инструмента конечным пользователем — это проблема, которую сложно решить силой убеждения. Гораздо эффективнее поставить пользователя в такое положение, в котором он сам осознает, что новая система ему необходима.\n\nС одной стороны, необходимо сделать так, чтобы СЭД была доступна и необходима в работе критической массе сотрудников компании. С другой стороны — в системе должна быть доступна критическая масса документов, необходимых сотрудникам.\n\nЕсли не выполняется любое из этих условий, страдает общий процент использования СЭД по компании. Кроме того, не следует забывать о том, что к неподготовленному пользователю система должна быть максимально дружелюбна — в конце концов, в его прежнем мире ему еще не приходилось сравнивать традиционный и электронный документооборот.\n\n## Не экономьте на обучении пользователей\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/329734b3af3949469e42066fb52f7633_d9546566a7.jpg)\n\nЭтот пункт напрямую вытекает из предыдущего. Поставив сотрудников лицом к лицу с СЭД, важно не допустить такой ситуации, в которой им придется самостоятельно бороться с неведомой доселе программой. Даже блистательно внедренная в технологическом плане СЭД не будет эффективна, пока пользователи не получат адекватного обучения.\n\nНа самом деле, это справедливо для любого приложения, даже самого привычного. Большинство пользователей, ежедневно работающих с клиентом электронной почты или Word/Excel, не знают 90% функциональности этих программ. Что уж говорить о масштабной системе для работы с документами?\n\nЕсли вы рассчитываете оптимизировать документооборота и улучшить производительность сотрудников при помощи внедрения электронного документооборота, определенно не стоит приносить в жертву от 25% до 95% возможностей системы документооборота, о которых пользователи просто не будут знать, потому что вы сэкономили на обучении.\n\nКроме того, сотрудники имеют свойство уходить из компании, а на их место приходят новые. Поэтому курсы СЭД — это время от времени повторяющееся мероприятие, для которого можно выделить отдельную статью расходов на постоянной основе.\n\n## Не допускайте анархии в системе\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/2eb439564fa347bebf6824ce94050240_ccef893c45.jpg)\n\nКогда система переходит из тестовой эксплуатации в промышленную, может воцариться сущий хаос — на первых порах еще не разобравшиеся в системе подчиненные могут пытаться ставить задачи начальникам, и так далее. Это совершенно нормально, но лучше, чтобы этот этап не затягивался.\n\nДля этого, как правило, вводится регламент работы с системой документооборота, который в приказном порядке доводится до сведения сотрудников. Некоторые вендоры (и мы в том числе) бесплатно предлагают типовой регламент работы со своей СЭД в рамках пакета услуг по внедрению после заключения договора на внедрение [системы электронного документооборота](https://www.tezis-doc.ru/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota/).\n\nТиповое положение об \u003Cstrong>организации документооборота\u003C/strong> кратко описывает порядок работы с основными функциями любой СЭД — в нашем случае, с задачами, документами и канцелярией. При необходимости его несложно переписать «под себя» и своих сотрудников.\n\n[Видеоролики о работе в нашей СЭД с документами, задачами и канцелярией можно посмотреть тут.](https://www.tezis-doc.ru/demo/)\n\n## Не забывайте о мобильности\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/6d23a98ef54d4a1fa67c4a98ee7abca0_aba4c76386.jpg)\n\n«Система требует делать все через веб-браузер/десктоп-клиент, а я [работаю со смартфона или планшета](https://www.tezis-doc.ru/features/mobile-app/)», — еще одна распространенная жалоба сотрудника на неэффективно внедренную СЭД.\n\nЕсли у сотрудника, привыкшего работать с собственного мобильного устройства, нет доступа к общей информации в СЭД при помощи привычного гаджета, то ему приходится пересаживаться за ПК, что превращает работу с системой в лишние мучения. Бизнес-процессы начинают идти медленнее.\n\nОт оперативности, с которой в работу попадают данные, например, заявки, договоры или протоколы, между тем, зависит скорость выполнения задач. Кроме того, если у каждого сотрудника будет постоянный доступ к данным, связанным с работой над проектом, это сделает более эффективным его обсуждение с руководителями и коллегами на собраниях.\n\nИменно эти показатели — скорость и эффективность работы — все и пытаются повысить, внедряя электронный документооборот. Мобильность этому способствует, и ее не следует игнорировать, подбирая технические и программные средства электронного документооборота.\n\n## Не пропускайте обновлений \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/cb6d8256aaa243d2b83e82378d78ce70_8d5c97904d.jpg)\n\nЕдинственная неизменная вещь в мире — то, что он постоянно изменяется. Меняются ожидания рынка от бизнеса, точно так же меняются ожидания пользователей от ИТ-систем.\n\nКаждый новый релиз включает в себя новую функциональность и улучшения существующих функций, исправление ошибок.\n\nПоэтому регулярно обновлять систему необходимо, чтобы поддерживать ее безошибочную работу и получать выгоду от новых возможностей системы. Иначе через определенное, возможно, весьма значительное время после завершения внедрения придется запускать новый проект — заменять морально устаревшую систему на очередную новую СЭД.\n\nРекомендуется планировать свой бюджет таким образом, чтобы поддерживать систему в актуальном состоянии, соответствующем времени и ожиданиям пользователей.\n\n## Не отказывайтесь от технической поддержки \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/9a2bcba9db8a4775a6b6b1a19ba9e5a5_261d379f63.jpg)\n\nКогда вы открываете занавес, и все поднимают бокалы с шампанским, чтобы поздравить вас с успешным завершением проекта внедрения СЭД, никому и в голову не приходит, что этот прекрасный момент может вскоре превратиться в кошмар.\n\nПо нашему опыту, перевод системы в действительную эксплуатацию — наиболее сумбурная и тяжелая часть проекта. В процессе осуществления электронного документооборота у заказчика постоянно возникают различные нюансы, которые поставщику приходится парировать «на лету» постоянными обновлениями — вот, к примеру, очень красочный пример того, [как это происходило у нас на одном проекте](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/nk-alyans-avtomatizaciya-kontrolya-kaznacheyskoy-deyatelnosti/).\n\nПоэтому важно, чтобы как минимум в первые полгода-год после внедрения системы вендор обязался предоставлять вам исправления ошибок и изменения по вашему требованию, а также поддерживать систему в стабильном состоянии. Продление договора на поддержку также гарантирует вам своевременные обновления — эти два пункта взаимосвязаны.\n\n## Не бойтесь перемен\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/f4653836ecde4e84a897e3caae00370e_495d9c3c72.jpg)\n\n«Управление бизнес-процессами, в первую очередь, заключается не в технологиях, а в изменениях», — утверждают аналитики Gartner Research.\n\nИзменения — это то, чему естественным образом сопротивляется любое человеческое существо. Внедряя в организации что-то новое, необходимо настроиться на то, что изменения — это нечто, происходящее постоянно и приносящее новые возможности.\n\nУ успешного проекта должен быть четкий план введения изменений, и первый шаг в нем — поиск таких же открытых к изменениям единомышленников среди сотрудников, которые смогут двигать процесс изменений в организации.\n\nВаша команда должна быть уверена, что внедрение электронной системы управления документооборотом — это ценное приобретение для организации, и это изменение необходимо внедрить. Еще ни один проект не завершался удачно без настроя на победу.",51,"15-sposobov-ne-provalit-vnedrenie-elektronnogo-dokumentooborota-v-organizatsii","2025-06-10T07:11:07.670Z","2026-06-23T08:51:31.757Z","2026-06-23T08:51:31.742Z",{"id":45,"documentId":46,"seo_title":47,"seo_description":48,"seo_keywords":21,"title":49,"created":50,"body":51,"published":9,"weight":45,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":52,"createdAt":53,"updatedAt":54,"publishedAt":55},{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},{"id":441,"documentId":442,"seo_title":443,"seo_description":444,"seo_keywords":21,"title":445,"created":446,"body":447,"published":9,"weight":441,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":448,"createdAt":449,"updatedAt":450,"publishedAt":451},48,"mwzokkr8cq66l5s6m7zm3cni","Документооборот и управление поручениями на карантине","Узнайте, как эффективно организовать документооборот и управление поручениями в условиях карантина и после него. ","Как организовать документооборот и управление поручениями на карантине и после него","2020-06-10","В этом году компании впервые столкнулись с необходимостью перевести в дистанционный режим все рабочие процессы, включая канцелярию, документооборот и управление поручениями. Это стало принципиально возможным благодаря автоматизации и внедрению СЭД. Однако те или иные особенности продуктов определяют, как быстро получится перейти на работу из дома, насколько удобно это будет пользователям и какие вопросы, возникающие при переходе на удаленный режим, удастся решить. Итак, на что же важно обращать внимание при выборе СЭД для максимального обеспечения непрерывности рабочих процессов?\n\n## Технологии\n\nПравильный выбор технологий позволит всех сотрудников перевести на дистанционную работу оперативно и с минимумом усилий.\n- Веб-приложения — основной тренд нескольких последних лет в построении корпоративных информационных систем. Доступ через браузер позволяет пользователям работать с любого устройства — неважно, где они находятся, дома или в офисе. Переключиться на удаленную работу можно быстро и легко, поскольку веб-приложения не требуют отдельной настройки на каждом компьютере. Именно этот путь был выбран изначально при разработке СЭД ТЕЗИС. Десять лет истории продукта и свыше пятисот клиентов подтвердили его правильность. Важный момент: система устанавливается на сервер заказчика, что обеспечивает максимальную безопасность его данных. Для доступа из дома достаточно подключиться по VPN.\n\n- Кроссплатформенность, совместимость с любыми операционными системами и браузерами позволяют пользователям работать со своего домашнего компьютера без специальной подготовки рабочего места — не приобретая и не настраивая ПО для доступа к СЭД.\n\n- Популярность мобильных технологий — еще один тренд последних лет. Изначально мобильные приложения СЭД были рассчитаны на ограниченное число пользователей. Однако все больше компаний стремится обеспечить возможность работать из любой точки мира и с любого устройства широкому кругу сотрудников. Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС создано с учетом этой потребности и поддерживает неограниченное количество подключений. Оно позволяет работать на смартфонах и планшетах как с IOS, так с Android. Для этого нужно просто загрузить приложение из App Store или Play Market, специальной настройки не требуется. Функциональность мобильного приложения СЭД ТЕЗИС охватывает все необходимые действия с документами, задачами и вложениями. Кроме того, можно работать в режиме офлайн, что особенно актуально в тех случаях, когда дома нестабильное интернет-соединение. При восстановлении подключения все действия пользователя будут синхронизированы с сервером.\n\n- Открытый код — эта особенность не связана с удаленной работой напрямую. Однако пандемия привела к тому, что многим организациям приходится искать способы сокращения расходов. Для этой цели имеет смысл проекты внедрения и развития корпоративных информационных систем передать в собственный ИТ-отдел. Поскольку СЭД ТЕЗИС создана на базе open source-платформы Jmix (ex-CUBA Platform), заказчик обладает полной свободой в выборе варианта внедрения и развития. Этим могут заниматься как вендоры, интеграторы, так и собственные ИТ-специалисты, найти которых совсем не сложно ввиду того, что в СЭД ТЕЗИС используется один из самых популярных языков программирования Java.\n\n## Функциональность\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/97ba02986837411cbf2122b6922dab60_5b65d6bfc2.jpg)\n\nПри удаленной работе появляются дополнительные пожелания к функциональности СЭД, а также возникают вопросы, которые необходимо решить. Они связаны с обеспечением прозрачности, эффективной коммуникации и так далее.\n\n- Доступ ко всем нужным документам независимо от того, где находятся оригиналы и когда они были созданы, — одно из основных преимуществ, которые предоставляют СЭД. При этом не менее важна возможность легко найти интересующий документ. В СЭД ТЕЗИС для этого достаточно ввести в поисковую строку ключевые слова. В системе предусмотрена также возможность разграничения доступа пользователей к документам.\n\n- Организация совместной работы — один из самых актуальных вопросов при дистанционном режиме. В СЭД ТЕЗИС есть отдельная вкладка для комментариев, и таким образом все вопросы, относящиеся к документу, оказываются собраны в хронологическом порядке в одном месте. Благодаря этому пользователи ничего не пропустят и не запутаются. Не говоря о том, что они видят, на какой стадии находится документ и какая версия актуальна.\n\n- Автоматические уведомления помогают решить еще один актуальный при удаленной работе вопрос — продуктивности работы и соблюдения сроков. Благодаря им исполнитель сразу видит назначенные ему документы и задачи, а также срок исполнения. Если же возникает проблема, то руководители, получив уведомление, могут вовремя подключиться к её решению.\n\n- Функция формирования отчетов по интересующим параметрам (например, загрузка сотрудников или количество просроченных задач) позволит наглядно видеть ситуацию и выбирать оптимальные пути работы.\n\n- Актуальным является также управление онлайн-конференциями. С переходом на удаленную работу их количество многократно выросло, а качество коммуникаций, наоборот, ухудшилось. Инструменты для управления совещаниями, доступные в СЭД ТЕЗИС, помогут упорядочить проведение конференций в режиме онлайн: оповестить участников, сформировать повестку, зафиксировать итоги и назначить задачи на их основе.\n\n- В условиях карантина далеко не всегда есть возможность обменяться печатными оригиналами документов. В таком случае на помощь приходит юридически значимый электронный документооборот. СЭД ТЕЗИС позволит сделать этот процесс более комфортным, так как при наличии соответствующей лицензии можно прямо из СЭД отправить документ в систему «Диадок», откуда он уйдет к контрагенту. А в СЭД ТЕЗИС попадают документы, полученные от контрагента через «Диадок».\n\n- Гибкость некоторых СЭД позволяет автоматизировать не только классические направления (канцелярия, документооборот, управление задачами), но и уникальные процессы. Благодаря этому обеспечивается максимальная непрерывность работы. В СЭД ТЕЗИС можно автоматизировать, например, сертификацию поставщиков, планирование отпусков сотрудников, управление технологическим присоединением к энергетическим сетям и так далее. Пользователь без труда настроит любые специфические процессы, касающиеся работы с документацией или задачами. Доступна также интеграция СЭД ТЕЗИС со сторонними решениями, например с учетными системами, CRM, ERP.\n\nПеречисленные в данной статье особенности вышли на первый план в период пандемии. Однако и после нее они принесут компаниям ощутимый результат: ускорение бизнес-процессов, снижение просрочек и уменьшение ошибок из-за человеческого фактора.\n\n","kak-organizovat-dokumentooborot-i-upravlenie-porucheniyami-na-karantine-i-posle-nego","2025-06-10T07:11:11.617Z","2026-06-23T08:51:32.658Z","2026-06-23T08:51:32.640Z",{"id":70,"documentId":71,"seo_title":72,"seo_description":73,"seo_keywords":21,"title":74,"created":75,"body":76,"published":9,"weight":77,"published_date":75,"reading_time":78,"slug":79,"createdAt":80,"updatedAt":81,"publishedAt":82},{"id":84,"documentId":85,"seo_title":86,"seo_description":87,"seo_keywords":21,"title":88,"created":89,"body":90,"published":9,"weight":91,"published_date":25,"reading_time":92,"slug":93,"createdAt":94,"updatedAt":95,"publishedAt":96},{"id":455,"documentId":456,"seo_title":457,"seo_description":458,"seo_keywords":459,"title":460,"created":461,"body":462,"published":9,"weight":455,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":463,"createdAt":464,"updatedAt":465,"publishedAt":466},53,"mb0lq8sp4927tujcpwhyjx46","Автоматизация документооборота: не просто управление документами","Откройте для себя мощный потенциал автоматизации документооборота. Узнайте, как вы можете повысить эффективность своей работы.","Автоматизация документооборота, управление документами, ТЕЗИС, СЭД ТЕЗИС","Автоматизация документооборота — не только автоматизация управления документами","2020-12-07","Автоматизация документооборота — это гораздо более широкий спектр возможностей и преимуществ, чем просто цифровизация работы с документами. Системы электронного документооборота ускоряют процессы принятия и исполнения управленческих решений — как в плане тактики, так и в плане стратегии. Немалую роль автоматизация работы с документами играет и в повышении экономической эффективности. В этой статье мы рассмотрим, какие преимущества дает СЭД помимо повышения качества работы с документацией, какие виды СЭД обеспечивают эти преимущества, а также расскажем, что может СЭД ТЕЗИС кроме управления документацией. \n\n=====\n\n## Повышение управленческой эффективности\n\nВнедрение \u003Cstrong>системы автоматизации документооборота\u003C/strong> серьезно влияет на управленческую эффективность — об этом мы уже писали [целую статью.](https://www.tezis-doc.ru/blog/elektronnoe-deloproizvodstvo/) Коротко говоря, автоматизация работы с документами является частью цифровизации делопроизводства, которое напрямую служит документационному обеспечению управления. \n\nЗа счет структуризации и цифровизации работы с документами руководители получают следующие преимущества:\n\n- оперативный доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений, вне зависимости от того, поступила ли она только что или уже давно сдана в архив;\n- цельную картину работы собственного подразделения и каждого сотрудника в отдельности за счет контроля исполнения решений по документам — как временного, так и качественного;\n- оптимизацию работы своего отдела за счет выстраивания автоматизированных процессов работы с документами;\n- быструю постановку задач сотрудникам на основании документов с контролем исполнения;\n- доступ к информации других подразделений компании, информированность о деятельности других руководителей, что в совокупности работает на общую эффективность управления компанией;\n- возможность формирования отчетов, что дает представление о результативности работы и почву для дальнейших улучшений. \n\nОтлаженный электронный документооборот дает руководителям быстрый доступ к необходимой для управления информации, что прямо влияет на скорость и качество принятия значимых для деятельности компании решений. \n\n## Повышение экономической эффективности \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/fe0c0bd06d8e48cfb38ed975c367814a_452ff44c2d.jpg)\n\nЭкономическая эффективность — это уже не про удобство, а про деньги. Выделим основные факторы, которые влияют на экономический эффект от \u003Cstrong>автоматизации работы с документами.\u003C/strong> \n\nМы говорили о том, что автоматизированная система работы с документами даёт возможность ставить задачи сотрудникам и контролировать их исполнение. Это повышает ответственность сотрудников в выполнении работы и позволяет реже срывать сроки выполнения, что имеет не только экономический, но и репутационный эффект. Компания, которая работает как часы — привлекательный партнер для новых заказчиков. \n\nПомимо этого, автоматизация работы с документами подразумевает выстраивание автоматических процессов работы внутри отделов. Документы и задачи движутся, как на конвейере, рутинные операции минимизированы. А это значит, что сотрудники могут быстрее переходить от одной задачи к другой, то есть, выполнять больше работы — прямой фактор, влияющий на экономическую эффективность. \n\nНаконец, автоматизированные процессы могут быть сквозными, то есть, затрагивать работу нескольких подразделений сразу. Управленческие решения в рамках сквозного процесса автоматически ки переходят из отдела в отдел, сотрудникам ставятся задачи, задачи исполняются — вся структура компании работает слаженно. Это означает быстрое обслуживание заказчиков и, соответственно, ускорение получения выгоды. \n\nЭти преимущества — повышение управленческой и экономической эффективности за счёт автоматизации документооборота — доступны бизнесу любой  организационно-правовой формы, в любой сфере, с любыми доходами, размерами, направлениями и перспективами работы.\n\n## Какие системы автоматизации управления документами дают такие эффекты? \n \nНастоящую революцию в сфере автоматизации документооборота произвели workflow-системы, или системы управления документами и задачами. По сути, они вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что ввели понятие бизнес-процесса: алгоритма действий по работе с документами. \n \nИменно связь документов с задачами по их созданию, согласованию, правке, утверждению, исполнению в рамках бизнес-процесса и дает те самые эффекты, о которых мы писали выше. \n \nСистемы управления документами и задачами достаточно долго и сложно внедряются, потому что каждая совокупность действий – бизнес-процесс – должна быть четко продумана с учетом всех возможных ситуаций при работе над документом и регламентов, уникальных для данной компании. \n \nОднако, этот минус перекрывается одним и самым важным плюсом – глубочайшей оптимизацией деятельности Компании. Именно к классу систем управления документами и задачами относится СЭД ТЕЗИС, обладающая массой функций для повышения управленческой и экономической эффективности. \n\n## Консолидация всех документов компании и поиск\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/7c3c8775839044d3a0c084b3b30c98bd_db2d553a9d.jpg)\n\nСЭД ТЕЗИС собирает все документы компании в \u003Cstrong>едином хранилище\u003C/strong>, вне зависимости от того, откуда они поступают:\n\n- с компьютеров сотрудников;\n- из электронной почты;\n- со сканера;\n- из интегрированных систем. \n\nКроме того, СЭД имеет встроенную функцию \u003Cstrong>электронного архива\u003C/strong>, которая позволяет разбивать документы на дела и тома и хранить их в структурированном виде. \n\nПо всем документам, существующим в системе, доступен \u003Cstrong>полнотекстовый поиск\u003C/strong>, обеспечивающий быстрый доступ к искомой информации. \nВсе это работает на оперативность получения информации руководителем: не нужно ждать, пока найдется акт двухлетней давности, который внезапно понадобился для принятия решения сейчас. Возрастает скорость принятия решений, что позволяет компании работать оперативнее. Это прямое влияние на управленческую эффективность и косвенное — на экономическую.\n \n## Папка «Мой отдел» и контроль исполнительской дисциплины\n\nДля руководителей в системе доступна папка «Мой отдел», которая позволяет моментально узнать, чем занимаются подчиненные. Достаточно открыть папку, и отобразится полный список документов и задач, которые в данный момент обрабатывают сотрудники.\n \nЭто дает целостную картину работы отдела, позволяет оперативно корректировать деятельность подчиненных и скорость выполнения работы. Руководитель может в любой момент получить срез деятельности своих подчиненных, что напрямую работает на качественный контроль работы отдела.\n \nПомимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает средства временного контроля исполнительской дисциплины:\n\n- автоматические уведомления о поставленных и просроченных задачах и для сотрудников, и для руководителя;\n- формирование диаграмм загруженности сотрудников, включая диаграмму Ганта.\n\nОтслеживание загруженности сотрудников позволяет оптимально распределять задачи между ними, что минимизирует риск срыва сроков исполнения — и управленческий, и экономический, и репутационный эффект. Плюс постоянные уведомления о необходимости работать по задаче естественным образом поднимают личную ответственность сотрудников за выполнение задач в срок.\n \n## Конструирование бизнес-процессов\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/fadcf1f21a304f01a8a244a1bb2b26c8_954e2b94d7.jpg)\n\nОдно из самых главных преимуществ СЭД ТЕЗИС, которое и относит ее к классу workflow-систем — это визуальный конструктор бизнес-процессов, который позволяет глубоко оптимизировать работу в СЭД, при этом не требуя навыков программирования.\n\nСредство конструирования процессов позволяет систематизировать какую угодно деятельность — от рутинных операций, вроде выписки справок, до сложных, сквозных процессов, требующих слаженной работы нескольких отделов (к примеру, закупка товара).\n\nОптимальнее всего выстроить бизнес-процессы уже при внедрении системы по представленному техническому заданию. Затем их можно совершенствовать и добавлять новые в рамках технической поддержки.\n\nОднако, СЭД ТЕЗИС дает возможность и самостоятельно настраивать процессы своей компании — ведь конструктор основан на свободной нотации (системе описания процессов) BPMN 2.0, которую можно освоить и тем самым сэкономить средства на обслуживание СЭД.\n\nПри настроенных автоматических бизнес-процессах задача или документ сразу отправляются по маршруту от сотрудника к сотруднику, которые могут быстро обработать свой этап процесса, и отправить задачу или документ дальше. Все это ускоряет работу компании в целом и прямо воздействует на скорость получения прибыли.\n\n## Управление задачами\n\nСистема управления документами и задачами потому и называется так, что помимо работы с документацией исполняет роль, что называется, таск-трекера. В системе присутствует возможность постановки задач — на основании документов или без этого. А как уже было сказано, задачи внутри системы движутся по отлаженным маршрутам.\n\nРуководитель может поставить задачу одному сотруднику, нескольким или даже всему отделу сразу. Он может выставить сроки, назначить наблюдателей, которые будут помогать ему контролировать исполнение, и тем самым обеспечить себе удобное и эффективное управление своими подчиненными.\n\n## Разграничение доступа\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/3c3ff11ef4234e58a06ee64fdc1f1a81_51c5167413.jpg)\n\nСЭД ТЕЗИС имеет гибкую систему прав доступа к документами и задачам. Она позволяет как открыть одному подразделению доступ к документам другого, так и закрыть его, обеспечив конфиденциальность информации. Более того, система прав позволяет допускать к отдельным документам контрагентов для ознакомления и внесения замечаний — при этом все внутренние документы остаются для них закрытыми.\n\nЕсли руководители нескольких взаимодействующих подразделений имеют доступ к информации о деятельности друг друга, это естественным образом позволяет им работать более слаженно. А от координации действий внутри компании напрямую зависит скорость обслуживания клиентов и получение выгоды — об этом мы уже говорили. \n\n## Формирование отчетов\n\nОтчетность — наиболее рутинная и изматывающая часть деятельности для любого сотрудника или руководителя. Но она необходима для подведения итогов проделанной работы, выявления «узких мест» в процессах работы и дальнейшей организации работы компании. Ничего не поделаешь.\n\nСЭД ТЕЗИС стремится упростить эту задачу. При внедрении системы в нее могут быть заложены шаблоны стандартных отчетов, которые пишутся в компании, и их можно будет просто наполнять актуальной информацией из системы за определенный период отчетности: какие задачи были выполнены, в срок ли, что было результатом. \n\nОсвобождение сотрудников от необходимости писать отчеты позволяет им сконцентрироваться на задачах, непосредственно актуальных для деятельности компании. Это позволяет выполнять больше полезной работы, что работает на получение выгоды всей организации. А руководителю при этом будет, над чем подумать — ведь отчеты будут у него на руках.\n\nСистема управления документами и задачами – это комплексное решение, которое позволяет гораздо больше, чем просто создать электронное хранилище документов. Использование СЭД повышает и управленческую, и экономическую эффективность организации, а также косвенно работает на ее репутацию среди клиентов и партнеров. Автоматизация документооборота — это мощный инструмент, которым можно и нужно пользоваться в конкурентной борьбе. ","avtomatizaciya-dokumentooborota","2025-06-10T07:11:12.306Z","2026-06-23T08:51:32.837Z","2026-06-23T08:51:32.824Z",{"id":468,"documentId":469,"seo_title":470,"seo_description":471,"seo_keywords":21,"title":472,"created":473,"body":474,"published":9,"weight":475,"published_date":25,"reading_time":78,"slug":476,"createdAt":477,"updatedAt":478,"publishedAt":479},59,"mnvuktzectfz3v0qz89h4lcf","Как СЭД помогает малому и среднему бизнесу снижать затраты","Узнайте, как система электронного документооборота (СЭД) помогает малому и среднему бизнесу снижать затраты на бумагу, логистику и рутину, ускорять согласование документов и повышать эффективность сотрудников.","Как СЭД помогает малому и среднему бизнесу снижать затраты ","2026-03-23","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/df7ae06daa0d4469a16bef5db7e99169_97d8590f10.png\" alt=\"Как СЭД помогает малому и среднему бизнесу снижать затраты\"/>\r\n\r\n\r\nСЭД для бизнеса давно перестала быть решением только для крупных корпораций. Для малого и среднего бизнеса система электронного документооборота — это практичный способ сократить операционные затраты, ускорить процессы и убрать рутину, связанную с бумагой, поиском файлов и согласованиями. Ниже разберем, как электронный документооборот помогает экономить и какую пользу дает СЭД ТЕЗИС. \r\n\r\n## Электронный документооборот для бизнеса: зачем переходить на СЭД? \r\n\r\nСистема электронного документооборота для бизнеса — это программное решение, которое переводит договоры, счета, акты и внутренние документы в электронный формат, автоматизирует согласования и хранит все данные в едином пространстве. По сути, СЭД объединяет электронный архив, контроль задач и прозрачные маршруты согласования. \r\n\r\nДля малого и среднего бизнеса вопрос экономии особенно важен. Бумажные процессы создают скрытые расходы: человеко-часы на поиск документов, задержки в согласовании, штрафы за просрочки, курьерскую доставку и хранение архивов. Практика электронного документооборота показывает, что основной эффект СЭД — не только отказ от бумаги, но и снижение операционных затрат за счет упорядочивания процессов и сокращения ошибок. \r\n\r\nКаким компаниям СЭД принесет максимальную пользу: \r\n\r\n- Компаниям с большим объемом договоров, актов и счетов — чтобы видеть статусы по каждому документу и не держать процесс в головах сотрудников. \r\n- Бизнесу с филиалами, удаленными подразделениями и сотрудникам — чтобы документы не ехали неделю между городами и не терялись в почте, и чтобы удаленные сотрудники могли без труда заполнить или подписать, например, кадровые документы из дома. \r\n- Компаниям, работающим с государственными структурами, чтобы соблюдать регламенты, сроки и требования к хранению документов. \r\n\r\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\r\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Закажите демонстрацию системы СЭД ТЕЗИС \u003C/div>\r\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"#form_demo\" class=\"cta-link\">\r\n        Заказать \r\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n\r\n## Причины для перехода бизнеса на электронный документооборот \r\n\r\nДаже если компания пока справляется с бумажным документооборотом и файлами в почте, обычно есть несколько сигналов, что пора внедрять **СЭД для бизнеса**. \r\n\r\n**1. Документы согласуются слишком долго**\r\n\r\nЕсли договор может «гулять» по кабинетам и чатам неделями, это заметно усложняет бизнес-процессы. В электронном документообороте маршруты согласования фиксируются заранее, а система сама напоминает ответственным о задачах. \r\n\r\n**2. Сотрудники тратят много времени на поиск документов**\r\n\r\nКогда договоры и акты лежат в разных папках, мессенджерах и почтовых ветках, поиск нужного файла превращается в отдельную задачу. СЭД решает это за счет единого хранилища, поиска по реквизитам и связям между документами. \r\n\r\n**3. Руководству сложно контролировать исполнение** \r\n\r\nБез статуса документа или процесса руководитель видит только итог: «не успели», «забыли согласовать», «договор не подписан». В системе электронного документооборота видно, на каком этапе «застрял» документ, кто сейчас за него ответственен, и когда возник риск просрочки. \r\n\r\n**4. Компания растет, а процессов становится больше** \r\n\r\nПо мере роста компании увеличивается количество внутренних регламентов, заявок, согласований и связанных с ними документов. Если не выстроить документооборот в электронном виде, команда начинает тратить все больше времени на координацию вместо основной работы. \r\n\r\n**5. Ошибки в документах из-за человеческого фактора** \r\n\r\nПовторный ввод данных, устаревшие шаблоны, «не та» версия файла — все это приводит к исправлениям, задержкам и иногда штрафам. СЭД позволяет использовать проверенные шаблоны, автоматические подстановки реквизитов и маршруты с контролем прав. \r\n\r\n**6. Команда работает удаленно или в разных локациях** \r\n\r\nЕсли часть сотрудников работает из дома или в филиалах, бумажный обмен документами резко замедляет процессы. Электронный документооборот позволяет согласовывать договоры и акты онлайн, без ожидания курьера и сканов. \r\n\r\nКак только таких признаков становится больше, внедрение СЭД перестает быть «опцией на будущее» и превращается в шаг для сохранения управляемости бизнес-процессами, а иногда и прибыли. \r\n\r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/49b4ed1dd3cd445e89505a30fad7d6f7_36e4389f7a.png\" alt=\"Работа с бумажными документами\"/>\r\n\r\n\r\n## На чем компания экономит при переходе на СЭД \r\n\r\nЭкономический эффект от СЭД складывается из нескольких статей затрат: \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n  \u003Ctable>\r\n    \u003Cthead>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Cth>Статья затрат\u003C/th>\r\n        \u003Cth>Что меняется при переходе на СЭД\u003C/th>\r\n        \u003Cth>Пример эффекта\u003C/th>\r\n      \u003C/tr>\r\n    \u003C/thead>\r\n    \u003Ctbody>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>\u003Cstrong>Бумага и печать\u003C/strong>\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Уходит необходимость печатать, копировать и подписывать большую часть документов на бумаге.\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Снижение расходов на бумагу, тонер, обслуживание принтеров; до 50–80% экономии на полиграфии.\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>\u003Cstrong>Курьерская доставка и почта\u003C/strong>\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Документы отправляются контрагентам и филиалам в электронном виде, без курьеров и почты.\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Экономия на доставке по стране и регионам, особенно при регулярных пересылках договоров и актов.\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>\u003Cstrong>Хранение и архивы\u003C/strong>\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Вместо физического архива — электронное хранилище с доступом по правам.\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Снижение затрат на аренду и обслуживание архивных помещений, работу с бумажными делами.\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>\u003Cstrong>Рабочее время сотрудников\u003C/strong>\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Меньше времени уходит на поиск документов, согласование и повторный ввод данных.\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Освобождение человеко‑часов для профильных задач; сокращение времени согласования на 20–70% в кейсах ЭДО и СЭД.\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>\u003Cstrong>Штрафы и потери из-за ошибок\u003C/strong>\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Снижается риск просрочек, потери документов и ошибок в реквизитах.\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Меньше штрафов за нарушения сроков, меньше потерь от некорректных договоров и пропущенных согласований.\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n    \u003C/tbody>\r\n  \u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\nДля малого бизнеса наиболее заметен эффект от экономии времени сотрудников и снижения штрафов. Для среднего — сокращение затрат на доставку, архивы и постоянные доработки документов. \r\n\r\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\r\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Истории успеха организаций с СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\r\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/\" class=\"cta-link\">\r\n        Узнать\r\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n\r\n## Как СЭД ТЕЗИС помогает ускорить документооборот и снизить затраты  \r\n\r\nСЭД ТЕЗИС — это система электронного документооборота для бизнеса, которая сочетает классический документооборот, управление процессами и электронный архив. Система используется компаниями разного масштаба — от крупных игроков до организаций, которые только выстраивают документооборот в цифровом формате. \r\n\r\nПреимущества системы:  \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n\u003Ctable>\r\n  \u003Cthead>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Cth>Преимущество\u003C/th>\r\n      \u003Cth>Чем полезно\u003C/th>\r\n      \u003Cth>Эффект\u003C/th>\r\n    \u003C/tr>\r\n  \u003C/thead>\r\n  \u003Ctbody>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>\u003Cstrong>Простота внедрения\u003C/strong>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Web-клиент без установки на ПК, мобильное приложение, Low Code-настройки.\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Внедрение системы занимает всего несколько недель, без дополнительного ПО и финансовых затрат\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>\u003Cstrong>Экономия времени\u003C/strong>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Автоматизация согласований, поиск по реквизитам, напоминания о задачах.\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Сокращение согласования на 20–90%, меньше просрочек.\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>\u003Cstrong>Снижение затрат\u003C/strong>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Отказ от бумаги, курьеров, архивов; российское ПО.\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>До 70% меньше бумаги, экономия на персонале.\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>\u003Cstrong>Удаленная работа\u003C/strong>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Доступ из любой точки, поддержка филиалов и удаленных сотрудников.\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Ускорение на 25–50% для распределенных команд.\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>\u003Cstrong>Масштабируемость\u003C/strong>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Low-Code инструменты, интеграции с внешними системами, возможен рост СЭД без дополнительного штата.\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Подходит при масштабировании компании, например, от 10 до 3000 пользователей.\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n  \u003C/tbody>\r\n\u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\nПо отзывам клиентов, внедрение СЭД ТЕЗИС позволяет: \r\n\r\n- сократить объем бумажных документов, поступающих на резолюцию руководителям, на 70% и более, за счет перевода согласований в электронный вид; \r\n- исключить до 70% ручного сбора подписей и отказаться от бумажных журналов регистрации, снизив нагрузку на сотрудников делопроизводства; \r\n- ускорить регистрацию, обработку и согласование документов на 20–50% в зависимости от типа документа и маршрута; \r\n- в отдельных проектах сократить время согласования договоров более чем на 90% — процесс, который занимал месяц, стал занимать около часа; \r\n- снизить операционные издержки за счет сокращения непрофильной работы (ручной сбор документов, пересылка, поиск, уточнения). \r\n\r\nВнедрение электронного документооборота у клиентов СЭД ТЕЗИС позволило: \r\n\r\n- \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/rosgosstrah/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\"> перестать терять договоры\u003C/a> и видеть статус каждого документа в системе; \r\n- сократить время реагирования на спорные ситуации за счет полного \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/alfa-lizing/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">протокола действий по документу\u003C/a>; \r\n- \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/valio/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">уменьшить время согласования договоров\u003C/a> и других процессов примерно на 25%, а также снизить количество просрочек благодаря оповещениям и контролю задач; \r\n- сэкономить на развертывании и сопровождении \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/1107\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">за счет web‑клиента\u003C/a>, который не требовал установки на каждую рабочую станцию.  \r\n\r\nДля малого и среднего бизнеса это означает, что СЭД ТЕЗИС помогает не только «оцифровать» текущий документооборот, но и встроить в него контроль, напоминания и аналитику. При небольшом штате это позволяет не расширять административную команду, а при росте компании — удерживать управляемость процессов без экспоненциального роста затрат. \r\n\r\n## Итог: почему компании стоит переходить на СЭД \r\n\r\nПереход на систему электронного документооборота — это не только про удобство и соответствие тренду на цифровизацию. Для малого и среднего бизнеса это способ: \r\n\r\n- снизить прямые расходы на бумагу, печать, доставку и архивы; \r\n- освободить время сотрудников и руководителей за счет сокращения рутины и ускорения согласований; \r\n- уменьшить риск ошибок, просрочек и штрафов, сделав процессы прозрачными и управляемыми; \r\n- обеспечить масштабируемый документооборот, который выдержит рост компании и увеличение числа процессов. \r\n\r\nСЭД ТЕЗИС дает бизнесу готовую платформу, на которой можно выстроить электронный документооборот с учетом российских требований, распределенных команд и роста нагрузки. \r\n\r\n## Часто задаваемые вопросы \r\n\r\n**Какие специалисты нужны в штате для поддержки СЭД?** \r\n\r\nДостаточно 1–2 системных администраторов с базовыми знаниями Linux/серверов, SQL (Postgres) и Low-Code платформ. Нет нужды в разработчиках — настройки, регламенты и процессы создаются визуальным конструктором силами администраторов без программирования. Для крупных проектов добавьте возможно понадобятся специалисты технической поддержки: 1 линия — junior специалисты, 2–3 линии — с опытом работы с ИБ и интеграциями. \r\n\r\n**Можно ли развернуть СЭД ТЕЗИС на локальном сервере так же быстро, как в облаке?** \r\n\r\nРазвертывание в облаке действительно быстрее — система начинает работать в компании в течение нескольких недель. Веб-клиент не требует установки на программного обеспечения на ПК, а вся инфраструктура уже готова, без закупки оборудования и длительной настройки. \r\n\r\nДля локального сервера сроки растягиваются до 1–3 месяцев: специалистам нужно подготовить серверы, установить ОС (Linux или Windows), СУБД Postgres Pro, развернуть WAR-файл в Tomcat, настроить бэкапы и провести тесты. Это стандартный процесс, аналогичный миграции систем. \r\n\r\nВ итоге оба варианта позволяют использовать в работе всю функциональность СЭД ТЕЗИС, но облачная поставка избавляет от ИТ-рутины и ускоряет начало работы в системе. \r\n \r\n**Самостоятельная настройка регламентов и процессов: зависит ли это от способа поставки?** \r\n\r\nСпособ поставки практически не влияет на настройку процессов. Конструктор бизнес-процессов позволяет пользователям с правами администратора самостоятельно настраивать регламенты, процессы и интеграции — например, с МЭДО или 1C, а также мобильное приложение — независимо от выбранной модели: облако или локальный сервер. Ключевое отличие заключается в глубине настроек: локальная версия позволяет менять код (low-code/pro-code), а облачная ограничивается no-code настройками. \r\n\r\n**Сколько стоит внедрение СЭД ТЕЗИС?** \r\n\r\nСтоимость внедрения СЭД ТЕЗИС зависит от количества одновременных подключений и выбранной редакции системы. Лицензии для пользователей бессрочные. В пакет одновременных подключений входит количество одновременно работающих в системе пользователей. Общее число возможных пользователей системы при этом не ограничено. В зависимости от определенных задач организации, возможно подключение дополнительных опций и услуг, а также выбор варианта техподдержки. Подробнее \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/buy/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">узнать про стоимость внедрения СЭД ТЕЗИС\u003C/a> и рассчитать приблизительную стоимость под конкретный проект можно на сайте. \r\n\r\n \u003Cstyle type=\"text/css\">\r\n\t.cta-block {\r\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tcolor: #ffffff;\r\n\t\tfont-size: 20px;\r\n\t\tfont-weight: 500;\r\n\t\tborder-radius: 8px;\r\n\t\toverflow: hidden;\r\n        display: flex;\r\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\r\n        justify-content: space-between;align-items: center;\r\n\t}\r\n\t.cta-button {\r\n\t\tcolor: #293244;\r\n\t\tborder-radius: 40px;\r\n\t\tfont-size: 16px;\r\n\t\tpadding: 4px;\r\n\t}\r\n\t.cta-link {\r\n\t    display: inline-flex;\r\n\t    align-items: center;\r\n\t    background-color: #fff;\r\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\r\n\t    border-radius: 40px;\r\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\r\n\t    font-weight: 500;\r\n\t    font-size: 16px;\r\n\t    line-height: 24px;\r\n\t    color: #293244;\r\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\r\n\t}\r\n\t.arrow-icon {\r\n\t    display: inline-block;\r\n\t    width: 32px;\r\n\t    height: 32px;\r\n\t    background-color: #eaf6ff;\r\n\t    border-radius: 100%;\r\n\t    margin-left: 12px;\r\n\t    padding: 5px;\r\n\t    transition: background-color .3s ease;\r\n\t}\r\n  .table-wrapper {\r\n    width: 100%;\r\n    max-width: 960px;\r\n    border-radius: 4px;\r\n     overflow-x: auto;\r\n  }\r\n\r\n  table {\r\n    width: 100%;\r\n    border-collapse: collapse;\r\n    border-radius: 4px;\r\n    overflow: hidden;\r\n    border: 1px solid #DCE5EE;\r\n  }\r\n\r\n  thead tr th {\r\n    background-color: #F3F9FD;\r\n    border: 1px solid #DCE5EE;\r\n    padding: 12px 16px;\r\n    text-align: left;\r\n  }\r\n\r\n  tbody tr td {\r\n    border: 1px solid #DCE5EE;\r\n    padding: 12px 16px;\r\n    vertical-align: top;\r\n  font-weight: 400;\r\n    color: #5D687E;\r\n  }\r\n\u003C/style>",68,"kak-sed-pomogaet-malomu-i-srednemu-biznesu-snizhat-zatraty","2026-04-29T06:53:40.075Z","2026-06-23T08:51:33.048Z","2026-06-23T08:51:33.033Z",{"id":207,"documentId":208,"seo_title":209,"seo_description":210,"seo_keywords":25,"title":211,"created":212,"body":213,"published":9,"weight":214,"published_date":212,"reading_time":78,"slug":215,"createdAt":216,"updatedAt":217,"publishedAt":218},{"id":141,"documentId":157,"title":158,"published":9,"weight":159,"slug":160,"createdAt":161,"updatedAt":162,"publishedAt":163,"blogposts":482},[483,484,485,486,487,488,489,490,491,492,493,494,495,496,497,498,510,523,533,546,556,568,569,570,571,572,573,585,597,610,622,635,646],{"id":113,"documentId":266,"seo_title":267,"seo_description":268,"seo_keywords":21,"title":269,"created":234,"body":270,"published":9,"weight":113,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":271,"createdAt":272,"updatedAt":273,"publishedAt":274},{"id":150,"documentId":229,"seo_title":230,"seo_description":231,"seo_keywords":232,"title":233,"created":234,"body":235,"published":9,"weight":150,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":236,"createdAt":237,"updatedAt":238,"publishedAt":239},{"id":141,"documentId":276,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":277,"created":234,"body":278,"published":9,"weight":141,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":279,"createdAt":280,"updatedAt":281,"publishedAt":282},{"id":284,"documentId":285,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":286,"created":234,"body":287,"published":9,"weight":284,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":288,"createdAt":289,"updatedAt":290,"publishedAt":291},{"id":78,"documentId":293,"seo_title":294,"seo_description":295,"seo_keywords":21,"title":296,"created":234,"body":297,"published":9,"weight":78,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":298,"createdAt":299,"updatedAt":300,"publishedAt":301},{"id":182,"documentId":241,"seo_title":242,"seo_description":243,"seo_keywords":21,"title":244,"created":234,"body":245,"published":9,"weight":182,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":246,"createdAt":247,"updatedAt":248,"publishedAt":249},{"id":106,"documentId":304,"seo_title":305,"seo_description":306,"seo_keywords":21,"title":307,"created":234,"body":308,"published":9,"weight":106,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":309,"createdAt":310,"updatedAt":311,"publishedAt":312},{"id":314,"documentId":315,"seo_title":316,"seo_description":317,"seo_keywords":21,"title":318,"created":234,"body":319,"published":9,"weight":314,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":320,"createdAt":321,"updatedAt":322,"publishedAt":323},{"id":325,"documentId":326,"seo_title":327,"seo_description":328,"seo_keywords":21,"title":329,"created":234,"body":330,"published":9,"weight":325,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":331,"createdAt":332,"updatedAt":333,"publishedAt":334},{"id":336,"documentId":337,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":338,"created":234,"body":339,"published":9,"weight":336,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":340,"createdAt":341,"updatedAt":342,"publishedAt":343},{"id":6,"documentId":345,"seo_title":346,"seo_description":347,"seo_keywords":21,"title":348,"created":234,"body":349,"published":9,"weight":6,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":350,"createdAt":351,"updatedAt":352,"publishedAt":353},{"id":355,"documentId":356,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":357,"created":358,"body":359,"published":9,"weight":355,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":360,"createdAt":361,"updatedAt":362,"publishedAt":363},{"id":17,"documentId":18,"seo_title":19,"seo_description":20,"seo_keywords":21,"title":22,"created":23,"body":24,"published":9,"weight":17,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":27,"createdAt":28,"updatedAt":29,"publishedAt":30},{"id":401,"documentId":402,"seo_title":403,"seo_description":404,"seo_keywords":21,"title":405,"created":406,"body":407,"published":9,"weight":401,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":408,"createdAt":409,"updatedAt":410,"publishedAt":411},{"id":114,"documentId":426,"seo_title":427,"seo_description":428,"seo_keywords":429,"title":430,"created":431,"body":432,"published":9,"weight":433,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":434,"createdAt":435,"updatedAt":436,"publishedAt":437},{"id":499,"documentId":500,"seo_title":501,"seo_description":502,"seo_keywords":21,"title":501,"created":503,"body":504,"published":9,"weight":98,"published_date":505,"reading_time":78,"slug":506,"createdAt":507,"updatedAt":508,"publishedAt":509},36,"fk5kjwwa1vgytkg9ic8ef6h2","Минусы электронного документооборота: 6 проблем и решения","Разбираем 6 типичных минусов электронного документооборота и что делает с каждым из них СЭД ТЕЗИС.","2016-06-29","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/6_minusov_Oblozhka_f1309978be.png\" alt=\"Минусы электронного документооборота\"/>\n\nМинусы в работе с СЭД редко остаются незамеченными. Обычно вместо переговоров на этот счет с вендором заказчики предпочитают обсуждать это внутри компании. Вендоры обычно узнают о проблемах только через прямой вопрос: например, в \u003Ca href=\"https://nps.bain.com/about/measuring-your-net-promoter-score/\" target=\"_blank\">NPS-опросе\u003C/a> о готовности рекомендовать продукт и в ответах на вопросы об улучшении системы. Именно там и всплывает недовольство системой или ее функциональностью.\n\nЕсли вендор спрашивает вашу оценку системы, есть смысл не стесняться и назвать все проблемы, с которыми вы столкнулись при реальной работе. В статье разберем шесть типичных претензий к электронному документообороту, которые чаще всего звучат в таких опросах, и что с каждой из них делает СЭД ТЕЗИС.\n\n## 1. Система внедрена не полностью\n\nПроекты внедрения СЭД по разным причинам могут растягиваться на долгие сроки, и общая неудовлетворенность системой нарастает пропорционально тому, сколько она находится в «подвешенном состоянии», когда обещанные функции до конца не настроены.\n\nПричины бывают разные: смена основного бизнес-заказчика внутри компании, саботаж внедрения со стороны пользователей, попытка внедриться своими силами, приостановка финансирования проекта. Если вендор узнает о «недовнедрении», он предложит помощь, но для этого нужно сказать об этом прямо.\n\nДля \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/services/deployment/\" target=\"_blank\">СЭД ТЕЗИС мы проводим проектное внедрение\u003C/a>: постоянное взаимодействие поставщика и заказчика, предпроектное обследование компании, разработка функциональной спецификации с четко определенными задачами и способами их решения, тестовая эксплуатация перед промышленным запуском, обучение пользователей и администраторов.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/6_minusov_Kartinka_1_b9d2e384c4.png\" alt=\"Система внедрена не полностью\"/>\n\n## 2. Для системы не поступают обновления\n\nОбновление корпоративного ПО может требовать отдельной установки новой версии или участия вендора. Если обновления задерживаются, стоит прямо сказать об этом поставщику. Если обновления задерживаются, стоит прямо сказать об этом вендору. Часто дело в недопонимании важности продления подписки на обновления после первого года эксплуатации, либо вендор забыл ее предложить, либо вы когда-то от нее отказались. Устаревшие версии почти любого ПО со временем теряют поддержку вендора.\n\nЕсли подписка есть, и система не модифицирована, обновление проходит легко. С модификациями сложнее, не все системы позволяют обновляться до новых версий после глубокой доработки.\n\nВ СЭД ТЕЗИС этот вопрос решен на уровне платформы: какой бы глубокой ни была модификация, возможность обновления до новых версий сохраняется. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/buy/\" target=\"_blank\">Первый год обновлений входит в лицензию бесплатно\u003C/a>, дальше это отдельная позиция, которую можно посмотреть в прайс-листе.\n\n## 3. В работе системы возникают ошибки\n\nЛюбое сложное программное обеспечение может содержать ошибки, особенно при большом количестве функций и различных сценариев использования. К ошибкам в корпоративном ПО реакция обычно острее, чем к ошибкам в бытовых сервисах.\n\nОтветственность за ошибки лежит на поставщике. Сюда же относится проблемы, связанные с обновлением системы, когда после установки новой версии настроенная функциональность внезапно перестает работать: то, что хорошо работает на сервере разработчика, может не заработать на инфраструктуре заказчика.\n\nОб ошибках стоит сообщать вендору сразу, не дожидаясь опроса: замечания учтут в следующем или промежуточном релизе. Еще лучше договориться об индивидуальной схеме техподдержки с исправлением ошибок во внеочередном порядке, без ожидания новой версии.\n\n## 4. Не хватает функциональности\n\nТиповая «коробочная» версия системы выполняет строго тот круг функций, который в нее заложил разработчик, — и его может не хватить на реальные потребности организации. Если это так, вендору стоит сказать, что в текущей версии системы «тесно». Скорее всего, поставщик предложит более функциональную редакцию и постарается найти баланс между возможностями системы и ИТ-бюджетом.\n\nВ случае СЭД ТЕЗИС заказчику доступно несколько редакций с разным уровнем функциональности. Дополнительно часть ограничений закрывает ИИ-модуль системы: no-code настройка автоматизации с подключением ИИ, извлечение реквизитов из документов, генерация текстов и другие сценарии можно \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/modul-ai/\" target=\"_blank\">добавить без перехода на более дорогую редакцию\u003C/a>.\n\nЧтобы разобраться, какая функциональность действительно нужна бизнесу, можно \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/demo/\" target=\"_blank\">запросить демонстрацию СЭД ТЕЗИС\u003C/a>. На демо специалисты СЭД ТЕЗИС покажут, какие сценарии автоматизации закрывает система под конкретные задачи компании.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/6_minusov_Kartinka_2_fad042ec21.png\" alt=\" Не хватает функциональности\"/>\n\n## 5. Система непонятна пользователям\n\nОт сложной корпоративной системы странно ожидать той же интуитивной понятности, что и от простого мобильного приложения. Любой достаточно сложный продукт нужно изучать. Если система кажется непонятной, стоит сказать об этом вендору. Чаще всего причина — недостаточная обученность пользователей и администраторов: иногда, чтобы система лучше закрывала потребности компании без программирования, достаточно получше обучить администратора, который найдет и настроит нужные параметры. Если обучение пользователей и администраторов не отвечает потребностям заказчика, об этом стоит сказать сразу, иначе от этого пострадают и другие пользователи.\n\nПосле презентации СЭД ТЕЗИС некоторые пользователи, увидев простой интерфейс, решают, что обучение не нужно, особенно если раньше работали со сложными устаревшими решениями. Отказ от обучения или невнимательность на нем может привести к тому, что часть возможностей системы просто не используется, и один и тот же результат можно получить разными путями, важно знать самый короткий из них.\n\nУ заказчиков СЭД ТЕЗИС, которые прошли \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/services/training-center/\" target=\"_blank\">проектное внедрение с обучением пользователей\u003C/a>, проблем с освоением системы практически не возникает. Тренинги проводятся очно или в формате записываемых вебинаров, доступны короткие видеоролики по работе с системой и встроенная документация.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/6_minusov_Kartinka_4_6a7b58ad17.png\" alt=\"Система непонятна пользователям\"/>\n\n## 6. Не устраивает работа техподдержки\n\nТехподдержка ежедневно закрывает все остальные пять проблем — обучает, внедряет, обновляет, исправляет ошибки, помогает расширить функциональность. Если она работает не на должном уровне, это стоит расценивать как явный минус электронного документооборота и говорить об этом прямо.\n\n\u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/services/support/\" target=\"_blank\">Для повышения качества техподдержки в СЭД ТЕЗИС\u003C/a> работает система подачи пользовательских заявок: заказчики могут отслеживать, кто работает над заявкой, ее статус и процент выполнения.\n\n## Что делает СЭД ТЕЗИС с обратной связью\n\nВсе шесть проблем выше объединяет одно: их проще решить, если сказать о них прямо, а не молчать и работать в обход системы. В СЭД ТЕЗИС отзывы клиентов учитываются и исправляются практически сразу: недовнедрение закрывается проектной командой, вопросы обновлений и ошибок — техподдержкой и релиз-циклом, нехватку функциональности можно закрыть отдельным модулем без перехода на другую редакцию, пробелы в обучении — дополнительными тренингами.\n\nЕсли вы узнали свою компанию хотя бы в одном из пунктов — расскажите об этом команде СЭД ТЕЗИС при следующем контакте или \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/\" target=\"_blank\">запросите демонстрацию\u003C/a>, указав, какая именно проблема сейчас актуальна: так демонстрация будет выстроена вокруг вашей конкретной задачи, а не общего обзора системы.\n\n## FAQ\n\n**Как понять, что СЭД недовнедрена?**\u003Cbr>\nЕсли часть обещанных функций так и не заработала спустя разумный срок после запуска, а пользователи продолжают вести часть процессов в обход системы — это признак недовнедрения. Стоит зафиксировать конкретный список нерабочих сценариев и обсудить его с вендором.\n\n**Что делать, если в купленной редакции СЭД не хватает функций?**\u003Cbr>\nПервый шаг — уточнить у вендора, закрывает ли задачу более функциональная редакция или отдельный модуль (например, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/modul-ai/\" target=\"_blank\">ИИ-модуль для автоматизации без программирования\u003C/a>), прежде чем переходить на более дорогую версию целиком.\n\n**Как проверить, устроит ли вас техподдержка вендора СЭД?**\u003Cbr>\nСтоит запросить у вендора доступ к \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/services/support/\" target=\"_blank\">системе подачи заявок\u003C/a> или демо-версии техподдержки, уточнить \u003Ca href=\"https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%BE%D0%B3%D0%BB%D0%B0%D1%88%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BE%D0%B1_%D1%83%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D0%B5_%D1%83%D1%81%D0%BB%D1%83%D0%B3\" target=\"_blank\">SLA\u003C/a> по срокам реакции и решения и почитать отзывы действующих клиентов, а не только маркетинговые материалы.\n\n**Нужно ли обучение пользователей, если интерфейс СЭД выглядит простым?**\u003Cbr>\nДа. Простой интерфейс не означает, что все сценарии работы очевидны — без \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/services/training-center/\" target=\"_blank\">обучения\u003C/a> часть возможностей системы обычно остается неиспользованной, а сотрудники решают, что нужной функциональности просто нет.\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n\u003C/style>","2026-09-16","6-minusov-sed-o-kotoryh-sleduet-rasskazat-svoemu-vendoru","2025-06-10T07:11:09.656Z","2026-09-17T12:24:34.743Z","2026-09-17T12:24:34.281Z",{"id":511,"documentId":512,"seo_title":513,"seo_description":514,"seo_keywords":515,"title":516,"created":517,"body":518,"published":9,"weight":511,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":519,"createdAt":520,"updatedAt":521,"publishedAt":522},39,"h2nvut0uvh19yw59k0jihjc0","Автоматизация совещаний: организация, ведение и протоколирование. Решение от СЭД ТЕЗИС","ᐉ В СЭД ТЕЗИС есть модуль автоматизации совещаний с возможностями ✅ Организации совещаний ✅ Ведения совещаний в электронном виде ✅ Протоколирования совещаний.","В СЭД ТЕЗИС есть модуль автоматизации совещаний с возможностями. Организации совещаний. Ведения совещаний в электронном виде. Протоколирования совещаний.","Автоматизация совещаний: О невозможности унификации разнородных процессов при помощи СЭД","2016-08-12","Теоретики безбумажного документооборота в последние несколько лет заинтересовались вопросом использования СЭД для повышения эффективности проведения совещаний. Причем, как это обычно случается в мире информационных технологий, телега опять пошла впереди лошади: сначала в системах электронного документооборота начали появляться модули автоматизации совещаний, и только затем сообщество пользователей и разработчиков СЭД задумалось: а как это должно правильно работать.\n\nДаже беглый обзор теоретических статей по вопросу организации совещаний посредством систем документооборота демонстрирует главную проблему, которая кроется в этой области: деловое совещание в организации — это мультиформатное мероприятие. Под термином «совещание» может скрываться и многочасовой экспертный совет, и пятиминутная летучка перед началом рабочей недели.\n\nТеоретики автоматизации совещаний из числа вендоров СЭД пытаются предложить какой-то единый, типовой, «наиболее правильный порядок проведения совещаний», который бы позволил создать модуль автоматизации, способный охватить все форматы проведения деловых собраний.\n\nТеоретизирующие пользователи, в свою очередь, предлагают частные сценарии автоматизации при помощи модуля организации совещаний той СЭД, которая установлена в их организации. И пытаются на их примере вывести общие принципы «наиболее правильного проведения совещаний».\n\nНи тот, ни другой подход не вызывает согласия у сообщества. Вопрос остается открытым: а действительно ли СЭД может обеспечить автоматизированное безбумажное проведение совещаний во всем их многообразии? В этой статье мы попытаемся изложить свой взгляд на данный вопрос, а также расскажем о первых попытках создания модуля «Совещания» в СЭД ТЕЗИС.\n\n## КАМЕНЬ ПРЕТКНОВЕНИЯ ПРИ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ: РАЗНООБРАЗИЕ ФОРМАТОВ\n\nСовещание есть заседание или собрание, посвященное обсуждению каких-то вопросов. Это понимают все. Безусловно, аксиоматически, на уровне здравого смысла совещание обладает следующими признаками:\n\n— Совещание всегда имеет **участников** (какие-то люди собираются);\n\n— Совещание всегда имеет **время и место проведения** (какие-то люди собираются в какое-то время в каком-то кабинете);\n\n— Совещание всегда имеет **цель** (зачем-то же все эти люди собираются именно в это время в этом кабинете?);\n\n— Совещание всегда имеет **результат** (не зря же все эти люди собрались именно в это время в этом кабинете?)\n\nВо всем остальном организаторы совещаний имеют полную творческую свободу.\n\nСовещания могут различаться по составу участников. Здесь имеется в виду как количество человек (узкий состав, расширенный состав, представительный состав), так и их статус (совещания высшего руководства, совещания участников проектов, совещания узких рабочих групп и т.п.) и постоянство состава (состав участников четко определен и повторяется из раза в раз или же несколько человек спонтанно собираются на мозговой штурм). Варьируются также и роли участников совещания — есть ли председатель, секретарь, контролер исполнения работ и так далее.\n\nСовещания могут различаться по времени. Сюда входит не только конкретная дата и время проведения (они всегда разные), но и периодичность и проведения. Совещания могут быть разовыми (мозговой штурм по поводу внезапного коллапса в производственном процессе), а могут быть регулярными (планерка раз в неделю) или периодическими (собрание директоров раз в квартал). Место проведения совещания также может быть фиксированным («всех на ковер к гендиректору»!) или меняться: бронироваться по расписанию или выбираться спонтанно. От времени и места зависит то, как формируются приглашения на совещание или уведомления о нем.\n\nЦели совещаний также могут быть фиксированными («раз в год проводим экспертный совет по поводу нового релиза») или же разнообразными: инструктажи, информативные совещания, основная цель которых — сообщить сотрудникам некоторую информацию; оперативные совещания («летучки»), на которых сотрудники рассказывают о своей текущей работе за некоторый период; проблемные совещания, целиком посвященные глубокому обсуждению одного или нескольких вопросов — множество их. От цели совещания зависит, требуется ли для совещания повестка — если для заседания директоров раз в квартал она, определенно, нужна, то на «летучках» большинство компаний вполне обходятся без повестки.\n\nРезультаты совещаний — вообще отдельный вопрос: совещания могут быть конструктивными, а бывает и так, что участникам вообще не получается ни до чего договориться. Результат совещания тесно связан с его целью, которая определяет, требуется ли фиксация результата в виде протокола: для расширенного проблемного совещания протокол явно требуется (нужно же куда-то записать варианты решения проблемы, поставить задачи по ее решению…), но зачем он для краткого заседания рабочей группы, которая спонтанно собралась в составе 3-4 человек, каждый из которых в состоянии самостоятельно вести записи?\n\nСовещания бывают очень и очень разные: и формальные с приглашениями, повесткой и резолюциями, и короткие спонтанные совещания «on-demand». Пытаться предложить единый сценарий проведения совещания (а следовательно, и единую реализацию автоматизации совещаний в СЭД) — это как попытка одеть всех детей в одну школьную форму: получалось только в СССР и никому не нравилось.\n\n## О НЕВОЗМОЖНОСТИ ЕДИНООБРАЗНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ В СЭД\n\nИз вышесказанного следует, что главным архитектурным принципом построения некоторого программного инструмента для автоматизации совещаний должна быть гибкость. Жесткие унифицированные сценарии для автоматизации не подходят, так как не учитывают многообразие форматов, в которых могут проводиться совещания.\n\nКак мы выяснили в предыдущем разделе, существуют лишь некоторые «крючки», за которые может зацепиться разработчик системы документооборота, создающий модуль автоматизации совещаний. Участники, время и место проведения, тема и результат — это единственные безусловно необходимые поля карточки совещания в системе. То есть, модуль автоматизации совещаний может, по сути, представлять собой всего одну карточку в СЭД и один экран просмотра списка этих карточек.\n\nВсе остальное — процессы движения и обработки карточек совещаний — должны обеспечиваться гибкими механизмами самой СЭД, в разном сочетании для каждого типа совещаний, которые проводятся в конкретной организации. Маршрут движения карточки, автоматическое создание карточек периодических совещаний, рассылка уведомлений о совещаниях, возможность ведения повестки и протокола — все это должно настраиваться отдельно для разных типов собраний и при необходимости отключаться-подключаться (заполняться-не заполняться), в зависимости от того, требует ли этого формат совещания.\n\nВозьмем простой пример: каждый понедельник с 10 до 12 утра в кабинете генерального директора проводится планерка, в которой участвуют собственно директор и руководители отдела маркетинга и отдела продаж. Иногда к совещанию присоединяются другие участники — к примеру, руководители проектов. Формат планерки подразумевает, что каждый участник отчитывается о текущем положении дел в своем отделе и делится планами на неделю.\n\nЧто в этом формате статично, а что динамично? Время и место проведения статичны, статичны также цель и результат (проинформировать друг друга о том, как движется работа и определить планы на неделю). Динамически изменяется лишь состав участников.\n\nНужна ли такому собранию повестка? Нет, не нужна (либо она не меняется от совещания к совещанию). У каждого участника своя информация, которую он хочет сообщить остальным. Нужно ли рассылать участникам приглашения? Да, периодически нужно, поскольку состав участников временами меняется. Нужны ли такому совещанию председатель, секретарь? Председатель — да, он есть, в его роли выступает генеральный директор. А вот без секретаря вполне можно обойтись: планерка не подразумевает письменного ведения протокола. С другой стороны, если не ведется протокол, то как потом распределять поручения?\n\nЧтобы перевести в электронный вид даже такое простое совещание, система документооборота, как минимум, должна поддерживать:\n\n— Гибкие возможности настройки шаблонов, чтобы создать «черновик» карточки совещания, в котором заданы его неизменные параметры: время — с 10 до 12, место — кабинет генерального директора, основной состав участников — директор, глава по маркетингу, руководитель отдела продаж; цель (тему) совещания (например, «Планерка с 25.07 по 29.07»), повестку.\n\n— Гибкие возможности автоматического периодического создания карточки по данному шаблону в заданное время (к примеру, за выходные до планерки, в пятницу в 10 утра);\n\n— Гибкие возможности редактирования карточки, автоматически созданной на основе шаблона: добавление новых участников, возможность добавления комментариев, а также возможность не заполнять повестку и протокол (как мы выяснили, они не нужны);\n\n— Гибкие возможности рассылки приглашений новым участникам по электронной почте (вне зависимости от используемого почтового клиента — многие поставщики СЭД, почему-то, навязывают интеграцию именно с Outlook);\n\n— Возможности создания поручений на базе карточки совещания. Даже если протокол не ведется, все руководители смогут поставить задачи своим сотрудникам на неделю на основе того, о чем говорилось за закрытыми дверями.\n\nИ это простая планерка. А форматов совещаний — десятки. Как вы автоматизируете «пятиминутку» рабочей группы, собравшейся в свободном составе, чтобы  обсудить один-единственный вопрос?\n\n## О ПОПЫТКАХ СОБРАТЬ ВСЕ «КРЮЧКИ» ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЯ В ЕДИНЫЙ МОДУЛЬ\n\nВ СЭД ТЕЗИС есть модуль автоматизации совещаний, и работает он примерно так, как описано выше. Есть список совещаний и возможность создать новое совещание по шаблону:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/f207e0bd6eef46a8915cf28181d73c92_a591222cb8.png)\n\nЕсть карточка совещания, содержащая упомянутые «крючки» — общие параметры для всех видов совещаний (цель, время, место):\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/bb6e74d2febe4c3e9e31d5df77d1ccfe_2b39c9aa72.png)\n\nЕсть возможность гибкого добавления участников — причем не только из «своих», но и из справочника контрагентов и внешних контактов:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/fb015f44fa8746fbb1a45aeb0f2ad135_3710fbb36f.png)\n\nГде мы не дали пользователям свободы, так это сделав обязательными поля карточки «Председатель» и «Секретарь». Хотя, как подсказывает здравый смысл, у совещания только один обязательный участник — его инициатор (это поле тоже обязательное. Кстати, оно не заполняется автоматически. То есть, теоретически, секретарь может создать совещание за директора, даже если сам не будет на нем присутствовать).\n\nЕсть хитрая вещь под названием «статус совещания». Их два: Повестка и Протокол. Если выбран статус «Повестка», то в карточке отображается таблица для формирования повестки, которую можно не заполнять (а если заполнять, то по полной программе — с именами и очередностью докладчиков, списком тем  и продолжительностью докладов). А в правой панели отображается кнопка, позволяющая выслать приглашения участникам.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/89b265bf59d645048b0e9e47d1aecdec_c6426be195.png)\n\nА если выбран статус Протокол, то повестку надо заполнить обязательно — по итогам совещания. И в правой панели есть кнопка «Создать задачи», которая автоматически трансформирует каждый пункт повестки в задачу, которая потом назначается на нужного сотрудника.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/05e30d1e8b53413eb3b26361cb6dda43_60fa24e87f.png)\n\nВпрочем, если тип совещания — Повестка, то выставить задачи сотрудникам тоже можно. В правой панели отображается кнопка Создать, которая позволяет создать на основании карточки совещания что угодно — хоть задачу, хоть документ.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/1b1220f706744ba2949c561e6d9bf362_fbb77d5e32.png)\n\n## О НЕОБХОДИМОСТИ ДОРАБОТОК ПОД УНИКАЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ КАЖДОЙ ОРГАНИЗАЦИИ\n\nИ все же, даже если создать карточку совещания в духе минимализма, гибкости и здравого смысла, чего-то все равно будет не хватать. Даже в простом упомянутом примере автоматизации планерки есть пункт — периодичность. То есть, совещание должно собираться при помощи системы автоматически каждую неделю. Функциональности «периодических совещаний» в «коробке» ТЕЗИС нет. Периодические задачи — есть, а вот совещаний — нет. Но это вовсе не значит, что их нельзя организовать, если заказчик того пожелает.\n\nИли вот реальный пример нашего заказчика из нефтегаза. Совещание проводится в три этапа: подготовка к нему, проведение совещания и исполнение принятых решений. На первом этапе формируется повестка совещания (и согласовывается), определяются время и место (и согласовываются), и рассылаются уведомления участникам (вместе с повесткой). На втором формируется протокол совещания (согласовывается и утверждается) и рассылается участникам совещания. На третьем этапе на основании протокола формируются задачи, их исполнение контролируется и результаты доводятся до совещавшегося руководства. Это уже не простая планерка — это извилистый лабиринт согласований, повторных согласований, утверждений, контроля и оповещений. И его можно построить, если СЭД дает возможности кастомизации.\n\nСистеме документооборота, с помощью которой планируется автоматизация совещаний, необходимы встроенные инструменты BPM — к примеру, визуальный дизайнер процессов в СЭД ТЕЗИС. Поскольку единого «наиболее правильного» способа проведения совещаний, подходящего для любой организация, не существует, возможность гибкой настройки маршрута возникновения и движения карточки совещания — единственный выход в попытке автоматизировать такую сложную и многообразную область внутрикорпоративной деятельности. Инструменты управления бизнес-процессами помогут настроить и периодичность создания карточек совещаний, и отправить их по необходимым маршрутам согласования с соответствующими уведомлениями.\n\nПодведем итоги: единого технического способа автоматизации совещаний при помощи СЭД не существует. Причина этому — то, что совещания имеют великое множество форматов проведения, каждый из которых удобен для обсуждения тех или иных вопросов.\n\nКонечно, у любого совещания есть время, место проведения, участники, цель — главные информативные поля карточки совещания в СЭД.  Результатом совещания закономерно являются выставленные сотрудникам задачи, либо ничего (в случае информативного совещания). В остальном у организаторов совещания полная свобода, которую неудобно и невыгодно чем-то ограничивать.\n\nИз этого закономерно следует, что СЭД для автоматизации совещаний должна иметь оптимальный набор готовой функциональности, касающейся непосредственно совещаний, максимально гибкие возможности кастомизации, а также включать в себя инструменты BPM. В этом случае компромисс между системой, пытающейся навести порядок в бизнес-процессах организации, и творческой свободой ее работниковбудет найден.","avtomatizatsiya-soveshhanij-o-nevozmozhnosti-unifikatsii-raznorodnyh-protsessov-pri-pomoshhi-sed","2025-06-10T07:11:10.210Z","2026-06-23T08:51:32.309Z","2026-06-23T08:51:32.289Z",{"id":524,"documentId":525,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":526,"created":527,"body":528,"published":9,"weight":524,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":529,"createdAt":530,"updatedAt":531,"publishedAt":532},40,"nj7thlnx0jfqdnmn2ruc4weo","Управление эффективностью сотрудников в СЭД: Почему не хватает просто задач","2016-09-27","Современные системы электронного документооборота практически поголовно включают в себя функциональность контроля исполнительской дисциплины. Механизмы постановки задач и поручений являются эффективным инструментом взаимодействия сотрудников внутри отдела или между отделами, а отчеты по исполнительской дисциплине дают представление о выполненной отдельными сотрудниками нагрузке за определенный период. Безусловно, данная функциональность имеет значимость для компании, которая желает постоянно повышать эффективность труда своего персонала.\n\nОднако механизм постановки и контроля исполнения задач слишком узок для того чтобы контролировать выполнение стратегических целей компании, особенно если масштабы бизнеса достаточно велики (крупное акционерное общество, холдинг). Задачу можно поставить конкретному сотруднику или группе сотрудников, но не всей дочерней компании или крупному подразделению; тем более сложно проконтролировать, насколько эффективно сработала «дочка» или подразделение в выполнении общей стратегии развития бизнеса. Механизмы постановки задач в СЭД не рассчитаны на реализацию управления по целям и расчета ключевых показателей эффективности компании.\n\nВ данной статье мы поразмышляем о модели управления по целям, для чего она нужна бизнесу, а также расскажем, как мы смогли реализовать управление эффективностью сотрудников по целям на базе системы ТЕЗИС — причем органично встроив его в механизм постановки задач.\n\n## УПРАВЛЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ: МИКРОКОНТРОЛЬ И МАКРОКОНТРОЛЬ\n\nКонечно, заявление о том, что в СЭД нельзя поставить задачу «дочке» или подразделению, несколько преувеличено. Можно поставить групповую задачу на всех сотрудников подразделения. Можно поставить макро-задачу руководителю подразделения, а он уже разобьет ее на микро-задачи для руководителей отделов, те поставят задачи своим сотрудникам, и так далее.\n\nТем не менее, отчет по таким задачам не даст высшему руководству представления о том, как выполняется стратегия развития компании — движется ли бизнес вперед, стоит на месте или катится назад. Он просто покажет, насколько загружено было то или иное подразделение в определенный период времени и какие задачи были выполнены. Это, так сказать, контроль на микроуровне: что было сделано. А вот насколько эффективно то, что было сделано, в общем русле движения компании — отчет не покажет.\n\nДело в том, что современные СЭД не поддерживают отслеживание ключевых показателей эффективности (КПЭ). Специалисты по корпоративному управлению знакомы с моделью управления по целям, когда на определенный период времени по всем уровням компании «сверху вниз» устанавливаются цели, по 3-5 для каждой «дочки», департамента, отдела.\n\nДля оценки эффективности выполнения данных целей используются ключевые показатели эффективности, которые могут выражаться в различных единицах — миллионах рублей, или тысячах штук, или в процентах, или в чем-то еще (специалисты рекомендуют использовать не более 20 КПЭ). Например, «Продать товаров на миллион рублей за первое полугодие 2016 года». Это цель, выполнение которой потом оценивается по ключевым показателям эффективности: была ли она недовыполнена, выполнена или перевыполнена.\n\nПричина отсутствия функциональности проста — далеко не все компании используют управление по целям, и поэтому в «коробках» СЭД такие штуки не предусмотрены.  Между тем, именно возможность постановки глобальных целей и отслеживания КПЭ позволяет обеспечить макроконтроль деятельности организации и наглядно показать в цифрах (штуках, процентах), развивается ли компания в соответствии с выбранной стратегией или нет.\n\nТакую функциональность может обеспечить только доработка СЭД, для чего требуется гибкий и модифицируемый продукт, который можно дописывать как угодно. Именно это мы сделали для одного из наших заказчиков из нефтегаза, создав модуль «Система управления эффективностью сотрудников» (СУЭС) к СЭД ТЕЗИС. В этой статье мы подробнее расскажем о том, как нам удалось реализовать механизм оценки КПЭ на базе СЭД.\n\n## МОДУЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ: РАБОТА С КОРПОРАТИВНЫМИ ЦЕЛЯМИ\n\nДля начала в системе появилась роль «Администратор СУЭС». После этого появилась карточка — «Корпоративные КПЭ», которую администратор СУЭС мог создавать и отправлять на согласование. Выглядела она схематически примерно вот так:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/fd7875395a45414da8825d361f267f7f_3726c2ee4e.png)\n\nКарточки корпоративных целей для управления эффективностью сотрудников создаются в начале года. В карточке указывается:\n\n- **цель** — собственно, сформулированная цель;\n\n- **вес цели** — показатель важности выполнения данной цели для подразделения. Суммарный вес всех целей должен составлять 100%;\n\n- **единица измерения** — собственно, показатель КПЭ. Миллионы рублей, проценты, штуки и так далее;\n\n- **пороговое значение** — минимальное значение показателя КПЭ, которое должно быть достигнуто, чтобы цель считалась выполненной;\n\n- **целевое значение** — оптимальное значение показателя КПЭ;\n\n- **амбициозное значение** — максимальное значение показателя КПЭ, которое должно быть достигнуто, чтобы цель считалась перевыполненной.\n\nКаждое значение сопровождается описанием. После заполнения карточка отправляется на согласование высшему руководству компании.\n\nИнтересным техническим решением стало создание упрощенной формы карточки КПЭ для просмотра согласующими. При просмотре карточки согласующими, она открывается в форме таблицы, напоминающей файл Excel (да из нее и можно сформировать файл Excel). В ней четко и коротко описаны цели на год для подразделения и указаны ключевые показатели эффективности (кроме описаний).\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d5c2047bf0684413bc5a5b3e93209a19_183d0adaab.png)\n\nПосле согласования карточка опять попадает к администратору СУЭС, и начинается постановка целей сотрудникам.\n\n## КАСКАДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ: УПРАВЛЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ НА НИЖЕСТОЯЩИХ УРОВНЯХ\n\nНа основании корпоративных целей происходит каскадное планирование целей внутри компании сверху вниз до уровня начальника отдела включительно. То есть, администратор СУЭС массово создает аналогичные карточки, которые должны заполнить руководители подразделений, потом начальники отделов…\n\nДля этого разработана специальная утилита массового создания карт СУЭС, которая доступна только администратору:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/f01d83f3d7f74efc90bd843522d141e4_8405c8d167.png)\n\nВ ней администратор может выбрать сотрудников, для которых должны быть созданы карточки, в зависимости от уровня: от Генерального директора до руководителей отделов и их заместителей.\n\nПосле массового создания карточек каждый получивший карту сотрудник должен проставить в ней цели деятельности своего отдела и их КПЭ (в тех же единицах, что и КПЭ корпоративной цели по его подразделению, максимум — 10). Карточка для постановки цели руководителем аналогична карточке постановки корпоративной цели, а общий список целей нижестоящего руководителя схематически выглядит вот так:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d0da26b297544516911bb44c5f3d90e0_11eafb7bc0.png)\n\nТо есть, в начале года вся компания «сверху вниз» ставит себе цели на основании корпоративных целей и обязуется достигнуть некоторых показателей эффективности.\n\nПри этом каждый руководитель, заполняющий карту (кроме, пожалуй, Генерального директора), отправляет ее на согласование своему вышестоящему руководителю. Так что постановка целей для управления эффективностью сотрудников идет «сверху вниз», а согласование — «снизу вверх».\n\nНа основе поставленных целей руководители отдельных подразделений уже могут назначать своим сотрудникам тактические задачи в форме обычных задач ТЕЗИС.\n\n## КОРРЕКТИРОВКА ЦЕЛЕЙ: УТОЧНЕНИЕ ДЕТАЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ\n\nВ случае необходимости, связанной с изменением стратегических или операционных целей компании, планов работы подразделения или функциональных обязанностей участника СУЭС, цели и КПЭ могут быть скорректированы.\n\nКорректировка КПЭ — это изменение целей в карте СУЭС сотрудника. Данный процесс может быть инициирован как администратором СУЭС, так и самим руководителем. Администратор СУЭС для этого повторно отправляет карточку по процессу «Постановка целей», а руководитель — просто меняет значение полей и запускает процесс напрямую без администратора СУЭС.\n\nВ результате согласования при любом из процессов создается новая версия карточки для фиксации предыдущих значений. Посмотреть предыдущие версии можно на специальной вкладке.\n\n## ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ: КАЧЕСТВЕННЫЙ РЕЗУЛЬТАТ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ\n\nВесь год компания и все ее подразделения трудятся над своими целями. В конце года администратор СУЭС инициирует подведение итогов работы по целям. Для этого он нажимает в карточке корпоративных целей специальную кнопку «Подведение итогов», спуская «вниз» по всей иерархии компании распоряжение «подбить» цифры за год.\n\nВ карточке цели, показанной в начале статьи, имеются поля «Фактические значения». Руководитель должен заполнить фактическое значение показателя КПЭ за предыдущий год и за уходящий год. После этого карточка по каждой цели опять уходит «наверх» — для оценки эффективности работы подразделения.\n\nАдминистратор СУЭС, получая карточки целей на проверку, производит расчет итоговых оценок участников СУЭС. Система автоматически определяет данные оценки, проставляя значения в поле «Процент выполнения» в карточке цели.\n\nРуководителю в итоге будет отображена «Итоговая (взвешенная) оценка по КПЭ, %» его подразделения. На основании этого все руководители смогут сделать конкретные выводы — эффективно ли поработало подразделение или нет. Если по итоговой взвешенной оценке подразделение наработало всего 30% от того, что могло, скорее всего, управленческие цели были поставлены неправильно, и стратегию работы подразделения следует изменить.\n\n## ЗАКЛЮЧЕНИЕ\n\nМодуль «Система управления эффективностью сотрудников» был создан в 2013 году, но не вошел в основную ветку ТЕЗИС по уже описанной причине — не каждой компании требуется управление по КПЭ.\n\nТем не менее, используя модуль СУЭС в СЭД ТЕЗИС, компания может:\n\n- сформулировать общую стратегию развития на год;\n\n- определить приоритетность поставленных целей для компании;\n\n- каскадно распланировать работу подразделений в рамках стратегии;\n\n- получить конкретные фактические результаты работы подразделений;\n\n- сравнить их с результатами прошлых лет.\n\nТаким образом, за счет управления эффективностью сотрудников компания может постепенно, из года в год, корректировать стратегию своей деятельности на рынке, добиваясь максимальной эффективности своей работы в целом.","upravlenie-effektivnostyu-sotrudnikov-v-sed-pochemu-ne-hvataet-prosto-zadach","2025-06-10T07:11:10.387Z","2026-06-23T08:51:32.358Z","2026-06-23T08:51:32.339Z",{"id":534,"documentId":535,"seo_title":536,"seo_description":537,"seo_keywords":538,"title":539,"created":540,"body":541,"published":9,"weight":534,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":542,"createdAt":543,"updatedAt":544,"publishedAt":545},41,"tc1ttz9e0lxazkkq6hr78lzx","Автоматизация и управление закупками, система автоматизации тендеров. Решения от СЭД ТЕЗИС","ᐉ В системе документооборота ТЕЗИС можно легко автоматизировать все этапы тендерных процедур: планирование закупок, подготовку документации для торгов, выбор поставщиков, заключение договора.","планирование закупок, подготовку документации для торгов, выбор поставщиков, заключение договора.","Автоматизация и управление закупками при помощи СЭД","2016-10-04","Закупочная деятельность — еще одна неотъемлемая часть работы любой компании, так же как и совещания, о которых мы писали ранее. Однако, если совещания — это мультиформатные, спонтанные процессы, то закупочная деятельность представляет собой фундаментально иную вещь. Закупка товаров, услуг и работ, как правило, является планируемым процессом, растянутым во времени и регламентированным по некоторому стандарту, описывающему все его шаги.\n\nВ данной статье мы попытаемся рассмотреть вопрос — способны ли СЭД к автоматизации столь сложных процессов и обеспечению соответствия регламентам закупок в различных организациях. Мы также поделимся нашим собственным опытом автоматизации закупочных процедур на базе СЭД ТЕЗИС.\n\n## АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ В СЭД — НОВАЯ «ИДЕЯ ФИКС» РЫНКА СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА\n\nПо данным TAdviser, в России ежегодно проводится более 5 миллионов электронных тендеров. Это самый высокий показатель в мире — на втором месте находится Великобритания,  где данный показатель достигает сотен тысяч.\n\nПо нашим наблюдениям, среди крупных частных компаний существует небольшой, но стабильный спрос на специализированные модули СЭД, которые позволяют оптимизировать подготовку и оформление документов, необходимых для проведения закупочных процедур. Таким образом, потребность в автоматизации закупок есть, и по мере совершенствования госрегулирования этой сферы она растет.\n\nДругое дело, что до недавнего времени существовало (и продолжает существовать) мнение, что СЭД — не первый кандидат на автоматизацию закупок. Для закупок и планирования ресурсов предприятия уже существуют специализированные системы — ERP или CPM. Однако, как показала тематическая конференция DigEn Forum 2016 года, среди поставщиков СЭД неуловимо витает идея о том, что доля участия в автоматизации закупок, по крайней мере в России, рано или поздно должна перейти к системам документооборота.\n\nПричина этому — огромный объем входящей и исходящей документации, сопровождающий процесс закупки согласно новому законодательству. Компании, вынуждены оформлять массу сопроводительных документов, которые нуждаются в согласовании, утверждении и хранении. Если в организации есть СЭД, то закупочная документация готовится в ней, и поэтому в систему медленно, но верно «переползает» и сам бизнес-процесс управления закупками.\n\nТаким образом, перед поставщиками СЭД медленно, но верно встает задача разработки модулей, способных обеспечить соответствие регламентам электронных закупок и автоматизацию различных видов закупочных процедур.\n\n## КАКИЕ ФУНКЦИИ ДОЛЖНА ПОДДЕРЖИВАТЬ СЭД ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ?\nЗакупочная деятельность, в силу своей многоэтапности, бесспорно, является одним из самых сложных процессов для автоматизации. Однако, в то же время она является и самым алгоритмизированным процессом. Процесс закупок будет включать в себя определенные блоки работ.\n\n## ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/eeb7112729974c2ba02d9f1140e5e412_0801190577.jpg)\n\nКак правило, до момента начала закупочной процедуры проводится огромный блок работ по планированию закупок. Формируется план закупок, на который у специалистов уходит достаточно много времени.\n\nСпециалистам отдела закупок необходимо собрать со всей организации потребности по приобретению товаров, работ или услуг в форме заявок на материально-технические ресурсы или служебных записок и согласовать их. Далее список потребностей оптимизируется: группируется по категориям номенклатуры в закупочные позиции, и на их основе формируется план закупок на определенный период. Готовый план также согласовывается. Система электронного документооборота может упростить этот процесс, начиная со сбора потребностей до публикации самого плана.\n\nПотребности можно собирать и с помощью систем других классов (ERP, CPM), затем загружать их в СЭД и согласовывать их, а также позиции и сам план закупок. Однако, поскольку объем работ очень велик, гораздо удобнее, если весь процесс закупки, включая сбор заявок, будет вестись в одной системе. Так процесс будет прозрачнее, поскольку все его этапы (начиная с потребности) можно будет отследить в одном месте. Для этого СЭД должна поддерживать создание заявок на закупку — как минимум в форме отдельного вида документа (разделение документов на шаблоны — популярная функциональность большинства СЭД), как максимум — в виде специальной карточки. При наличии такой функциональности в СЭД специалисты отдела закупок избавятся от необходимости работать в нескольких системах, а сама организация — от необходимости закупать лицензии и поддерживать эти системы.\n\n## ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ ТОРГОВ\n\nЕсли в организации имеется система документооборота, то именно она становится основным инструментом по подготовке и согласованию документов для торгов. Для обеспечения удобства разработки тендерной документации система должна обеспечивать возможность организации процессов работы над пакетами документов, требующихся для разных способов определения поставщика.\n\nЕсли организация планирует провести конкурс, аукцион, запрос предложений, то в данный пакет входит извещение о проведении закупки (приглашение), конкурсная документация, шаблон договора, описание объекта закупки (техническое задание) и некоторые другие документы. При проведении запроса котировок организация опять же выпускает  извещение о проведении закупки, проект контракта, описание объекта закупки (техническое задание) и прочее. При осуществлении закупок у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) фирма готовит извещение о проведении закупки, проект контракта, описание объекта закупки (техническое задание), отчет о закупке у единственного поставщика, уведомление контрольного органа, обращение о согласовании возможности заключения контракта с единственным поставщиком и т.д.\n\nТакже, в зависимости от ситуации, специалистам компании требуется готовить дополнительные соглашения к контрактам, отчеты об исполнении контрактов, отчеты о закупках у субъектов малого предпринимательства, решения об одностороннем отказе от исполнения контракта,  соглашение о расторжении контракта по соглашению сторон.\n\nЗдесь опять же требуется типизация документов, которая поддерживается большинством СЭД, и кроме этого — возможность гибкой настройки процессов согласования документов внутри организации, проводящей закупку.\n\n## ВЫБОР ПОСТАВЩИКОВ: ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ КОНКУРСЫ\n\nУправление бизнес-процессом выбора поставщиков различается в плане того, как планируется производить закупку: в форме закрытого отбора поставщиков либо в виде открытого конкурса.\n\nВ случае закрытой закупки специалистам компании требуется подготовить список возможных участников, отправку запросов поставщикам и собственно провести выбор контрагента на основе заключения комиссии по закупкам.\n\nСписок участников подготавливается на основе списка  поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, а также новых возможных партнеров, выявленных по разным каналам, в том числе на основе анализа ранее полученных коммерческих предложений. Поэтому для эффективного управления закупками в закрытой форме СЭД должна поддерживать возможность ведения подробного справочника контрагентов, а также возможность отслеживания того, истек ли договор с поставщиком или нет.\n\nОтправка запроса поставщикам подразумевает возобновление переписки с контрагентами, которая может осуществляться различными способами — от традиционной и электронной почты и факса до личной доставки пакета документов контрагенту. Поэтому СЭД, претендующая на управление закупками, должна поддерживать массу возможностей коммуникации с контрагентами, включая интеграцию с почтовым клиентом для рассылки электронных писем. Кроме того, не лишним будет механизм постановки задач сотрудникам на основании документов на закупку: отправить письмо, факс, заказать курьерскую доставку пакета и так далее.\n\nСобственно выбор поставщика на основании заявок, полученных в ответ на запросы, подразумевает заседание тендерной комиссии (сотрудников отдела МТО, ДМТоИЛ, в разных организациях он носит разные названия), которые проводят голосование и выбирают контрагента, которому будет поручена поставка товаров, работ или услуг. Поэтому СЭД должна поддерживать возможности фиксации решений по итогам проводимых совещаний тендерной комиссии и формирования протокола заседания.\n\nОткрытый тендер — более сложная процедура, так как подразумевает публикацию документации на открытых ресурсах – к примеру, на официальном сайте фирмы. Простота интеграции СЭД с официальным сайтом организации, в данный момент является плюсом.\n\n## ДОГОВОР: ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/48799d26e1274e3590039328efe8d69d_9b16cadc2f.jpg)\n\nПо результатам процедуры закупки заказчик обязан заключить договор с победителем, указанным в протоколе. Работа с договорами — типовая функциональность большинства СЭД, и технических возможностей для этого уже масса.\n\nОбычно договор на закупку представляет собой документ на основе шаблонного договора, представленного в документации заказчика, с дополнениями, сделанными на основе отдельных условий в заявке участника. Итоговый вариант договора согласовывается между двумя организациями, поэтому СЭД должна учитывать возможности коммуникации между ними.\n\nОтдельный вопрос составляет собой исполнение договора. Если поставщик добросовестно выполняет свою работу, то проблем нет. Однако, если победитель конкурса уклоняется от исполнения договора, либо от исполнения уклоняется единственный участник торгов, либо договор исполняется ненадлежащим образом  и расторгается, такого поставщика необходимо учесть и внести в черный список.\n\n## УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ В СЭД: НАШ СОБСТВЕННЫЙ ОПЫТ\n\nНам приходилось автоматизировать закупочные процедуры для нескольких организаций. По своему опыту можем сказать, что компании подходят к процессу автоматизации закупок очень осторожно и не пытаются нахрапом перенести все в СЭД. Обычно автоматизируются отдельные элементы процесса: сбор заявок на закупку, формирование протокола заседания ДМТоИЛ и так далее.\n\nОднако в нашем портфолио есть пример создания полноценного модуля закупок на базе СЭД. Он был разработан в 2013 году для крупного клиента из нефтяной отрасли. Вот здесь мы уже немного рассказывали об этом.\n\nМодуль управления закупками был реализован практически без программирования на основании стандартной функциональности платформы, на которой строится СЭД ТЕЗИС.\n\nВ основе модуля по ведению тендерной деятельности легла карточка «Тендер».  На основании этой карточки были  выстроены процессы по планированию тендеров, коммуникации с контрагентами и выбору победителя.\n\nКарточка «Тендер включает в себя вкладки «Предложения» и «Уведомления». На вкладке «Уведомления» отображаются ссылки на исходящие письма с уведомлениями для контрагентов о проведении тендера, которые могут делаться либо посредством публикации тендерной документации на официальном сайте компании, посредством адресной рассылки сообщений электронной почты, к которым прикрепляются вложения карточки «Тендер». На вкладке «Предложения», соответственно, отображаются ссылки на входящие письма от контрагентов, участвующих в данном тендере, с приложенными документами.\n\nВо-вторых, мы добавили в СЭД возможность формирования годовых планов тендеров. Для планирования тендеров была создана специальная карточка «План тендеров»,  по своей форме аналогичная карточке группы задач. В карточке была создана вкладка «Тендеры», на которой отображается список карточек «Тендер», относящихся к данному плану.\n\nПоскольку во многих организациях сбор предложений для включения в план тендеров (и эта не была исключением) по старинке ведется в Excel, мы сделали возможность автоматической загрузки плана в СЭД в виде Excel-файла с преобразованием его позиций в карточки тендеров. Была сделана и обратная выгрузка.\n\nЕжедневно система проверяет наличие карточек тендеров, в которых в поле «Дата оповещения о начале тендера» и соответствует текущей дате. По таким карточкам пользователям, курирующим ведение тендеров, приходят уведомления о необходимости начать работу по подготовке тендера.\n\nМы реализовали бизнес-процесс движения карточки тендера, включающий в себя все этапы его проведения — инициацию, подготовку документации, аккредитацию контрагентов (о ней ниже), подготовку протокола заседания тендерной комиссии (мы сделали типовой — форма проведения тендера, критерии предквалификации, критерии оценки предложений и т.п.), голосования членов комиссии по протоколу, утверждения протокола председателем тендерной комиссии, публикации на сайте либо рассылки приглашений к участию в тендере, запросов скидок и так далее, повторного голосования тендерной комиссии по результатам полученных предложений и выбора победителя. Далее работа с победителем ведется штатными средствами работы с договорами в СЭД ТЕЗИС.\n\nВ-третьих, мы создали в СЭД подробный справочник контрагентов, в который, во-первых, была добавлена возможность носить данные о тендерах, в которых он участвовал или участвует, а также скрытая карточка «Антикоррупция» — для  учета недобросовестных поставщиков.\n\nКроме того, модуль автоматизировал обязательную процедуру аккредитации контрагентов на участие в тендере. Это специфический процесс для данной компании, однако крайне полезный при составлении списка возможных участников тендера из числа новых поставщиков.\n\nДля проведения аккредитации контрагентов была создана карточка «Заявка на аккредитацию». Чтобы инициировать аккредитацию контрагента, секретарь тендерной комиссии должен создать и заполнить карточку «Заявка на аккредитацию» и запустить процесс проведения аккредитации. Затем карточка последовательно проходит по бизнес-процессу через всех лиц, проверяющих контрагента на благонадежность: заместители генерального директора по финансовой и экономической безопасности, планово-экономический отдел, члены тендерной комиссии, которые последовательно ставят в ней отметки: прошел/не прошел.\n\nКонтрагенты, не прошедшие аккредитацию, вносятся в черный список, их не видно сотрудникам отдела закупок и они не могут быть выбраны для участия в тендере. Как правило, аккредитация является временной. Контрагенты, у которых закончилась аккредитация, в списке контрагентов подсвечиваются красным и также не могут участвовать в тендерах — до повторной аккредитации.\n\nТаким образом, процесс тендерной работы получился не только полноценным, но и максимально экономически защищенным. Модуль «Тендеры» был спроектирован как уникальное решение и в СЭД ТЕЗИС не вошел, однако, учитывая рост спроса на тендерную работу в СЭД, возможно, его следует ввести в основную ветку системы.\n\n## ЗАКЛЮЧЕНИЕ: УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ В СЭД — СЛОЖНО, НО РЕАЛЬНО\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/608424e63a604ffc9c63125f57258629_b4dc3ff332.jpg)\n\nДействительно, по факту для простейшей автоматизации тендерной процедуры в системе требуется всего пара карточек, один справочник и один бизнес-процесс, который легко конструируется при помощи визуального дизайнера процессов СЭД ТЕЗИС.\n\nНо, разумеется, проблема гораздо шире. Остаются открытыми вопросы интеграции с торговыми площадками, автоматизации алгоритмов различных тендерных процедур согласно ФЗ-223, контроля сроков договоров с поставщиками и многое другое. Однако, СЭД вполне способна частично исполнять функции ERP, упорядочивая массу документации и данных, требующихся для успешного управления закупками.\n","upravlenie-zakupkami-v-sed-vopros-sootvetstviya","2025-06-10T07:11:10.495Z","2026-06-23T08:51:32.393Z","2026-06-23T08:51:32.379Z",{"id":547,"documentId":548,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":549,"created":550,"body":551,"published":9,"weight":547,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":552,"createdAt":553,"updatedAt":554,"publishedAt":555},44,"agf41irl1e4j8kicu198h2rr","Электронный договор: Аргумент в разрешении споров с клиентами","2016-10-19","Сокращение числа конфликтов с клиентами и поставщиками – «головная боль» множества коммерческих компаний. Контроль за заключением, согласованием и подписанием договоров не всегда и не везде эффективен. Как результат – некорректные формулировки или условия в подписанных договорах, которые приводят к неприятным последствиям и длительным, вплоть до арбитража, спорам в отношениях с контрагентами. Бывают ситуации, когда уже тысячу раз согласованный и обсужденный по телефону, и на личных встречах, и по электронной почте договор возвращается от клиента с незаметно измененными формулировками, которые затем превращаются в большие проблемы для бизнеса.\n\nПрактика показывает, что внедрение единой системы электронного документооборота в организации, при условии наличия в программном обеспечении достаточной функциональности работы с договорами, позволяет усилить контроль за договорами, наладить обязательное согласование любых изменений в контрактах и минимизировать риски неожиданных правок от контрагентов. Как результат – сокращение числа споров с клиентами, а в случае их возникновения – возможность эффективно отстоять свою точку зрения на условия контракта.\n\nВ этой статье мы расскажем об инновационной функциональности СЭД ТЕЗИС по контролю договоров, которая станет доступна в новых версиях системы. Эта функциональность позволяет превратить СЭД в эффективный инструмент разрешения споров с клиентами по поводу формулировок в контрактах, предоставив возможность автоматического сравнения подписанных оригиналов договоров, пришедших от контрагента, с их предварительно согласованными электронными версиями. Данная функциональность позволит сократить случаи «незаметно» внесенных правок в финальную версию договора и предоставит компаниям мощный инструмент доказательства своей правоты в случае возникновения конфликта с контрагентом.\n\n=====\n\n## ЧТО СЭД ДОЛЖНА УМЕТЬ В ПЛАНЕ РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ С КЛИЕНТАМИ?\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/cf9ee64e81ca40a48ec1b4c80b9a9141_ea929b13c0.jpg)\n\n«Джентльменский набор юриста», помогающий улаживать споры с контрагентами, присутствует почти в каждой СЭД – система документооборота ТЕЗИС не исключение. Это, в первую очередь, умение хранить различные версии одного и того же договора, которые в случае несостыковок можно чисто визуально сравнить между собой и указать клиенту на некорректные, по мнению компании, формулировки.\n\nСреди функций СЭД, способных предоставить компании аргументы при разрешении споров с клиентами по поводу договоров, в первую очередь, стоит выделить следующие:\n\n**Функциональность контроля версий с возможностью отката изменений**. По мере согласования с каждым конкретным контрагентом, первоначальный договор «обрастает» новыми версиями, которые могут существенно отличаться друг от друга. Бывают ситуации, когда клиент сначала вносит какие-то изменения, а затем неожиданно требует их убрать. В данном случае крайне удобно, если все версии договора, начиная от самой первой, хранятся в СЭД в виде вложений к единой карточке (как это реализовано в ТЕЗИС). В любой момент юротдел или отдел продаж может вернуться к определенной версии договора, сделав ее основной при помощи установки специального флажка. Данная функциональность в СЭД ТЕЗИС реализована на уровне платформы, на которой базируется система – подсистема контроля версий с откатом изменений является частью [платформы CUBA](https://www.tezis-doc.ru/technologies/).\n\n**История изменений документа**. Данная функциональность позволяет отследить кем, когда и как изменялся договор. Бывают и такие ситуации, когда при согласовании внутри компании в договор вносится формулировка, которая не устраивает клиента. В этом случае важно вести историю изменений документа, которая позволит быстро «вычислить» сотрудника, внесшего изменение, и предложить объясниться перед контрагентом. Или выяснить, зачем та или иная формулировка была внесена в соответствующий момент переговоров с клиентом. СЭД ТЕЗИС ведет журнал изменений карточки договора с указанием лица, внесшего любое изменение, даты изменения, а также возможностью добавления комментариев по поводу внесенного изменения.\n\n**Функциональность сканирования и распознавания оригиналов документов**. В конечном итоге согласованный договор чаще всего подписывается обеими сторонами в бумажном виде – ЭП еще не настолько распространена в частном бизнесе. Поэтому немаловажной является возможность сканирования оригиналов документов в формате PDF или графическом формате, распознавания текста и прикрепления оригинала к соответствующей карточке. В СЭД ТЕЗИС эта функциональность реализована, начиная со Стандартной редакции системы, за счет интеграции с ПО ABBYY Recognition Server. Сервер распознавания текстов позволяет сканировать и распознавать оригиналы документов, а интеграционная функциональность – передавать их в СЭД для дальнейшего прикрепления к карточке. Таким образом, в системе будут храниться все версии договора – от первоначальной до финальной, позволяя обратиться к любой в качестве аргумента при конфликте с клиентом.\n\n## ЧЕГО НЕ ХВАТАЕТ СЭД ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ С КЛИЕНТАМИ?\n\nМы уже упоминали неприятную ситуацию, когда клиент неожиданно присылает финальную подписанную версию договора с очередными поправками, и надеется, что это пройдет незамеченным. Ситуация, к сожалению, настолько распространена, что для ее устранения было решено реализовать отдельную функциональность в механизме управления договорами СЭД ТЕЗИС.\n\nДанная функциональность предоставляет технические возможности для сравнения оригиналов договоров с их электронными версиями, созданными при помощи текстового редактора (например, Microsoft Word). Она будет реализована в новых версиях СЭД ТЕЗИС за счет слияния двух инновационных технологий: сканирования и распознавания документов и сравнения распознанного текста с электронным документом.\n\nСЭД ТЕЗИС, как было сказано выше, уже поддерживает возможности сканирования и распознавания оригиналов документов за счет интеграции с ABBYY Recognition Server. Для того чтобы обеспечить сравнение сканированных документов с оригиналом, система будет интегрирована с еще одним программным продуктом – ScanDifFinder. Таким образом предлагается решить проблему неожиданных изменений в подписанных оригиналах договоров, позволив быстро выявлять несогласованные изменения и инициировать разрешение споров с клиентами.\n\n## ТЕХНИЧЕСКАЯ СТОРОНА ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ ДЛЯ РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ С КЛИЕНТАМИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/0d72e366efc44d7c8b26ee523eae07c5_84ed49789c.png)\n\nТехнология ScanDifFinder SDK является решением от ABBYY, которое позволяет встраивать в приложения уникальную функциональность сравнения документов.\n\nБлагодаря интеграции со ScanDifFinder, пользователи СЭД ТЕЗИС смогут:\n\n- Сравнивать отсканированный бумажный оригинал документа с его электронной версией. Причем не имеет значения формат сканирования – будь то графический формат (JPG, PNG) или PDF, даже без текстового слоя. Система распознает текст отсканированного вложения и позволит сравнить его с основной согласованной электронной версией договора в карточке, подсвечивая возможные различия между двумя версиями текста.\n\n- Сравнивать электронные версии документа, созданные в текстовом редакторе. Это обеспечит еще более удобный мониторинг изменений в процессе согласования договора, позволяя выявить не только то, кто и когда внес изменение, но и что конкретно было изменено. Данная функциональность ускорит разрешение споров с клиентами за счет быстрого поиска не устраивающих контрагента формулировок, а в комбинации с журналом изменений — и сотрудников, ответственных за них.\nТаким образом, различия между вложениями в СЭД будут явно видны, что избавит специалистов по работе с клиентами от необходимости мучительно вглядываться в документ, визуально выискивая несанкционированные формулировки.\n\n## СРАВНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СЭД: ВОЗМОЖНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА В РАЗРЕШЕНИИ СПОРОВ С КЛИЕНТАМИ\n\nТехническая возможность визуального сравнения двух документов в СЭД с автоматическим поиском изменений способна компании дать следующие преимущества в вопросе разрешения споров с клиентами:\n\n- Появление возможности поиска несанкционированных изменений в уже подписанных договорах. Как результат – уменьшение количества неожиданных проблем в отношениях с контрагентом, связанных с тем, что юристы компании положились на добросовестность «подписанта» и не вычитали пришедший от клиента договор;\n\n- Возможность аргументированного спора с клиентом по поводу формулировок в договоре. Новая технология позволит быстро выявлять несостыковки и предъявлять их клиенту в визуальной форме, что может даже послужить доказательством в том случае, если конфликт дойдет до арбитражного суда;\n\n- Возможность эффективного мониторинга правок договора еще в процессе согласования: какие изменения внесли сотрудники компании, какие условия внес клиент. Это позволит ускорить согласование договора за счет того, что его не придется каждый раз внимательно читать.\n\nТаким образом, в будущих версиях СЭД ТЕЗИС пользователи получат электронный договор как важный аргумент в спорах с клиентами, а также ускоренный процесс согласования версий договора.\n\n## В ЗАКЛЮЧЕНИЕ\n\nРазрешение споров с клиентами является неотъемлемой частью жизни бизнеса. Внедрение современных технологий электронного документооборота в данный процесс позволит компании вооружиться эффективными средствами для урегулирования конфликтов и недопонимания с контрагентами.\n\nОдной из таких технологий станет интеграция СЭД ТЕЗИС с ABBYY Recognition Server и ScanDifFinder. Автоматическое сравнение электронных версий договора и электронного договора с бумажным оригиналом позволит минимизировать риск неприятных последствий в отношениях с контрагентами за счет того, что согласование и подписание договора будет полностью визуально контролироваться на всех этапах. Кроме того, новая технология ускорит сам процесс согласования, избавив сотрудников компании от кропотливого процесса вычитки договоров.","elektronnyj-dogovor-argument-v-razreshenii-sporov-s-klientami","2025-06-10T07:11:10.978Z","2026-06-23T08:51:32.505Z","2026-06-23T08:51:32.490Z",{"id":557,"documentId":558,"seo_title":559,"seo_description":560,"seo_keywords":21,"title":561,"created":562,"body":563,"published":9,"weight":557,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":564,"createdAt":565,"updatedAt":566,"publishedAt":567},45,"ldr69gb6txg8a4dd4tw7chsq","Документооборот и BYOD: мобильная версия СЭД ","Узнайте, как мобильная версия СЭД помогает организациям идти в ногу со временем и эффективно управлять документооборотом","Документооборот и BYOD: Как мобильная версия СЭД помогает идти в ногу со временем","2016-11-09","Не секрет, что мы живем в эпоху «супермобильности». Переносному компьютеру — ноутбуку — в следующем году уже исполнится тридцать пять, а мобильный телефон превратился из увесистого «кирпича» в карманный мини-компьютер всего за какое-то десятилетие. Пришла и схлынула волна PDA, за ней ушли в прошлое когда-то популярные нетбуки, очень быстро были вытесненные с рынка планшетами. А заодно выросло поколение молодых специалистов, которое социологи иронично прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») — за неистребимую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в Интернете или играя в видеоигры.\n\nДля молодежной части коллектива довольно размытым является понятие рабочего места. Благодаря мобильным устройствам «поколение большого пальца» имеет доступ к информации практически везде и всегда, и привычная концепция организации трудового процесса, когда у каждого сотрудника есть стол, стул, и компьютер, за которым он сидит, как приклеенный, современному молодому сотруднику неудобна. Молодые специалисты убегают работать «по удаленке» с домашнего ноутбука, набирают отчеты на личных планшетах, гуляя по офису, и общаются с начальником по Viber, сидя со смартфоном в кафе. Проще говоря, вместе с новым поколением работников в современный офис ворвалась концепция BYOD (Bring Your Own Device) — организация рабочего процесса с использованием личных мобильных устройств сотрудников.\n\nЭто стремление встать из-за рабочего стола доставляет немало хлопот в такой консервативной сфере, как документооборот. Документы «разлетаются» по личным устройствам сотрудников, как осенние листья, гонимые ветром. Эта ситуация, бесспорно, требует наличия в компании системы электронного документооборота, которая будет консолидировать документы в едином хранилище. Однако, и этого не вполне достаточно. СЭД в классическом формате рассчитаны именно на концепцию индивидуального рабочего места сотрудника со стационарным компьютером и чересчур тяжеловесны для мобильных устройств.\n\nРешением проблемы могло бы стать создание мобильных приложений для документооборота. Именно поэтому СЭД ТЕЗИС имеет мобильный интерфейс, который развивается параллельно с основной системой. Он дает возможность идти в ногу с современной тенденцией к мобильности и в то же время сохранять организационные преимущества электронного документооборота.\n\n## МОБИЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — ЭТО УДОБНО\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d4b5d62832424c1c81817cfd3fcd4f8f_4f8b613b72.jpg)\n\nИз мобильных устройств в настоящее время наиболее популярны смартфон, планшет и ноутбук. И если последний достаточно консервативен в плане конструкции (что обуславливается необходимостью сохранять приемлемый вес), то смартфоны и планшеты находятся в вечной гонке за красотой дизайна, толщиной корпуса, размерами экрана, дюймами и пикселями. Линейка размеров экранов смартфона варьируется от трех дюймов, что соответствует разрешению 640×490, до 5,2-5,5 дюймов, что в разных моделях соответствует разрешению от 1280×720 до 1920×1080. А между этими крайними значениями существует огромный разброс разрешений, который появился по прихоти дизайнеров мобильных устройств. Особенно  выделяются  в этом плане популярные устройства с «яблоком», которые «радуют» разработчиков веб-приложений оригинальными разрешениями типа 1334×750. Впрочем, и ноутбуки тоже не подарок — диагональ экрана колеблется от 10 до 18 дюймов для крупных ноутбуков, и от 7 до 11 дюймов — для нетбуков, которые у многих еще в ходу (не каждый готов оторвать от сердца, к примеру, 11-дюймовый MacBookAir).\n\nОтдельным вопросом являются возможности мобильных устройств по отображению графики. Хотя смартфоны и планшеты (не без давления со стороны игровой индустрии) постоянно совершенствуются в этом плане, до мощностей видеокарт современных стационарных ПК графические процессоры мобильных устройств пока не дотягивают — даже топовые, выдающие частоты до 533 МГц. Вместе с мощностью графики сильно растет энергопотребление мобильного устройства, что снижает время его автономной работы, а прорыва в области производительности аккумуляторов пока не предвидится.\n\nТаким образом, если в организации сосуществуют BYOD и СЭД, может обнаружиться, что веб-интерфейс системы, который так красиво смотрится на мониторе стационарного ПК, окажется неподъемным кошмаром на мобильном устройстве. Интерфейс, рассчитанный на ПК, подвержен тем же проблемам, которые возникают с любым веб-приложением или сайтом в мобильном браузере: элементы UI могут хаотично «поплыть»; интерфейс может оказаться слишком велик для мобильного экрана, и пользователю постоянно придется двигать область просмотра, чтобы отыскать нужные элементы; или UI просто не сможет обеспечить достаточное время отклика на маломощном мобильном устройстве, и все действия будут выполняться крайне медленно.\n\nИменно поэтому наиболее приемлемым вариантом является использование специализированного мобильного интерфейса СЭД на таких устройствах, как планшеты и смартфоны. Мобильная версия СЭД ТЕЗИС, по сути, является легковесным адаптивным мобильным интерфейсом для доступа к данным в СЭД. Мобильная версия ТЕЗИС адаптирует свой интерфейс к любым размерам и разрешениям экрана мобильного устройства, позволяя эффективно использовать его ограниченное пространство. Кроме того, она учитывает ориентацию экрана — горизонтальную или вертикальную, и подстраивается под ее изменения. Помимо этого, все элементы интерфейса Мобильной версии адаптированы под управление методом touch-screen, который является основным способом взаимодействия с современными сенсорными моделями смартфонов и планшетов (именно он и породил выражение про «большой палец»).\n\nТаким образом, использование мобильной версии СЭД является  удобным в условиях широкого разнообразия мобильных устройств, применяемых сотрудниками в личных и рабочих целях. Мобильная версия ТЕЗИС учитывает аппаратные особенности каждого устройства, будь то нетбук, смартфон или планшет, а также поддерживает все современные веб-браузеры для Android и iOS.\n\n## МОБИЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — ЭТО ПРОСТО\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/dbcfb43b64554ae0b1deb218d1d23f1f_180da0c695.jpg)\n\nСовременные СЭД предлагают массу функций. Помимо управления классическим документооборотом, контроля исполнительской дисциплины и ведения канцелярии, в СЭД могут быть реализованы как различные рабочие процессы (к примеру, организация совещаний), так и технические возможности (к примеру, потоковое сканирование и ввод документов, генерация отчетов, использование ЭП и так далее). Богатое функциональное наполнение современных СЭД является несомненным преимуществом, однако делает их чересчур громоздкими для использования на мобильных устройствах.\n\nВ случае мобильного интерфейса СЭД на передний план выходит не обширность функциональных возможностей системы, а простота и оперативность работы в ней. Часть функций, которые доступны в «десктопной» СЭД, на мобильном устройстве просто не имеют смысла — к примеру, потоковый ввод документов (вряд ли кому-то придет в голову подключать смартфон к сканеру). Другая часть оказывается нерабочей чисто технически — так, перспективы использования мобильной ЭП до сих пор остаются достаточно туманными. Кроме того, слишком большой набор функций сильно усложняет юзабилити мобильного приложения для документооборота. Поэтому разумным решением для удобства использования СЭД на мобильном устройстве является ограничение функциональности.\n\nМобильный интерфейс СЭД ТЕЗИС ограничен по функциональности таким образом, чтобы пользователь видел только те части бизнес-процессов, которые требуют его оперативного участия. Это, в первую очередь, поступающие к нему задачи, договоры и документы, присланные на ознакомление, согласование, утверждение, либо регистрацию. Также мобильный интерфейс позволяет получать уведомления о действиях по процессам, выполненным другими участниками. Таким образом, мобильная версия не содержит ничего лишнего, а просто позволяет быстро получать доступ к информации, по которой нужно произвести действия как можно быстрее.\n\nКонечно, из-за ограничений функциональности СЭД на смартфоне или планшет можно использовать только как средство оперативного решения срочных вопросов. Однако, даже такой лимитированный доступ к системе документооборота будет полезен в условиях повсеместного BYOD. Сотрудник сможет участвовать в бизнес-процессах и реагировать на задачи как на рабочем месте, так и вне его. Для выполнения важнейших действий, на которые рассчитана СЭД, вполне достаточно экрана смартфона или планшета — например, чтобы поставить задачу или прочитать и согласовать документ. Мобильная версия СЭД позволит быстро решить производственный вопрос даже в отрыве от стационарного ПК или вне офиса, используя персональное мобильное устройство.\n\n## МОБИЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — ЭТО НЕДОРОГО\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/8a015e75466d4b259d5648d42c91b1ba_5aa9305b73.jpg)\n\nКак показывает наш опыт, ранее существовала тенденция приобретать мобильные версии СЭД в основном для руководителей. Бесспорно, руководство компании в большинстве случаев более мобильно, чем рядовые сотрудники, и гораздо более нуждается в оперативном доступе к данным и документам. Кроме того, многие компании-заказчики не решались на массовое приобретение мобильных лицензий из соображений того, что это увеличит бюджет проекта внедрения СЭД. Поэтому мобильная версия СЭД приобреталась в небольших объемах для использования той частью коллектива, которая непосредственно участвует в принятии решений в ежедневной деятельности бизнеса.\n\nОднако, распространение концепции BYOD в современных офисах привело к появлению прямо противоположной тенденции — к обеспечению оперативного выхода к электронным документам для всех сотрудников, которым это необходимо, без учета их положения в иерархии компании. Ведь подчиненные также стали мобильны, и точно так же нуждаются в оперативном получении задач от начальства, обмене документами с другими подразделениями, постоянном доступе к данным, связанным с работами определенных проектов. Таким образом, компания, внедряющая СЭД, оказывается перед выбором между экономией и удобством работы сотрудников, которые непосредственно выполняют работы по производству продуктов и услуг.\n\nРешение данной проблемы возможно путем использования скидочных программ, предлагаемых компаниями-вендорами СЭД. Так, лицензии на мобильную версию СЭД ТЕЗИС продаются пакетами по 5, 10, 15 или 25 одновременных подключений. Общая стоимость пакета, соответственно, равняется цене, умноженной на количество подключений в пакете, причем чем больше лицензий в пакете, тем ниже цена за одно подключение. Такая схема лицензирования удобна как раз для того упомянутого случая, в котором лицензии приобретаются для ограниченной группы привилегированных сотрудников. Однако, с учетом растущего тренда BYOD, на мобильную версию СЭД ТЕЗИС была введена вторая схема лицензирования, специально рассчитанная на компании, которые хотели бы предоставить мобильный доступ к СЭД всем рядовым сотрудникам.\n\nЕсли заказчик заинтересован, чтобы все сотрудники, которым это необходимо, могли оперативно использовать СЭД, он может приобрести для них лицензии на стандартную версию СЭД, предназначенную для использования на стационарных рабочих местах, а после этого — приобрести мобильные лицензии всего за 25% от общей стоимости приобретенных лицензий на  «основную» версию системы. Во сколько обойдется «мобильность» доступа к СЭД, таким образом, легко рассчитать при помощи калькулятора внедрения. Для примера: можно приобрести 10 лицензий на Стандартную редакцию системы за 100 тысяч рублей и отдельно — пакет мобильных лицензий на 10 подключений за 47,5 тысяч рублей. Воспользовавшись же скидочной программой, можно приобрести 10 лицензий на Стандартную редакцию системы за 100 тысяч рублей, и 10 мобильных лицензий уже за 25 тысяч рублей. Экономия в этом случае выражается десятками тысяч. Таким образом, массовой закупки мобильных лицензий не следует опасаться — всегда есть возможность обеспечить удобство работы своим сотрудникам и при этом сделать это выгодно.\n\n## В ЗАКЛЮЧЕНИЕ: МОБИЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — ЭТО НЕОБХОДИМО\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/aba222b0782e435bab4374213da95f6c_6d095c7f99.png)\n\nРастущее распространение мобильных устройств, популяризация концепции BYOD, выход на рынок труда молодых сотрудников, привыкших к мобильным гаджетам, необходимость оперативного доступа к информации в СЭД с любого устройства и из любой точки мира, где есть Интернет — все это обуславливает необходимость наличия мобильных версий системы электронного документооборота в ИТ-инфраструктуре компании.\n\nМобильная версия СЭД ТЕЗИС дает компаниям такую возможность, предоставляя легковесный, не перегруженный лишними функциями мобильный интерфейс к СЭД ТЕЗИС, адаптирующийся к аппаратным возможностям мобильных устройств, таких как ноутбуки, смартфоны  и планшеты. На мобильную версию ТЕЗИС действует выгодная скидочная программа, позволяющая приобретать лицензии массово и обеспечивать мобильным доступом к СЭД необходимое количество сотрудников.\n\nКроме того, в долгосрочной перспективе в дополнение к мобильному интерфейсу СЭД ТЕЗИС планируется выпустить нативные приложения для основных мобильных операционных систем, чтобы расширить возможности взаимодействия между СЭД и мобильным устройством. Таким образом, от работы с СЭД в отрыве от рабочего места продукт готовится перейти к полноценной автоматизации мобильных сотрудников.\n\n\n","dokumentooborot-i-byod-kak-mobilnaya-versiya-sed-pomogaet-idti-v-nogu-so-vremenem","2025-06-10T07:11:11.121Z","2026-06-23T08:51:32.542Z","2026-06-23T08:51:32.530Z",{"id":45,"documentId":46,"seo_title":47,"seo_description":48,"seo_keywords":21,"title":49,"created":50,"body":51,"published":9,"weight":45,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":52,"createdAt":53,"updatedAt":54,"publishedAt":55},{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},{"id":441,"documentId":442,"seo_title":443,"seo_description":444,"seo_keywords":21,"title":445,"created":446,"body":447,"published":9,"weight":441,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":448,"createdAt":449,"updatedAt":450,"publishedAt":451},{"id":70,"documentId":71,"seo_title":72,"seo_description":73,"seo_keywords":21,"title":74,"created":75,"body":76,"published":9,"weight":77,"published_date":75,"reading_time":78,"slug":79,"createdAt":80,"updatedAt":81,"publishedAt":82},{"id":84,"documentId":85,"seo_title":86,"seo_description":87,"seo_keywords":21,"title":88,"created":89,"body":90,"published":9,"weight":91,"published_date":25,"reading_time":92,"slug":93,"createdAt":94,"updatedAt":95,"publishedAt":96},{"id":433,"documentId":574,"seo_title":575,"seo_description":576,"seo_keywords":21,"title":577,"created":578,"body":579,"published":9,"weight":580,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":581,"createdAt":582,"updatedAt":583,"publishedAt":584},"jqm8z6lz2vq8jjfa3gd9btmw","Программа для электронного документооборота","Что представляют собой программы электронного документооборота, какими возможностями они обладают и как повышают эффективность работы.","Программа для электронного документооборота ТЕЗИС","2024-09-06","Программа электронного документооборота — информационная система, предназначенная для работы с электронными документами на протяжении всего жизненного цикла. Различаются ПО для электронного документооборота внутри компании, а также для обмена документами с контрагентами. В этой статье речь пойдет о внутреннем документообороте, который включает в себя процессы создания, корректировки, согласования, регистрации и хранения. Кроме того, функциональность современных программ электронного документооборота часто охватывает также управление поручениями и другие бизнес-процессы, тесно связанные с документами. Далее расскажем об этом подробнее на примере возможностей СЭД ТЕЗИС. \n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/e25b3f530bfc44df906e64d63d2e425d_3f3f8e1722.png)\n\n## Основные возможности программы для электронного документооборота ТЕЗИС \n\nГлавная задача СЭД ТЕЗИС — обеспечение полного цикла работы с документацией организации в электронном виде. Для этого система обладает возможностями учета документов, постановки задач, настройки бизнес-процессов в соответствии с регламентами организации-заказчика.\n\n## Управление документами\n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/21218c54f319493b81042baf450ad41b_fe73bf4780.PNG)\n\nВходящие, исходящие и внутренние документы компании — главное «сырье», которое обрабатывает система электронного документооборота. \n\nДля входящих документов доступны: \n\n- Автоматизированный ввод со сканера, если документ поступил в бумажном виде \n- Загрузка из электронной почты, если он был по ней прислан \n- Процедура ознакомления для ответственных лиц \n\nДля исходящих и внутренних документов предусмотрены: \n\n- Шаблоны заполнения \n- Возможности совместной работы над документом \n- Согласование, возврат на доработку \n- Утверждение, наложение резолюций \n- Контроль и откат версий \n\n## Управление канцелярией и электронным архивом \n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/e01e23ac1c514ed88b6fea6c4663d34c_9a7f23ae9d.png)\n\nВ любой организации ведется учет и хранение документов, а программа для внутреннего документооборота позволяет перевести все это на цифровые рельсы. Все документы, создаваемые или вводимые в систему, автоматически получают номера в соответствии с правилами нумерации, принятыми в конкретной организации. Доступна возможность разделения документов на дела и тома в соответствии с периодами работы, а также полнотекстовый поиск документов по архиву — в разы более быстрый, чем привычное, но утомительное перелистывание папок с бумагами. \n\n## Управление задачами\n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/1732122c997b486799b44ff3e4a7299e_b63b5993ee.PNG)\n\nДокументы часто порождают задачи, которые назначаются сотрудникам. Как выдать поручение, кроме как сказать о нем лично? Часто в организациях используют электронную почту или мессенджеры. Однако если сотрудников много, работу каждого становится сложно проконтролировать. Не устанавливать же сложные системы таск-менеджмента, как это делают программисты. \n\nПрограмма для электронного документооборота ТЕЗИС имеет возможность: \n\n- Постановки задач одному или нескольким сотрудникам, а также целым отделам \n- Просмотра статистики о загруженности каждого сотрудника \n- Назначения исполнителей задачи, сроков исполнения, ответственных за контроль результатов \n- Создания задач на основании документа \n\n## Управление бизнес-процессами\n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/ff9e1491efca4fc5bee06405dd55353d_37128ec28a.PNG)\n\nСогласование договоров, ознакомление с документами, исполнение поручений и контроль результатов — все это в каждой конкретной организации проводится по установленному, уникальному для нее сценарию, который называется бизнес-процессом. Программа для документооборота дает возможность настройки, чтобы документы автоматически двигались по этому сценарию. В этом помогают стандартные бизнес-процессы, доступные сразу после установки, а также визуальный дизайнер, который позволяет настраивать сценарии работы с документами без использования средств программирования. \n\n## Управление совещаниями \n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/e948817638da405caee372b209394e04_7ce4ceea63.PNG)\n\nПрограмма для электронного документооборота ТЕЗИС позволяет планировать совещания, задавать их повестку, дату, время и место проведения (в том числе и онлайн), выбирать участников, рассылать им уведомления о предстоящем заседании и формировать протокол по его итогам. Более того, на основании протокола затем можно поставить задачи сотрудникам и проконтролировать их исполнение. \n\n## Отдельные модули системы ТЕЗИС \n\nРяд функций СЭД ТЕЗИС вынесен в модули, которые приобретаются отдельно. Таким образом, их смогут внедрить и использовать только те организации, у которых есть соответствующая потребность, а для остальных программа для электронного документооборота не будет содержать избыточных функций. \n\n## Модуль «Единый холдинг» \n\nЕсли система устанавливается на нескольких предприятиях, входящих в холдинговую структуру, этот модуль позволяет создать единую базу данных, хранящую документы всего холдинга. При этом сотрудники разных предприятий не будут иметь доступа к документам других предприятий. Однако, если такая необходимость возникнет — например, у администраторов системы, делопроизводителей или руководства холдинга — гибкая система прав доступа позволяет организовать для них возможность просмотра абсолютно любых документов. \n\n## HR-модуль\n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/79c9544aba5a4edca38e028fc3a03385_f42acfaf7c.png)\n\nКадровые документы — важный аспект деятельности любой организации. СЭД ТЕЗИС позволяет автоматизировать работу с ними для специалистов отдела кадров, руководителей и рядовых сотрудников. Возможности системы охватывают управление отпусками и командировками, запрос справок и представление информации о каждом сотруднике в едином окне.  \n\n## Модуль искусственного интеллекта \n\n![]({{strapiUrl}})\n\nМодуль ИИ в СЭД ТЕЗИС представляет собой набор инструментов, который дает уникальную возможность применения искусственного интеллекта в корпоративной автоматизации. За счет него система может адаптироваться к индивидуальным особенностям работы каждого сотрудника. Возможности модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС:  \n\n- Роботизация любых процессов: заполнение карточек, подготовка краткого содержания документов, проверка контрагентов, создание задач по резолюции и многое другое    \n- Подключение любых моделей ИИ, как классических, так и языковых  \n- Постоянный сбор данных для обучения системы и аналитики   \n- Автоматические подсказки по нужным действиям   \n\n## Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС \n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/a390590156664943bdfcd54e93534be9_2161b00f1a.png)\n\nМобильное приложение СЭД ТЕЗИС доступно для любых смартфонов и планшетов с iOS и Android, кроме того, можно приобрести лицензию на неограниченное количество пользователей. Работать в программе для электронного документооборота с мобильного устройства можно без интернет-подключения, при восстановлении соединения все действия пользователя будут синхронизированы с сервером. \n\nФункциональность мобильного приложения СЭД ТЕЗИС:\n\n- Управление документами: создание, согласование, ознакомление, утверждение. \n- Постановка задач и контроль их исполнения. \n- Быстрая постановка задач, например, на основе снимка с камеры без входа в приложение. \n- Работа с резолюциями: наложение, создание на ее основе задачи или документа, запуск процессов ознакомления и согласования. \n- Добавление, просмотр, скачивание вложений в различных текстовых и графических форматах. \n- Поддержка квалифицированной электронной подписи КриптоПро. \n- Push-уведомления, оперативное оповещение о важных событиях. \n\n## Гос. сборка программы для электронного документооборота ТЕЗИС\n\n![]({{strapiUrl}})\n\nОрганы власти активно занимаются цифровизацией документооборота и при этом имеют специфические потребности. В частности, актуальный для них блок функциональности — цифровизация работы с обращениями граждан, от учета поступивших по различным каналами обращений до отправки ответа. Другой пример — для обмена документами с контрагентами в коммерческом секторе используются системы ЮЗЭДО, а в государственном секторе федеральные органы власти и субъекты Российской Федерации подключены к системе МЭДО. Подобных различий много. Чтобы ускорить внедрение в органах власти и не разрабатывать каждый раз проект-расширение с нуля, у СЭД ТЕЗИС существует гос. сборка, которая развивается параллельно основной системе. \n\n## Заключение \n\nСовременные программы для электронного документооборота, к которым относится и СЭД ТЕЗИС, позволяют цифровизировать весь жизненный цикл документа, от создания до отправки в архив, а также автоматизировать широкий набор сопутствующих бизнес-процессов. За счет возможностей управления поручениями и совещаниями, а также различных подключаемых модулей, СЭД становятся не просто программами для управления документами, а центральными информационными системами в организациях. Современные производителя уделяют активное внимание интерфейсу для удобной работы пользователей, развитию мобильных приложений для доступа из любой точки мира и с любого устройства, а также добавлению передовых технологий, включая искусственный интеллект. Гибкость программ для электронного документооборота позволяет адаптировать их к особенностям бизнес-процессов различных организаций. \n\nПростой и продуманный интерфейс, обширная функциональность, доступная цена, квалифицированная техническая поддержка, возможность бесконечного расширения возможностей системы — все это делает программу для электронного документооборота ТЕЗИС отличным решением для цифровизации документооборота в организациях. Кроме того, ТЕЗИС — полностью российская разработка, сертифицированная органами безопасности Российской Федерации и входящая в реестр рекомендованного ПО для государственных организаций в России. Выбирая систему ТЕЗИС, вы выбираете надежность и инновации. \n\n## Часто задаваемые вопросы \n\n- С какими документами можно работать в программе для электронного документооборота?\nСЭД ТЕЗИС поддерживает работу с любыми видами документов: договорами, доп. соглашениями, формализованными бухгалтерскими документами, входящими и исходящими письмами, приказами, служебными записками, финзаявками и так далее. Кроме того, возможно создание новых видов документов в соответствии с потребностями заказчика. \n\n- Использование СЭД позволяет полностью отказаться от бумаги? \nВопрос полного отказа от бумаги сейчас зависит целиком от желания заказчика. Согласно законодательству, документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные документы. На практике организации приходят к цифровому документообороту постепенно. Однако уже сразу после внедрения программы для электронного документооборота позволяют заметно сократить объем использования бумажных документов. \n\n- Можно ли интегрировать СЭД и другое ПО? \nПрограммы электронного документооборота могут обмениваться информацией с различными системами: ЮЗЭДО для взаимодействия с контрагентами, учетные системы, к примеру, 1С, ERP-системы, CRM-системы, внутренние корпоративные порталы и так далее. Интеграции позволяют пользователям экономить время за счет работы в едином пространстве без необходимости переключаться между окнами, минимизируют риск ошибок, помогают поддерживать идентичность и актуальность информации во всех системах. \n\n- Как происходит внедрение СЭД? \nПорядок внедрения зависит от сложности и масштаба проекта, от наличия у заказчика уникальных бизнес-процессов. В случае, если задачи типовые, то достаточно просто установить программу для электронного документооборота на сервер, и можно приступать к работе. Если речь идет о проекте, предполагающем более существенный объем кастомизация функциональности, то сначала проводится обследование бизнес-процессов и подготовка документации, затем — непосредственно разработка, тестирование и запуск в эксплуатацию. Также может быть предусмотрено обучение пользователей и администраторов. \n\n- В чем преимущества использования программ для электронного документооборота? \nСпециализированные программы для электронного документооборота позволяют заметно упорядочить все процессы, связанные с документами, повысить уровень прозрачности, минимизировать ошибки и просрочки. Кроме того, множество ручных действий в СЭД могут выполняться без участия пользователей. Отказ от бумаги снизит издержки на печать и пересылку документов. \n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n\tp img {\n    max-width: 100%;\n}\n\u003C/style>",62,"programma-dlya-dokumentooborota","2025-06-10T07:11:11.999Z","2026-06-23T08:51:32.767Z","2026-06-23T08:51:32.752Z",{"id":586,"documentId":587,"seo_title":588,"seo_description":589,"seo_keywords":21,"title":588,"created":590,"body":591,"published":9,"weight":592,"published_date":25,"reading_time":114,"slug":593,"createdAt":594,"updatedAt":595,"publishedAt":596},54,"xt5m6ogt8xw2vpvui6ut7brn","Демонстрация возможностей версии \u2028СЭД ТЕЗИС 5.3","В версии СЭД ТЕЗИС 5.3 заметно расширена функциональность для управления кадровыми документами и процессами.","2024-04-05","В версии СЭД ТЕЗИС 5.3 заметно расширена функциональность для управления кадровыми документами и процессами. Также улучшены инструменты эффективной работы пользователей и добавлены возможности настройки правил редактирования карточек, что позволит повысить удобство использования системы.\n\n## Фоновые операции\n\nДля удобства работы пользователей различные операции (запуск процессов, переназначение карточек, импорт карточек) могут выполняться в фоновом, неблокирующем режиме. При нажатии на соответствующую иконку доступен просмотр сведений о выполняемых фоновых операциях. После их завершения пользователи получат уведомление.\n\n\u003Cdiv class=\"video-wrapper\">\n\t\u003Cvideo id=\"video-clip\" controls=\"controls\" poster=\"{{strapiUrl}}/uploads/f514a27651864dcfbf065bf98764c929.png\">\n\t\t\u003Csource src=\"{{strapiUrl}}/uploads/f39554cd508b45618699a76da5267cbd_4a929593e8.mp4\" type=\"video/mp4; codecs="avc1.42E01E, mp4a.40.2"\">\n\t\u003C/video>\n\u003C/div>\n\n## Правила редактирования карточек\n\nВ системе появилась возможность настройки правил редактирования карточек в зависимости от их состояния в рамках процесса (например, «Процесс запущен», «На согласовании», «Согласование завершено»). Администраторы могут разрешить или запретить изменение карточки и вложений, а также задать отдельные параметры для различных ролей и типов карточек.\n\n\u003Cdiv class=\"video-wrapper\">\n\t\u003Cvideo id=\"video-clip\" controls=\"controls\" poster=\"{{strapiUrl}}/uploads/eab6e77a0f2142ad875a5cc0c7e6b5a1.png\">\n\t\t\u003Csource src=\"{{strapiUrl}}/uploads/deac36b3556147ce8e000dc30e320362_ee3e0b453f.mp4\" type=\"video/mp4; codecs="avc1.42E01E, mp4a.40.2"\">\n\t\u003C/video>\n\u003C/div>\n\n## Широкий спектр кадровых документов\n\nВ СЭД ТЕЗИС 5.3 добавлена возможность создания широкого спектра кадровых документов, включая трудовые договоры, приказы о приеме на работу, приказы о расторжении трудового договора и т.д. Для новых документов в системе доступен процесс согласования и генерация печатных форм в соответствии с законодательством.\n\n\u003Cdiv class=\"video-wrapper\">\n\t\u003Cvideo id=\"video-clip\" controls=\"controls\" poster=\"{{strapiUrl}}/uploads/94c8c6cffb224ef7b3cdf8e9223392ed.png\">\n\t\t\u003Csource src=\"{{strapiUrl}}/uploads/dc5cf68a2c3041d89604260326a7ada5_d78e1f8931.mp4\" type=\"video/mp4; codecs="avc1.42E01E, mp4a.40.2"\">\n\t\u003C/video>\n\u003C/div>\n\n\u003Cdiv class=\"more\">\n\u003Cdiv class=\"more-text\">Читайте подробнее о возможностях версии 5.3\n\u003C/div>\n\n\u003Ca target=\"_self\" href=\"/news/vypushhena-versiya-sed-tezis-5-3/\" class=\"cta-link\">\n            Читать\n            \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Отзыв сотрудника из отпуска\n\nВ СЭД ТЕЗИС можно создать и согласовать заявление на отзыв сотрудника из запланированного отпуска, в котором он находится. Также в системе автоматически генерируется печатная форма для соответствующего приказа.\n\n\u003Cdiv class=\"video-wrapper\">\n\t\u003Cvideo id=\"video-clip\" controls=\"controls\" poster=\"{{strapiUrl}}/uploads/9e199b96838e4ba8bc5c05bc598d2e5d.png\">\n\t\t\u003Csource src=\"{{strapiUrl}}/uploads/41aa9a0c9a4e48ceb46da008c4981b18_2fb3eb7edd.mp4\" type=\"video/mp4; codecs="avc1.42E01E, mp4a.40.2"\">\n\t\u003C/video>\n\u003C/div>\n\n\n## Сводный график отпусков\n\nСотрудники отдела кадров могут создать карточку сводного графика отпусков и утвердить его внутри системы. Кроме того, СЭД ТЕЗИС позволяет автоматически сформировать печатную форму для сводного графика отпусков, приказ о его утверждении и печатную форму для этого приказа.\n\n\u003Cdiv class=\"video-wrapper\">\n\t\u003Cvideo id=\"video-clip\" controls=\"controls\" poster=\"{{strapiUrl}}/uploads/291d420e21234f62b4e4647d25503082.png\">\n\t\t\u003Csource src=\"{{strapiUrl}}/uploads/f4f9711d454d4c21a271d1717527461b_ff120d1696.mp4\" type=\"video/mp4; codecs="avc1.42E01E, mp4a.40.2"\">\n\t\u003C/video>\n\u003C/div>\n\n## Авансы и авансовые отчеты\n\nСЭД ТЕЗИС позволяет создавать и согласовывать заявки на выдачу аванса, а также отчитываться за полученные средства при помощи авансовых отчетов. При создании документа можно указать командировку, к которой он относится. Также для этих документов доступно создание печатных форм. \n\n\u003Cdiv class=\"video-wrapper\">\n\t\u003Cvideo id=\"video-clip\" controls=\"controls\" poster=\"{{strapiUrl}}/uploads/44341082db5244e686f06a9e147de078.png\">\n\t\t\u003Csource src=\"{{strapiUrl}}/uploads/42cd4df2a0b3469da720d9ed4dfbeaa4_d2aef327f0.mp4\" type=\"video/mp4; codecs="avc1.42E01E, mp4a.40.2"\">\n\t\u003C/video>\n\u003C/div>\n\n\n\n\u003Cstyle>\n.video-wrapper #video-clip {\n    margin: 10px 0;\n    width: 100%;\n    max-width: 775px;\n}\n.more {\n    height: 80px;background: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n    box-shadow: 0px 4px 6px rgba(0, 87, 154, 0.15), 0px 10px 24px rgba(0, 87, 154, 0.1);\n    border-radius: 8px;\n    display: flex;\n    overflow: hidden;\n    padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n    justify-content: space-between;align-items: center;\n}\n.more-text {\n    font-weight: 500;\n    font-size: 20px;\n    line-height: 28px;\n    color:#ffffff;\n}\n.cta-link {\n    display: inline-flex;\n    align-items: center;\n    background-color: #fff;\n    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n    border-radius: 40px;\n    padding: 6px 6px 6px 28px;\n    font-weight: 500;\n    font-size: 16px;\n    line-height: 24px;\n    color: #293244;\n    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n}\n.arrow-icon {\n    display: inline-block;\n    width: 32px;\n    height: 32px;\n    background-color: #eaf6ff;\n    border-radius: 100%;\n    margin-left: 12px;\n    padding: 5px;\n    transition: background-color .3s ease;\n}\n@media (max-width: 768px){.more {flex-direction: column;height: auto;}.more-text {text-align:center; margin-bottom: 15px;}}\n\u003C/style>",61,"demonstracziya-vozmozhnostej-versii-sed-tezis-5-3","2025-06-10T07:11:12.415Z","2026-06-23T08:51:32.874Z","2026-06-23T08:51:32.860Z",{"id":598,"documentId":599,"seo_title":600,"seo_description":601,"seo_keywords":21,"title":602,"created":603,"body":604,"published":9,"weight":605,"published_date":603,"reading_time":39,"slug":606,"createdAt":607,"updatedAt":608,"publishedAt":609},55,"idf7kudz2d4bu0y4xarn5aw4","Автоматизация документооборота в организации: быстрый переход от бумаги к цифре","Почему автоматизация документооборота в организациях становится стандартом: ключевые эффекты, инструменты и пример внедрения.","Автоматизация документооборота в организации: как избавиться от бумажной рутины и увеличить прозрачность рабочих процессов ","2026-01-12","Современные организации стремятся избавиться от бумажной рутины и перейти на цифровые технологии. В основе этого — внедрение системы электронного документооборота (СЭД), которая позволяет автоматизировать внутренний и внешний документооборот, упорядочить работу с документами и ускорить согласование процессов. Автоматизация документооборота обеспечивает единую цифровую среду, безопасность работы, экономию времени и защиту документов от потери. \n\n## Что такое автоматизация документооборота? \n\nАвтоматизация документооборота – это переход от бумажных процессов к работе с документами в цифровой системе.  \n\nПо определению, Система автоматизации документооборота (СЭД) — это «автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации». Проще говоря, вместо бумажных регистрационных журналов, печатных соглашений и конвертов используется единая электронная платформа: документы создаются, регистрируются, согласуются и хранятся в цифровом виде. \n\nГОСТ определяет «документооборот» как движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения (включая прием, регистрацию, рассылку и контроль исполнения). Автоматизация охватывает весь этот цикл, превращая его в управляемый электронный процесс. В частности, внедрение СЭД позволяет упростить внутренний документооборот – обмен приказами, служебными записками, договорами и другими офисными документами внутри компании – за счет централизованного учета и контролируемых маршрутов движения. \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Посмотрите все возможности СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"/demo/\" class=\"cta-link\">\n        Смотреть\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Для чего нужна автоматизация документооборота? \n\nПереход от ручного к автоматизированному документообороту решает ряд острых проблем и дает организации значительные преимущества: \n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n.tg  {border-collapse:collapse;border-spacing:0;}\n.tg td{border-color:black;border-style:solid;border-width:1px;font-family:Arial, sans-serif;font-size:14px;\n  overflow:hidden;padding:10px 5px;word-break:normal;}\n.tg th{border-color:black;border-style:solid;border-width:1px;font-family:Arial, sans-serif;font-size:14px;\n  font-weight:normal;overflow:hidden;padding:10px 5px;word-break:normal;}\n.tg .tg-7btt{border-color:inherit;font-weight:bold;text-align:center;vertical-align:top}\n.tg .tg-amwm{font-weight:bold;text-align:center;vertical-align:top}\n.tg .tg-0lax{text-align:left;vertical-align:top}\n\u003C/style>\n\u003Ctable class=\"tg\" style=\"undefined;table-layout: fixed;\">\u003Ccolgroup>\n\u003C/colgroup>\n\u003Cthead>\n  \u003Ctr>\n    \u003Cth class=\"tg-7btt\">Проблемы бумажного документооборота \u003C/th>\n    \u003Cth class=\"tg-amwm\">Преимущества автоматизации \u003C/th>\n  \u003C/tr>\u003C/thead>\n\u003Ctbody>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Долгое ручное согласование и учет (бумажные очереди) \u003Cbr> \u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Быстрая автоматическая маршрутизация документов \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Потеря и дублирование бумаг, сложности поиска \u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Единая база документов, мгновенный поиск и уведомления \u003Cbr> \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Отсутствие прозрачной истории (нет контроля) \u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Полная история правок и согласований в системе \u003Cbr> \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Высокие расходы на печать, пересылку, хранение \u003Cbr> \u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Сокращение затрат на бумагу  \u003Cbr> \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Зависимость от офисного рабочего места \u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-0lax\">Мобильный доступ и возможность удаленной работы \u003C/td>\n  \u003C/tr>\n\u003C/tbody>\u003C/table>\n\nТакое решение позволяет ускорить процессы и повысить эффективность работы, поскольку роли и сроки согласований задаются в системе. СЭД обеспечивает прозрачность работы: руководитель видит, на каком этапе находится каждый документ, и может оперативно перераспределить задачи. Автоматические уведомления и отчеты помогают не упустить срок исполнения. К тому же современные СЭД поддерживают интеграцию с ЭЦП и системами юридически значимого ЭДО (например, Диадок), что расширяет возможности обмена документами с контрагентами и исключает переключение между приложениями. В результате автоматизация внутренних процессов снижает число ошибок (например, система автоматически проверяет бюджетные лимиты или срок действия доверенностей), освобождает сотрудников от рутины и экономит ресурсы компании. \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Получите бесплатную индивидуальную презентацию возможностей системы ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"#form_demo\" class=\"cta-link\">\n        Получить\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Этапы автоматизации документооборота \n\nВнедрение СЭД выполняется поэтапно: \n\n1. Анализ текущих процессов. Оценивается существующий документооборот: какие документы и как проходят между отделами, где возникают задержки и ошибки. Проводится аудит регламентов и технологий, чтобы понять точку входа автоматизации. \n2. Выбор системы. Исходя из задач организации, выбирают тип решения (коробочная СЭД, облачное решение, собственная платформа) и конкретный продукт. Учитываются требования по функционалу, интеграции, гибкости настроек и стоимости лицензий. \n3. Интеграция и настройка. Система внедряется в IT-инфраструктуру: происходит развертывание сервера, интеграция с учетными системами и настройка «маршрутов» документооборота. Часто требуется доработка шаблонов, форм и бизнес-процессов под нужды компании. \n4. Обучение сотрудников. Параллельно проводится обучение пользователей: секретари, офис-менеджеры, руководители и другие сотрудники осваивают новую систему, учатся работать с электронными картами документов и контролировать задачи. \n5. Контроль и оптимизация. После запуска СЭД отслеживают ключевые метрики: время согласования, количество ошибок, загрузку сотрудников. По данным системы выявляют узкие места и при необходимости корректируют бизнес-процессы или настройки системы. В любом случае, автоматизация «закрывает» большинство проблем, а внедрение СЭД позволяет решить все эти проблемы бумажного документооборота. \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте подробности о преимуществах СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"/advantages/\" class=\"cta-link\">\n        Узнать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Системы автоматизации документооборота \n\nНа рынке сегодня представлены разные подходы к автоматизации документооборота: от типовых коробочных СЭД до облачных решений и заказных разработок под конкретные нужды компании. \n\n**Коробочные СЭД** — это готовые программные продукты с определенным набором функций, подходящие для большинства организаций без необходимости глубоких доработок. Они позволяют быстро внедрить систему и стандартизировать процессы. \n\n**Заказные решения** создаются индивидуально под задачи конкретного заказчика. Разработка начинается с анализа бизнес-процессов, потребностей и проблем организации. Как правило, такие системы строятся на основе существующих платформ с открытой архитектурой, где доработки выполняются с учетом отраслевой специфики и внутренних требований. Этот подход обеспечивает максимальную гибкость, точное соответствие требованиям бизнеса и возможность дальнейшего развития системы. \n\nОдним из самых технологичных решений на рынке является [СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/) — отечественная кроссплатформенная система, включенная в реестр российского ПО. ТЕЗИС легко интегрируется с российскими СУБД и операционными системами, поддерживает распределенную архитектуру, мобильное приложение с оффлайн-работой, квалифицированную ЭП и ЮЗЭДО (обмен юридически значимыми документами через Диадок). \n\nСЭД ТЕЗИС реализует **модульный подход** — наряду с базовым набором инструментов для управления документами, в систему входят специализированные модули: \n\n- «HR» — для автоматизации HR-документооборота; \n- Контроль выполнения задач — для управления поручениями и сроками; \n- «Электронная канцелярия» и «Совещания» — для организации делопроизводства; \n- Модуль искусственного интеллекта, который открывает новые возможности автоматизации. \n\n**Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС** — это встроенный Low Code AI-конструктор, позволяющий без программирования создавать интеллектуальные сценарии автоматизации. Он анализирует контекст, обучается на реальных данных и выполняет задачи, которые раньше требовали ручного участия: формирует аннотации, оценивает риски и полноту информации, проверяет соответствие требованиям, готовит черновики резолюций, связывает документы и отслеживает изменения в нормативных актах. Модуль включает готовый набор операций, интегрируется с различными LLM, в том числе отечественными, и открывает организациям возможность выстраивать собственные ИИ-процессы прямо внутри СЭД. \n\nБлагодаря такому сочетанию технологий СЭД ТЕЗИС подходит как для внедрения «из коробки», так и в рамках заказной разработки. Система помогает унифицировать документооборот, повысить прозрачность процессов и сократить рутину, а встроенные интеллектуальные инструменты позволяют вывести эффективность работы с документами на новый уровень. \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Посмотрите стоимость и возможности различных редакций СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"/buy/\" class=\"cta-link\">\n        Смотреть\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Реальный кейс: как мы автоматизировали документооборот и ускорили работу отделов \n\nВ качестве примера можно рассмотреть внедрение СЭД ТЕЗИС в МТС Банке. До перехода на СЭД ТЕЗИС банк использовал другую систему, которая не обеспечивала требуемую функциональность: отсутствовали интеграции, поддержка электронной подписи и высокая скорость работы. В 2022 году стартовал проект по внедрению новой СЭД, и уже к марту 2023 года система успешно функционировала по ключевым направлениям — организационно-распорядительная документация, договорная и закупочная деятельность, протоколы совещаний и работа с канцелярией. \n\nСегодня в системе одновременно работает более 350 сотрудников, ежемесячно обрабатывается свыше 16 000 документов. В МТС Банке отмечают, что переход на СЭД ТЕЗИС значительно повысил скорость и удобство работы, упростил поиск документов и снизил количество ошибок. Благодаря поддержке квалифицированной электронной подписи все этапы согласования выполняются в одном окне, что обеспечило корректность данных и прозрачность процессов. \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Напишите нам для подробной демонстрации возможностей системы\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"#form_demo\" class=\"cta-link\">\n        Связаться\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Заключение \n\nАвтоматизация документооборота в организациях дает ощутимый эффект: снижаются издержки, ускоряются бизнес-процессы и повышается прозрачность управления. Как отмечают эксперты, СЭД — это не просто оптимизация внутренних процессов, а возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Современные системы, такие как СЭД ТЕЗИС, объединяют весь необходимый функционал — от автоматизации регистрации и маршрутизации документов до мобильного доступа и аналитики — благодаря чему компании избавляются от бумажной волокиты и получают контролируемый и удобный документооборот. Внедрение Системы ТЕЗИС помогает организациям не только отказаться от бумаги, но и выйти на новый уровень эффективности, обеспечив автоматизацию внутреннего документооборота и полное управление корпоративными процессами на одной платформе. \n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n\u003C/style>\n\n",64,"avtomatizaciya-dokumentooborota-v-organizacii","2026-04-29T06:53:25.151Z","2026-07-21T05:55:33.050Z","2026-07-21T05:55:32.923Z",{"id":611,"documentId":612,"seo_title":613,"seo_description":614,"seo_keywords":21,"title":615,"created":616,"body":617,"published":9,"weight":195,"published_date":616,"reading_time":336,"slug":618,"createdAt":619,"updatedAt":620,"publishedAt":621},56,"jx7elmk4d4fub58gahuorxr1","Что такое КЭДО и как внедрить его в компании в 2026 году","Переход на КЭДО: этапы, законы (ФЗ-377), документы, подписи. Снижение затрат на 50% с HR-модулем СЭД ТЕЗИС.","Кадровый электронный документооборот: что это и как компании переходить на КЭДО в 2026?","2026-01-29","Кадровая служба — одна из самых загруженных функций в компании. На фоне цифровизации бизнеса все больше компаний переходят на кадровый электронный документооборот. \n\nВ 2021 год был принят **Федеральный закон № 377-ФЗ**. Он закрепил право работодателей полностью отказаться от бумажных кадровых документов в пользу электронных. Запрос на внедрение КЭДО заметно вырос, вместе с тем, как электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным этапом цифровизации, упростив взаимодействие с Пенсионным фондом России (теперь Социальным фондом России). \n\nСегодня подключение КЭДО — это не просто тренд, а юридически значимый инструмент. Перевод отчетности в Социальный фонд России, оформление специалистов и дистанционных сотрудников уже невозможно представить без электронного формата. КЭДО поддерживается на государственном уровне, активно развивается нормативная база, а современные системы позволяют с помощью определенных инструментов выстроить цифровой кадровый документооборот без потери юридической значимости документов. Один из таких инструментов — [HR-модуль СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/features/hr-modul/). \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте подробности о преимуществах HR-модуля СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/hr-modul/\" class=\"cta-link\">\n        Узнать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Что включает в себя КЭДО \n\nКадровый электронный документооборот — КЭДО — это перевод кадрового делопроизводства в цифру. Работодатель и сотрудник (в том числе удаленный) могут мгновенно обмениваться и подписывать электронной подписью кадровые документы (онлайн) без дублирования на бумаге.  \n\n### Перечень кадровых документов \n\nПосле внедрения КЭДО в компании, сотрудники могут работать в системе со следующими документами: \n\n- трудовые договоры и дополнительные соглашения; \n- приказы о приеме, переводе и увольнении; \n- заявления сотрудников (отпуск, командировки, изменения условий труда); \n- графики отпусков; \n- кадровые уведомления; \n- локальные нормативные акты и ознакомления с ними. \n\nПри этом не все документы могут быть переведены в электронный вид без ограничений. Согласно **статье 22.1 ТК РФ**, даже в 2025 году сохраняется «неприкосновенный список» документов, которые инспекторы Государственной инспекции труда потребуют именно в бумажном виде с «живой» подписью.  \n\n**Вот список документов-исключений для КЭДО**: \n\n1. Приказ об увольнении (за исключением дистанционных сотрудников при наличии соответствующих условий). \n2. Акты о несчастном случае на производстве. \n3. Журналы инструктажей по охране труда.  \n3. Бумажные трудовые книжки, если сотрудник не перешел на электронный формат. \n\n### Какие электронные подписи используются в КЭДО \n\nЮридическая значимость кадровых документов обеспечивается электронной подписью. В электронном кадровом документообороте применяются: \n\n- **простая электронная подпись (ПЭП)** — чаще всего для внутренних документов и ознакомлений; \n- **усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)** — для большинства кадровых документов; \n- **усиленная квалифицированная подпись (УКЭП)** — в случаях, прямо предусмотренных законодательством. \n\nВыбор типа подписи зависит от вида документа, роли участника процесса и требований регулятора.  \n\n## Зачем переходить на электронный кадровый документооборот \n\nДля большинства организаций переход на КЭДО становится базовым этапом цифровизации в управлении персоналом — наравне с ERP или CRM. Компании переходят на цифровой формат не ради технологии, а ради управляемости, скорости и устойчивости бизнеса. Ключевые причины: \n\n- снижение рутинной нагрузки; \n- сокращение прямых и косвенных затрат; \n- ускорение кадровых процессов;  \n- минимизация ошибок и «человеческого фактора» \n- повышение безопасности и сохранности данных;  \n- рост лояльности сотрудников. \n\n### Сокращение прямых и косвенных затрат \n\nПри переходе на кадровый электронный документооборот компания отказывается от затрат на бумагу, печать, картриджи и обслуживание оргтехники. Уменьшаются расходы на логистику — больше не требуется отправлять документы курьерами или почтой между филиалами и удаленными сотрудниками. \n\nДополнительно снижаются косвенные издержки: освобождаются площади, ранее занятые физическими архивами, упрощается поиск документов, сокращается время сотрудников на обработку и восстановление утерянных экземпляров. \n\n### Ускорение кадровых процессов \n\nВ электронном документообороте большинство кадровых операций выполняется в разы быстрее, так как документы автоматически направляются всем участникам процесса. Это особенно важно при найме удаленных сотрудников и работе с распределенными командами, когда ожидание бумажных оригиналов может затягивать оформление на недели, в этом случае внедрение КЭДО становится важным шагом для развития компании.  \n\n### Минимизация юридических рисков и ошибок \n\nКЭДО снижает риски, связанные с человеческим фактором. Система автоматически контролирует и фиксирует сроки подписания документов, соблюдение маршрутов согласования и корректность применения электронной подписи.  \n\n### Повышение безопасности и сохранности данных \n\nСовременные системы кадрового электронного документооборота используют механизмы шифрования данных и разграничения прав доступа. Это снижает риск утечек и несанкционированного доступа к персональным данным сотрудников. Дополнительную защиту обеспечивает автоматическое резервное копирование: кадровые документы не теряются из-за сбоев оборудования или человеческих ошибок, а доступ к архиву сохраняется на протяжении всего срока хранения. \n\n### Рост лояльности сотрудников \n\nКЭДО делает взаимодействие с HR-службой более удобным для сотрудников. Все кадровые документы доступны в личном кабинете. Сотруднику не нужно приезжать в офис ради подписи или ожидать бумажных копий. \n\n### Освобождение HR-специалистов от рутины \n\nВнедрение КЭДО в компанию снижает объем ручной работы HR-службы: меньше операций по печати, сканированию, контролю статусов и напоминанию о подписях. \n\n### Законодательство о кадровом документообороте \n\nПереход на кадровый электронный документооборот в России полностью разрешен и закреплен на уровне федерального законодательства. КЭДО регулируется нормами, которые подтверждают юридическую значимость цифровых кадровых документов и определяют порядок их использования работодателями и сотрудниками. \n\n#### Нормативная база КЭДО \n\nВ 2025 году цифровой кадровый документооборот регулируется следующими основными актами: \n\n- **Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3)** \n\nЗакрепляет понятие электронного кадрового документооборота, порядок его внедрения, правила взаимодействия работодателя и сотрудника в цифровом формате. Нормы введены Федеральным законом № 377-ФЗ. \n\n- **Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»**  \n\nРегулирует применение электронных подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и определяет условия, при которых электронный документ считается юридически значимым. \n\n- **Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»** \n\nУстанавливает требования к защите и обработке персональных данных сотрудников в электронных системах. \n\n#### Равнозначность электронных и бумажных кадровых документов \n\nСогласно статье 22.1 ТК РФ, кадровые документы, созданные и подписанные в системе кадрового электронного документооборота, приравниваются к бумажным оригиналам. Это означает, что компания не обязана дублировать их на бумаге, за исключением ограниченного перечня документов, прямо указанного в законодательстве. \n\n#### Упрощение перехода на цифровой кадровый документооборот \n\nЗаконодательство последовательно снижает барьеры для перехода компаний на цифровой формат. В числе ключевых мер: \n\n- возможность использования государственных платформ, включая портал «Работа в России»; \n- применение учетной записи Госуслуг для подписания кадровых документов сотрудниками; \n- более прозрачные требования к электронному архивному хранению. \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Изучить преимущества HR-модуля СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"/advantages/\" class=\"cta-link\">\n        Изучить\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Как перейти на кадровый документооборот? Этапы перехода на КЭДО \n\nПереход на КЭДО — это проект, требующий системного подхода. Поэтапная реализация, как показывают данные консалтинговых агентств, помогает снизить время на обучение сотрудников работе в новой системе, минимизировать риски ошибок и обеспечить плавную адаптацию бизнес-процессов к новым условиям. \n\n### Этап 1: Аудит текущих процессов \n\nЭто фундаментальный шаг, на котором HR-служба и IT-специалисты анализируют текущее состояние кадрового делопроизводства для полноценного внедрения кадрового электронного документооборота. \n\n- Анализ: определяется полный перечень всех используемых кадровых документов). \n- Картирование маршрутов. \n\nВыявление «бутылочных горлышек» и определение приоритетных документов для первоначального перевода в цифру. \n\n### Этап 2: Принятие решения и оформление приказа о переходе на КЭДО\n\nПосле аудита руководство компании принимает официальное решение о старте проекта. \n\n- Локальный нормативный акт (ЛНА): издается приказ о переходе на КЭДО. \n- Выбор системы. \n\n### Этап 3: Получение согласия от сотрудников \n\nЗаконодательство (ст. 22.2 ТК РФ) требует уведомить сотрудников о переходе на КЭДО. \n\n- Уведомление: Все действующие сотрудники должны быть ознакомлены с новым порядком под подпись (пока еще бумажную). \n- Согласие: от них требуется письменное согласие на участие в КЭДО.  \n\n### Этап 4: Настройка форм и маршрутов в системе \n\nТехнический этап, на котором IT-служба адаптирует выбранную платформу под нужды компании. \n\n- Цифровизация форм: Бумажные шаблоны документов переводятся в КЭДО внутри системы. \n- Маршрутизация: настраиваются автоматические цепочки согласования. \n\n### Этап 5: Пилотное внедрение на части процессов \n\nЧтобы снизить риски, рекомендуется запустить КЭДО в тестовом режиме. \n\n- Тестовая группа: обычно выбирают один простой процесс или один отдел компании. \n- Анализ: сбор обратной связи, выявление и исправление ошибок до масштабирования на всю компанию. \n\n### Этап 6: Обучение сотрудников и HR-службы \n\nУспех проекта во многом зависит от готовности персонала использовать новые инструменты. \n\n- Разработка простых и понятных инструкций по работе с платформой. \n- Проведение обучающих сессий для HR-специалистов и рядовых сотрудников. \n\n### Этап 7: Полный переход на электронный формат \n\nПосле успешного пилота и обучения компания начинает внедрять КЭДО. \n\n- Компания официально прекращает вести бумажное делопроизводство по переведенным в цифру документам. \n- Обеспечение постоянной технической и методической поддержки пользователей. \n\nРезультат — устойчиво работающий цифровой кадровый документооборот, который снижает издержки, ускоряет HR-процессы и соответствует требованиям законодательства. \n\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Напишите нам для подробной демонстрации HR-модуля СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"#form_demo\" class=\"cta-link\">\n        Связаться\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Часто задаваемые вопросы о кадровом электронном документообороте (FAQ) \n\n### Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)? \n\nКадровый электронный документооборот (КЭДО) — это организация кадрового делопроизводства в цифровом формате, при котором работодатель и сотрудники создают, согласуют и подписывают кадровые документы с использованием электронной подписи без обязательного дублирования на бумаге. \n\n### Законно ли использовать электронный кадровый документооборот в России? \n\nДа. КЭДО полностью легитимен и регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 22.1–22.3), Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и № 152-ФЗ «О персональных данных». Электронные кадровые документы при соблюдении требований имеют такую же юридическую силу, как бумажные. \n\n### Обязательно ли переходить на КЭДО в 2025 году? \n\nФормально переход на КЭДО не является обязательным для всех компаний, но на практике электронный формат стал стандартом для работы с удаленными сотрудниками, взаимодействия с Социальным фондом России и снижения рисков. \n\n### Нужно ли получать согласие сотрудников на переход на КЭДО? \n\nДа, действующих сотрудников необходимо уведомить и получить письменное согласие. Для новых сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется — они могут работать в электронном формате по умолчанию. \n\n### Сколько времени занимает внедрение КЭДО? \n\nСрок внедрения зависит от масштаба компании и количества кадровых процессов. Поэтапный переход — от аудита до полного отказа от бумаги — позволяет внедрить КЭДО без сбоев и остановки HR-функции. \n\n### Безопасен ли электронный кадровый документооборот? \n\nДа. Современные системы КЭДО используют шифрование, разграничение прав доступа и резервное копирование. Это снижает риски утечек персональных данных и потери кадровых документов. \n\n### Можно ли использовать КЭДО при проверках трудовой инспекции? \n\nДа. Электронные кадровые документы принимаются Государственной инспекцией труда, ФНС и судами при условии соблюдения требований законодательства и корректного использования электронной подписи. \n\n## Полезные ссылки по кадровому электронному документообороту \n\n- [Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 22.1–22.3)](https://fs02.rchuv.ru/rchuv23/rsp/sitemap/2023/eef5221d-aab6-41f9-adfe-d76517bbc42f/elektronnij-dokumentooborot.pdf) \n\nОсновные нормы, регулирующие КЭДО. \n\n- [Федеральный закон № 377-ФЗ](https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/402990504/) \nЗакон, закрепивший возможность полного перехода на электронный кадровый документооборот. \n\n- [Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»](https://base.garant.ru/12184522/) \nРегулирует виды электронных подписей и их юридическую значимость. \n\n- [Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»](https://base.garant.ru/12148567/)\n Требования к защите персональных данных сотрудников. \n\n- [Портал «Работа в России»](https://trudvsem.ru/)\nГосударственная платформа для ведения электронного кадрового документооборота. \n\n- [Социальный фонд России (СФР)](https://sfr.gov.ru/)\nЭлектронное взаимодействие работодателей с государственными органами. \n\n- [HR Модуль СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/features/hr-modul/)\nРешение для организации кадрового электронного документооборота в рамках единой СЭД-платформы. \n\n## Заключение \n\nКадровый электронный документооборот — это практический инструмент управления персоналом. Он позволяет сократить затраты, ускорить кадровые процессы, снизить юридические риски и обеспечить безопасную работу с персональными данными. Современные системы электронного кадрового документооборота поддерживают все ключевые кадровые документы, электронные подписи и автоматизированные маршруты согласования, что делает переход на цифровой формат управляемым и соответствующим требованиям законодательства. \n\n \n \u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n\u003C/style>","kedo-2026-kadrovyj-elektronnyj-dokumentooborot-bez-bumagi","2026-04-29T06:53:28.647Z","2026-06-23T08:51:32.942Z","2026-06-23T08:51:32.926Z",{"id":623,"documentId":624,"seo_title":625,"seo_description":626,"seo_keywords":21,"title":627,"created":628,"body":629,"published":9,"weight":630,"published_date":628,"reading_time":78,"slug":631,"createdAt":632,"updatedAt":633,"publishedAt":634},57,"baurbo84seiro5pclfhe9ez3","5 причин, что пора оптимизировать бумажный документооборот "," Узнайте, почему организации опасаются перехода на электронный документооборот и какие признаки указывают на то, что пора внедрять СЭД.","Оптимизация бумажного документооборота: 5 причин, что пора переходить на СЭД","2026-02-09","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/87fa4070e958466786ea7d2395710b7b_79f6a71e26.png\" alt=\"Мужчина с кучей документов\"/>\n\n\n## Что такое оптимизация документооборота \n\nОптимизация документооборота — это системное упрощение и ускорение работы с документами на всех этапах их жизненного цикла: от создания и согласования до хранения и поиска.  \n\nВ классическом бумажном документообороте документы физически перемещаются между сотрудниками и подразделениями. Это означает очереди на подпись, дублирование копий, сложности с контролем версий и зависимость от конкретных людей. Любая задержка или потеря документа напрямую влияет на бизнес-процессы. \n\nЭлектронный документооборот решает эти проблемы за счет цифровых маршрутов, автоматических согласований и централизованного хранения. В основе такого подхода лежит система электронного документооборота (СЭД) — программная платформа, которая объединяет документы, процессы, подписи и контроль исполнения в едином пространстве. \n\nПереход на СЭД — это не просто замена бумаги файлами, а полноценная **оптимизация документооборота**, позволяющая бизнесу работать быстрее и более управляемо. \n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Как СЭД ТЕЗИС поможет автоматизировать электронный документооборот\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/\" class=\"cta-link\">\n        Узнать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n\n## Почему компании часто откладывают оптимизацию документооборота? \n\nОсновные причины, по которым организации не спешат с переходом на СЭД: \n\n- привычка работать по-старому и не менять устоявшиеся процессы; \n- страх высоких затрат на внедрение системы; \n- опасения, связанные со сложностью внедрения; \n- нехватка времени и внутренней экспертизы; \n- отсутствие четкого понимания практической выгоды от перехода на СЭД. \n\nНа первый взгляд такие аргументы кажутся логичными. Но на практике именно этот подход чаще всего приводит к потере времени, росту операционных затрат и замедлению процессов. Дальше разберем ключевые признаки, которые показывают: оптимизация документооборота уже стала необходимостью. \n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/12e6bf7b598f4e3e849571070997fc8b_60fd792998.png)\n\n## 5 признаков, что пора оптимизировать бумажный документооборот \n\n\u003Cdiv class=\"blue-bg\">\n\n**Как понять, что бумажный документооборот в компании начинает мешать развитию бизнеса?** \n\n- Частые ошибки и потеря бумажных документов \n- Медленное согласование договоров и счетов \n- Растущие расходы на печать и хранение \n- Увеличение числа сотрудников, работающих удаленно \n- Рост компании и объема документов \n\n\u003C/div>\n\nЕсли в вашей компании есть хотя бы один из этих признаков — самое время задуматься о переходе на электронный документооборот и автоматизацию процессов. \n\n\n\n### 1. Ошибки и путаница в бумажных документах\n\nЕсли документы регулярно теряются, версии путаются, а поиск нужного файла занимает десятки минут — это первый тревожный сигнал. Бумажный формат плохо масштабируется и не дает прозрачности хранения и поиска документов. Электронная система позволяет хранить документы структурировано, контролировать версии и быстро находить нужные файлы. \n\n### 2. Долгое согласование и отсутствие контроля документов\n\nСогласование «по почте и в папках» растягивается на дни и недели. Документ может застрять у одного сотрудника без возможности контроля статуса. Система электронного согласования позволяет видеть статус в реальном времени и экономит дни, а то и недели. \n\n### 3. Избыточные расходы на бумагу и обслуживание\n\nМногие компании недооценивают, сколько стоит печать, бумага, картриджи и архивные помещения. Эти затраты накапливаются и растут, особенно с масштабированием бизнес-процессов. Оптимизация бумажного документооборота позволяет сократить эти издержки. \n\n### 4. Бумажные процессы тормозят удаленную работу\n\nКогда часть команды работает дистанционно, передача и подписание бумажных документов превращаются в проблему. Электронный формат становится не удобством, а необходимостью. \n\n### 5. Масштабирование компании и рост объема документов \n\nРасширение бизнеса всегда сопровождается увеличением количества договоров, счетов, служебных записок и регламентов. Без системы электронного документооборота управлять этим потоком становится не только сложно, но и рискованно. Автоматизация помогает поддерживать порядок и прозрачность на любом этапе развития. \n\nТакже стоит задуматься о внедрении современной СЭД, если у вас в компании уже есть подобная система, но она устарела и тормозит работу. Если СЭД сложная в использовании, требует постоянных доработок, часто перестает работать, технологически устарела или не интегрируется с другими системами, это тоже сигнал к оптимизации. \n\nНеоптимальная или устаревшая СЭД может: \n\n- замедлять согласования из-за сложных маршрутов; \n- создавать дублирование данных и ошибок версий; \n- усложнять работу сотрудников из-за неинтуитивного интерфейса; \n- мешать аналитике из-за закрытых данных и отсутствия отчетности. \n\nСовременные СЭД помогают людям работать быстрее и удобнее, а не наоборот. Поэтому оптимизация существующего решения может быть не менее важной, чем переход от бумаги к цифре. \n\n![]({{strapiUrl}}/uploads/bc2ba420d521442c862e6ba0eb55290a_d86fa926c7.png)\n\n## Как СЭД ТЕЗИС помогает избавиться от бумажной рутины \n\nСЭД ТЕЗИС ориентирована на компании, которым важны управляемость процессов и предсказуемый результат. Система поддерживает поэтапный переход на СЭД без остановки текущей работы. \n\n\u003Cdiv class=\"blue-bg\">\n\nКак СЭД решает проблемы бумажного документооборота: \n\n- [электронные маршруты согласования с прозрачным контролем статусов;](https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/)\n- [единое хранилище документов с быстрым поиском;](https://www.tezis-doc.ru/advantages/)\n- [работа с электронной подписью в рамках требований законодательства;](https://www.tezis-doc.ru/features/electronic-signature/)\n- [поддержка распределенных и удаленных команд;](https://www.tezis-doc.ru/advantages/)\n- [масштабирование системы по мере роста компании.](https://www.tezis-doc.ru/advantages/)\n\u003C/div>\n\n**Благодаря этому переход на СЭД становится не разовым ИТ-проектом, а логичным этапом развития бизнеса и оптимизации процессов.**\n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте, как происходило внедрение СЭД ТЕЗИС в других компаниях\u003C/div>\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/\" class=\"cta-link\">\n        Узнать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n\n## Заключение \n\nОптимизация документооборота — это про снижение потерь времени, денег и управленческих рисков. Если в компании растет объем документов, увеличивается число согласований и распределенных сотрудников, а бумажные процессы начинают тормозить работу — значит, момент для перехода на СЭД уже наступил. \n\nСовременные системы электронного документооборота, такие как СЭД ТЕЗИС, позволяют пройти этот путь постепенно и безболезненно, превратив бумажную рутину в управляемый цифровой процесс. \n\n \u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n        .blue-bg {\n    background-color: #F3F9FD;\n    padding: 5px 20px 20px;\n    border-radius: 8px;\n        }\n\u003C/style>",66,"5-priznakov-chto-pora-perekhodit-s-bumazhnogo-dokumentooborota-na-sed","2026-04-29T06:53:32.181Z","2026-06-23T08:51:32.976Z","2026-06-23T08:51:32.962Z",{"id":636,"documentId":637,"seo_title":638,"seo_description":639,"seo_keywords":21,"title":638,"created":640,"body":641,"published":9,"weight":105,"published_date":640,"reading_time":78,"slug":642,"createdAt":643,"updatedAt":644,"publishedAt":645},69,"ymuglcr1s6aqmmi7d8helgf3","Бумажный документооборот: все расходы и сравнение с СЭД","Разберем скрытые расходы на бумажный документооборот, и сравним затраты бумажного документооборота со стоимостью перехода на СЭД.","2026-06-22","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Bumazhnyj_dokumentooborot_vse_rashody_i_sravnenie_s_SED_06_776_b3a68578d7.png\" alt=\"Сколько стоит бумажный документооборот: считаем затраты в рублях и часах\"/>\n\nМногие компании недооценивают реальные затраты на бумажный документооборот. На первый взгляд все очевидно: высчитывают стоимость бумаги, картриджей, принтера. Но за этими очевидными тратами скрывается целая цепочка издержек, например, время сотрудников на согласование и поиск документов, курьерская доставка, аренда архива, штрафные риски при утрате первичных документов. В сумме это могут быть сотни тысяч рублей в год, которые просто не попадают ни в одну статью бюджета.\n\nВ этом материале разберем все статьи расходов с конкретными цифрами и покажем, как соотносятся затраты на бумажный документооборот со стоимостью перехода на СЭД.\n\n## Из чего складываются расходы на бумажный документооборот\n\nПриведенные оценки основаны на внутренних данных СЭД ТЕЗИС, собранных в ходе работы с клиентами. Цифры носят ориентировочный характер и могут варьироваться в зависимости от размера компании и специфики процессов.\n\n### Трудозатраты сотрудников\n\nЭто главная и наименее очевидная статья расходов. Каждый документ нужно создать, распечатать, передать на согласование, получить обратно с подписью, зарегистрировать и положить в папку. Все это — время сотрудника, которое можно перевести в рубли.\n\nПростой пример: сотрудник с окладом 60 000 ₽ в месяц (\u003Ca href=\"https://rosstat.gov.ru/labor_market_employment_salaries\" target=\"_blank\">данные Росстата о медианной зарплате в России за 2026 год\u003C/a>) стоит компании примерно 500–550 ₽ в час с учетом налогов и взносов. Если в день он тратит на работу с бумажными документами 1,5–2 часа, это 800–1100 ₽ ежедневно, и это расчет только по одному человеку. В компании из 20 человек, где каждый хоть немного работает с документами, эта цифра превращается в 300 000–500 000 ₽ в год только на трудозатраты.\n\n### Материальные расходы\n\nНебольшая компания из 10–15 сотрудников расходует в среднем:\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\">\n\u003Ctable>\n  \u003Cthead>\n    \u003Ctr>\n      \u003Cth>Статья\u003C/th>\n      \u003Cth>Расход в месяц\u003C/th>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/thead>\n  \u003Ctbody>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Бумага (5–7 пачек по 500 листов)\u003C/td>\n      \u003Ctd>1 500–2 000 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Картриджи и расходники\u003C/td>\n      \u003Ctd>3 500–5 000 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Амортизация принтера и МФУ (расчетная строка, может меняться)\u003C/td>\n      \u003Ctd>1 000–2 000 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Канцелярия (папки, скоросшиватели, конверты)\u003C/td>\n      \u003Ctd>1 000–2 000 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Итого\u003C/td>\n      \u003Ctd>7 000–11 000 ₽/мес\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003C/div>\n\nЗа год это 84 000–132 000 ₽, только на расходные материалы, без учета оборудования и сервисного обслуживания.\n\n### Логистика и доставка\n\nБумажные оригиналы нужно физически доставлять: контрагентам, в филиалы, удаленным сотрудникам, в госорганы. \u003Ca href=\"https://www.ponyexpress.ru/support/servisy-samoobsluzhivaniya/tariff/\" target=\"_blank\">Курьерская доставка по городу стоит от 300 до 800 ₽ за отправление, межгородская — от 500 до 2 000 ₽\u003C/a>.\n\nЕсли компания выполняет 50–100 отправлений в месяц, это 15 000–80 000 ₽ ежемесячно, или до 960 000 ₽ в год. Помимо денег стоит учитывать еще и время: ожидание курьера, контроль доставки, возврат оригиналов.\n\n### Хранение и архив\n\nБумажные документы занимают физическое пространство, и это пространство стоит денег.\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\">\n\u003Ctable class=\"tg\" style=\"undefined;table-layout: fixed; width: 664px\">\u003Ccolgroup>\n\u003Ccol style=\"width: 193px\">\n\u003Ccol style=\"width: 471px\">\n\u003C/colgroup>\n  \u003Cthead>\n    \u003Ctr>\n      \u003Cth>Статья\u003C/th>\n      \u003Cth>Расход в месяц\u003C/th>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/thead>\n  \u003Ctbody>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Аренда площади под стеллажи (2–4 кв. м)\u003C/td>\n      \u003Ctd>3 000–8 000 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Архивные папки, коробки\u003C/td>\n      \u003Ctd>500–1 000 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Время сотрудника на поиск и выдачу документов\u003C/td>\n      \u003Ctd>3 000–6 000 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Итого\u003C/td>\n      \u003Ctd>6 500–15 000 ₽/мес\u003C/td>\n    \u003C/span>\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003C/div>\n\nЭто 78 000–180 000 ₽ в год. Обычно это статья, которая «растворяется» в аренде и зарплатном фонде и никогда отдельно не считается.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Bumazhnyj_dokumentooborot_vse_rashody_i_sravnenie_s_SED_04_041689aba7.png\" alt=\" Хранение и архив\"/>\n\n### Ошибки, правки и повторные согласования\n\nПри ручной обработке документов ошибки неизбежны: неверная версия договора ушла на подпись, пропущена согласующая виза, опечатка в реквизитах. Каждая такая ситуация превращается в повторный цикл согласования: новая распечатка, повторная доставка, потеря времени.\n\nВ денежном выражении это сложно оценить заранее, но последствия бывают ощутимыми. Например, утрата первичных документов грозит штрафом \u003Ca href=\"https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/\" target=\"_blank\">по ст. 120 Налоговым кодексом Российской Федерации\u003C/a> (от 10 000 до 30 000 ₽), а при занижении налоговой базы это 20% от неуплаченной суммы. Просрочка ответа на официальное обращение — отдельные штрафные санкции в зависимости от сферы деятельности.\n\n### Риск утраты документов\n\nБумажный документ легко потерять, повредить или уничтожить. Утраченный договор или акт может привести к невозможности доказать выполнение обязательств, судебным спорам и прямым финансовым потерям. Восстановление документов через нотариуса или контрагента требует ресурсов: время, деньги, а также может принести репутационные риски.\n\n### Удаленные сотрудники и работа распределенных команд\n\nБумажный документооборот физически не работает в распределенной команде. Документ, который нужно согласовать с руководителем в другом городе, превращается в логистическую задачу: курьерская отправка занимает 1–3 дня, ожидание подписи — еще столько же. Итого один документ может проходить согласование неделю вместо нескольких часов.\n\nПри 20–30 таких документах в месяц только задержки обходятся компании в несколько десятков тысяч рублей упущенного времени сотрудников, не считая стоимости межгородской доставки оригиналов.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Bumazhnyj_dokumentooborot_vse_rashody_i_sravnenie_s_SED_05_7d7d3e749c.png\" alt=\"Удаленные сотрудники и работа распределенных команд\"/>\n\n## Сколько стоит один документ: сравнение бумаги с СЭД\n\nЗафиксируем допущения, чтобы расчет был прозрачным. Возьмем компанию с 20–30 сотрудниками, средняя ставка — 600 ₽/ч.\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\">\n\u003Ctable>\n  \u003Cthead>\n    \u003Ctr>\n      \u003Cth>Этап\u003C/th>\n      \u003Cth>Бумажный документооборот\u003C/th>\n      \u003Cth>Электронный документооборот (СЭД)\u003C/th>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/thead>\n  \u003Ctbody>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Создание и оформление\u003C/td>\n      \u003Ctd>15 мин = 150 ₽\u003C/td>\n      \u003Ctd>5 мин = 50 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Согласование\u003C/td>\n      \u003Ctd>20 мин + ожидание = 200 ₽\u003C/td>\n      \u003Ctd>10 мин = 100 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Распечатка и подписание\u003C/td>\n      \u003Ctd>10 мин = 100 ₽\u003C/td>\n      \u003Ctd>Не требуется = 0 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Регистрация и архивирование\u003C/td>\n      \u003Ctd>10 мин = 100 ₽\u003C/td>\n      \u003Ctd>3 мин = 30 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Расходные материалы\u003C/td>\n      \u003Ctd>примерно 15 ₽\u003C/td>\n      \u003Ctd>примерно 2 ₽\u003Cspan style=\"color:#EA3E69;\">*\u003C/span>\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Итого на документ\u003C/td>\n      \u003Ctd>примерно 565 ₽\u003C/td>\n      \u003Ctd>примерно 182 ₽\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003C/div>\n\n\n> \u003Cspan style=\"color:#EA3E69;\">*\u003C/span> Для СЭД в эту строку можно включить долю стоимости лицензии, приходящуюся на один документ. Например, базовая лицензия СЭД ТЕЗИС стоит 150 000 ₽. Если система обрабатывает 500 документов в месяц, это 25 ₽/документ в первый месяц, а при сроке использования 3–5 лет стоиvjcnm составит меньше 1 ₽/документ. Плюс можно учесть небольшие расходы на электроэнергию для серверного оборудования и резервное копирование, но это доли рублей на документ.\n\nРазница составляет примерно 380 ₽ на каждый документ.\n\nПри объеме 500 документов в месяц: экономия примерно 190 000 ₽/мес, или 2 280 000 ₽ в год. При объеме 200 документов в месяц: примерно 76 000 ₽/мес, или 912 000 ₽ в год. Это трудозатраты и расходники. Логистика, хранение и штрафные риски здесь не учитываются.\n\n### Как рассчитать затраты на бумажный документооборот в своей компании\n\n**Шаг 1.** Посчитайте трудозатраты. Возьмите среднюю зарплату сотрудников, которые работают с документами. Умножьте на 1,35 (НДФЛ + страховые взносы), получите реальные затраты работодателя. Разделите на 168 рабочих часов в месяце (это среднее значение, количество рабочий часов может меняться из-за праздничных и выходных дней) получите стоимость часа. Затем оцените, сколько времени один сотрудник тратит на работу с бумагой в день: создание, согласование, регистрацию, поиск в архиве. Умножьте на стоимость часа и на количество сотрудников.\n\n**Шаг 2.** Добавьте материальные расходы. Сложите фактические затраты на бумагу, картриджи, расходные материалы и канцелярию за месяц. Прибавьте амортизацию оргтехники (стоимость принтера / МФУ ÷ 36 месяцев, это примерный гарантийный срок работы принтера).\n\n**Шаг 3.** Учтите логистику. Посчитайте количество курьерских отправлений в месяц и умножьте на среднюю стоимость доставки. Прибавьте время сотрудников на ожидание и контроль.\n\n**Шаг 4.** Добавьте расходы на хранение. Оцените площадь, занятую архивом. Умножьте на ставку аренды за кв. м. Прибавьте время сотрудника на поиск и выдачу документов.\n\n**Шаг 5.** Сложите все. Суммируйте шаги с 1 по 4. Умножьте на 12 месяцев и получите годовые затраты на бумажный документооборот. Сравните с расчетом стоимости внедрения СЭД ТЕЗИС под вашу конфигурацию, разница покажет реальный экономический эффект от перехода на электронный документооборот.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Bumazhnyj_dokumentooborot_vse_rashody_i_sravnenie_s_SED_03_4f9fe84e7c.png\" alt=\" Сколько стоит один документ: сравнение бумаги с СЭД\"/>\n\n## Сколько стоит переход на СЭД и когда он окупается\n\nБазовая лицензия СЭД ТЕЗИС (стандартная редакция, 10 одновременных подключений) стоит 150 000 ₽. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/buy/\" target=\"_blank\">Рассчитать стоимость внедрения Системы ТЕЗИС под конкретную конфигурацию\u003C/a> можно на странице калькулятора.\n\nДополнительные опции, которые влияют на итоговую стоимость:\n\n- мобильное приложение от 20 000 ₽;\n- шлюз с учетной системой (1С и др.) 120 000 ₽;\n- шлюз с Диадок 120 000 ₽;\n- модуль ИИ и ИИ-ассистент рассчитываются отдельно.\n\nДля компании с объемом 200 документов в месяц, которая экономит около 912 000 ₽ в год, базовое внедрение окупается менее чем за 2–3 месяца. При объеме 500 документов — еще быстрее.\n\nЭто без учета косвенной экономии: ускорения согласований, снижения штрафных рисков и освобождения времени сотрудников под профильные задачи.\n\n## Что делать в первую очередь для перехода на СЭД\n\nКогда цифры подсчитаны, следующий шаг — выбор системы. Здесь важно не просто сравнить прайс-листы, а оценить, какая функциональность действительно нужна вашей компании: какие процессы автоматизировать в первую очередь, какие интеграции с учетными системами нужны, как устроен контроль исполнения.\n\nМы разобрали эти вопросы в отдельных материалах: \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/enterprise-content-management-vybor-ecm-sistemy-v-2026/\" target=\"_blank\">как выбрать СЭД для компании\u003C/a>, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/ecm-i-sed-klyuchevye-otlichiya-i-kriterii-vybora-dlya-biznesa/\" target=\"_blank\">на что смотреть при сравнении систем\u003C/a>, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/iskusstvennyj-intellekt-v-dokumentooborote-kak-ii-uskoryaet-rabotu/\" target=\"_blank\">как оценить ИИ-функциональность в СЭД\u003C/a>.\n\nСЭД ТЕЗИС автоматизирует ключевые этапы работы с документами: \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/\" target=\"_blank\">электронную канцелярию\u003C/a>, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/\" target=\"_blank\">согласование по настраиваемым маршрутам\u003C/a>, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/\" target=\"_blank\">контроль исполнения задач и поручений\u003C/a>, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/\" target=\"_blank\">архивирование\u003C/a> и \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/accounting-system-integration/\" target=\"_blank\">интеграцию с учетными системами\u003C/a>. Система внедрена в более чем 800 организациях, входит в реестр отечественного ПО и работает на российском стеке.\n\n## FAQ\n\n**Как быстро окупается внедрение СЭД?**\n\nЗависит от объема документооборота. При 200+ документах в месяц базовое внедрение, как правило, окупается за 2–6 месяцев за счет сокращения трудозатрат и логистики.\n\n**Что меняется сразу после перехода на СЭД, а что постепенно?**\n\nБыстрее всего ощущается эффект там, где бумага создает физические задержки: исчезают курьерские отправки, сокращается время на согласование, процессы, которые занимали дни, переходят в режим часов. Расходы на бумагу, картриджи и хранение снижаются постепенно, по мере того как новые документы перестают создаваться в бумажном виде.\n\n**Что входит в базовую лицензию СЭД ТЕЗИС?**\n\nБазовая лицензия в стандартной редакции на 10 одновременных подключений стоит 150 000 ₽. В нее входит основная функциональность системы. Дополнительные модули (мобильное приложение, интеграции, ИИ) приобретаются отдельно. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/buy/\" target=\"_blank\">Рассчитайте предварительную стоимость внедрения в онлайн-калькуляторе на сайте\u003C/a>.\n\n**Нужно ли полностью отказываться от бумаги?**\n\nНет. СЭД переводит в электронный вид внутренние процессы: согласование, контроль, архив. Для документов, которые по закону требуют бумажного оригинала, система поддерживает гибридный режим работы.\n\n**Подходит ли СЭД для небольших компаний?**\n\nДа. СЭД ТЕЗИС масштабируется от небольших команд до крупных холдингов. Стартовая конфигурация на 10 подключений подходит для компаний от 20–30 человек с активным документооборотом.\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n \n  .table-wrapper {\n      width: 100%;\n      max-width: 960px;\n      border-radius: 4px;\n       overflow-x: auto;\n    }\n\n    table {\n      width: 100%;\n      border-collapse: collapse;\n      border-radius: 4px;\n      overflow: hidden;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n    }\n\n    thead tr th {\n      background-color: #F3F9FD;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      text-align: left;\n    }\n\n    tbody tr td {\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      vertical-align: top;\n    font-weight: 400;\n      color: #5D687E;\n    }\n\u003C/style>","bumazhnyj-dokumentooborot-vse-raskhody-i-sravnenie-s-sed","2026-06-22T06:23:42.001Z","2026-06-24T07:27:36.479Z","2026-06-24T07:27:36.379Z",{"id":98,"documentId":99,"seo_title":100,"seo_description":101,"seo_keywords":25,"title":102,"created":103,"body":104,"published":9,"weight":105,"published_date":103,"reading_time":106,"slug":107,"createdAt":108,"updatedAt":109,"publishedAt":110},{"id":284,"documentId":648,"title":649,"published":9,"weight":650,"slug":651,"createdAt":652,"updatedAt":653,"publishedAt":654,"blogposts":655},"uwguxqh84fdurlqoly36atu7","Мобильные решения",-5,"mobilnye-resheniya","2025-06-10T07:11:13.862Z","2025-06-10T07:17:39.622Z","2025-06-10T07:17:39.614Z",[656,657,658,659,671,672],{"id":325,"documentId":326,"seo_title":327,"seo_description":328,"seo_keywords":21,"title":329,"created":234,"body":330,"published":9,"weight":325,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":331,"createdAt":332,"updatedAt":333,"publishedAt":334},{"id":365,"documentId":366,"seo_title":367,"seo_description":368,"seo_keywords":21,"title":369,"created":370,"body":371,"published":9,"weight":365,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":372,"createdAt":373,"updatedAt":374,"publishedAt":375},{"id":114,"documentId":426,"seo_title":427,"seo_description":428,"seo_keywords":429,"title":430,"created":431,"body":432,"published":9,"weight":433,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":434,"createdAt":435,"updatedAt":436,"publishedAt":437},{"id":660,"documentId":661,"seo_title":662,"seo_description":663,"seo_keywords":21,"title":664,"created":665,"body":666,"published":9,"weight":660,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":667,"createdAt":668,"updatedAt":669,"publishedAt":670},26,"mdqfblbe53iep6fb3n92talr","Электронное правление и СЭД в банке: опыт интеграции","Опыт интеграции системы электронного правления и СЭД в банке. Детали реализации и выгоды от внедрения такого решения.","Электронное правление и СЭД в банке: Опыт интеграции","2016-03-16","В каждом банке есть руководящие органы – совет директоров и правление. Руководитель, пусть даже самого высокого ранга, является таким же участником электронного документооборота в банке, как и любой другой сотрудник – он тоже согласует и утверждает документы. Однако, в силу своей занятости и высокого статуса, руководители более требовательны к удобству работы с системой и, как правило, очень мобильны, и поэтому их потребности достаточно сложно удовлетворить при помощи обычной СЭД.\n\nДеятельность группы руководителей, такой как совет директоров и правление, в свою очередь, вообще сложно автоматизировать при помощи СЭД – для их коллективной работы и поддержки процессов корпоративного управления нужны специализированные системы. Однажды перед нашей компанией встала задача по интеграции СЭД в банковской сфере и cистемы автоматизации совещаний правления банка. Что из этого получилось – читайте ниже.\n\n## ВСЕ НАЧАЛОСЬ С СЭД\n\nОдин из наших постоянных клиентов — АКБ «Алмазэргиэнбанк». Территориальная сеть банка на сегодняшний день включает 13 дополнительных офисов в Республике Саха (Якутия), 5 операционных офисов в Якутске, два представительства в городах федерального значения – Москве и Санкт-Петербурге, операционный офис в Хабаровске. Алмазэргиэнбанк обслуживает свыше 15 тысяч корпоративных и 350 тысяч частных клиентов и занимает на рынке банковских услуг Якутии позиции одного из крупнейших универсальных банков.\n\nВ 2014 году в Алмазэргиэнбанке была внедрена система управления документами и задачами ТЕЗИС в стандартной конфигурации, плюс была выполнена миграция документов из старой СЭД. Проект по модернизации электронного документооборота в банке прошел удачно – о нем вы можете [почитать здесь](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/avtomatizaciya-klyuchevyh-biznes-processov-i-migraciya-dannyh-iz-staroy/). Уже через год заказчик захотел расширить функциональность решения за счет автоматизации работы правления – в частности, заседаний правления, и, желательно, с применением мобильных устройств.\n\nДля того чтобы провести в электронной форме заседание коллегиального органа, системе нужны другие функции – планирование заседаний, управление повесткой, подготовка вопросов и материалов (документов) к ним, голосование и оформление протокола, контроль исполнения. Именно это и просил наш заказчик – сделать так, чтобы управляющие органы банка могли работать на мобильных устройствах, принимать решения на совещаниях и контролировать их выполнение.\n\n## ЯКУТСК – САМАРА – МОСКВА\n\nЗаказчик рассмотрел несколько специализированных систем для коллегиальных органов, но остался недоволен. Тогда мы показали ему систему \u003Ca href=\"https://www.boardmaps.com/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">BoardMaps\u003C/a> — разработку компании «Дэшборд Системс», с которой мы теперь [стали технологическими партнерами](https://www.tezis-doc.ru/partners/tech/).\n\nКомпания «Дэшборд Системс» базируется в г. Москва и является резидентом наукограда Сколково. Флагманский продукт компании – система для автоматизации деятельности советов директоров, правлений, комитетов и рабочих групп под названием BoardMaps.\n\nРешение BoardMaps обеспечивает полноценную работу с вопросами и поручениями, а также безопасную работу с документами и материалами по результатам заседаний руководителей, возможность электронного голосования с использованием ЭП и пр. Система рассчитана на крупный и средний бизнес, фонды прямых инвестиций, государственные структуры.\n\nС командой BoardMaps мы договорились легко, потому что они тоже были заинтересованы во внедрении своей системы у нашего заказчика. География проекта получилась распределенной: заказчик в Якутске, наша компания Хоулмонт – в Самаре, а партнер – компания «Дэшборд Системс» – в Москве. Вместе с партнером мы съездили в Якутск и показали заказчику, как будет работать электронный документооборот в банке в связке с системой для коллегиальных органов.\n\nВ результате все три стороны договорились, что BoardMaps будут пользоваться только члены правления и секретари, а все остальные сотрудники банка останутся в СЭД ТЕЗИС. Такое разделение основано на функциональных свойствах обоих продуктов: простым сотрудникам не нужен BoardMaps, а членам правления вовсе не обязательно заходить в ТЕЗИС. Так мы заложили фундамент для будущей интеграции.\n\n## ИНТЕГРАЦИЯ: ЧТО, ЗАЧЕМ И КАК\n\nС точки зрения организации электронного документооборота в банке процесс выглядел следующим образом: изначально совещания планируются в BoardMaps. Их готовят секретари, то есть, собирают вопросы, формируют повестку, оповещают участников о предстоящем заседании и т.д.\n\nНепосредственно в ходе заседания организуются доклады по вопросам согласно повестке, ставятся на голосование проекты решений, и фиксируются результаты голосования. После того, как заседание завершается, секретарь оформляет протокол и создает в системе поручения, которые были даны по рассмотренным вопросам.\n\nДалее поручения, созданные там по итогам заседания (вместе с протоколом совещания) передаются в СЭД ТЕЗИС. Запускается [стандартный процесс обработки задач](https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control/) в системе документооборота, исполнители свои задачи выполняют, и результат этого выполнения уходит обратно в BoardMaps.\n\nКак только в СЭД задача выполняется, поручение становится выполненным и в системе автоматизации работы правления банка. Ознакомление с протоколом заседания также можно запустить в виде процесса в ТЕЗИС.\n\n## КАК МЫ ЭТО СДЕЛАЛИ НА ПРАКТИКЕ?\n\nКаждый из продуктов – СЭД ТЕЗИС и BoardMaps — ориентирован на свою предметную область. Поэтому и нам, и партнеру пришлось дорабатывать API своих продуктов, чтобы интегрировать их друг с другом.\n\nНа стороне ТЕЗИС нужно было сделать две вещи. Во-первых, добавить возможность забирать данные из поручений BoardMaps – то есть, заполнять поля задач по определенному алгоритму. Во-вторых, при работе с протоколом заседания блокировать все процессы кроме ознакомления — потому что протокол согласовывается и утверждается в BoardMaps.\n\nКоллегам из «Дэшборд Системс» тоже пришлось потрудиться – им нужно было блокировать сами поручения, пока они находятся на исполнении в ТЕЗИСе, чтобы в BoardMaps нельзя было случайно проставить отметку о выполнении поручения, пока исполнитель не отчитался в СЭД.\n\nВ результате мы получили возможность организовать сквозной процесс, когда решения, принятые на самом верху, на заседании правления, спускаются в подразделения и доводятся до конкретных исполнителей, используя привычный механизм СЭД в банке. Причем эти задачи можно разбивать на подзадачи, переназначать, делегировать – то есть, использовать все богатство возможностей управления бизнес-процессами в СЭД ТЕЗИС. И наоборот: председатель и члены правления могут увидеть результат исполнения своих поручений непосредственно в системе автоматизации работы коллегиальных органов, не заходя в СЭД.\n\n## ЕСЛИ ПОСМОТРЕТЬ БОЛЕЕ ШИРОКО…\n\nС одной стороны, этот проект выглядит как заказная разработка для конкретного заказчика. Обычно подобные разработки так и остаются уникальными и мало что дают для развития продукта.\n\nНо здесь интересным было то, что делалась интеграция с системой, которая сама активно продвигается на рынке и имеет вполне четкий фокус. Целевая аудитория BoardMaps – это коллегиальные органы корпоративного управления, включая советы директоров, комитеты, правления и т.д. Так что, если взглянуть более широко, то это была не уникальная разработка для заказчика, а интеграция с конкретным продуктом.\n\nНесмотря на то, что в СЭД ТЕЗИС теперь уже ([в версии 4.1](https://www.tezis-doc.ru/news/701/)) есть собственный модуль управления совещаниями и контроля исполнения пунктов протокола, мы видим в партнерстве с «Дэшборд Системс» большой потенциал.\n\nВедь большие руководители хотят, чтобы у них все было на планшете, удобно и красиво, с минимумом функций – только самое необходимое. Однако, таких руководителей в компании обычно немного – 10-20 человек, а количество пользователей СЭД может исчисляться сотнями и тысячами сотрудников.\n\nПоэтому для поставщика массовой СЭД может чисто экономически оказаться невыгодно самим разрабатывать специальное приложение для такой узкой группы пользователей. А вот для специализированной компании, которой в данном случае является «Дэшборд Системс», это основной бизнес. Поэтому проект дал банку удобную двухуровневую автоматизацию процесса, а нам – полезную наработку для включения в новые версии СЭД ТЕЗИС.","elektronnoe-pravlenie-i-sed-v-banke-opyt-integratsii","2025-06-10T07:11:07.927Z","2026-06-23T08:51:31.798Z","2026-06-23T08:51:31.780Z",{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},{"id":433,"documentId":574,"seo_title":575,"seo_description":576,"seo_keywords":21,"title":577,"created":578,"body":579,"published":9,"weight":580,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":581,"createdAt":582,"updatedAt":583,"publishedAt":584},{"id":78,"documentId":674,"title":675,"published":9,"weight":676,"slug":677,"createdAt":678,"updatedAt":679,"publishedAt":680,"blogposts":681},"wu5grpvndnagdf8pxrscmgwu","Новости",-6,"news","2025-06-10T07:11:13.953Z","2025-06-10T07:17:39.729Z","2025-06-10T07:17:39.723Z",[682,683],{"id":401,"documentId":402,"seo_title":403,"seo_description":404,"seo_keywords":21,"title":405,"created":406,"body":407,"published":9,"weight":401,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":408,"createdAt":409,"updatedAt":410,"publishedAt":411},{"id":413,"documentId":414,"seo_title":415,"seo_description":416,"seo_keywords":21,"title":417,"created":418,"body":419,"published":420,"weight":413,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":421,"createdAt":422,"updatedAt":423,"publishedAt":424},{"id":182,"documentId":685,"title":686,"published":9,"weight":687,"slug":688,"createdAt":689,"updatedAt":690,"publishedAt":691,"blogposts":692},"up2b8n4u1gge0xur4tzixa6v","Отраслевые решения",-7,"otraslevye-resheniya","2025-06-10T07:11:14.046Z","2025-06-10T07:17:39.841Z","2025-06-10T07:17:39.833Z",[693,705,717,729,742,755,767,768],{"id":694,"documentId":695,"seo_title":696,"seo_description":697,"seo_keywords":21,"title":698,"created":699,"body":700,"published":9,"weight":694,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":701,"createdAt":702,"updatedAt":703,"publishedAt":704},28,"zpm0akylmz27l1mp985zagw5","6 возможностей электронного документооборота в нефтегазовой отрасли","Узнайте о 6 дополнительных возможностях электронного документооборота, которые могут быть применены в нефтегазовой отрасли.","6 дополнительных возможностей электронного документооборота в нефтегазовой отрасли","2016-03-30","Россия является крупнейшим экспортером нефти и нефтепродуктов в мире. По данным Минэнерго за 2015 год, объем добычи нефти и газового конденсата в стране составил 533,6 миллиона тонн, что соответствует 12 процентам от общемирового уровня. Сеть компаний и предприятий, ведущих разработку месторождений, переработку, транспортировку, перевозку и продажу нефти и нефтепродуктов, тянется по всей стране, от Владивостока до Крыма.\n\nМасштабы отрасли обуславливают специфику работы нефтегазовых компаний. Это и структурная распределенность с обширными сетями подразделений и дочерних структур, и постоянное взаимодействие с многочисленными контрагентами и потребность в обработке иногда поистине сокрушительных финансовых потоков. Информационное обеспечение электронного документооборота в такой атмосфере приобретает соответствующие масштабы и специфику.\n\nКонечно, в нефтегазовой компании тоже могут работать системы электронного документооборота. Согласование документов и договоров, постановка задач сотрудникам, контроль их исполнения — все это обеспечивают системы электронного документооборота, архив документов ведется в них же. Эти функции входят в стандартную функциональность любой СЭД. Однако, наш собственный опыт работы с нефтегазовой отраслью показал, что в реальности заказчикам требуются вещи, которые не всегда умещаются в «коробку» системы документооборота. Некоторые из них мы собрали в этой статье.\n\n\n## 1. АВТОМАТИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/5322791638a04f57a9b6db8133972b40_2838376676.jpg)\n\n«*Труба 820x12 (20 штук), насос циркуляционный (1 штука), кран шаровый 11 ЛС (2 штуки), подшипники 180605 (6 штук), отвод 45 градусов (5 штук), краска желтая (200 банок)»*… Заявка на МТО — материально-техническое обеспечение. Кое-где используется термин МТР — материально-технические ресурсы. Работа нефтегазовой отрасли постоянно требует закупки материалов: прокладывать и обслуживать трубопроводы для перекачки сырья, строить и модернизировать добывающие станции и перерабатывающие заводы, расширять автозаправочную сеть — на все это нужны соответствующие ресурсы. Да и «офисный планктон» в нефтегазе тоже неуютно себя чувствует без ручек, блокнотов и фотобумаги двусторонней глянцевой.\n\nПоэтому отдел МТО, он же отдел закупок, в том или ином виде в нефтегазовой компании всегда есть, пусть даже он решил отказаться от электронного документооборота. В него стекаются заявки от подразделений, обрабатываются, обсчитываются, согласовываются с финотделом, собираются в план поставок, который рассылается поставщикам, и в конце концов возвращаются заявителю в виде тех самых долгожданных подшипников или шаровых кранов. Или не возвращаются — бюджет не резиновый.\n\nПоскольку заявка МТО — это документ, проходящий согласование, работа с ней тоже является частью документооборота фирмы. И при внедрении электронного документооборота на предприятии, по логике, подача заявок на МТО должна автоматизироваться унифицированно, вместе со всем остальным. Однако, в типичную «коробку» модули СЭД по управлению закупками, как правило, не входят, потому что это территория другого вида хищной корпоративной фауны — систем ERP. Разработчики систем планирования ресурсов предприятия (именно так это переводится) на закупках собаку съели, и конкурировать с ними тяжеловато — закупки являются одним из самых сложных процессов для автоматизации. Да и заказчику проще купить ERP и запереть в ней отдел закупок, в лучшем случае наладив какую-то интеграцию с общей СЭД.\n\nОднако, именно заказчики из нефтегазовой отрасли продемонстрировали нам, что модуль МТО в системе электронного документооборота быть может, и в нем есть определенная нужда. Мы столкнулись с такой проблемой внедрения СЭД в 2012 году у «дочки» [одного из наших крупных нефтяных заказчиков](https://www.tezis-doc.ru/customers/260/). Ситуация, сложившаяся у заказчика, вынудила нас рискнуть и «откусить кусок» от ERP, дописав к ТЕЗИСу модуль материально-технического обеспечения.\n\nВ него вошла функциональность создания и расценки заявки на МТО, ее проверки делопроизводителем, согласования с начальником отдела МТО и финотделом, утверждения и отправки на согласование в управляющую компанию (для этого в данном конкретном случае понадобилась интеграция со сторонней системой в УК). Затем была реализована функциональность выгрузки заявок, согласованных УК, обратно в ТЕЗИС, назначения исполнителя заявки из отдела закупок, формирования им нормативного плана поставок и рассылки заявок на тендер поставщикам — то есть ведение электронного документооборота с контрагентами. Кроме того, модуль обеспечил «пост-продакшен» заявки (внесение поступлений и поставок, формирование листа согласования и отчетов).\n\nТаким образом, мы полностью автоматизировали процесс закупки в отдельно взятой компании на базе СЭД. Вносить его в какую-либо из [редакций СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/buy/) мы не рискнули — зачем напрямую конкурировать с ERP и делать из системы гибрид бульдога с носорогом? Но техническое задание на внедрение СЭД с модулем МТО в компании осталось — как потенциальное отраслевое решение для нефтегаза.\n\n## 2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ТЕНДЕРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/6169e0286e7148088e44ec74bf16fb7c_f754064c58.jpg)\n\nУ этой проблемы ноги растут напрямую из предыдущей. Нефтегазовая компания много закупает, и соответственно, взаимодействует со множеством поставщиков, с которыми ведется тендерная работа. Ее этапы — инициация тендера, запрос оферт от поставщиков, аккредитация контрагентов, проведение предквалификации контрагентов и оценки оферт, запрос скидок, выбор победителя — подразумевает ведение обширных справочников, проведение совещаний и движение множества документов, попадающих в распоряжение тендерной комиссии. Что само по себе подразумевает необходимость электронного документооборота.\n\nТендерная деятельность — одна из самых недоавтоматизированных вещей в российском бизнесе. На Западе системы e-Procurement (электронных закупок) или управления отношениями с поставщиками (Supplier Relationship Management, SRM) представляют собой отдельный сегмент информационных систем для бизнеса, у нас же эту функциональность «отфутболивают» друг другу то CRM, то ERP (хотя отдельные примеры SRM на рынке есть). В условиях подобной неопределенности возникает вопрос: а почему бы и не СЭД? Один из наших заказчиков, тоже родом из нефтегазовой отрасли (можете с ним познакомиться [здесь](https://www.tezis-doc.ru/customers/498/)), справедливо сообразил: если тендерная комиссия занимается согласованием и принятием решений, то ее деятельность вполне можно оформить в бизнес-процесс в структуре системы электронного документооборота.\n\nМодуль «Тендеры» мы спроектировали для этого заказчика в 2012 году. Для этого понадобился всего один справочник («Контрагенты» — стандартный справочник системы), одна карточка (тендера) и один крайне длинный бизнес-процесс, обеспечивающий осуществление электронного документооборота этой карточки между инициатором тендера, секретарем, членами тендерной комиссии и ее руководителем. Еще была сделана функциональность составления плана тендеров и оповещения сотрудников комиссии о начале подготовки к очередному конкурсу между поставщиками. Не пришлось даже ничего особо дописывать — все было реализовано средствами [платформы](https://www.tezis-doc.ru/technologies/), на которой строится СЭД ТЕЗИС.\n\nСправочник контрагентов, правда, пришлось доработать, чтобы в карточку контрагента вносились данные о тендерах, в которых он участвует, и о его аккредитации на участие. Кстати, помимо прочего в карточку контрагента добавили интересную вкладку «Антикоррупция»: в нее вносились полные данные о лице, подавшем заявку на тендер (юридическом или физическом, вплоть до паспортных данных), чтобы специалистам по экономической безопасности было проще отлавливать слишком продуманных конкурсантов. Иногда обнаруживаются совершенно неожиданные свойства систем электронного документооборота. =)\n\nВ «коробку» ТЕЗИСа этот отраслевой модуль тоже не вошел. Но сам факт того, что грамотно спроектированная СЭД может стандартными средствами автоматизировать проведение тендеров в нефтегазе, уже заставляет задуматься о том, насколько широки границы этого вида систем применительно к ведению электронного документооборота в компании.\n\n## 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/a12690d4b2014d2a96e546388c7fdda7_5856617f54.jpg)\n\nБюджетирование, сиречь процедура стратегического планирования, составления и принятия бюджетов — еще один вид функциональности, нетипичный для применения электронного документооборота, но привычный для любой компании, которая много закупает.\n\nВ нефтегазе, как правило, бюджетирование осуществляется «вверх-вниз» по вертикально-интегрированной цепочке: дочерние общества передают бюджетные предложения на ближайший год в управляющую компанию, где на их основе формируется план распределения финансовых средств по подразделениям, по которому дочерние компании уже составляют собственные реальные бюджеты на год.\n\nПроцедура бюджетирования включает в себя разные виды документов — плановые, бюджетные, консолидированные бюджетные документы, которые требуют разработки и утверждения, а также описанные бизнес-процессы движения документов «вверх-вниз» между «дочками» и головным офисом. В принципе, и то, и другое укладывается в возможности СЭД. Причина, по которой модули бюджетирования редко включаются в СЭД, заключается в том, что составление бюджета до оформления его в документ — процесс аналитический. Бюджет может планироваться по прогнозам, по статистическим данным за прошлые годы, по иным методикам, экспертизу в области автоматизации которых держат, скорее, системы BI и автоматизации финансового учета. Специалист по электронному документообороту может просто их не знать.\n\nНо и здесь снова нефтегазовая отрасль заставила нас переступить границы СЭД. Причем застрельщиком стала та же самая «дочка» крупного нефтяного клиента, для которого мы сделали модуль материально-технического обеспечения. Нефтяная компания, которая пользуется нашей СЭД — международная, и в соответствии с их нормами финансового планирования, бюджет составляется как сумма ежедневных расходов, понесенных в управлении бизнесом (Operating Expenses, OPEX) и капитала, используемого компанией, чтобы приобрести или модернизировать физические активы, типа собственности, индустриальных зданий или оборудования (Capital Expenses, CAPEX). Техническое задание к системе электронного документооборота давало понять, что бюджеты ее дочерние подразделения составляют с учетом этой формулы. В планировании бюджета использовался метод прогнозов.\n\nТакую функциональность реализовать в СЭД было не очень сложно. Мы сделали им возможность карточки годовых и месячных бюджетов по OPEX и CAPEX и возможность «набивать» их статьями, а также функциональность ввода прогнозов и фактических значений затрат. Дальше они сами разобрались, как передавать бюджетные предложения «наверх». Модуль вышел совсем небольшой, и дальше этого его развитие не пошло — все-таки, когда на рынке есть готовые модули бюджетирования к системам финансового учета (с которыми ТЕЗИС [прекрасно интегрируется](https://www.tezis-doc.ru/features/accounting-system-integration/)), делать что-то свое из этой сферы бессмысленно. Тем не менее, оказалось, что нефтегазовым предприятиям иногда не хватает бюджетирования в существующих СЭД.\n\n## 4. АВТОМАТИЗАЦИЯ КАЗНАЧЕЙСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/98190fdabd814811bf8981088262ed1f_402bf5b901.jpg)\n\nКазначейство в нефтегазовой, обычно холдинговой, компании — это целый отдел, которому вверена архиважная задача: тратить корпоративные деньги. Нужна ли СЭД казначейству? Казначейская служба традиционно занимается проведением платежей по заявкам от разных подразделений. Каждый платеж начинается с заявки на расход финансовых средств, которую нужно заполнить, согласовать, включить в финансовый план, отправить в казначейство, исполнить и проконтролировать исполнение.\n\nВо всей этой цепочке более или менее автоматизирован только пункт номер пять. Исполнение заявки подкрепляется определенным документом — платежным поручением, а когда мы слышим термин «платежное поручение», то у нас в голове немедленно формируется цепочка «бухгалтерия -> известная желтая программа». И в большинстве нефтегазовых компаний, разумеется, именно в различных генно-модифицированных версиях этой программы казначейство и работает. Там на ней ведется локальный электронный документооборот, составляются платежные поручения, оттуда они уходят в банк.\n\nА вот каким образом составить заявку на расход средств, согласовать ее (в рамках холдинга это зачастую означает, что нужно вести документооборот с контролирующей организацией, находящейся за триста верст от заявителя), включить в финплан, передать сотрудникам казначейства, которые забьют данные в «желтую программу», а потом проконтролировать расход средств и бюджета на текущий период — здесь уже организации предоставляется полная творческая свобода. И вот тут в дело может вступить СЭД. Так и случилось с одним из наших основных клиентов из нефтегаза — подробнее можно [почитать здесь](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/nk-alyans-avtomatizaciya-kontrolya-kaznacheyskoy-deyatelnosti/).\n\nМодуль «Казначейство», который мы написали для заказчика, по сути, определил, как осуществляется электронный документооборот заявки на расход корпоративных финансов на остальных пяти этапах. В СЭД ТЕЗИС осуществляется заполнение заявки, ее согласование и утверждение внутри подразделения и с УК, после чего заявка передается финансисту и включается в финансовый план (причем модуль поддерживает планирование вплоть до суток). Оттуда через шлюз интеграции она уже уходит сотрудникам казначейства в их любимую программу, и начинается работа по проведению платежа.\n\nФинансовое планирование, осуществляемое в СЭД, также дало гибкий механизм контроля за расходом средств относительно бюджета организации. Казалось бы, все просто: одна заявка – одна бюджетная статья. Однако, в реальности одна заявка может проходить по разным статьям, например, когда в рамках одного договора вместе с каким-то товаром идут услуги по его установке/внедрению. Такие моменты дают толчок к совершенствованию электронного документооборота. Мы сделали так, что сотрудники финансовых служб могут разбивать заявку на несколько платежей, переносить их между месяцами и и так далее.\n\nНесмотря на то, что работа казначейства идет в сугубо финансовой сфере, такие вещи вполне укладываются в концепцию системы электронного документооборота. На это нам глаза тоже открыл нефтегаз.\n\n## 5. АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВЕЩАНИЯМИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/605347f850104fe7bf05ecb2e3154c70_fcb540cc77.jpg)\n\nЭто сейчас каждая СЭД набита функциями для управления совещаниями, как лисья шуба блохами (а кое-кто даже делает для этого [отдельные инструменты](https://www.tezis-doc.ru/news/743/)), а вот вернитесь-ка на несколько лет назад! Управление совещаниями — относительно новая вещь на рынке СЭД. Эта функциональность не является специфичной именно для нефтегазовой отрасли (совещания и планерки проходят абсолютно в любой компании), но нас на добавление подобной функциональности в ТЕЗИС подбили именно нефтяники, поставив нам такую цель электронного документооборота.\n\nАвтоматизация управления совещаниями в случае нашего заказчика из нефтегаза включала в себя схему электронного документооборота из трех этапов:\n\n- Подготовка к совещанию и его организация;\n- Проведение совещания;\n- Исполнение принятых решений.\n\nНа первом этапе создается повестка совещания, определяются его участники, согласовывается время и место проведения совещания, а также повестка и список участников совещания. Затем всем участникам рассылаются уведомления о времени и месте проведения совещания, а также повестка.\n\nНа втором этапе фиксируются принятые решения по вопросам совещания, автоматически формируется протокол, согласуется и утверждается, и итоги доводятся до сведения заинтересованных лиц.\n\nНаконец, на третьем этапе на основании принятых решений создаются поручения (в системе ТЕЗИС — задачи; та же Дунька, только в другом сарафане), контролируется их исполнение и результаты сообщаются руководству.\n\nМодуль совещаний, который мы сделали в 2013 году для заказчика из нефтегаза, был кастомным. Но кто знал, что через пару лет это станет мейнстримом для всех компаний, занимающихся созданием систем электронного документооборота? Управление совещаниями [вошло в версию СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/news/701/) 4.1 в 2015 году — так что эту потребность отрасли мы теперь удовлетворяем без дополнительных затрат.\n\n ## 6. АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/fc788ce08ad1481396ae831929585c15_169daa4120.jpg)\n\nНе путать с контролем исполнительской дисциплины, который есть в любой СЭД. Здесь все намного серьезнее, чем красиво нарисовать диаграмму по количеству задач за месяц и на ее основании сделать вывод, что отдел начальника Петрова в этот раз поработал хорошо. Для нефтегазового холдинга, который работает как единый механизм из множества деталей, этого мало. Крупный бизнес мыслит стратегически, и тактические задачи подразделений должны укладываться в общую стратегию наступления компании на рынок. Из показателей эффективности отдельных подразделений должна складываться общая картина успешности холдинга. Здесь уже требуется не просто контроль, а макроконтроль исполнительской дисциплины — оптимизация электронного документооборота с добавлением функциональности систем управления эффективностью персонала (СУЭ), которых на рынке днем с огнем не сыщешь (если не считать крупных уникальных проектов).\n\n«Система управления эффективностью сотрудников» — так назывался отдельный модуль к СЭД ТЕЗИС, который нам заказал крупный клиент из нефтегаза. В сердце концепции данного модуля легла страшная аббревиатура KPI. Да, заказчик решил внедрить у себя в холдинге \u003Ca href=\"https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BF%D0%BE_%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%8F%D0%BC\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">управление по целям\u003C/a> и предпочел использовать электронный документооборот в учетной политике. В конце концов, не зря ли все мы, поставщики СЭД, хвалимся, что наши продукты «повышают эффективность работы сотрудников»?\n\nСущность методики управления по целям заключается в том, что организация ставит для себя несколько стратегических задач на определенный период. Сверху вниз устанавливаются цели для всех уровней компании, причем цели даже на самых нижних уровнях должны соответствовать целям и стратегии организации в целом. Регулярно проводится оценка результатов деятельности, во время которой оценивается достигнутое и ставятся следующие цели. Для оценки достижения целей определяются ключевые показатели эффективности (KPI). Они могут выражаться в разных единицах в зависимости от цели — процентах, миллионах рублей и так далее. Этих данных уже достаточно для формирования электронного документооборота.\n\nМы сделали заказчику механизм СУЭ внутри СЭД. Некий ответственный руководитель электронного документооборота имеет возможность выставлять корпоративные целей сроком на один год. В карточке цели вводятся формулы для расчета KPI и различные виды значений — целевое значения KPI, допустимый порог недовыполнения, ожидаемое значение перевыполнения. На основе выставленных корпоративных целей происходит каскадное планирование целей внутри компании сверху вниз до уровня начальника отдела включительно. Для этого на основании карточки корпоративных целей создаются карточки целей для каждого подразделения, в которых руководители подразделений проставляют уже свои цели и значения KPI (как рекомендуют ведущие специалисты по менеджменту — не более 10).\n\nВ конце года запускается процесс сверки результатов. Руководители просматривают свои карточки и вносят в них фактические показатели KPI, достигнутые подразделением за год по каждой из целей. Затем данные поднимаются «наверх», и по итогам сверки рассчитывается окончательный коэффициент полезной эффективности каждого подразделения и всей компании в целом. Таким образом, в данном случае электронный документооборот — это система точной оценки исполнительской эффективности.\n\nВсе это звучит довольно сложно, но в виде карточек в СЭД выглядит вполне наглядно. Заказчик планировал также автоматизировать расчет премий на основе показателей KPI в формате подсистемы электронного документооборота — но это уже совсем другая история.\n\n## ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d14236714a8a481bb0919a5023608523_851707bae7.jpg)\n\n**Электронный документооборот компании в нефтегазовой отрасли имеет свою специфику, связанную со взаимодействием со множеством контрагентов, большим объемом закупок, необходимостью эффективного финансового планирования и контроля исполнительской дисциплины в рамках холдинговых структур.**\n\n**В связи с этим при применении электронного документооборота в нефтегазовой отрасли часто требуется, чтобы СЭД могла частично исполнять функции систем, таких как ERP, SRM, BI, СУЭ или систем финансового учета.**\n\n**В этой статье мы продемонстрировали, как гибкая современная система документооборота на базе модифицируемой платформы позволяет с нуля добавить в систему нужную функциональность из любого вида других систем.**\n\n**Поэтому, проводя перед внедрением системы электронного документооборота анализ и выбор, стоит обратить внимание на системы, позволяющие легко адаптировать себя под специфические отраслевые бизнес-задачи.**","6-dopolnitelnyh-vozmozhnostej-elektronnogo-dokumentooborota-v-neftegazovoj-otrasli","2025-06-10T07:11:08.287Z","2026-06-23T08:51:31.871Z","2026-06-23T08:51:31.856Z",{"id":706,"documentId":707,"seo_title":708,"seo_description":709,"seo_keywords":21,"title":710,"created":711,"body":712,"published":9,"weight":706,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":713,"createdAt":714,"updatedAt":715,"publishedAt":716},29,"wy6guj6etqkq7m4hqgqbeq52","Все про электронный документооборот (ЭДО) в страховании","Узнайте, как СЭД упрощает страховые процессы: от оформления полисов до урегулирования убытков и выплат. Советы и примеры автоматизации.","Электронный документооборот в страховой компании: От полиса до выплаты","2016-04-06","Если человек родился в России, то у него с детства есть как минимум один страховой полис. По мере взросления, стопка страховых документов пополняется: вышел на работу — добро пожаловать за пенсионным страхованием, взял ипотеку — получи страхование жизни и имущества, купил машину — будь добр, сделай ОСАГО и КАСКО. У юрлиц все еще более разнообразно: страхование от перерыва в бизнесе, от стихийных бедствий, имущественное страхование, страхование транспорта, страхование грузов, страхование гражданской ответственности… До уровня Великобритании, где народ повально страхует «айфоны» от поломки, мы еще не дошли, но, судя по всему, [уже стремимся](http://www.kommersant.ru/doc/1895402).\n\nСтраховой рынок в России, по данным службы Банка России по финансовым рынкам, насчитывает около 550 страховщиков, перестраховщиков, страховых брокеров, страховых и перестраховочных обществ. Увы, вследствие кризиса, по прогнозу Всероссийского союза страховщиков, около 20% компаний вынуждены будут покинуть рынок к концу 2016 года. Для того чтобы удержаться на плаву на высококонкурентном рынке, можно наращивать капиталы, можно диверсифицировать спектр страховых услуг, а можно повышать качество обслуживания — в том числе за счет внедрения передовых информационных технологий.\n\nКонечный продукт процесса взаимодействия между страховой компанией и клиентом — это документ: страховой полис или договор. Поэтому существенно облегчить жизнь компании в плане операционной эффективности и обслуживания потребителей могут системы и технологии электронного документооборота.\n\n\n## ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ДОКУМЕНТООБОРОТ СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ?\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/4bd5b9f735d24edc847b1f305f91f407_b86587b984.jpg)\n\nУсловно в средней страховой компании все документационное обеспечение можно разделить на три блока:\n\n- общий документооборот (юридический, кадровый, хозяйственный, управленческий),\n\n- финансовый документооборот (бухгалтерско-налоговый, инвестиционный)\n\n- собственно страховой документооборот, обеспечивающий специфические отраслевые бизнес-процессы.\n\nВ последний блок входят все документы, имеющие отношение к процессу заключения страховых договоров и урегулирования страховых случаев. Они приходят из двух источников — от клиентов (страховые договора и полисы, комплекты документов для урегулирования страхового случая и т.д.) или от контрагентов (страховых брокеров, франшиз, перестраховщиков, контрагентов-аутсорсеров, осуществляющих натуральное возмещение ущерба и т.п.)\n\nВ центре главного бизнес-процесса страховой компании — аквизиции, то есть непосредственной продажи страховых полисов — находится страховой договор. Именно этот документ ставит точку в общении между страховым агентом и клиентом до наступления страхового случая. Автоматизация процесса формирования страховых договоров с помощью системы управления документооборотом ставит на электронные рельсы выполнение основной бизнес-задачи страховой компании, для которой она и функционирует на рынке.\n\nДругой важный документ — выплатное дело. В него входят данные из документов, предоставляемых клиентом при наступлении страхового случая. К примеру, для ОСАГО это заявление о страховом случае, извещение о ДТП, справка из ГИБДД, протокол об административном правонарушении, постановление, документы на транспортное средство — паспорт, свидетельство о регистрации, талон техосмотра, паспорт собственника транспортного средства, водительское удостоверение, банковские реквизиты для получения страховой выплаты. Все эти данные необходимо свести в определенной форме и ознакомить с ними нужных людей для принятия решения о выплате страховки. Грамотная организация электронной системы документооборота делает процесс рассмотрения выплатного дела гораздо более быстрым.\n\nРаспоряжение на оплату — это финальный аккорд взаимодействия страховщика со страхуемым при наступлении страхового случая. Документ формируется при возникновении необходимости произвести страховую выплату, когда страховой случай по результатам рассмотрения дела был действительно признан ситуацией, требующей возмещения ущерба — наличными через кассу, по безналичному расчету по указанным реквизитам или даже в натуральной форме. Распоряжения на оплату передаются сотрудникам, ответственным за проведение платежей, и клиент получает обещанную страховку. Этот документ, хоть и является финансовым, но настолько тесно связан с бизнес-процессом работы по страхованию, что является, скорее, территорией электронной системы документооборота и делопроизводства, чем финансово-учетных систем.\n\nФормирование всех этих документов происходит по определенным бизнес-процессам, в рамках которых составляются и иные документы сугубо страховой специфики, которые также могут быть переведены на электронные рельсы с использованием систем электронного документооборота.\n\n## СТРАХОВОЙ ДОГОВОР ДЛЯ СЭД – ТАКОЙ ЖЕ ДОГОВОР\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/f7067e5c62fe43ec9e34ed0ae39b2281_806e4cdb80.jpeg)\n\nКак происходит процесс заключения договора страхования со стороны страховщика? Работа надо документом начинается с обращения страхователя в страховую компанию и его диалога с менеджером по продажам (в народе — страховым агентом). Менеджер должен рассказать клиенту обо всех условиях и выплатах, клиент – предоставить правдивую информацию об объекте страхования.\n\nПосле этого производится оценка риска. Страховой необходимо узнать, что (или кого) она страхует, и насколько объект надежен. На этом этапе формируется внутренний документ страховой компании – техническое задание на оценку риска. Предположим, что в компании установлена информационная система электронного документооборота. Для этой цели удобнее создать в СЭД отдельную карточку ТЗ на котировку риска, которая будет проходить все необходимые этапы согласования между лицами, ответственными за оценку рисков и определение размера страхового возмещения и страховых выплат (в том числе путем переговоров с клиентом).\n\nПоэтому важно, чтобы установленная в компании автоматизированная система электронного документооборота поддерживала гибкую настройку карточек. В разных системах это реализуется по-разному. У СЭД ТЕЗИС для этих целей есть конструктор типа документа, который позволяет создать карточку из некоторого набора стандартных полей. Если нужны нестандартные, есть вспомогательный инструмент – СUBA Studio, при помощи которого можно добавлять новые поля. Он визуальный и даже не требует познаний в программировании. У СЭД ТЕЗИС вообще много дополнительных возможностей гибкой настройки – о них можно [почитать здесь](https://www.tezis-doc.ru/features/other/).\n\nНо вернемся к заключению договора. После оценки риска и согласования страховых выплат формируется собственно страховой договор. Функциональность автоматизации работы с договорами входит в задачи системы документооборота – фактически любой. С архитектурной точки зрения, страховой договор в системе документооборота — типовая единица, карточка договора, к которой может быть прикреплен в виде вложения любой файл.\n\nДругое дело, что типов страховых договоров может быть очень и очень много. Любая страховая компания оперирует огромным массивом договоров страхования различных объектов и рисков, причем каждый из них обладает своей спецификой. К счастью, как правило, большинство из договоров — типовые, и для них имеются шаблоны заполнения.\n\nПоэтому для автоматизации процессов работы со страховыми договорами важно иметь на руках современную систему документооборота, которая предоставляет гибкие возможности шаблонизации. СЭД ТЕЗИС во всех редакциях поддерживает создание шаблонов карточек договоров. В системе можно создать «библиотеку шаблонов», в которой будут храниться формы и бланки документов для каждого случая.\n\nВ шаблоне можно установить стандартные поля карточки договора, вроде заголовка, номера договора, типа документа (помните, мы выше писали про конструктор типов документов?) и так далее, а также прикрепить файл со стандартной формой договора для нужной страховой услуги. После этого менеджеры компании смогут создавать в системе корпоративного документооборота карточки договоров по шаблонам, к которым автоматически будет прикреплена форма договора.\n\n[Для одного из клиентов](https://www.tezis-doc.ru/customers/349/) в системе внутреннего документооборота мы сделали так, что инициатору достаточно заполнить нужные поля в карточке, созданной на основе шаблона (к примеру, кто клиент, какие оговорены размеры выплат и взносов и т.п.), и они будут подставлены в текст документа. Конечно, можно просто скачать файл вложения на компьютер, отредактировать вручную, прикрепить его к карточке и отправить ее на согласование, но с такой доработкой оказалось быстрее и удобнее. После согласования договора заполненную форму можно печатать, спокойно нести клиенту на подпись, а потом получать первый взнос и давать полис.\n\nКонструирование карточек и шаблонизация документов — отличный выход для компании, в которой много однотипных документов, заполняемых данными о разных клиентах. Для страховой компании это обычная практика, которую грамотно подобранная система электронного документооборота обеспечивает.\n\nУРЕГУЛИРОВАНИЕ УБЫТКОВ: ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПЕРЕДОВОЙ ЛИНИИ ОБОРОНЫ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/61d5f9acfa5e460a8d0aa455a8399c16_8b25385d59.jpg)\n\nУ клиента произошел страховой случай. В дело вступают специалисты по урегулированию убытков – отдел, который в страховой компании исполняет печальную роль Брестской крепости. Увы, но факт есть факт: наш менталитет и развитие страхового рынка таковы, что процесс урегулирования выплат в российских страховых компаниях – это настоящая война страхователя со страховщиком, которая часто заканчивается только в суде. Вместо снарядов воюющие стороны «перестреливаются» документами, которых может быть очень и очень много. Электронная система документооборота позволяет вооружиться несколько более современными средствами.\n\nПроизошло ДТП: в течение пятнадцати дней с момента соприкосновения «оки» с «БМВ» владелец «бэхи» приносит в страховую бомбу — пакет документов для получения выплаты по ОСАГО. Документы сводятся в единый пакет – выплатное дело, которое начинает свое путешествие по маршруту рассмотрения в системе автоматизации управления документооборотом: специалисты компании в течение 30 дней (по закону, по факту — быстрее) определяют, есть ли основания для выплаты.\n\nДля выплатного дела в структуре системы документооборота лучше иметь отдельную карточку. А еще лучше – создать ее на основе карточки договора страхования, чтобы было проще соотнести, о чем договаривались, и что фактически произошло. Именно так мы сделали для нашего клиента – почитать подробнее об этом проекте [можно здесь](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/avtomatizaciya-processov-soglasovaniya-strahovyh-dogovorov-dlya-gruppy/). Создание документа на основе другого документа – стандартная функциональность ТЕЗИС, которая в таких случаях имеет смысл.\n\nВ течение пяти дней с подачи документов страховщик обязан назначить дату осмотра и независимой экспертизы транспортного средства. Экспертиза объекта – это бизнес-процесс, который проводится еще и на стадии заключения договора, пока объект еще цел, и с точки зрения системы ведения документооборота это достаточно удобно: для сбора данных об объекте достаточно всего одной карточки. Просто если объект цел, то в ней можно указать, что повреждений нет, а когда они появятся – вписать их.\n\nДругое дело, что данные о неповрежденном и поврежденном объекте нужны совершенно разным лицам. В первом случае ими пользуются специалисты по оценке стоимости объекта, во втором – специалисты по оценке ущерба. Поэтому у карточки с протоколом осмотра объекта должна быть возможность запуска по разным маршрутам ознакомления и согласования. И в этом случае важно, чтобы выбор системы документооборота пал на продукт, имеющий гибкий конструктор маршрутов движения документов. В СЭД ТЕЗИС для этих целей имеются два инструмента: визуальный конструктор маршрута согласования (попроще) и визуальный конструктор бизнес-процессов (посложнее). Посмотреть на оба [можно здесь](https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/).\n\nЗагвоздка в том, что рассмотрение выплатного дела и оценка ущерба – это только первый ответный выстрел в сторону страхователя. Дальше начинается шквальная перестрелка по вопросам размеров возмещения: доволен ли клиент назначенной ему суммой выплаты или нет, кто будет платить – страхователь, аутсорсер, франшиза? Система электронного документооборота – программа, которая должна быть готовы к любой суматохе, вплоть до судов. Поэтому гибкая настройка маршрутов движения документов, возможность создания документов и задач на основе документов – полезнейшая функциональность для автоматизации документооборота страхового бизнеса.\n\nВозвращаясь назад, кстати говоря, и при заключении страховых договоров возможность конструировать бизнес-процессы – очень нужная вещь. В страховых компаниях есть много уникальных маршрутов согласования договоров. Например, по правилам компании, для которой мы делали автоматизацию, договоры страхования со страховой суммой, не превышающей 500 000р. согласовывает сначала рядовой исполнитель, а потом начальник отдела. Если сумма договора превышает 500 000 р., их согласовывает сначала начальник отдела, а затем руководитель департамента. И таких нюансов масса. Нам пришлось сделать для них отдельный механизм автоматического назначения согласующих в зависимости от разных параметров договора. Эта функциональность для нашей СЭД нестандартная, но благодаря [гибкой платформе](https://www.tezis-doc.ru/technologies/), лежащей в основе системы, расширять возможности системы электронного документооборота можно в любую сторону.\n\n## РАСПОРЯЖЕНИЕ НА ОПЛАТУ: КАК ОТДАТЬ ДЕНЬГИ (И ПОТОМ ОТОБРАТЬ ИХ ОБРАТНО)\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/823bdd4ab87a4d3fa5ef04886b082c1c_9cf146d795.jpg)\n\nВ течение 30 дней с момента подачи документов страховщик обязан принять решение об осуществлении страховой выплаты потерпевшему, осуществить страховую выплату либо направить в письменном виде извещение о полном или частичном отказе в страховой выплате с указанием причин отказа. Если рассмотрение выплатного дела проводится в системе электронного документооборота компании, то для внутренней подсистемы бизнес-процессов это простая «вилка» ветвления процесса – либо результат отрицательный (и тогда, к примеру, создается задача для менеджера составить письменный отказ), либо положительный – и тогда необходимо создать распоряжение на оплату, внутренний документ для сотрудников, занимающихся выплатой страховок.\n\nКарточка распоряжения на оплату должна быть доступна как кассирам-операционистам, занимающимся выдачей и приемом наличных, так и сотрудникам финотдела, осуществляющим безналичные переводы. Как правило, это невозможно без интеграции с финансовыми учетными системами, ведь документ по сути регламентирует трату денег, а эту трату нужно учесть по форме. Система защиты электронного документооборота должна учитывать эту необходимость.\n\nК тому же, признаемся сами себе: мы живем в стране, захваченной небезызвестной «желтой программой» для бухгалтерского учета. И заглянув в кассу или финотдел среднего страховщика, мы с большой долей вероятности увидим на компьютерах именно ее. Поэтому важно, чтобы имеющаяся в компании СЭД могла интегрироваться с системами учета – например, при помощи [специального шлюза](https://www.tezis-doc.ru/features/accounting-system-integration/). СЭД ТЕЗИС можно интегрировать и с более экзотическими видами систем документооборота или учета, например на базе SAP или Oracle.\n\nОтдать деньги клиенту, казалось бы, легко: страхователь счастливо идет ремонтировать «бэху», в бюджете страховой компании образуется очередной дефицит. Однако ни для кого не секрет, что для сохранения собственной рентабельности любой страховщик имеет массу процессов для того, чтобы вернуть страховку обратно либо перекинуть ее выплату на кого-то другого. Они работают даже без внедрения системы электронного документооборота, правда, чуть медленнее.\n\nСтрахователи ОСАГО и КАСКО, к примеру, не понаслышке знакомы с понятиями «суброгация» и «регресс» (что фактически одно и то же). Суть обоих процессов заключается в том, что страховая компания может взыскать сумму выданной клиенту страховки с виновного в наступлении страхового случая (в том же размере, в котором она была выдана). Разница между ними в основном в сроках взыскания: если в страховом договоре предусмотрена суброгация, то страховая начнет «трясти» водителя несчастной «оки» с момента наступления страхового случая, если регресс – то к владельцу бюджетного авто пристанут с момента выплаты страховки клиенту. В задачи системы документооборота такие тонкости изначально явно не входят.\n\nВозмещение страховки за счет виновного – это задача уже не для специалистов по возмещению убытков, а для юротдела. Поэтому если компания ведет в СЭД договоры, подразумевающие регресс или суброгацию, важно, чтобы в функции системы документооборота входило создание задачи юристам на основании договора и распоряжения на оплату, которые будут разбираться с вопросом. Создание задач на основе документов – стандартная функциональность СЭД ТЕЗИС, и при необходимости эту часть возмещения страховки можно автоматизировать.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/2c9b6af314fd4dd7bd6e9b95d8620817_a7838c8640.jpg)\n\n**Наш опыт автоматизации страхового документооборота показывает, что в случае страховой компании СЭД требует серьезной доработки. Однако, инструменты кастомизации и технологии систем электронного документооборота, наработанные за годы существования ТЕЗИС, позволяют «победить» даже самый запутанный страховой документооборот, сделав процессы более прямолинейными и прозрачными. По [отзыву одного нашего клиента](http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%B5%D1%80%D0%B3%D0%B5%D0%B9_%D0%91%D1%80%D0%B0%D0%B5%D1%80%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B9:_%D0%A1%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B0_%D0%A2%D0%95%D0%97%D0%98%D0%A1_%D0%BE%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%B4%D0%B0%D0%B5%D1%82_%D0%B1%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D1%88%D0%B8%D0%BC%D0%B8_%D0%B2%D0%BE%D0%B7%D0%BC%D0%BE%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8F%D0%BC%D0%B8_%D0%B4%D0%BB%D1%8F_%D1%81%D0%B0%D0%BC%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BE%D1%8F%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B9_%D0%BC%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%84%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8_%D0%B8_%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B8), система ТЕЗИС обладает большими возможностями для настройки и модификации системы.**\n\n**Кроме того, не следует забывать, что в страховой компании, как и в любой другой, имеются общие требования к системе документооборота – автоматизация работы с управленческими, юридическими или иными документами. Руководство компании точно так же желает осуществлять [контроль исполнительской дисциплины](https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control/) и вести [канцелярию](https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/). В автоматизации этих областей работы компании разработчики СЭД ТЕЗИС имеют обширную экспертизу.**","elektronnyj-dokumentooborot-v-strahovoj-kompanii-ot-polisa-do-vyplaty","2025-06-10T07:11:08.547Z","2026-06-23T08:51:31.910Z","2026-06-23T08:51:31.895Z",{"id":718,"documentId":719,"seo_title":720,"seo_description":721,"seo_keywords":21,"title":722,"created":723,"body":724,"published":9,"weight":718,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":725,"createdAt":726,"updatedAt":727,"publishedAt":728},30,"vcmk0k2aw7qb2i4uqjgmv0wk","Организация документооборота в банке. Решения СЭД ТЕЗИС для банков, страховой и финансовой сферы","Решения СЭД ТЕЗИС для банков, страховой и финансовой сферы ᐉ Минимизация рисков при аудите. ✅ Повышение подотчетности. ✅ Консолидация данных из сторонних и устаревших систем.","Организация документооборота в банке","2016-04-13","Конкуренция, слияния и государственное регулирование финансовой отрасли радикально изменили способы ведения бизнеса в банках и кредитных организациях. Сегодня банки концентрируются на кросс-продажах, апсейле и других методах, которые позволяют укрепить отношения с клиентом, и повышают собственную эффективность, в том числе при помощи информационных технологий делопроизводства и документооборота.\n\nБанковская отрасль — одна из самых автоматизированных в мире и в России. Только взгляните на список ПО для банков: автоматизированные банковские системы (АБС), финансово-учетные системы, системы поддержки принятия решений (DSS), исполнительные информационные системы (ESS), системы обработки данных (DM), системы планирования корпоративных ресурсов (ERP), системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), системы управления бизнес-процессами (BPM), и все это не считая фундаментального ПО, типа операционных систем, СУБД, систем безопасности и так далее. И это еще мы забыли про аппаратное обеспечение типа банкоматов и терминалов. Зачем сюда еще и система управления электронным документооборотом?\n\nДля того чтобы достичь успеха на высококонкурентном рынке, банковским организациям требуются инструменты, которые позволяют полностью охватить взглядом все транзакции, ведущиеся внутри организации и с клиентами. Чаще всего для этого требуется поиск по структурированным и неструктурированным документам, в том числе в сторонних и устаревших системах. Финансовые организации, где бизнес-процессы ведутся по большей части на бумаге, здесь находятся в серьезном проигрыше. В свою очередь, организации, перешедшие на электронные системы управления документооборотом, имеют в этом преимущества. В этой статье мы поделимся своими мыслями на тему того, зачем нужен электронный документооборот в банке, а также представим мнения международных экспертов и опыт собственных клиентов.\n\n\n## ПРИЧИНА ПЕРВАЯ: МИНИМИЗАЦИЯ РИСКОВ ПРИ АУДИТЕ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/3bb280a40e0145528a8b392bdeed924b_6a4ce364f3.jpg)\n\nВ финансовые организации периодически наведываются контролирующие органы, чтобы провести оценку активов и обязательств, компетентность организации и соблюдение законодательства. Специалисты по аудиту и экспертизе раскидывают в организации лагерь на несколько недель и принимаются разбирать разные бумаги по коммерческим ссудам, картотеки кредитной информации, кредитные портфели, а также другую информацию, которая может представлять потенциальный риск. В условиях бумажного документооборота такие проверки могут длиться вечность. Массивные папки с документами нужно отыскать, извлечь, сдуть пыль и тщательно изучить. Папки расшиваются, потом снова сшиваются, при этом нужные документы могут быть утеряны, продублированы или перепутаны – что электронный документооборот исключает просто физически.\n\nДаже для организаций, которые уже отошли от бумажных процессов и даже внедрили какие-то технологии электронного документооборота (а для банков это практически повсеместная практика), проверки могут быть утомительными, если нужные данные хранятся кое-как и их трудно быстро найти. К примеру, многие банки, особенно крупные и старые, до сих пор хранят данные о клиентах и финансах на мэйнфреймах в таких системах, при виде интерфейса которых у айтишника стекает скупая ностальгическая слеза – видели когда-нибудь Z/OS? Так мы вам покажем, вот экран входа, например:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/af38edffa9e446c4b84eddbe97205f65_ea06d7c853.png)\n\nВытащить данные с мэйнфрейма, да или просто из устаревшей системы, еще труднее, чем перекладывать папки (а сотрудник инспекции при виде такой красоты из 90-х, скорее всего, выпадет в «режим манекена»). Поэтому банку, как ни крути, нужна какая-то современная система, способная представить данные о клиентах, финансах, транзакциях в удобочитаемом виде, вне зависимости от того, где они хранятся – и система управления документооборотом может быть неплохим выбором.\n\nСистема электронного документооборота может радикально повысить эффективность процесса банковской проверки, сократив ее длительность на несколько дней (а в некоторых случаях – и недель). У инспекторов будет быстрый доступ к документам, корпоративным отчетам и канцелярии, что значительно снизит вмешательство в бизнес-процессы банка. В системах документооборота, базирующихся на веб-клиенте – [вот такой он у СЭД ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/demo/), можно посмотреть на видео – проверяющим даже можно открыть защищенный удаленный доступ к данным, и им вообще не придется приходить в офис.\n\n## ПРИЧИНА ВТОРАЯ: ПОВЫШЕНИЕ ПОДОТЧЕТНОСТИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/0f03edbc6cc1434e9bc469e28690bc60_a1eead535e.jpg)\n\nРуководство банка понимает бизнес-процессы, которые обеспечивают его деятельность. Наверняка, оно видит, что многие из них можно упростить, исключив ручную маршрутизацию документов в различных рутинных процедурах и высвободив персонал, который этим занимается. Если это так, то можно задуматься о внедрении электронной системы документооборота.\n\nВместе с системой документооборота руководство банка получит более жесткое управление бизнес-процессами. Маршруты движения документов по ним можно будет задать однозначно – такую возможность дает конструктор бизнес-процессов. Вдобавок к этому, оно получит возможность следить за тем, чтобы действия по бизнес-процессам выполнялись четко и вовремя. Автоматизируя бизнес-процессы, финансовая организация гарантирует самой себе, что нужную информацию увидят нужные люди в нужное время. А механизм [генерации отчетов](https://www.tezis-doc.ru/features/other/) даст этому доказательства.\n\nБлагодаря [автоматизации канцелярии](https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/), организация может быть уверена, что документы будут сохранены и / или уничтожены в соответствии с графиками хранения. Это позволит свести к минимуму работу организации, если когда-нибудь, к примеру, придется предъявить документы в ответ на вызов в суд. Графики хранения могут быть предоставлены регулирующим органам в доказательство того, что в вопросах хранения и распоряжения документами не может быть человеческой ошибки. Кроме того, наличие метаданных в базе данных облегчает составление отчетов по мере необходимости для решения конкретных задач организации.\n\n## ПРИЧИНА ТРЕТЬЯ: КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ ИЗ СТОРОННИХ И УСТАРЕВШИХ СИСТЕМ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d77852a0b67d4384a1ed7eee5c693653_b82f177736.jpg)\n\nБанковские и финансовые организации, которые перешли на электронные процессы документооборота, но по-прежнему испытывают трудности с доступом к корпоративной информации, не получают максимальную отдачу от своих инвестиций в технологии. Если в компании невозможно получить единообразный доступ к данным из различных систем, которые в ней используются (а в банках их много), это чрезвычайно усложняет стандартизацию процессов, если не превращает ее в невыполнимую задачу. Специфические системы, доступные только для некоторых отделов, немногим лучше бумажных картотек. Бизнес-процесс может застрять перед ними, как перед закрытой дверью.\n\nНа устаревшие системы мы уже ругались. Они усложняют и управление документооборотом, и доступ к информации, и связь между департаментами. Обычно устаревшее ПО один раз пишется для специфической задачи, много лет хорошо работает, и его не трогают, а потом выясняется, что оно устаревшее. Например, когда два банка принимают решение о слиянии и встает вопрос об интеграции между их системами.\n\nСистема контроля документооборота, обладающая гибкими возможностями интеграции с другими системами, позволяет консолидировать данные в одном месте, вне зависимости от того, где они изначально находились. С многочисленными внутренними системами ее можно интегрировать — у СЭД ТЕЗИС такие [возможности есть](https://www.tezis-doc.ru/features/accounting-system-integration/); из устаревших систем в нее можно перенести данные и, по возможности, наконец-то избавиться от старого ПО – как это сделал один наш крупный клиент из банковской сферы, мигрировав в СЭД [более 100 тысяч карточек документов](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/avtomatizaciya-klyuchevyh-biznes-processov-i-migraciya-dannyh-iz-staroy/) с прикрепленными сканированными вложениями.\n\n## МНЕНИЕ ЭКСПЕРТОВ МЕЖДУНАРОДНОГО УРОВНЯ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/f3655f29b5054de59ac99190a7d5773d_26bd84113e.jpg)\n\nВ предыдущей части статьи мы поделились своими соображениями на тему того, зачем нужна система документооборота в банке. А вот авторитетный западный ИТ-ресурс **InformationWeek** провел отдельный экспертный опрос на тему того, какие преимущества дает система управления документооборотом в банке. Мнением поделились представители компаний, которые непосредственно ведут разработку электронных средств хранения и движения документов: AdobeSystems, ответственная за формат PDF, и EMC – производитель известной системы документооборота, которой пользуются и в России.\n\n> Information Week: «Какие преимущества получает банк, развернувший решение по управлению документооборотом?»\n\n**Николь Кили (Nicole Kealey), Adobe Systems**: «*Система документооборота в банке влияет на все сферы его деятельности, от обработки форм до управления договорами и письмами от клиентов. Способность создавать, управлять, хранить и распространять все виды документов дает финансовым организациям возможность повысить продуктивность сотрудников, сократить циклы обработки документов, а также обеспечить стандартизированность подачи и защиту информации*».\n\n**Айван Фернандес (Ivan Fernandez), EMC**: «*Компании, предоставляющие финансовые услуги, смотрят на систему управления документооборотом как на возможность разгрести завалы информации, которые мешают им достичь их стратегических целей. Неважно, что это за цели – минимизация рисков при аудите или рост выгоды от общения с клиентами путем кросс-продаж или апсейла, у них у всех есть общий компонент: необходимость в движении документов по организации*».\n\n> Information Week: «Что мешает внедрению СЭД в банках?»\n\n**Adobe Systems**: «*СЭД – это не просто программное обеспечение. Это, если хотите, практика, дисциплина ведения бизнеса. Главная проблема заключается в том, чтобы понять: работа в СЭД тесно связана с культурой коллектива и привычками сотрудников. Чтобы успешно внедрить систему документооборота, банкам необходимо найти способы сделать так, чтобы сотрудникам было просто и удобно использовать систему. При разработке проекта внедрения СЭД важно учитывать пользовательское удобство и тщательно продумывать, какие исполнители в компании получат наибольшую выгоду от использования СЭД*».\n\n**EMC**: «*Каждая организация, предоставляющая финансовые услуги, должна соблюдать баланс между внедрением новых технологий и организационными изменениями. Технологии решают проблему только частично. Технологии электронного документооборота дают возможности, но компаниям следует мотивировать своих сотрудников работать в другой, более продуктивной манере. Кроме этого, мы не видим никаких барьеров, которые бы препятствовали широкому распространению систем документооборота*».\n\n> InformationWeek: «Какие шаги нужно предпринять банку, чтобы максимизировать ROI от внедрения систем управления документами? Какими способами можно измерить эффективность решения?»\n\n**Adobe Systems**: «*Управление документами – это несколько более широкое понятие, нежели просто предоставление сотрудникам единого места для хранения документов. Для того чтобы полностью осознать плюсы и минусы СЭД, компании должны рассматривать полный цикл движения информации — от ее создания до помещения в архив. Банкам в особенности следует обратить внимание на такие преимущества, как простота создания документов, простота обмена документами между теми, кто над ними совместно работает, безопасность и соответствие внутренним регламентам компании и, самое главное, влияние на способность вести бизнес более эффективно*».\n\n## А ЗАЧЕМ СЭД РОССИЙСКИМ БАНКАМ?\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/5a4f78a0d0644b8493130ae79dbeb37a_c7556ecb4e.jpg)\n\nСреди наших клиентов присутствуют различные игроки банковского рынка – в частности региональные. Обращаясь к нам с просьбой внедрить автоматизированную систему документооборота ТЕЗИС, они выставляли различные требования к системе, которые отражали то, чего банкам не хватало в своей текущей работе.\n\nТак, один из крупнейших наших клиентов – международный [банк «Интеза»](https://www.tezis-doc.ru/news/613/), в первую очередь запросил у нас автоматизацию управления документами и договорами, контроль исполнительской дисциплины и автоматизацию канцелярии.\n\nЯкутский «[Алмазэргиэнбанк](https://www.tezis-doc.ru/news/642/)», обращаясь к нам, на первом этапе планировал автоматизировать процессы согласования внутренних документов банка, хозяйственных договоров и нестандартных договоров, процессы управления потоками входящей и исходящей документации, управление совещаниями и контроль исполнительской дисциплины. На втором этапе заказчик хотел провести интеграцию с АБС, системой управления кадрами, системой построения бизнес-процессов, а также автоматизировать деятельность юридической службы и отдела финансового мониторинга.\n\nСамарский «[Волго-Камский банк](/customers/528/)» искал систему, обладающую такими свойствами как кроссплатформенность, удобство интерфейса, а также легкая синхронизация решения с другими системами учреждения. В результате внедрения СЭД ТЕЗИС в банке были полностью автоматизированы такие процессы, как контроль исполнительской дисциплины, регистрация входящей документации, согласование документов, обработка и прохождение заявок.\n\nТольяттинский «[ФиаБанк](https://www.tezis-doc.ru/customers/354/)» при помощи ТЕЗИС избавился от устаревшей платформы на базе IBM Lotus Notes/Domino. В новой системе компания искала надёжность и широкие функциональные возможности, высокую скорость работы и лёгкость сопровождения. Компании также хотелось иметь современную систему документооборота, построенную на технологиях нового времени.\n\nНа базе системы ТЕЗИС в ЗАО «Солид Банк» (г. Петропавловск-Камчатский) были автоматизированы процессы согласования документов и договоров, контроль исполнительской дисциплины и другие бизнес-процессы, а также организована регистрация и хранение документов.\n\nКоммерческий банк «[Нефтяной Альянс](/news/623/)», в свою очередь, реализовал на базе ТЕЗИС процессы постановки и исполнения ряда рабочих задач, согласования и утверждения документов и договоров и электронную канцелярию.\n\nТаким образом, по нашему опыту российским банкам системы документооборота требуются для решения следующих задач:\n\n- Автоматизация бизнес-процессов и задание маршрутов движения документов;\n\n- Автоматизация документооборота компании, не являющегося специфическим: управленческого, хозяйственного, кадрового, юридического;\n\n- Контроль исполнительской дисциплины;\n\n- Автоматизация процессов делопроизводства и электронной канцелярии;\n\n- Автоматизация управления совещаниями;\n\n- Консолидация документов из сторонних систем, обеспечивающих основную деятельность банка, включая АБС;\n\n- Замена устаревших систем на новую, эффективную и современную систему электронного документооборота.","zachem-sed-v-banke-mnenie-mezhdunarodnyh-ekspertov-i-praktika-rossijskih-kompanij","2025-06-10T07:11:08.725Z","2026-06-23T08:51:31.948Z","2026-06-23T08:51:31.934Z",{"id":730,"documentId":731,"seo_title":732,"seo_description":733,"seo_keywords":734,"title":735,"created":736,"body":737,"published":9,"weight":730,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":738,"createdAt":739,"updatedAt":740,"publishedAt":741},31,"h98pcpc4obbfv6firp1uo6pc","Документооборот в холдинге. СЭД ТЕЗИС для холдингового документооборота","ᐉ Решение для документооборота в холдинге от СЭД ТЕЗИС. ✅ Распределенная, но единая система ✅ Учет часовых поясов ✅ Интеграция с 1С ✅ Улучшенные каналы связи.","Решение для документооборота в холдинге от СЭД ТЕЗИС. Распределенная, но единая система, Учет часовых поясов, Интеграция с 1С, Улучшенные каналы связи.","Документооборот холдинга: Опыт решения типичных проблем","2016-04-20","Платину добывают так же, как золото – моют песок, собирают драгоценные крупицы, затем переплавляют. Регулярные работы по добыче платины на месторождении Кондёр в Хабаровском крае были начаты старателями артели «Амур» еще в 1984 году. Как оказалось, залежи платины здесь огромны, свидетельством чему стали самородки весом от полутора до трех с половиной килограммов. В 2007 году образовался холдинг «Русская платина», куда вошла артель «Амур» и ряд других предприятий.\n\nА когда возникает холдинг, то неизбежно появляется и потребность в автоматизации документооборота, потому что бизнес-процессы усложняются, их участников разделяют тысячи километров, и не то что с бумагой, даже с электронной почтой и таблицами Excel для регистрации документов обработать весь поток становится невозможно. В этой статье мы расскажем об опыте автоматизации документооборота в холдинге на базе СЭД ТЕЗИС в компании Русская Платина.\n\n## ДОКУМЕНТООБОРОТ В ХОЛДИНГЕ — УДЕЛЬНЫЕ КНЯЖЕСТВА ИЛИ ВЕРТИКАЛЬ ВЛАСТИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/5ae6b0160e6d4a1f92e913dc93462c51_e454bb6a3b.jpg)\n\nЛюбой холдинг имеет распределенную структуру. Если мы возьмем СЭД в каком-нибудь холдинге, то чаще всего окажется, что на самом деле работает несколько отдельных одинаковых или очень похожих систем – в головном офисе и в дочерних компаниях, которые обмениваются между собой входящими и исходящими документами.\n\nНельзя сказать, хорошо это или плохо – если заказчику так удобно, то почему бы нет? Подобным образом была построена технология применения электронного документооборота в НК «Альянс». Там установлено несколько серверов, но использовались локальные справочники, которые были везде разными, и компании холдинга общались между собой через входящие-исходящие. Был, правда, справочник глобальных контрагентов в учетной системе, который синхронизировался с СЭД.\n\nМожно пойти и по другому пути, когда строится единая система управления со сквозными бизнес-процессами, а документы перемещаются с сервера на сервер по мере необходимости. Это решение – какую конфигурацию выбрать – целиком на стороне заказчика, оно зависит от принятой модели управления холдингом и от степени автономности дочерних обществ. Хотя мы считаем, что с точки зрения ИТ, организуя документооборот холдинга, лучше иметь единую базу и общие справочники, но это не всегда удается – по техническим или административным причинам. О нашем видении того, как должен строиться документооборот в холдинге, можно [почитать здесь](https://www.tezis-doc.ru/features/single-holding/).\n\n## РАСПРЕДЕЛЕННАЯ, НО ЕДИНАЯ СИСТЕМА\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d91ea55eb2d34020b95fa7bc548bc823_fcc6f6d014.jpg)\n\nВ «Русской платине» сразу было понятно, что придется строить распределенную систему со сквозными процессами — то есть, ставить два сервера в Москве и в Хабаровске и перемещать между ними данные.\n\nВ отличие от предыдущего проекта, здесь появились единые справочники, которые редактируются только в одном месте — на центральном сервере в Москве. Немедленно возникла коллизия: основная хозяйственная деятельность ведется в Хабаровске, и естественно, все новые контрагенты появляются там. А справочник контрагентов ведется в Москве. Как быть? Чтобы разрешить эту проблему, мы одному пользователю в Хабаровске дали удаленный доступ к московскому серверу, чтобы он мог редактировать этот справочник. В итоге контрагент заводится на сервере в Москве, система запускает процедуру копирования и данные передаются в Хабаровск.\n\nНа первый взгляд это выглядит слишком сложно – если клиенты появляются в Хабаровске, то и заводить в систему их надо в Хабаровске, логично, так? Проблема в том, что москвичи тоже могут заводить новых контрагентов. И если дать пользователям в обоих городах возможность вносить контрагентов локально, то процедуру копирования придется делать двунаправленной — чтобы хабаровские контрагенты передавались Москве, а московские — Хабаровску, и справочник был бы актуален для обеих систем. Технически это сложно, так как создает большую нагрузку на обе системы в рамках документооборота в холдинге. Поэтому право заводить контрагентов пришлось отдать кому-то одному.\n\n## ДОКУМЕНТООБОРОТ ХОЛДИНГА «РУССКАЯ ПЛАТИНА»: ХАБАРОВСК – МОСКВА И ОБРАТНО\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/ce4ff04049c2436fb45f9f6325d6b450_854cd2ddd3.png)\n\nЕще одной проблемой настройки документооборота в холдинге стало копирование документов между серверами. Логика здесь такая: допустим, исполнитель в Хабаровске решает заключить договор с неким ООО «Медведь» на покупку самосвала в карьер. Он создает договор и сначала запускает внутреннее согласование в Хабаровске. Договор проходит сколько-то кругов, и в итоге, генеральный директор филиала утверждает договор. После этого, если договор превышает некоторую сумму, условно говоря 100 тысяч, нужно его согласовать с Москвой.\n\nЧто происходит в этот момент в системе: договор на хабаровском сервере переходит в «техническое состояние», то есть блокируется на любые изменения. Тем временем специальный сервис на центральном сервере в Москве периодически опрашивает хабаровскую систему – нет ли для меня новых карточек? Как только такая карточка (в «техническом состоянии») появляется, он ее вместе с файлом содержимого перетаскивает к себе. Таким образом, договор уходит в Москву. Далее, в Москве запускается свой процесс согласования.\n\nВ Москве договор ходит по своему циклу согласования в рамках документооборота внутри учреждения. На московском сервере есть еще и другой веб-сервис, который показывает Хабаровску, что там в Москве происходит с их договором – у кого сейчас находится, какие визы наложены и т.д. И когда кто-то решает отправить договор на доработку обратно в Хабаровск, он в Москве замирает (переходит в техническое состояние) и оживает в Хабаровске, отправляясь на новый круг согласования. Такая ситуация может повторяться несколько раз, и при этом из одной системы всегда видно данные в другой – где сейчас находится договор. Этот механизм мы разрабатывали специально для Русской платины. Еще один плюс такого решения в том, что базы документов на двух серверах абсолютно идентичны.\n\n## УЧЕТ ВРЕМЕННЫХ ПОЯСОВ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/9810f19e62e74815ac13f32354458d8b_4cf43903ad.jpg)\n\nРазница во времени между Москвой и Хабаровском – 7 часов, а расстояние – 6 тысяч километров. Обычная работа, когда бизнес-процесс продвигается на следующий шаг посредством личных разговоров телефонных звонков, при таких параметрах становится практически невозможной. Но и автоматизированная система электронного документооборота должна учитывать такие детали, что хабаровчане видят все по своему времени, а москвичи – по своему.\n\nПоэтому все сроки в системе пересчитываются в рабочих днях в родной тайм-зоне для участника бизнес-процесса. Например, в Хабаровске отправили документ на согласование сотруднику в Москве – а там 2 часа ночи. Но рабочий день у него начинается в 9 часов утра, и даже если по процессу стоит три часа на согласование этого документа, сотрудник его получит, когда придет на работу и контрольный срок будет 12 часов по Москве. Логично, что к 5 часам утра никто договор не согласует.\n\nХорошо, что у нас столица на западе страны, а не наоборот! Если бы столица была в Хабаровске и там бы размещались все головные офисы, то в условиях электронного документооборота в холдинге терялся бы лишний день на согласование.\n\n## ДОКУМЕНТООБОРОТ В ХОЛДИНГЕ: ОБНОВЛЯТЬСЯ НАДО АККУРАТНО\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/34774bf4b1d54745a40933a61c2657c8_f6aa6c30d0.jpg)\n\nВсе на свете подвержено изменениям, и программное обеспечение в особенности. То заказчик попросит что-то добавить, то ошибку исправили, то какие-то элементы системы нужно обновить. Когда системы электронного документооборота компании так тесно завязаны друг на друга, одно неловкое движение может привести к неприятным последствиям. Не обязательно фатальным – просто что-то рассогласуется и перестанет работать. Поэтому при эксплуатации системы в распределенной конфигурации нужно позаботиться о четких процедурах выполнения обновлений.\n\nВ нашем проекте конфигурации обоих систем ТЕЗИС – в Москве и Хабаровске – были идентичны, так же как и сами базы документов. Чтобы эту идентичность сохранить, обновления делаются одновременно. Не то чтобы абсолютно синхронно, но в один день. Сначала нужно остановить все процедуры копирования, потом останавливают хабаровский сервер, обновляют его, потом останавливают и обновляют московский сервер. Когда с этим покончено, можно вновь запустить сервисы копирования, и документооборот холдинга пойдет свои чередом.\n\n## В ЭТОТ КРАЙ ТАЕЖНЫЙ ТОЛЬКО САМОЛЕТОМ МОЖНО ДОЛЕТЕТЬ…\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/70a48a022dbf4dafac72d01fcc64655a_403a4d6aab.jpg)\n\nС позиций обычной городской логики управленцев и консультантов, СЭД и другие ИТ-системы нужно доводить до самого конечного исполнителя – чтобы эффективно автоматизировать бизнес-процессы. Иначе в работе документооборота холдинга возникает разрыв – кто-то будет бегать с бумажными документами или таскать файлы на флешках.\n\nРешили и мы поставить рабочие места непосредственно на месторождении Кондёр, несмотря на труднодоступность этой площадки и проблемы со связью. Интернет там есть, только когда пролетает спутник. А еще в бытовку периодически заходят медведи, поэтому там у людей другие проблемы, кроме контроля исполнительской дисциплины =)\n\nНо тем не менее, наша СЭД ТЕЗИС и в тайге заработала! Сначала через терминал – участники электронного документооборота подключались к компьютеру в Хабаровске и работали, потом, после расширения канала – начали подключаться напрямую на хабаровский серве р.\n\n## ИЗМЕНЯЕМ ПРОЦЕССЫ, НЕ МЕНЯЯ СИСТЕМЫ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/9b0c5c7614f54a4bbc9c41a6032aeb9c_61a6e2bbfd.jpg)\n\nТЕЗИС эксплуатируется в «Русской платине» с 2012 года, и за это время заказчик не выставлял особо крупных технических заданий электронного документооборота – иногда только просили добавить новое поле в карточку или поменять процесс.\n\nТут надо сказать про одну хитрость – в ТЕЗИС есть [универсальный блок параллельно-последовательного согласования](https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/). Можно просто поставить его в дизайнере процессов и настроить, чтобы в нем было сколько угодно этапов и сколько угодно параллельных и последовательных блоков. И если вдруг изменился какой-то внутренний регламент, или, например, уволили пять человек и путь согласования стал быстрее, достаточно поменять настройки в дизайнере процессов.\n\nБлагодаря этой универсальности и гибкости платформы ТЕЗИС удалось три года прожить без крупных доработок документооборота в холдинге, хотя организационные изменения у заказчика происходили.\n\n## ИНТЕГРАЦИЯ С 1С – ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ УМЕНИЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТООБОРОТЧИКА\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/7a3ccfd897e14b79985f2e03ecbd0b28_c7f8492478.jpeg)\n\nВ России нельзя внедрять СЭД и ни разу не столкнуться с требованием интеграции с 1С. Эту компетенцию – умение работать с 1С, пожалуй, стоит считать одной из базовых при выборе и оценке компании-специалиста по электронному документообороту. Мы делали интеграцию с 1С уже не один раз, в том числе довольно сложные проекты, включая задачи бюджетирования и управления материально-техническим обеспечением.\n\nУ заказчика было несколько разрозненных баз 1С в рамках документооборота холдинга: Хабаровск, Москва и Норильск. Вместе с внедрением ТЕЗИС, шел проект по консолидации 1С, в результате чего все базы данных объединили в одну и очистили справочники. Однако сделали это не одномоментно, а за несколько процедур, из-за чего нам пришлось несколько раз перезаливать данные из 1С в нашу систему, в наши справочники – а это довольно длительная процедура, несколько часов.\n\nЗадача была сделать так, чтобы из хабаровской 1С были не видны договоры в Москве, а из Москвы было видно всё. Договор в 1С – это фактически, тоже справочник, таблица СЭД. Есть таблица контрагентов, есть подчиненная ей таблица договоров. Договора и контрагентов мы заводим у себя в СЭД и затем передаем их в 1С.\n\nВ итоге мы пришли к следующему взаимодействию с 1С: центральная база 1С в Москве обменивается данными с сервером ТЕЗИС, и каждая из систем отдельно копирует справочники и документы на региональные сервера в Хабаровске и Норильске. Это для нас типовой подход, когда СЭД выступает главным источником данных по контрагентам и договорам для учетных систем — об этом [можно почитать здесь](https://www.tezis-doc.ru/features/single-holding/).\n\n## КАНАЛЫ СВЯЗИ УЛУЧШИЛИСЬ – МОЖНО ЦЕНТРАЛИЗОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ ХОЛДИНГА\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/ad87fd440fab409eba7f9bed5ea98fce_1ba049a3d1.jpg)\n\nПрогресс не стоит на месте – связь становится быстрее, надежнее и дешевле. Это дает техническую возможность перейти от распределенной системы документооборота компании к централизованной, дальше дело за менеджментом.\n\nГод назад «Русская платина» решила отказаться от хабаровской базы ТЕЗИС и все перенести на центральный сервер в Москве, но пока отказались только от Черногорки (Норильск). На самом деле, это оказалось несложно, поскольку данные в базах идентичны. В какой-то момент мы просто погасили норильский сервер и всех пользователей перенаправили на Москву. А там уже есть все их аккаунты, все документы, просто на десктопе поменялась веб-ссылка на сервер СЭД, вся рабочая среда осталась та же. Несомненно, дойдет очередь и до Хабаровска, потому что в общем случае, централизованную систему поддерживать проще, чем распределенную.\n\nЕсли взять некий гипотетический холдинг, где есть центральный узел и десять региональных, и на каждый региональный узел можно повесить еще десять организаций, то получится сто организаций, участвующих в документообороте холдинга. Смотришь потом – канал Москва-Екатеринбург улучшился. Берешь и просто «вырубаешь» местный сервер, и все начинают работать через центр. То есть, мы можем начать внедрение на распределенной конфигурации, а потом перейти к централизованной, причем без какой-либо переделки или доработки системы.\n\n## ПОПОЛНЯЕМ КОПИЛКУ ЗНАНИЙ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/fd5ad79a123e48d0b2a194e324f93f46_99daa92807.jpg)\n\nКаждый проект несет с собой что-то новое – новые функции, новые решения, интеграции, и т.д. Часто бывает, что какие-то модули СЭД включаются затем в основную ветку продукта, способствуя его развитию. Или просто повторно используются на других проектах, сокращая цикл разработки и внедрения.\n\nЕсли говорить о «Русской платине», то из этого проекта в базовую поставку ТЕЗИС ничего не вошло. Однако некоторые наработки удалось использовать вторично на другом проекте по автоматизации самарского филиала «РН-Сервис». У них было два подразделения в Самаре и несколько подразделений в стокилометровой зоне и такая же задача – необходимость согласования документов с центральным офисом. Что они делали до внедрения системы электронного документооборота: собирали подписи на документе, садились в машину и ехали в Самару. Там завозили бумаги юристу, потом шли в «Ашан», затаривались продуктами, смотрели город, забирали свои бумаги и возвращались. Итого 200 км пути и целый рабочий день ради пары подписей.\n\nХотя Самарская область отнюдь не какой-то медвежий угол, связь в радиусе ста километров от города все-таки далеко не так хороша. Поэтому в «РН-Сервис» мы использовали ту же схему согласования с локальными серверами, как в и при организации документооборота в холдинге «Русская платина» – и частые поездки в город стали не нужны.\n\n## ДОКУМЕНТООБОРОТ В ХОЛДИНГЕ МОЖЕТ БЫТЬ ЭЛЕКТРОННЫМ — НУЖНО ТОЛЬКО ЗАХОТЕТЬ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/923dbce5677246ab95176c803deb3213_2bc44de9ce.jpg)\n\nВ идеальной картине мира внедрение системы управления документами и бизнес-процессами должно сопровождаться их существенной оптимизацией – избавлением от бумаги, сокращением согласований и т.д. В жизни так происходит не всегда, для организационных изменений нужна воля руководства и давление со стороны конкурентов или регулятора.\n\nНи одна ИТ-система сама по себе не может волшебным образом оптимизировать процессы документооборота холдинга. Айтишники могут только что-то рекомендовать менеджерам, но обычно не имеют возможности настаивать, поэтому всегда так трудно оценить эффективность внедрения СЭД и других подобных систем. С другой стороны, наличие СЭД повышает корпоративную культуру работы с документами и заданиями, порой явно высвечивает узкие места и в итоге создает предпосылки для продуктивной работы консультантов по управлению. Наши рекомендации по выбору СЭД в формате книги можно [скачать и почитать здесь](https://www.tezis-doc.ru/blog/kak_vybirat_sed_i_ne_upustit_vazhnoe/).","dokumentooborot-holdinga-opyt-resheniya-tipichnyh-problem","2025-06-10T07:11:08.910Z","2026-06-23T08:51:31.992Z","2026-06-23T08:51:31.975Z",{"id":743,"documentId":744,"seo_title":745,"seo_description":746,"seo_keywords":747,"title":748,"created":749,"body":750,"published":9,"weight":743,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":751,"createdAt":752,"updatedAt":753,"publishedAt":754},32,"p0xottyctfabvrtzgnswsfab","Система электронного документооборота в государственных органах – интернет-приемная в СЭД ТЕЗИС","ᐉ Организация безбумажного документооборота с электронной приемной позволяет создать единое информационное пространство внутри отдельной организации. Возможности системы: ✅ Регистрация обращений граждан. ✅ Создание и согласование документов по обращениям.","Регистрация обращений граждан, Создание и согласование документов по обращениям, Контроль сроков ответа, Архив обращений.","СЭД в госсекторе: К вопросу об организации интернет-приемных","2016-04-29","27 сентября уже далекого 2004 года Правительство РФ одобрило «Концепцию использования информационных технологий в деятельности федеральных органов до 2010 года» (распоряжение Правительства РФ от 27.09.2004 г. № 1244-р). Этот день можно условно считать днем рождения российских электронных приемных — именно в этом федеральном законе впервые прозвучала идея о том, что госведомствам нужно озаботиться тем, чтобы граждане могли подавать обращения через Интернет.\nЗа двенадцать лет с принятия концепции интернет-приемные расцвели пышным цветом. Сейчас это давно не диковинка, а популярный и инструмент взаимодействия с государством для граждан и юридических лиц, которое медленно, но верно движется к безбумажному. С точки зрения пользователя Интернета, типовая электронная приемная — это раздел сайта ведомства или отдельный портал, на котором пользователь может подать обращение на получение некоторой госуслуги, используя электронную форму. Это то, что, как говорится, находится на виду и всем привычно.\nВ этой статье мы бы хотели поговорить о другой, подводной части айсберга – о работе с электронными обращениями граждан внутри госорганизации.\nВ классическом «бумажном» случае, прием обращений граждан и передача их уполномоченным лицам – это задача службы делопроизводства и документооборота. Однако теперь, когда обращения являются электронными, довольно нелепая и затратная ситуация будет возникать, если они по-прежнему будут попадать к исполнителю на бумаге – к примеру, в виде распечаток. Для организации полноценного безбумажного взаимодействия между государственным сектором и гражданами важно, чтобы внутри ведомства обращения также циркулировали в электронном виде. Это является весомым поводом для внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в госсекторе.\n\n\n## СЭД В ГОСОРГАНАХ — НЕМНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО ЖАРГОНА\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/20f1bb9396be4a64a457ee921b577bb5_c78529ec20.png)\n\nВ системной инженерии бытуют два термина: «фронт-энд» и «бэк-энд». Если попытаться перевести их на русский, наиболее близкими по духу будут «лицевая сторона» и «изнаночная сторона». Фронт-энд — это интерфейс взаимодействия с пользователем, бэк-энд — основная программно-аппаратная часть, которая обеспечивает работу системы. Если применить эти термины к электронной приемной, сайт приемной является фронт-эндом – именно с его помощью происходит взаимодействие госорганизации с гражданином. Что же тогда «основная программно-аппаратная часть»?\n\nЭксперты по организации документооборота в государственных учреждениях \u003Ca href=\"https://delo-press.ru/articles.php?n=5163/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">рекомендуют\u003C/a> использовать в качестве бэк-энда системы электронного документооборота. Это позволяет избежать распечатки обращений на бумагу, позволяет наладить автоматическую регистрацию обращений и интегрировать подачу обращений через интернет-приемную в общий процесс приема и обработки обращений в организации. Существуют СЭД, которые могут быть гибко интегрированы с порталами обработки обращений – так, у нас в СЭД ТЕЗИС для этого есть [отдельный модуль](https://www.tezis-doc.ru/features/industry-solutions/).\n\n## ЗАДАЧИ И НАСУЩНЫЕ ВОПРОСЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЭД В ГОССЕКТОРЕ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/8f7a10409fed451a8f8bb977c71e962b_ba6a889fd4.jpg)\n\nВнедрение СЭД с целью интеграции с интернет-приемной рекомендуется начать с определения круга задач, которые система документооборота будет выполнять в качестве «изнаночной стороны» для портала электронной подачи обращений. В зависимости от специфики процесса обработки обращений в конкретном ведомстве, таковыми могут быть:\n\n- регистрация обращений, поступающих с сайта, в канцелярии учреждения;\n\n- автоматическая или ручная маршрутизация обращений, то есть направление их на ознакомление в отделы, занимающиеся их обработкой;\n\n- создание, согласование и утверждение документов (в том числе шаблонных форм), связанных с работой по обращению;\n\n- контроль сроков работы над обращением и выдачи результатов заявителю;\n\n- ведение статистики обращений граждан в различных разрезах (частота обращений по тому или иному вопросу и т.д.);\n\n- ведение архива обращений.\n\n\nПри интеграции интернет-приемной и СЭД необходимо провести анализ и дать себе ответ на ряд значимых вопросов:\n\n- Какие требования законодательства необходимо будет соблюсти при выборе и внедрении СЭД?\n\n- Какие внутренние нормативные документы потребуется разработать для обеспечения порядка обработки электронных обращений в СЭД?\n\n- Как функционирует текущая интернет-приемная (раздел сайта, портал), какие услуги предлагаются и как это реализовано технологически?\n\n- Какими технологическими возможностями должна обладать СЭД, чтобы эффективно интегрироваться с текущей интернет-приемной?\n\nОтветы на эти вопросы позволят провести организацию безбумажного документооборота в рамках текущего законодательства, эффективно выбрать систему, составить четкое техническое задание для специалистов по внедрению и интеграции СЭД в госсекторе, а также обеспечить порядок при работе сотрудников с обращениями в системе.\n\n## СЭД В ГОССЕКТОРЕ: НЕКОТОРЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/c044d1e69c1f44569fab3d3bc920f7b8_baef6581bb.jpg)\n\nКак логическое продолжение самой интернет-приемной, система электронного документооборота в госсекторе должна удовлетворять требованиям законодательства относительно порядка работы государственных организаций, а также прав и гарантий, предоставляемых гражданам и юридическим лицам при обращении в государственный орган. В случае СЭД важно обратить следующие документы:\n\n- Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ – общий регламент подачи и работы с обращениями в любом государственном ведомстве на территории России;\n\n- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ – нормативы по защите информации, передаваемой гражданами государственным учреждениям в электронном виде;\n\n- Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 г. № 452). Здесь важен пункт 12.9, который касается обработки электронных обращений:\n\n> «Для приема обращений граждан в форме электронных сообщений (интернет-обращений), как правило, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией».\n\n- Статья 12.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в редакции Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 188-ФЗ) и постановление Правительства Российской Федерации от  16 ноября 2015 г. № 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Эти документы предписывают госорганизациям выбор и закупку программного обеспечения, произведенного на территории России, в частности, входящего в \u003Ca href=\"https://reestr.minsvyaz.ru/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">Единый реестр отечественного программного обеспечения\u003C/a>.\n\nЭти законодательные требования необходимо учесть при выборе СЭД в госорганах для организации безбумажной электронной приемной. При разработке СЭД ТЕЗИС мы учитывали требования федеральных законов и государственный курс на импортозамещение – о нашем видении СЭД в госсекторе можно [почитать здесь](https://www.tezis-doc.ru/features/public-sector/).\n\n## ОТ ФОРМЫ ОБРАЩЕНИЯ К КАРТОЧКЕ В СЭД\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/3ecb1ef9174446d990cd942da9d95669_54d8d93636.jpg)\n\nЕсли у организации уже есть интернет-приемная с функцией подачи обращений, следует рассмотреть, как технически реализована форма подачи обращения. Различные организации требуют указывать разную информацию в зависимости от вида запрашиваемой услуги – это устанавливается нормативными документами самих организаций. Однако обязательные поля формы обращения четко прописаны в Федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»:\n\n- Фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии);\n\n- Адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;\n\n- Изложение сути предложения, заявления или жалобы;\n\n- Дата обращения;\n\n- Личная подпись.\n\nПри интеграции интернет-приемной и СЭД следует обеспечить возможность автоматической конвертации данных, внесенных заявителем на сайте, в карточку в системе. Как минимум, стандартная карточка обращения должна содержать поля для ФИО заявителя, его адреса, текста обращения и его даты. Другие поля включаются в карточку по мере необходимости (СЭД должна поддерживать гибкую настройку полей в карточке, в том числе на стадии эксплуатации системы).\n\nПоследний пункт (личная подпись) пока что очень сложно реализуем в электронном виде, особенно для физических лиц. Однако, при работе с юрлицами случаи использования ЭЦП уже не так редки, и важно выбрать СЭД, поддерживающую функциональность электронно-цифровой подписи. В системе управления документами и задачами ТЕЗИС такая функциональность доступна [начиная с версии 4.1](https://www.tezis-doc.ru/news/701/).\n\nВ отличие от формы обращения на сайте, для СЭД не столь важны вопросы валидации данных, вводимых пользователем, то есть проверки их на соответствие определенному формату ввода (к примеру, e-mailдолжен содержать знак «@», и т.п.). Не столь важна и проверка заполненности обязательных полей. Эти функции лучше перенести на сайт с формой обращения. Задачей СЭД будет принять уже валидные данные и сформировать на их основе карточку.\n\nЗато крайне важно обеспечить возможность передачи в СЭД вложений, прикрепляемых к электронной форме. Для того чтобы получить полную информацию по вопросу, многие интернет-приемные предлагают дополнительно приложить к форме отсканированные образцы документов или иные графические изображения, документы, набранные в MS Word или MS Excel, и т.п. Важно, чтобы интегрированная СЭД умела различать данные вложения и прикреплять их к соответствующей карточке обращения.\n\nЕще один важный момент: многие госорганизации публикуют свой электронный адрес на портале в разделе контактов, и пользователи предпочитают обратиться в организацию по электронной почте, в обход формы интернет-приемной. Эту ситуацию также необходимо предусмотреть: современные СЭД поддерживают возможность создания карточки [на основании электронного письма](https://www.tezis-doc.ru/features/other/).\n\nГибкая настройка полей, возможность работы с вложениями и электронной почтой должны быть теми моментами, на которые следует обратить внимание при выборе СЭД для госсектора.\n\nРЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТИЗАЦИЯ ОБРАЩЕНИЯ ПРИ ПОМОЩИ СЭД В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/70ee115177eb4b7b856d0dbf9ad54fd8_351c0b646b.jpg)\n\nФедеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан» точно устанавливает сроки, в которые обращение должно быть зарегистрировано и передано на рассмотрение уполномоченным лицам.\n\nПисьменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Таким образом, в условиях безбумажного документооборота электронное обращение, поступившее с сайта, должно в течение трех дней регистрироваться в СЭД – либо вручную с участием оператора, либо автоматически. Во втором случае обращение конвертируется в карточку системы в момент поступления, в первом – сначала направляется на ознакомление и регистрацию делопроизводителю. При выборе СЭД важно обратить внимание на то, насколько эффективно реализованы в ней функции [автоматизации канцелярии](https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/) и возможна ли настройка автоматической регистрации обращений.\n\nЕсли обращение, поданное через сайт, содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, то согласно тому же ФЗ оно должно быть в течение 7 дней со дня регистрации перенаправлено в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу с уведомлением об этом гражданина. Если оно содержит сведения о неких нарушениях – за 5 дней его нужно передать в контролирующий орган. Если за вопросы, указанные заявителем в обращении, отвечают несколько органов, в течение 7 дней копии обращения должны получить все из них.\n\nЭто достаточно сложный процесс межведомственного взаимодействия, включающий в себя принятие решения о перенаправлении документа, и формирование электронных или бумажных писем для перенаправления копий и уведомления заявителя. Выбирая СЭД для электронной приемной, госорганизации следует обратить внимание, насколько гибко система позволяет настраивать [процессы движения документов](https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/) и действия по ним, такие как отправка e-mail, а также сроки выполнения данных действий.\n\n## РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ В СЭД В ГОССЕКТОРЕ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/6c2b8f4b76cd481aafd05e0844ef8938_4346b0a6ea.jpg)\n\nНа работу с обращением закон отводит 30 дней. За это время госорганизация обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, запрашивает (в том числе в электронной форме) необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, принимает меры, и дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.\n\nВеликое множество процессов может скрываться под размытой формулировкой «объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения». Это может быть и ознакомление с обращением ответственных лиц, и запросы информации из разных инстанций, и посещение объектов, и личные встречи из серии «поехать и разобраться», и составление внутренних отчетов, и принятие решений высшим руководством организации.\n\nПоэтому важно, чтобы система документооборота, интегрированная с электронной приемной, позволяла разбить одну большую задачу – «рассмотрение обращения» — на необходимое количество задач поменьше, выставляемых сотрудникам организации на срок в рамках отведенных 30 дней. Выбранная СЭД для госсектора должна иметь гибкие механизмы создания задач на основании карточки обращения, подзадач на основе задач и документов на основе задач, а также механизмы согласования и утверждения результатов работы по обращению.\n\nСовременные СЭД умеют выстраивать сложную иерархию взаимосвязанных документов и задач, позволяющих проследить весь маршрут работы с обращением.\n\n## СЭД В ГОСОРГАНАХ: КОНТРОЛЬ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЯ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/7daae6a13b2b4b8e8c6ab80a614d7df9_744236ea64.jpg)\n\nГосударственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль над соблюдением порядка рассмотрения обращений. Этот пункт отдельно прописан в многократно упомянутом законе № 59-ФЗ.\n\nРешение данного вопроса можно также возложить на СЭД. Механизмы [контроля исполнительской дисциплины](https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control/), заложенные в СЭД, позволяют получать объективные отчеты по различным аспектам исполнительской дисциплины, осуществлять автоматический контроль сроков выполнения задач и обеспечивать прозрачность рабочих процессов.\n\nНе исключено, что в процессе обработки обращения могут быть допущены ошибки. Поэтому для СЭД в госсекторе также важны гибкие возможности аудита обращений, по которым ведется работа, с возможностью отката изменений. В СЭД ТЕЗИС такие возможности предоставляются на уровне [технологической платформы](https://www.tezis-doc.ru/technologies/), на которой построена система.\n\n## Подведем итоги\n\nСоответствие действующему законодательству, возможность интеграции с существующими портальными решениями госорганизации, возможности работы с вложениями, e-mail и ЭЦП, автоматизированная канцелярия, функциональность построения сложных маршрутов движения документов, механизмы контроля исполнительской дисциплины и аудита – вот основные требования к СЭД, которая может служить бэк-эндом для электронной приемной госведомства.\n\nОрганизация безбумажного документооборота с электронной приемной позволяет создать единое информационное пространство и упорядочить информационные потоки внутри отдельной организации, ускорить взаимодействие между ведомствами, существенно сократить сроки обработки обращений и обеспечить сквозной контроль исполнительской дисциплины на всем пути обработки запроса от гражданина к государству.","sed-v-gossektore-k-voprosu-ob-organizatsii-internet-priemnyh","2025-06-10T07:11:09.089Z","2026-06-23T08:51:32.032Z","2026-06-23T08:51:32.014Z",{"id":756,"documentId":757,"seo_title":758,"seo_description":759,"seo_keywords":759,"title":760,"created":761,"body":762,"published":9,"weight":756,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":763,"createdAt":764,"updatedAt":765,"publishedAt":766},43,"xbz31vairvttccprakt2n1mi","Электронный документооборот с налоговой, подача документов в налоговую в электронном виде. Решение от СЭД ТЕЗИС","Интеграция СЭД и учетной системы, выгрузка документов в необходимом для сдачи в ФНС виде, интеграция со сканером для оцифровки бумажных документов, подпись квалифицированной ЭП.","Электронный документооборот с налоговой: Как СЭД может помочь при проверках","2016-10-10","Когда завершается очередной отчетный период, добросовестным организациям предстоит камеральная налоговая проверка. Заключается она в том, что организация предоставляет в ФНС налоговые декларации, подтверждающие, что организация добросовестно платит налоги. В зависимости от необходимости, налоговая может потребовать и пакет иных документов.\n\nВ мире современных технологий налоговая отчетность может предоставляться в двух форматах: бумажном и электронном, через оператора электронного документооборота. Как показывает практика, предпочтительным способом пока является первый. При этом документы для налоговой формируются, как правило, на компьютере — в финансовых учетных системах, специализированном ПО или внутренней системе электронного документооборота.\n\nВ итоге получается такой бессмысленный расход бумаги: документы, призванные храниться в электронном виде, все равно печатаются и отправляются Почтой России или курьером. В этой статье мы попытаемся разобраться в отношениях СЭД и налоговой службы, а также привести рекомендации по предоставлению документов в ФНС в электронном виде.\n\n## СЭД И НАЛОГОВАЯ: РЕГЛАМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА\n\nНалоговый кодекс РФ свободно предоставляет налогоплательщикам два способа предоставления налоговой отчетности: в бумажной форме либо в электронной. Под электронными документами в ФНС подразумеваются либо цифровые документы, изначально созданные средствами программного обеспечения, либо отсканированные бумажные документы. В обоих случаях электронной подачи деклараций пакет документов должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.\n\nФорма подачи документов в ФНС зависит от того, в каком виде организация получила требование на подачу налоговой отчетности. Если это письмо на бумаге, то деваться некуда — документы необходимо выгрузить из учетной системы или системы документооборота, распечатать, заверить печатью и подписью и отправить в ФНС.\n\nОднако, в случае, если организация выразила такое желание, зарегистрировавшись на соответствующих сервисах, Минкомсвязи может прислать  уведомление о подаче декларации через личный кабинет налогоплательщика на своем сайте либо через оператора электронного документооборота, к которому подключилась компания. В первом случае подача документов может происходить в электронном виде по следующим схемам:\n\n- электронные документы в утвержденных ФНС XML-форматах выгружаются из учетной системы или из системы электронного документооборота;\n\n- бумажные документы сканируются и переводятся в графические форматы (.JPG, .TIF). Все электронные документы, находящиеся не в установленных ФНС XML-форматах, печатаются, сканируются и переводятся в графику.\n\nДалее формируется опись, к которой прикрепляются требуемые документы. Пакет документов с подписью подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется в ФНС через личный кабинет налогоплательщика.\n\nПредположим, что в организации установлена СЭД и налажено управление договорами. Стоимость договоров, формируемых в СЭД, включает в себя процент налогов, который будет уплачен с каждого договора. Для подачи электронной отчетности в ФНС данные по сделкам должны быть выведены в учетную систему, способную поддерживать установленные ФНС XML-форматы. Для таких целей существуют [шлюзы интеграции с учетной системой](https://www.tezis-doc.ru/features/accounting-system-integration/), которые способны поддерживать функции XML-хранилища документов, из которых учетная система сможет забирать данные для налоговой отчетности. При наличии такой системы документооборота подсчитать и задекларировать, сколько налогов было уплачено с каждой сделки, будет гораздо проще. А единое XML-хранилище финансовых документов позволит СЭД забрать отчетность в нужном XML-формате для последующего сведения в пакет документов.\n\nОтчетные документы, существующие в бумажной форме, необходимо сканировать. Хорошо, если в организации заведен эффективный регламент обязательного сканирования бумажных документов и ввода их в СЭД, [интегрированную со сканером](https://www.tezis-doc.ru/features/other/). В этом случае документы в электронном виде будут поступать в единое хранилище документов в нужных для подачи в налоговую форматах, будь то JPG или TIF.\n\nФормирование описи документов становится гораздо более удобным при аккуратном ведении [канцелярии в СЭД](https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/). Автоматическое формирование канцелярской отчетности в виде описи документов для налоговой упрощает создание пакета документов для электронного документооборота с налоговой.\n\nНаконец, свести все документы в единый пакет и подписать ЭП тоже гораздо проще через СЭД — при условии, что программа поддерживает усиленную квалифицированную электронную подпись. В СЭД ТЕЗИС усиленная квалифицированная  ЭП на базе технологий CryptoPro (кстати, официально аккредитованных ФНС) поддерживается, начиная с версии 4.1.\n\n## СЭД И НАЛОГОВАЯ ВЫЕЗДНАЯ ПРОВЕРКА: КАК ПРЕДЪЯВИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/c04f7fdb21ca4c739e555bb500a09609_87abbca85b.jpg)\n\n\nРегламентом для предоставления документов при выезде налоговой в организацию налогоплательщика является информативное письмо ФНС от 25.07.13 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок». Оно распространяется как на бумажные, так и на электронные документы. Согласно ему, налоговый инспектор должен провести проверку документа по следующему алгоритму:\n\n- визуально изучить документ на предмет наличия всех необходимых реквизитов;\n\n- оценить правильность подсчетов и всех суммовых показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах;\n\n- провести правовую проверку документов на соответствие нормам законодательства;\n\n- провести проверку достоверности предоставляемых сведений о произведенных хозяйственных операциях.\n\nЕсли в организации установлена СЭД, то налоговому инспектору должен быть предоставлен полный доступ ко всем программным средствам хранения документов, для проведения процедуры налоговой проверки.\n\nТо есть, инспектор должен получить рабочую станцию с доступом к системе электронного документооборота, а также набором программ для просмотра документов, выгружаемых из СЭД. Это, в первую очередь, пакет офисных программ (для просмотра неформализованных документов в форматах DOC(X), XLS, PDF), графическое ПО для просмотра сканированных копий документов (JPG, TIFF). И, разумеется, СЭД должна поддерживать выгрузку документов во всех указанных форматах — либо в форме выгрузки вложений, либо в форме автоматической генерации файла, например Excel, на основе таблиц в СЭД.\n\nВстроенная функциональность генерации PDFиз XML позволит сформировать для выездного инспектора удобную форму просмотра налоговой отчетности, выгружаемой из учетной системы, и подписать ее ЭП, как и все остальные документы. Такую форму подачи документов на проверку ФНС считает приемлемой.\n\nКстати, о доступе. Инспектору ФНС, приехавшему в компанию проверить финансовую отчетность, вовсе не обязательно видеть остальные документы компании. Поэтому гибкая подсистема безопасности, присущая современным СЭД, позволит оградить их от постороннего глаза. В СЭД ТЕЗИС настройки безопасности заложены на глубинном уровне. Инспекторов налоговой можно ограничить при помощи механизма групп доступа к документам, которые будут определять, какие документы им видны, а какие — нет. Или вообще создать в системе отдельную роль — «Инспектор ФНС», с помощью которой «урезать» СЭД на уровне интерфейса и отдельных его элементов исключительно до функций просмотра финансовой отчетности. Таким образом, защита конфиденциальных документов в СЭД от налоговой будет организована грамотно.\n\nНаконец, СЭД, установленная в компании, должна иметь интеграцию со средством криптографической защиты информации и иметь функциональность, позволяющую инспектору просмотреть и проверить информацию о подлинности электронной подписи. В СЭД ТЕЗИС такая возможность реализована прямо в карточке документа. Модуль «КриптоПро» позволяет обратиться в удостоверяющий центр ЭП прямо из карточки и подтвердить, является ли подпись подлинной.\n\n## ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С НАЛОГОВОЙ: ОПЕРАТОР ЭДО ИЛИ ВНУТРЕННЯЯ СЭД?\n\nЭлектронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.\n\nМожно приводить много аргументов «за» и «против» с обеих сторон. С одной стороны, внешние операторы ЭДО куда эффективнее подготовлены к работе именно с налоговой: они предлагают функциональность автоматической генерации накладных, счетов-фактур и так далее, и все это — в форматах, предписанных ФНС. Следует заметить, что все это может делать и гибкая, грамотно настроенная СЭД, имеющая механизмы работы с XML или возможность их создать.\n\nС другой стороны, внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: отдавая свои документы во внешнюю среду вы, фактически, отдаете их в чужие руки. Да и подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор ЭДО) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной. В случае же внутренней СЭД то, что должно быть внутри компании, останется  внутри компании.\n\nПри этом оба вида вендоров документооборота одинаково хорошо работают с усиленной квалифицированной ЭП, так как для обоих ее реализация регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи». Так что выбор технического способа реализации электронного документооборота с налоговой остается за заказчиком.\n\n## ЗАКЛЮЧЕНИЕ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/12a7050ac5f84ae6ba52aa5d22e17bae_5de19640e9.jpg)\n\nВ статье мы немного поговорили об электронном документообороте с налоговой и представили свое видение его организации в соответствии с законодательством. Мы также дали рекомендации по организации документооборота при налоговых проверках при помощи стандартной внедряемой СЭД.\n\nСюда входит интеграция СЭД с учетной системой и организация общего XML-хранилища, интеграция СЭД со сканером и аккуратное сканирование важных для налоговой документов, ведение канцелярии и выбор продукта, поддерживающего усиленную квалифицированную ЭП. Пережить выездную налоговую проверку сильно помогут гибкая подсистема безопасности СЭД, механизмы выгрузки данных в различных форматах и интеграция с центром проверки подлинности электронной подписи.\n\nФНС, как и любая организация, имеющая дело с финансами, находится на передовом крае современных информационных технологий (достаточно вспомнить, что первыми программами для ЭВМ, после военных, были именно финансовые). Налоговой службе ежедневно приходится обрабатывать тысячи документов, поэтому электронный документооборот в данной сфере всем понятен — и даже приветствуется.","elektronnyj-dokumentooborot-s-nalogovoj-kak-sed-mozhet-pomoch-pri-proverkah","2025-06-10T07:11:10.863Z","2026-06-23T08:51:32.471Z","2026-06-23T08:51:32.457Z",{"id":455,"documentId":456,"seo_title":457,"seo_description":458,"seo_keywords":459,"title":460,"created":461,"body":462,"published":9,"weight":455,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":463,"createdAt":464,"updatedAt":465,"publishedAt":466},{"id":91,"documentId":769,"seo_title":770,"seo_description":771,"seo_keywords":21,"title":772,"created":773,"body":774,"published":9,"weight":98,"published_date":773,"reading_time":78,"slug":775,"createdAt":776,"updatedAt":777,"publishedAt":778},"pc0nu6icr3whpa1l3eaq6r1r","Электронный документооборот в государственных учреждениях: внутренние СЭД для госсектора","Все о внутреннем электронном документообороте для государственных учреждений: как СЭД поможет автоматизировать работу с документами.","Электронный документооборот в государственных учреждениях: зачем госсектору нужна своя СЭД ","2026-04-14","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/6b12d548df114ae3877546d2791ad017_99a30f33d8.png\" alt=\"Электронный документооборот в государственных учреждениях\"/>\r\n\r\nГосударственные учреждения и органы власти ежедневно обрабатывают тысячи входящих, исходящих и внутренних документов, поручений и обращений граждан, и любая задержка или ошибка в этой цепочке может привести к нарушению регламентов и сроков исполнения. При этом требования к работе с документами в госсекторе жестче, чем в любой коммерческой компании: строгие стандарты делопроизводства, обязательные интеграции с государственными системами, особые правила архивного хранения. \r\n\r\nИменно поэтому стандартный коммерческий СЭД здесь не подходит — нужна \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/gossector/\" target=\"_blank\" >система, разработанная с учетом специфики государственного управления\u003C/a>.\r\n\r\n## Что такое СЭД для госсектора и чем она отличается от коммерческой \r\n\r\nСистема электронного документооборота для государственных органов — это специализированная платформа для автоматизации внутреннего делопроизводства, контроля поручений и обмена документами между ведомствами. От коммерческого СЭД она отличается функционально и нормативно. \r\n\r\nДокументооборот госорганов делится на три направления: \r\n\r\n**Внутренний документооборот** — работа с приказами, распоряжениями, служебными записками, резолюциями и поручениями внутри учреждения. Эти задачи \r\n\r\n**Внешний документооборот** — обработка входящей и исходящей корреспонденции, писем от организаций и граждан, ответов на запросы. \r\n\r\n**Межведомственный обмен** — передача документов между органами власти разных уровней. Это самый специфичный вид ЭДО в госсекторе: он осуществляется через МЭДО (Система межведомственного электронного документооборота), требует поддержки форматов \u003Ca href=\"https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_485940/e4f93cc11bd50340c3f7079c4398001f8eec9d29/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">МЭДО 2.2, 2.5, 2.7, 2.7.1\u003C/a> и интеграции с профильными государственными сервисами. \r\n\r\nСЭД для госсектора должна соответствовать ряду обязательных требований, которых нет у коммерческих систем: \r\n\r\n- Соответствие требованиям Росархива и правилам архивного хранения документов;\r\n- Поддержка квалифицированной электронной подписи;\r\n- Интеграция с МЭДО, ФИАС, ССТУ, порталом госуслуг и интернет-приемными; \r\n- Работа с цифровыми поручениями, включая поручения высшего регионального руководства; \r\n- Учет и обработка обращений граждан в соответствии с ФЗ №59; \r\n- Повышенные меры защиты информации, лицензии ФСБ и ФСТЭК; \r\n- Протоколирование всех действий пользователей; \r\n- Готовые маршруты для типовых процессов: входящие, исходящие, ОРД, обращения; \r\n- Возможность объединить в единой системе учреждения разных уровней — от ведомств до подведомственных организаций. \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\r\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте подробнее про функциональность ГосТЕЗИС\u003C/div>\r\n  \u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/gossector/\" class=\"cta-link\">\r\n        Узнать \r\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n\r\n## Типичные проблемы документооборота в госструктурах и как их решает СЭД \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n\u003Ctable class=\"tg\" style=\"undefined;table-layout: fixed; width: 649px\">\u003Ccolgroup>\r\n\u003Ccol style=\"width: 301px\">\r\n\u003Ccol style=\"width: 348px\">\r\n\u003C/colgroup>\r\n\u003Cthead>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Cth class=\"tg-fyfk\">Проблема \u003C/th>\r\n    \u003Cth class=\"tg-fyfk\">Как СЭД автоматизирует документооборот \u003C/th>\r\n  \u003C/tr>\u003C/thead>\r\n\u003Ctbody>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-jf6d\">Большой объем бумажных документов, сложность учета и поиска \u003C/td>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-61eu\">Централизованная регистрация и хранение, полнотекстовый поиск по всем полям карточки \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-jf6d\">Нарушение сроков исполнения поручений \u003C/td>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-61eu\">Автоматический контроль сроков, уведомления исполнителям и руководителям \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-jf6d\">Долгое согласование: документ переправляют между кабинетами и ведомствами \u003C/td>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-61eu\">Настроенные электронные маршруты согласования, подписание с ЭП \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-jf6d\">Сложность межведомственного обмена: пересылки через шлюзы, задержки \u003C/td>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-61eu\">Прямая интеграция с МЭДО, автоматическая регистрация поступающих документов \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-jf6d\">Разрозненные системы в разных учреждениях региона \u003C/td>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-61eu\">Единая платформа для всех организаций с единой базой документов \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-jf6d\">Ручная обработка обращений граждан, риск пропустить срок ответа \u003C/td>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-61eu\">Автоматический сбор обращений из всех каналов, контроль сроков, подготовка отчетности \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-jf6d\">Отсутствие мобильного доступа для руководителей \u003C/td>\r\n    \u003Ctd class=\"tg-61eu\">Мобильное рабочее место: работа с документами и поручениями с планшета или смартфона \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n\u003C/tbody>\u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n## Как внедрить электронный документооборот в государственном учреждении \r\n\r\nВнедрение СЭД в госсекторе — это поэтапный процесс. Типовая схема внедрения выглядит так: \r\n\r\n1. **Анализ текущих процессов** — инвентаризация документопотоков, выявление узких мест, определение приоритетных направлений автоматизации. \r\n2. **Выбор системы** — оценка соответствия СЭД нормативным требованиям, наличия нужных интеграций, опыта внедрений в госсекторе. \r\n3. **Настройка маршрутов** — адаптация типовых маршрутов под регламенты учреждения, настройка карточек документов и прав доступа. \r\n4. **Обучение сотрудников** — обучение ключевых пользователей, подготовка инструкций, при необходимости — обучающий портал. \r\n5. **Запуск и поддержка** — ввод в промышленную эксплуатацию, миграция документов из прежних систем, техническая поддержка на старте. \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/3dc796db35704256b68713e876345746_51db221e0d.png\" alt=\"Как внедрить электронный документооборот в государственном учреждении\"/>\r\n\r\n## ГосТЕЗИС: СЭД, разработанная для органов власти \r\n\r\n\u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/gossector/\" target=\"_blank\" >ГосТЕЗИС\u003C/a> — российская система электронного документооборота для федеральных органов власти и субъектов РФ, разработанная компанией Хоулмонт в 2010 года. Система включена в реестр Минцифры РФ, совместима с отечественными ОС (Astra Linux, RED OS, ALT Linux) и СУБД (Postgres Pro), имеет лицензии ФСБ и ФСТЭК. \r\n\r\n**Пример внедрения: Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа** \r\n\r\nВ 2020 году Правительство ЯНАО начало переход с иностранной системы Lotus Notes на ГосТЕЗИС. Задача была масштабной: одновременно подключить более 15 000 пользователей из сотен учреждений региона, перенести свыше 800 000 документов и сохранить непрерывность работы. \r\n\r\nВ результате к системе подключились **28 000 пользователей** из более чем **850 организаций** — от поликлиник до Администрации Губернатора. Ежедневно в системе создается **более 20 000 документов** и **15 000 резолюций**. Обмен документами между органами исполнительной власти ускорился с нескольких часов до секунд. \r\n\r\n### Функциональность ГосТЕЗИС \r\n\r\nГосТЕЗИС закрывает полный контур государственного документооборота: \r\n\r\n- Работа с входящими, исходящими и внутренними документами, ОРД; \r\n- Подготовка, утверждение, исполнение и контроль поручений и резолюций, работа с помощниками руководителя; \r\n- Учет обращений граждан; \r\n- Электронная канцелярия с поддержкой КЭП; \r\n- Мобильное рабочее место: онлайн и офлайн, подпись ЭП, работа с карточками документов; \r\n- Единый электронный архив документов: централизованное хранение документов с соблюдением требований Росархива;  \r\n- Единая система для всего региона: от правительства до подведомственных учреждений. \r\n\r\n### Интеграции ГосТЕЗИС с государственными системами.\r\n\r\n- МЭДО во всех форматах (2.2, 2.5, 2.7, 2.7.1) — межведомственный обмен с автоматической регистрацией и маршрутизацией; \r\n- Поддержка цифровых поручений, включая поручения губернатора и регионального правительства; \r\n- ССТУ — система мониторинга исполнения поручений;  \r\n- ФИАС — справочник адресов;  \r\n- Интернет-приемная и портал госуслуг — автоматический прием обращений граждан;  \r\n- Управленческие дашборды для регионального руководства;  \r\n- Возможность подключения к другим региональным и федеральным сервисам по API. \r\n\r\n### ИИ-ассистент в ГосТЕЗИС \r\n\r\nВ ГосТЕЗИС 4.3 появился встроенный ИИ-ассистент, который помогает сотрудникам в ежедневной работе с документами: \r\n\r\n- Готовит черновики ответов на обращения граждан и служебные письма; \r\n- Делает краткие выжимки из объемных документов;\r\n- Подбирает связанные документы и материалы по контексту; \r\n- Ускоряет поиск по базе документов; \r\n- Формирует типовые поручения и резолюции.\r\n\r\nЭто снижает нагрузку на исполнителей и ускоряет подготовку документов без потери качества. \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/9d3b01b9e7d8430b9657f14992fcba6f_60fa57dcd6.png\" alt=\"Что такое СЭД для госсектора и чем она отличается от коммерческой\"/>\r\n\r\n## FAQ \r\n\r\n**Чем СЭД для госсектора отличается от обычного электронного документооборота?**  \r\n\r\nСистемы ЭДО ориентированы на внешний обмен с контрагентами и ФНС — выполняют другую задачу. Внутренняя СЭД для госорганов автоматизирует внутренний и межведомственный документооборот: поручения, резолюции, обращения граждан, интеграцию с МЭДО и государственными реестрами, настраивает межведомственный обмен и налаживает внешнюю коммуникацию. \r\n\r\n**Какие требования предъявляются к СЭД в госсекторе?**  \r\n\r\nСистема должна соответствовать требованиям Росархива, поддерживать квалифицированную электронную подпись, интегрироваться с МЭДО, ФИАС, ССТУ и каналами обращений граждан, обеспечивать повышенную защиту информации (лицензии ФСБ, ФСТЭК) и быть включена в реестр российского ПО. \r\n\r\n**Чем регулируется документооборот государственных органов?**  \r\n\r\nФедеральными стандартами делопроизводства, требованиями Росархива, ФЗ №59 «О порядке рассмотрения обращений граждан», а также отраслевыми инструкциями по документационному обеспечению управления. \r\n\r\n**Какие документы обрабатываются в СЭД государственных органов?**  \r\n\r\nВходящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения), служебные записки, поручения и резолюции, договоры, обращения граждан, межведомственные запросы. \r\n\r\n**Какие преимущества дает СЭД государственным учреждениям?**  \r\n\r\nСокращение сроков обработки документов, прозрачный контроль исполнения поручений, исключение потерь и ошибок при ручной обработке, автоматизация работы с обращениями граждан, соответствие нормативным требованиям и возможность объединить все учреждения региона в единой системе. \r\n\r\n## Заключение \r\n\r\nЭлектронный документооборот в госсекторе — важный инструмент для эффективной работы госучреждений. Системы электронного документооборота позволяют госорганам ускорить обработку документов, обеспечить прозрачный контроль исполнения поручений и выстроить межведомственное взаимодействие в соответствии с нормативными требованиями. При этом важно выбирать решение, которое изначально создано под задачи госсектора, а не адаптировано на основе коммерческой версии. \r\n\r\n**Хотите узнать, как ГосТЕЗИС поможет выстроить эффективную работу в вашей организации? Заполните форму ниже и специалист СЭД ТЕЗИС поможет вам подобрать идеальное решение для ваших задач**.\r\n\r\n  \u003Cstyle type=\"text/css\">\r\n\t.cta-block {\r\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tcolor: #ffffff;\r\n\t\tfont-size: 20px;\r\n\t\tfont-weight: 500;\r\n\t\tborder-radius: 8px;\r\n\t\toverflow: hidden;\r\n        display: flex;\r\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\r\n        justify-content: space-between;align-items: center;\r\n\t}\r\n\t.cta-button {\r\n\t\tcolor: #293244;\r\n\t\tborder-radius: 40px;\r\n\t\tfont-size: 16px;\r\n\t\tpadding: 4px;\r\n\t}\r\n\t.cta-link {\r\n\t    display: inline-flex;\r\n\t    align-items: center;\r\n\t    background-color: #fff;\r\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\r\n\t    border-radius: 40px;\r\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\r\n\t    font-weight: 500;\r\n\t    font-size: 16px;\r\n\t    line-height: 24px;\r\n\t    color: #293244;\r\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\r\n\t}\r\n\t.arrow-icon {\r\n\t    display: inline-block;\r\n\t    width: 32px;\r\n\t    height: 32px;\r\n\t    background-color: #eaf6ff;\r\n\t    border-radius: 100%;\r\n\t    margin-left: 12px;\r\n\t    padding: 5px;\r\n\t    transition: background-color .3s ease;\r\n\t}\r\n \r\n  .table-wrapper {\r\n      width: 100%;\r\n      max-width: 960px;\r\n      border-radius: 4px;\r\n       overflow-x: auto;\r\n    }\r\n\r\n    table {\r\n      width: 100%;\r\n      border-collapse: collapse;\r\n      border-radius: 4px;\r\n      overflow: hidden;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n    }\r\n\r\n    thead tr th {\r\n      background-color: #F3F9FD;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      text-align: left;\r\n    }\r\n\r\n    tbody tr td {\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      vertical-align: top;\r\n    font-weight: 400;\r\n      color: #5D687E;\r\n    }\r\n\u003C/style>","elektronnyj-dokumentooborot-v-gosudarstvennykh-uchrezhdeniyakh-zachem-gossektoru-nuzhna-svoya-sed","2026-04-29T06:53:58.967Z","2026-06-23T08:51:33.191Z","2026-06-23T08:51:33.173Z",{"id":106,"documentId":780,"title":781,"published":9,"weight":782,"slug":783,"createdAt":784,"updatedAt":785,"publishedAt":786,"blogposts":787},"kh3egqhyukgrtxg7tu19fg7v","Портал",-8,"portal","2025-06-10T07:11:14.142Z","2025-06-10T07:17:39.942Z","2025-06-10T07:17:39.937Z",[788,800,810,820,833],{"id":789,"documentId":790,"seo_title":791,"seo_description":792,"seo_keywords":21,"title":793,"created":794,"body":795,"published":9,"weight":789,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":796,"createdAt":797,"updatedAt":798,"publishedAt":799},13,"gj96656ys4hlv42hqjb81nti","Интеграция портала и СЭД: неизбежность (часть 3)","Все о важности интеграции портала и системы электронного документооборота. Особенности интеграции и её практическая значимость.","Портал и СЭД: Интеграция неизбежна (часть 3)","2014-09-24","###### *Важно правильно выбрать пару: портал и СЭД*\r\n\r\nПожалуй, говорить об [интеграции с порталом только СЭД](https://www.tezis-doc.ru/blog/portal-uproshhaet-dokumentooborot/) было бы неправильно и слишком узко. Порталы были придуманы для того, чтобы служить единой точкой входа ко всей корпоративной информации, поэтому логичнее говорить об интеграции разных бизнес-приложений с порталом, рассматривая систему электронного документооборота как одну из многих.\r\n\r\nНо что эта интеграция дает самой СЭД? – Вот на этом можно остановиться подробнее. Если мы возьмем любую документо-ориентированную задачу за рамками традиционной канцелярии, хотя бы работу с договорами, то нам потребуется интеграция с разнообразными учетным приложениями. Так, в случае с договорами будет полезно показать в карточке его сумму и дату оплаты взяв эти данные из бухгалтерии. Конечно, программисты это сделают, если нужно.\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/67c8f28634384d31a215f3fa47c33ff4_c6163c8137.jpg)\r\n\r\nКак известно, аппетит приходит во время еды – вам захочется видеть и другие данные, относящиеся к договору – из системы управления проектами, из CRM и т.д.\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/4d650364986744ffb3f35e9dc3e99e9c_8ac8172862.jpg)\r\n\r\nТеоретически можно доработать СЭД так, что бы в карточке отображались данные из всех приложений, затратив много усилий. Но надо ли превращать СЭД в подобие портала? Лучше использовать каждую систему по прямому назначению, а интеграцию возложить на портал.\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/656453e9915f43a98babbdc3389c833f_79412ccd31.jpg)\r\n\r\nПортал позволяет показать на одном экране информацию из разных приложений, необходимую пользователю в зависимости от его роли и даже от текущего этапа бизнес-процесса. Причем портал показывает не только сами данные, но и делает доступными функции разных приложений, так что пользователю не приходится переключаться между ними для выполнения своей работы.\r\n\r\n## «ПОРТАЛ ПОРТАЛОВ»\r\n\r\nПорталы можно интегрировать и друг с другом и это довольно типичная ситуация. Допустим, у компании есть главный сайт – публичный портал и несколько специализированных – для клиентов, сотрудников и партнеров. Структура может быть и сложнее – например, у вас может быть еще портал для технической поддержки, на который можно попадать из клиентского или партнерского разделов.\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/e0f44bbcb11d4a98aef517b5983b80e6_9476f41ec8.png)\r\n\r\nПо сути каждый из них это отдельное веб-приложение, со своими данными и бизнес-логикой. При этом вам бы хотелось иметь единую авторизацию (single sign-on), использовать какие-то общие блоки в разных порталах и т. д.\r\n\r\n## КАК ПОДОБРАТЬ ПОДХОДЯЩУЮ ПАРУ «ПОРТАЛ + СЭД»\r\n\r\nНа рынке много порталов и много систем документооборота. Разумеется, не все их попарные комбинации одинаково хороши. Перебирать опытным путем заведомо плохой путь — как и искать себе пару таким способом. Выбирать продукты «лучшие в своем классе», а потом их интегрировать тоже может не сработать, о совместимости надо подумать заранее.\r\n\r\nВ общем, как обычно, однозначного совета дать нельзя. Можно лишь предложить несколько критериев, которые помогут соориентироваться:\r\n\r\n- Общий стек технологий. Совместное использование портала и СЭД подразумевает не однажды выполненный проект по интеграции, а постоянное развитие, «допиливание» системы. Поэтому важно, чтобы они использовали одни и те же технологии.\r\n\r\n- Один поставщик. Весьма желательно, чтобы портал и СЭД были от одного поставщика, это упростит вам жизнь.\r\n\r\n- Развитая базовая функциональность. Это больше относится к порталу – должны быть доступны «из коробки» разнообразные полезные функции, чем больше, тем лучше. Конечно, все можно разработать, но зачем тратить время на стандартные вещи?\r\n\r\n- Готовая интеграция с СЭД. Практически идеальный вариант, если обе системы по своим характеристикам вас в целом устраивают. Лучше поработать над пользовательским интерфейсом, разными мелкими деталями и настройками, чем самостоятельно заниматься интеграцией на серверном уровне.\r\n\r\nКак вариант – ТЕЗИС: Портал и документооборот, все уже интегрировано работает.\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/83298ed18aeb4f66bb9277c2f5e3da60_ac74a6f96d.png)","portal-integratsiya-neizbezhna","2025-06-10T07:11:06.289Z","2026-06-23T08:51:31.335Z","2026-06-23T08:51:31.321Z",{"id":186,"documentId":801,"seo_title":802,"seo_description":803,"seo_keywords":21,"title":804,"created":794,"body":805,"published":9,"weight":186,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":806,"createdAt":807,"updatedAt":808,"publishedAt":809},"lf5g7ixbe5jgk8cqsqpcjef3","Портал упрощает электронный документооборот: полезные инструменты","Полезные инструменты портала для упрощения электронного документооборота. Возможности портала для эффективного документооборота.","Портал упрощает электронный документооборот (часть 2)","###### *Интеграция портала и СЭД поможет эффективнее решать ежедневные вопросы*\n\nТрадиционные управленческие практики сформировались в до-ИТ-эпоху и полагались исключительно на бумажные документы, поскольку другой альтернативы не было. Поэтому в организациях до сих пор принято по любому поводу писать служебные записки или заявки, оформляя их по всем правилам, как настоящие документы, будь то даже заявка на карандаши и ластики. Внедрение СЭД и [перевод этих документов в электронный вид](https://www.tezis-doc.ru/blog/vvod-dokumentov-v-sed-s-chego-nachat/) по сути ничего не меняет: процесс не становится более эффективным. Ваш секретарь вместо пачки бумажных заявок получит кучу файлов doc или pdf, может даже с ЭЦП-визой руководителя, если очень заморочиться, и ей придется вручную сводить данные в общую заявку, чтобы закупить все нужное, а потом контролировать выдачу канцтоваров по подразделениям. Как мы видим, СЭД в этой и в других подобных ситуациях пользы принести не может. А что портал? В портале легко реализуются различные функции корпоративного самообслуживания – заказ канцтоваров, визиток, пропусков, билетов, переговорных. И делается это не путем переписки между конкретными людьми, как принято в СЭД, а путем заполнения электронных форм и получения уведомлений от системы.\n\n## ДОКУМЕНТООБОРОТ — ДЕЛО НЕ ТОЛЬКО ВНУТРЕННЕЕ\n\nМы привыкли, что документы извне попадают в СЭД через канцелярию. Но почему бы не использовать портал для взаимодействия с клиентами и партнерами? Пусть они отправляют вам документы через личный кабинет на портале и там же получают ответы на свои запросы. Если по закону все еще нужен бумажный документ, его можно доставить обычным способом, но бизнес-процессы все равно ускорятся. За примерами далеко ходить не надо: на сайте letters.kremlin.ru гражданин может написать электронное обращение Президенту, и оно будет рассмотрено, так же, как и бумажное письмо. Что при этом происходит: ваше обращение фактически инициирует цепочку бизнес-процессов в органах власти, начиная от Администрации Президента и заканчивая может быть вашей районной управой, если вопрос в ее ведении. А портал является точкой входа для этого сквозного бизнес-процесса. Конечно, можно пересылать документы просто по e-mail, но минусы электронной почты тоже всем известны – сложности с поиском информации, трудно отследить, решен вопрос или нет, хлопотно интегрироваться с другими приложениями. По сравнению с электронной почтой портал выигрывает в плане лучшего представления информации, возможности контролировать ход процесса, анализировать работу с конкретным клиентом или со всеми, отображать данные из других приложений. Если вернуться к примеру с обращениями граждан: портал работает не просто как канал доставки обращений в органы власти, через него же реализуется обратная связь. Гражданин в личном кабинете может видеть, куда передано его обращение, срок ответа и т. д.\n\n## НАЙТИ НУЖНОГО ЧЕЛОВЕКА ЗНАЧИТ РЕШИТЬ ВОПРОС\n\nИзвечная проблема в больших и даже в не очень больших организациях – найти человека, который обладает нужной информацией или полномочиями, чтобы решить вопрос. Бюрократическая парадигма предлагает простой путь – в любой непонятной ситуации пиши своему руководителю, пусть он разбирается. И так пустяковый вопрос, который можно было бы решить одним звонком или письмом коллеге из соседнего отдела доходит порой до генерального директора, если действовать строго формально. Конечно, в реальной жизни нас выручают неформальные отношения и человеческие коммуникации, многие вопросы решаются в горизонтальном взаимодействии, не обязательно каждый раз задействовать всю «вертикаль власти». Однако, СЭД здесь снова не помощник. Одного справочника сотрудников с должностями и даже телефонами недостаточно чтобы узнать об их полномочиях и компетенции. А вот личные профили сотрудников на портале вполне могут содержать такую информацию. Конечно, надо еще внедрить такую корпоративную культуру, чтобы сотрудники заполняли и обновляли свои профили, но это уже другая история. Перво-наперво нужно обеспечить техническую возможность и это решается при помощи портала.\n\n## ЧИТАТЕЛЕЙ ВСЕГДА БОЛЬШЕ, ЧЕМ ПИСАТЕЛЕЙ\n\nСЭД — удобная среда для разработки, согласования и утверждения документов. Но этой работой занято малое число «писателей», тех кто создает новые документы. За то «читателей», тех, кто использует готовые документы в своей работе гораздо больше и портал идеально подходит для них в качестве своего рода информационной панели, чтобы легко находить нужную информацию и узнавать об изменениях. Иногда в СЭД работают только 5-10% от общего числа сотрудников. Но для автоматизации бизнес-процессов могут использоваться различные приложения — ERP, BPM, CRM и другие, так что низкий уровень подключенности к СЭД/ECM вовсе не свидетельствует о низком уровне автоматизации в целом. \n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/947abe7d0a9b450c812438dc2b321937_a0e83f0b18.jpg)\n\nСоздаваемые в СЭД документы – приказы, распоряжения, инструкции, утвержденные типовые формы договоров, анкеты, и различные другие документы должны быть доведены до каждого сотрудника. Конечно, можно их распечатать и повесить на доске объявлений при входе в офис или на проходной. Или разослать по электронной почте, где они канут в небытие на следующий же день. Но есть способ лучше: публиковать важные документы из СЭД на портале, чтобы с ними могли ознакомиться все, кому положено – и при этом не заставляя людей изучать систему электронного документооборота.\n\nПродолжение темы читайте в новой статье блога [«Портал и СЭД: интеграция неизбежна»](https://www.tezis-doc.ru/blog/portal-integratsiya-neizbezhna/).","portal-uproshhaet-dokumentooborot","2025-06-10T07:11:06.393Z","2026-06-23T08:51:31.368Z","2026-06-23T08:51:31.353Z",{"id":39,"documentId":811,"seo_title":812,"seo_description":813,"seo_keywords":21,"title":814,"created":794,"body":815,"published":9,"weight":39,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":816,"createdAt":817,"updatedAt":818,"publishedAt":819},"g5s7774oy80leufllqfnmd83","Портал и СЭД: Как совместно существовать (часть 1)","Совместное существование портала и СЭД  в организации. Все о взаимодействии между порталами и СЭД, их возможностях и преимуществах.","Портал и СЭД: Как жить вместе (часть 1)","###### *Поскольку функции портала и СЭД пересекаются, среди пользователей есть тенденция решать бизнес-задачи с помощью одного продукта. Тем не менее от совместного их использования плюсов больше*\n\nКорпоративные порталы и СЭД/ECM-системы идут по рынку рука об руку примерно с 2000 года, решая, с одной стороны, весьма близкие, но все же различающиеся по стилю взаимодействия пользователей с информацией задачи. Наблюдается и некоторое пересечение по функциям, что приводит к попыткам решить весь комплекс задач при помощи лишь какого-то одного продукта. Гибкость современных систем позволяет «изогнуть» их под любые требования, но зачем это делать, когда от совместного использования портала и СЭД плюсов больше, чем от усиленной кастомизации какого-то одного продукта.\n\n## ПОРТАЛ + СЭД, КЛЮЧЕВЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА:\n\n- Сокращение рутинного внутреннего документооборота, замена его сервисами корпоративного самообслуживания.\n\n- Инициирование бизнес-процессов путем взаимодействия через портал с клиентами и партнерами вместо традиционной переписки.\n\n- Оперативное ознакомление сотрудников, не подключенных к СЭД, с нормативными и организационно-распорядительными документами посредством их публикации на портале.\n\n- Укрепление горизонтальных связей и обмен знаниями в организации за счет коммуникаций через портал позволяет оптимизировать потоки работ.\n\n- Интеграция приложений при помощи портала технически и методологически проще, чем взаимная интеграция отдельных приложений.\n\nДавайте прежде разберемся в чем разница и в чем сходство портала и СЭД, а потом – зачем нужна их интеграция и какие преимущества это дает. Возьмем для начала портал. Здесь все на виду – новости, важные документы, текущие задания, уведомления, контакты, таксономия (хотя бы в виде структуры папок). Пользователь сам решает, чем ему заняться в данный момент и какая информация для этого понадобится. Цель портала — дать максимально широкий обзор информации, обеспечив персонализацию ее представления.\n\nА теперь посмотрим на СЭД — и нам откроется совсем другая картина. Система «ведет» пользователя от одной задачи к другой, будь он самый главный руководитель или рядовой исполнитель. Пользователь реагирует на поступающие к нему документы и поручения, делает свою часть работы и передает эстафету дальше. Невольно напрашивается аналогия со знаменитым конвейером Генри Форда, где рабочий должен закручивать свою гайку, а не думать о машине в целом. Цель СЭД – быть таким конвейером по обработке документов, фокусируя внимание пользователя на конкретной текущей работе.\n\nХорошо это или плохо? Такая постановка вопроса лишена смысла, потому что надо учитывать более широкий контекст. Для типовых повторяющихся задач, идущих сплошным потоком, это скорее хорошо, потому что сотрудник не отвлекается ни на что лишнее, а выполняет то, что предписано регламентом: в канцелярии регистрируют документы, директор пишет резолюции, исполнители готовят ответы, согласуют документы и так далее.\n\nНо есть активности и другого рода, в режиме «принести то, не знаю что», когда нужно подумать, покопаться в разных источниках, пообщаться с коллегами и, что самое интересное, такая необходимость может возникнуть даже в ходе отлаженного рутинного бизнес-процесса, когда случается что-то нестандартное или просто приходит новый человек на какую-то позицию и ему надо разобраться в делах.\n\n## ПОРТАЛ И СЭД – ЧТО ОБЩЕГО\n\nХранение и организация документов, вот что объединяет портал и СЭД! Обе системы прекрасно подходят для того, чтобы построить корпоративную библиотеку документов, структурировать ее понятным для бизнеса образом, дать удобные средства поиска. Кроме того, в обеих системах имеются функции для коллективной работы и управления задачами.\n\nВ этой похожести и есть ловушка: может показаться, что достаточно «прикрутить» к порталу workflow-движок, и он вполне справится с задачами СЭД. Или наоборот: доработать интерфейс СЭД, сделав его «порталоподобным». Оба варианта неконструктивны, потому что кроме внешнего сходства есть еще архитектурные и функциональные различия, которые нельзя игнорировать. Но об этом чуть ниже.\n\nКорпоративные порталы и СЭД/ECM-системы занимаются, в общем-то, одним делом – управлением контентом (Content Management), где под контентом понимается очень широкий набор вариантов – документы, веб-страницы, каталоги товаров, веб-формы, фотографии, видео – любая неструктурированная или полуструктурированная информация. Поэтому некоторое функциональное пересечение неизбежно. Вопрос в том, как это использовать наилучшим способом. Как правило, управление документами в ECM реализовано гораздо богаче, чем в порталах. Зато портал позволяет агрегировать информацию из разных источников и персонализировать ее представление, что отнюдь не сильная сторона СЭД. Так что, в единой связке СЭД и портал работают эффективнее.\n\nПродолжение темы в наших материалах «[Портал упрощает электронный документооборот (часть 2)](https://www.tezis-doc.ru/blog/portal-uproshhaet-dokumentooborot/)» и «[Портал и СЭД: интеграция неизбежная (часть 3)](https://www.tezis-doc.ru/blog/portal-integratsiya-neizbezhna/)». ","portal-i-sed-kak-zhit-vmeste","2025-06-10T07:11:06.497Z","2026-06-23T08:51:31.401Z","2026-06-23T08:51:31.388Z",{"id":821,"documentId":822,"seo_title":823,"seo_description":824,"seo_keywords":825,"title":826,"created":827,"body":828,"published":9,"weight":821,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":829,"createdAt":830,"updatedAt":831,"publishedAt":832},27,"c3marhuxcdjp1q2h88ycq7w2","Корпоративная система электронного документооборота, корпоративный портал для сотрудников | СЭД ТЕЗИС","«ТЕЗИС: Портал» объединяет документооборот с функциональностью корпоративной соцсети и внутреннего портала. Корпоративная лента новостей, форум, база знаний.","Корпоративная лента новостей, форум, база знаний.","Корпоративная система электронного документооборота","2016-03-23","Несмотря на то, что социальные сети вошли в нашу жизнь всего несколько лет назад, они уже серьезно влияют на то, как мы делаем многие вещи. В том числе это касается и ведения дел в бизнесе. Многие предприниматели, к примеру, уже оценили возможности социальных медиа в плане промоутирования своего бренда во внешней среде: SMM в наши дни — очень востребованная услуга. Ряд компаний, особенно за рубежом, сейчас пытается пойти еще дальше, внедрив использование соцсетей во внутреннюю корпоративную культуру.\n\nНет, это не значит что нужно идти к начальнику ИТ-отдела и срочно требовать разблокировать сотрудникам «синюю соцсеть». Речь идет не о том, чтобы приспособить для деловой активности популярные социальные сети (как это работает в случае маркетинга), а о том, чтобы развить внутри организации культуру обмена информацией и групповой креативной деятельности.\n\nЗадумаемся: как это происходит сейчас? Обмен информацией и продуктивное общение между сотрудниками, в результате которого решаются текущие вопросы по проектам, ведется либо в строго формальной обстановке (совещание, видеоконференция), либо, попросту говоря, где попало: за обедом, в курилке, в стихийно возникающих чатах в корпоративном мессенджере и групповых обсуждениях по e-mail.\n\nМежду тем, такое общение можно и нужно систематизировать. Проекты, ведущиеся внутри компании, могут значительно выиграть от того, что сотрудники будут общаться по текущим вопросам без отрыва от работы над сопутствующими им документами. Возможность для этого дают современные технологии электронного документооборота — такие как интранет-соцсети и [внутренние корпоративные порталы](https://www.tezis-doc.ru/features/tezis-portal/).\n\n## РАЗНИЦА МЕЖДУ КОРПОРАТИВНОЙ СОЦСЕТЬЮ И КОРПОРАТИВНЫМ ПОРТАЛОМ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d7afd9f269114e0398cf26023a0076bf_6ba96d0292.jpg)\n\nБизнес-приложения, которые сейчас называются корпоративными соцсетями и корпоративными интранет-порталами, на самом деле — одни из самых причудливых гибридов ежа и ужа, которые только могли вывести разработчики и запустить в корпоративную среду обитания. Де-юре это два разных класса приложений, каждый со своим собственным назначением. Де-факто все намного более запутанно.\n\nВ самом широком смысле, корпоративная соцсеть — это бизнес-ориентированное приложение, обладающее функциями социальной сети, то есть, в идеале дающее сотрудникам возможность создавать свои профили, объединяться в сообщества, вести дискуссии по рабочим (и не только) вопросам, читать корпоративную ленту новостей, загружать фото и так далее.\n\nКорпоративный интранет-портал, в свою очередь — это внутренний сайт компании для унифицированного доступа к информации и приложениям. То есть, портал, по сути, является внутренним хранилищем знаний компании, доступным через веб-браузер. На портале хранится список сотрудников, корпоративная телефонная книга, адресная книга, различные расписания, шаблоны документов для взаимодействия с бухгалтерией или отделом кадров, список доступных интранет-сервисов, файловая корзина и так далее.\n\nНа практике разработчики стараются по максимуму устроить этим двум видам приложений перекрестное опыление. Корпоративному порталу прививаются функции соцсети (ведение профилей сотрудников, функции чата, лента новостей и так далее), в интранет-соцсеть пересаживают функции портала (файловое хранилище, календарь, адресная книга, интеграция с внутренними приложениями и тому подобное).\n\nПолученное детище зоны радиационного отчуждения еще и пытаются «привести в ногу со временем», таща в него функции популярных интернет-сервисов, такие как блоги, микроблоги или элементы компьютерных игр (яркий пример — возможность присуждения сотрудникам бейджей типа «лучший работник месяца»). В иных случаях — пытаются собрать некое подобие «универсального солдата», вводя в него функции других корпоративных приложений, таких как виртуальная АТС, система документооборота и управления бизнес-процессами или CRM.\n\nСамое интересное здесь то, что творящееся в этой сфере разностороннее смешение — абсолютно нормальная тенденция. Такое развитие корпоративного портала, корпоративной соцсети и систем автоматизации бизнеса отражает стремление автоматизировать то, что ежедневно происходит в каждой фирме — обмен внутрикорпоративной информацией и ее обсуждение. Представьте себе группу сотрудников, обсуждающих утвержденный директором приказ, вывешенный на доске объявлений. Для любой компании еще 10-15 лет назад — нормальная картина.\n\n## БУДЕМ БОЛТАТЬ ИЛИ РАБОТАТЬ?\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/6b6d95cd3e0143b993108b34e82969b5_f86cdafc4d.jpg)\n\nОсновная проблема сращивания корпоративного портала и возможностей соцсети — это построение такой архитектуры приложения, которая бы располагала к работе.\n\nСколько бы вам ни предлагали «заработать в соцсети», это не меняет того факта, что социальные сети — это, в первую очередь, средство развлечения, а развлекаются все люди по-разному. И вводя в корпоративный обиход элементы социальных медиа, необходимо учитывать две вещи:\n\n- что это такие элементы, которые не мешают основному рабочему процессу;\n\n- что это такие элементы, которые действительно интересны сотрудникам.\n\nВ самом деле, давая сотрудникам возможность свободной коммуникации в рабочее время, нельзя допускать, чтобы коммуникация велась не по делу. К примеру, личный микроблог сотрудника — это отдельный повод для раздумий. В расслабленной атмосфере многих компаний, особенно с горизонтальной иерархией управления, никто не гарантирует, что секретарь не решит завести в своем микроблоге #кэтстаграм. Или что отдел маркетинга не организует у себя в сообществе девичник. У нас самих иной раз чешутся руки запустить твиттер «Подслушано в Хоулмонте», а система микроблогов на корпоративном портале — это же железобетонная гарантия того, что нас будут читать! Шутки в сторону, при отсутствии утвержденного руководством и обязательного к исполнению регламента работы с порталом такие социальные функции могут превратиться в отвлекающий фактор.\n\nДругая сторона медали — вещи, которые в корпоративной социальной сети просто никому не нужны. К примеру, во внутрикорпоративный блог зачастую просто нечего писать. Да, мы пробовали. У нас был блог, и сначала мы пытались публиковать туда отчеты о внутрикорпоративных мероприятиях — тех самых, на которых все были и видели все своими глазами. В итоге выяснилось, что такое лучше репостить в личных социальных сетях, где сотрудники могут рассказать друзьям, что творится у них на работе. Тогда мы решили сделать из блога базу знаний: стали писать туда статьи о внутрикорпоративных Java-разработках и прочие полезности. Аналогичным образом спустя несколько месяцев все эти материалы «переползли» на Хабрахабр, который привыкли и любят читать наши разработчики.\n\n\u003Ca href=\"https://habr.com/company/haulmont/blog/\" rel=\"nofollow\" target=\"_blank\">Примеры наших статей на Хабре\u003C/a>\n\nМодная сейчас геймификация корпоративных приложений — отдельный вопрос. Геймификация суть применение методик, характерных для компьютерных игр, в неигровых процессах. Аналитики Gartner прогнозировали, что уже к 2015 году технологиями геймификации воспользуются до половины всех организаций. Вероятно, где-то прогноз и сбылся, и более чем 70 % организаций из списка Global 2000 уже используют минимум одно игрофицированное приложение в корпоративном формате — но явно не у нас.\n\nБеглый обзор рынка внутрикорпоративных порталов и соцсетей показывает, что вопрос геймификации здесь в основном сводится к использованию в бизнес-приложениях сценарных элементов, характерных для геймплея — таких как виртуальные награды, статусы, очки за эффективно выполненную работу. То есть, к воспроизведению методов нематериальной мотивации сотрудников, что в стране, которую мы потеряли, решалось при помощи похвальных грамот и доски «Наши передовики». Нужна ли вам для этого специальная программа — решать исключительно вам.\n\n## КОГДА СОЦИАЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ НЕ МЕШАЮТ, А ПОМОГАЮТ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/ca6aae04ddbc4cdc8b83016cecf10df5_05c3e5bec9.jpg)\n\nСегодня сотруднику любой организации ежедневно приходится выполнять множество задач. Работа отнимает большую часть жизни сотрудника, и поэтому многие компании идут на ухищрения, чтобы создать у сотрудника иллюзию «жизни в офисе», воспроизводя ему те развлечения, к которым он привык дома — от корпоративного спортзала до корпоративной соцсети. Это, безусловно, важно, так как повышает лояльность сотрудников к компании.\n\nНо работа — это работа, а дом — это дом. У компании есть задачи для отдельных сотрудников или рабочих групп, которым даются сроки и бюджет, и от которых ожидается решение. И с точки зрения производительности компании, корпоративная соцсеть должна быть в первую не средством завоевания лояльности сотрудников, а инструментом повышения скорости решения задачи.\n\nПоэтому при выборе корпоративного портала или интранет-решения, включающего социальные функции, необходимо обращать внимание на те из них, которые будут своего рода входной точкой в жизнь компании — и через нее непосредственно в рабочий процесс.\n\nТакими социальными функциями могут быть:\n\n- **Лента новостей**. В социальной сети это первое, что видит пользователь, заходя на сайт. В ленте новостей отображаются последние сообщения, опубликованные пользователями и сообществами, на которые подписан юзер. В корпоративной ленте новостей пользователь, в свою очередь, должен иметь возможность ознакомиться с актуальной информацией из жизни фирмы — в нее можно транслировать уведомления о изменениях в правилах поведения в офисе, выходных, заработной плате и пр., а также последние пресс-релизы. Последнее очень важно для сотрудников, работающих с клиентами — ведь им приходится поддерживать имидж компании перед клиентами.\n\n- **Персональный профиль**. Страница в соцсети заполняется самим пользователем и в своем развлекательном варианте несет в себе массу личной информации о владельце — об его внешности, образовании, местах работы и службы, вкусах и предпочтениях, семейном положении и т.д. Для рабочего профиля вполне достаточно страницы с фото, должностью и рабочими контактами. Вряд ли для решения рабочей задачи вам понадобится знать, что менеджер по продажам А. увлекается автотуризмом, а юрист Б. находится в активном поиске.\n\n- **Список друзей**. В развлекательных соцсетях друзья находят друг друга сами. Пользователь модерирует свой круг общения, удаляя ненужные контакты и выделяя близкие. В корпоративной сети такой вседозволенности, разумеется, быть не может — возможность добавить начальника в «черный список» вряд ли приведет к чему-то хорошему. Поэтому на корпоративном портале пользователю должен быть доступен список всех сотрудников компании с возможностью поиска, позволяющий найти любого человека, с которым ему предстоит выполнить общую задачу, и связаться с ним.\n\n- **Мультимедиа**. В социальных сетях это, как правило, картинки, аудио и видео — поле вечной битвы между владельцами сайтов и правообладателями. На корпоративном портале актуальны другие типы контента — в первую очередь, текстовые. Если в компании применяется электронный документооборот, что такое текстовый контент, объяснять не нужно — это могут быть шаблоны документов для взаимодействия с бухгалтерией и отделом кадров, техническая документация, различного рода положения, инструкции, правила и другие документы, распространяющиеся на всю компанию, а не на какой-то конкретный проект. Возможна также организация корпоративных фотоальбомов.\n\n- **Личные сообщения**. Общение пользователей друг с другом — одна из ключевых функций любой социальной сети. Поэтому корпоративный мессенджер с возможностью отправки сообщений пользователям, находящимся на портале в режиме онлайн, на портале должен быть.\n\n- **Оповещения**. Назойливое окошко с автоматическим напоминанием «сегодня празднуется День шахтера — поздравьте друзей», знакомое всем пользователям самой популярной в России соцсети, в корпоративной среде может быть вполне полезным. Например, автоматически уведомлять всю компанию о важных новостях отрасли, курсах валют, погоде или о том, что в системе зарегистрировался новый сотрудник. (Или что у начальника департамента день рождения и пора скидываться на подарок).\nТаким образом, начиная день с просмотра портала, пользователь сможет быстро охватить взглядом происходящее в компании, а затем перейти непосредственно к работе. Этому должен способствовать второй важный шаг — интеграция портала с системой, непосредственно автоматизирующей работу компании.\n\n## КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ — ВХОДНАЯ ДВЕРЬ В РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/2a442eee6d6245a0961b3a60c22e7f5e_858ed49bed.jpg)\n\nЧто делает офисный сотрудник, приходя на работу? Делает чашку кофе, разбирает почту, узнает свои рабочие задачи на день и начинает трудиться. При наличии системы автоматизации бизнеса и корпоративного портала, интегрированного с ней, план работ на день будет у пользователя перед глазами вместе с корпоративными новостями.\n\nКонечно, никаких рекомендаций по интеграции здесь нет и быть не может, потому что здесь все зависит от того, какая система главным образом автоматизирует работу компании. Если это CRM — значит, пусть будет CRM. В случае наших заказчиков это система документооборота ТЕЗИС, для которой есть входная точка в виде корпоративного портала с функциями соцсети — «ТЕЗИС:Портал». Электронный документооборот использует не каждая фирма, желающая внедрить портал, но мы можем сказать, что эти вещи взаимосвязаны. Если уже есть желание иметь корпоративный портал, то электронный документооборот фирме, вероятно, тоже скоро понадобится.\n\n«ТЕЗИС:Портал» объединяет социальные функции корпоративного веб-портала, о которых рассказывалось выше (а по желанию пользователей, еще и другие — доступно более 60 различных модулей) с инструментами системы, обеспечивающей электронный документооборот компании, такими как управление [задачами](https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control/), [документами](https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/) и [канцелярией](https://www.tezis-doc.ru/features/paperwork-automation/).\n\nПосещая «ТЕЗИС:Портал», пользователь авторизуется и в системе ТЕЗИС, благодаря чему портал «подтягивает» из системы электронного документооборота, вход в которую осуществляется автоматически, задачи, назначенные пользователю к исполнению, документы, присланные на согласование, ознакомление или регистрацию, и показывает их в иерархической структуре прямо на главной странице портала. Таким образом, пользователь сразу видит, чем ему предстоит сегодня заняться, переходит к карточке задачи или документа непосредственно с портала и приступает к работе.\n\nКроме того, портал отображает уведомления, которые автоматически генерирует пользователю система ТЕЗИС — к примеру, о том, что определенный документ отклонен. Учитывая, что дело происходит в корпоративной соцсети, гневный вопрос «Как, уже в третий раз?!» можно задать отклонившему в реальном времени, используя встроенный мессенджер. Дискуссию можно перенести и непосредственно в СЭД ТЕЗИС, используя функциональность комментариев к карточке. Для компаний, использующих СЭД ТЕЗИС, чтобы автоматизировать электронный документооборот, практика подобного обсуждения документов и задач является привычной.\n\nДвусторонняя интеграция дает возможность отправки документов из системы ТЕЗИС для публикации на портале. Таким образом можно быстро и удобно доводить до сведения сотрудников только что утвержденные приказы, положения и регламенты. Так, социальные и деловые функции двух приложений плавно перетекают друг в друга — не мешая рабочему процессу, а способствуя ему.\n\nПортал дает возможность быстрого обмена документами между разными департаментами организации и отделом ДОУ. Документ, загруженный с портала, автоматически отправляется в систему электронного документооборота — электронное дело, в которое будет включен документ, ведется соответствующим сотрудником, до которого в условиях отсутствия социальных функций портала нужно еще дойти ногами.\n\nПри интеграции системы электронного документооборота и корпоративной соцсети общение между сотрудниками ведется не в стихийной форме — оно непосредственно привязано к обсуждаемому документу или задаче. Такая систематизация социального взаимодействия между сотрудниками, по нашему мнению, ориентирована на продуктивность работы и не включает в себя ничего лишнего.\n\nКонечно, нашу попытку «скрестить ежа с ужом» нельзя назвать идеальной — мы все же делаем упор на электронный документооборот, минусы которого известны. Стандарты в данной сфере практически отсутствуют, и разработчики корпоративных порталов и внутрикорпоративных социальных медиа, как гласит популярный статус в соцсети, пока что «находятся в активном поиске». Для компаний, не планирующих электронный документооборот, сравнение других продуктов с вышеописанным будет не лишним.\n\nРАЗУМНАЯ КОММУНИКАЦИЯ — КЛЮЧ К ПРОДУКТИВНОСТИ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/c796e5ec353a4752866d80963ca99826_0715ae9f82.jpg)\n\n**Возможности, предлагаемые социальными сетями, могут дать преимущества вашему интранету, так как пользователи давно знакомы с социальными медиа и привыкли к их влиянию на свою жизнь. Современный сотрудник пользуется соцсетями интуитивно, и эти фактором не стоит пренебрегать.**\n\n**Корпоративный портал — незаслуженно забываемый и многим не вполне понятный инструмент для внутренней коммуникации. Он способен повысить эффективность работы сотрудников, их лояльность к компании и помочь создать общую базу знаний для работников организации.**\n\n**Корпоративный портал, интегрированный с системой документооборота, унифицирует коммуникации во внутрикорпоративной среде и дает новые возможности для взаимодействия между работниками организации.**","korporativnyj-portal-i-sed-kak-obedinit-rabotu-s-dokumentami-i-sotsset","2025-06-10T07:11:08.105Z","2026-06-23T08:51:31.834Z","2026-06-23T08:51:31.820Z",{"id":433,"documentId":574,"seo_title":575,"seo_description":576,"seo_keywords":21,"title":577,"created":578,"body":579,"published":9,"weight":580,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":581,"createdAt":582,"updatedAt":583,"publishedAt":584},{"id":314,"documentId":835,"title":836,"published":9,"weight":837,"slug":838,"createdAt":839,"updatedAt":840,"publishedAt":841,"blogposts":842},"zs46icam7xuckrwa0pqu4ki8","Проекты внедрения",-9,"proekty-vnedreniya","2025-06-10T07:11:14.246Z","2025-06-10T07:17:40.052Z","2025-06-10T07:17:40.047Z",[843,844],{"id":660,"documentId":661,"seo_title":662,"seo_description":663,"seo_keywords":21,"title":664,"created":665,"body":666,"published":9,"weight":660,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":667,"createdAt":668,"updatedAt":669,"publishedAt":670},{"id":730,"documentId":731,"seo_title":732,"seo_description":733,"seo_keywords":734,"title":735,"created":736,"body":737,"published":9,"weight":730,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":738,"createdAt":739,"updatedAt":740,"publishedAt":741},{"id":325,"documentId":846,"title":847,"published":9,"weight":848,"slug":849,"createdAt":850,"updatedAt":851,"publishedAt":852,"blogposts":853},"etfuncc9swrp9no4kz5jio7h","Разработка СЭД изнутри",-10,"razrabotka-sed-vzglyad-iznutri","2025-06-10T07:11:14.373Z","2025-06-10T07:17:40.158Z","2025-06-10T07:17:40.153Z",[854,866,878,890],{"id":855,"documentId":856,"seo_title":857,"seo_description":858,"seo_keywords":21,"title":859,"created":860,"body":861,"published":9,"weight":855,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":862,"createdAt":863,"updatedAt":864,"publishedAt":865},35,"lxqfnglorzy09iqrcjo2b13e","Техническая поддержка СЭД ТЕЗИС: решение любых проблем","Узнайте о нашей технической поддержке для СЭД ТЕЗИС. Мы готовы помочь вам решить любые технические проблемы быстро и эффективно.","Техническая поддержка СЭД ТЕЗИС: На короткой ноге с любыми проблемами","2016-06-22","Отдел технической поддержки — “горячая точка” любой ИТ-компании. Здесь ежедневно происходит интенсивное взаимодействие с клиентами, уже использующими программное обеспечение, созданное разработчиком. Отношения клиентов и техподдержки любого ПО — это буря эмоций, жалоб, споров, компромиссов, успешных решений и добрых советов. В случае корпоративных систем техническая поддержка — это необходимый ресурс для поддержания жизнедеятельности системы. Специалисты техподдержки знают систему досконально, до последнего уголка. Немного внутренней кухни: каждому новому сотруднику проекта ТЕЗИС необходимо сдать экзамен на знание фунциональности системы, и принимают его строгие экзаменаторы — сотрудники отдела технической поддержки.\n\nОтдел техподдержки — это первая инстанция, в которую должен обращаться представитель клиента, если с системой внезапно возникли проблемы. Некоторые предпочитают написать своему менеджеру по продажам или, в случае проектного внедрения, самому руководителю проекта. Но менеджер по продажам не обладает достаточной технической компетентностью для решения возникшей проблемы, а руководитель проекта внедрения занят общей стратегией внедрения системы в компании, и ваши вопросы от него все равно отправятся в отдел технической поддержки — в случае заключенного договора на ее предоставление. Иначе ему придется отрываться от более важных для внедрения СЭД в вашей компании дел и искать решение мелких проблем (зачастую при помощи того же отдела техподдержки).\n\nТаким образом, поток обращений в техническую поддержку идет постоянно. В случае СЭД ТЕЗИС этот поток упорядоченный. Рассказываем, как нам это удалось.\n\n## ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА СЭД НА БАЗЕ САМОЙ СЭД? ВОЗМОЖНО? ВОЗМОЖНО!\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/27bbc00a06664cef85e01d62bd6df299_3a3e7dcd62.png)\n\nКогда число наших клиентов превысило добрую сотню, стало понятно, что консультировать каждого по скайпу или электронной почте — гиблое дело. Тогда родилась идея разработки системы, специально “заточенной” под работу техподдержки ТЕЗИС.\n\n“*Сначала мы использовали систему, написанную на платформе Jmix (ex-CUBA Platform). По сути, это был доработанный ТЕЗИС. Но она была сделана давно и практически не дорабатывалась. В ней работали только мы сами, ставя задачи и выполняя их. Сейчас же мы даем доступ самим клиентам, чтобы они ставили нам задачи*”, — рассказывает **Екатерина Королева**, ведущий сотрудник технической поддержки СЭД ТЕЗИС.\n\nДа, мы сделали наш хелпдеск на базе собственной СЭД. Между прочим, именно поэтому в возможности СЭД ТЕЗИС [входит](https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control/) организация служб Help Desk и Service Desk.\n\nКак нужно было доработать СЭД ТЕЗИС, чтобы получить из нее полноценную систему технической поддержки?\n\n**1. Настроить автоматическую регистрацию задач из писем**\n\nПостановка задач осуществляется представителями заказчиков лично в системе или автоматически, вследствие поступления письма на почтовый ящик\n\n**2. Настроить автоматическую рассылку уведомлений клиентам по статусам задач**\n\nПроизводится рассылка почтовых уведомлений о том, что сотрудник технической поддержки начал работу.\n\n**3. Настроить регулярную рассылку напоминаний клиентам и сотрудникам отдела поддержки**\n\nРеализован планировщик задач, обеспечивающий рассылку один раз в три дня Инициаторам почтовых уведомлений о необходимости принятия решений по задачам, ожидающим уточнения или подтверждения в ТЕЗИС.\n\n**4. Настроить автоматическое закрытие задач в статусе Выполнена и Требует уточнения при отсутствии ответа клиента**\n\nРеализован планировщик задач, производящий ежедневное автоматическое закрытие задач, назначения по которым «зависли» у Инициатора дольше, чем на величину нормативной длительности ответа.\n\n**5. Доработать справочник юридических лиц в ТЕЗИС и настроить синхронизацию**\n\nВ справочнике юридических лиц теперь содержится необходимая для работы и актуальная информация по клиентам, конфигурации их системы, лицензиям и договору техподдержки, а также ответственному сотруднику отдела продаж по данному клиенту и закрепленному менеджеру проектов. Настроена синхронизация справочника с корпоративной СЭД ТЕЗИС.\n\n**6. Настроить роли**\n\nЗаведены и настроены пользователи и роли для заказчиков (Инициатор — может создавать задачи), специалистов техподдержки (Исполнитель — может выполнять задачи или требовать их уточнения), менеджеров проектов (Начальник ТП — может редактировать задачи), сотрудников отдела продаж (может просматривать все задачи от клиентов).\n\nТаким образом, в основу системы легла самая стандартная функциональность СЭД ТЕЗИС — механизм постановки задач, назначенные задачи, справочники контрагентов и подсистема безопасности. Универсальность платформы Jmix (ex-CUBA Platform), лежащей в основе ТЕЗИС и предоставляющей данную функциональность, позволила превратить систему в полноценный инструмент взаимодействия между клиентом, техподдержкой, руководителем проекта и отделом продаж.\n\n## ЧЕМ ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА СЭД ТЕЗИС СТАЛА ЛУЧШЕ ДЛЯ КЛИЕНТОВ?\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/7191f44c0b0b4404abee698465ff2e7a_05add6558f.jpg)\n\nРассказывает **Влад Ривкин**, начальник отдела технической поддержки СЭД ТЕЗИС:\n\n*Какими я вижу плюсы для клиентов:*\n\n*1. У клиента есть возможность самостоятельно регистрировать свои обращения в системе или отправлять письмо почтой с автоматической регистрацией. При этом клиент уверен, что его заявка дошла до исполнителя, видит ее номер, время регистрации.*\n\n*2. У клиента есть возможность контролировать состояние заявки. В любой момент клиент может зайти в систему, увидеть все задачи, поставленные им лично или другим сотрудником этого клиента, увидеть их статусы.*\n\n*3. Кроме того, у клиента есть возможность контролировать расходование часов техподдержки. В любой момент клиент может посмотреть свои задачи за период и проверить, сколько осталось часов техподдержки за отчетный период и на какие работы были потрачены часы”.*\n\nСистема автоматизации работы техподдержки дает клиенту узнать главное: что его заявка подана и зарегистрирована, что сотрудник техподдержки взял ее в работу, на какой стадии выполнения находится заявка и сколько часов на нее затрачено.\n\n## А КАКУЮ ВЫГОДУ СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ СЭД ТЕЗИС ПРИНЕСЛА САМОЙ ТЕХПОДДЕРЖКЕ?\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/db4ff08615b641b79cec39f9f896b2d2_255bd5055c.jpg)\n\n**Влад Ривкин**, начальник отдела техподдержки ТЕЗИС, видит следующие преимущества для своих сотрудников:\n\n“*1. Все задачи регистрируются в системе клиентами самостоятельно (напрямую или посредством электронной почты).*\n\n*2. Реализован механизм запроса уточнения деталей. Если инициатор не отвечает на запрос (ему приходят регулярные напоминания) задача закрывается автоматически через 10 рабочих дней. Таким образом нет «зависших» задач, по которым не получены ответы от клиентов.*\n\n*3. Вся переписка с клиентом по задаче хранится внутри задачи. В любое время можно найти всю необходимую информацию по ходу решения запроса. Исключаются спорные ситуации.*”\n\nКак видно, сотрудникам технической поддержки тоже стало проще работать. Вместо хаотичных обращений по телефону и e-mail, они получают задачи в знакомой СЭД. При необходимости, сотрудник техподдержки может уточнить у клиента детали проблемы, а также отслеживать всю линию взаимодействия с клиентом. Кроме того, исключаются многие спорные ситуации.\n\n## УЛУЧШЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ СЭД ТЕЗИС — ВАША ЗАСЛУГА\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/9c4a6fff8c284a8da3ae96ff0d0e94a6_c4283196a3.jpg)\n\nРабота техподдержки — одна из главных проблем с СЭД, о которых следует пожаловаться вендору. В случае СЭД ТЕЗИС, мы приложили максимальные усилия, чтобы техническая поддержка СЭД была удобной и прозрачной для клиента.\n\nДля этого нам хватило собственной СЭД. Универсальность [платформы](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-na-platforme-tolko-za-nikakih-protiv/), лежащей в основе системы, позволила организовать на ее базе функционирующий Help Desk.\n\nКлиенты могут в удобной форме подавать заявки и отслеживать их выполнение. Или не отслеживать — если проблема решилась сама собой. А бойцы “горячей точки” вздохнули спокойно — больше никаких споров, недопонимания и спонтанных обращений.\n\nСЭД ТЕЗИС — гибкая современная система, позволяющая создавать на своей основе совершенно разные решения. Автоматизация службы техподдержки — не единственная из них. Система [может принимать на себя](https://www.tezis-doc.ru/blog/6-dopolnitelnyh-vozmozhnostej-elektronnogo-dokumentooborota-v-neftegazovoj-otrasli/) функции системы финансового учета, ERP, BI, системы управления эффективностью сотрудников, CRM. Наши клиенты ощутили это на себе — и мы тоже.","tehnicheskaya-podderzhka-sed-tezis-na-korotkoj-noge-s-lyubymi-problemami","2025-06-10T07:11:09.554Z","2026-06-23T08:51:32.149Z","2026-06-23T08:51:32.132Z",{"id":867,"documentId":868,"seo_title":869,"seo_description":870,"seo_keywords":21,"title":871,"created":872,"body":873,"published":9,"weight":867,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":874,"createdAt":875,"updatedAt":876,"publishedAt":877},37,"mdbljgv1m2mjmcdq8t9e9erz","Модуль управления финансовыми ресурсами для СЭД","Как мы создавали модуль управления финансовыми ресурсами для внутренней СЭД. Подробности разработки и наши наработки в этой области.","«Сапожник в своих сапогах»: Как мы писали модуль управления финансовыми ресурсами для внутренней СЭД","2016-07-13","Не секрет, что мы в Хоулмонт сами используем СЭД ТЕЗИС. Странно было бы, имея в руках современный и надежный инструмент для хранения и согласования документов, пользоваться чем-то еще. Неудивительно и то, что для любой достаточно крупной компании штатной функциональности СЭД порой не хватает. В этой статье мы расскажем, как создавался дополнительный модуль к нашей внутренней СЭД ТЕЗИС  — модуль **управления финансовыми ресурсами**, или просто модуль финансовых заявок, как мы его зовем. А заодно воспользуемся случаем и немного покажем, как проводится проектное внедрение системы на примере отдельно взятой организации.\n\n## НАЧАЛО: ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ РЕСУРСАМИ\n\nПроектное внедрение системы электронного документооборота СЭД ТЕЗИС предназначено для автоматизации бизнес-процессов предприятия заказчика с прицелом на доработку системы и расширение типовой функциональности программного продукта. Как видите, это вполне наш случай — нам требовалось создать специфическую функциональность по взаимодействию с финотделом.\n\nВо внутренних терминах нашей фирмы, финансовая заявка – это документ, позволяющий сотруднику получить из бухгалтерии деньги компании с последующим отчетом о расходах денежных средств. Это бумажный документ за подписью директора и главного бухгалтера, и его вполне можно было перевести в электронный вид.\n\nИсходя из этого, автоматизация управления финансовыми ресурсами преследовала следующую цель: выполнить автоматизацию процессов получения денег, согласование безналичных платежей и отчёта о расходовании полученных средств со 100% исключением бумажного документооборота на всех этапах.\n\nС этой целью в корпоративную СЭД ТЕЗИС было решено внедрить новый модуль “Финзаявки”. Реализация модуля должна была предусматривать максимально простой вариант использования, требующий минимального обучения конечных пользователей.\n\nДля выполнения поставленной цели требовалась реализация следующих задач:\n\n- Разработка новой карточки финзаявки и списка карточек. Создание нового нумератора.\n\n- Разработка специализированного ”мастера” для упрощения процедуры создания новых заявок.\n\n- Разработка справочников для использования в карточке заявки.\n\n- Разработка процесса её согласования и соответствующих процессных папок.\n\n- Разработка новых системных ролей для управления возможностью использования новой функциональности.\n\n## ЭТАП ВТОРОЙ: ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ РЕСУРСАМИ\n\nНа данном этапе наши специалисты разрабатывают функциональную спецификацию будущей системы документооборота. Она включает в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе. Проводится согласование функциональной спецификации с ключевыми представителями заказчика (в нашем случае – с коммерческим и исполнительным директором). В результате получается полное представление о функциональных возможностях будущей системы.\n\nВ функциональную спецификацию нового модуля **управления финансовыми ресурсами**, согласно заявленным целям, вошло описание следующей новой функциональности:\n\n**Роли**. С новым модулем у нас работают четыре вида пользователей: инициатор, согласующий, утверждающий и бухгалтер. Роли инициатора, согласующего и утверждающего в системе уже есть (они стандартные), а вот последнюю пришлось добавить.\n\n**Справочники**. Для работы с финансовыми заявками понадобилось два новых справочника: «Типы заявок» и «Тарифы суточных». Первый содержит, как ясно из названия, типы заявок с их названиями и обязательными вложениями сканированной заявки. Второй содержит фиксированные тарифы суточных, выдаваемые сотрудникам, которые уезжают в командировки (а таких у нас много). Данные из справочников, как правило, выбираются при создании карточки заявки –так быстрее и проще.\n\n**Карточка заявки**. По сути, мы сделали ее на базе обыкновенной карточки документа с вырезанной вкладкой «Канцелярия» (у нас не предполагается передача финзаявок в архив). Зато разделили карточки заявок на четыре вида:\n\n- **Компенсация расходов**: у заявителя уже есть все необходимые документы для подтверждения  расхода или же подтверждение не требуется;\n\n- **Под отчёт**: заявителю необходимы уже сейчас деньги, но подтверждающих расход документов у него пока нет;\n\n- **Платёж с карты**: денежные средства нужно перевести сотруднику в безналичной форме;\n\n- **Платёж со счёта**: заявитель прилагает счет, и его оплачивают;\n\n- **Авансовый отчет**: собственно, отчет заявителя перед компанией о том сколько и зачем потрачено.\n\nИ вот здесь уже начинаются сложности: карточка заявки должна содержать именно те поля, которые позволяют эффективно подтвердить списание средств. Их масса, и останавливаться на них мы не будем.\n\nЗаявителю, впрочем, не обязательно заполнять все поля самостоятельно: в системе предусмотрено заполнение заявки по шаблону. Более того, при создании заявки ему выводится напоминание о том, какие вложения нужно приложить к карточке, чтобы подтвердить расход.\n\nИнтересно, что одним из вложений является отсканированная подпись заявителя – все-таки, работа ведется над финансовым документом. История этой функциональности вообще удивительна. Подпись может быть загружена в виде картинки, получена со сканера, а вот еще одна возможность загрузки подписи получилась совершенно случайно.\n\nВ дебрях нажитой компанией за годы существования техники мы обнаружили вот такое устройство:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/84a0360805884ce6827c42e87ea88431_3bd2b9ff6e.png)\n\nПланшет для электронной подписи TopazSystems. На нем можно расписаться стилусом, и устройство сформирует и отправит на компьютер цифровую картинку. Мы не прошли мимо такой возможности, и сотрудники у нас теперь расписываются на планшете Topaz.\n\nДля этого в окне загрузки подписи есть специальная кнопка — «**Получить с планшета Topaz**», на которую необходимо нажать, после чего можно ставить подпись на экране устройства. ТЕЗИС «подцепит» картинку с устройства и приложит ее к заявке.\n\n**Бизнес-процесс**. Визуальный конструктор бизнес-процессов – неотъемлемая часть СЭД ТЕЗИС и, честно сказать, нам случалось реализовывать процессы и посложнее. Здесь инициатор создает заявку и передает ее сначала согласующему, затем утверждающему. Оба этих пользователя имеют право отклонить заявку и отправить ее на доработку; если все в порядке, заявка передается бухгалтеру. Единственная хитрость заключается в том, что ни один из участников процесса, кроме бухгалтера, не может редактировать заявку, пока та находится в работе. Если отклонена или отменена – исполнитель может и должен сам ее поправить.\n\n## ЭТАП ТРЕТИЙ: ФАКТИЧЕСКАЯ ДОРАБОТКА И СОЗДАНИЕ МОДУЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ РЕСУРСАМИ\n\nГладко было на бумаге, а как это работает на самом деле?\n\nФинансовую заявку в ТЕЗИС можно создать четырьмя разными способами:\n\n- через меню **Документы —> Создать финзаявку**\n\n- нажав на красную иконку на главном экране ТЕЗИС\n\n- в списке заявок через кнопку **Создать -> Мастер**.\n\n- в списке заявок через кнопку **Создать -> Новый**.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/ba142c063b3a479a8093a419158125fb_a1bf728219.png)\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/876d9421202c41418ae80085d5392d4f_6848b7f12e.png)\n\nРассмотрим такую ситуацию: менеджер отправляется в командировку и хочет выписать суточные на три дня. Деньги должны быть переведены на банковскую карту. Воспользовавшись кнопкой на главном экране системы, он попадает в меню мастера создания финзаявок:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/e0fbb54b32cc48f5a273c6b2fe9f3220_fffa9b194a.png)\n\nНажав «Произвести безналичную оплату», он попадает в меню выбора варианта безналичной оплаты. Здесь ему необходимо выбрать «Физическому или юридическому лицу с карты».\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/cd9927d441e6478d8456e3da76d4a3e7_499816d4f8.png)\n\nТаким образом, он создает заявку на платеж с карты, описанную выше. Открывается соответствующая карточка.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/125585b0b5c54659919f790dc4cabf69_6585bc98ff.png)\n\nВ ней требуется ввести назначение заявки и перечень расходов: проект, тип, наименование.\n\nВ случае заявки на суточные (а как мы уже говорили, у нас многие ездят в командировки, так что для нас это сверхактуально), мы реализовали интересную вещь: калькулятор суточных. Он работает на базе справочника «Тарифы суточных», который заполняется ответственными лицами. Например, чтобы рассчитать сумму, необходимую на аренду квартиры, требуется нажать Рассчитать рядом с соответствующей статьей. Внутренняя логика карточки перенаправит пользователя в окно калькулятора, где ему нужно добавить тарифы и указать количество суток, на которые запрашиваются средства:\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/7be03e4094554c4ebdc002c7e790f225_312292d6aa.png)\n\nРассчитанная сумма будет добавлена в перечень расходов, после чего финзаявку можно отправлять на согласование соответствующей кнопкой.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d3fbdbb8e2cd4c3785dc6fbb622bd42d_a9a1321ed9.png)\n\nУчастники процесса согласования выбираются автоматически согласно выбранному в заявке проекту и настроенным в системе ролям. Изменить их нельзя. После нажатия на кнопку OK заявка отправляется по маршруту, описанному выше. Утверждающих по процессу двое, заявка поступает им параллельно. Достаточно утверждения одного из утверждающих для перехода на следующий этап.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/a610051e42cd49c682549b880fb16233_a2643de798.png)\n\nТаким образом, работа с управлением финансовыми ресурсами максимально защищена от самодеятельности пользователя. Большая часть данных заполняется из справочников, которые, в свою очередь, заполняются ответственными лицами. Это позволяет вести прозрачный контроль за расходами на каждый из проектов и исключить финансовую анархию в компании.\n\n## ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: УСТАНОВКА МОДУЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ РЕСУРСАМИ\n\nПоскольку СЭД ТЕЗИС уже установлена у нас в компании, все что нам оставалось – перезапустить сервер приложения с новым модулем управления финансовыми ресурсами, и согласование финансовых заявок появилось в системе. После этого начали обучение пользователей, используя в качестве учебного сервера компьютер одного из инженеров по качеству.\n\nВообще, при работе с клиентом мы на этом этапе проводим тестирование системы электронного документооборота, а также создаем и передаем инструкции пользователя и администратора. На этом же  этапе происходит обучение администратора системы. Но тут администраторы и специалисты были все свои, поэтом модуль просто поставили и начали опытную эксплуатацию.\n\n## ЭТАП ПЯТЫЙ: ОПЫТНАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ МОДУЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ РЕСУРСАМИ\n\nОна проводится в настоящее время. Суть опытной эксплуатации заключается в том, что новые возможности системы тестируют ключевые пользователи, происходит сбор пожеланий и мнений.\n\nУ нас в тестировании модуля **управления финансовыми ресурсами** участвует весь проект ТЕЗИС – разработчики, отдел продаж, руководитель направления «Электронный документооборот», генеральный директор фирмы.\n\nВ процессе опытной эксплуатации возникали интересные вопросы. Все они требовали своего решения. Например, опытные пользователи также пожелали иметь мобильную версию модуля, вследствие чего был спроектирован второй релиз, включающий разработку мобильного интерфейса и рассылку полноценных смс-оповещений о финзаявках.\n\n## ЭТАП ШЕСТОЙ: ОБУЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЮ ФИНАНСОВЫМИ РЕСУРСАМИ\n\nОбычно у нас проводится обучение пользователей системы (группы не более 10 человек) на территории и оборудовании заказчика, и подписывается акт ввода системы в промышленную эксплуатацию.\n\nТерритория у нас была своя, сервер мы использовали тоже свой, а пользователей обучали в хронологическом порядке.\n\nСначала обучили бухгалтерию, непосредственно работающую с управлением финансовыми ресурсами, и всех менеджеров проектов.\n\nПотом обучение прошли сотрудники отдела продаж  (которые и так уже были знакомы с модулем в рамках опытной эксплуатации) и, наконец, техническая поддержка.  То есть, по факту – все пользователи, кроме руководства. Руководство само справилосьJ\n\n## ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ МОДУЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫМИ РЕСУРСАМИ\n\nНа этом останавливаться мы не собираемся и уже планируем второй релиз. Впоследствии предполагается развитие модуля управления финансовыми ресурсами по указанным ниже направлениям:\n\n- Синхронизация справочников с внутренними системами предприятия (например, системой расчета премий).\n\n- Мобильная версия.\n\n- Смс-подтверждение авторизации с мобильных устройств.\n\n- Бюджетирование.\n\n- Автоматическая выплата бонусов и премий.\n\nПодводя итоги, можем сказать, что на разработку и полное [проектное внедрение](https://www.tezis-doc.ru/services/deployment/) нового модуля в своей систему у нас ушло всего полтора месяца. Это одно из преимуществ системы электронного документооборота ТЕЗИС — высокая скорость внедрения и настройки СЭД, достигаемая благодаря технологическим преимуществам. Кроме того, система обладает простым, интуитивно понятным интерфейсом (который вы могли увидеть на скриншотах), и это тоже играет нам на руку, сокращая время адаптации сотрудников к новой системе.\n","sapozhnik-v-svoih-sapogah-kak-my-pisali-modul-upravleniya-finansovymi-resursami-dlya-vnutrennej-sed","2025-06-10T07:11:09.831Z","2026-06-23T08:51:32.219Z","2026-06-23T08:51:32.204Z",{"id":879,"documentId":880,"seo_title":881,"seo_description":882,"seo_keywords":21,"title":883,"created":884,"body":885,"published":9,"weight":879,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":886,"createdAt":887,"updatedAt":888,"publishedAt":889},38,"y1ptk2vo29suby451ia2hddf","Разработка СЭД ТЕЗИС: готовим систему изнутри","Как мы разрабатываем систему электронного документооборота ТЕЗИС изнутри. Подробности подготовки к релизу.","Разработка системы электронного документооборота изнутри: Как мы готовим СЭД ТЕЗИС к релизу","2016-07-27","Системы документооборота и автоматизации бизнес-процессов призваны наводить порядок в работе компании. Они систематизируют документационное обеспечение компании и прокладывают четкие, прямые, неизменные маршруты, по которым движется работа над документами. Таким образом, система документооборота упорядочивает хаос и анархию в повседневных делах фирмы, задает ей определенный темп и график деятельности.\n\nНо для того чтобы создать инструмент, способный что-то систематизировать и упорядочивать, нужно для начала самим научиться систематизировать и упорядочивать свои дела. Для нас главное дело — разработка системы документооборота ТЕЗИС. Поэтому неудивительно, что работа над каждым новым релизом системы тоже движется по четкому маршруту — как работа над любым документом в нашей СЭД.\n\nВ этой статье мы хотим ненадолго пустить читателя на внутреннюю кухню разработки системы документооборота. Мы расскажем об этапах подготовки к релизу СЭД ТЕЗИС и покажем, как четко выстроена работа над новыми версиями. Возможно, наш организационный опыт окажется кому-то полезным.\n\n## ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ НОВОЙ ВЕРСИИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ТЕЗИС\n\nНовая версия СЭД ТЕЗИС выходит раз в год. «День рождения» каждого нового релиза мы отмечаем осенью, как правило, в конце сентября-начале октября. Однако подготовка к выпуску новой версии системы начинается еще глубокой зимой, когда составляется план-график работы над релизом.\n\nКаждый год для всего проекта ТЕЗИС формируется общедоступный документ — план-график релиза, в котором подробно расписываются этапы работы над новой версией системы. Их у нас четыре:\n\n— Подготовка к разработке;\n\n— Разработка новых возможностей системы;\n\n— Подготовка к выпуску нового релиза;\n\n— Выпуск релиза.\n\nКаждый этап включает в себя многочисленные промежуточные этапы, которые также прописываются в графике. Кроме того, в нем прописываются сроки, к которым должен быть завершен тот или иной промежуточный этап.\n\nКак правило, подготовка к разработке идет в марте-апреле; на разработку отводится время с мая по август; подготовка к выпуску идет в августе по сентябре, и 1 октября выходит релиз, после чего до 1 ноября новая версия устанавливается у клиентов. К 1 ноября также выходят свежие версии [ТЕЗИС:Портала](https://www.tezis-doc.ru/features/tezis-portal/), модуля «[Единый холдинг](https://www.tezis-doc.ru/features/single-holding/)», [Мобильной версии](https://www.tezis-doc.ru/features/mobile-app/) системы и других веток системы ТЕЗИС.\n\n## ПОДГОТОВКА К РАЗРАБОТКЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: РЕШЕТО ДЛЯ ИДЕЙ\nДо начала марта вырабатывается общая концепция развития продукта на год релиза, проводится предварительный сбор идей, предложений и замечаний.\n\n1 марта создается документ для сбора предложений по новому релизу и до середины марта сгенерированные за зиму идеи для разработки системы электронного документооборота вносятся в него. В документ вносят предложения следующие участники:\n\n- Руководитель направления «Электронный документооборот».\n\n- Менеджеры отдельных проектов внедрения ТЕЗИС. Они привносят в документ идеи и замечания, родившиеся в ходе реальной работы на проектах уже существующих клиентов.\n\n- Директор по продажам. Он консолидирует идеи от всех сотрудников отдела продаж, появившиеся на основе требований клиентов, с которыми велись переговоры о внедрении системы.\n\n- Руководитель отдела технической поддержки. Вносит в документ идеи, сформированные его отделом на основе пожеланий клиентов.\n\n- Руководитель отдела тестирования. Вносит в документ замеченные ошибки системы, которые возникли в предыдущей версии.\n\n- Руководитель отдела разработки. Вносит в документ предложения от разработчиков.\n\n- Руководитель отдела маркетинга. Вносит в документ идеи, возникшие на основе актуальных трендов рынка СЭД, идеи по дизайну, usability интерфейса.\n\n- Бизнес-аналитик. Вносит в документ идеи, возникшие на основе накопившейся за год информации о новых технологических возможностях, об изменениях у конкурентов, изменениях в законодательстве, касающихся требований к СЭД.\nПосле того, как документ заполнен, начинается отбор идей. Предложения проходят через «решето» — два экспертных совета, один из которых проходит в середине марта, а второй — в середине апреля.\n\nВ экспертный совет входят руководитель направления «Электронный документооборот», директор по продажам, начальник отдела техподдержки, начальник отдела тестирования, руководитель отдела разработки, бизнес-аналитик и руководитель отдела маркетинга.\n\nНа первом экспертном совете формируется предварительный пул доработок. Экспертный совет обсуждает каждый пункт документа для сбора предложений: что-то сразу отбрасывается, что-то сразу принимается, что-то принимается с условием предварительного анализа — а нужно ли это и будет ли это работать?\n\nЭто совещание — настоящая война мнений. Cпоры ведутся жаркие, каждый участник, как адвокат, отстаивает изменения, которые предлагает его отдел. Разработчики воюют за то, что реально технически реализовать, руководители проектов — за интересы своих подопечных-клиентов, техподдержка — за те жалобы, которые больше всего ее достали, отдел продаж — за предложения, которыми их чаще всего закидывают потенциальные клиенты. Бывает, что обсуждение растягивается на целый день, который эксперты проводят, не выходя из переговорной.\n\n“*Бывает что ты вносишь изменения, а на экспертном совете их не удается отстоять. Я когда познакомилась системой, сразу предлагала названия “Папки приложения” и “Папки поиска” переименовать — непонятно это звучит. И каждый раз не удавалось отстоять свою точку зрения — вроде как мелочь такая, одной тебе не понятно. Только в этом году клиенты подтвердили мою точку зрения. Мы провели конкурс среди сотрудников, были получены предложения по переименованию и “Папки приложения” наконец-то переименуются в “Папки действий”. Вроде бы ерунда, а на самом деле — важный момент в UI системы. Представьте теперь, какие баталии были когда мы обсуждали редизайн всей системы*”, — рассказывает **Людмила Князева**, руководитель отдела маркетинга, член ежегодного экспертного совета.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/d39c4edf91c04541a605ac0a198fde32_4dac16018c.jpg)\n\n**Те самые «папки приложения». Пользователи видят их в последний раз.**\n\nДо середины апреля необходимость всех спорных пунктов в списке выясняется. Бизнес-аналитик составляет аналитические записки, руководитель отдела техподдержки с сотрудниками проводит опрос заказчиков — нужны ли им такие возможности системы; руководитель отдела разработки проводит Research & Development (R&D) в поиске технических возможностей реализации спорных идей.\n\nВ середине апреля проходит второй экспертный совет. На нем обсуждаются результаты анализа, опросов клиентов и R&D и формируется окончательный пул задач для разработчиков. Задачи разделяются на группы, определяется их ресурсоемкость и приоритетность.\n\nНа этом этапе на первый план выходят вопросы экономики: насколько все эти изменения нужны нам и клиентам и во что они нам встанут, хватит ли у нас ресурсов на их реализацию. Решающее слово здесь остается за коммерческим директором компании (он же — руководитель направления “Электронный документооборот”).\n\nНа этом же этапе формируются экспертные группы по отдельным задачам. В экспертную группу могут войти разные специалисты, помимо разработчиков: для чего-то нужно привлечь дизайнера, для чего-то — специалиста по техподдержке и так далее. Для каждой экспертной группы формируются графики заседаний, на которых будет обсуждаться текущая работа над задачей.\n\n## РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: ОТ ИДЕИ К РЕАЛИЗАЦИИ\n\nРазработка возможностей новой версии СЭД начинается в конце апреля. До этого создается и передается в отдел разработки проект релиза с графиком ресурсов: какие нужно выполнить задачи, сколько для этого потребуется программистов и сколько часов им нужно над ними работать. В него включаются доработки, одобренные на экспертном совете, а также доработки, одобренные для прошлых релизов, но по тем или иным причинам в них не вошедшие (их предоставляет бизнес-аналитик). На этом же промежуточном этапе создается техническое описание релиза: что было изменено, и как это работает.\n\nВ это же время собирается рабочая группа, состоящая из разработчиков, документ прочитывается, задачи распределяются и в мае стартует собственно разработка системы электронного документооборота, которая продлится до середины августа. В процессе разработки экспертные группы по разным задачам заседают по своим графикам, обсуждая текущие проблемы.\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/1e221cc3251847c2923cbd47552ce27d_b79b43bf28.jpg)\n\n**«Рождение» модуля совещаний**\n\nПосле того, как разработчик заканчивает работу над каждой новой задачей и вносит результат в готовом виде в основную ветку системы, начинается его тестирование.  Отдел тестирования проводит проверку новых изменений на работоспособность и передает список задач на исправление ошибок в отдел разработки. До середины августа ошибки должны быть исправлены.\n\n“*При тестировании нужно учитывать, что одни клиенты используют стандартное решение ТЕЗИС, другие – будут изменять и дополнять функциональность системы с помощью предоставляемых нами настроек, конструкторов и прочих возможностей. А третьи создадут самостоятельно или с нашей помощью проекты-расширения. Это диктует некоторые ограничения на добавление новых функций в релиз, так как мы должны «не навредить» текущим клиентам. Наши специалисты довольно глубоко погружены в бизнес-контекст клиентов, поэтому отдел принимает самое активное участие в развитии продукта в целом*», — комментирует руководитель отдела качества **Светлана Мельникова**.\n\n## СУДНЫЙ ДЕНЬ ДЛИНОЙ В МЕСЯЦ: ЗАВЕРШЕНИЕ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПОДГОТОВКА К ВЫПУСКУ\n\nВ середине августа наступает день, когда делается code freeze — «заморозка» кода системы для изменений. Разработчики больше не могут вносить в релиз никаких новых возможностей — только исправлять ошибки. К работе снова приступает отдел тестирования, занимаясь поиском ошибок, возникших в результате исправления других ошибок (анекдотическая вещь в мире программирования — знаете известный стишок?).\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/347bd9d0fc4d43a5a65817310191c756_2faa0bfe1e.jpeg)\n\nНовые “придумки», возникшие в период разработки, начинают сохранять в следующий [минорный (промежуточный) релиз](https://www.tezis-doc.ru/news/842/). Туда же переносятся некоторые работы, которые сместили из за нехватки ресурсов, или внезапные предложения от отдела продаж, если их легко реализовать.\n\nДалее стартует подготовка к выпуску релиза.\n\nПродолжается тестирование и  исправление оставшихся ошибок, и в это же время в работу вступает технический писатель, которые составляет документацию на новые «фичи», а отдел маркетинга готовит новости и пресс-релизы о выходе новой версии. В своей работе эти сотрудники руководствуются техническим описанием (его обычно составляет отдел тестирования).\n\nВ начале сентября — первая установка нового релиза: альфа-релиз устанавливается на сервер, доступный сотрудникам отдела продаж. Они должны ознакомиться с новыми возможностями системы, прежде чем рассказывать о них клиентам.\n\nТогда же происходит актуализация общей функциональной спецификации на систему (в документе «то, что хотели сделать» исправляется на «то, что реально сделали»).  Также актуализируются частные технические задания на разработку системы электронного документооборота, которые выдавались экспертным группам (по тому же принципу).\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/e812f548f06b486a89b6925877eca9e4_43c97f9613.jpg)\n\n**Графический комментарий нашего бизнес-аналитика по поводу актуализации ЧТЗ**\n\nВсе еще продолжается тестирование и исправление багов (уже найденных отделом продаж)… =)\n\nВ этот же период отдел маркетинга (или техподдержки — в зависимости от загруженности) пишет документ «Отличительные особенности релиза ТЕЗИС X.X», который впоследствии будет рассылаться существующим клиентам.\n\nВскоре отдел продаж получает обновление альфа-релиза с исправленными ошибками, а отдел тестирования актуализирует документ «Техническое описание релиза» и приводит его в вид, в котором его можно будет показать клиентам.\n\nСередина сентября — вторая установка нового релиза: обновляется внутрикорпоративная СЭД ТЕЗИС. Да, мы сами используем свою СЭД и считаем, что первыми должны испытать все изменения на себе, прежде чем предлагать их клиентам.\n\nК концу сентября завершает работу отдел маркетинга: рассылаются новости и пресс-релизы о готовящемся выпуске системы, актуализируется [информация о возможностях системы](https://www.tezis-doc.ru/features/), и демонстрационные материалы и [видеоролики](https://www.tezis-doc.ru/demo/) на сайте.\n\nВ это же время отдел продаж проводит вебинары, на которых новая версия системы представляется на суд сначала партнерам, а потом — клиентам.\n\nК концу месяца завершается тестирование. К этому же моменту должны быть готовы инструкции к системе. Подготовка к «дню рождения» системы завершена.\n\n## ПОЛНОЦЕННЫЙ РЕЛИЗ: ПРЕДСТАВЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КЛИЕНТАМ\n\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/1be3857b14cd4af395d180d104c3257b_b491458fc9.jpeg)\n\n**Цикл жизни релиза в веселых картинках**\n\nСистема ТЕЗИС выходит в релиз 30 сентября или 1 октября — к примеру, ТЕЗИС 4.1 [вышел](https://www.tezis-doc.ru/news/701/) 1 октября 2015 года. Так что по гороскопу наш ТЕЗИС, очевидно, Весы =)\n\nС этого момента разработка системы электронного документооборота заканчивается, отдел техподдержки начинает обновление системы у заказчиков.\n\nДо середины октября обновляются «малые» заказчики — те, кто приобрел Базовую или Стандартную редакцию СЭД ТЕЗИС, то есть, стандартную «коробку» системы или систему с минимальными изменениями. Обновление для таких клиентов проходит быстро и стандартизированно в установленные 15 дней.\n\nВ ноябре обновление начинают получать «крупные» заказчики — пользователи Расширенной редакции с существенными доработками.\n\nВ этот период начинает поступать обратная связь от клиентов — новые идеи, которые будут «копиться» до следующего релиза. Или в процессе разработки в следующем году будет выпущен минорный релиз — промежуточный релиз системы, включающий в себя исправления и изменения специально по запросам клиентов, которые тщательно собираются и анализируются. На данный момент это ТЕЗИС 4.1.4.\n\nТаким образом, разработка системы электронного документооборота ТЕЗИС ведется строго по графику. И это естественно — мы должны уметь дисциплинировать себя, чтобы потом эффективно наводить порядок в документообороте наших клиентов. В настоящий момент полным ходом идет разработка релиза ТЕЗИС 4.2!","razrabotka-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-iznutri-kak-my-gotovim-sed-tezis-k-relizu","2025-06-10T07:11:10.022Z","2026-06-23T08:51:32.264Z","2026-06-23T08:51:32.246Z",{"id":98,"documentId":99,"seo_title":100,"seo_description":101,"seo_keywords":25,"title":102,"created":103,"body":104,"published":9,"weight":105,"published_date":103,"reading_time":106,"slug":107,"createdAt":108,"updatedAt":109,"publishedAt":110},{"id":336,"documentId":892,"title":893,"published":9,"weight":894,"slug":895,"createdAt":896,"updatedAt":897,"publishedAt":898,"blogposts":899},"udiu5doydkexp9kk5qxbtl9y","Рынок СЭД",-11,"rynok-sed","2025-06-10T07:11:14.464Z","2025-06-10T07:17:40.265Z","2025-06-10T07:17:40.260Z",[900,911,912,924,936,937],{"id":901,"documentId":902,"seo_title":903,"seo_description":904,"seo_keywords":21,"title":903,"created":905,"body":906,"published":9,"weight":901,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":907,"createdAt":908,"updatedAt":909,"publishedAt":910},22,"uys7n0b30dy2v1lda289dl73","6 крупнейших трендов развития СЭД в 2015 году","Узнайте о главных трендах развития СЭД (систем электронного документооборота) и о том, как они влияют на бизнес в нашей статье","2015-12-23","###### *2015 год закономерно подходит к концу. В течение года в области управления документами сформировался ряд практик и трендов, многие из которых за год выдержали проверку временем. Некоторым из них уже несколько лет, но только в этом году они достигли повсеместного распространения. Другие, в свою очередь, являются революционными для электронного документооборота.*\n\nПредновогоднее время — подходящий момент, чтобы подвести итог крупнейших достижений в развитии ЭДО в 2015 году.\n\n## 1. Мобильность стала повсеместной\n\nСегодняшние профессионалы не отрываются от смартфонов и планшетов — инструментов, в значительной мере организующих рабочий процесс. Многие руководители и сотрудники организаций постоянно находятся в движении, и при этом им требуется доступ к электронному документообороту. При этом он должен осуществляться через удобный и понятный пользователю интерфейс — например, в СЭД ТЕЗИС [он выглядит вот так](https://www.tezis-doc.ru/features/mobile-app/). Поэтому к концу 2015 года мобильная версия стала одним из обязательных инструментов работы не только руководителей, но и рядовых пользователей.\n\n## 2. Корпортативные порталы вошли в обиход\n\nВ компании приходят работать все более молодые и технически грамотные сотрудники — в 2015 году вузы выпустили на рынок предпоследнюю волну «поколения Y». «Миллениалам», первопроходцам социальных сетей, гораздо проще погрузиться в жизнь компании, если в этом им приходят на помощь социальные технологии. Производители систем электронного документооборота подхватили тенденцию и активно ведут гибридизацию СЭД и социальных сетей в форме [корпоративных порталов](https://www.tezis-doc.ru/features/tezis-portal/). Идейная концепция СЭД образца 2015 года предполагает, что через нее можно не только работать с документами, но и узнать, какая сегодня погода и когда день рождения у соседа по кабинету. Электронный документооборот использует концепты, типичные для соцсетей, такие как внутрикорпоративная лента новостей или возможности обмена мгновенными сообщениями.\n\n## 3. Функциональность для совместной работы вошла в число стандартов электронного документооборота\n\nМногие специалисты предпочитают работать в одиночестве, ссылаясь на то, что так они более продуктивны. В определенных случаях это так, но практика показывает, что при работе над документами качество конечного документа прямо пропорционально количеству участников электронного документооборота. Поэтому в 2015 году стало фактически невозможно встретить структуру СЭД, в которую не входили бы возможности контроля версий и групповой работы над документами.\n\n## 4. Масштабирование превратилось в насущную потребность\n\nПо мере того как бизнес растет, ему может стать тесно внутри текущей системы электронного документооборота компании. Программное обеспечение для управления документами, разработанное с учетом масштабируемости, позволяет владельцам бизнеса плавно увеличивать объемы своего документооборота пропорционально увеличению размеров организации. Поставщики систем документооборота добиваются этого по-разному — например, используя в качестве фундамента для своего решения [платформу, поддерживающую возможности масштабирования](https://www.tezis-doc.ru/technologies/).\n\n## 5. Управленческая деятельность продолжает перемещаться в СЭД\n\nДля управленцев существует масса ПО, которое годами используется в самых разнообразных организациях. Минус традиционного управленческого ПО — оно обычно работает в режиме «stand-alone», отдельно от общей корпортивной информационной среды. В 2015 году СЭД все активнее поглощает функции традиционного ПО для управления деятельностью компании — к примеру, включают в себя функциональность для автоматизации деятельности высшего руководства, такой как [электронная организация совещаний](https://www.tezis-doc.ru/news/701/). Современные системы электронного документооборота дают руководителям возможность осуществлять коммуникацию между собой, отрабатывать свои специфические бизнес-процессы, разрабатывать распорядительные документы, выставлять поручения подчиненным и контролировать их исполнение — и это всё внутри одной системы.\n\n## 6. Вендоры готовы к скидкам\n\nКогда-то передовое программное обеспечение для управления документами было таким дорогим, что многие организации предпочитали отказаться от электронного документооборота. Сегодняшние производители знают, что для того, чтобы их программное обеспечение распространилось повсеместно, оно должен быть доступным. Конкретно в России к этому подталкивает кризис, который заставляет потенциальных заказчиков урезать бюджеты, и общая тенденция на импортозамещение. Специфический тренд 2015 года — [предоставление скидки при переходе с зарубежных СЭД на отечественные](https://www.tezis-doc.ru/import-phaseout/).\n\n*Оглядываясь назад, можно сказать, что на будущий 2016 год положен хороший задел в плане развития электронного документооборота. Изменения в организации рабочего процесса в компаниях закономерно меняют ландшафт ЭДО, позволяя создавать все более интегрированные и удобные для пользователя решения.*","6-krupnejshih-trendov-razvitiya-sed-v-2015-godu","2025-06-10T07:11:07.364Z","2026-06-23T08:51:31.653Z","2026-06-23T08:51:31.637Z",{"id":251,"documentId":252,"seo_title":253,"seo_description":254,"seo_keywords":21,"title":255,"created":256,"body":257,"published":9,"weight":251,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":258,"createdAt":259,"updatedAt":260,"publishedAt":261},{"id":913,"documentId":914,"seo_title":915,"seo_description":916,"seo_keywords":21,"title":917,"created":918,"body":919,"published":9,"weight":913,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":920,"createdAt":921,"updatedAt":922,"publishedAt":923},33,"wpso0qjaqeh0jntkw4fzcdx7","Бизнес-аналитика в СЭД: перспективное направление развития","Все о возможностях предоставления бизнес-аналитики в системах электронного документооборота. Развивайте СЭД с помощью современных решений.","Александр Назаров: «Предоставление бизнес-аналитики в СЭД – перспективное направление для развития систем этого класса»","2016-06-01","*Многие компании, использующие СЭД достаточно долго и накопившие достаточное количество информации в системе, хотят использовать их для получения аналитики по работе организации. Поэтому инструменты бизнес-аналитики в системах электронного документооборота становятся все более востребованными. О текущем спросе на бизнес-аналитику в системах электронного документооборота и перспективах развития этого направления рассказывает Александр Назаров, руководитель отдела продаж СЭД ТЕЗИС компании Хоулмонт.*\n\n### ПОСЛЕДНИЕ НАБЛЮДЕНИЯ ЗА РЫНКОМ ПОКАЗЫВАЮТ, ЧТО БИЗНЕС-АНАЛИТИКА В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВСЕ БОЛЕЕ ВОСТРЕБОВАНА КАК ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ. КАК ВЫ СЧИТАЕТЕ, ПОЧЕМУ?\n**Александр Назаров**: В процессе эксплуатации в систему документооборота поступает огромное количество информации, касающейся самых разных аспектов деятельности организации. Если раньше основными целями использования СЭД являлись: минимизация рисков потери документов/поручений, структурированное хранение и быстрый поиск нужной информации, то теперь многие компании, достигшие указанных целей с помощью СЭД, хотят получать аналитику работы организации на основе накопленной в системе информации.\n\n### КОГДА ПОЯВИЛАСЬ ТЕНДЕНЦИЯ К РАЗВИТИЮ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ БИЗНЕС-АНАЛИТИКИ В СЭД И НАСКОЛЬКО УВЕРЕННО РАЗВИВАЕТСЯ?\n**Александр Назаров**: Среди компаний, использующих систему ТЕЗИС, эта тенденция появилась достаточно давно, буквально начиная с первых внедрений нашей СЭД в 2010-2011 гг. Однако, она не была массовой для всех. Сейчас ситуация меняется, мы видим значительный рост культуры использования ИТ-систем в организациях и, как следствие, рост потребностей компаний к используемым продуктам в части быстрого и удобного получения нужной аналитической информации.\n\n###РАССКАЖИТЕ, КАК НАПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-АНАЛИТИКИ В СЭД РЕАЛИЗОВАНО В ТЕЗИС?\n**Александр Назаров**: Основным инструментом предоставления бизнес-аналитики в нашей СЭД является отчет. Отчеты могут быть сформированы пользователями системы прямо из списков. В системе ТЕЗИС группировка и сортировка всех списков может производиться по любым параметрам, как говорится, «на лету». Кроме того, существует удобный механизм фильтрации, а также с помощью конструктора отчетов. Конечные данные могут быть представлены в виде диаграмм и табличных форм. К примеру, как выглядят отчеты по исполнительской дисциплине, можно [посмотреть здесь](https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control/).\n\n### НАПРИМЕР? ЕСТЬ ЛИ ПРОЕКТЫ, ГДЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ БИЗНЕС-АНАЛИТИКИ В СЭД ВОСТРЕБОВАНА? КАКОВЫ ОСОБЕННОСТИ И РЕЗУЛЬТАТЫ В ЧАСТИ НАЛАЖИВАНИЯ БИЗНЕС-АНАЛИЗА?\n**Александр Назаров**: Одним из примеров может послужить отчет по КПЭ, реализованный для одной из дочерних организаций НК «Роснефть». Отчет предоставляет информацию по исполнительской дисциплине каждого сотрудника в отдельности и подразделения в целом. Данный отчет позволил руководству вывести исполнительскую дисциплину предприятия на совершенно новый уровень, привязав данные отчета к выплате премий.\n\nДругой пример отчета по состоянию договоров и прохождению проектно-сметной документации позволил генеральному подрядчику ЧТПЗ с успехом реализовать проект строительства современного цеха «Высота 239». Данные отчета показывали, по каким работам и договорам есть риски превышения плановых сроков, и позволяли оперативно и заблаговременно исправлять ситуацию. Это позволило завершить сложный строительный проект в срок. Подробнее о работе с данным заказчиком можно почитать [в разделе «Истории успеха»](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/generalnyy-podryadchik-oao-chtpz-vnedril-sistemu-upravleniya-dokumentami-i/).\n\nТаких примеров полезных отчетов в нашей практике каждый год встречается множество.\n\n### КАКОВО ВАШЕ ВИДЕНИЕ ПЕРСПЕКТИВ НАПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-АНАЛИТИКИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА?\n**Александр Назаров**: Предоставление бизнес-аналитики в СЭД я считаю действительно перспективным направлением для развития систем этого класса. Наши заказчики все больше обращают внимание на готовые инструменты предоставления аналитической информации в самых разнообразных разрезах, и мы готовы эти инструменты предоставлять и развивать.","aleksandr-nazarov-predostavlenie-biznes-analitiki-v-sed-perspektivnoe-napravlenie-dlya-razvitiya-sistem-etogo-klassa","2025-06-10T07:11:09.273Z","2026-06-23T08:51:32.072Z","2026-06-23T08:51:32.055Z",{"id":925,"documentId":926,"seo_title":927,"seo_description":928,"seo_keywords":21,"title":929,"created":930,"body":931,"published":9,"weight":925,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":932,"createdAt":933,"updatedAt":934,"publishedAt":935},34,"bjiv1ruu6agysna1y4yy8vi7","Актуальные тренды рынка СЭД: обзор DIGEN Forum 2016","Мнение экспертов о последних тенденциях и перспективах развития СЭД на рынке. Обзор актуальных мнений участников DIGEN Forum 2016.","Актуальные тренды рынка СЭД глазами участников DIGEN Forum 2016","2016-06-15","23 мая в Москве прошел Digital Enterprise Forum – реинкарнация традиционной конференции-выставки DOCFLOW, на которой встречаются представители российского рынка электронного документооборота. Команда Хоулмонт побывала на мероприятии в качестве участника выставки и узнала, чем собирается жить рынок систем документооборота в 2016 году. Некоторые «горячие» вопросы и тренды рынка СЭД мы собрали в этой статье.\r\n\r\n## НОВАЯ ПЛОЩАДКА, НОВЫЕ ВОПРОСЫ О РЫНКЕ СЭД\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/c6ba83a5c8ac4a4b9517c58847d9e66f_9532d2a168.jpg)\r\n\r\nDigital Enterprise Forum by DOCFLOW в этом году заменил ведущую отраслевую выставку-конференцию DOCFLOW, которая проходила в Москве уже более 20 лет.\r\n\r\nНовый форум в конгресс-парке московской гостиницы «Украина» посетили представители различных сфер бизнеса, заинтересованные в информационных решениях, помогающих достигнуть конкурентного преимущества в меняющейся среде.\r\n\r\nНа конференции этого года, по сравнению с предыдущими, резко сместились акценты: от обсуждения конкретных вопросов электронного документооборота участники перешли к более глобальной проблеме – развитию цифрового предприятия.\r\nЦифровое предприятие (digital enterprise) в терминологии форума – это компания, которая использует информационные технологии в качестве конкурентного преимущества во всех сферах своей деятельности.\r\n\r\nУчастники форума попытались ответить на вопросы: что такое цифровая организация, какие технологии и стратегии поддерживают работу ключевых процессов в цифровой организации, какие примеры проектов и разработок есть на рынке.\r\n\r\nКлючевыми процессами цифровой организации, обсуждаемыми на выставке, стали автоматизация документооборота и бизнес-процессов компании, бизнес-аналитика цифрового предприятия, цифровое взаимодействие с клиентами и управление финансами.\r\n\r\n## АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА: ЗАХВАТНИЧЕСКИЕ ТРЕНДЫ РЫНКА СЭД\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/6f250bd3db324fdbb0f25789b51ff970_44afb4f03e.png)\r\n\r\nАналитическая секция по автоматизации документооборота наглядно продемонстрировала «сдвиг в умах» поставщиков решений для автоматизации электронного документооборота. В воздухе конференции витала мысль о том, что система документооборота может быть не просто хранилищем и средством согласования документов, но и взять на себя функции, которые сейчас выполняются другими видами программных продуктов.\r\nНе так давно мы публиковали статью «[6 дополнительных возможностей электронного документооборота в нефтегазовой отрасли](https://www.tezis-doc.ru/blog/6-dopolnitelnyh-vozmozhnostej-elektronnogo-dokumentooborota-v-neftegazovoj-otrasli/)», в которой подробно рассказывали об этом. Например, о нашем опыте превращения СЭД в систему управления эффективностью сотрудников для крупного заказчика из нефтегаза — что, по сути, является функциональностью систем управления персоналом или проектами. Так что мы с уверенностью можем сказать, что современные СЭД могут и должны брать на себя функции других систем.\r\n\r\nОтрадно было услышать аналогичные мнения от наших коллег на DigEn Forum. Так, в одной из презентаций систему управления документами и задачами напрямую назвали ни много ни мало как «главным инструментом оперативного управления и контроля в организации». Суть идеи заключается в том, что функциональность управления задачами в СЭД может с успехом сработать в качестве инструмента управления командной работой персонала компании, а также позволить руководству эффективно контролировать работу сотрудников. Одна СЭД с функциями контроля исполнительской дисциплины способна качественно заменить несколько видов систем – систему управления бизнес-процессами (BPM), систему управления проектами (PPM), средства групповой работы и управления задачами (Collaboration), при этом сохраняя функции традиционной системы документооборота.\r\n\r\nПочему на платформе СЭД, а не BPM или PPM? Современные системы документооборота собрали в себе целый комплект функциональности других системы: развитые средства постановки и контроля задач, встроенные функции управления бизнес-процессами, инструменты аналитической отчетности, средства мобильной работы, возможности общения сотрудников между собой. Система документооборота в ее нынешнем состоянии готова взять на себя управление эффективностью сотрудников, «откусив кусок» у систем типа Collaboration и PPM.\r\n\r\nОтлично данную идею выразили одни из наших коллег: «*Вчера были системы делопроизводства, которые обеспечивали учет данных; сегодня мы имеем СЭД, которые обеспечивают автоматизацию процессов; завтра у нас будут СДУ (системы документационного управления – Haulmont), которые обеспечат автоматизацию управления*».\r\n\r\nДругой кусок рынка предложено было «отхватить» у ERP-систем. В докладе управляющего группы корпоративных проектов компании Phillip Morris (одного из клиентов наших коллег) были представлены возможности СЭД как инструмента работы с поставщиками. Представитель Phillip Morris продемонстрировал, как за счет инструментов автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота, а также интеграции с несколькими сторонними системами (типа SAP Vendors), в его компании были автоматизированы процессы объявления тендеров, заключения контрактов с поставщиками, составления доверенностей и процесс одобрения поставщиков.\r\n\r\nУ нас есть похожий опыт — мы реализовывали функциональность управления закупками для ООО «СамараНИПИнефть» в 2012 году. Для того чтобы реализовать эту традиционную функцию систем ERP на базе СЭД ТЕЗИС для этого потребовался всего один справочник и один автоматизированный бизнес-процесс. А в НК “Альянс” мы сумели превратить СЭД ТЕЗИС [в полноценную ERP-систему](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/nk-alyans-avtomatizaciya-kontrolya-kaznacheyskoy-deyatelnosti/).\r\n\r\nНу и, пожалуй, самым приятным в аналитической секции по автоматизации документооборота нам стало услышать, что мы все-таки правы в одном вопросе, в котором годами проявляем поразительную настойчивость. В презентации «*Электронный документооборот и только? Спасибо, но…*» была сделана важная оговорка:\r\n> Современная СЭД больше не может быть просто «коробкой», наполненной функциями согласования документов, исполнения поручений, контроля исполнительской дисциплины, отчетами и подсистемой поиска.\r\n\r\nОдно из важнейших свойств современной СЭД – это *расширяемость*: добавление дополнительных модулей, конструирование уникальных процессов, то есть возможность захватывать функции других видов систем и инкорпорировать их в систему документооборота.  У разных вендоров есть свои методы обеспечения расширяемости – кто-то пользуется модульно-конструкторным подходом, а мы – платформенным. Мы много лет повторяем, что СЭД на гибкой платформе разработки, позволяющей дописывать абсолютно любую функциональность – это [только «за», никаких «против»](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-na-platforme-tolko-za-nikakih-protiv/). Наша платформа СUBA обеспечивает системе уникальный механизм расширяемости, обеспечивающий совместимость любой «дописанной» функциональности с основной веткой системы, и это позволяет нам успешно реализовывать на базе СЭД функции других систем, необходимые заказчику. Спустя шесть лет успешной работы приятно узнать, что коллеги по рынку СЭД с нами, в сущности, согласны.\r\n\r\n## БИЗНЕС-АНАЛИТИКА И ДОКУМЕНТООБОРОТ: ЕЩЕ ОДНА ВАЖНАЯ ТЕНДЕНЦИЯ РЫНКА СЭД\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/eee133dc93bf476eb7d61516cd6197f2_0359ad2ced.jpg)\r\n\r\nВ этом году на DigEn Forum прошла интересная секция – «**Передовые инструменты анализа данных предприятия и прогнозирования**». Здесь говорили о том, как извлечь выгоду из корпоративного контента, накапливающегося в информационных системах, в том числе системах документооборота.\r\nНа секции выступили гости из соседних отраслей ИТ-рынка – специалисты по бизнес-аналитике данных, такие как Hewlett-Packard Enterprise и AВВYY, погрузившие аудиторию в хитросплетения математической лингвистики и обработки Big Data. Докладчики излагали свои подходы к анализу текстовых данных и высказывали предположения, чем они могут быть полезны бизнесу.\r\nОсновные вероятные применения технологий анализа текстовых данных в бизнесе повторялись из доклада в доклад. Это, в первую очередь:\r\n\r\n- **Поддержка принятия управленческих решений**. Возможность оперативно собрать нужную информацию, знание важных фактов и деталей упрощают и ускоряют принятие решений.\r\n\r\n- **Визуальное представление данных о разных аспектах деятельности компании**. Использование инструментов BI позволяет представлять до 80% информации о деятельности компании в виде визуального дэшборда, который постоянно предоставляет данные в нужном разрезе.\r\n\r\n- **Выявление и снижение рисков**. Понимание текстовой информации позволяет минимизировать риски в области таких важных бизнес-процессов, как контроль соответствия документации или информационная безопасность.\r\n\r\n- **Аналитическая поддержка оперативной деятельности компании**. К примеру, инструменты BI позволяют проанализировать и выявить причину оттока клиентов на основе данных колл-центра и соцсетей путем поиска трендов, шаблонов и связей без явных запросов.\r\n\r\nСистемы документооборота являются мощным банком данных о работе организации, который может использоваться и для поддержки принятия управленческих решений, и для поддержки оперативной деятельности компании, и для выявления и снижения рисков в работе организации.\r\nДанные в СЭД упорядочены и структурированы, поэтому основным инструментом бизнес-аналитики в системе документооборота являются автоматически генерируемые отчеты, в том числе визуальные, позволяющие предоставлять информацию в самых разнообразных разрезах.\r\nНаправление предоставления бизнес-аналитики в СЭД мы считаем перспективным для развития систем этого класса, и постоянно совершенствуем инструменты выгрузки и визуализации данных по разнообразным запросам в СЭД ТЕЗИС.\r\nРазвернутое мнение нашего эксперта о бизнес-аналитике в СЭД можно прочитать здесь.\r\n\r\n## ЦИФРОВОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КЛИЕНТАМИ: КАЗАЛОСЬ БЫ, ПРИЧЕМ ТУТ РЫНОК СЭД?\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/21672cd9f7884dd1b02127507687acd9_aa16ead915.png)\r\n\r\nРасширенный тематический масштаб мероприятия в этом году позволил выступить на конференции производителям программного обеспечения для работы с клиентами, такого как CRM или системы управления колл-центрами. И это логично – цифровое предприятие нуждается в цифровом взаимодействии с потребителем. Секция «*Маркетинг, продажи и взаимодействие с клиентами в эпоху цифровых организаций*» стала новым интересным разделом выставки-конференции DOCFLOW, хотя, казалось бы, рынок электронного документооборота здесь практически ни при делах. Системы электронного документооборота контролируют процессы внутри организации; внешние контакты с клиентами – не наша вотчина, СЭД вступает в дело, когда с клиентом уже согласуется договор.\r\n\r\nИ все-таки, некоторые докладчики копнули чуть глубже и обнаружилось, что внешнее взаимодействие с клиентами и СЭД связаны чуть теснее, чем кажется на первый взгляд. Так, в докладе «*Комплексная система взаимодействия с клиентами*» один из участников рассказал о создании системы управления взаимодействием с клиентами, интегрированной с внешним порталом и аналитической системой в процессе работы с энергосбытовыми компаниями. Суть связи между системой учета документов и работой с клиентами обнаружилась в том, что клиенты  могут оставлять компании письменные, телефонные или электронные заявки, которые, в сущности, являются документами, подлежащими регистрации, учету, сопровождению и анализу. А для этого уже требуется определенный бэк-энд в виде информационной системы, способной это делать.\r\n\r\nО похожем мы писали в нашей теоретической статье «*[СЭД в госсекторе: к вопросу об организации интернет-приемных](https://www.tezis-doc.ru/blog/sed-v-gossektore-k-voprosu-ob-organizatsii-internet-priemnyh/)*». Действительно, если организация имеет интернет-портал приема заявок, то он является источником электронных документов – заявлений от посетителей, для движения которых внутри организации необходима система, которой вполне может быть и СЭД. Более того, именно СЭД с функциональностью постановки задач на основе документа способна обеспечить максимально эффективную обработку и контроль исполнения клиентского обращения внутри организации.\r\n\r\nДругой докладчик продвинулся еще дальше, описав в своей презентации «Автоматизация всего цикла взаимодействия с заказчиком: от «лида» к договору» цикл коллективной работы руководства, отдела продаж, отдела маркетинга и юридического отдела, обеспечивающую эффективное заключение сделки с клиентом. Здесь руководство занимается оценкой KPI и прогнозированием прибыли на основе имеющейся информации и отчетности, отдел маркетинга готовит и ведет кампании, формирует списки потенциальных клиентов и передает их отделу продаж, «продажники» взаимодействуют с клиентом, формируют и согласуют договоры, анализируют статистику, а юристы согласуют договоры, вносят правки и вообще ведут коллективную работу с документом.\r\n\r\nСогласно докладу, оно должно происходить внутри инфраструктуры, включающей в себя систему CRM для взаимодействия с клиентами, электронный документооборот и электронную почту в качестве связующего звена. СЭД или ее функциональность внутри другой системы требуется и руководству для аналитических целей, и маркетологам для формирования справочника клиентов, и «продажникам» с юристами для формирования договора. Так что «мостик» между CRM и СЭД перекидывается вполне логично. В нашем багаже опыта есть случай такого взаимодействия систем – это [история успеха страхового общества «Помощь»](https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/avtomatizaciya-processov-soglasovaniya-strahovyh-dogovorov-dlya-gruppy/), для которого мы сделали интеграцию CRM и СЭД ТЕЗИС.\r\n\r\nУПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ: ТРЕНД ИЛИ НЕ ТРЕНД РЫНКА СЭД?\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/dcd0d20b2e894bf995830dc317a9cdac_b578fec2f7.jpg)\r\n\r\nА вот эта секция DigEn Forum оставила нас в недоумении. Сложилось впечатление, что в секции, озаглавленной «**Управление финансами и межкорпоративный финансовый документооборот в эпоху цифровых организаций**», говорили о чем угодно, но только не о финансовом документообороте.\r\n\r\nРассказывали об организации внутреннего и внешнего документооборота в компании Nokian Tyres; прозвучал доклад о комплексной автоматизации документооборота АО «Транснефть»; эксперты от ПАО «Т ПЛЮС» рассказали, как внедряли юридически значимый документооборот. И ни слова о финансах, бюджетировании, казначействе…\r\n\r\nКонечно, конкурировать с «желтой программой» в бухгалтерии рынку СЭД сложно и не нужно – лучше с ней дружить и [интегрироваться](https://www.tezis-doc.ru/features/accounting-system-integration/). Между тем, потребность в функциональности управления финансовыми документами, финансового планирования и бюджетирования у заказчиков СЭД есть.\r\n\r\nМы демонстрировали примеры в уже упоминавшейся статье – модули «Бюджетирование» и «Казначейство» для нашего крупного заказчика НК «Альянс». Однако, наши инициативы в данном направлении, по всей видимости, остаются на уровне единичных решений. И у коллег по рынку  наверняка спрятано за пазухой по паре таких же проектов, которые были один раз реализованы, но на основную ветку системы не повлияли.\r\nТак что молчание о финансовой функциональности в системах документооборота, скорее всего, подтверждает идею о том, что при всей ориентации на «захватническую политику» в отношении других систем, в финансовое пекло разработчики СЭД лезть не спешат. Может быть, оно и к лучшему?\r\n\r\n## НАШ ТРЕНД РЫНКА СЭД – ЭТО ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЕ\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/0bf66ac9f7a949079dc53a473bc19e24_6bb0725315.jpeg)\r\n\r\n\r\nКомпания Хоулмонт тоже приняла участие в выставке-конференции и успешно продемонстрировала бизнес-сообществу обновленную версию системы управления документами и задачами ТЕЗИС 4.1.\r\nНовая версия системы с современным интерфейсом вызвала интерес у посетителей выставки, которые получили возможность  протестировать лично систему и получить консультации у специалистов по автоматизации документооборота и бизнес-процессов.\r\nНаш стенд вызвал живой интерес посетителей, которые отметили необычное оформление и задумку по визуализации идеи «Российская система документооборота ТЕЗИС» — на стенде присутствовало оформление в стиле гжель, были расставлены матрешки, а гостей угощали чаем из электросамовара.\r\nМы на протяжении нескольких лет отмечаем спрос на отечественные системы документооборота и стараемся поддерживать политику Правительства РФ в отношении импортозамещения. И нам было за что выпить чаю с нашими посетителями: 1 апреля 2016 года СЭД ТЕЗИС официально вошла в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.\r\nОт нас также выступил докладчик — действующий Заказчик СЭД ТЕЗИС. Алексей Петров, ИТ-директор АО «Росгеология», в своем докладе выделил важные критерии при выборе СЭД для быстрорастущих организаций. Таковыми, по мнению АО «Росгеология», являются:\r\n-    Масштабируемость;\r\n-   Возможность построения централизованной и децентрализованной системы;\r\n-    Возможность работы на слабых каналах связи;\r\n-    Удобный и простой интерфейс;\r\n-    Поддержка различных часовых поясов;\r\n-    Возможность значительных модификаций своими силами;\r\n-    Широкая функциональность типового решения;\r\n-    Соответствие 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».\r\n\r\n![text]({{strapiUrl}}/uploads/4f1f275f74614b9d9358179b36186b7a_af626d932a.jpeg)\r\n\r\nПо окончании доклада слушатели вместе с экспертами в формате живой дискуссии обсудили, насколько важно внедрение СЭД для эффективного управления процессами документооборота компании.\r\n\r\n## В ЗАКЛЮЧЕНИЕ: РАСШИРЯЕМОСТЬ – ЗАЛОГ УСПЕХА В 2016 ГОДУ\r\n\r\nРасширенная программа выставки-конференции Digital Enterprise Forum 2016 продемонстрировала, что российские вендоры СЭД окончательно пришли к мысли: лучшая стратегия в построении СЭД – это простота ее расширения.\r\n\r\nЭто закономерно привело к идеям экспансивной политики в области разработки СЭД. Системы документооборота, допускающие легкую модификацию под потребности клиента, готовы инкорпорировать в себя функции или интегрироваться с другими системами, такими как:\r\n\r\n- Системы управления проектами;\r\n\r\n- Системы управления эффективностью персонала;\r\n\r\n- Системы бизнес-аналитики;\r\n\r\n- Системы управления взаимоотношениями с клиентами;\r\n\r\n- Корпоративные порталы обращений клиентов.\r\n\r\nРасширяемость и модифицируемость системы за счет модулей, конструкторов или гибких платформ, лежащих в ее основе, позволяет эффективно удовлетворять потребности заказчиков практически в любой функциональности, способствующей полноценному развитию компании в цифровое предприятие.\r\n\r\nDigEn Forum показал, что российские поставщики СЭД ориентированы на активную информатизацию деятельности отечественных предприятий, что способствует продвижению политики импортозамещения в сфере ИТ.\r\n","aktualnye-trendy-rynka-sed-glazami-uchastnikov-digen-forum-2016","2025-06-10T07:11:09.376Z","2026-06-23T08:51:32.108Z","2026-06-23T08:51:32.093Z",{"id":32,"documentId":33,"seo_title":34,"seo_description":35,"seo_keywords":21,"title":36,"created":37,"body":38,"published":9,"weight":32,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":40,"createdAt":41,"updatedAt":42,"publishedAt":43},{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},{"id":6,"documentId":7,"title":8,"published":9,"weight":10,"slug":11,"createdAt":12,"updatedAt":13,"publishedAt":14,"blogposts":939},[940,941,942,943,944,945,946],{"id":17,"documentId":18,"seo_title":19,"seo_description":20,"seo_keywords":21,"title":22,"created":23,"body":24,"published":9,"weight":17,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":27,"createdAt":28,"updatedAt":29,"publishedAt":30},{"id":32,"documentId":33,"seo_title":34,"seo_description":35,"seo_keywords":21,"title":36,"created":37,"body":38,"published":9,"weight":32,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":40,"createdAt":41,"updatedAt":42,"publishedAt":43},{"id":45,"documentId":46,"seo_title":47,"seo_description":48,"seo_keywords":21,"title":49,"created":50,"body":51,"published":9,"weight":45,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":52,"createdAt":53,"updatedAt":54,"publishedAt":55},{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},{"id":70,"documentId":71,"seo_title":72,"seo_description":73,"seo_keywords":21,"title":74,"created":75,"body":76,"published":9,"weight":77,"published_date":75,"reading_time":78,"slug":79,"createdAt":80,"updatedAt":81,"publishedAt":82},{"id":84,"documentId":85,"seo_title":86,"seo_description":87,"seo_keywords":21,"title":88,"created":89,"body":90,"published":9,"weight":91,"published_date":25,"reading_time":92,"slug":93,"createdAt":94,"updatedAt":95,"publishedAt":96},{"id":98,"documentId":99,"seo_title":100,"seo_description":101,"seo_keywords":25,"title":102,"created":103,"body":104,"published":9,"weight":105,"published_date":103,"reading_time":106,"slug":107,"createdAt":108,"updatedAt":109,"publishedAt":110},{"id":355,"documentId":948,"title":949,"published":9,"weight":950,"slug":951,"createdAt":952,"updatedAt":953,"publishedAt":954,"blogposts":955},"uvbvx9w3ly3virbvjvlwavi8","Технологии и платформы",-13,"tehnologii-i-platformy","2025-06-10T07:11:14.641Z","2025-06-10T07:17:40.497Z","2025-06-10T07:17:40.474Z",[956,957,958,959,960,961,962,963,964,965],{"id":141,"documentId":276,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":277,"created":234,"body":278,"published":9,"weight":141,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":279,"createdAt":280,"updatedAt":281,"publishedAt":282},{"id":284,"documentId":285,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":286,"created":234,"body":287,"published":9,"weight":284,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":288,"createdAt":289,"updatedAt":290,"publishedAt":291},{"id":78,"documentId":293,"seo_title":294,"seo_description":295,"seo_keywords":21,"title":296,"created":234,"body":297,"published":9,"weight":78,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":298,"createdAt":299,"updatedAt":300,"publishedAt":301},{"id":106,"documentId":304,"seo_title":305,"seo_description":306,"seo_keywords":21,"title":307,"created":234,"body":308,"published":9,"weight":106,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":309,"createdAt":310,"updatedAt":311,"publishedAt":312},{"id":6,"documentId":345,"seo_title":346,"seo_description":347,"seo_keywords":21,"title":348,"created":234,"body":349,"published":9,"weight":6,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":350,"createdAt":351,"updatedAt":352,"publishedAt":353},{"id":92,"documentId":377,"seo_title":378,"seo_description":379,"seo_keywords":380,"title":381,"created":382,"body":383,"published":9,"weight":92,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":384,"createdAt":385,"updatedAt":386,"publishedAt":387},{"id":660,"documentId":661,"seo_title":662,"seo_description":663,"seo_keywords":21,"title":664,"created":665,"body":666,"published":9,"weight":660,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":667,"createdAt":668,"updatedAt":669,"publishedAt":670},{"id":821,"documentId":822,"seo_title":823,"seo_description":824,"seo_keywords":825,"title":826,"created":827,"body":828,"published":9,"weight":821,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":829,"createdAt":830,"updatedAt":831,"publishedAt":832},{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},{"id":605,"documentId":966,"seo_title":967,"seo_description":968,"seo_keywords":21,"title":969,"created":970,"body":971,"published":9,"weight":972,"published_date":970,"reading_time":78,"slug":973,"createdAt":974,"updatedAt":975,"publishedAt":976},"a483o6ke7fnzhm30gk1pyh6c","Content Services Platform (CSP): что это и как она развивает идеи СЭД и ECM ","Content Services Platform (CSP) — что это такое, чем отличается от СЭД, ECM и DMS и какие задачи решает для бизнеса. Разбираем концепцию и смотрим, как она реализована в СЭД ТЕЗИС.","CSP — система управления корпоративным контентом и следующий этап развития СЭД и ECM ","2026-04-23","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/db3ccffa45354bc8a21af85bd4ddeaac_6f2993de94.png\" alt=\"Content Services Platform (CSP): что это и как она развивает идеи СЭД и ECM\"/>\r\n\r\nПредставьте: вы выбираете систему для автоматизации документооборота, открываете несколько сайтов — и видите сразу четыре аббревиатуры: СЭД, ECM, DMS, CSP. Каждая обещает «управление корпоративным контентом». Какая нужна именно вам и чем они вообще отличаются? \r\n\r\nРазобраться в этом непросто, потому что границы между системами действительно размыты. Эта статья расставляет все по местам: объясняем, что стоит за каждым термином, как они соотносятся друг с другом и как на этом фоне выделяется понятие CSP (Content Services Platform), чем оно отличается от предшественников и зачем вообще нужна еще одна классификация.  \r\n\r\n## Что такое CSP-система \r\n\r\nContent Services Platform (CSP) — это платформа для управления всем жизненным циклом корпоративного контента: от создания и согласования до хранения, поиска, использования и архивирования. \r\n\r\nВажное уточнение: CSP — это не просто хранилище файлов и не электронный архив. Это среда, в которой контент связан с бизнес-процессами. Документ не просто лежит в папке — он движется по маршруту, проходит согласование, попадает к нужному сотруднику в нужный момент и хранится по установленным правилам. \r\n\r\n\u003Ca href=\"https://www.gartner.com/reviews/market/csp-customer-management-and-experience-solutions \" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">Термин CSP ввел аналитический центр Gartner в 2017 году\u003C/a> как более современную альтернативу понятию ECM. Основная идея: современные системы работают не только с документами, но и с любым корпоративным контентом, умеют интегрироваться с внешними сервисами через API и поддерживают гибкие сценарии использования. \r\n\r\n## Чем CSP отличается от СЭД, ECM и DMS \r\n\r\nНа практике границы между этими системами размыты, а функциональность во многом пересекается. Важно отметить, СЭД, DMS, ECM и CSP — не конкурирующие продукты, а последовательные ответы на один вопрос: как управлять корпоративной информацией. Каждая следующая концепция не отменяла предыдущую, а расширяла ее: добавляла новый слой задач, которые бизнес не мог решить с помощью предшественника. \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n\u003Ctable class=\"tg\" style=\"undefined;table-layout: fixed; min-width: 548px\">\r\n\u003Cthead>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Cth>Система \u003C/th>\r\n    \u003Cth>Фокус \u003C/th>\r\n    \u003Cth>Типичные задачи \u003C/th>\r\n  \u003C/tr>\u003C/thead>\r\n\u003Ctbody>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>DMS \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Хранение и работа с документами \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Организация файлов, доступ, версии, базовые процессы \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>СЭД \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Документооборот и делопроизводство \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Регистрация, маршрутизация, согласование, контроль исполнения \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>ECM \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Управление корпоративным контентом в широком смысле \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Хранение, поиск, версионирование, архивирование любых типов контента \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>CSP \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Работа с контентом, процессами и интеграциями \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Все перечисленное выше, а также гибкие интеграции через API, поддержка распределенных сценариев \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n\u003C/tbody>\u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n**CSP** — это не отдельная категория продуктов, а **эволюция СЭД и ECM**. Современные системы электронного документооборота давно вышли за рамки регистрации и маршрутизации документов — они управляют контентом, автоматизируют процессы и интегрируются с корпоративной инфраструктурой. По сути, зрелая СЭД сегодня и есть CSP. Это значит, что при выборе системы не нужно искать продукт с пометкой «CSP» — нужно проверить, закрывает ли конкретная платформа весь спектр задач: от хранения и согласования до интеграций и архивного хранения. \r\n\r\nПодробнее о том, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/enterprise-content-management-vybor-ecm-sistemy-v-2026/\" target=\"_blank\" >на что обращать внимание при выборе ECM-системы \u003C/a>, читайте в статье «Как выбрать ECM-систему в 2026 году». \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/83cb4853054e468f9c253d38b0450ecf_74b848734f.png\" alt=\"Чем CSP отличается от СЭД, ECM и DMS\"/> \r\n\r\n## Какие задачи решает CSP-система и какие преимущества это дает \r\n\r\nНиже — ключевые функции CSP-платформы и то, что они означают для бизнеса на практике. \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n\u003Ctable class=\"tg\" style=\"undefined;table-layout: fixed; min-width: 500px\">\r\n\u003Cthead>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Cth>Задача \u003C/th>\r\n    \u003Cth>Преимущество для бизнеса \u003C/th>\r\n  \u003C/tr>\u003C/thead>\r\n\u003Ctbody>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>Единое хранилище документов и контента \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Все данные в одном месте — нет разрозненных папок и локальных архивов \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>Быстрый поиск по содержимому и атрибутам \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Нужный документ можно найти за считанные секунды \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>Маршрутизация и согласование по настроенным маршрутам \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Документ не теряется, статус согласования виден в любой момент \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>Контроль исполнения поручений \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Ответственные получают уведомления, руководитель видит общую картину \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>Архивирование с соблюдением сроков хранения \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Соответствие регуляторным требованиям, снижение рисков при проверках \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>Интеграция с корпоративными системами (ERP, CRM, HR) \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Устранение двойного ввода данных и ускорение сквозных процессов \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n  \u003Ctr>\r\n    \u003Ctd>Разграничение прав доступа \u003C/td>\r\n    \u003Ctd>Информационная безопасность: каждый видит только то, что ему положено \u003C/td>\r\n  \u003C/tr>\r\n\u003C/tbody>\u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n## Эффект от внедрения СЭД ТЕЗИС как CSP-системы \r\n\r\nРазберем на примере \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/\" target=\"_blank\" > СЭД ТЕЗИС\u003C/a>. Система закрывает полный спектр задач, которые описывает концепция CSP: от регистрации и согласования документов до контроля исполнения поручений, архивирования и интеграции с внешними системами. \r\n\r\nСистема особенно полезна в следующих сценариях: \r\n\r\n- **Автоматизация документооборота**. Входящие, исходящие, внутренние документы и организационно-распорядительные документы — все обрабатывается по настроенным маршрутам с контролем сроков и статусов. \r\n- **Согласование договоров**. Гибкие маршруты согласования, электронная подпись, история изменений и обсуждение внутри карточки — без переписки в почте и мессенджерах. Например, в «Росгосстрахе» \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/rosgosstrah/\" target=\"_blank\" >на базе СЭД ТЕЗИС автоматизирован полный цикл договорной работы\u003C/a>: от подготовки до архивирования, включая автоматическое определение состава согласующих на основе матрицы подстановок. \r\n- **Контроль исполнения поручений**. Постановка задач, назначение ответственных, контроль сроков и эскалация — в одной системе. В Башкортостанской ППК \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/504\" target=\"_blank\" >внедрение Системы ТЕЗИС повысило прозрачность контроля исполнительской дисциплины и ускорило согласование документов\u003C/a>. \r\n- **Корпоративный архив**. Централизованное хранение с соблюдением правил архивного хранения, полнотекстовый поиск по всей базе документов. \r\n- **Автоматизация в масштабе холдинга**. Модуль «Единый холдинг» позволяет вести документооборот во всех компаниях группы в единой системе с разграничением доступа. В «Ингосстрах» \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/ingosstrah/\" target=\"_blank\" >СЭД ТЕЗИС масштабировался с 150 до нескольких тысяч пользователей \u003C/a>, охватив весь документооборот компании. \r\n- **Интеграции**. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/accounting-system-integration/\" target=\"_blank\" >СЭД ТЕЗИС подключается к учетным системам (1С, SAP), кадровым платформам и другим корпоративным сервисам\u003C/a> — обеспечивает сквозную автоматизацию процессов. \r\n\r\nТаким образом, СЭД ТЕЗИС реализует ключевые принципы Content Services Platform: единое хранилище, связь контента с процессами, интеграции и возможность управления ими. На практике это означает меньше ручной рутины, быстрее согласования, прозрачный контроль исполнения и единое информационное пространство для всей компании. \r\n\r\nЕсли ваша компания еще работает с бумажными документами или частично автоматизированными процессами — рекомендуем прочитать статью \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/5-priznakov-chto-pora-perekhodit-s-bumazhnogo-dokumentooborota-na-sed/\" target=\"_blank\" >«5 признаков, что пора переходить с бумажного документооборота на СЭД»\u003C/a>. \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/420c7c953a874fd4964a5abe02edea04_9d5fd27957.png\" alt=\"Эффект от внедрения СЭД ТЕЗИС как CSP-системы\"/> \r\n\r\n## Как начать внедрение CSP-системы \r\n\r\nВнедрение начинается с понимания задач: какие процессы автоматизировать в первую очередь, какие системы нужно интегрировать, сколько пользователей будет работать в корпоративной системе. \r\n\r\nНе нужно заранее готовить техническое задание — специалисты СЭД ТЕЗИС помогут разобраться в этих вопросах: проанализируют текущие процессы, предложат подходящий сценарий внедрения и ответят на вопросы по функциональности и интеграциям. \r\n\r\nЕсли вы хотите понять, как **CSP-подход** можно применить в вашей организации и какие процессы можно автоматизировать с помощью СЭД ТЕЗИС, оставьте заявку на консультацию — мы поможем подобрать оптимальный сценарий внедрения. \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\r\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте подробнее про функциональность СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\r\n  \u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/\" class=\"cta-link\">\r\n        Узнать \r\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n## FAQ \r\n\r\n### Кому CSP-система особенно полезна? \r\n\r\nCSP приносит наибольший эффект там, где объем документов высокий, а процессы затрагивают несколько подразделений или систем: \r\n\r\n- Крупные компании и холдинги с распределенной структурой; \r\n- Организации с филиальной сетью и удаленными командами; \r\n- Финансовые и юридические подразделения; \r\n- HR, закупки, договорная работа;\r\n- Канцелярия, архив, делопроизводство; \r\n- Компании, переходящие с зарубежных ECM-платформ (SharePoint, Documentum, OpenText) — им нужна система с сопоставимым функциональным охватом. \r\n\r\n### Как выбрать CSP-систему? \r\n\r\nПри выборе стоит оценить восемь ключевых критериев: \r\n\r\n1. Покрывает ли система нужные бизнес-процессы;\r\n2. Есть ли готовые интеграции с корпоративными системами (ERP, CRM, кадровые платформы);\r\n3. Насколько система масштабируема — выдержит ли рост числа пользователей и объема документов;\r\n4. Как устроено разграничение прав и защита данных;\r\n5. Удобен ли интерфейс для массового пользователя, не только для администратора;\r\n6. Можно ли адаптировать систему под специфику компании без глубокой разработки;\r\n7. Есть ли поддержка на этапе внедрения и после запуска;\r\n8. Внесена ли система в реестр отечественного ПО. \r\n\r\n### В чем общее у CSP, СЭД и ECM? \r\n\r\nВсе три концепции решают одну задачу — помочь компании управлять корпоративной информацией: хранить, находить, обрабатывать и контролировать документы и контент. Разница — в акцентах и в том, насколько широко трактуется понятие «контент». CSP — наиболее широкая и современная из трех концепций, но на практике зрелые СЭД и ECM-системы реализуют ту же функциональность. \r\n\r\n### Какова стоимость внедрения CSP-системы? \r\n\r\nСтоимость зависит от масштаба компании, количества пользователей, перечня автоматизируемых процессов и необходимых интеграций. Универсальной цены нет — для точной оценки нужен анализ задач конкретной организации. Воспользуйтесь нашим \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/buy/\" target=\"_blank\" >калькулятором для расчета приблизительной стоимости внедрения\u003C/a> и оставьте заявку на консультацию, и специалисты СЭД ТЕЗИС помогут сформировать подходящее предложение. \r\n\r\n### Что необходимо для начала внедрения CSP-системы? \r\n\r\nДля старта достаточно понимания того, какие процессы нужно автоматизировать и какие системы уже используются в компании. Технические требования к инфраструктуре, состав интеграций и этапы внедрения определяются совместно со специалистами на начальном этапе проекта. \r\n\r\n  \u003Cstyle type=\"text/css\">\r\n\t.cta-block {\r\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tcolor: #ffffff;\r\n\t\tfont-size: 20px;\r\n\t\tfont-weight: 500;\r\n\t\tborder-radius: 8px;\r\n\t\toverflow: hidden;\r\n        display: flex;\r\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\r\n        justify-content: space-between;align-items: center;\r\n\t}\r\n\t.cta-button {\r\n\t\tcolor: #293244;\r\n\t\tborder-radius: 40px;\r\n\t\tfont-size: 16px;\r\n\t\tpadding: 4px;\r\n\t}\r\n\t.cta-link {\r\n\t    display: inline-flex;\r\n\t    align-items: center;\r\n\t    background-color: #fff;\r\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\r\n\t    border-radius: 40px;\r\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\r\n\t    font-weight: 500;\r\n\t    font-size: 16px;\r\n\t    line-height: 24px;\r\n\t    color: #293244;\r\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\r\n\t}\r\n\t.arrow-icon {\r\n\t    display: inline-block;\r\n\t    width: 32px;\r\n\t    height: 32px;\r\n\t    background-color: #eaf6ff;\r\n\t    border-radius: 100%;\r\n\t    margin-left: 12px;\r\n\t    padding: 5px;\r\n\t    transition: background-color .3s ease;\r\n\t}\r\n \r\n  .table-wrapper {\r\n      width: 100%;\r\n      max-width: 960px;\r\n      border-radius: 4px;\r\n       overflow-x: auto;\r\n    }\r\n\r\n    table {\r\n      width: 100%;\r\n      border-collapse: collapse;\r\n      border-radius: 4px;\r\n      overflow: hidden;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n    }\r\n\r\n    thead tr th {\r\n      background-color: #F3F9FD;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      text-align: left;\r\n    }\r\n\r\n    tbody tr td {\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      vertical-align: top;\r\n    font-weight: 400;\r\n      color: #5D687E;\r\n    }\r\n\u003C/style>",73,"csp-sistema-upravleniya-korporativnym-kontentom-i-sleduyushhij-etap-razvitiya-sed-i-ecm","2026-04-29T06:54:04.557Z","2026-06-23T08:51:33.226Z","2026-06-23T08:51:33.212Z",{"id":789,"documentId":978,"title":979,"published":9,"weight":980,"slug":981,"createdAt":982,"updatedAt":983,"publishedAt":984,"blogposts":985},"un3vnow1lwdabtxc9wy8rst6","Функциональность",-14,"funktsionalnost","2025-06-10T07:11:14.736Z","2025-06-10T07:17:40.614Z","2025-06-10T07:17:40.602Z",[986,987,988,1001,1002,1003,1004,1005,1006,1007,1008,1009,1010,1011,1012,1013,1014,1015,1016,1028,1039,1049,1050,1062,1073],{"id":150,"documentId":229,"seo_title":230,"seo_description":231,"seo_keywords":232,"title":233,"created":234,"body":235,"published":9,"weight":150,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":236,"createdAt":237,"updatedAt":238,"publishedAt":239},{"id":39,"documentId":811,"seo_title":812,"seo_description":813,"seo_keywords":21,"title":814,"created":794,"body":815,"published":9,"weight":39,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":816,"createdAt":817,"updatedAt":818,"publishedAt":819},{"id":989,"documentId":990,"seo_title":991,"seo_description":992,"seo_keywords":993,"title":994,"created":995,"body":996,"published":9,"weight":989,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":997,"createdAt":998,"updatedAt":999,"publishedAt":1000},19,"s8e2ex2kth77bjkt1uh3l7qn","Хранилище контента в СЭД: новые задачи документооборота","Как системы электронного документооборота (СЭД) могут стать мощным инструментом для хранения и управления контентом. ","Автоматизация документооборота, управление документами, ТЕЗИС, СЭД ТЕЗИС, документооборот, электронный документооборот","СЭД как единое хранилище контента: Новые задачи систем электронного документооборота","2015-07-09","###### *Ценность СЭД возрастет, если она будет использоваться в качестве хранилища данных между приложениями*\n\nФрагментация данных — бич организаций, которые активно задействуют в работе высокие технологии. По данным глобального опроса, проведенного аналитической компанией IDG Research, средняя организация использует около 48 автоматизированных систем, реализующих различные бизнес-процессы компании. В крупных организациях эта цифра приближается к 100. При этом каждое приложение производит документы — будь то отчеты или разнообразные списки, автоматически заполняемые формы или что-то еще.\n\n\nВ итоге получается, что бухгалтерия работает в одной системе, склад — в другой, точки розничной продажи — в третьей, операторы интернет-магазина — в четвертой…  Данные, создаваемые каждой из систем, хранятся автономно друг от друга, и когда менеджеру требуется, к примеру, сопоставить документы из нескольких систем, ему приходится подключаться ко всем сразу, проводить поиск по нескольким базам данных и путаться в окнах, теряя человеко-часы. А то и выезжать «на место» — почти половина опрошенных IDG призналась, что до сих пор хранит существенную часть информации на бумаге.\n\nПри этом 90 % опрошенных уверены: для обеспечения связности бизнес-процессов документы между системами надо синхронизировать. Половина респондентов (48 %) тратят не менее 20 % своего ИТ-бюджета на услуги программистов, интегрирующих многочисленные бизнес-приложения между собой посредством API или специализированных шлюзов. 41 % организаций поручает сотрудникам вручную переносить данные из системы в систему, а 46 % опрошенных используют обмен файлами (файл-серверы или групповое ПО типа внутрикорпоративного портала).\n\nМежду тем, 66 % респондентов сообщили, что у них в организации установлена СЭД. В фрагментированной инфраструктуре она, как и другие системы, выполняет свой узкий круг задач — к примеру, автоматизацию рабочего места делопроизводителя. Однако, в современном офисе понятие «документооборот» давно уже выходит за рамки канцелярии. Интересную идею на этот счет выдвинули эксперты IDG, которые уверены, что потенциал СЭД в области управления корпоративным контентом куда более обширен.\n\nЦенность СЭД для организации может возрасти по экспоненте, если она будет использоваться в качестве хранилища данных между приложениями, которые автоматизируют ключевые бизнес-процессы компании — прикладные, финансовые, управленческие. Многие (если не все) системы, поддерживающие жизнедеятельность организаций, так или иначе генерируют документы, задачи или уведомления — контент, который концептуально «понятен» большинству современных СЭД. Следовательно, вполне логичным будет свести эти данные в одном месте.\n\nАналитики называют целый ряд преимуществ, которые может приобрести компания, если организует централизованное хранение контента в СЭД:\n\n- Пользователи различных систем автоматизации бизнеса смогут просматривать контент из той системы, с которой им наиболее удобно работать. Кроме того, они будут иметь доступ к связанным документам из других систем, что позволит им лучше понимать контекст задачи.\n\n- В свою очередь, руководители будут иметь «единое окно» для просмотра, анализа и утверждения документов из всех систем, что положительно повлияет на скорость и взвешенность принятия решений и постановки задач сотрудникам.\n\n- Отпадает необходимость в «ручном» обмене файлами или переносе данных из системы в систему, что фактически является цифровым эквивалентом «перекладывания бумажек». Появляется возможность настройки автоматического обмена документами между сотрудниками путем создания бизнес-процессов внутри СЭД.\n\n- Больше не нужно тратить усилия на бесконечную программную интеграцию «всех со всеми». Разработчикам будет достаточно наладить и поддерживать импорт-экспорт контента в СЭД и обратно.\n\n- Повышается отказоустойчивость инфраструктуры. Если какая-то из прикладных систем неожиданно откажет, контент останется доступен в централизованном хранилище, что позволит не останавливать бизнес-процесс до восстановления работоспособности.\n\n- Сокращаются расходы на децентрализованное хранение контента и поддержание интеграции между разнородными системами. ИТ-инфраструктура становится менее громоздкой и более простой в обслуживании.\n\nИдея, озвученная IDG, не выглядит совсем нереализуемой. Современные продукты в области электронного документооборота вполне способны справиться с этой задачей — вопрос только в том, какие именно.\n\nОпределенно, преимущество здесь остается за СЭД, построенными на базе гибкой программной платформы и предоставляющими доступ к своему исходному коду. Интеграция СЭД с большим количеством разнородных систем потребует активной модификации исходников, для чего решение должно быть построено на легко изменяемых открытых компонентах. Хороший пример среди российских продуктов — платформа Jmix (ex-CUBA Platform) от [компании «Хоулмонт»](https://www.tezis-doc.ru/company/), на которой строится [система документооборота ТЕЗИС](https://www.tezis-doc.ru/features/).\n\nКроме того, необходимыми техническими условиями функционирования системы документооборота в качестве репозитория контента будут:\n\n- Возможность импорта-экспорта данных в популярных форматах (XML, текст и т.д.);\n\n- Поддержка отказоустойчивых конфигураций развертывания и возможность обеспечивать доступность контента в режиме 24/7;\n\n- Гибкая система разграничения прав доступа к документам между пользователями разных систем;\n\n- Возможность создания индивидуальных бизнес-процессов внутри СЭД для налаженного обмена контентом между пользователями.\n\nСистемы электронного документооборота, уже зарекомендовавшие себя в роли корпоративных хранилищ информации, могут сыграть гораздо более важную роль в жизнедеятельности организации. В качестве корпоративного информационного хаба СЭД сможет предоставить руководству эффективный плацдарм для работы с документами, стекающими со всей организации, что позволит компании встать на путь уверенного принятия решений и повысить свою продуктивность.\n\n","sed-kak-edinoe-hranilishhe-kontenta-novye-zadachi-sistem-elektronnogo-dokumentooborota","2025-06-10T07:11:07.064Z","2026-06-23T08:51:31.549Z","2026-06-23T08:51:31.531Z",{"id":401,"documentId":402,"seo_title":403,"seo_description":404,"seo_keywords":21,"title":405,"created":406,"body":407,"published":9,"weight":401,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":408,"createdAt":409,"updatedAt":410,"publishedAt":411},{"id":251,"documentId":252,"seo_title":253,"seo_description":254,"seo_keywords":21,"title":255,"created":256,"body":257,"published":9,"weight":251,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":258,"createdAt":259,"updatedAt":260,"publishedAt":261},{"id":114,"documentId":426,"seo_title":427,"seo_description":428,"seo_keywords":429,"title":430,"created":431,"body":432,"published":9,"weight":433,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":434,"createdAt":435,"updatedAt":436,"publishedAt":437},{"id":660,"documentId":661,"seo_title":662,"seo_description":663,"seo_keywords":21,"title":664,"created":665,"body":666,"published":9,"weight":660,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":667,"createdAt":668,"updatedAt":669,"publishedAt":670},{"id":821,"documentId":822,"seo_title":823,"seo_description":824,"seo_keywords":825,"title":826,"created":827,"body":828,"published":9,"weight":821,"published_date":25,"reading_time":26,"slug":829,"createdAt":830,"updatedAt":831,"publishedAt":832},{"id":511,"documentId":512,"seo_title":513,"seo_description":514,"seo_keywords":515,"title":516,"created":517,"body":518,"published":9,"weight":511,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":519,"createdAt":520,"updatedAt":521,"publishedAt":522},{"id":524,"documentId":525,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":526,"created":527,"body":528,"published":9,"weight":524,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":529,"createdAt":530,"updatedAt":531,"publishedAt":532},{"id":534,"documentId":535,"seo_title":536,"seo_description":537,"seo_keywords":538,"title":539,"created":540,"body":541,"published":9,"weight":534,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":542,"createdAt":543,"updatedAt":544,"publishedAt":545},{"id":547,"documentId":548,"seo_title":21,"seo_description":21,"seo_keywords":21,"title":549,"created":550,"body":551,"published":9,"weight":547,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":552,"createdAt":553,"updatedAt":554,"publishedAt":555},{"id":557,"documentId":558,"seo_title":559,"seo_description":560,"seo_keywords":21,"title":561,"created":562,"body":563,"published":9,"weight":557,"published_date":25,"reading_time":336,"slug":564,"createdAt":565,"updatedAt":566,"publishedAt":567},{"id":57,"documentId":58,"seo_title":59,"seo_description":60,"seo_keywords":21,"title":61,"created":62,"body":63,"published":9,"weight":57,"published_date":25,"reading_time":64,"slug":65,"createdAt":66,"updatedAt":67,"publishedAt":68},{"id":70,"documentId":71,"seo_title":72,"seo_description":73,"seo_keywords":21,"title":74,"created":75,"body":76,"published":9,"weight":77,"published_date":75,"reading_time":78,"slug":79,"createdAt":80,"updatedAt":81,"publishedAt":82},{"id":84,"documentId":85,"seo_title":86,"seo_description":87,"seo_keywords":21,"title":88,"created":89,"body":90,"published":9,"weight":91,"published_date":25,"reading_time":92,"slug":93,"createdAt":94,"updatedAt":95,"publishedAt":96},{"id":433,"documentId":574,"seo_title":575,"seo_description":576,"seo_keywords":21,"title":577,"created":578,"body":579,"published":9,"weight":580,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":581,"createdAt":582,"updatedAt":583,"publishedAt":584},{"id":455,"documentId":456,"seo_title":457,"seo_description":458,"seo_keywords":459,"title":460,"created":461,"body":462,"published":9,"weight":455,"published_date":25,"reading_time":39,"slug":463,"createdAt":464,"updatedAt":465,"publishedAt":466},{"id":1017,"documentId":1018,"seo_title":1019,"seo_description":1020,"seo_keywords":21,"title":1021,"created":1022,"body":1023,"published":9,"weight":636,"published_date":1022,"reading_time":78,"slug":1024,"createdAt":1025,"updatedAt":1026,"publishedAt":1027},60,"tdzg6a1mimzzfdjb4r5j34aw","ECM и СЭД: ключевые отличия и критерии выбора для бизнеса ","Узнайте, какие задачи решает ECM, чем она отличается от СЭД и определите, какая система подойдет вашему бизнесу. ","ECM-система: что это такое и в чем отличия от СЭД ","2026-04-02","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/81b08562eaf3426883675a6b368f743c_7f97615b67.png\" alt=\"ECM-система: что это такое и в чем отличия от СЭД\"/>\r\n\r\nМногие компании сегодня ищут решения класса **ECM** (**Enterprise Content Management**), ожидая от них комплексного управления корпоративным контентом. Однако на практике многие ECM-платформы работают только с документооборотом, тогда как современные **СЭД** (**системы электронного документооборота**) нередко выходят далеко за рамки классического управления документами. \r\n\r\nВ этой статье мы разберемся, чем действительно отличается ECM от СЭД, какие функции определяют их возможности и почему \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/\" target=\"_blank\">СЭД ТЕЗИС\u003C/a> можно по праву считать полноценной **ECM-системой**. О том, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/enterprise-content-management-vybor-ecm-sistemy-v-2026\" target=\"_blank\">как выбрать решение enterprise content management \u003C/a>рассказали в статье. Вы узнаете, какие задачи решают такие решения и по каким критериям стоит выбирать систему для бизнеса. \r\n\r\n## ECM-система что это? \r\n\r\n**Enterprise Content Management (ECM)** — это комплексная ECM-система для управления корпоративным контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. ECM-системы автоматизируют бизнес-процессы, обеспечивая быстрый поиск, безопасность данных и совместную работу.  \r\n\r\nECM играет одну из ключевых ролей в цифровой трансформации: она помогает отказаться от бумажных документов, может подключить ИИ для умного поиска нужного и сократить рутину. В итоге компания переходит на удобную платформу, где контент помогает расти компании, а не замедляет масштабирование. \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/dcf1116795fe421da1567f27458f27be_b20dd81fd4.png\" alt=\"ECM-система что это?\"/>\r\n\r\n## Что относится к корпоративному контенту \r\n\r\nКаждый день в компании скапливается разная цифровая информации: письма, документы, фото, файлы, папки. В ECM системе документооборота это делится на два основных типа — **структурированные** и **неструктурированные** данные. До 80% занимает неструктурированный контент, который сложно контролировать без ECM. СЭД ТЕЗИС, в свою очередь, организует все это пространство, делая учет и совместную работу простыми. \r\n\r\n**Структурированные данные** — это упорядоченная информация с четкой формой: документы, таблицы, записи из 1С или Excel. Их легко вводить в базы данных (СУБД), извлекать и анализировать. ECM автоматизирует ввод, экспорт и интеграцию — это минимизирует количество ошибок в отчетах. \r\n\r\n**Неструктурированные данные** — хаотичны: изображения, видео, письма, чаты, веб-страницы, файлы без структуры. Без системы они храняться в папках, файлах и на дисках. ECM-cистема обрабатывает, категоризирует, тегирует и индексирует их, что обеспечивает быстрый поиск документов и доступ команды к ним. \r\n\r\nВ итоге ECM превращает разрозненный контент в упорядоченные данные: от хранения до совместной работы, особенно в госсекторе с большим количеством отчетов и писем. \r\n\r\n## Основные функции ECM-систем \r\n\r\nСовременные ECM-системы обеспечивают централизованное хранение, контроль версий документов и гибкое управление правами доступа. Автоматизация процессов, долговременный архив и комплексная безопасность данных позволяют оптимизировать работу подразделений и снизить риски утечки информации.  \r\n\r\n**Разберем основную функциональность ECM-систем на примере СЭД ТЕЗИС:** \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n\u003Ctable>\r\n  \u003Cthead>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Cth>Функция \u003C/th>\r\n      \u003Cth>Описание для бизнеса \u003C/th>\r\n      \u003Cth>Эффект для компании \u003C/th>\r\n    \u003C/tr>\u003C/thead>\r\n  \u003Ctbody>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>Централизованное хранилище\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Единое информационное пространство предприятия, исключающее разрозненное хранение.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Мгновенный поиск, отсутствие потерь данных, сокращение времени обработки.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>Версионность документов\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Автоматическое сохранение истории изменений и возможность коллективной работы с документом.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Гарантия работы с актуальным черновиком, прозрачность редактирования.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>Управление правами доступа\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Гибкая настройка видимости контента по ролям и департаментам.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Конфиденциальность данных и разграничение зон ответственности.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>Автоматизация процессов\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Автоматические маршруты: согласование, оплата, контроль дисциплины.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Регламентация процедур и соблюдение сроков выполнения задач.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n    \u003Ctr>\r\n      \u003Ctd>Информационная безопасность\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Шифрование, резервное копирование и аудит действий пользователей.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n      \u003Ctd>Минимизация рисков утечки и защита от технических сбоев.\u003Cspan> \u003C/span>\u003C/td>\r\n    \u003C/tr>\r\n  \u003C/tbody>\r\n  \u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\r\n\t\u003Cdiv class=\"cta-title\">Закажите демонстрацию, и мы покажем, как СЭД ТЕЗИС решает задачи ECM в бизнесе\u003C/div>\r\n\t\u003Ca target=\"_self\" href=\"#form_demo\" class=\"cta-link\">\r\n        Заказать \r\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n## Что такое СЭД? \r\n\r\n**СЭД (система электронного документооборота)** — это многофункциональный программный комплекс, предназначенный для автоматизации полного жизненного цикла документов в организации. В отличие от простых систем хранения файлов, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota/\" target=\"_blank\">СЭД управляет не только самими данными\u003C/a>, но и процессами их обработки, согласования, исполнения и архивного хранения. \r\n\r\nСовременная СЭД (часто выступающая в роли ECM-системы) — это фундамент цифровой трансформации бизнеса, который объединяет сотрудников, департаменты и внешних контрагентов в единую защищенную информационную среду. СЭД появилась раньше ECM как инструмент для цифровизации бумажных процессов. СЭД фокусируется на документах, ECM работает со всем контентом, который есть в компании. \r\n\r\n## ECM и СЭД в чем отличие \r\n\r\n**ECM-система** — более гибкий инструмент, чем СЭД, но, как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. СЭД — это система электронного документооборота, которая работает в основном классическими типами документов — договор, письма, поручение и проч. СЭД можно считать первым этапом эволюции систем управления контентом. Во многом она служит базой для ECM. \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n  \u003Ctable>\r\n    \u003Cthead>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Cth class=\"tg-pdeq\">Критерий \u003C/th>\r\n        \u003Cth class=\"tg-pdeq\">СЭД \u003C/th>\r\n        \u003Cth class=\"tg-pdeq\">ECM \u003C/th>\r\n      \u003C/tr>\u003C/thead>\r\n    \u003Ctbody>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Направленность \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Все возможные документы (договоры, приказы, письма) \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Весь корпоративный контент (доки, медиа, чаты, базы знаний) \u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Типы данных \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Структурированные (СУБД, таблицы) \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Структурированные + неструктурированные (видео, изображения) \u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Процессы \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Регламентированные (согласование, исполнение) \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Гибкие, включая неформальные  \u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Масштаб \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Документооборот в отделах/компании \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Корпоративный уровень, интеграция с системами типа ERP или CRM \u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Примеры задач \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Канцелярия, КЭДО, ЭДО \u003C/td>\r\n        \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Поиск по контенту, управление знаниями, архивы \u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n    \u003C/tbody>\r\n  \u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n**Когда выбрать СЭД, а когда ECM**:\r\n\r\n- Хватит СЭД, если бизнесу нужны базовые задачи: автоматизация канцелярии, согласования документов, ЭП и архив. Подходит малому/среднему бизнесу или госструктурам с четкими регламентами. \r\n- Нужна ECM, если корпоративный контент разнообразен (медиа, архив данных, сохраненные чаты), важны ИИ-поиск, масштабирование под 1000+ пользователей и интеграции (ERP, CRM). Критичны для холдингов/корпораций с неструктурированными данными, которые занимают до 80% всего контента. \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/fc36bd15aa7c41ce93f6b92699a71ab7_4099a2c94d.png\" alt=\"Когда выбрать СЭД, а когда ECM\"/>\r\n\r\n## СЭД ТЕЗИС по названию, ECM по сути \r\n\r\n**СЭД ТЕЗИС** — это не просто система электронного документооборота, а полноценная **ECM-платформа**, которая охватывает весь спектр управления корпоративным контентом. Исторически решение называется СЭД, подчеркивая фокус на документообороте, но по функциональности она реализует ключевые возможности ECM: полный цикл работы с документами, автоматизированные бизнес-процессы, интеллектуальный поиск и многое другое. \r\n\r\nВ СЭД ТЕЗИС компании получают полный документооборот — от создания и согласования документов до их хранения, архивации и уничтожения. Это включает электронную подпись, версионность, контроль доступа и интеграцию с внешними системами \r\n\r\nЗдесь реализованы принципы автоматизации бизнес-процессов: настройка маршрутов утверждения, уведомления, эскалации задач и аналитика по срокам. Например, в госучреждении заявка на закупку проходит автоматическое согласование с юристом, финансистом и руководителем — без бумаги и задержек. \r\n\r\nПоиск реализован на базе продвинутых алгоритмов: полнотекстовый, семантический, по метаданным и даже с ИИ-поддержкой для распознавания содержания. Это позволяет искать нужный документ среди тысяч файлов.  \r\n\r\nЯрким примером СЭД ТЕЗИС в роли ECM‑платформы стала \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/customers/case_studies/tkb/\" target=\"_blank\">реализация системы электронного документооборота в банковской группе ТКБ\u003C/a>, входящей в топ‑10 частных банковских групп России. В рамках проекта СЭД ТЕЗИС стала центральным элементом управления корпоративным контентом, объединив входящую и исходящую корреспонденцию, организационно‑распорядительную документацию, служебные записки, процессы оформления кадровых заявлений, доверенностей и коллегиальных заседаний в единой системе. СЭД реализует централизованное хранилище, управление правами и интеллектуальный поиск, а также уникальные кастомизированные процессы — от электронных заседаний с голосованием участников до модуля управления операционными и регуляторными рисками по требованиям Банка России. \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/d0f1842be6404ddfbc525e24dd61661c_ea1efcf50f.png\" alt=\"СЭД ТЕЗИС по названию, ECM по сути \"/>\r\n\r\n## Итог  \r\n\r\nКлассическая СЭД фокусируется на формализованных документах и регламентированных процессах, тогда как ECM охватывает весь корпоративный контент и более широкий спектр сценариев его использования. В современных реалиях границы между классической СЭД и ECM-системой размываются: функционально развитые СЭД выходят за рамки документооборота и фактически закрывают задачи управления корпоративным контентом на уровне ECM. \r\n\r\nСЭД ТЕЗИС исторически позиционируется как система электронного документооборота, но по набору функций соответствует ECM-системе: умеет работать не только с документами, но и с различными типами контента, автоматизирует бизнес‑процессы и обеспечивает продвинутый поиск и безопасность информации.  Название «СЭД» — не ограничение, а бренд: за 15 лет компания отточила решение под реальные нужды российского бизнеса и госсектора, интегрируя лучшие практики ECM в нашу систему. В итоге, выбирая СЭД ТЕЗИС, компания получает ECM-функциональность под брендом, которому доверяют тысячи пользователей. \r\n\r\n## Часто задаваемые вопросы  \r\n\r\n**Что такое ECM-система?** \r\n\r\nECM (Enterprise Content Management) — это стратегическая инфраструктура и технологическая платформа для управления полным жизненным циклом корпоративной информации. В отличие от обычных архивов, ECM-система не просто хранит файлы, а интегрирует их в бизнес-концепцию компании. Она позволяет собирать, управлять, хранить и доставлять контент (документы, изображения, данные) нужным пользователям в нужное время.  \r\n\r\n**Что входит в функционал ECM-решения?** \r\n\r\nСовременная ECM-платформа объединяет в себе инструменты, которые в классическом ИТ-ландшафте могли принадлежать разным программам: \r\n\r\n- Управление документами: создание, захват данных и контроль версий. \r\n- Workflow (Управление процессами): автоматизация маршрутов согласования и движения документов. \r\n- Полнотекстовый поиск: мгновенное нахождение информации, по ключевым словам, внутри файлов. \r\n- Управление знаниями: систематизация неструктурированной информации. \r\n- Электронная подпись и безопасность: защита данных и придание документам юридической значимости. \r\n- Долговременное хранение: создание юридически значимых цифровых архивов. \r\n\r\n**Для чего ECM-система необходима современному бизнесу?** \r\n\r\n- Внедрение ECM-системы решает ряд критических задач для среднего и крупного бизнеса: \r\n- Оптимизация затрат: сокращение расходов на бумагу, логистику и хранение физических архивов. \r\n- Повышение прозрачности: руководство видит, на каком этапе находится любой процесс или договор. \r\n- Безопасность и комплаенс: защита от утечек конфиденциальной информации и соблюдение требований законодательства. \r\n- Ускорение работы: автоматизация рутинных операций освобождает до 30% рабочего времени сотрудников. \r\n- Масштабируемость: возможность быстро адаптировать бизнес-процессы под меняющиеся условия рынка. \r\n\r\n**В чем разница между СЭД и ECM?**\r\n\r\nХотя эти понятия часто используют как синонимы, между ними есть концептуальное различие: \r\n\r\n- **СЭД (Система электронного документооборота)** фокусируется на формализованных документах и строго регламентированных процессах (канцелярия, приказы, входящая/исходящая корреспонденция). \r\n- **ECM (Enterprise Content Management)** — это более широкое понятие. Она управляет любым контентом, даже если он не является официальным документом (видеозаписи, макеты, чертежи, электронные письма, контент сайтов). \r\nЕсли СЭД — это работа с формами и правилами, то ECM — это стратегия управления всей интеллектуальной собственностью предприятия. Современные системы, такие как СЭД ТЕЗИС, успешно сочетают в себе функции обеих концепций. \r\n\r\n \u003Cstyle type=\"text/css\">\r\n\t.cta-block {\r\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tcolor: #ffffff;\r\n\t\tfont-size: 20px;\r\n\t\tfont-weight: 500;\r\n\t\tborder-radius: 8px;\r\n\t\toverflow: hidden;\r\n        display: flex;\r\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\r\n        justify-content: space-between;align-items: center;\r\n\t}\r\n\t.cta-button {\r\n\t\tcolor: #293244;\r\n\t\tborder-radius: 40px;\r\n\t\tfont-size: 16px;\r\n\t\tpadding: 4px;\r\n\t}\r\n\t.cta-link {\r\n\t    display: inline-flex;\r\n\t    align-items: center;\r\n\t    background-color: #fff;\r\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\r\n\t    border-radius: 40px;\r\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\r\n\t    font-weight: 500;\r\n\t    font-size: 16px;\r\n\t    line-height: 24px;\r\n\t    color: #293244;\r\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\r\n\t}\r\n\t.arrow-icon {\r\n\t    display: inline-block;\r\n\t    width: 32px;\r\n\t    height: 32px;\r\n\t    background-color: #eaf6ff;\r\n\t    border-radius: 100%;\r\n\t    margin-left: 12px;\r\n\t    padding: 5px;\r\n\t    transition: background-color .3s ease;\r\n\t}\r\n \r\n  .table-wrapper {\r\n      width: 100%;\r\n      max-width: 960px;\r\n      border-radius: 4px;\r\n       overflow-x: auto;\r\n    }\r\n\r\n    table {\r\n      width: 100%;\r\n      border-collapse: collapse;\r\n      border-radius: 4px;\r\n      overflow: hidden;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n    }\r\n\r\n    thead tr th {\r\n      background-color: #F3F9FD;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      text-align: left;\r\n    }\r\n\r\n    tbody tr td {\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      vertical-align: top;\r\n    font-weight: 400;\r\n      color: #5D687E;\r\n    }\r\n\u003C/style>","ecm-i-sed-klyuchevye-otlichiya-i-kriterii-vybora-dlya-biznesa","2026-04-29T06:53:44.941Z","2026-06-23T08:51:33.084Z","2026-06-23T08:51:33.070Z",{"id":592,"documentId":1029,"seo_title":1030,"seo_description":1031,"seo_keywords":21,"title":1032,"created":1033,"body":1034,"published":9,"weight":207,"published_date":25,"reading_time":78,"slug":1035,"createdAt":1036,"updatedAt":1037,"publishedAt":1038},"t0zohcpledzg0vyywy30x9io","Enterprise Content Management: выбор ECM-системы в 2026","Руководство по выбору системы управления корпоративным контентом (ECM) для российских компаний и госучреждений. ","Внедрение ECM: как выбрать систему для бизнеса в 2026 году?","2026-04-03","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/929b2b8c57d542aa9d55a901f50d9ac1_79b3b23312.png\" alt=\"Enterprise Content Management: выбор ECM-системы в 2026\"/>\r\n\r\nВ 2026 году enterprise content management (ECM) система — важный инструмент для российских компаний и госучреждений, которые стремятся к цифровой трансформации. Выбор правильной системы управления корпоративным контентом упрощает управление контентом, ускоряет бизнес-процессы и снижает риски. В этой статье разберемся, как выбрать ECM с учетом специфики вашего бизнеса. Подробнее о том, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/ecm-i-sed-klyuchevye-otlichiya-i-kriterii-vybora-dlya-biznesa\" target=\"_blank\">что такое ECM и зачем она нужна \u003C/a> в предыдущей статье. \r\n\r\n## Какие функции выполняет ECM? \r\n\r\n**Enterprise content management** — **ECM-система** — объединяет инструменты для работы с корпоративным контентом: от хранения документов до автоматизации бизнес-процессов.  \r\n\r\n**Основные функции ЕСМ-системы включают**: \r\n\r\n- Управление документами в рамках единой системы: единое электронное хранилище для файлов любого формата с настройкой доступа по ролям, папкам и пользователям. \r\n- Электронный архив: хранение документов и быстрый доступ к ним. \r\n- Контроль версий: автоматическая история правок, есть информация о том, кто и когда изменял данные, что позволяет легко вернуться к предыдущей версии или провести аудит. \r\n- Умный поиск: поиск по метаданным (данным о данных) находит точную информацию мгновенно. \r\n- Управление доступом к контенту: гибкая система прав доступа на уровне объектов, ролей и атрибутов.  \r\n\r\nТакже, среди ключевых задач — автоматизация электронного документооборота. Например, система электронного документооборота ТЕЗИС позволяет настраивать права доступа к определенным документам, хранить документы в электронном архиве, пользоваться умным поиском внутри системы и не только выполняет роль СЭД в компании, но и закрывает все основные функции ECM-системы.  \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/26de68fdb8f44db0b6eadd2c4ced04ff_8e7708d8c2.png\" alt=\"Основные функции ЕСМ-системы\"/>\r\n\r\n## На что стоит обратить внимание при выборе ECM \r\n\r\nПри выборе enterprise content management стоит оценивать решение по соответствию задачам вашей организации. Эти критерии помогут избежать разочарований при внедрении ECM.  \r\n\r\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\r\n  \u003Ctable>\r\n    \u003Cthead>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Cth>Критерий \u003C/th>\r\n        \u003Cth>Описание \u003C/th>\r\n      \u003C/tr>\u003C/thead>\r\n    \u003Ctbody>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>Масштабируемость\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Система должна выдерживать рост данных и пользователей без потери скорости\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>Интеграция\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Совместимость с другими системами, необходимыми для работы и обмена данными\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>Безопасность\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Роли доступа, аудит работы с данными, соответствие работы системы с законодательством\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>Low-Code\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Гибкая настройка без программирования\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>Искусственный интеллект\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Доступная функциональность ИИ в самой системе\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n      \u003Ctr>\r\n        \u003Ctd>Мобильность\u003C/td>\r\n        \u003Ctd>Веб- и мобильный доступ для удаленной работы\u003C/td>\r\n      \u003C/tr>\r\n    \u003C/tbody>\r\n  \u003C/table>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\r\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Закажите демонстрацию, и мы покажем, как СЭД ТЕЗИС выполняет функциональность ECM-системы\u003C/div>\r\n  \u003Ca target=\"_self\" href=\"#form_demo\" class=\"cta-link\">\r\n        Заказать \r\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\r\n\u003C/div>\r\n\r\n## Типичные ошибки при выборе системы управления корпоративным контентом \r\n\r\nМногие компании допускают рад ошибок, которые тормозят внедрение ECM. Вот главные подводные камни:  \r\n\r\n- **Фокус только на «фичах»**: Приобретение системы из-за широкого набора функциональности которые не соответствуют реальным потребностям компании, а не автоматизация конкретных бизнес-процессов. \r\n- **Игнорирование требований пользователей**: Выбор системы, которая сложна в использовании. Если интерфейс неудобен, сотрудники будут саботировать работу, что приведет к провалу внедрения. \r\n- **Отсутствие гибкости (кастомизации)**: Выбор жесткой системы, которая не адаптируется под уникальные бизнес-процессы компании, требуя огромных затрат на доработку в будущем. \r\n- **Недооценка совокупной стоимости владения**: Учет только цены лицензий, без учета затрат на внедрение, обучение, техническую поддержку, интеграцию с ERP и регулярные обновления. \r\n- **Нечеткое определение целей**: Отсутствие понимания того, что именно должно быть улучшено (скорость, безопасность, архивирование), что ведет к выбору «всего и сразу» и перегрузке системы. \r\n- **Игнорирование интеграционных возможностей**: Выбор изолированной системы, которая не умеет эффективно обмениваться данными с уже существующими в компании CRM или ERP. \r\n\r\n## Этапы внедрения ECM: краткий гайд \r\n\r\nВнедрение ECM обычно проходит несколько последовательных этапов: от анализа текущих процессов до запуска системы и дальнейшего сопровождения. На практике проект включает подготовку требований, выбор платформы, настройку и интеграцию, обучение сотрудников и опытную эксплуатацию.  \r\n\r\nОсновные этапы внедрения ECM: \r\n\r\n1. **Анализ и подготовка**\r\nНа первом этапе компания определяет задачи, которые должна решать система управления корпоративным контентом. Проводится аудит текущих процессов работы с документами, оценивается объем хранимых данных и прогнозируется их рост.  \r\n\r\n2. **Формирование требований и проектирование (ТЗ)**\r\nПосле анализа процессов составляется техническое задание. На этом этапе определяются роли пользователей, сценарии работы с документами, правила маршрутизации и требования к безопасности. Также проверяется совместимость системы с существующей ИТ-инфраструктурой компании. \r\n\r\n3. **Выбор системы и оценка бюджета**\r\nКомпания сравнивает решения разных поставщиков. Чтобы не упустить разные нюансы, на этом этапе стоит запросить у вендора проведение индивидуальной демонстрации работы системы. Это поможет увидеть все подводные камни и уточнить детали. Параллельно рассчитывается бюджет проекта: стоимость лицензий, внедрения, интеграции, обучения сотрудников и дальнейшей технической поддержки. \r\n\r\n4. **Настройка и интеграция**\r\nПосле выбора системы проводится установка программного обеспечения, настройка модулей и бизнес-процессов, интеграция с другими корпоративными системами — например, учетными решениями, ERP, CRM или сервисами электронной почты. \r\n\r\n5. **Обучение персонала и тестирование** \r\nПеред запуском сотрудники проходят обучение работе в системе. Параллельно проводится тестирование интерфейса и основных сценариев: регистрация документов, согласование, поиск, работа с версиями.  \r\n\r\n6. **Запуск и сопровождение** \r\nНа этапе опытной эксплуатации система начинает использоваться в рабочих процессах. После запуска осуществляется техническая поддержка пользователей, доработка отдельных сценариев и оптимизация процессов на основе практического опыта использования. \r\n\r\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/7c02915eac41439dbb8fdcc6a901d22c_b8ae600c50.png\" alt=\"Основные этапы внедрения ECM\"/>\r\n\r\n## Почему СЭД ТЕЗИС выходит за рамки классического электронного документооборота \r\n\r\nСЭД ТЕЗИС исторически называется системой электронного документооборота. Это устоявшееся название продукта на рынке. Однако по функциональности платформа решает задачи более широкого класса систем — enterprise content management. \r\n\r\nКлассическая СЭД обычно автоматизирует регистрацию документов, маршруты согласования и работу с электронным архивом. ECM-система, как мы уже выяснили, охватывает более широкий спектр задач. \r\n\r\n## Как СЭД ТЕЗИС реализует функции ECM \r\n\r\nСЭД ТЕЗИС реализует ключевые функции ECM-системы и позволяет управлять корпоративным контентом и бизнес-процессами в единой системе. \r\n\r\n**Основные возможности системы управления корпоративным контентом в СЭД**: \r\n\r\n- **\u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/\" target=\"_blank\">Автоматизация документооборота и согласований.\u003C/a>** \r\nСистема позволяет регистрировать документы, запускать маршруты согласования и контролировать исполнение поручений. \r\n- **\u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control/\" target=\"_blank\">Постановка задач и контроль исполнения.\u003C/a>**\r\nРуководители могут назначать задачи, отслеживать сроки выполнения и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников.  \r\n- **Работа с электронными документами и версиями.**\r\nСистема поддерживает сравнение версий и распознавание текста документов, включая сканы и графические файлы, что упрощает обработку большого потока контента.  \r\n- **\u003Ca href=\" https://www.tezis-doc.ru/features/electronic-signature/\" target=\"_blank\">Использование электронной подписи и юридически значимого обмена документами.\u003C/a>**  \r\nПоддерживается применение квалифицированной электронной подписи и интеграция с сервисами юридически значимого документооборота.  \r\n- **\u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/mobile-app/\" target=\"_blank\">Мобильный доступ к системе. \u003C/a>**\r\nПользователи могут работать с документами и задачами через мобильное приложение на различных устройствах.  \r\n- **Гибкая настройка процессов (Low-Code).** \r\nПлатформа позволяет адаптировать систему под процессы компании и автоматизировать различные сценарии работы с контентом без сложной разработки.  \r\n\r\nДополнительно система поддерживает интеграцию с внешними учетными и корпоративными системами, а также масштабирование для крупных организаций и холдинговых структур. \r\n\r\n## Итог \r\n\r\n**Выбор ECM-системы** — стратегическое решение для компаний, которые хотят системно управлять корпоративным контентом и документами. При выборе важно учитывать не только набор функций, но и такие параметры, как масштабируемость платформы, возможности интеграции с другими системами, безопасность данных и удобство работы для сотрудников. \r\n\r\nСЭД ТЕЗИС, несмотря на историческое позиционирование как система электронного документооборота, по функциональности соответствует классу enterprise content management. Она объединяет управление документами, автоматизацию бизнес-процессов, интеграции и инструменты работы с корпоративным контентом в единой системе, что делает ее подходящим решением для компаний и государственных организаций, планирующих внедрение системы управления корпоративным контентом. \r\n\r\n## FAQ \r\n\r\n**Почему ECM-система важна для бизнеса?** \r\n\r\nECM-система позволяет централизовать работу с корпоративным контентом — документами, договорами, файлами и служебной перепиской — в единой электронной платформе. Это упрощает поиск информации, делает процессы согласования более прозрачными и снижает зависимость от почты и локальных папок. Дополнительно система повышает уровень безопасности данных благодаря разграничению прав доступа, журналам действий пользователей и использованию электронной подписи. \r\n\r\n**Для чего нужна система управления корпоративным контентом?** \r\n\r\nEnterprise content management предназначена для управления жизненным циклом корпоративного контента: от создания и согласования документа до его хранения в электронном архиве. Она объединяет инструменты для хранения и поиска файлов, контроля версий, автоматизации бизнес-процессов и совместной работы сотрудников, а также может интегрироваться с другими корпоративными системами, например ERP или CRM. \r\n\r\n**Какие типовые ошибки допускают при внедрении ECM?** \r\n\r\nЧасто компании выбирают систему только по стоимости лицензий, не оценивая функциональность, масштабируемость и качество технической поддержки. Другие распространенные ошибки — отсутствие четкого технического задания, недооценка объема документов и будущего роста данных, а также недостаточное обучение сотрудников, из-за чего система используется неэффективно. \r\n\r\n**Какие сроки внедрения ECM-системы?** \r\n\r\nСрок внедрения ECM зависит от масштаба проекта, количества пользователей, объема документов и сложности интеграций с существующими системами. В небольших компаниях базовое внедрение может занять несколько месяцев, тогда как в крупных организациях или холдингах проекты часто реализуются поэтапно и требуют более длительного времени. \r\n\r\n**Какая стоимость внедрения ECM-системы?** \r\n\r\nСтоимость внедрения системы управления корпоративным контентом сильно зависит от факторов: количества пользователей, сложности интеграций, объема данных и выбранного вендора. В нее входят лицензии, настройка платформы, обучение и техподдержка — рассчитывайте общий бюджет с учетом окупаемости за счет экономии времени и бумаги. Для точной оценки запросите коммерческое предложение у поставщиков. \r\n\r\n \u003Cstyle type=\"text/css\">\r\n\t.cta-block {\r\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\r\n\t\twidth: 100%;\r\n\t\tcolor: #ffffff;\r\n\t\tfont-size: 20px;\r\n\t\tfont-weight: 500;\r\n\t\tborder-radius: 8px;\r\n\t\toverflow: hidden;\r\n        display: flex;\r\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\r\n        justify-content: space-between;align-items: center;\r\n\t}\r\n\t.cta-button {\r\n\t\tcolor: #293244;\r\n\t\tborder-radius: 40px;\r\n\t\tfont-size: 16px;\r\n\t\tpadding: 4px;\r\n\t}\r\n\t.cta-link {\r\n\t    display: inline-flex;\r\n\t    align-items: center;\r\n\t    background-color: #fff;\r\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\r\n\t    border-radius: 40px;\r\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\r\n\t    font-weight: 500;\r\n\t    font-size: 16px;\r\n\t    line-height: 24px;\r\n\t    color: #293244;\r\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\r\n\t}\r\n\t.arrow-icon {\r\n\t    display: inline-block;\r\n\t    width: 32px;\r\n\t    height: 32px;\r\n\t    background-color: #eaf6ff;\r\n\t    border-radius: 100%;\r\n\t    margin-left: 12px;\r\n\t    padding: 5px;\r\n\t    transition: background-color .3s ease;\r\n\t}\r\n \r\n  .table-wrapper {\r\n      width: 100%;\r\n      max-width: 960px;\r\n      border-radius: 4px;\r\n       overflow-x: auto;\r\n    }\r\n\r\n    table {\r\n      width: 100%;\r\n      border-collapse: collapse;\r\n      border-radius: 4px;\r\n      overflow: hidden;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n    }\r\n\r\n    thead tr th {\r\n      background-color: #F3F9FD;\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      text-align: left;\r\n    }\r\n\r\n    tbody tr td {\r\n      border: 1px solid #DCE5EE;\r\n      padding: 12px 16px;\r\n      vertical-align: top;\r\n    font-weight: 400;\r\n      color: #5D687E;\r\n    }\r\n\u003C/style>","enterprise-content-management-vybor-ecm-sistemy-v-2026","2026-04-29T06:53:47.898Z","2026-06-23T08:51:33.118Z","2026-06-23T08:51:33.104Z",{"id":580,"documentId":1040,"seo_title":1041,"seo_description":1042,"seo_keywords":21,"title":1043,"created":199,"body":1044,"published":9,"weight":77,"published_date":199,"reading_time":78,"slug":1045,"createdAt":1046,"updatedAt":1047,"publishedAt":1048},"j9jypq0h7v69igdkylimmdmq","Искусственный интеллект в электронном документообороте ","Разбираем, как работает искусственный интеллект в СЭД и какие задачи он автоматизирует","Искусственный интеллект в документообороте: как ИИ ускоряет работу","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/9751efe1be6441959021a62c7f2dc205_9b02b36769.png\" alt=\"Искусственный интеллект в документообороте\"/>\n\nИскусственный интеллект в документообороте — сегодня важный пункт для масштабирования и поддержания бизнеса в цифровую эпоху. По оценкам экспертов Gartner, до 2027 года ИИ-агенты создадут первую за 30 лет серьезную конкуренцию традиционным инструментам производительности и изменят рынок примерно на 58 млрд долларов. А к 2028-му компании с интеллектуальными алгоритмами в 80% клиентских процессов будут доминировать. Кроме того, к 2030 году такие технологии добавят российской экономике \u003Ca href=\"https://yakovpartners.ru/publications/ai-2025/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow\">до 12,8 трлн руб. в год, или 5,5% ВВП\u003C/a>. \n\n## Что такое искусственный интеллект в документообороте \n\nИИ в документообороте — это набор технологий, которые берут на себя рутинную работу с документами и файлами без постоянного участия человека. Система читает документ, понимает его содержание, выделяет ключевые детали вроде дат, сумм или реквизитов и дальше автоматически решает, куда этот документ направить и как его обработать. Благодаря алгоритмам машинного обучения и обработке запросов на естественном языке искусственный интеллект: \n\n- понимает содержание документов и контекст информации в них; \n- извлекает структурированные данные; \n- принимает решения о маршруте согласования; \n- контролирует сроки обработки и исполнение задач. \n\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Узнайте подробнее про ИИ в СЭД ТЕЗИС\u003C/div>\n  \u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/modul-ai/\" class=\"cta-link\">\n        Узнать \n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n## Какие задачи ИИ решает в электронном документообороте для бизнеса \n\nИскусственный интеллект в корпоративном СЭД берет на себя ключевые рутинные операции, делая систему по-настоящему умной. Вот что он умеет на практике: \n\n- Автоматическая классификация документов: классификация писем по категориям, подбор исполнителей по одной команде, автоматическая подготовка отчетов для совещаний, перенос и фильтрация данных из внешних систем. \n\nЧто вы получаете:  \n1. Сокращение среднего времени обработки в процессе до 40% — система определяет исполнителя и снижает вероятность ошибки. \n2. Оптимизация трудозатрат до 50% — система подготавливает необходимую к анализу информацию для эксперта. \n\n- Высокая точность извлечения данных: ИИ извлекает реквизиты (номера входящего\\исходящего, даты, суммы, ФИО) из любого формата — PDF, сканы, фото — и автоматически заполняет соответствующие поля карточки.  \n\nЧто вы получаете: \n1. Загрузка документа в систему с оптимизацией трудозатрат до 90% — система обрабатывает поступивший документ и вносит информацию в базу. \n2. Заполнение карточек и полей происходит быстрее за счет автоматической обработки документа. \n\n- Интеллектуальная маршрутизация: система анализирует суть и отправляет документ сотрудникам, которые отвечают за определенные задачи. \n\nЧто вы получаете: \n1. Сокращение времени на постановку задачи до 100% — система предлагает исполнителя или передает задачу самостоятельно. \n2. Руководитель быстрее делегирует задачу без ручного подбора исполнителя. \n3. Меньше времени уходит на распределение документа между участниками процесса. \n\n- Анализ содержания: находит дубликаты, риски (например, несоответствия шаблону), несостыковки или подозрительные формулировки и предлагает альтернативу или замену таких фрагментов. \n\nЧто вы получаете: \n1. Уменьшение возвратов до 50% — система проверяет документ по внутренним правилам и предупреждает о проблемах до согласования. \n2. Оптимизация времени и затрат до 30% — согласование документа и работа с документом со стороны руководителя занимают меньше ресурсов. \n3. Повышение эффективности процесса в 2–3 раза — руководители и эксперты получают уже проверенный документ. \n\n- Поиск по смыслу: ищет не по словам, а по контексту на естественном языке, например, можно задать запрос через чат-бот или цифрового ассистента «найди все договоры с риском просрочки» и система выдаст точные результаты поиска. \n\nЧто вы получаете: \n1. Экономия времени при поиске до 90%. \n2. Нужные документы находятся по запросу в чат-боте на естественном языке. \n3. Поиск становится точнее за счет работы по контексту, а не по словам. \n\n- Повышенная скорость обработки документов: например, при загрузке письма ИИ за минуту формирует карточку документа, добавляет вложения, устанавливает связи с другими файлами и подготавливает проект резолюции — все операции выполняются в фоновом режиме.  \n\nЧто вы получаете: \n1. Оптимизация времени до 90% — система обрабатывает запрос на естественном языке и подготавливает нужную информацию. \n2. Поиск становится быстрее за счет чат-бота внутри СЭД. \n3. Пользователь получает результаты без необходимости формулировать точный ключевой запрос. \n\nТак, задачу автозаполнения полей карточки в СЭД ТЕЗИС можно решить с помощью горячих клавиш: при работе в текстовом карточке с помощью комбинации клавиш можно вызвать подсказку самых частных вариантов заполнения этого поля. Сама подсказка формируется на основе аналитики пользовательских действий, которые собирает ИИ во время работы сотрудника. \n\n### Посмотрите, как работает ИИ-фунциональность в СЭД ТЕЗИС\n\n\u003Cdiv class=\"embedded-video\">\n\t\u003Cvideo controls width=\"100%\">\n\t\t  \u003Csource src=\"/videos/ai-webinar.mp4\" type=\"video/mp4\" />\n\t\u003C/video>\n\u003C/div>\n\n\n## Где используется ИИ в корпоративном документообороте \n\nРазберем основные направления автоматизации с помощью «умных» алгоритмов в системе электронного документооборота: \n\n\u003Cdiv class=\"table-wrapper\">\n\u003Ctable class=\"tg\" style=\"undefined;table-layout: fixed; width: 664px\">\u003Ccolgroup>\n\u003Ccol style=\"width: 193px\">\n\u003Ccol style=\"width: 471px\">\n\u003C/colgroup>\n\u003Cthead>\n  \u003Ctr>\n    \u003Cth class=\"tg-pdeq\">Направление\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/th>\n    \u003Cth class=\"tg-pdeq\">Что делает ИИ \u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/th>\n  \u003C/tr>\u003C/thead>\n\u003Ctbody>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Финансовые документы\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Распознает счета и акты, автоматически заполняет карточки (реквизиты, суммы), контролирует периоды оплаты и формирует авансовые отчеты по фотографии чеков или билетов.\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Кадровые документы\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Оформляет отпуска по запросу на естественном языке (укажите период — система создаст заявление, проверит график и отправит на согласование); автоматически готовит авансовые отчеты по командировкам — загрузите чеки и талоны, ИИ извлечет данные, заполнит отчет и направит на утверждение\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Договорная работа\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Анализирует условия договоров, выявляет риски и несоответствия, создает задачи на пролонгацию с указанием куратора и контрагента, проверяет контрагентов по ИНН.\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Переписка \u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Классифицирует входящие письма по категориям, готовит черновики исходящих с вложениями и текстом, ставит задачи по резолюциям с автоматическим назначением ответственных.\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n  \u003C/tr>\n  \u003Ctr>\n    \u003Ctd class=\"tg-jky3\">Архив и поиск \u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n    \u003Ctd class=\"tg-wypm\">Ищет документы по смыслу и контексту, переносит/фильтрует данные из внешних систем, устанавливает связи между файлами для быстрого доступа.\u003Cspan style=\"color:windowtext\"> \u003C/span>\u003C/td>\n  \u003C/tr>\n\u003C/tbody>\u003C/table>\n\u003C/div>\n\n\u003Cbr>\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/d90dd520d5fe4f6a960220dc660beadb_5563086e67.png\" alt=\"Интеллектуальный документооборот на базе СЭД ТЕЗИС\"/>\n\n## Интеллектуальный документооборот на базе СЭД ТЕЗИС \n\nСЭД ТЕЗИС — это \u003Ca href=\" https://www.tezis-doc.ru/blog/ecm-i-sed-klyuchevye-otlichiya-i-kriterii-vybora-dlya-biznesa/\" target=\"_blank\" >корпоративная платформа управления документами и процессами\u003C/a>, в которую встроен модуль искусственного интеллекта. Эти технологии позволяют не только хранить и согласовывать документы, но и собирать данные о действиях пользователей, выявлять закономерности и на основе этого постепенно автоматизировать работу без участия разработчиков.  \n\n**Что умеет СЭД ТЕЗИС с модулем ИИ**: \n\n- Управление потоком документов: регистрация и обработка входящих и исходящих документов, автоматическое создание и заполнение карточек, установка связей между документами и контрагентами.  \n- Работа с содержанием: распознавание текста, определение темы документа, подготовка краткого содержания, подсветка рисков и несоответствий, генерация черновиков резолюций, писем и служебных записок.  \n- Автоматизация процессов: постановка задач по тексту резолюции с указанием исполнителей, контроль сроков действия договоров, проверка контрагентов, создание задач на пролонгацию, подготовка отчетов и материалов к совещаниям.  \n- Сбор и аналитика данных: постоянная фиксация действий пользователей и их контекста, формирование наборов данных для аналитики и обучения моделей ИИ, возможность выгрузки данных в нужных форматах.  \n- Подключение моделей ИИ: использование как классических, так и языковых моделей (YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral) с развертыванием в облаке или локально — в зависимости от требований безопасности и инфраструктуры.  \n- Модуль ИИ работает поэтапно: сначала начинается сбор данных и автоматизация простых процессов, затем масштабируется на более сложные сценарии, а спустя некоторое время выходит за рамки только документооборота, помогая, например, в ИБ‑мониторинге и оптимизации производительности.  \n\n## Вывод \n\nИскусственный интеллект уже меняет подход к управлению корпоративной информацией: система перестает быть просто хранилищем файлов и становится активным помощником, который анализирует документы, подсказывает решения и берет на себя повторяющиеся операции.  \n\nСовременные системы электронного документооборота, включая СЭД ТЕЗИС, позволяют внедрять ИИ‑технологии на разных уровнях: от автозаполнения карточек и классификации писем до интеллектуальной маршрутизации, подготовки отчетов и анализа действий пользователей.  \n\nЕсли перед компанией стоит выбор СЭД, важно в первую очередь смотреть на силу и гибкость инструментального стека: насколько система готова к масштабированию автоматизации, работе с данными и интеграции новых моделей ИИ в горизонте 5–10 лет. Команда СЭД ТЕЗИС готова помочь с оценкой потребностей, консультацией по выбору сценариев и предложить чек‑лист, который поможет сравнить решения и понять, насколько они соответствуют требованиям интеллектуального документооборота. \n\n \u003Cdiv class=\"cta-block\">\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Скачайте чек-лист оценки ИИ-возможностей\u003C/div>\n  \u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/\" class=\"cta-link\">\n        Скачать\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n\u003Cbr>\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/b5dfa44757f744ffa62f574697a4a61c_e41afa3922.png\" alt=\"Какие задачи ИИ решает в электронном документообороте для бизнеса\"/>\n \n## FAQ \n\n**Что такое искусственный интеллект в электронном документообороте?** \n \nИскусственный интеллект (ИИ) в электронном документообороте — это использование нейросетей и алгоритмов машинного обучения для автоматического распознавания, классификации, анализа и обработки документов без участия человека. Такой ИИ понимает содержание документа, извлекает ключевые реквизиты, определяет тип (договор, счет, акт, заявление), находит связи с контрагентами и процессами и предлагает дальнейшие действия.  \n\n**Сложно ли внедрить ИИ в документооборот компании?** \n\nВнедрение искусственного интеллекта в документооборот — это поэтапный проект, но при наличии СЭД с готовым модулем искусственного интеллекта он не является сложным. Обычно начинают с 1–2 приоритетных сценариев: автоматической обработки входящих документов, извлечения реквизитов из типовых форм, подготовки черновиков писем или авансовых отчетов, контроля сроков договоров.  \n\n**Сколько стоит и от чего зависит стоимость внедрения ИИ в СЭД ТЕЗИС?**  \n\nСтоимость внедрения модуля искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС рассчитывается индивидуально под каждый проект и зависит от его масштаба и сложности. На стоимость внедрения также влияют сценарии автоматизации — их сложность и количество, вариант поставки (локальная или облачная) и инфраструктурные требования для внедрения, уровень технической поддержки. Чтобы рассчитать стоимость внедрения модуля ИИ СЭД ТЕЗИС рекомендуем обратиться к менеджеру или оставить заявку на сайте. \n\n**Каких результатов помогает достичь внедрение ИИ?** \n\nВнедрение модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС позволяет сократить время согласования и обработки документов на 40–90%, снизить ручной ввод данных и число ошибок при классификации и маршрутизации документов до 100%; ускорить подготовку проектов резолюций, ответов, авансовых и командировочных отчетов до 80–90%, сократить риски и вероятности возвратов документов на доработку до 50% и повысить эффективность использования функциональности системы и процессов на 10–20%. \n\n**Безопасно ли внедрять ИИ?** \n\nДа, внедрение ИИ в СЭД ТЕЗИС организовано с учетом требований информационной безопасности. Данные и журналы действий пользователей находятся в рамках вашей СЭД и не передаются вендору или третьим лицам. Модели ИИ могут разворачиваться в локальном или облачном контуре в зависимости от политики безопасности вашей организации. Все ИИ‑подсказки и рекомендации записываются в систему и доступны для аудита, а окончательные решения остаются за сотрудниками и регламентами компании. \n\n**Можно ли использовать ИИ в СЭД ТЕЗИС с локальными моделями?**  \n\nДа, модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС поддерживает работу с локальными и собственными моделями. К системе можно подключать и локальные open‑source‑модели, и классические ML‑модели, настроенные под ваши документы и процессы. \n\n\n  \u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n \n  .table-wrapper {\n      width: 100%;\n      max-width: 960px;\n      border-radius: 4px;\n       overflow-x: auto;\n    }\n\n    table {\n      width: 100%;\n      border-collapse: collapse;\n      border-radius: 4px;\n      overflow: hidden;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n    }\n\n    thead tr th {\n      background-color: #F3F9FD;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      text-align: left;\n    }\n\n    tbody tr td {\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      vertical-align: top;\n    font-weight: 400;\n      color: #5D687E;\n    }\n\t.embedded-video {\n\t\tdisplay: block;\n    \tmargin: 40px auto;\n    \twidth: 100%;\n\t}\n\t.embedded-video video {\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t}\n\u003C/style>","iskusstvennyj-intellekt-v-dokumentooborote-kak-ii-uskoryaet-rabotu","2026-04-29T06:53:54.384Z","2026-06-24T07:08:28.376Z","2026-06-24T07:08:28.246Z",{"id":195,"documentId":196,"seo_title":197,"seo_description":198,"seo_keywords":21,"title":197,"created":199,"body":200,"published":9,"weight":105,"published_date":201,"reading_time":78,"slug":202,"createdAt":203,"updatedAt":204,"publishedAt":205},{"id":1051,"documentId":1052,"seo_title":1053,"seo_description":1054,"seo_keywords":21,"title":1055,"created":1056,"body":1057,"published":9,"weight":98,"published_date":1056,"reading_time":78,"slug":1058,"createdAt":1059,"updatedAt":1060,"publishedAt":1061},67,"ph5so8r31t04i0jpnupehkky","Критерии оценки ИИ в СЭД: что проверить до выбора системы ","Рассказываем, какие критерии важны при оценке ИИ-функциональности в СЭД и корпоративных системах, и как их проверить на демо","Критерии оценки ИИ-функциональности в СЭД: что проверять до выбора системы ","2026-06-08","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/monitoring_selection_checklist_quality_assurance_online_survey_hiring_right_ghgigu_31eff477c1.jpg\" alt=\"Критерии оценки ИИ в СЭД: что проверить до выбора системы\"/>\n\nПри выборе корпоративной системы (СЭД, ECM, BPM, HRM) оценка ИИ-функциональности превращается в отдельную задачу. Сегодня почти каждый вендор корпоративных систем упоминает искусственный интеллект в описании своих продуктов: сокращение рутинных операций, автоматическая обработка документов, извлечение реквизитов, ускорение согласований. Формулировки примерно одинаковые.\n\nПроблема в том, что за фразой «искусственный интеллект» может стоять что угодно: от полноценного автономного агента, который работает в фоне без участия пользователя, до кнопки «Перефразировать текст» в одном поле карточки документа. Это не плохо и не хорошо, это просто разные вещи с разным эффектом для бизнеса.\n\nКогда компания выбирает корпоративную систему, нужно понять не есть ли в решении встроенный ИИ, а уточнить, какой именно искусственный интеллект есть в системе, как он работает и решает ли он конкретные задачи организации. Стандартный вопрос на демо: «Покажите, как работает искусственный интеллект», по факту не дает конкретного ответа. Вендор может показать то, что выглядит эффектно. Проверить, как это работает на самом деле, сложнее.\n\nКоманда СЭД ТЕЗИС разработала структурированный чек-лист критериев оценки ИИ-функциональности в корпоративных системах. В материале несколько примеров того, что в него вошло и почему именно эти вещи важно проверять.\n\n## No-code конструктор с ИИ в СЭД: как проверить реальные возможности на демо\n\nПочти каждая система говорит о no-code конструкторе: визуальном инструменте, где администратор настраивает процессы без программирования. \n\nПопросите на демонстрации настроить простой сценарий с участием искусственного интеллекта. Например: входящий документ поступает в систему, далее ИИ извлекает из него реквизиты, а затем на основе результата автоматически создается задача для ответственного сотрудника. Засеките время. Потребовался ли разработчик хотя бы на одном шаге? \n\nЕсли настройка занимает больше 20 минут или на каком-то этапе нужен человек с доступом к коду, то no-code в этой системе условный. Для бизнеса это означает: каждое изменение логики процесса будет стоить времени и денег. \n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_12_d51b39e177.png\" alt=\"На скриншоте представлен макрос, где написано для каких ролей он доступен и представлено описание действий\"/>\n\n## ИИ-агент работает в фоновом режиме: что это такое и как это протестировать\n\nСледующий уровень — фоновая работа системы. Здесь речь идет об автоматизации, которая работает, не блокируя пользователю интерфейс.  По логике работы это близко к ИИ-агенту. Если такого режима работы нет, то полную мощь ИИ в системе не получится оценить. \n\nНапример, сценарий может выглядеть так: сотрудник загружает договор в систему и продолжает работать с другими задачами. Система тем временем проверяет документ на ошибки, ищет риски, формирует замечания и сообщает пользователю о готовности. Или поступило входящее обращение. Агент определяет тип документа, готовит проект ответного письма. По итогу пользователь видит результат и не ждет, когда ИИ выполнит свою работу. \n\nТак с помощью автоматизации можно реализовывать затратные по времени сценарии. Такая работа ИИ действительно снимает рутинную нагрузку, а не просто ускоряет одно конкретное действие. \n\nЧто проверять: можно ли перевести уже настроенный сценарий в фоновый режим без доработки? Сколько времени это займет? Привлекался ли разработчик? Если перенастройка требует участия технической команды, то стоит задуматься.\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_9_9c6490196f.png\" alt=\"Скриншот панель фоновых операций (песочные часы)\"/>\n\n## Семантический поиск и агентный поиск: в чем разница для бизнеса\n\nСемантический поиск сегодня стал базовой функциональностью во многих современных системах. Отличия начинаются в том, как система предоставляет ответ пользователю. Выделают два подхода. \n\n- **Поиск через LLM с генерацией ответа**. Пользователь задает вопрос на естественном языке, а система самостоятельно анализирует информацию в базе и формирует ответ в чате. Такой подход выглядит удобным, но возникают закономерные вопросы: на основе каких данных сформирован ответ, все ли они актуальны и не попала ли в результат информация, которую пользователь не должен видеть. \n- **Агентный поиск**. Пользователь также формулирует запрос на естественном языке. Вместо генерации ответа из базы система использует штатные механизмы: открывает нужный экран, выполняет поиск по существующим правилам, формирует выборку документов или задач с учетом ролевой модели и действующих прав доступа. Например, по запросу «Покажи документы на согласовании» система открывает соответствующий раздел. По запросу «Подготовь подборку задач в работе» — показывает список задач, который пользователь получил бы и при обычной работе с системой. \n\nВторой подход дает предсказуемый результат. Пользователь видит данные, доступ к которым уже предусмотрен системой, а организация сохраняет контроль над тем, какая информация используется и отображается. \n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_2_ef0ef430b6.png\" alt=\"1.1 Семантический поиск ИИ пример №1\"/>\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_1_5c3bc188d9.png\" alt=\"1.1 Семантический поиск ИИ пример №2\"/>\n\n## Подключение языковых моделей в СЭД: локально, в облаке, российские или партнерские решения\n\nЕще один важный вопрос при выборе системы с ИИ — насколько гибко она работает с языковыми моделями. Рынок развивается очень быстро. Новые модели появляются регулярно, поэтому важно не только то, что поддерживается сегодня, но и насколько легко завтра подключить другую модель или заменить уже используемую. \n\nЗдесь важны несколько вещей: \n\nПоддержка популярных API. Система должна поддерживать OpenAI-совместимый API, чтобы можно было использовать как локальные модели, так и облачные сервисы без дополнительной доработки. \n\n- **Быстрая замена модели**. Уточните, сколько времени занимает подключение новой модели. В зрелых решениях это делается через настройки и занимает буквально несколько минут. Если для смены модели требуется писать код или заказывать доработку, в будущем это может стать серьезным ограничением масштабирования системы или ее развития. \n- **Поддержка разных сценариев развертывания**. Для одних организаций важны локальные модели, работающие в закрытом контуре. Для других — российские или зарубежные облачные сервисы. Система должна позволять выбирать подходящий вариант без изменения бизнес-логики и кода.  \n- **Использование нескольких LLM в одном бизнес-процессе**. Система должна поддерживать одновременную работу нескольких языковых моделей в рамках одного сценария, распределяя между ними разные задачи. Так, одна модель отвечает за извлечение данных из документов, другая — за анализ содержимого, третья — за подготовку текста. Настроить такой сценарий можно как в дизайнере бизнес-процессов, так и через чат-бота. \n\nИменно такая гибкость позволяет безболезненно переходить на новые модели по мере их появления и не сталкиваться с неожиданной кастомизацией при каждом изменении ИИ-инфраструктуры. \n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_6_c52d175b12.png\" alt=\"Экран настройки языковой модели\"/>\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_5_388434fba4.png\" alt=\"Уже настроенная языковая модель\"/>\n\nПодобнее о том, \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/modul-ai/\" target=\"_blank\" >как реализована ИИ-функциональность в СЭД ТЕЗИС\u003C/a>. \n\n## Чек-лист критериев ИИ в корпоративных системах\n\nПеречисленные выше критерии — не полный список, а несколько примеров из разных блоков оценки. В полном чек-листе их значительно больше: функциональные возможности ИИ, работа с мультимодальными моделями, интеллектуальные подсказки в интерфейсе, голосовое управление, соответствие регуляторным требованиям и ряд дополнительных параметров для организаций, которые хотят строить собственные ИИ-решения поверх корпоративной системы.\n\nЧек-лист разработан командой СЭД ТЕЗИС на основе практики оценки и внедрения корпоративных систем. Он структурирован по блокам, каждый критерий содержит описание и конкретный сценарий проверки на демонстрации.\n\nЕсли вы сейчас выбираете систему или планируете пересмотреть текущую, то Чек-лист критериев ИИ в СЭД поможет задать правильные вопросы и получить ответы, которые действительно имеют значение.\n\n\u003Csection class=\"request\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__body\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__content\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__content__wrapper\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__title\">Критерии для проверки ИИ в СЭД\u003C/div>\n\n\u003Cdiv class=\"request__descr\">Скачайте чек-лист оценки ИИ-возможностей: 36 критериев,\nчтобы сделать правильный выбор и узнать обо всех подводных камнях\u003C/div>\n\n\u003C/div>\n\n\u003Cbutton class=\"request__button\" data-action=\"open-consultation\">\n\nСкачать\n\n\u003C/button>\n\n\u003C/div>\n\n\u003Cimg class=\"request__background\" src=\"/images/request-banner/map.png\" alt=\"\" aria-hidden=\"true\">\n\n\u003C/div>\n\n\u003C/section>\n\n## FAQ\n\n### Зачем проверять ИИ отдельно, если система в целом подходит?\n\nПотому что ИИ-функциональность сильно различается по зрелости даже у систем одного класса. Одна и та же формулировка в маркетинговых материалах может означать принципиально разные возможности на практике.\n\n### Нужны ли технические знания для оценки ИИ-функциональности системы?\n\nНет. Критерии сформулированы как конкретные формулировки, которые можно использовать на демонстрации, а не как технические требования. Большинство из них сводится к простому вопросу: «покажите эту функциональность прямо сейчас». В критериях мы подробно объяснили, какие именно функциональность можно запросить на демонстрации и как оценить их пользу для бизнеса прямо в процессе.\n\n### Что такое ИИ-агент в СЭД и чем он отличается от обычной автоматизации процессов?\n\nОбычная автоматизация выполняет заранее прописанный сценарий: если произошло событие A, то необходимо выполнить действие B. Это предсказуемо, но негибко: каждый новый сценарий нужно настраивать отдельно.\n\nИИ-агент работает иначе. Он анализирует ситуацию, принимает решение на основе контекста и выполняет последовательность действий самостоятельно. Например, агент может получить входящий документ, определить его тип, извлечь нужные данные, выбрать подходящий маршрут согласования и инициировать процесс, без участия пользователя и без заранее прописанных правил для каждого конкретного случая.\n\n### Как проверить поддержку локальных языковых моделей на демо?\n\nПопросите вендора показать подключение локальной модели прямо в процессе демонстрации, например, через Ollama или llama.cpp. Зафиксируйте: сколько шагов занимает настройка, нужен ли разработчик или администратор справляется самостоятельно, есть ли документация.\n\nЕсли вендор говорит «поддерживаем», но не может показать это вживую, то стоит уточнить, в каких проектах это уже работает и можно ли увидеть пример конфигурации.\n","kriterii-oczenki-ii-funkczionalnosti-v-sed-chto-proveryat-do-vybora-sistemy","2026-06-15T13:22:32.097Z","2026-08-25T11:08:00.856Z","2026-08-25T11:08:00.382Z",{"id":475,"documentId":1063,"seo_title":1064,"seo_description":1065,"seo_keywords":21,"title":1066,"created":1067,"body":1068,"published":9,"weight":972,"published_date":1067,"reading_time":78,"slug":1069,"createdAt":1070,"updatedAt":1071,"publishedAt":1072},"ch9s949y9pxzyh684a2f6qru","Критерии оценки ИИ в СЭД: векторный поиск и RAG, как проверить реальные возможности до выбора системы ","Разбираем, как оценить векторный поиск и RAG в СЭД, какие вопросы задать на демонстрации и как отличить реальные ИИ-возможности от маркетинговых обещаний.","Векторный поиск и RAG в СЭД: что это такое и как оценить до выбора системы","2026-06-15","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/futuristic_hand_interacting_with_digital_neural_networkpvarvr_6b20eeea0d.jpg\" alt=\"Векторный поиск и RAG в СЭД\"/>\n\nСегодня почти каждый вендор корпоративных систем заявляет о поддержке искусственного интеллекта. В описаниях продуктов часто встречаются термины «семантический поиск», «RAG», «генеративный ИИ», «агентные технологии» и «векторный поиск». За одинаковыми формулировками могут скрываться совершенно разные решения: где-то это действительно работа с корпоративным контентом и документами, а где-то лишь улучшенный поиск по ключевым словам.\n\nСпециалисты СЭД ТЕЗИС разработали чек-лист оценки ИИ-функциональности в корпоративных системах. Он включает 36 критериев, которые помогают проверить решение прямо во время демонстрации и сравнить его с другими системами. Ниже подробно разбираем один из таких критериев: возможности векторного поиска и RAG в СЭД. Рассмотрим, как работают эти технологии, почему они важны для документооборота и какие вопросы стоит задать поставщику на демонстрации.\n\n## Почему поисковые возможности стали отдельным критерием оценки ИИ в СЭД\n\nЕще несколько лет назад поиск в СЭД воспринимался как вспомогательная функциональность: ввел название или номер документа и получил результат. Этого хватало, пока объем документооборота был не таким обширным. Пользователь вводил название документа или несколько ключевых слов и получал список результатов.\n\nСегодня ситуация другая: документов больше, они разнороднее, пользователи все чаще ищут не конкретный файл, а информацию: ответ на вопрос, прецедент, аналогичное решение. И здесь классический полнотекстовый поиск начинает ощутимо проигрывать.\n\nПоэтому возможности поиска были выделены в отдельный блок критериев оценки ИИ-функциональности. Именно по ним часто становится понятно, насколько ИИ-решение в СЭД зрелое.\n\n## Что такое векторный поиск и как он работает\n\nТрадиционный полнотекстовый поиск ищет совпадение слов и фраз. Предположим, сотрудник ищет информацию по запросу «договор аренды склада». Если в документе используются формулировки «договор временного пользования помещением» или «соглашение об аренде производственных площадей», обычный поиск может не показать нужный результат.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_4_f4bb16908d.png\" alt=\"Полнотекстовый поиск без ковычек\"/>\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_3_7aad1dd8cc.png\" alt=\"Полнотекстовый поиск без ковычек\"/>\n\nВекторный поиск работает иначе. Текст документов и поисковых запросов преобразуется в специальные числовые представления — эмбеддинги. С их помощью система анализирует не совпадение конкретных слов, а смысловую близость между запросом и содержимым документа. В результате пользователь может найти нужную информацию даже в том случае, если в документе используются другие формулировки.\n\nДля корпоративного документооборота это принципиально: документы создаются разными людьми, в разных подразделениях, по разным шаблонам — одно и то же понятие может называться по-разному. Подробнее о том, \u003Ca href=\"https://qdrant.tech/documentation/overview/vector-search/\" target=\"_blank\" >как устроен векторный поиск, можно прочитать в документации Qdrant\u003C/a> — одной из популярных векторных баз данных для хранения и поиска по эмбеддингам. Хранятся эти векторы в специализированных векторных базах данных. Наиболее распространенные на российском рынке варианты: PG Vector (расширение PostgreSQL), Milvus и Qdrant. Что именно использует вендор стоит уточнять отдельно: от выбора базы данных зависит и производительность, и возможность развернуть все в закрытом контуре.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_2_ef0ef430b6.png\" alt=\"1.1 Семантический поиск ИИ пример №1\"/>\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_1_5c3bc188d9.png\" alt=\"1.1 Семантический поиск ИИ пример №2\"/>\n\n## Что такое RAG и как это работает в СЭД\n\nRAG (Retrieval-Augmented Generation) — технология, которая объединяет поиск по документам и возможности языковой модели.\n\nПроцесс выглядит следующим образом:\n\n1. Пользователь задает вопрос на естественном языке.\n2. Система выполняет поиск по корпоративным данным.\n3. Находит наиболее релевантные фрагменты документов.\n4. Передает найденный контекст языковой модели.\n5. Формирует ответ на основе документов организации.\n\nВ результате пользователь получает информацию, основанную на документах компании, загруженных в систему.\n\nПрактический пример: сотрудник спрашивает: «Какой порядок согласования договоров с иностранными контрагентами?». Без RAG языковая модель ответит на основе своих общих знаний, возможно, неточно или вообще не применимо к конкретной компании. С RAG система найдет нужный регламент в загруженных документах и сформирует ответ именно по нему.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skriny_v_satyu_13_5171125afc.png\" alt=\"Агентный поиск\"/>\n\n## Три уровня поиска в современных СЭД: как оценить, на каком этапе находится система\n\nДля оценки поисковых возможностей удобно выделить три уровня зрелости. Они отличаются не только технически, но и по практической пользе для сотрудника.\n\nПервый уровень сегодня есть практически в любой СЭД. Семантический поиск постепенно становится базовой функциональностью системы. А агентный является более современным уровнем поиска.\n\nАгентный поиск — это режим работы, в котором система не просто ищет документы, а выполняет заданное действие по запросу. Например, пользователь пишет «покажи документы на согласовании», и система сразу открывает нужный раздел. Или сотрудник сформулировал запрос так: «Подготовь список задач в работе», и агент формирует подборку.\n\n## Как проверить векторный поиск и RAG на демонстрации\n\nПри разработке чек-листа оценки ИИ-функциональности специалисты СЭД ТЕЗИС исходили из принципа: любой критерий должен иметь понятный сценарий проверки.\n\nНиже приведены примеры таких сценариев.\n\n### Проверьте семантический поиск\n\nПопросите выполнить поиск по запросу, в котором нет точных слов из документов. Например:\n\n- «найди похожее обращение»;\n- «покажи договоры с иностранными контрагентами»;\n- «найди документы по закупке офисного оборудования».\n\nЕсли нужные результаты находятся даже без точных совпадений, семантический поиск в системе действительно работает. Если нет, то в этом решении есть только полнотекстовый поиск. Дополнительно уточните: какая векторная база поиска используется, где хранятся эмбеддинги и можно ли развернуть все локально без подключения к внешним сервисам.\n\n### Проверьте RAG-функциональность\n\nПопросите систему ответить на вопрос по внутренним документам компании, например, по регламенту или конкретному справочнику.\n\nОцените три вещи:\n\n- Система отвечает на основе документов или придумывает ответ?\n- Показывает ли она источники, конкретные документы, на которые опиралась при ответе?\n- Можно ли перейти к первоисточнику одним кликом?\n\nЕсли ответ приходит без ссылки на документ, то стоит прямо спросить: используется ли здесь RAG или ответ формирует модель без привязки к корпоративной базе.\n\n### Проверьте разграничение доступа\n\nЭто один из наиболее важных пунктов для повышения информационной безопасности. Попросите показать результаты одного и того же запроса для двух пользователей с разными правами. Пользователь должен получать ответы только на основе тех документов, к которым у него есть доступ.\n\nЕсли ограничения настроены неправильно, это создает прямой риск для безопасности системы: через чат-бот можно случайно получить доступ к конфиденциальным данным, к которым у сотрудника формально нет прав. Подробнее про безопасность при работе с ИИ в СЭД можно почитать здесь.\n\n### Проверьте агентный поиск\n\nНапишите в чат-бот несколько команд:\n\n- «покажи документы на согласовании»;\n- «открой задачи в работе»;\n- «подготовь список договоров, у которых истекает срок действия».\n\nОцените, выполняет ли система эти действия самостоятельно или просто возвращает список документов. Разница между тем, показала система просто список или открыла нужный экран в системе, принципиальная с точки зрения пользовательского опыта.\n\n## Инфраструктура: локально или в облаке\n\nПри оценке поискового блока важно учитывать способ поставки системы: для многих организаций передача данных во внешние сервисы недопустима. Государственный сектор, финансовые компании, организации с повышенными требованиями к безопасности: для них работа в закрытом контуре, т.е. локально, обязательна.\n\nНа демонстрации стоит уточнить:\n\n- Можно ли развернуть векторную базу данных локально?\n- Где выполняется построение эмбеддингов: внутри контура или через внешний API?\n- Нужна ли передача данных во внешние ресурсы хотя бы на одном шаге?\n\nЕсли вам ответят, что все процессы происходят локально, попросите показать схему архитектуры или хотя бы список сервисов, к которым обращается система при поисковом запросе.\n\n## Как векторный поиск и RAG реализованы в СЭД ТЕЗИС\n\nВ \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/modul-ai/\" target=\"_blank\" >модуле ИИ СЭД ТЕЗИС\u003C/a> и \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/ai-assistant/\" target=\"_blank\" >ИИ-ассистенте\u003C/a>  поисковые возможности строились с учетом тех же критериев, которые описаны выше. Семантический поиск в системе работает на основе векторных эмбеддингов. Система поддерживает несколько векторных баз данных: PG Vector, Milvus и Qdrant. Выбор зависит от инфраструктурных требований заказчика.\n\nПри формировании результатов учитываются права доступа пользователя: ответы строятся только на основе тех документов, к которым у него есть доступ.\n\nРазвернуть функциональность можно локально, без подключения к внешним облачным сервисам. Это важно для организаций, которые работают в закрытом контуре.\n\nАгентный поиск позволяет не только искать документы, но и выполнять действия в системе с помощью обычного запроса: открывать нужные разделы интерфейса, формировать подборки, работать с системой через текстовые команды.\n\n## Полный чек-лист оценки ИИ-функциональности в СЭД\n\nВекторный поиск и RAG — один из разделов чек-листа. Помимо него, документ охватывает:\n\n- автоматизацию на основе ИИ (no-code конструктор, фоновые агенты, интерактивная автоматизация);\n- извлечение реквизитов из документов;\n- работу с языковыми моделями (локальные и облачные, российские и зарубежные);\n- голосовое управление;\n- безопасность ИИ-сценариев;\n- дополнительные возможности для организаций, которые строят собственные ИИ-решения поверх корпоративной системы.\n\nКаждый критерий содержит описание и конкретный сценарий проверки, который можно использовать прямо во время демонстрации.\n\n\u003Csection class=\"request\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__body\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__content\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__content__wrapper\">\n\n\u003Cdiv class=\"request__title\">Критерии для проверки ИИ в СЭД\u003C/div>\n\n\u003Cdiv class=\"request__descr\">Скачайте чек-лист оценки ИИ-возможностей: 36 критериев,\nчтобы сделать правильный выбор и узнать обо всех подводных камнях\u003C/div>\n\n\u003C/div>\n\n\u003Cbutton class=\"request__button\" data-action=\"open-consultation\">\n\nСкачать\n\n\u003C/button>\n\n\u003C/div>\n\n\u003Cimg class=\"request__background\" src=\"/images/request-banner/map.png\" alt=\"\" aria-hidden=\"true\">\n\n\u003C/div>\n\n\u003C/section>\n\n## FAQ\n\n### Что такое RAG в СЭД?\n\nRAG (Retrieval-Augmented Generation) — технология, при которой языковая модель формирует ответы не из общих знаний, а на основе документов, найденных в корпоративной базе. Это позволяет получать ответы по внутренним регламентам, договорам и другим материалам организации.\n\n### Чем векторный поиск отличается от обычного поиска в СЭД?\n\nОбычный поиск ищет совпадения конкретных слов и фраз. Векторный поиск анализирует смысл запроса и находит документы даже при отсутствии прямых совпадений. Например, «аренда помещений» и «договор временного пользования площадями» система найдет как семантически близкие.\n\n### Как проверить качество RAG на демонстрации?\n\nЗадайте системе вопрос по внутреннему документу организации и проверьте, показывает ли система источник ответа. Возможность перейти к первоисточнику одним кликом — признак того, что RAG реализован правильно, а не имитируется ответом языковой модели.\n\n### Что такое агентный поиск?\n\nАгентный поиск позволяет не только находить информацию, но и выполнять действия в системе через запросы на естественном языке: открывать разделы интерфейса, формировать подборки документов, запускать процессы. Фактически это управление СЭД через текстовые команды.\n\n### Можно ли использовать векторный поиск в закрытом контуре?\n\nДа, если система поддерживает локальное развертывание векторной базы данных и моделей эмбеддингов без передачи данных во внешние сервисы.\n\n### Что такое эмбеддинги и зачем они нужны?\n\nЭмбеддинги — числовые представления текстовых фрагментов, которые кодируют их смысл. Семантически близкие тексты имеют похожие числовые векторы, что и позволяет искать по смыслу, а не по словам.","vektornyj-poisk-i-rag-v-sed-chto-eto-takoe-i-kak-oczenit-do-vybora-sistemy","2026-06-15T13:36:31.298Z","2026-06-24T07:19:32.005Z","2026-06-24T07:19:31.897Z",{"id":77,"documentId":1074,"seo_title":1075,"seo_description":1076,"seo_keywords":25,"title":1075,"created":1077,"body":1078,"published":9,"weight":972,"published_date":1079,"reading_time":106,"slug":1080,"createdAt":1081,"updatedAt":1082,"publishedAt":1083},"chy365eg77701x2w6fx9d67s","МЧД: что это и как оформить машиночитаемую доверенность ","Что такое МЧД, как ее оформить, получить и подписать электронной подписью. Кто в компании выдает и хранит доверенности в электронном документообороте. ","2026-10-12","\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Vnutr_3_80bdcaf681.png\" alt=\"МЧД: что это и как оформить машиночитаемую доверенность\"/>\n\nКомпании и ИП, которые работают в электронном документообороте, рано или поздно сталкиваются с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Разберемся, что это за документ, зачем он нужен и как его получить.\n\n>Если вы физическое лицо и ищете доверенность для личных дел, то эта статья не для вас. МЧД используют организации и ИП, чтобы передать сотруднику или представителю право подписывать документы электронной подписью от их имени.\n\n## Что такое МЧД и зачем она нужна\n\n\u003Ca href=\"https://m4d.nalog.gov.ru/emchd\" target=\"_blank\">Машиночитаемая доверенность (МЧД)\u003C/a>, согласно 63-ФЗ ст. 17.5, — электронный документ в формате XML, который подтверждает полномочия сотрудника или другого представителя подписывать документы от имени организации или ИП. МЧД подписывает руководитель \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/electronic-signature/\" target=\"_blank\">усиленной квалифицированной электронной подписью\u003C/a> (КЭП).\n\nБез МЧД документы от имени организации вправе подписывать руководитель, используя КЭП юридического лица. Сам ИП может подписывать документы своей КЭП без машиночитаемой доверенности. Для других сотрудников и представителей нужна связка личной КЭП физлица и МЧД.\n\nЧем МЧД отличается от того, что раньше называли «электронной доверенностью»:\n\n- **Формат.** Машиночитаемая доверенность — стандартизированный XML-файл. «Электронная доверенность» — разговорное название, под которым могли понимать что угодно вплоть до скана бумажного документа. Сейчас же электронной доверенностью, в том числе, называют и МЧД.\n- **Подпись.** МЧД действует только с КЭП руководителя. Скан или PDF можно было подписать любой электронной подписью или вообще не подписывать.\n- **Проверка.** Системы ЭДО и госорганы читают машиночитаемую доверенность автоматически и сверяют данные. Скан приходится проверять вручную.\n- **Хранение.** МЧД хранится в реестрах операторов ЭДО, ФНС или внутри \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota/\" target=\"_blank\">системы электронного документооборота\u003C/a>. Бумажная доверенность — в архиве компании.\n\n\u003Cbr> \u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Vnutr_1_602e49d04c.png\" alt=\"Чем МЧД отличается от того, что раньше называли «электронной доверенностью»\"/>\n\n## Как оформить и получить машиночитаемую доверенность\n\nМЧД выпускает руководитель организации, ИП или тот, у кого есть КЭП юрлица. Получателем становится сотрудник или внешний представитель, которому передают полномочия.\n\nЕсть несколько способов оформить МЧД:\n\n- через \u003Ca href=\"https://lkfl2.nalog.ru/\" target=\"_blank\">личный кабинет на сайте ФНС\u003C/a>;\n- через оператора ЭДО, например, \u003Ca href=\"https://www.diadoc.ru/\" target=\"_blank\">Диадок\u003C/a>, \u003Ca href=\"https://saby.ru/\" target=\"_blank\">СБИС\u003C/a>, \u003Ca href=\"https://kontur.ru/\" target=\"_blank\">Контур\u003C/a>. В СЭД ТЕЗИС можно создать и выпустить машиночитаемую доверенность, а затем зарегистрировать ее через интеграцию с операторами ЭДО.\n- через сервисы отчетности, интегрированные с бухгалтерскими системами.\n\nДля оформления понадобятся:\n\n- КЭП руководителя;\n- реквизиты организации или ИП;\n- данные доверенного лица — ФИО, ИНН, должность;\n- перечень полномочий и срок действия доверенности.\n\nМЧД создается в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя. Это обязательный шаг, без подписи КЭП доверенность не имеет юридической силы ни в ЭДО, ни при взаимодействии с госорганами.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Vnutr_2_38d1ba2443.png\" alt=\"Как оформить и получить машиночитаемую доверенность\"/>\n\n## Кто в компании выдает, отзывает и хранит МЧД\n\nВ работе с машиночитаемой доверенностью есть несколько участников.\n\n\u003Cdiv class=\"blogpost_table\">\n\u003Ctable>\n  \u003Cthead>\n    \u003Ctr>\n      \u003Cth>Этап\u003C/th>\n      \u003Cth>Кто отвечает\u003C/th>\n      \u003Cth>Что делает\u003C/th>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/thead>\n  \u003Ctbody>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Решение о выдаче\u003C/td>\n      \u003Ctd>Руководитель\u003C/td>\n      \u003Ctd>Утверждает полномочия и срок действия\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Подготовка данных\u003C/td>\n      \u003Ctd>Юристы, комплаенс\u003C/td>\n      \u003Ctd>Формирует шаблон, проверяет соответствие регламентам\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Технический выпуск\u003C/td>\n      \u003Ctd>Специалисты по ЭДО/СЭД\u003C/td>\n      \u003Ctd>Создает МЧД в выбранном канале, привязывает к учетной записи сотрудника\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Использование\u003C/td>\n      \u003Ctd>Сотрудник\u003C/td>\n      \u003Ctd>Подписывает документы КЭП с привязанной МЧД\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Отзыв\u003C/td>\n      \u003Ctd>HR, специалисты по ЭДО/СЭД\u003C/td>\n      \u003Ctd>Отзывает МЧД при увольнении или смене полномочий, обновляет статус в системе\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n    \u003Ctr>\n      \u003Ctd>Хранение и учет\u003C/td>\n      \u003Ctd>Специалисты по ЭДО/СЭД, юристы\u003C/td>\n      \u003Ctd>Ведет реестр, следит за сроками действия\u003C/td>\n    \u003C/tr>\n  \u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003C/div>\n\nСпециалисты по ЭДО/СЭД создают МЧД в выбранном канале. \u003Ca href=\"https://www.tezis-doc.ru/features/workflow/\" target=\"_blank\">Автоматизация процессов в СЭД ТЕЗИС\u003C/a> позволяет настроить маршруты согласования и выпуска доверенностей\n\n\u003Ca href=\"https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/revoke\" target=\"_blank\">Отзыв МЧД\u003C/a> — это отдельная зона ответственности. Если сотрудник уволился или сменил должность, а доверенность не отозвали вовремя, он формально сохраняет право подписывать документы от имени компании. Поэтому отзыв машиночитаемой доверенности стоит включать в стандартный чек-лист увольнения или перевода сотрудника наравне с отзывом доступов.\n\n## Как проверяется машиночитаемая доверенность при согласовании договора\n\nКонтрагент прислал договор, подписанный электронной подписью сотрудника на основании МЧД. Перед согласованием нужно убедиться, что полномочия подписанта действительны.\n\n\u003Ca href=\"https://m4d.nalog.gov.ru/emchd\" target=\"_blank\">Проверить статус доверенности\u003C/a> можно через распределенный реестр МЧД на сайте ФНС России. Сервис показывает, действует доверенность, отозвана она или истек срок.\n\nНа что обратить внимание при проверке:\n\n- срок действия машиночитаемой доверенности не истек;\n- ИНН доверителя совпадает с ИНН контрагента по договору;\n- в перечне полномочий есть право подписывать договоры или конкретный тип документа;\n- статус МЧД отображается как «действует»;\n- ФИО и должность доверенного лица совпадают с данными в подписи.\n\nЕсли проверка не прошла, безопаснее не согласовывать документ, а запросить у контрагента актуальную МЧД или предложить подписать документ напрямую руководителем.\n\n## Проблемы учета МЧД без единой системы электронного документооборота\n\nЕсли компания оформляет МЧД через личный кабинет ФНС или у нескольких операторов ЭДО, со временем накапливаются сложности при работе с доверенностями:\n\n- **МЧД в разных системах**: полномочия сотрудников разбросаны по личному кабинету ФНС, Диадоку, СБИС, Контур. Чтобы понять, у кого какая доверенность действует, приходится открывать каждую систему отдельно\n- **Сроки действия не отслеживаются:** в реестре ФНС нет напоминаний об окончании срока. Ответственный должен вручную проверять даты по каждой МЧД, иначе можно пропустить момент, когда доверенность перестанет действовать\n- **Машиночитаемая доверенность находится отдельно от остальных документов:** доверенность не связана с карточкой сотрудника, приказом о назначении, должностной инструкцией. Юристы и специалисты по ЭДО работают с разными файлами и реестрами\n- **Ошибки при ручном вводе:** когда данные вносят в реестр ФНС вручную, случаются неточности в ИНН, ФИО, перечне полномочий. Такие ошибки всплывают при проверке контрагентами или госорганами\n- **Нет единого реестра по компании:** каждый отдел ведет учет по-своему. Юристы, работники, которые отвечают за соблюдение внутренних нормативов, и специалисты по ЭДО не видят полную картину по выданным доверенностям\n\nКогда учет МЧД переносят в систему электронного документооборота, все доверенности собираются в одном пространстве, вместе с карточками сотрудников, приказами и другими документами компании.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/d90dd520d5fe4f6a960220dc660beadb_5563086e67.png\" alt=\"Проблемы учета МЧД без единой системы электронного документооборота\"/>\n\n## МЧД в СЭД ТЕЗИС\n\nЕсли машиночитаемая доверенность в компании становится неотъемлемой частью электронного документооборота, удобно работать с ней в той же системе, где хранятся документы и данные сотрудников. В СЭД ТЕЗИС предусмотрен отдельный тип карточки для работы с МЧД «Доверенность» и набор процессов для работы с ней.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skrin_1_ce4bba3953.png\" alt=\"МЧД «Доверенность» в СЭД ТЕЗИС\"/>\n\nМЧД можно оформить непосредственно в СЭД ТЕЗИС: в карточке указываются данные доверителя, представителя и передаваемые полномочия. На их основе система формирует \u003Ca href=\"https://digital.gov.ru/documents/prikaz-minczifry-rossii-%E2%84%96-858-ob-utverzhdenii-edinyh-trebovanij-k-mashinochitaemym-formam-dokumentov-o-polnomochiyah\" target=\"_blank\">XML-файл по единому формату Минцифры\u003C/a>. Поддерживается единая форма МЧД версии 003 / EMCHD_1. После заполнения карточки МЧД можно отправить на согласование и подписание.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skrin_5_406afb6a93.png\" alt=\"Сведения о доверенности в СЭД ТЕЗИС\"/>\n\nЕсли МЧД уже оформлена в другой системе, ее не обязательно создавать заново. XML-файл можно импортировать в СЭД ТЕЗИС. Система проверит файл, после успешной проверки создаст карточку доверенности и заполнит ее данными из XML. Исходный файл при этом сохраняется в карточке.\n\nДальше доверенность можно связать с сотрудником и хранить вместе с другими сведениями о нем. В карточке сотрудника есть вкладка «Доверенности», где отображаются связанные МЧД. Это позволяет не искать доверенность отдельно по файлам или внешним сервисам, когда нужно проверить, какая машиночитаемая доверенность относится к конкретному сотруднику.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skrin_3_73f494cc8c.png\" alt=\"Подпись неверна в СЭД ТЕЗИС\"/>\n\nОтдельно система следит за сроком действия доверенностей. Она автоматически меняет статус МЧД после окончания срока и отправляет уведомления заранее — за 30 и 14 дней до окончания, а также в день окончания доверенности. Получателями уведомлений становятся сотрудник, за которым закреплена МЧД, и его куратор.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skrin_2_5f55568d13.png\" alt=\"Данные о подписи в СЭД ТЕЗИС\"/>\n\nРегистрацию и отзыв МЧД тоже можно связать с процессами в СЭД ТЕЗИС. При выпуске подписанный XML-файл доверенности и файл подписи автоматически передаются в сервисы, например Контур.Доверенность, для регистрации. Для отзыва работает аналогичный сценарий: после прохождения процесса подписанное заявление на отзыв передается во внешние системы.\n\n\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/Skrin_4_78bfd5ccf8.png\" alt=\"Выпуск доверенности в СЭД ТЕЗИС\"/>\n\nПолучается, машиночитаемую доверенность не приходится вести как отдельный реестр. В СЭД ТЕЗИС ее можно оформить или импортировать, согласовать и подписать, связать с сотрудником, контролировать срок действия и запустить отзыв. Взаимодействие с реестром при регистрации и отзыве выполняется через интеграцию с операторами ЭДО.\n\n## FAQ\n\n### Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД) простыми словами?\n\nЭлектронная доверенность в стандартном XML-формате, которая подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени компании. Подписывается КЭП руководителя.\n\n### Как сделать МЧД на сотрудника?\n\nВыбрать канал — ФНС, оператор ЭДО или сервис отчетности, — указать данные сотрудника и перечень полномочий, подписать документ КЭП руководителя.\n\n### Как подписать МЧД?\n\nТолько усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП. Без этой подписи доверенность недействительна.\n\n### Нужна ли МЧД физическому лицу?\n\nНет. МЧД нужна организациям и ИП, которые передают полномочия сотрудникам или представителям. Физическому лицу, которое действует от своего имени, МЧД не требуется.\n\n### С какого момента машиночитаемая доверенность стала обязательной, и какая ответственность предусмотрена за ее отсутствие?\n\nПереход на МЧД завершился 31 августа 2024 года. С 1 сентября представители организаций и ИП стали должны использовать личную КЭП физлица вместе с МЧД. Руководителю организации, подписывающему документы КЭП юридического лица, и самому ИП МЧД не требуется.\n\nОтдельного универсального штрафа за отсутствие МЧД нет. Однако документ, подписанный представителем без подтвержденных полномочий, могут не принять. Основные требования к МЧД установлены Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а окончание переходного периода — Федеральным законом № 457-ФЗ.\n\n### Чем МЧД отличается от электронной доверенности?\n\n«Электронная доверенность» — общее разговорное название. МЧД — конкретный стандартизированный формат XML, который системы читают и проверяют автоматически.\n\n\u003Cdiv class=\"cta-block\">\n  \u003Cdiv class=\"cta-title\">Хотите подробнее изучить все возможности СЭД ТЕЗИС?\u003C/div>\n  \u003Ca target=\"_self\" href=\"https://www.tezis-doc.ru/demo/\" class=\"cta-link\">\n        Изучить\n        \u003Cspan class=\"arrow-icon\">\u003Cimg src=\"{{strapiUrl}}/uploads/92d0d06951364a7aab7ae7ed3ca802b4_351834cd67.svg\">\u003C/span>\u003C/a>\n\u003C/div>\n\n\n\u003Cstyle type=\"text/css\">\n\t.cta-block {\n\t\tbackground: linear-gradient(247.04deg, #42A7F9 -6.85%, #1D66CA 105.55%);\n\t\twidth: 100%;\n\t\tcolor: #ffffff;\n\t\tfont-size: 20px;\n\t\tfont-weight: 500;\n\t\tborder-radius: 8px;\n\t\toverflow: hidden;\n        display: flex;\n        padding: 26px 26px  26px 32px; margin-top: 30px;\n        justify-content: space-between;align-items: center;\n\t}\n\t.cta-button {\n\t\tcolor: #293244;\n\t\tborder-radius: 40px;\n\t\tfont-size: 16px;\n\t\tpadding: 4px;\n\t}\n\t.cta-link {\n\t    display: inline-flex;\n\t    align-items: center;\n\t    background-color: #fff;\n\t    box-shadow: 0 4px 8px #005bb5, 0 8px 24px rgba(0,91,181,.4);\n\t    border-radius: 40px;\n\t    padding: 6px 6px 6px 28px;\n\t    font-weight: 500;\n\t    font-size: 16px;\n\t    line-height: 24px;\n\t    color: #293244;\n\t    transition: background-color .3s ease,color .3s ease;\n\t}\n\t.arrow-icon {\n\t    display: inline-block;\n\t    width: 32px;\n\t    height: 32px;\n\t    background-color: #eaf6ff;\n\t    border-radius: 100%;\n\t    margin-left: 12px;\n\t    padding: 5px;\n\t    transition: background-color .3s ease;\n\t}\n \n  .table-wrapper {\n      width: 100%;\n      max-width: 960px;\n      border-radius: 4px;\n       overflow-x: auto;\n    }\n\n    table {\n      width: 100%;\n      border-collapse: collapse;\n      border-radius: 4px;\n      overflow: hidden;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n    }\n\n    thead tr th {\n      background-color: #F3F9FD;\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      text-align: left;\n    }\n\n    tbody tr td {\n      border: 1px solid #DCE5EE;\n      padding: 12px 16px;\n      vertical-align: top;\n    font-weight: 400;\n      color: #5D687E;\n    }\n\u003C/style>","2026-10-06","mchd-chto-eto-i-kak-oformit-mashinochitaemuyu-doverennost","2026-10-13T08:06:55.150Z","2026-10-13T12:29:13.479Z","2026-10-13T12:29:13.051Z",{"pagination":1085},{"page":113,"pageSize":114,"pageCount":113,"total":186},{},1793609267709]