8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Категория: Выбор СЭД

Как вписать систему электронного документооборота в ит-ландшафт организации: Проект по внедрению
Выбор СЭД
После внедрения новая СЭД должна стать частью ИТ-ландшафта, вписаться в него

Выбирая предметы гардероба или мебель, вы думаете о том, как это будет со­четаться с остальными вещами и соответствовать вашему стилю. Точно так же и с ECM: она должна стать частью вашего ИТ-ландшафта, вписаться в него.

Причем критериев «вписывания в ландшафт» может быть много. Пре­жде всего, новая ECM должна работать на том же стеке технологий, что и остальные ваши приложения, будь то Java, Microsoft, Oracle или что-то еще – иначе не оберешься потом хлопот с интеграцией.

Другой аспект: новая ECM в большинстве случаев приходит не на пустое место, а замещает какие-то унаследованные системы. Согласитесь, вряд ли имеет смысл менять старую систему на точно такую же по своим воз­можностям новую. Скорее всего, появление в организации новой ECM приведет к перераспределению зон ответственности между несколькими приложениями. Например, у вас была система регистрации и учета документов в канцелярии и отдельно — системы управления документами в кадрах, в маркетинге и в договорном отделе. Будет логично, если всех их заменит единая ECM-платформа.

Бывают задания и более сложные технически: допустим, у вас проходит внедрение системы электронного документооборота и параллельно идет глобальный проект по автоматизации бизнес-процес¬сов на базе какой-либо BPMS. Поскольку все современные ECM обладают встроенными возможностями по управлению бизнес-процессами, вам придется выбирать, что использовать для автоматизации процессов документооборота — возможности самой ECM или универсальные инструменты на основе BPM-дви...

Горизонт планирования: Будет ли ваша СЭД актуальна через 5 лет?
Выбор СЭД
Выбирая СЭД, оцените ее перспективы

Программное обеспечение не подвержено физическому износу и тео­ретически могло бы работать вечно. Однако, остается износ мораль­ный, который действует на софт неумолимо и беспощадно. Все, что было самым передовым год назад, сегодня может оказаться устаревшим. С дру­гой стороны, организации, в отличие от частных пользователей, не могут себе позволить частую замену программного обеспечения. Обычно срок эксплуатации корпоративных систем составляет не менее 5-ти лет. Добавь­те еще время на предварительную проработку проекта и выбор решения, внедрение СЭД и опытную эксплуатацию — это еще от 1-го года до 3-х лет.

Таким образом, получается, что горизонт планирования у вас должен быть не менее 7-ми лет. То есть, сегодня вы выбираете систему, расстаться с которой можно будет только по прошествии этого времени. Вы представ¬ляете, сколько всего нового может произойти! Разумеется, учесть и пред¬видеть все невозможно, поэтому придется делать выбор, в какой-то мере, интуитивно. Тем не менее оценить перспективы существующих СЭД возможно.

Современная СЭД от лидера рынка или нового игрока? Почему больше не всегда значит лучше
Выбор СЭД
Правило инвесторов – вкладывать средства в фирму, принимая во внимание не прошлые ее успехи, а перспективы

На зрелых рынках, как правило, победитель получает все — преобладающее большинство клиентов начинает пользоваться его продуктом. Если лидеров несколько, то каждый получает свою рыночную долю и эти пропорции сохраняются стабильно в течение продолжительного времени. Массовый потребитель не заморачивается углубленным анализом технологий, а покупает то, что берут другие, автоматически считая это лучшим. В нашем случае – выбирает систему электронного документооборота лидирующих поставщиков.

Поэтому одним из самых популярных маркетинговых приемов на этой фазе рынка является демонстрация большого числа клиентов, под­тверждаемая авторитетными цифрами аналитиков. Конечно, широкая клиентская база свидетельствует о надежности продукта и о понимании разработчиком потребностей целевой аудитории, но также и о хорошо на­лаженном маркетинге (что не всегда коррелирует с качеством продукта).

Надо отдавать себе отчет, что все эти цифры и достижения относятся к прошлому, а вы покупаете решение для будущего. Вполне вероятно, что система уже давно морально устарела, а большое количество клиентов есть результат долгого присутствия на рынке, лоббирования системы на государственном уровне или иных обстоятельств. Важно ли это именно для вашей организации? Едва ли.

У профессиональных инвесторов есть правило, что при принятии решения об инвестиции в ту или иную компанию, ее прошлые успехи и ранее вло­женные в нее деньги в расчет не принимаются. Важен только будущий до­ход — сколько можно заработать завтра, ...