Совещания

Совещания

Планирование предстоящих совещаний на сегодняшний день является неотъемлемой частью работы любой организации. Автоматизация совещаний при помощи системы электронного документооборота ТЕЗИС стала возможна с версии 4.1.

 

Основные составляющие, при планировании совещания:

  • тема совещания;
  • дата и время проведения;
  • место проведения;
  • список участников;
  • цель совещания;
  • результат совещания.

Инициатор совещания в системе ТЕЗИС может назначить место и время проведения встречи, выбрать председателя и секретаря, составить детальное расписание обсуждаемых тем и разослать всем участникам приглашения.

Статусы совещаний в системе ТЕЗИС:

  • повестка — данный статус присваивается, если совещание находится на этапе планирования и, как правило, требуется согласовать вопросы, которые будут обсуждаться на совещании;
  • протокол — данный статус выбирается при создании решений по уже проведенному совещанию, либо по совещанию, которое проводится в данный момент.

Повестка совещания может согласовываться и дорабатываться, а по проведенным заседаниям возможно сгенерировать отчеты — «Протокол совещания» и «Исполнение протокола».

Кроме того, совещания, созданные в системе ТЕЗИС (версия 4.2) отображаются в календаре у всех его участников, а также происходит автоматическая рассылка приглашений на адреса e-mail, указанные в карточках сотрудников.