В этом году компании впервые столкнулись с необходимостью перевести в дистанционный режим все рабочие процессы, включая канцелярию, документооборот и управление поручениями. Это стало принципиально возможным благодаря автоматизации и внедрению СЭД. Однако те или иные особенности продуктов определяют, как быстро получится перейти на работу из дома, насколько удобно это будет пользователям и какие вопросы, возникающие при переходе на удаленный режим, удастся решить. Итак, на что же важно обращать внимание при выборе СЭД для максимального обеспечения непрерывности рабочих процессов?

Технологии

Правильный выбор технологий позволит всех сотрудников перевести на дистанционную работу оперативно и с минимумом усилий.

• Веб-приложения — основной тренд нескольких последних лет в построении корпоративных информационных систем. Доступ через браузер позволяет пользователям работать с любого устройства — неважно, где они находятся, дома или в офисе. Переключиться на удаленную работу можно быстро и легко, поскольку веб-приложения не требуют отдельной настройки на каждом компьютере. Именно этот путь был выбран изначально при разработке СЭД ТЕЗИС. Десять лет истории продукта и свыше пятисот клиентов подтвердили его правильность. Важный момент: система устанавливается на сервер заказчика, что обеспечивает максимальную безопасность его данных. Для доступа из дома достаточно подключиться по VPN.

• Кроссплатформенность, совместимость с любыми операционными системами и браузерами позволяют пользователям работать со своего домашнего компьютера без специальной подготовки рабочего места — не приобретая и не настраивая ПО для доступа к СЭД.

• Популярность мобильных технологий — еще один тренд последних лет. Изначально мобильные приложения СЭД были рассчитаны на ограниченное число пользователей. Однако все больше компаний стремится обеспечить возможность работать из любой точки мира и с любого устройства широкому кругу сотрудников. Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС создано с учетом этой потребности и поддерживает неограниченное количество подключений. Оно позволяет работать на смартфонах и планшетах как с IOS, так с Android. Для этого нужно просто загрузить приложение из App Store или Play Market, специальной настройки не требуется. Функциональность мобильного приложения СЭД ТЕЗИС охватывает все необходимые действия с документами, задачами и вложениями. Кроме того, можно работать в режиме офлайн, что особенно актуально в тех случаях, когда дома нестабильное интернет-соединение. При восстановлении подключения все действия пользователя будут синхронизированы с сервером.

• Открытый код — эта особенность не связана с удаленной работой напрямую. Однако пандемия привела к тому, что многим организациям приходится искать способы сокращения расходов. Для этой цели имеет смысл проекты внедрения и развития корпоративных информационных систем передать в собственный ИТ-отдел. Поскольку СЭД ТЕЗИС создана на базе open source-платформы Jmix (ex-CUBA Platform), заказчик обладает полной свободой в выборе варианта внедрения и развития. Этим могут заниматься как вендоры, интеграторы, так и собственные ИТ-специалисты, найти которых совсем не сложно ввиду того, что в СЭД ТЕЗИС используется один из самых популярных языков программирования Java.

Функциональность

При удаленной работе появляются дополнительные пожелания к функциональности СЭД, а также возникают вопросы, которые необходимо решить. Они связаны с обеспечением прозрачности, эффективной коммуникации и так далее.

• Доступ ко всем нужным документам независимо от того, где находятся оригиналы и когда они были созданы, — одно из основных преимуществ, которые предоставляют СЭД. При этом не менее важна возможность легко найти интересующий документ. В СЭД ТЕЗИС для этого достаточно ввести в поисковую строку ключевые слова. В системе предусмотрена также возможность разграничения доступа пользователей к документам.

• Организация совместной работы — один из самых актуальных вопросов при дистанционном режиме. В СЭД ТЕЗИС есть отдельная вкладка для комментариев, и таким образом все вопросы, относящиеся к документу, оказываются собраны в хронологическом порядке в одном месте. Благодаря этому пользователи ничего не пропустят и не запутаются. Не говоря о том, что они видят, на какой стадии находится документ и какая версия актуальна.

• Автоматические уведомления помогают решить еще один актуальный при удаленной работе вопрос — продуктивности работы и соблюдения сроков. Благодаря им исполнитель сразу видит назначенные ему документы и задачи, а также срок исполнения. Если же возникает проблема, то руководители, получив уведомление, могут вовремя подключиться к её решению.

• Функция формирования отчетов по интересующим параметрам (например, загрузка сотрудников или количество просроченных задач) позволит наглядно видеть ситуацию и выбирать оптимальные пути работы.

• Актуальным является также управление онлайн-конференциями. С переходом на удаленную работу их количество многократно выросло, а качество коммуникаций, наоборот, ухудшилось. Инструменты для управления совещаниями, доступные в СЭД ТЕЗИС, помогут упорядочить проведение конференций в режиме онлайн: оповестить участников, сформировать повестку, зафиксировать итоги и назначить задачи на их основе.

• В условиях карантина далеко не всегда есть возможность обменяться печатными оригиналами документов. В таком случае на помощь приходит юридически значимый электронный документооборот. СЭД ТЕЗИС позволит сделать этот процесс более комфортным, так как при наличии соответствующей лицензии можно прямо из СЭД отправить документ в систему «Диадок», откуда он уйдет к контрагенту. А в СЭД ТЕЗИС попадают документы, полученные от контрагента через «Диадок».

• Гибкость некоторых СЭД позволяет автоматизировать не только классические направления (канцелярия, документооборот, управление задачами), но и уникальные процессы. Благодаря этому обеспечивается максимальная непрерывность работы. В СЭД ТЕЗИС можно автоматизировать, например, сертификацию поставщиков, планирование отпусков сотрудников, управление технологическим присоединением к энергетическим сетям и так далее. Пользователь без труда настроит любые специфические процессы, касающиеся работы с документацией или задачами. Доступна также интеграция СЭД ТЕЗИС со сторонними решениями, например с учетными системами, CRM, ERP.

Перечисленные в данной статье особенности вышли на первый план в период пандемии. Однако и после нее они принесут компаниям ощутимый результат: ускорение бизнес-процессов, снижение просрочек и уменьшение ошибок из-за человеческого фактора.