Философия СЭД – шаги к достижению цели (практические советы)

В статье описаны практические ситуации и рекомендации по выбору и установке СЭД от лица одной из российских страховых компаний, которая внедрила систему документооборота. Также свое мнение выразили экперты в различных областях: главный бухгалтер, специалист по бизнес-процессам, аналитик по документообороту, эксперт в сфере делопроизводства и электронного документооборота.  
 
До 2012 года в нашей компании велось бумажное делопроизводство. Такая ситуация значительно затрудняла работу: увеличивалось время поиска нужных документов, страдала организация контроля исполнительской дисциплины – словом, затягивала все бизнес-процессы компании. Довольно простые задачи становились невероятно сложными и трудоемкими, ведь документы не сканировались, регистрационный номер присваивался в журналах входящих, исходящих или внутренних документов. Не представлялось возможным оперативно подготовить материалы по интересующим вопросам, т. е. приходилось запрашивать оригиналы у исполнителей либо искать в папках на бумажных носителях.

Поскольку наша компания небольшая и достаточно консервативная (возраст сотрудников и руководства приходится на цифры между 40–55), то к процессу подготовки внедрения СЭД пришлось подходить поэтапно. Прекрасно понимая, что для покупки СЭД необходимы материальные затраты и одобрение руководства, было решено максимально оптимизировать процесс движения документов, создать единую электронную базу документального фонда компании, таким образом подготовив фундамент для внедрения СЭД.Вот несколько практических шагов, которые я рекомендую сделать перед тем, как ваша организация примет решение перейти на электронный документооборот. Это своего рода создание базиса и надстройки для будущего успешного функционирования организма СЭД, где базис – материальная часть, тело этого организма, представляющее собой электронный фонд документов организации, а надстройка – духовная часть, желание и положительный настрой руководства и сотрудников, которые хотят и будут работать в этой системе. Можно образно сказать, что это – философия СЭД. Создание материальной части будущей СЭД мне пришлось взять на себя, а в вопросе формирования позитивной философии и пропаганды этого «нововведения» мне очень помог ИТ- директор нашей компании. 

Практические шаги по подготовке к покупке и внедрению СЭД: 

Шаг I – создание базы 

Первое, что необходимо было сделать, – заменить бумажные журналы регистрации документов электронными. В результате время поиска нужной информации сократилось в разы. Стало проще и удобнее создавать различные отчеты для руководства, например, быстро отфильтровывать информацию по контрагентам, по исполнителям, по теме и т. д. Эта задача была успешно решена в программе Excel. При этом я старалась обязательно демонстрировать руководству и коллегам, насколько стало быстрее и удобнее работать. 

Второе – начать создание электронного архива компании путем сканирования документов и «привязки» образов документов к электронным журналам. Эта задача также была успешно решена в программе Excel. Таким образом, реализовался один из основных принципов организации делопроизводства – каждый документ на своем месте. 

Третье – организовать отслеживание сроков исполнения документов, наладив контроль исполнительской дисциплины, что дало возможность быстрой генерации отчетов, как по отдельным сотрудникам, так и по компании в целом. 

Шаг II – выбор СЭД

Процесс выбора был сложным и трудоемким. На рынке программного обеспечения сейчас представлено очень много продуктов, обеспечивающих организацию электронного документооборота на предприятиях. Практически каждая компания может найти себе программный продукт, отвечающий ее требованиям и соответствующий бизнес-процессам, протекающим в ней. Я активно посещала бизнес-мероприятия, организованные компаниями ООО «Форт-Росс» и «ИнтерТраст», а также проектом DOCFLOW. Хочется сказать им огромное спасибо за оказанную помощь и поддержку. Было проведено множество встреч с компаниями – разработчиками программных продуктов СЭД, на которых был озвучен ряд ключевых тенденций в области электронного документооборота, продемонстрированы новые идеи и тренды СЭД, предлагаемые в качестве инструментов менеджеров, показаны возможности интеграции функций автоматизации административных процессов (BPM) и традиционных задач управления документами в организациях. Было показано множество горизонтальных и отраслевых вертикальных решений на базе корпоративных СЭД/ECM. На этих мероприятиях коллеги из других компаний делились своим опытом выбора и последующего внедрения СЭД, своими ошибками и достижениями.

Шаг III – сбор коммерческих предложений СЭД

По итогам встреч с компаниями-разработчиками мы отобрали несколько наиболее интересных с нашей точки зрения программных продуктов, организовали встречи-презентации в офисе компании с привлечением представителей руководства и запросили коммерческие предложения. Вот основные критерии, которым мы следовали при отборе возможных систем документооборота:

функции системы при регистрации документов (описание, простота интерфейса);
возможность импорта/экспорта данных из других систем, функционирующих в компании (например, возможность переноса данных из Excel и «1С»);
возможность настройки управления задачами без подключения программистов (в некоторых СЭД, в которых мне приходилось работать, раньше данная функция предусматривалась, но не работала, и нужно было прибегать к помощи программистов для «дописывания» желаемых функций);
возможность обучения пользователей без отрыва от производства и в сжатые сроки. Учитывая специфику нашей компании, это должно было происходить удаленно, так как не было физической возможности организовать компьютерные классы для обучения. Также мы не могли по ряду причин проводить обучение сотрудников на рабочих местах;
и последнее, но достаточно весомое условие – это приемлемая цена данного продукта. 

Итак, просмотрев множество программных продуктов СЭД и определив задачи, которые подходящая нам система должна решать, мы остановили свой выбор на системе по управлению документами и задачами «ТЕЗИС» самарских разработчиков – фирмы HAULMOUNT. Программа отражала все потребности компании, была проста в эксплуатации и не требовала дополнительных инвестиций в покупку нового оборудования. Можно сказать, что это приемлемое решение по оптимизации документооборота для небольших компаний. По мнению руководства нашей компании, система электронного документооборота должна обеспечивать следующее:

• быстроту поиска нужного документа (принцип «каждый документ на своем месте»);
• отражение связей документа с другими документами («история переписки»);
• отражение резолюций документа («дерево резолюций»);
• возможность электронного согласования документов и договоров;
• отражение задач, поставленных руководством, в СЭД и возможность в онлайн-режиме знакомиться с состоянием исполнительской дисциплины (использование мобильной версии для iPhone);
• возможность активно руководить бизнес-процессами, как на рабочем месте, так и в удаленном режиме («удаленный офис»);
создание электронного архива компании.

Таким образом, подошел к финалу этап подготовки и выбора системы электронного документооборота. Далее мы расскажем об особенностях внедрения СЭД в компании, способах вовлечения сотрудников в активное пользование СЭД, системе мотивации пользователей СЭД и основных трудностях, с которыми нам пришлось столкнуться.

Внедрение СЭД

Сделав выбор, мы перешли к следующему этапу – внедрению СЭД. Прежде всего нужно было определить роли участников бизнес-процесса. Хочу сказать, что назначение ролей в системе – это отражение структуры управления, принятой в компании. В нашей компании это вертикальная структура. Вертикальная структура связывает деятельность высших организационных звеньев со средними и нижними уровнями для достижения общих целей организации. Движение документов осуществляется как сверху вниз – это большинство входящих документов и внутренние организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения), так и снизу вверх – это внутренние документы (служебные и докладные записки) и большинство исходящих документов. 

Рассмотрим эти процессы поэтапно. Как и в большинстве организаций, у нас входящие документы проходят первичную регистрацию в системе электронного документооборота. В «ТЕЗИСЕ» это происходит в меню КАНЦЕЛЯРИЯ. Заводится регистрационная карточка документа, которая включает в себя заполнение обязательных информационных полей. Для входящих документов это:

• Дата регистрации.
• Краткое содержание документа.
• Исходящий номер документа и дата регистрации.
• Вид документа.
• Организация – отправитель документа.
• Отсканированная копия документа (меню вложения).
• Регистрационный входящий номер.

Далее документ (оригинал на бумажном носителе) передается для наложения резолюции генеральному директору. В «ТЕЗИСЕ» это кнопка РЕЗОЛЮЦИЯ. После наложения резолюции документ поступает на исполнение сотрудникам, ответственным за данное направление деятельности. В нашей компании это заместители генерального директора, которые, в свою очередь, и определяют непосредственного исполнителя. Далее документ возвращается в канцелярию, текст резолюции вносится в СЭД, а сам документ направляется для дальнейшей работы. Хочу отметить, что с переходом на СЭД процесс работы с документами ускорился, стал намного прозрачнее и время «доставки» документов исполнителям сократилось в разы. Если раньше «бумажный» документ мог долго лежать у исполнителя «в столе», то теперь ссылка на него мгновенно приходит как в личный кабинет пользователя в СЭД, так и на его электронную почту, а в журнале действий всегда отражается дата и время передачи документа. Кроме того, в системе предусмотрена функция ОЗНАКОМЛЕНИЕ, поэтому зарегистрированный документ направляется потенциальным исполнителям еще до наложения резолюции руководства, что тоже ускоряет бизнес-процессы. Таким образом, в потоке входящих документов СЭД предусматривает роли наложения РЕЗОЛЮЦИИ, ОЗНАКОМЛЕНИЯ и СОГЛАСОВАНИЯ.

Не могу сказать, что данные функции СЭД были позитивно восприняты всеми сотрудниками компании. Такая организация работы исключала какую-либо возможность что-то «не увидеть», «не получить» или «получить поздно», а у руководства появился инструмент, позволяющий в любой момент быть в курсе состояния работы по данному документу, кроме того, руководитель теперь мог непосредственно в системе письменно изложить свои требования, поставить конкретные сроки, выразить свое видение данного вопроса и оставить комментарии.  Для этого в «ТЕЗИСЕ» есть функция ОБСУЖДЕНИЯ. Также, просмотрев поле СВЯЗАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, руководитель мог видеть подготовленный ответ (или его проект), способ и дату его отправки, не тратя времени на звонки и выяснение состояния дел. Не менее интересно обстояли дела с распределением ролей при движении внутренних и исходящих документов. Этот процесс включает в себя:

• Подготовку проекта документа.
• Согласование документа.
• Утверждение документа.

При подготовке проекта документа ИНИЦИАТОР (исполнитель) отправляет его на СОГЛАСОВАНИЕ. Теперь это возможно сделать в СЭД, так как есть функция электронного согласования документов. Система также предусматривает установление очередности и сроков согласования, добавление замечаний и комментариев. Данная функция снижает временные затраты, позволяет четко отслеживать сроки, видеть внесенные изменения. После завершения процесса согласования документ направляется на УТВЕРЖДЕНИЕ генеральному директору и далее на РЕГИСТРАЦИЮ в канцелярию. Все происходит в онлайн-режиме, процесс полностью автоматизирован. Понятно, что для отправки исходящего письма необходима «живая» подпись руководителя на бумажном оригинале документа. Система позволяет достаточно просто решить и этот вопрос. После того как документ согласован и направлен на утверждение, его бумажная версия и лист согласования из системы передаются на подпись руководителю. После подписания документ проходит регистрацию и заносится в систему как вложение. Эту функцию осуществляет помощник руководителя в режиме замещения СЭД. 

Таким образом, можно говорить о следующих ролях в процессе создания документа: ИНИЦИАТОР – СОГЛАСУЮЩИЙ – УТВЕРЖДАЮЩИЙ. 

СЭД как эффективный инструмент бизнес-процессов

Именно наличие функции СОГЛАСОВАНИЕ получило большую поддержку и понимание у сотрудников нашей компании. Отпала необходимость лично приносить бумажный документ на согласование, ждать, пока согласующий наконец «доберется» до документа, появилась возможность направлять документ на согласование одновременно сразу нескольким сотрудникам. В бумажном варианте этот процесс растягивался на не дели, так как приходилось ждать, когда документ вернется от одного согласующего, затем его передавали следующему и т. д. Особенно критично складывалась ситуация для договоров, где были установлены определенные сроки. 

Функция электронного согласования стала переломным моментом в отношении к СЭД. Сотрудники оценили удобство «ТЕЗИСА», бизнес-процессы стали проходить гораздо эффективнее, а согласование документов перестало быть долгим и трудоемким. Вот положительные моменты, которые отметили как представители руководства, так и рядовые сотрудники организации:

• Быстрота (на согласование сразу всем одновременно!).
• Надежность (документ не потеряется!).
• Меньшая трудоемкость (не надо тратить время на хождение по кабинетам!).
• Четкая привязка к срокам (в системе определяются сроки согласования документа).

Сотрудники компании стали активно пользоваться системой, что позволило увеличить производительность труда и повысить личную эффективность. Кроме того, в личном кабинете у каждого сотрудника можно было легко найти документы, автором которых он являлся, исполненные документы, приказы и распоряжения, направленные на ознакомление. Количество папок с «бумажными» документами сократилось, все стало храниться в электронном виде. Заработал основной принцип СЭД – каждый документ на своем месте! Компания всячески старалась поощрять сотрудников, которые активно включились в работу в СЭД. На первом совещании, посвященном началу эксплуатации СЭД, руководство компании объявило благодарность самым активным пользователям. Хочется обратить внимание на понимание руководством необходимости усовершенствования и поддержки службы документационного обеспечения нашей компании, выделение достаточного финансирования на приобретение данного программного продукта. Инвестиции в СЭД позволяют обеспечить простоту и прозрачность работы с документами, предоставить дополнительный мощный инструмент для организации и упорядочения процессов работы с документами, контроля исполнительской дисциплины и координации бизнес-процессов, создать электронный документационный фонд и надежную быструю поисковую систему. Можно сказать, что инвестиции в СЭД – это инвестиции в успешное перспективное будущее организации.

Автор статьи: Н.В. Коршакова, директор дирекции документационного обеспечения ООО «ОВК».

Статья опубликована в журнале "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №5//2014

 

Скачать в pdf