Установка СЭД в организации: взгляд ИТ-специалиста

Автор данной статьи – специалист в области ИТ – хотел бы поделиться опытом со своими коллегами, решившими взяться за сложную, но очень интересную задачу установки системы документооборота в компании.

 

Сразу стоит отметить, что «плохих» программных продуктов, обеспечивающих ведение электронного документооборота, не бывает! Есть определенные СЭД, которые подходят (или не подходят) определенным компаниям. Мы остановили свой выбор на системе «ТЕЗИС». Этот программный продукт был разработан нашими самарскими коллегами – ООО «Хоулмонт» и написан на языке программирования Java. Система построена по трехзвенной архитектуре: браузер-клиент, сервер приложений и сервер баз данных.

Архитектура системы документооборота «ТЕЗИС»

Положительный момент: для работы в «ТЕЗИСЕ» не требуется дополнительных инвестиций в покупку оборудования или программного обеспечения. Подойдет любой браузер, установленный на вашем компьютере: Internet Explorer, Google Chrome и им подобные. В качестве сервера приложений используется Apache Tomcat, а сервером базы данных служит PostgreSQL, хотя принципиального различия между типами используемых баз данных нет. Apache Tomcat, PostgreSQL и OpenOffice.org – это бесплатно распространяемое программное обеспечение, не требующее лицензирования. 

Как и для многих систем документооборота, количество необходимых для работы лицензий системы «ТЕЗИС» определяется по числу активных пользователей. Иными словами, это означает, что вы оплачиваете максимальное количество активных пользователей, которые одновременно могут находиться и работать в системе электронного документооборота. Допустим, у вас в компании работает 100 человек, но одновременно в системе будет работать не более 30 пользователей; соответственно вам нужно приобрети только 30 лицензий. Основные функции системы документооборота реализованы в трех редакциях: базовой, стандартной и расширенной. Во всех редакциях возможна работа с задачами, документами и канцелярией компании.

Установка системы документооборота

Система документооборота «ТЕЗИС» устанавливается на выделенный либо существующий сервер компании; сервер может быть как физическим, так и виртуальным. После установки всего необходимого программного обеспечения пользователи будут подключаться к серверу с помощью браузеров на персональных компьютерах. Система «ТЕЗИС» поставляется в виде нескольких дистрибутивов. Дистрибутивы программы и инструкции по установке подготовлены разработчиками как для Windows-, так и для Linux-платформ. Наша компания выбрала для установки пакет дистрибутивов для установки на Windows-платформе.

В дистрибутив входят: JDK, PostgreSQL, Tomcat, OpenOffice.org. Теперь я расскажу подробнее об этапах установки СЭД:

  1. Создание базы данных для нашей системы документооборота. Она создается в свободной объектно-реляционной системе управления базами данных PostgreSQL.
  2. Далее мы устанавливаем Apache Tomcat – контейнер, который позволяет использовать интернет-приложения. Его установка осуществляется из командной строки. По завершении установки Apache Tomcat в «Службах» появится служба Apache Tomcat.

Приложение Apache Tomcat 6 состоит из двух частей: webapps/app-core – среднего слоя приложения, который содержит бизнес-логику, и webapps/app – компонента, обеспечивающего работу пользователей в системе через веб-браузер. После установки данное приложение нужно настроить согласно инструкции, находящейся в комплекте с дистрибутивами, это необходимо для корректной работы нашего сервера. OpenOffice.org потребуется установить только на сервер: он понадобится при работе с отчетами. Далее запускаем установленное нами приложение, для этого в адресной строке браузера набираем: http://localhost:8080/app (вместо localhost можно использовать ip-адрес сервера). При подключении мы видим окно приветствия системы документооборота «ТЕЗИС» с предложением ввести имя пользователя и пароль. Введя имя пользователя и пароль, мы попадаем в главное окно системы. 

Хочу подчеркнуть, что также можно приобрести и мобильные лицензии, которые позволят вам подключаться с различных мобильных устройств к системе документооборота. При подключении к мобильной версии мы увидим немного облегченный интерфейс системы электронного документооборота, специально разработанный для мобильных устройств.

Нужно отметить, что ООО «Хоулмонт» предоставляет достаточно подробную инструкцию по установке всех компонентов, входящих в дистрибутив программы. И у меня как у ИТ-специалиста установка данного ПО со всеми его дополнительными настройками не вызвала особых затруднений. 

 Создание пользователей в системе документооборота 

После того как мы установили систему электронного документооборота, нам нужно создать пользователей в системе и определить их роли и группы. Наверняка в вашей компании существуют списки пользователей в различных системах, будь то служба каталогов, предназначенная для управления информацией о пользователях Windows, группах и других ресурсах – Active Directory, либо адресная книга компании. На этот случай разработчиком предусмотрен вариант загрузки пользователей из Active Directory либо файла шаблона. Если у вас нет таковых, то вам придется создавать пользователей вручную. Я же выгрузил список пользователей с должностями, адресами почтовых ящиков и паролями из адресной книги организации, затем после нескольких манипуляций по загрузке пользователей в систему документооборота, описанных в инструкции, успешно поместил данные в систему.

Определение ролей пользователей в системе документооборота

Затем я приступил к определению ролей пользователей в системе. Для того чтобы добавить новую роль, необходимо открыть карточку пользователя и нажать на кнопку «Добавить», при этом отобразится список всех существующих в системе ролей. В разделе «Роли» можно добавить или удалить роли пользователя. По умолчанию всем создаваемым пользователям назначается запрещающая роль SimpleUser, лишь затем добавляются остальные роли. В системе «ТЕЗИС» разрешающие роли стоят выше запрещающих.

Управление группами доступа

Группы доступа определяют, какие задачи, документы или договоры пользователь может видеть. Для того чтобы предоставить пользователю возможность работать с теми или иными видами документов, администратор должен назначить ему соответствующие роли. Таким образом, проведя установку и минимальную настройку системы документооборота, мы уже смогли приступить непосредственно к работе. Как видно из вышеперечисленных действий, первоначальная настройка системы документооборота довольно проста и не требует специфических навыков. Но все же отмечу, что это только вершина айсберга: данная система документооборота имеет множество различных функций и возможностей, которые в дальнейшем будет необходимо настроить. Как любой программный продукт, СЭД требует полноценного внедрения на предприятии, поэтому ИТ-специалист должен в идеале как разбираться в бизнес-процессах и их тонкостях, так и обладать достаточными техническими знаниями, которые помогут компании реализовать все востребованные ею функции СЭД.

Автор статьи: Ю.В. Ануфриев, начальник отдела информационных технологий страховой компании. 

Статья опубликована в журнале "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №5//2014

Скачать pdf