Важные факторы при выборе ЕСМ

Мнение разработчика системы управления документами, задачами и бизнес-процессами ТЕЗИС

Средние и крупные организации при выборе современной ЕСМ-системы, как правило, исходят из широкого списка требований, предъявляемых к функциональности. Потребности таких компаний не ограничиваются “классической” автоматизацией документооборота, появляются планы по автоматизации уникальных бизнес-процессов, что подтверждает значимость широких функциональных возможностей будущей системы. Но мысля в краткосрочной перспективе, заказчики зачастую упускают из виду такие важные факторы, как возможность получения своевременного и быстрого обновления системы, взаимодействие с вендором по развитию системы, качественная техническая поддержка и другие “малозначимые” в процессе выбора ЕСМ факторы, которые впоследствии влияют на долгосрочный успех эксплуатации системы. Ведь ЕСМ-системы в организации покупаются не каждый год, а надолго. Разработчики системы документооборота ТЕЗИС имеют свое мнение о том, на что стоит еще обращать внимание при выборе ЕСМ системы.

В ловушке у вендора?

Определяясь с выбором ЕСМ, большинство организаций руководствуются схожими критериями выбора, а именно — набором задач и процессов, которые может автоматизировать система, интерфейсом, скоростью внедрения и стоимостью решения. Однако, если компания нуждается в автоматизации специфических бизнес-процессов, то покупкой готового решения чаще всего не обойтись — необходима кастомизация и доработка системы.

Мы считаем важным, чтобы при заказе услуг по кастомизации системы была возможность выбора — развивать решение с помощью вендора, интегратора или самостоятельно”, — рассказывает Ласкин Иван, руководитель электронного документооборота компании Haulmont.

По российской традиции, большинство разработчиков ЕСМ являются и интеграторами своих решений. Обращаясь напрямую к вендору или его партнеру, компания может получить комплекс услуг из первых рук. Это разумный выбор, особенно при большом объеме работ по модификации системы. Но остается позади этап внедрения и в ходе эксплуатации у компании возникают новые пожелания по развитию решения. Приходится вновь обращаться к вендору, подстраиваться под его условия и сроки, либо искать системного интегратора, специализирующегося на данной платформе и платить уже ему.

Есть еще один вариант, — уточняет Ласкин Иван, — это развитие системы собственными силами, при этом бывает достаточно в штате единичного персонала с навыками программирования. Но это относится только к ЕСМ с открытым исходным кодом”.

На рынке России таких систем не много, поэтому нельзя не отметить успешный опыт полностью самостоятельного развития системы ТЕЗИС заказчиками компании Haulmont. В BLS CustosGroup — юридическом подразделении компании PEGASTouristik, пошли по пути самостоятельного развития системы ТЕЗИС под свои специфические процессы движения документов и взаимодействия между отделами. И вполне успешно справились с этой задачей силами одного системного администратора. Описанный случай возможен в первую очередь за счет открытого программного кода ЕСМ ТЕЗИС и использования общедоступного языка программирования Java. Это дает возможность заказчику самостоятельно, без дополнительного обращения к вендору автоматизировать свои уникальные бизнес-процессы на основе системы, тем самым сокращая финансовые затраты.

Как легко вы сможете обновлять свою СЭД/ЕСМ?

ЕСМ — это не программный продукт, это целая стратегия эффективного управления информационными ресурсами предприятия, включая ту инфраструктуру, собственно программное обеспечение, на которой эта стратегия основывается. ЕСМ-система внедряется не для того, чтобы решить насущную сиюминутную проблему, а чтобы оптимизировать бизнес-процессы на предприятии с прицелом на будущее. Но одна из проблем, с которой заказчики сталкиваются спустя какое-то время после внедрения продукта — это сложность и затратность обновления системы, модифицированной с помощью интегратора или собственными силами и сложность перехода на новую версию без отката всех модификаций.

При этом некогда потраченные значительные усилия на адаптацию системы под нужды конкретной организации, по сути, загоняют компанию со своей системой на тупиковую ветвь развития. Так, если компания в дальнейшем пожелает обновить ЕСМ до нового релиза, ей придется снова тратить дополнительные средства и время на адаптацию модифицированной системы. Эти проблемы заложены в архитектуре многих ЕСМ. Поэтому, выбирая систему, стоит обращать внимание на возможности платформы будущей системы.

Один из наших заказчиков, — делится опытом Иван Ласкин, — нефтяная компания “Альянс”, предъявляла в качестве критерия при выборе системы возможность быстрого перехода на новые версии. Ранее при работе с другой системой им приходилось подстраиваться под сроки, предложенные разработчиком, терять время, чтобы продолжить развитие своей системы или распространить ее на филиалы”.

В основе системы ТЕЗИС используется уникальный механизм быстрого перехода на новые версии с сохранением внесенных в исходный код изменений, даже если система была серьезно переработана. Эта возможность определяется архитектурой платформы, на которой разработана система. Что, в свою очередь, позволяет компаниям с модифицированными системами под индивидуальные бизнес-процессы легко переходить на новые версии, пользуясь всеми преимуществами новых релизов. Все архитектурные особенности системы ТЕЗИС — кроссплатформенность, гибкость, масштабируемость заложены на уровне платформы, что упрощает процесс внедрения и снимает многие технологические трудности. В первую очередь, это касается разработки проектов расширения и последующего получения обновленных версий заказчиком.

Современные ЕСМ-системы: опережая тренды

Рынок СЭД и ЕСМ развивается очень активно, и система, установленная в вашей организации тоже не должна стоять на месте. Чтобы оставаться в тренде необходимо обратить внимание не только на возможность оперативного перехода на новые версии системы, но и соответствие выбранной ЕСМ текущему развитию отрасли.

По мнению разработчиков ЕСМ ТЕЗИС, при выборе решения следует отдавать предпочтение современным системам, построенным на актуальных технологиях. Ответьте на вопрос — будет ли выбранная вами система отвечать современным ИТ-трендам спустя 3—5 лет?

Интернет активно используется во всех компаниях и стал неотъемлемой частью жизни современного человека, поэтому web-доступ к системам автоматизации бизнеса является востребованным.

Многие крупные разработчики ЕСМ задумываются о создании веб-доступа к своим продуктам или уже предоставляют такую услугу. Однако доступ через браузер еще не означает доступ к полной функциональности системы, веб-клиент многих систем представляет собой сильно урезанную версию основного продукта.

Одной из первых систем на российском рынке с полнофункциональным web-доступом стала разработка компании Haulmont ЕСМ ТЕЗИС, в которой реализованы все возможности работы с документами и задачами через Интернет. Кроме удобства использования, наличие полноценного web-клиента экономит также время и материальные ресурсы на настройку рабочих мест.

Мобильность решает все

Помимо развития интернет-технологий, другим трендом ИТ-рынка и бизнес-среды в целом относится работа на персональных мобильных устройствах — Bring Your Own Device (“принеси свое устройство”). В числе первых преимущество данного тренда оценили высшие руководители компаний, но по оценкам Gartner к 2017 году примерно половина мировых компаний переведет сотрудников на личные устройства и откажется от закупки рабочих компьютеров.

Тесно с BYOD связана другая тенденция — необходимость работать из любой точки мира и связанная с ней потребность руководителей в мобильности ЕСМ-систем.

Тем не менее, отмечают разработчики Haulmont, здесь таится технологическая проблема, которая зачастую всплывает только на стадии эксплуатации системы. Многие разработчики СЭД или ЕСМ идут по пути создания нативных клиентов под платформы iOS, Android и др. Это предложение подходит организациям, у которых устанавливается стандартная система. Но крупные и средние компании зачастую значительно модифицируют стандартную функциональность под свои бизнес-процессы. При этом для работы с мобильным устройством приходится или модифицировать нативные приложения под все платформы или отказаться от работы на личном устройстве в пользу поддержки одной платформы. Это не всегда удобно: трудно представить руководителя, вынужденного использовать корпоративный планшет на Android, а не свой личный iPad.

На российском рынке представлены современные ЕСМ с возможностью адаптации интерфейса системы под различные типы устройств и специально разработанными мобильными интерфейсами для телефонов и планшетов. К числу таких систем относится система ТЕЗИС. В ней реализована мобильная версия, поддерживающая различные типы устройств, кроме того, она может полноценно работать через обычный web-интерфейс, доступный на всех устройствах. В случае модификации ЕСМ потребуются лишь небольшие доработки мобильной версии, которые значительно менее трудоемки, чем модификация любого нативного клиента. При этом мобильный интерфейс становится доступным на всех браузерах и устройствах, без ограничений в выборе гаджета для работы в системе.

Кроме того, сейчас востребованы портальные решения для совместной работы с информационными ресурсами компании. Заказчики все больше заинтересованы в организации единой точки доступа к документам и корпоративной информации, поэтому на рынок выходят решения по интеграции систем электронного документооборота с портальными решениями, к числу которых относится разработка компании Haulmont — ТЕЗИС Портал.

Факторы, влияющие на долгосрочный успех внедрения ЕСМ

Выбор ЕСМ является очень важным и ответственным событием в жизни любой организации. Чтобы данный выбор был правильным и давал нужные конкурентные преимущества следует основательно подходить к выбираемому решению, рассматривая его в долгосрочной перспективе. Как при покупке машины грамотный покупатель смотрит не только на внешний вид и стоимость, а учитывает стоимость эксплуатации, обслуживания и многие другие факторы, так и при выборе ЕСМ не стоит забывать про вопросы поддержки и дальнейшего развития системы. Сделать выбор поможет оценка технологий, лежащих в основе ЕСМ-системы, так как именно они определяют степень мобильности и масштабируемости системы.

Необходимо уже на этапе выбора системы обращать внимание на актуальность ЕСМ основным технологическим трендам. Если система не поддерживает их сейчас, то насколько архаичной она станет через несколько лет? Выбирайте системы ориентированные на интернет-технологии, это позволит создавать удаленные рабочие места для работы с единой корпоративной информацией и получать преимущества от общей тенденции использования мобильных устройств.

Подумайте, насколько вы будете зависимы от вендора, его технологий и взаимоотношений с ним после внедрения ЕСМ. Предоставляет ли разработчик ЕСМ возможность выбора взаимодействия при развитии решения? Системы с открытым программным кодом, построенные на технологиях Java позволят организациям без дополнительного обращения к разработчику создавать уникальные решения на основе ЕСМ своими собственными силами, тем самым сокращая финансовые затраты.

Источник