Внедрение системы

Внедрение СЭД

Одним из преимуществ системы электронного документооборота ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки СЭД, достигаемая благодаря технологическим преимуществам. Кроме того, система обладает простым, интуитивно понятным интерфейсом, что способствует сокращению время адаптации сотрудников к новой системе.

Мы предлагаем два варианта внедрения системы ТЕЗИС: типовое и проектное. В случае типового внедрения система просто устанавливается на оборудование заказчика, проводится обучение администратора и пользователей с последующими консультациями в ходе работы системы. В рамках проектного внедрения проводится обследование автоматизируемых бизнес-процессов компании заказчика, формируется видение будущей системы, происходит разработка и внедрение решения.

ВНЕДРЕНИЕ ТИПОВОГО РЕШЕНИЯ СЭД

Типовое внедрение системы электронного документооборота ТЕЗИС состоит из трех этапов:

  • Установка системы на серверное оборудование заказчика
  • Обучение администратора и пользователей системы
  • Консультации администртаторов в период опытной эксплуатации

Во время внедрения типового решения системы электронного документооборота наша проектная команда тесно взаимодействует с системным администратором и ключевыми пользователями системы заказчика, что позволяет добиться максимальной эффективности.

1. Установка СЭД

Выезд на территорию заказчика (возможно удаленное развертывание системы), установка системы на подготовленное серверное оборудование. Производится первичная настройка системы электронного документооборота, проверяется работа сервисов, передаются инструкции пользователя и администратора. На данном этапе производится обучение администратора системы.

2. Обучение пользователей

Обучение ключевых пользователей СЭД (фокус-группы не более 10 человек) проходит на территории и оборудовании заказчика.

3. Консультации в период опытной эксплуатации

В период опытной эксплуатации наши специалисты осуществляют консультирование администратора системы документооборота по электронной почте и Skype. При необходимости возможно проведение консультаций на территории заказчика. Продолжительность этапа опытной эксплуатации - до 22-х рабочих дней (1 календарный месяц) с момента установки системы и обучения пользователей системы.

ПРОЕКТНОЕ ВНЕДРЕНИЕ СЭД

Проектное внедрение системы электронного документооборота СЭД ТЕЗИС предназначено для автоматизации бизнес-процессов предприятия заказчика с доработкой и расширением типовой функциональности программного продукта.

Проектное внедрение в организации решения на базе нашего программного продукта - системы электронного документооборота ТЕЗИС - происходит по следующему плану:

  • Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика
  • Разработка и согласование функциональной спецификации
  • Доработка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС, согласно функциональной спецификации
  • Передача настроек, демонстрация системы
  • Опытная эксплуатация системы
  • Подготовка к промышленной эксплуатации
  • Обучение пользователей системы, перевод системы в промышленную эксплуатацию

1. Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика

Проведение обследования бизнес-процессов совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика. Результат обследования фиксируется и согласовывается с заказчиком.

2. Разработка и согласование функциональной спецификации

На данном этапе наши специалисты разрабатывают функциональную спецификацию будущей системы документооборота, включающую в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе. Проводится согласование функциональной спецификации с ключевыми пользователями системы. В результате ключевые пользователи получают полное представление о функциональных возможностях будущей системы.

3. Доработка и расширение системы ТЕЗИС согласно функциональной спецификации

Происходит доработка типового решения и расширение функциональных возможностей системы ТЕЗИС, согласно утвержденной функциональной спецификации. Специалистами ТЕЗИС проводится тестирование системы электронного документооборота, а также создание и передача инструкций пользователя и администратора. На данном этапе происходит обучение администратора системы.

4. Передача настроек, демонстрация системы

Ключевым пользователям заказчика производится демонстрация разработанных функциональных возможностей системы ТЕЗИС.

5. Опытная эксплуатация

Ключевые пользователи тестируют функциональные возможности системы ТЕЗИС, происходит сбор пожеланий и мнений заказчика. В период опытной эксплуатации наши специалисты выступают в качестве второй очереди поддержки и осуществляют консультирование администратора системы по Skype и электронной почте. При необходимости возможно проведение консультаций на территории заказчика. Продолжительность этапа опытной эксплуатации составляет до 22-х рабочих дней (1 календарный месяц).

6. Подготовка к промышленной эксплуатации

На данном этапе происходит учет пожеланий pаказчика и корректировка системы, а также проверка всех систем на готовность работы в режиме промышленной эксплуатации.

7. Обучение пользователей, перевод системы в промышленную эксплуатацию

Проводится обучение пользователей системы (группы не более 10 человек) на территории и оборудовании заказчика. Подписывается акт ввода системы в промышленную эксплуатацию.