Кадровая служба — одна из самых загруженных функций в компании. На фоне цифровизации бизнеса все больше компаний переходят на кадровый электронный документооборот.

В 2021 год был принят Федеральный закон № 377-ФЗ. Он закрепил право работодателей полностью отказаться от бумажных кадровых документов в пользу электронных. Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным этапом цифровизации, упростив взаимодействие с Пенсионным фондом России (теперь Социальным фондом России).

Сегодня подключение КЭДО — это не просто тренд, а юридически значимый инструмент. Перевод отчетности в Социальный фонд России, оформление специалистов и дистанционных сотрудников уже невозможно представить без электронного формата. КЭДО поддерживается на государственном уровне, активно развивается нормативная база, а современные системы позволяют с помощью определенных инструментов выстроить цифровой кадровый документооборот без потери юридической значимости документов. Один из таких инструментов — HR-модуль СЭД ТЕЗИС.

Узнайте подробности о преимуществах HR-модуля СЭД ТЕЗИС

Узнать

Что включает в себя КЭДО

Кадровый электронный документооборот — КЭДО — это перевод кадрового делопроизводства в цифру. Работодатель и сотрудник (в том числе удаленный) могут мгновенно обмениваться и подписывать электронной подписью кадровые документы (онлайн) без дублирования на бумаге.

Перечень кадровых документов

В рамках КЭДО компании могут работать со следующими документами:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• приказы о приеме, переводе и увольнении;
• заявления сотрудников (отпуск, командировки, изменения условий труда);
• графики отпусков;
• кадровые уведомления;
• локальные нормативные акты и ознакомления с ними.

При этом не все документы могут быть переведены в электронный вид без ограничений. Согласно статье 22.1 ТК РФ, даже в 2025 году сохраняется «неприкосновенный список» документов, которые инспекторы Государственной инспекции труда потребуют именно в бумажном виде с «живой» подписью.

Вот список документов-исключений для КЭДО:

1. Приказ об увольнении (за исключением дистанционных сотрудников при наличии соответствующих условий).
2. Акты о несчастном случае на производстве.
3. Журналы инструктажей по охране труда.
4. Бумажные трудовые книжки, если сотрудник не перешел на электронный формат.

Какие электронные подписи используются в КЭДО

Юридическая значимость кадровых документов обеспечивается электронной подписью. В КЭДО применяются:

• простая электронная подпись (ПЭП) — чаще всего для внутренних документов и ознакомлений;
• усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — для большинства кадровых документов;
• усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

Выбор типа подписи зависит от вида документа, роли участника процесса и требований регулятора.

Зачем переходить на электронный кадровый документооборот

Для большинства организаций КЭДО становится базовым инструментом управления персоналом — наравне с ERP или CRM. Компании переходят на цифровой формат не ради технологии, а ради управляемости, скорости и устойчивости бизнеса. Ключевые причины:

• снижение рутинной нагрузки;
• сокращение прямых и косвенных затрат;
• ускорение кадровых процессов;
• минимизация ошибок и «человеческого фактора»
• повышение безопасности и сохранности данных;
• рост лояльности сотрудников.

Сокращение прямых и косвенных затрат

При переходе на КЭДО компания отказывается от затрат на бумагу, печать, картриджи и обслуживание оргтехники. Уменьшаются расходы на логистику — больше не требуется отправлять документы курьерами или почтой между филиалами и удаленными сотрудниками.

Дополнительно снижаются косвенные издержки: освобождаются площади, ранее занятые физическими архивами, упрощается поиск документов, сокращается время сотрудников на обработку и восстановление утерянных экземпляров.

Ускорение кадровых процессов

В электронном документообороте большинство кадровых операций выполняется в разы быстрее, так как документы автоматически направляются всем участникам процесса. Это особенно важно при найме удаленных сотрудников и работе с распределенными командами, когда ожидание бумажных оригиналов может затягивать оформление на недели.

Минимизация юридических рисков и ошибок

КЭДО снижает риски, связанные с человеческим фактором. Система автоматически контролирует и фиксирует сроки подписания документов, соблюдение маршрутов согласования и корректность применения электронной подписи.

Повышение безопасности и сохранности данных

Современные системы кадрового электронного документооборота используют механизмы шифрования данных и разграничения прав доступа. Это снижает риск утечек и несанкционированного доступа к персональным данным сотрудников. Дополнительную защиту обеспечивает автоматическое резервное копирование: кадровые документы не теряются из-за сбоев оборудования или человеческих ошибок, а доступ к архиву сохраняется на протяжении всего срока хранения.

Рост лояльности сотрудников

КЭДО делает взаимодействие с HR-службой более удобным для сотрудников. Все кадровые документы доступны в личном кабинете. Сотруднику не нужно приезжать в офис ради подписи или ожидать бумажных копий.

Освобождение HR-специалистов от рутины

Автоматизация кадровых процессов снижает объем ручной работы HR-службы: меньше операций по печати, сканированию, контролю статусов и напоминанию о подписях.

Законодательство о кадровом документообороте

Переход на кадровый электронный документооборот в России полностью разрешен и закреплен на уровне федерального законодательства. КЭДО регулируется нормами, которые подтверждают юридическую значимость цифровых кадровых документов и определяют порядок их использования работодателями и сотрудниками.

Нормативная база КЭДО

В 2025 году цифровой кадровый документооборот регулируется следующими основными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3)

Закрепляет понятие электронного кадрового документооборота, порядок его внедрения, правила взаимодействия работодателя и сотрудника в цифровом формате. Нормы введены Федеральным законом № 377-ФЗ.

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Регулирует применение электронных подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и определяет условия, при которых электронный документ считается юридически значимым.

• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»

Устанавливает требования к защите и обработке персональных данных сотрудников в электронных системах.

Равнозначность электронных и бумажных кадровых документов

Согласно статье 22.1 ТК РФ, кадровые документы, созданные и подписанные в системе КЭДО, приравниваются к бумажным оригиналам. Это означает, что компания не обязана дублировать их на бумаге, за исключением ограниченного перечня документов, прямо указанного в законодательстве.

Упрощение перехода на цифровой кадровый документооборот

Законодательство последовательно снижает барьеры для перехода компаний на цифровой формат. В числе ключевых мер:

• возможность использования государственных платформ, включая портал «Работа в России»;
• применение учетной записи Госуслуг для подписания кадровых документов сотрудниками;
• более прозрачные требования к электронному архивному хранению.

Изучить преимущества HR-модуля СЭД ТЕЗИС

Изучить

Переход на электронный кадровый документооборот: этапы

Внедрение КЭДО — это проект, требующий системного подхода. Поэтапная реализация, как показывают данные консалтинговых агентств, помогает снизить время на обучение сотрудников работе в новой системе, минимизировать риски ошибок и обеспечить плавную адаптацию бизнес-процессов к новым условиям.

Этап 1: Аудит текущих процессов

Это фундаментальный шаг, на котором HR-служба и IT-специалисты анализируют текущее состояние кадрового делопроизводства.

• Анализ: определяется полный перечень всех используемых кадровых документов).
• Картирование маршрутов.

Выявление «бутылочных горлышек» и определение приоритетных документов для первоначального перевода в цифру.

Этап 2: Принятие решения и оформление приказа о переходе

После аудита руководство компании принимает официальное решение о старте проекта.

• Локальный нормативный акт (ЛНА): издается приказ о переходе на КЭДО.
• Выбор системы.

Этап 3: Получение согласия от сотрудников

Законодательство (ст. 22.2 ТК РФ) требует уведомить сотрудников о переходе на КЭДО.

• Уведомление: Все действующие сотрудники должны быть ознакомлены с новым порядком под подпись (пока еще бумажную).
• Согласие: от них требуется письменное согласие на участие в КЭДО.

Этап 4: Настройка форм и маршрутов в системе

Технический этап, на котором IT-служба адаптирует выбранную платформу под нужды компании.

• Цифровизация форм: Бумажные шаблоны документов переводятся в электронный вид внутри системы.
• Маршрутизация: настраиваются автоматические цепочки согласования.

Этап 5: Пилотное внедрение на части процессов

Чтобы снизить риски, рекомендуется запустить КЭДО в тестовом режиме.

• Тестовая группа: обычно выбирают один простой процесс или один отдел компании.
• Анализ: сбор обратной связи, выявление и исправление ошибок до масштабирования на всю компанию.

Этап 6: Обучение сотрудников и HR-службы

Успех проекта во многом зависит от готовности персонала использовать новые инструменты.

• Разработка простых и понятных инструкций по работе с платформой.
• Проведение обучающих сессий для HR-специалистов и рядовых сотрудников.

Этап 7: Полный переход на электронный формат

После успешного пилота и обучения компания переводит все запланированные кадровые процессы на КЭДО.

• Компания официально прекращает вести бумажное делопроизводство по переведенным в цифру документам.
• Обеспечение постоянной технической и методической поддержки пользователей.

Результат — устойчиво работающий цифровой кадровый документооборот, который снижает издержки, ускоряет HR-процессы и соответствует требованиям законодательства.

Напишите нам для подробной демонстрации HR-модуля СЭД ТЕЗИС

Связаться

Часто задаваемые вопросы о кадровом электронном документообороте (FAQ)

Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)?

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это организация кадрового делопроизводства в цифровом формате, при котором работодатель и сотрудники создают, согласуют и подписывают кадровые документы с использованием электронной подписи без обязательного дублирования на бумаге.

Законно ли использовать электронный кадровый документооборот в России?

Да. КЭДО полностью легитимен и регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 22.1–22.3), Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и № 152-ФЗ «О персональных данных». Электронные кадровые документы при соблюдении требований имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Обязательно ли переходить на КЭДО в 2025 году?

Формально переход на КЭДО не является обязательным для всех компаний, но на практике электронный формат стал стандартом для работы с удаленными сотрудниками, взаимодействия с Социальным фондом России и снижения рисков.

Нужно ли получать согласие сотрудников на переход на КЭДО?

Да, действующих сотрудников необходимо уведомить и получить письменное согласие. Для новых сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года, согласие не требуется — они могут работать в электронном формате по умолчанию.

Сколько времени занимает внедрение КЭДО?

Срок внедрения зависит от масштаба компании и количества кадровых процессов. Поэтапный переход — от аудита до полного отказа от бумаги — позволяет внедрить КЭДО без сбоев и остановки HR-функции.

Безопасен ли электронный кадровый документооборот?

Да. Современные системы КЭДО используют шифрование, разграничение прав доступа и резервное копирование. Это снижает риски утечек персональных данных и потери кадровых документов.

Можно ли использовать КЭДО при проверках трудовой инспекции?

Да. Электронные кадровые документы принимаются Государственной инспекцией труда, ФНС и судами при условии соблюдения требований законодательства и корректного использования электронной подписи.

Полезные ссылки по кадровому электронному документообороту

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 22.1–22.3)

Основные нормы, регулирующие КЭДО.

• Федеральный закон № 377-ФЗ Закон, закрепивший возможность полного перехода на электронный кадровый документооборот.

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» Регулирует виды электронных подписей и их юридическую значимость.

• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» Требования к защите персональных данных сотрудников.

• Портал «Работа в России» Государственная платформа для ведения электронного кадрового документооборота.

• Социальный фонд России (СФР) Электронное взаимодействие работодателей с государственными органами.

• HR Модуль СЭД ТЕЗИС Решение для организации кадрового электронного документооборота в рамках единой СЭД-платформы.

Заключение

Кадровый электронный документооборот — это практический инструмент управления персоналом. Он позволяет сократить затраты, ускорить кадровые процессы, снизить юридические риски и обеспечить безопасную работу с персональными данными. Современные системы КЭДО поддерживают все ключевые кадровые документы, электронные подписи и автоматизированные маршруты согласования, что делает переход на цифровой формат управляемым и соответствующим требованиям законодательства.