8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Современная программа для согласования договоров и иных документов

Главное об автоматизации

В любой организации, независимо от ее масштаба и количества сотрудников, общее число документов, требующих согласования, ежегодно растет. Помочь упростить и ускорить этот процесс может программа для согласования договоров и документов, такая как система электронного документооборота ТЕЗИС.

Очень часто согласование документов является сложным и длительным процессом. В СЭД ТЕЗИС есть все необходимое для автоматизации согласования любых документов: договоров, приказов, инструкций, коммерческих предложений, финансовых заявок и т.д.

Используя в своей работе ТЕЗИС вы сможете:

  • ускорить процесс согласования, сделав его более прозрачным;
  • создавать шаблоны договоров и иных документов;
  • контролировать сроки согласования;
  • отслеживать на каком этапе и у кого сейчас находится документ;
  • принимать дальнейшие решения по документу, необходимые после завершения процесса согласования;
  • хранить все документы в едином информационном пространстве.

Поскольку самый распространенный вид документа в организации — договор, то рассмотрим на его примере, как организован процесс согласования в СЭД ТЕЗИС.

Создание договора

В системе электронного документооборота ТЕЗИС создать новый договор можно двумя способами: при помощи соответствующей кнопки в пункте меню, а также кликнув по иконке на основном экране. При создании договора потребуется указать его вид и при необходимости использовать готовый шаблон. Стоит отметить, что все виды договоров, которые могут использоваться в каждой конкретной организации, настраиваются индивидуально.

text

Карточка договора

В карточке договора содержится вся основная информация по документу, которую можно указать в дополнительных полях:

  • номер и дата договора;
  • организация;
  • контрагент;
  • контактное лицо контрагента;
  • куратор;
  • начало и окончание обязательств по договору;
  • краткое описание;
  • сумма договора и др. Данные поля могут быть расширены в зависимости от потребностей организации и деталей, которые необходимо указывать в договорах.

В карточке договора можно также установить связь между несколькими карточками в системе. Если данный документ появился на основании ранее созданного коммерческого предложения и т.п., то его можно указать в поле «основание». В таком случае все решения, которые уже были приняты по первоначальному документу, будут доступны участникам нового процесса согласования.

Немаловажно то, что система ТЕЗИС позволяет не только согласовывать договора, но и хранить в одном месте всю информацию, которая так или иначе может быть связана с данными документами. Например, помимо самого договора, который требуется согласовать, можно прикрепить дополнительные файлы, которые могут помочь другим участниками процесса более оперативно принять решение по документу. Здесь же можно вести переписку по всем возникающим вопросам касательно этого документа и сразу же их решать. Все это дает возможность участникам процесса всегда быть в курсе того, как движется согласование и какие трудности возникают.

text

Согласование договора

Программа для согласования договоров и документов ТЕЗИС позволяет запускать процесс согласования по двум схемам:

  • последовательное согласование, когда каждый следующий участник согласования получит договор только после принятия положительного решения по документу предыдущим согласующим;
  • параллельное согласование, когда все участники согласования одновременно получат договор на согласование.

Инициатор согласования может направить договор одному или нескольким сотрудникам, при этом указав очередность согласующих. Кроме этого, при запуске процесса согласования инициатор может задать количество времени, отведенное на принятие решения каждому участнику процесса на том или ином этапе, установить, до какого времени необходимо завершить все работы по договору, а также проверить вложения и добавить недостающие.

Повторное согласование договора

При наличии каких-либо замечаний по тексту договора согласующий может направить его на доработку инициатору. После того, как все замечания будут учтены, документ направляется на повторное согласование. Причем на данном этапе возможно запустить процесс как на всех участников процесса согласования, так и только на не согласовавших ранее договор пользователей.

Стоит отметить, что в тот момент, когда вариант договора отклоняется, в карточке документа автоматически фиксируется ее состояние до внесения каких-либо корректировок, то есть в дальнейшем в любой момент можно сопоставить нынешнее состояние карточки с тем, что было до внесения каких-либо изменений. Данная информация отображается на вкладке «версии».

text

Уведомления

После того, как договор будет направлен на согласование, все участники процесса в порядке очередности, которую определил инициатор, получат уведомление о необходимости согласования договора.

Уведомления направляются несколькими способами:

  • в панель уведомлений СЭД ТЕЗИС;
  • на электронную почту;
  • всплывающие сообщения, если настроено приложение ТЕЗИС.Помощник.

Открыть договор можно непосредственно из любого пришедшего уведомления.

Лист согласования

Все внесенные предложения, замечания и правки хранятся в соответствующей карточке программы для согласования договоров и документов. При необходимости они могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием. Распечатать лист согласования можно сразу из карточки договора.

text