Важно правильно выбрать пару: портал и СЭД

Пожалуй, говорить об интеграции с порталом только СЭД было бы неправильно и слишком узко. Порталы были придуманы для того, чтобы служить единой точкой входа ко всей корпоративной информации, поэтому логичнее говорить об интеграции разных бизнес-приложений с порталом, рассматривая систему электронного документооборота как одну из многих.

Но что эта интеграция дает самой СЭД? – Вот на этом можно остановиться подробнее. Если мы возьмем любую документо-ориентированную задачу за рамками традиционной канцелярии, хотя бы работу с договорами, то нам потребуется интеграция с разнообразными учетным приложениями. Так, в случае с договорами будет полезно показать в карточке его сумму и дату оплаты взяв эти данные из бухгалтерии. Конечно, программисты это сделают, если нужно.

Как известно, аппетит приходит во время еды – вам захочется видеть и другие данные, относящиеся к договору – из системы управления проектами, из CRM и т.д.

Теоретически можно доработать СЭД так, что бы в карточке отображались данные из всех приложений, затратив много усилий. Но надо ли превращать СЭД в подобие портала? Лучше использовать каждую систему по прямому назначению, а интеграцию возложить на портал.

Портал позволяет показать на одном экране информацию из разных приложений, необходимую пользователю в зависимости от его роли и даже от текущего этапа бизнес-процесса. Причем портал показывает не только сами данные, но и делает доступными функции разных приложений, так что пользователю не приходится переключаться между ними для выполнения своей работы.

«ПОРТАЛ ПОРТАЛОВ»

Порталы можно интегрировать и друг с другом и это довольно типичная ситуация. Допустим, у компании есть главный сайт – публичный портал и несколько специализированных – для клиентов, сотрудников и партнеров. Структура может быть и сложнее – например, у вас может быть еще портал для технической поддержки, на который можно попадать из клиентского или партнерского разделов.

По сути каждый из них это отдельное веб-приложение, со своими данными и бизнес-логикой. При этом вам бы хотелось иметь единую авторизацию (single sign-on), использовать какие-то общие блоки в разных порталах и т. д.

КАК ПОДОБРАТЬ ПОДХОДЯЩУЮ ПАРУ «ПОРТАЛ + СЭД»

На рынке много порталов и много систем документооборота. Разумеется, не все их попарные комбинации одинаково хороши. Перебирать опытным путем заведомо плохой путь — как и искать себе пару таким способом. Выбирать продукты «лучшие в своем классе», а потом их интегрировать тоже может не сработать, о совместимости надо подумать заранее.

В общем, как обычно, однозначного совета дать нельзя. Можно лишь предложить несколько критериев, которые помогут соориентироваться:

• Общий стек технологий. Совместное использование портала и СЭД подразумевает не однажды выполненный проект по интеграции, а постоянное развитие, «допиливание» системы. Поэтому важно, чтобы они использовали одни и те же технологии.

• Один поставщик. Весьма желательно, чтобы портал и СЭД были от одного поставщика, это упростит вам жизнь.

• Развитая базовая функциональность. Это больше относится к порталу – должны быть доступны «из коробки» разнообразные полезные функции, чем больше, тем лучше. Конечно, все можно разработать, но зачем тратить время на стандартные вещи?

• Готовая интеграция с СЭД. Практически идеальный вариант, если обе системы по своим характеристикам вас в целом устраивают. Лучше поработать над пользовательским интерфейсом, разными мелкими деталями и настройками, чем самостоятельно заниматься интеграцией на серверном уровне.

Как вариант – ТЕЗИС: Портал и документооборот, все уже интегрировано работает.