Автоматизация
финансовых процессов и
рутинных действий на базе
СЭД в ГК «Хевел»

04 Быстрые формы

Чтобы сотрудникам «Хевел» было удобнее подавать стандартные заявки в кадровую службу, ИТ-департамент и другие подразделения, в СЭД ТЕЗИС добавлен новый блок «Быстрые формы». По сути, быстрые формы — это служебные записки с согласованными формулировками. Они используются, когда нужно оформить отпуск или командировку, заказать билеты или пропуск для посетителей офисов ГК, отправить корреспонденцию, установить ПО на рабочий компьютер и так далее.

При создании формы пользователь выбирает нужные юрлицо, тип формы и шаблон. Затем экран делится на две части: в левой находятся поля для заполнения или выбора значений из списков, в правой — текст, отформатированный по требованиям выбранной организации, который обновляется в режиме реального времени по мере заполнения полей. Для удобства пользователей система подсказывает, какие поля не заполнены или заполнены не верно. Для согласующего или утверждающего документ выглядит в точности как бумажный. Это позволяет быстро понять суть вопроса и сократить время на принятие решения. Подобная визуализация реализована при помощи встроенных в СЭД ТЕЗИС инструментов и возможностей лежащей в ее основе платформы.

05 Резолюции и задачи

Резолюции и задачи в «Хевел» активно используются при обработке входящих писем. На основе писем формируются карточки документов в СЭД, которые регистрируются и отправляются на резолюцию. Команда «Хевел» модифицировала стандартный процесс ее наложения. Во-первых, добавлена возможность наложить на документ несколько резолюций с разным текстом и разными исполнителями. При этом все исполнители получают уведомления о зонах ответственности. Во-вторых, руководитель может выбрать, кто будет контролировать исполнение — он или другой сотрудник с соответствующей ролью. В-третьих, у руководителя появилась возможность наложить только текст резолюции, а все остальные детали по срокам и исполнителям добавит его помощник при обработке резолюции. Для быстрого запуска в работу принятых решений система сразу после наложения резолюции автоматически формирует и запускает задачу по исполнению.

06 Отчеты

Интересную задачу поставил генеральный директор группы компаний. Теперь он начинает день с двух электронных отчетов. Первый показывает список задач, у которых срок исполнения истекает на следующий день. За оставшееся время он может пообщаться с исполнителями, узнать промежуточный итог и предпринять что-то, если есть риск срыва срока. Второй отчет — полный срез по исполнительской дисциплине. Все документы и задачи представлены максимально наглядно в виде иерархии, в их карточки можно перейти по ссылкам из отчета.

Также список отсортирован так, как удобно руководителю группы компаний: в начале поручения для его непосредственных подчиненных (заместителей, директоров дочерних организаций), далее — для остальных руководителей, в конце — для линейных специалистов. По каждому пункту видно, исполнен он или нет, сколько времени заняла работа, кто из исполнителей тормозит процесс.
Руководители могут в конце каждого дня получать на почту реестр документов, в согласовании которых они принимали участие и которые прошли стадию утверждения. Это поможет принять к сведению комментарии и правки других участников процесса, а также лучше контролировать исполнение документа.
В дополнению к этому настроены и другие отчеты, которые помогают группе компаний анализировать статистику по различным аспектам работы и совершенствовать бизнес-процессы.
Все отчеты настроены при помощи встроенного в СЭД ТЕЗИС редактора. Для настройки расписания рассылки специалисты «Хевел» разработали отдельный блок, где можно указать отчет, параметры его формирования, время и периодичность и получателей рассылки.