Внедрение СЭД ТЕЗИС в МТС Банке: роботизация обработки корреспонденции, автоматизация закупочной деятельности и другие особенности проекта
Об автоматизированных процессах в МТС Банке и адаптации СЭД ТЕЗИС к задачам заказчика.
О заказчике
МТС Банк (ПАО «МТС-Банк») – цифровой коммерческий банк с более чем 30-летней историей, оказывает широкий спектр услуг частным лицам и компаниям. Входит в число 30 крупнейших банков России по величине активов. Офисы банка расположены в более чем 50 городах России. МТС Банк - лучший розничный банк по версии Retail Finance Awards-2022. Сайт МТС Банка - победитель конкурса «Рейтинг Рунета-2023».
Ситуация
До перехода на СЭД ТЕЗИС в МТС Банке пользовались другой системой. Решение отказаться от нее было принято из-за недостаточной функциональности, например, отсутствовали возможности для интеграций и использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Также не устраивали низкая скорость обработки документов, отсутствие гибкости в управлении системой, сбои в работе и моральное устаревание системы.
При выборе новой системы было важно:
- Наличие функциональности ЭЦП и интеграции с системой ЮЗЭДО;
- Возможность адаптации системы под индивидуальные процессы банка;
- Возможность интеграций с другими системами;
- Наличие дизайнера процессов;
- Наличие мобильного приложения.
Решение
СЭД ТЕЗИС оказалась наиболее подходящим решением под требования МТС Банка. В системе есть готовая широкая функциональность, которая обеспечивает автоматизацию документооборота, контроль выполнения задач, электронную канцелярию, управление совещаниями. Также есть поддержка квалифицированной ЭП и интеграция с Диадок, собственное мобильное приложение, предусмотрена возможность интеграции с различными внешними системами. Кроме этого, СЭД ТЕЗИС предлагает множество дополнительных функций для расширения возможностей системы.
Кастомизация системы
Заказчику требовалась автоматизация их уникальных процессов и в системе это реализовывали через доработку дизайнера процессов, например, добавив возможность формирования единого назначения на группу в рамках процесса.
Разработка ряда специализированных процессов документооборота, в том числе с использованием RPA
RPA – роботизированная автоматизация процессов, которая используется для обработки входящих и ответных исходящих документов. Технология помогает полностью исключить человека из процесса. Автоматизируется:
- Создание карточки входящего документа;
- Запуск маршрута обработки входящего документа;
- Прикрепление вложений в карточку входящего документа;
- Создание карточки ответного письма на входящий документ.
На данный момент процесс внедрен в эксплуатацию, осуществляются его доработки по результатам обратной связи и опыта внедрения.
Делегирование
В «коробочном» варианте СЭД ТЕЗИС предусмотрена возможность выбора замещающего пользователя на период отпуска или больничного. Однако заказчику требовалось, чтобы один пользователь мог передать полномочия другому в рамках одного конкретного документа, что и было реализовано.
Делегирование — это разовая передача полномочий подчиненным в пределах одного конкретного документа. Сотрудник, выполняющий операцию по процессу, может делегировать право выполнения операции одному или нескольким другим сотрудникам (делегатам).
Доп. согласование
Дополнительное согласование предназначено для направления руководителем подчиненным, которые не являются участниками основного согласования. В качестве технического ограничения по выбору участников учтено, что нельзя в качестве участников процесса доп. согласования указать участников основного процесса, от которых уже ожидается ответ.
Эта доработка реализована таким образом, что создается копия карточки документа, которая уходит по процессу дополнительного согласования.
Проведение закупок
В проекте был автоматизирован процесс проведения закупок.
Для его реализации был разработан «Пакет закупочной документации» – сводная карточка, собирающая и структурирующая комплект документов по каждой конкретной закупке.
Закупка инициируется с заведением карточки «Заявка на закупку», которую может создать любой сотрудник. Далее на определенном этапе согласования «Заявки на закупку» ТЕЗИС автоматически формирует «Пакет закупочной документации» — сводную карточку, собирающую и структурирующую комплект документов по каждой конкретной закупке. С этим пакетом уже работает непосредственно отдел закупок.
Только из «Пакета закупочной документации» и только сотрудник отдела закупок может инициировать другие документы, связанные с закупкой, таким образом обеспечивается прослеживаемость и иерархичность всех документов, связанных с каждой конкретной закупкой. Результатом процесса является отдельный документ – «Решение о закупке».
Интеграции с СЭД ТЕЗИС
Была проведена интеграция с DaData – сервисом подсказок для заведения контрагентов.
Интеграция с внутренней банковской системой для отслеживания договорной работы. На данный момент процесс находится на завершающем этапе тестирования и готовится к выводу в эксплуатацию.
Результаты
350+
пользователей
16 000+
документов в месяц
В МТС Банке отмечают, что новая система электронного документооборота СЭД ТЕЗИС превзошла своего предшественника по скорости работы. Ее запуск значительно повысил производительность пользователей, сделал поиск документов гораздо удобнее и снизил количество ошибок при регистрации контрагентов.
Одним из преимуществ новой СЭД является возможность интеграции с ЭЦП. Теперь пользователи могут работать из одной системы без необходимости переключаться между различными приложениями, что позволяет обеспечить корректность данных, повысить скорость и эффективность работы.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
