ИСТОРИИ УСПЕХА

ОПТИМИЗАЦИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ И ИНТЕГРАЦИЯ С УЧЕТНОЙ СИСТЕМОЙ В ОАО «ХАБАРОВСКИЙ АЭРОПОРТ»

Хабаровский аэропорт

Заказчик:

ОАО «Хабаровский аэропорт» - главный оператор по наземной деятельности международного аэропорта «Хабаровск (Новый)», который является крупнейшим авиаузлом в Дальневосточном Федеральном округе с пассажиропотоком более 2 млн. пассажиров в год. Аэропорт является важнейшим элементом транспортной инфраструктуры округа, соединяющим все удаленные регионы Дальнего Востока между собой, с центральной частью России и странами Азиатско-Тихоокеанского региона. Аэропорт Хабаровск (Новый) занимает первое место по объему пассажирских и грузовых перевозок среди аэропортов Дальнего Востока России.

Хабаровский аэропорт внерил программу документооборота

Ситуация

ОАО «Хабаровский аэропорт» самостоятельно провел успешную автоматизацию финансового документооборота на базе 1С. После этого компания заинтересовалась возможностью комплексной автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства на базе СЭД. Компания рассчитывала достичь следующих целей:

  • организация и оптимизация документопотоков;
  • повышение эффективности управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий;
  • повышение качества и оперативности работы с документами;
  • снижение временных затрат на создание и обработку документов;
  • формирование корпоративного хранилища электронных документов и учетных записей, обеспечивающего поддержку процедур разграничения доступа к документам и ведение протокола работы с документами;
  • сокращение операционных затрат на делопроизводство за счет устранения дублирования операций и улучшения возможностей по оперативному информированию сотрудников о документах и связанных с ними управленческих и деловых процессах;
  • усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины.
Хабаровский аэропорт провел автоматизацию управленческих документов

Решение

При выборе системы электронного документооборота компания остановилась на СЭД ТЕЗИС от компании Haulmont. Основной причиной выбора системы стала хорошая репутация компании-разработчика на рынке.

Внедрение СЭД стартовало весной 2014 года и проводилось в три этапа. На первом этапе, проходившем в апреле-начале мая 2014 г., руководитель проекта от компании «Хоулмонт» и рабочая группа, сформированная из сотрудников «Хабаровского аэропорта», провели обследование рабочих процессов на территории Заказчика и согласовали функциональную спецификацию, в которой был обозначен комплекс мер по внерению СЭД. Согласно графику работ, на внедрение системы отводилось три месяца (июнь-август 2014).

На втором этапе проекта, в июне-июле 2014 г., разработчики «Хоулмонт» выполнили ряд доработок системы с учетом специфики документооборота в ОАО «Хабаровский аэропорт». В процессе доработки были решены следующие задачи:

  • Разработка автоматизированного процесса подготовки и согласования договорных документов;
  • Разработка автоматизированного процесса подготовки и согласования служебных записок;
  • Настройка стандартных объектов системы в рамках процессов обработки входящих документов, исходящих документов, приказов, распоряжений, информационных писем, служебных и докладных записок, договорных документов и протоколов совещаний;
  • Доработка карточки договора и карточки контрагента для обеспечения информационного обмена с системой 1С;
  • Первоначальная загрузка карточек и скан-копий договоров из системы 1С;
  • Первоначальная загрузка справочников контрагентов, банков, регионов банков и валют из системы 1С;
  • Автоматизация информационного обмена договорными документами с системой 1С.
Хабаровский аэропорт автоматизировал обработку, регистрацию, контроль и хранение документов

В частности, в ходе доработки был реализован автоматизированный процесс подготовки и согласования договорных документов с учетом пожеланий договорного отдела ОАО «Хабаровский аэропорт». Был реализован сложный процесс смешанного согласования договоров, позволяющий согласовывать договорной документ внутри организации, передавать его сотрудникам зависимой компании для публикации извещения о закупке на официальном сайте аэропорта, согласовывать протокол рассмотрения предложений, и после финального согласования с выбранным контрагентом, выгружать готовый договор в 1С для последующей оплаты.

Отдельно была произведена доработка стандартного шлюза интеграции с 1С, которая обеспечила загрузку карточек и скан-копий договоров из системы 1С и обратно. Кроме того, была налажена выгрузка справочников контрагентов, банков, регионов банков и валют и исключена возможность их дупликации. Информационный обмен с системой 1С был настроен таким образом, чтобы нужные данные из системы в систему выгружались автоматически по фиксированному расписанию (по умолчанию - раз в 5 минут).

Хабаровский аэропорт провел интеграцию с 1С

На третьем этапе проекта, прошедшем в июле-августе 2014 года, доработанная система была установлена у Заказчика и в его дочерних и зависимых обществах в редакции на 75 одновременных подключений. Работы по интеграции с 1С были проведены усилиями специалистов Заказчика на местах, что позволило значительно ускорить реализацию проекта. Сотрудники технической поддержки «Хоулмонт» провели удаленное обучение пользователей и администраторов системы, и в соответствии с графиком работ, в этом же месяце система была введена в опытно-промышленную эксплуатацию.

Результат проекта

В настоящее время практически весь управленческий аппарат ОАО «Хабаровский аэропорт» работает в системе ТЕЗИС. Вскоре после установки система была масштабирована с 75 одновременных подключений до 100. Общее количество пользователей составляет почти 200 человек, что составляет около 80% офисного персонала компании.

Руководство компании отмечает такие положительные изменения как:

  • Упрощение выдачи поручений сотрудникам за счет функциональности постановки задач в ТЕЗИС;
  • расширение возможностей контроля исполнительской дисциплины;
  • ускорение процесса согласования и оплаты договоров за счет автоматизации и непрерывной интеграции с учетной системой.
Хабаровский аэропорт

Комментарии

«Сотрудникам система понравилась. Мы запустили ее в эксплуатацию прямо среди рабочей недели - насколько я помню, в четверг или в пятницу. Нам пришлось ввести внутренний регламент по работе с системой, и впоследствии мы несколько раз его дополняли. Но я считаю, что это нормально: по ходу работы всегда возникают какие-то проблемы и появляется необходимость вносить соответствующие изменения.

Изначально мы опасались, что сотрудники будут бояться использовать систему, если сразу начать активно применять механизмы контроля исполнительской дисциплины, заложенные в системе. Но сейчас все настолько погрузились в работу с СЭД, что, на мой взгляд, уже можно начинать это делать. У нас уже не редкость, когда на планерках «прорабатывают» сотрудников за промахи в работе, выявленные с помощью ТЕЗИС».

Хотелось бы отдельно отметить работу технической поддержки, которая по очереди связывалась с нашими службами и постепенно обучала сотрудников из разных отделов, в том числе и нас, руководителей. У «Хоулмонт» неплохо поставлена на поток система тренингов в формате вебинаров; особенно удобно то, что видеоматериалы обучения можно потом сохранить и просматривать.

С. Полозков, руководитель проекта со стороны ОАО «Хабаровский аэропорт»

«В целом, проект был относительно недолгим. Основными доработками системы стало расширение карточки договора дополнительными полями и разработка нестандартного процесса согласования договора, так как в организации он (процесс) включает множество этапов и завязан на внутренние процедуры проведения торгов (тендеров). Также было проведено расширение стандартной интеграционной шины 1С под новые поля карточки договора.

Хочется отметить, что при проведении работ по интеграции СЭД с 1С все работы на стороне 1С выполнялись специалистом заказчика и, несмотря на сжатые сроки, всё было завершено в срок. Высшее руководство как управляющей компании, так и самого аэропорта, оказывало всестороннюю поддержку на всех этапах проекта - от сбора требований до запуска системы в эксплуатацию.

Были обеспечены все условия, необходимые для успешного завершения проекта, как с организационной точки зрения (была возможность продуктивно сотрудничать со всеми ключевыми пользователями системы), так и с технической (оперативно решались любые проблемы, связанные с инфраструктурой проекта - к примеру, предоставление дополнительных рабочих станций для пользователей, настройки серверного оборудования, решение проблем с разграничениями доступа в сети и т. д.)

В общем, от работы над проектом было редкое ощущение, что мы с представителями Заказчика находимся «на одной стороне баррикад».

.

Р. Ермаков, руководитель проекта со стороны Haulmont