Заказчик

ЗАО «Ступинский химический завод» (СХЗ) — крупное промышленное предприятие, расположенное в городе Ступино Московской области. Оно входит в семерку ведущих производителей бытовой химии России, а также выпускает профессиональную химию и косметическую продукцию. Предприятие ведет свою историю с 1939 года, когда была основана артель «Красный стекольщик». В прошлом СХЗ был известен всему Советскому союзу как крупнейший производитель фотохимии. В 1998 завод был перепрофилирован, производство фотохимии сменили на более перспективное направление — бытовую химию.

Ступинский химический завод выпускает продукцию как премиум, так и эконом-класса. В ассортимент завода входят средства по уходу за сантехникой и различными поверхностями, жидкие стиральные порошки, пятновыводители, отбеливатели, кондиционеры для белья, чистящие гели, жидкое мыло и т.д. Всего завод выпускает около 700 наименований продукции в 19 товарных категориях, а также успешно осваивает рынок профессиональной химии и косметических средств. СХЗ принадлежат такие бренды как Sanfor, «ЧисТин», Sanita, Green Love, «Большая стирка», Effect, Five Plus и другие.

СХЗ — предприятие полного цикла, завод самостоятельно выполняет все производственные процессы: выпуск средств бытовой химии и косметики, расфасовку во флаконы собственного изготовления, печать и наклейку этикеток, упаковку в транспортную тару и отправку готовой продукции потребителю. Кроме того, в структуру предприятия входят исследовательская лаборатория, крупный складской комплекс, а также отделы, отвечающие за качество выпускаемой продукции, маркетинг, сбыт, работу с партнерами и потребителями.

Ситуация

До внедрения СЭД ТЕЗИС на предприятии действовал традиционный бумажный документооборот, бизнес-процессы управления документацией не были автоматизированы. Внедрение СЭД было необходимо, чтобы двигаться в ногу со временем и повысить эффективность труда инженерно-технических работников и руководящего состава предприятия.

За счет внедрения СЭД руководство СХЗ намеревалось решить сразу несколько важных задач. Во-первых, планировалось организовать единое хранилище документов и прочей информации, защищенное от несанкционированного доступа. Также требовалось свести к минимуму риск утери документов и максимально упростить поиск нужной информации. Во-вторых, было необходимо упорядочить и ускорить процессы создания, рассмотрения и согласования документов. В-третьих, стояла задача повысить прозрачность работы предприятия и организовать оперативный контроль над исполнением поручений. Вдобавок к этому требовался инструментарий для подготовки аналитической отчетности по текущей статистике работы и объему обрабатываемых документов.

Обоснование выбора

Основным критерием при выборе СЭД для СЗХ было соотношение функциональности и стоимости. Также были важны удобный интерфейс, гибкость и возможность настраивать процессы по индивидуальным требованиям. Помимо этого оценивались надежность и производительность решений, поскольку речь идет об эксплуатации на крупном промышленном предприятии. Дополнительным аргументом в пользу СЭД ТЕЗИС стал успешный опыт внедрения в химической отрасли, например, в ЗАО «Независимая нефтегазовая компания», «СамараНИПИнефть», «РН-Сервис», НК «Альянс» и так далее.

Решение

СХЗ приобрел Расширенную редакцию СЭД ТЕЗИС, которая предоставляет максимальную гибкость настроек и кастомизации.

В СЭД ТЕЗИС переведена работа с корреспонденцией, служебными записками, различными заявками, договорами, приказами, распоряжениями, протоколами, технической и коммерческой документацией, документами по планированию продаж, производства и снабжения, а также организация совещаний и контроль исполнения поручений. Автоматизировано множество рутинных действий: документ можно создать из шаблона, направить по заранее заданному типовому маршруту согласования, счетчики присваивают нужный регистрационный номер, повестка к совещанию формируется автоматически и т.д. Для повышения контроля исполнительской дисциплины используются задачи, которые можно назначать по любым документам или без привязки к ним. В СЭД наглядно видны дата постановки поручения, срок исполнения и ответственный сотрудник. Пользователям приходят уведомления обо всех назначаемых задачах. Кроме того, можно посмотреть, сколько времени заняло выполнение каждой задачи, чтобы оценить эффективность работы или загруженность каждого сотрудника.

Также Ступинский химический завод приобрел мобильное приложение, которое позволило сотрудникам решать вопросы со смартфона или планшета, например, находясь в командировке либо непосредственно на производстве.

Далее — подробности процессов, реализованных в системе.

Обработка корреспонденции и распорядительной документации

В СЭД ТЕЗИС осуществляется регистрация всей официальной входящей и исходящей корреспонденции, поступающей по всем каналам — Почта России, курьерские службы, электронная почта, факс и др. — как на бумажных, так и на электронных носителях. Также реализована обработка внутренней деловой переписки — автоматизированы процессы формирования, согласования, утверждения, ознакомления и исполнения служебных записок и различного рода заявок.

Отдельно стоит упомянуть о заявках на проведение трейд-маркетинговых акций для дистрибьюторов, оптовых сетей и торговых точек, которые размещаются в системе удаленными сотрудниками службы сбыта из регионов и направляются на согласование в ответственные подразделения предприятия. Также проработана процедура, позволяющая контролировать предоставление отчетов по проведенным акциям.

Помимо этого в СЭД ТЕЗИС ведется согласование, регистрация и контроль исполнения распорядительной документации предприятия: приказов производственного характера (по основной деятельности), распоряжений генерального директора и директоров по направлениям.

Работа с договорами

Автоматизирована работа со всей договорной документацией предприятия (договоры, дополнительные соглашения, спецификации, технические задания, прайс-листы и др.). Настроены процедуры подготовки, согласования, подписания и регистрации, которые различаются в зависимости от подразделения (технические службы, службы сбыта, логистики, снабжения, маркетинга и другие). Также на базе СЭД введен контроль сдачи оригиналов договорной документации в бухгалтерию предприятия.

Учет повесток и протоколов совещаний, приказов и распоряжений

В СЭД ТЕЗИС переведены формирование и учет повесток и протоколов совещаний различных видов (у генерального директора, директоров по направлениям, главного бухгалтера и так далее).

Для каждого совещания создается повестка, рассылаемая участникам на ознакомление. По итогам совещания создается протокол, который также направляется участникам на ознакомление. На основании принятых на совещаниях решений назначаются поручения, которые вводятся в систему в виде задач.

Интеграция с 1С и MS Outlook

Проведена интеграция СЭД ТЕЗИС с учетной системой 1С. Из 1С в ТЕЗИС выгружаются данные о новых сотрудниках и изменения информации о действующих пользователях.

Интеграция СЭД ТЕЗИС с MS Outlook позволяет по электронной почте получать уведомления о поступающих документах и задачах, а также напоминания о просроченных поручениях или не рассмотренных своевременно документах. Кроме того, некоторые системные действия можно совершать непосредственно из почтовых уведомлений.

Хранение и безопасность

Все документы хранятся в одной системе. Их можно легко найти, достаточно знать хотя бы несколько ключевых слов из текста. Полнотекстовый поиск выполняется по всем документам и вложениям, включая сканы и фотографии. Система распознает текстовую составляющую файлов в графических и комплексных форматах при помощи встроенного модуля, основанного на технологиях компании ABBYY. Также можно выполнять поиск документа по номеру или названию.

Реализованы механизмы безопасности, предотвращающие несанкционированный доступ или утерю данных. При выгрузке больших объемов данных из определенных списков на специальный e-mail отправляется предупреждающее уведомление. Для всех, кроме администратора системы, введен запрет на удаление любых карточек, а также документов из всех карточек, по которым когда-либо был запущен процесс. Кроме того, введены ограничения на просмотр личной информации о сотрудниках: определенные поля отображаются только для администратора СЭД и руководителей подразделений или департаментов.

Результат

С осени 2017 года СХЗ постепенно начал использовать все возможности СЭД ТЕЗИС. К июлю 2019 года в системе поставлено около 7,5 тысяч задач, подготовлено более 2 тысяч договоров и приложений к ним, рассмотрено около 5 тысяч заявок на трейд-маркетинговые акции. Ежегодно через СЭД проходит около 500 приказов. Всего в системе работает около 300 пользователей, примерно половина из них — в удаленных офисах во всех регионах России и за рубежом.

СХЗ удалось достичь всех целей, поставленных перед автоматизацией документооборота. СЭД ТЕЗИС стала единым хранилищем документов предприятия. Обеспечены защита информации и контроль доступа в систему, при этом каждый сотрудник может легко и быстро найти нужный документ. Удалось заметно ускорить процессы создания, рассмотрения и согласования документов. Повысился оперативный контроль исполнительской дисциплины, руководитель может в любой момент узнать, какие документы или поручения в работе у сотрудников его структурного подразделения и на каком этапе они находятся. Когда процесс завершился, можно увидеть, сколько времени он занял. Все это позволяет руководителям принимать взвешенные решения на основе максимально полной и актуальной информации. В целом, автоматизация позволила сделать работу предприятия более эффективной.

«Мы отказались от регистрации нескольких видов документов в бумажных журналах. Также больше нет необходимости в копировании распорядительных документов и хранении многочисленных копий в структурных подразделениях предприятия. Кроме того, сотрудникам не нужно напоминать по телефону или электронной почте о поручениях, стоящих на контроле исполнения, поскольку система делает это автоматически», — рассказывает об итогах внедрения начальник административного отдела ЗАО «Ступинский химический завод» Ирина Вавилина.