Заказчик

Международная корпорация Whirlpool Corporation — крупнейший производитель бытовой техники в мире. В ее структуру входит около 70 производственных и научно-технических центров, в штате компании трудится 93 000 сотрудников.

В России корпорация представлена четырьмя брендами: Indesit, Hotpoint, Whirlpool и KitchenAid. На территории страны находится головной офис в Москве, а также производство холодильников и стиральных машин в Липецке. Продукция не только поставляется на российский рынок, но и экспортируется в европейские страны и страны СНГ.

Ситуация

Перед российским подразделением Whirlpool встала задача структурировать документооборот. Автоматизация требовалась и в головном офисе, и на производстве. Специализированных систем документооборота до этого в компании не было.

Особенность задачи состояла в том, что в Whirlpool действует множество уникальных процессов работы с договорами. Например, маршрут и состав согласующих зависят от множества условий. Каждый документ маркируется QR-кодом, который используется при вводе документа в систему и поиске.

Обоснование выбора

При выборе СЭД для Whirlpool в первую очередь была важна гибкость и возможность реализовать процессы работы с договорами со всеми их особенностями. Поскольку часть руководства Whirlpool иностранцы, а IT-служба корпорации находится в США, была важна поддержка английского языка в плане интерфейса и возможности вносить в систему данные на английском.

Для Whirlpool СЭД ТЕЗИС стала оптимальным соотношением цены и качества. Во главу угла ставились условия о гибкости исполнителя, возможность осуществлять клиентский сервис на разных языках и объединять различные систему в единый рабочий инструмент.

Решение

Перед внедрением было проведено предпроектное обследование в головном офисе и на производстве, составлена функциональная спецификация. По ней произведена модификация СЭД ТЕЗИС. Справочники пользователей и контрагентов были загружены из системы SAP.

Доработка процессов работы с договорами

В СЭД автоматизирована работа с договорами различных видов, от поставки готовой продукции или перевозок до банковских услуг и маркетинга. Автоматизировано множество рутинных действий, относящихся к процессу согласования договоров. В систему заведены шаблоны договоров, поля «Инициатор» и «Подразделение» заполняются автоматически, в зависимости от автора карточки. Список участников процесса согласования также назначается автоматически в зависимости от вида договора.

Также реализован уникальный процесс согласования договоров. При наличии замечаний согласующий может вернуть договор либо инициатору, либо кому-то из предыдущих участников процесса.

Работа с QR-кодом

В СЭД ТЕЗИС реализовано автоматическое нанесение уникального для каждой карточки QR-кода на каждую страницу. При сканировании печатных копий договоров QR-код распознается, и сканированная копия автоматически помещается на вкладку «Вложения» соответствующей карточки

Возможность использования двух языков

В СЭД добавлена возможность вносить англоязычные атрибуты в справочники организаций Whirlpool и контрагентов. Также возможно формирование договора на двух языках.

Настройка уведомлений

Уведомления в СЭД ТЕЗИС помогают сотрудникам быть в курсе дел, не пропустить момент для принятия решения и отреагировать, если возникает риск просрочки.

Если согласующий затягивает процесс более чем на три рабочих дня от необходимой даты, система направляет уведомление его руководителю с призывом обратить внимание на определенный договор.

Результаты

Благодаря внедрению СЭД ТЕЗИС снизилось количество ошибок из-за человеческого фактора. Сотрудники в курсе движения дел по документам и не пропускают важные события. Также реализовано удобное хранение документов в одной системе. При необходимости возможно быстро поднять нужную карточку, даже если потерян бумажный экземпляр.

За счет автоматизации процессов документооборота удается экономить время сотрудников, так как многие действия выполняются автоматически. Наиболее заметно сократилась длительность процесса работы со стандартными договорами.