Заказчик

Нефтяная компания «Альянс» – вертикально-интегрированная нефтяная компания, работающая в России и Казахстане. Имея основу в секторе нефтепереработки и сбыта, компания последовательно наращивает активы и распространяет свою деятельность на смежные отрасли – разведки и добычи, транспорта и перевалки нефти и нефтепродуктов. Сильной стороной компании является то, что она располагает развитыми сетями оптового и розничного сбыта, которые способны гарантировать различным категориям потребителей целый комплекс услуг.

Ситуация

Нефтяная компания «Альянс» – вертикально-интегрированная нефтяная компания, работающая в России и Казахстане. Имея основу в секторе нефтепереработки и сбыта, компания последовательно наращивает активы и распространяет свою деятельность на смежные отрасли – разведки и добычи, транспорта и перевалки нефти и нефтепродуктов. Сильной стороной компании является то, что она располагает развитыми сетями оптового и розничного сбыта, которые способны гарантировать различным категориям потребителей целый комплекс услуг.

На данный момент НК «Альянс» обладает 648 млн. баррелей доказанных и вероятных запасов нефти, контролирует Хабаровский нефтеперерабатывающий завод (ХНПЗ) мощностью 4,35 млн. тонн в год и сетью оптовой и розничной торговли нефтепродуктами в Амурской области, Хабаровском и Приморском крае, а также Республике Бурятия – это в общей сложности 16 нефтебаз, около 270 автозаправочных станций, морские терминалы во Владивостоке и Советской Гавани.

Широкая территориальная распределенность входящих в организацию подразделений накладывала отпечаток на эффективность управленческой деятельности компании. В 2011 году НК «Альянс» встала перед потребностью организации единого информационного пространства для всех своих подразделений на базе одной платформы. Это стало очевидным шагом развития ИТ-инфраструктуры организации и оптимизации управленческих процессов. В управляющей компании и нескольких подразделениях на тот момент документооборот уже был частично автоматизирован.

Среди актуальных задач на тот момент значились полная миграция данных из разрозненных ECM систем, автоматизация документооборота в тех подразделениях, где автоматизированные системы не использовались, централизация документооборота и организация качественного информационного взаимодействия между подразделениями и управляющей компанией. Была поставлена задача объединить все подразделения в городах: Альметьевск, Благовещенск, Владивосток, Москва, Самара, Томск, Улан-Удэ, Усинск, Хабаровск в единую систему электронного документооборота в сжатые сроки.

Обоснование выбора

В 2011 году в НК «Альянс» завершился проект по выбору СЭД. При этом рассматривался ряд других известных систем по автоматизации документооборота. Решение на базе системы ТЕЗИС компании HAULMONT было выбрано в качестве единой корпоративной платформы электронного документооборота как в наибольшей степени удовлетворяющее требованиям организации.

Среди критериев выбора платформы фигурировали:

• Широкая функциональность, возможность комплексной автоматизации процессов документооборота и делопроизводства, управление задачами и поручениями в масштабах всей организации;
• Гибкость платформы. Возможность в дальнейшем автоматизировать смежные процессы и бизнес-процессы, выходящие за рамки ЕСМ;
• Легкая масштабируемость системы. Уже в рамках проекта по внедрению предполагалось приобретение новых активов, с последующим подключением в систему;
• Высокая производительность и отказоустойчивость, как наиболее важный критерий для организации с территориально распределенными подразделениями и большим объёмом данных;
• Возможность «безболезненной» миграции данных с СЭД на платформе Lotus Notes /Domino и других;
• Краткие сроки реализации проекта – очень не просто найти на рынке компанию и продукт, которые бы позволили решить ряд непростых и масштабных задач в сжатые сроки;
• Стоимость внедрения, сопровождения системы. Заказчику также было важно, чтобы решение базировалось на новых технологиях и не вызывало затруднений в процессе эксплуатации и сопровождения;
• Имидж и опыт разработчика играл немаловажную роль при выборе поставщика решения. Учитывались отзывы пользователей системы, проверялась надежность решений, представленных на рынке.

«Система электронного документооборота ТЕЗИС и компания поставщик услуг HAULMONT выбраны нами не случайно. В надежности решения мы убедились на практике - прототип системы уже почти четыре года эффективно использовался в трех подразделениях компании. Функциональность и гибкость системы идеально подходят для качественной и оперативной реализации наших бизнес-задач. Также я бы отметил оперативность и квалификацию команды разработчика HAULMONT, их опыт реализации масштабных решений на российском и европейском рынке», - подчеркнул директор департамента ИТ ООО «НК Альянс» УК» Дмитрий Майоров.

Решение

Основные задачи проекта:

• Автоматизация документооборота на базе единой платформы;
• Организация надежного хранения неограниченного объёма документов, что подразумевает возможность роста самой компании и информационных потоков, как в рамках всей структуры, так и внутри каждого отдельного подразделения;
• Миграция данных из старых систем документооборота;
• Автоматизация смежных задач;
• Интеграция с бухгалтерской системой.

Одной из особенностей этого проекта были достаточно сжатые сроки. Заказчику было необходимо согласовать документацию по проекту, а также перевести управляющую компанию на электронный документооборот до конца 2011 года.

В сентябре 2011 г. компания НК Альянс определилась с платформой и поставщиком услуг. До конца ноября было проведено предпроектное обследование, согласована функциональная спецификация, осуществлено внедрение системы управления документами и задачами ТЕЗИС в управляющей компании (с учетом миграции большого количества данных из СЭД на платформе Lotus Notes/Domino), проведена интеграция с системой бухгалтерского учета (разработанное с «нуля» решение под заказчика на базе 1С) и проведена опытная эксплуатация. А уже с декабря 2011 началась промышленная эксплуатация новой системы. Благодаря тесному взаимодействию заказчика и компании HAULMONT, управляющую компанию удалось перевести на систему ТЕЗИС в сжатые сроки – за 2 месяца. И уже с 1 января 2012 года все старые базы Lotus Notes/Domino были отключены и доступ пользователей к документам из них стал осуществляться только через систему ТЕЗИС.

В I квартале 2012 года началась промышленная эксплуатация системы в подразделениях компании в Усинске, Самаре и Томске. Во II квартале 2012 прошло внедрение системы в компаниях в городах Альметьевск и Благовещенск, также с переходом в промышленную эксплуатацию. В III квартале 2012 года было проведено предпроектное обследование, подготовка к внедрению и само внедрение в двух компаниях Хабаровска, одна из которых Хабаровский НПЗ – крупнейший НПЗ в России. В IV квартале прошло внедрение в Улан-Удэ, Советской Гавани и Владивостоке. Таким образом, до конца 2012 года все подразделения НК «Альянс», включенные в план, были переведены на единую платформу электронного документооборота. Уже в 2013 году система была запущена в еще одном подразделении в Москве. Сейчас к системе подключено свыше 2400 сотрудников.

Особенностью проекта стала также территориальная распределенность подразделений заказчика. Наиболее важной задачей стала организация единого информационного пространства, где процессы подчиняются единым корпоративным правилам, при этом важно было учитывать сложившиеся бизнес-процессы внутри каждой отдельной организации. Автоматизация сразу предполагалась в 12 подразделениях, при этом сохранение общих стандартов решения, принятых управляющей компанией, при учете пожеланий дочерних обществ нам удалось соблюсти», - делится руководитель направления электронный документооборот компании HAULMONT Иван Ласкин.

После внедрения СЭД пользователи оценили удобство системы по сравнению с предыдущими решениями и преимущества её гибкости: стали появляться новые задачи и идеи по применению решения, расширению функциональных возможностей системы. В частности в 2012 году за 2 недели была реализована задача автоматизации бухгалтерского архива. Это позволило решить вопрос быстрого и эффективного доступа сразу ко всем финансовым документам связанным с одним контрагентом или договором, будь то счета фактуры или акты, а также значительно упростило формирование отчетности по мероприятиям налоговых проверок и повысило прозрачность бизнес-деятельности компании.

«Уже в процессе проекта приходят новые идеи, мы продолжаем предъявлять новые требования к решению, и разработчик успешно нас в этом поддерживает. Как показала практика, возможности решения не исчерпываются нашей фантазией. И внутреннее правило, когда все операции, нуждающиеся в согласовании должны выполняться с помощью системы ТЕЗИС, распространяется на любые бизнес-процессы в компании и успешно автоматизируются в ТЕЗИС», - уточняет Дмитрий Майоров, руководитель департамента ИТ.

В рамках проекта также была разработана система взаимодействия между центром и подразделениями. Обмен документами стал происходить достаточно просто: делопроизводитель в подразделении создает документ, выбирает конкретного руководителя, на кого он направлен, причем документ уже прошел согласование в ТЕЗИС, нажимает кнопку зарегистрировать, отправить и после этого документ появляется в папке делопроизводителя того руководителя, которому документ был отправлен. Реализация данной функции позволяет сокращать временные затраты и облегчить работу канцелярии.

Интеграция с бухгалтерской системой, которая была написана под заказчика с нуля – смесь бухгалтерского и управленческого учета, с достаточно сложной логикой. Тем не менее, специалисты компании HAULMONT справились с поставленной задачей. В ТЕЗИС создается договор, отправляется на согласование, после его утверждения информация автоматически попадает в бухгалтерскую систему. Это позволило заказчику избежать выплат без договоров, структурировать данный рабочий процесс и нести эти стандарты на дочерние общества.

Одним из наиболее значимых и сложных решений стал модуль «Автоматизированной системы контроля казначейства», опытная эксплуатация которого успешно завершилась в одном из дочерних обществ компании. Помимо типовых функций формирования финансовых планов и реестров платежей, а также отслеживания по ним факта по выпискам из клиент-банка, разработанное решение позволит перейти на новый качественный уровень взаимодействия кураторов управляющей компании и исполнителей подразделений предприятий. Удаленное согласование платежей по планам затрат позволит отделить согласование производственных потребностей от финансового контроля, осуществляемого казначейством. Тиражирование данного модуля планируется завершить в 2014 году.

Результат

В результате проекта внедрения ЕСМ ТЕЗИС в НК «Альянс» удалось организовать единое информационное пространство для всех подразделений в достаточно сжатые сроки. Оценивая результаты, можно отметить, что такие особенности проекта, как территориальная распределенность и высокая нагрузка на систему, не повлияли на результат и сроки проекта.

Компания в ходе проекта получила не только надежного партнера в лице компании HAULMONT, но и гибкую платформу, на базе которой возможна реализация практически любых бизнес-задач, в том числе выходящих за контур функциональности ЕСМ. Таким образом, система управления документами и задачами ТЕЗИС в ходе проекта внедрения в НК «Альянс» развилась до полноценного управленческого контура за счет решения новых задач контроля исполнения договоров, бюджетирования, финансового контроля, автоматизации службы материально технического обеспечения и реализации системы управления эффективностью сотрудников. Также в результате внедрения системы ТЕЗИС были решены такие задачи, как надежное хранение большого объёма документов, проведена интеграция с бухгалтерской системой и продолжается процесс автоматизации смежных задач.

«В результате мы получили ту систему, которая отвечает поставленным задачам, которые были сформулированы на момент начала проекта и в последствии. Мы получили в качестве партнера – разработчика, который динамично отвечает на наши новые вопросы, что очень приятно и не всегда бывает, по опыту ведения других проектов. И я считаю, это большая удача», - подытоживает директор департамента ИТ НК «Альянс» Дмитрий Майоров.