«До 2016 года в «Хевел» не использовали СЭД. Тогда в группе было всего три компании — в Москве, Санкт-Петербурге и Чебоксарах. Большой объем документов хранился, пересылался и обрабатывался в бумажном варианте. Из этого вытекал ряд издержек, в частности, значительные почтовые расходы. Для согласования документов использовали Outlook, при этом процесс был трудоемким и непрозрачным. Было сложно понять, какая версия актуальная, и проконтролировать, что исполнитель свел замечания в один документ. Отдельно от документов пересылались сканы листов согласования. Каждому согласующему приходилось распечатывать этот скан, подписывать и снова сканировать для отправки остальным участникам», — рассказывает руководитель направления по автоматизации документооборота ГК «Хевел» Елена Леонова. 

С ростом группы компаний эти проблемы бы только усугубились, поэтому в «Хевел» решили внедрить СЭД. Основными целями проекта было перевести документооборот в электронную форму, ускорить бизнес-процессы, избавить специалистов от рутинных действий за счет автоматизации, а также повысить прозрачность и контроль. 

На этапе внедрения «Хевел» пользовалась услугами партнера СЭД ТЕЗИС, компании Softline. За 7,5 месяцев были автоматизированы первоочередные процессы: работа со служебными записками, распоряжениями, локальными нормативными актами и договорной документацией, в частности процесс согласования. Когда эта функциональность была запущена в эксплуатацию, в «Хевел» занялись дальнейшим развитием системы и поэтапной автоматизацией новых процессов. За это отвечали уже собственные ИТ-специалисты группы компаний. Внутренняя команда сформировалась из руководителя направления по автоматизации документооборота и разработчика. В 2020 году к ней присоединился тестировщик. Специалисты «Хевел» реализуют новые процессы самостоятельно, при этом они регулярно консультируются с вендором по возможностям системы и функциям, которые появятся в новых версиях продукта.

Благодаря внедрению СЭД ТЕЗИС сократился объем используемых в «Хевел» бумажных документов. Процессы работы с документами, резолюциями, поручениями и заявками стали более быстрыми, прозрачными и контролируемыми. Кроме того, система берет на себя многие вещи наподобие определения участников процессов или автоматического запуска задачи Таким образом, сотрудникам не нужно заучивать регламенты или постоянно сверяться с ними. Новички быстро начинают ориентироваться в процедурах документооборота, а высококвалифицированные специалисты могут сосредоточиться на сути своей работы, а не на формальностях. За счет интеграций данные не нужно переносить из одной системы в другую вручную. Это заметно экономит время и исключает возникновение сбоев или ошибок из-за влияния человеческого фактора.