Крупнейшая страховая компания России использует в своей работе СЭД ТЕЗИС

Современная система управления документами и задачами ТЕЗИС автоматизировала документооборот в СПАО «Ингосстрах» — ведущей страховой компании страны.

Страховая компания «Ингосстрах» была образована 16 ноября 1947 года. Сегодня это универсальный страховщик федерального уровня, один из лидеров отечественного страхового рынка. Услуги СПАО «Ингосстрах» доступны на всей территории России благодаря широкой региональной сети, включающей 83 филиала. Кроме того, компании с участием капитала «Ингосстраха» и представительства страховщика работают за рубежом.

На этапе выбора системы электронного документооборота для «Ингосстрах» было важно найти такой инструмент, который позволил бы обрабатывать порядка 1500 документов в день и автоматизировать работу 6000 сотрудников. Особое внимание уделялось производительности системы и высокой скорости ее работы, а также возможности развивать СЭД собственными силами или с помощью сторонних организаций, тем самым не быть зависимыми от вендора. Компании было необходимо использовать в работе различные ЭП, следовательно приобретаемая система должна была иметь лицензии ФСБ России на разработку и распространение программного обеспечения, защищенного с помощью шифровальных (криптографических) средств. Вместе с тем поставщик СЭД должен был обеспечить внедрение системы в короткий срок. Специалисты страховой компании изучили имеющиеся на рынке системы и отобрали две, которые отвечали всем требованиям. После чего был проведен их сравнительный анализ, и принято решение внедрять систему управления документами и задачами ТЕЗИС. Одним из важных преимуществ выбранной системы стал полнофункциональный веб-клиент, позволяющий работать с любого устройства вне зависимости от того, где в данный момент находится сотрудник.

Расширенная редакция системы ТЕЗИС, которую приобрела страховая компания, обладает широкой функциональностью, что позволяет решать не только классические задачи делопроизводства, но и модифицировать СЭД под уникальные процессы организации, а также интегрировать ее с другими системами. Установка и настройка СЭД ТЕЗИС на серверном оборудовании страховой компании была проведена удаленно и в сжатые сроки. Затем специалистами технической поддержки компании «Хоулмонт» — разработчика СЭД, было проведено очное обучение администраторов системы и ее ключевых пользователей.

Система управления документами и задачами ТЕЗИС помогла автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, упростила согласование документов и организацию совещаний. В СЭД был реализован процесс передачи конкурсной документации, доработаны отчеты по судебной корреспонденции и появилась возможность применения электронного сертификата e-Token для электронной подписи.

Благодаря широким возможностям интеграционной части ТЕЗИС специалистами «Ингосстрах» был налажен процесс автоматического добавления из СЭД в автоматизированную информационную систему входящей судебной корреспонденции, что позволило отслеживать все повестки и извещения, процессуальные и судебные документы, приходящие в компанию.

В планах у компании дальнейшее развитие системы ТЕЗИС. В СЭД будут реализованы требования по согласованию приказов и произведена модификация мобильной версии. В настоящий момент ведутся работы по интеграции с автоматизированной информационной системой, которая позволяет формировать управленческую отчетность и использовать систему для кадрового документооборота.

Активное использование системы внутри компании стало толчком к тому, что было произведено масштабирование СЭД ТЕЗИС. Страховая компания «Ингосстрах» приобрела лицензии на неограниченное количество подключений. На текущий момент в системе зарегистрировано около 6000 пользователей и создано более 430 000 документов.