Ушедший год принес много плодов в области развития ЭДО, однако навстречу им встал ряд проблем электронного документооборота, связанных с трансформацией процессов работы с документами в офисах. Все эти тенденции можно описать одной фразой: информации становится больше. Как иронически подметил один из пользователей Цитатника Рунета, «годовой архив, например, за 1992-й год, можно поднять одной рукой, а вот за 2003-й уже в одиночку поднять тяжеловато». В 2016 году эти тенденции будут только нарастать. В свете этого бизнесу следует всерьез задуматься, как осуществляется электронный документооборот, чтобы справиться — в идеале, с выгодой для себя — с растущими объемами документации в организациях. Шесть основных тенденций, набравших вес в прошлом году, станут актуальными проблемами в 2016 году:

Объемы документооборота растут

Количество документов и другого контента резко растет — так, число электронных документов в относительно крупной организации уже переваливает за миллионную отметку. В 2016 году объемы документов, производимых работниками умственного труда, измеряются не только папками, но и гигабайтами. Отделы маркетинга выпускают пресс-релизы, отделы продаж составляют коммерческие предложения, юротделы штампуют договоры, отделы кадров формируют регламенты, высшее руководство издает приказы и трудится над новыми стратегическими презентациями. Документы — как бумажные, так и электронные — размножаются с сумасшедшей скоростью, что вызывает насущную необходимость электронного документооборота.

Документы распыляются по разным носителям

Весь этот ценный, важный и часто конфиденциальный контент хранится в постоянно меняющемся, хаотичном массиве источников. Документы путешествуют по корпоративной сети, пылятся на файловых серверах, копятся в бизнес-приложениях самого разного толка, пропадают в недрах компьютеров, смартфонов и планшетов сотрудников, улетают во внешние «облачные» хранилища и приложения и даже печатаются на старой доброй бумаге, после чего, в лучшем случае, складываются в папки в архиве. Договоры обрастают редакциями, приложениями, копиями и скан-копиями, которые разлетаются по электронной почте из отдела в отдел и из организации в организацию. Один и тот же документ может существовать сразу в десятке различных мест и вариантов — насколько же проще было бы хранить все это на базе единой платформы СЭД?

Бизнес-процессы усложняются и ветвятся

В связи с распылением и ростом объемов контента меняются и традиционные цели электронного документооборота и роли участников электронного документооборота. Чтобы удержаться на плаву в хаотичной, динамичной, требовательной и постоянно расширяющейся корпоративной среде, организациям приходится трансформировать текущие бизнес-процессы, чтобы как-то упорядочивать этот хаос. В результате появляется потребность в новых, специализированных, поддерживаемых информационными технологиями процессах, которые улучшают и упорядочивают коммуникацию между работниками умственного труда — при условии наличия СЭД, их не так уж и сложно создать.

Производительность труда снижается

В условиях шквального роста количества документов работникам компаний еще никогда не было так сложно отыскать необходимый документ, отредактировать его до нужной версии и избежать необходимости печатать его, сканировать или прикреплять к электронному письму. Исследование аналитической компании IDC показало, что за прошлый год неэффективная работа с документами отняла примерно 21,3% от общей производительности в каждой из опрошенных компаний. Оптимизация электронного документооборота требует технических и программных средств, оценки внутренних бизнес-процессов компании обучения сотрудников — то есть, проектного подхода к трансформации работы с документами. Для СЭД ТЕЗИС такой подход уже налажен (подробности можно узнать здесь).

Безопасность находится под угрозой

Безопасность — одна из пяти основных проблем почти для любой компании в мире. Бесконтрольный внутренний электронный документооборот организации создает крупный риск для безопасности ценной и конфиденциальной корпоративной информации. Риск возникает также, когда сотрудники компании используют сервисы, которые не были проверены и утверждены ИТ-отделом или службой безопасности, что потенциально дает к ним доступ нецелевой аудитории. Компаниям как никогда требуется следить за тем, как документы распространяются, публикуются и хранятся — особенно в масштабах крупных распределенных организаций, где одному подразделению вовсе не обязательно знать, что делает другое.

Ресурсы тратятся бесконтрольно

Многие компании в современном мире озабочены проблемой экономии ресурсов — начиная от ресурсов собственной фирмы и заканчивая природными. Сюда, к примеру, входит экономия электроэнергии или вторичная переработка сырья. Рост объема документооборота закономерно повышает расходы на бумагу во многих компаниях.Раздутая, хаотичная ИТ-инфраструктура — повышает расход электричества. Грамотное внедрение системы электронного документооборота на предприятии полностью решает первую проблему и существенно подтачивает корни второй, параллельно снижая операционные расходы фирмы, что тоже немаловажно. У безбумажного документооборота на базе СЭД вообще хватает преимуществ — мы можем назвать целый список. Можно с уверенностью ожидать, что в этому году рост объемов и фрагментация контента будет только возрастать, а процессы ежеденевной работы организации — усложняться. Проблемы продуктивности, безопасности и ресурсной эффективности станут актуальными для бизнеса любых масштабов, но активная позиция в отношении внедрения электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и соответствующего обучения сотрудников позволит встретить их в полной боевой готовности.