Чтобы выбрать СЭД в условиях зрелого рынка, стоит обратить внимание на нефункциональные требования к системе электронного документооборота

В условиях функционального паритета, характерного для зрелого рынка, детальное сравнение возможностей продуктов может оказаться беспо­лезным — разница будет так мала, что это не позволит принять обосно­ванное решение. Более того: в случае проведения официального конкурса, особенно при заключении госконтракта, оценка продуктов на основании только лишь функциональных различий может послужить почвой для кон­фликтов или даже судебных исков со стороны проигравших участников, потому что субъективности в проставлении баллов не избежать.

При прочих равных – то есть, когда функционально продукты очень похожи, конкурентные преимущества реализуются за счет эмоционального воздей­ствия на потребителя, ценовой политики, активного маркетинга и других качеств, не имеющих непосредственного отношения к документообороту – порой за этой «дымовой завесой» не разглядеть и самого продукта.

Стоит уделить больше внимания нефункциональным требованиям к системе электронного документооборота, которые могут сыграть роль дифференциаторов, в т.ч.:

• Простота пользования (юзабилити);
• Производительность и масштабируемость;
• Доступность (надежность) системы;
• Соответствие стандартам.

По каждому из этих направлений можно составить вполне четкие крите­рии, привязанные к вашей инфраструктуре и особенностям работы. На­пример, если говорить о масштабируемости, то лучше оставаться в рам­ках реальности: при 100 пользователях в организации нет необходимости в том, чтобы система могла поддерживать 100 тысяч подключений. До­ступность на уровне «пять девяток» для документооборота тоже не есть насущная необходимость — ведь СЭД это не платежная система, где ка­ждая секунда на счету.

Стандартов собственно на ECM/СЭД в России нет. Поэтому относитесь критически к заявлениям поставщиков о «соответствии российским стандартам документооборота» – любая гибкая платформа может быть настроена так, чтобы отвечать вашим функциональным требованиям, предъявляемым к документообороту.

РЕКОМЕНДАЦИИ:

• Оставайтесь реалистами, не предъявляйте завышенных требований к системе электронного документооборота. Коэффициент запаса по производительности, масштабиру­емости и доступности должен быть в разумных пределах – с учетом максимального прогноза по росту документопотока и численности организации.

• Удобство использования (юзабилити) — далеко не такая субъектив­ная вещь, как кажется на первый взгляд. В этой области есть свои стандарты и методики, позволяющие провести вполне объективную оценку. Обращайтесь к специалистам.

• Следует различать стандарты, предъявляемые к документам и проце­дурам их обработки и стандарты к ИТ-системам класса ECM/СЭД. В некоторых сферах действительно есть стандарты, например, в управ­лении качеством – серия ISO 9000. Поставщик может предложить го­товое решение, которое позволит вам быстрее пройти сертификацию или аудит по управлению качеством, но это не гарантия качества са­мой ECM-системы — учитывайте это.