Автоматизация документооборота в организации: как избавиться от бумажной рутины и увеличить прозрачность рабочих процессов
Современные организации стремятся избавиться от бумажной рутины и перейти на цифровые технологии. В основе этого — внедрение системы электронного документооборота (СЭД), которая позволяет автоматизировать внутренний и внешний документооборот, упорядочить работу с документами и ускорить согласование процессов. Автоматизация документооборота обеспечивает единую цифровую среду, безопасность работы, экономию времени и защиту документов от потери.
Что такое автоматизация документооборота?
Автоматизация документооборота – это переход от бумажных процессов к работе с документами в цифровой системе.
По определению, Система автоматизации документооборота (СЭД) — это «автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации». Проще говоря, вместо бумажных регистрационных журналов, печатных соглашений и конвертов используется единая электронная платформа: документы создаются, регистрируются, согласуются и хранятся в цифровом виде.
ГОСТ определяет «документооборот» как движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения (включая прием, регистрацию, рассылку и контроль исполнения). Автоматизация охватывает весь этот цикл, превращая его в управляемый электронный процесс. В частности, внедрение СЭД позволяет упростить внутренний документооборот – обмен приказами, служебными записками, договорами и другими офисными документами внутри компании – за счет централизованного учета и контролируемых маршрутов движения.
Для чего нужна автоматизация документооборота?
Переход от ручного к автоматизированному документообороту решает ряд острых проблем и дает организации значительные преимущества:
| Проблемы бумажного документооборота | Преимущества автоматизации |
|---|---|
| Долгое ручное согласование и учет (бумажные очереди) |
Быстрая автоматическая маршрутизация документов |
| Потеря и дублирование бумаг, сложности поиска | Единая база документов, мгновенный поиск и уведомления |
| Отсутствие прозрачной истории (нет контроля) | Полная история правок и согласований в системе |
| Высокие расходы на печать, пересылку, хранение |
Сокращение затрат на бумагу |
| Зависимость от офисного рабочего места | Мобильный доступ и возможность удаленной работы |
Такое решение позволяет ускорить процессы и повысить эффективность работы, поскольку роли и сроки согласований задаются в системе. СЭД обеспечивает прозрачность работы: руководитель видит, на каком этапе находится каждый документ, и может оперативно перераспределить задачи. Автоматические уведомления и отчеты помогают не упустить срок исполнения. К тому же современные СЭД поддерживают интеграцию с ЭЦП и системами юридически значимого ЭДО (например, Диадок), что расширяет возможности обмена документами с контрагентами и исключает переключение между приложениями. В результате автоматизация внутренних процессов снижает число ошибок (например, система автоматически проверяет бюджетные лимиты или срок действия доверенностей), освобождает сотрудников от рутины и экономит ресурсы компании.
Этапы автоматизации документооборота
Внедрение СЭД выполняется поэтапно:
- Анализ текущих процессов. Оценивается существующий документооборот: какие документы и как проходят между отделами, где возникают задержки и ошибки. Проводится аудит регламентов и технологий, чтобы понять точку входа автоматизации.
- Выбор системы. Исходя из задач организации, выбирают тип решения (коробочная СЭД, облачное решение, собственная платформа) и конкретный продукт. Учитываются требования по функционалу, интеграции, гибкости настроек и стоимости лицензий.
- Интеграция и настройка. Система внедряется в IT-инфраструктуру: происходит развертывание сервера, интеграция с учетными системами и настройка «маршрутов» документооборота. Часто требуется доработка шаблонов, форм и бизнес-процессов под нужды компании.
- Обучение сотрудников. Параллельно проводится обучение пользователей: секретари, офис-менеджеры, руководители и другие сотрудники осваивают новую систему, учатся работать с электронными картами документов и контролировать задачи.
- Контроль и оптимизация. После запуска СЭД отслеживают ключевые метрики: время согласования, количество ошибок, загрузку сотрудников. По данным системы выявляют узкие места и при необходимости корректируют бизнес-процессы или настройки системы. В любом случае, автоматизация «закрывает» большинство проблем, а внедрение СЭД позволяет решить все эти проблемы бумажного документооборота.
Системы автоматизации документооборота
На рынке сегодня представлены разные подходы к автоматизации документооборота: от типовых коробочных СЭД до облачных решений и заказных разработок под конкретные нужды компании.
Коробочные СЭД — это готовые программные продукты с определенным набором функций, подходящие для большинства организаций без необходимости глубоких доработок. Они позволяют быстро внедрить систему и стандартизировать процессы.
Заказные решения создаются индивидуально под задачи конкретного заказчика. Разработка начинается с анализа бизнес-процессов, потребностей и проблем организации. Как правило, такие системы строятся на основе существующих платформ с открытой архитектурой, где доработки выполняются с учетом отраслевой специфики и внутренних требований. Этот подход обеспечивает максимальную гибкость, точное соответствие требованиям бизнеса и возможность дальнейшего развития системы.
Одним из самых технологичных решений на рынке является СЭД ТЕЗИС — отечественная кроссплатформенная система, включенная в реестр российского ПО. ТЕЗИС легко интегрируется с российскими СУБД и операционными системами, поддерживает распределенную архитектуру, мобильное приложение с оффлайн-работой, квалифицированную ЭП и ЮЗЭДО (обмен юридически значимыми документами через Диадок).
СЭД ТЕЗИС реализует модульный подход — наряду с базовым набором инструментов для управления документами, в систему входят специализированные модули:
- «HR» — для автоматизации HR-документооборота;
- Контроль выполнения задач — для управления поручениями и сроками;
- «Электронная канцелярия» и «Совещания» — для организации делопроизводства;
- Модуль искусственного интеллекта, который открывает новые возможности автоматизации.
Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС — это встроенный Low Code AI-конструктор, позволяющий без программирования создавать интеллектуальные сценарии автоматизации. Он анализирует контекст, обучается на реальных данных и выполняет задачи, которые раньше требовали ручного участия: формирует аннотации, оценивает риски и полноту информации, проверяет соответствие требованиям, готовит черновики резолюций, связывает документы и отслеживает изменения в нормативных актах. Модуль включает готовый набор операций, интегрируется с различными LLM, в том числе отечественными, и открывает организациям возможность выстраивать собственные ИИ-процессы прямо внутри СЭД.
Благодаря такому сочетанию технологий СЭД ТЕЗИС подходит как для внедрения «из коробки», так и в рамках заказной разработки. Система помогает унифицировать документооборот, повысить прозрачность процессов и сократить рутину, а встроенные интеллектуальные инструменты позволяют вывести эффективность работы с документами на новый уровень.
Реальный кейс: как мы автоматизировали документооборот и ускорили работу отделов
В качестве примера можно рассмотреть внедрение СЭД ТЕЗИС в МТС Банке. До перехода на СЭД ТЕЗИС банк использовал другую систему, которая не обеспечивала требуемую функциональность: отсутствовали интеграции, поддержка электронной подписи и высокая скорость работы. В 2022 году стартовал проект по внедрению новой СЭД, и уже к марту 2023 года система успешно функционировала по ключевым направлениям — организационно-распорядительная документация, договорная и закупочная деятельность, протоколы совещаний и работа с канцелярией.
Сегодня в системе одновременно работает более 350 сотрудников, ежемесячно обрабатывается свыше 16 000 документов. В МТС Банке отмечают, что переход на СЭД ТЕЗИС значительно повысил скорость и удобство работы, упростил поиск документов и снизил количество ошибок. Благодаря поддержке квалифицированной электронной подписи все этапы согласования выполняются в одном окне, что обеспечило корректность данных и прозрачность процессов.
Заключение
Автоматизация документооборота в организациях дает ощутимый эффект: снижаются издержки, ускоряются бизнес-процессы и повышается прозрачность управления. Как отмечают эксперты, СЭД — это не просто оптимизация внутренних процессов, а возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Современные системы, такие как СЭД ТЕЗИС, объединяют весь необходимый функционал — от автоматизации регистрации и маршрутизации документов до мобильного доступа и аналитики — благодаря чему компании избавляются от бумажной волокиты и получают контролируемый и удобный документооборот. Внедрение Системы ТЕЗИС помогает организациям не только отказаться от бумаги, но и выйти на новый уровень эффективности, обеспечив автоматизацию внутреннего документооборота и полное управление корпоративными процессами на одной платформе.
