Теоретики безбумажного документооборота в последние несколько лет заинтересовались вопросом использования СЭД для повышения эффективности проведения совещаний. Причем, как это обычно случается в мире информационных технологий, телега опять пошла впереди лошади: сначала в системах электронного документооборота начали появляться модули автоматизации совещаний, и только затем сообщество пользователей и разработчиков СЭД задумалось: а как это должно правильно работать.

Даже беглый обзор теоретических статей по вопросу организации совещаний посредством систем документооборота демонстрирует главную проблему, которая кроется в этой области: деловое совещание в организации — это мультиформатное мероприятие. Под термином «совещание» может скрываться и многочасовой экспертный совет, и пятиминутная летучка перед началом рабочей недели.

Теоретики автоматизации совещаний из числа вендоров СЭД пытаются предложить какой-то единый, типовой, «наиболее правильный порядок проведения совещаний», который бы позволил создать модуль автоматизации, способный охватить все форматы проведения деловых собраний.

Теоретизирующие пользователи, в свою очередь, предлагают частные сценарии автоматизации при помощи модуля организации совещаний той СЭД, которая установлена в их организации. И пытаются на их примере вывести общие принципы «наиболее правильного проведения совещаний».

Ни тот, ни другой подход не вызывает согласия у сообщества. Вопрос остается открытым: а действительно ли СЭД может обеспечить автоматизированное безбумажное проведение совещаний во всем их многообразии? В этой статье мы попытаемся изложить свой взгляд на данный вопрос, а также расскажем о первых попытках создания модуля «Совещания» в СЭД ТЕЗИС.

КАМЕНЬ ПРЕТКНОВЕНИЯ ПРИ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ: РАЗНООБРАЗИЕ ФОРМАТОВ

Совещание есть заседание или собрание, посвященное обсуждению каких-то вопросов. Это понимают все. Безусловно, аксиоматически, на уровне здравого смысла совещание обладает следующими признаками:

— Совещание всегда имеет участников (какие-то люди собираются);

— Совещание всегда имеет время и место проведения (какие-то люди собираются в какое-то время в каком-то кабинете);

— Совещание всегда имеет цель (зачем-то же все эти люди собираются именно в это время в этом кабинете?);

— Совещание всегда имеет результат (не зря же все эти люди собрались именно в это время в этом кабинете?)

Во всем остальном организаторы совещаний имеют полную творческую свободу.

Совещания могут различаться по составу участников. Здесь имеется в виду как количество человек (узкий состав, расширенный состав, представительный состав), так и их статус (совещания высшего руководства, совещания участников проектов, совещания узких рабочих групп и т.п.) и постоянство состава (состав участников четко определен и повторяется из раза в раз или же несколько человек спонтанно собираются на мозговой штурм). Варьируются также и роли участников совещания — есть ли председатель, секретарь, контролер исполнения работ и так далее.

Совещания могут различаться по времени. Сюда входит не только конкретная дата и время проведения (они всегда разные), но и периодичность и проведения. Совещания могут быть разовыми (мозговой штурм по поводу внезапного коллапса в производственном процессе), а могут быть регулярными (планерка раз в неделю) или периодическими (собрание директоров раз в квартал). Место проведения совещания также может быть фиксированным («всех на ковер к гендиректору»!) или меняться: бронироваться по расписанию или выбираться спонтанно. От времени и места зависит то, как формируются приглашения на совещание или уведомления о нем.

Цели совещаний также могут быть фиксированными («раз в год проводим экспертный совет по поводу нового релиза») или же разнообразными: инструктажи, информативные совещания, основная цель которых — сообщить сотрудникам некоторую информацию; оперативные совещания («летучки»), на которых сотрудники рассказывают о своей текущей работе за некоторый период; проблемные совещания, целиком посвященные глубокому обсуждению одного или нескольких вопросов — множество их. От цели совещания зависит, требуется ли для совещания повестка — если для заседания директоров раз в квартал она, определенно, нужна, то на «летучках» большинство компаний вполне обходятся без повестки.

Результаты совещаний — вообще отдельный вопрос: совещания могут быть конструктивными, а бывает и так, что участникам вообще не получается ни до чего договориться. Результат совещания тесно связан с его целью, которая определяет, требуется ли фиксация результата в виде протокола: для расширенного проблемного совещания протокол явно требуется (нужно же куда-то записать варианты решения проблемы, поставить задачи по ее решению…), но зачем он для краткого заседания рабочей группы, которая спонтанно собралась в составе 3-4 человек, каждый из которых в состоянии самостоятельно вести записи?

Совещания бывают очень и очень разные: и формальные с приглашениями, повесткой и резолюциями, и короткие спонтанные совещания «on-demand». Пытаться предложить единый сценарий проведения совещания (а следовательно, и единую реализацию автоматизации совещаний в СЭД) — это как попытка одеть всех детей в одну школьную форму: получалось только в СССР и никому не нравилось.

О НЕВОЗМОЖНОСТИ ЕДИНООБРАЗНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ В СЭД

Из вышесказанного следует, что главным архитектурным принципом построения некоторого программного инструмента для автоматизации совещаний должна быть гибкость. Жесткие унифицированные сценарии для автоматизации не подходят, так как не учитывают многообразие форматов, в которых могут проводиться совещания.

Как мы выяснили в предыдущем разделе, существуют лишь некоторые «крючки», за которые может зацепиться разработчик системы документооборота, создающий модуль автоматизации совещаний. Участники, время и место проведения, тема и результат — это единственные безусловно необходимые поля карточки совещания в системе. То есть, модуль автоматизации совещаний может, по сути, представлять собой всего одну карточку в СЭД и один экран просмотра списка этих карточек.

Все остальное — процессы движения и обработки карточек совещаний — должны обеспечиваться гибкими механизмами самой СЭД, в разном сочетании для каждого типа совещаний, которые проводятся в конкретной организации. Маршрут движения карточки, автоматическое создание карточек периодических совещаний, рассылка уведомлений о совещаниях, возможность ведения повестки и протокола — все это должно настраиваться отдельно для разных типов собраний и при необходимости отключаться-подключаться (заполняться-не заполняться), в зависимости от того, требует ли этого формат совещания.

Возьмем простой пример: каждый понедельник с 10 до 12 утра в кабинете генерального директора проводится планерка, в которой участвуют собственно директор и руководители отдела маркетинга и отдела продаж. Иногда к совещанию присоединяются другие участники — к примеру, руководители проектов. Формат планерки подразумевает, что каждый участник отчитывается о текущем положении дел в своем отделе и делится планами на неделю.

Что в этом формате статично, а что динамично? Время и место проведения статичны, статичны также цель и результат (проинформировать друг друга о том, как движется работа и определить планы на неделю). Динамически изменяется лишь состав участников.

Нужна ли такому собранию повестка? Нет, не нужна (либо она не меняется от совещания к совещанию). У каждого участника своя информация, которую он хочет сообщить остальным. Нужно ли рассылать участникам приглашения? Да, периодически нужно, поскольку состав участников временами меняется. Нужны ли такому совещанию председатель, секретарь? Председатель — да, он есть, в его роли выступает генеральный директор. А вот без секретаря вполне можно обойтись: планерка не подразумевает письменного ведения протокола. С другой стороны, если не ведется протокол, то как потом распределять поручения?

Чтобы перевести в электронный вид даже такое простое совещание, система документооборота, как минимум, должна поддерживать:

— Гибкие возможности настройки шаблонов, чтобы создать «черновик» карточки совещания, в котором заданы его неизменные параметры: время — с 10 до 12, место — кабинет генерального директора, основной состав участников — директор, глава по маркетингу, руководитель отдела продаж; цель (тему) совещания (например, «Планерка с 25.07 по 29.07»), повестку.

— Гибкие возможности автоматического периодического создания карточки по данному шаблону в заданное время (к примеру, за выходные до планерки, в пятницу в 10 утра);

— Гибкие возможности редактирования карточки, автоматически созданной на основе шаблона: добавление новых участников, возможность добавления комментариев, а также возможность не заполнять повестку и протокол (как мы выяснили, они не нужны);

— Гибкие возможности рассылки приглашений новым участникам по электронной почте (вне зависимости от используемого почтового клиента — многие поставщики СЭД, почему-то, навязывают интеграцию именно с Outlook);

— Возможности создания поручений на базе карточки совещания. Даже если протокол не ведется, все руководители смогут поставить задачи своим сотрудникам на неделю на основе того, о чем говорилось за закрытыми дверями.

И это простая планерка. А форматов совещаний — десятки. Как вы автоматизируете «пятиминутку» рабочей группы, собравшейся в свободном составе, чтобы обсудить один-единственный вопрос?

О ПОПЫТКАХ СОБРАТЬ ВСЕ «КРЮЧКИ» ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЯ В ЕДИНЫЙ МОДУЛЬ

В СЭД ТЕЗИС есть модуль автоматизации совещаний, и работает он примерно так, как описано выше. Есть список совещаний и возможность создать новое совещание по шаблону:

Есть карточка совещания, содержащая упомянутые «крючки» — общие параметры для всех видов совещаний (цель, время, место):

Есть возможность гибкого добавления участников — причем не только из «своих», но и из справочника контрагентов и внешних контактов:

Где мы не дали пользователям свободы, так это сделав обязательными поля карточки «Председатель» и «Секретарь». Хотя, как подсказывает здравый смысл, у совещания только один обязательный участник — его инициатор (это поле тоже обязательное. Кстати, оно не заполняется автоматически. То есть, теоретически, секретарь может создать совещание за директора, даже если сам не будет на нем присутствовать).

Есть хитрая вещь под названием «статус совещания». Их два: Повестка и Протокол. Если выбран статус «Повестка», то в карточке отображается таблица для формирования повестки, которую можно не заполнять (а если заполнять, то по полной программе — с именами и очередностью докладчиков, списком тем и продолжительностью докладов). А в правой панели отображается кнопка, позволяющая выслать приглашения участникам.

А если выбран статус Протокол, то повестку надо заполнить обязательно — по итогам совещания. И в правой панели есть кнопка «Создать задачи», которая автоматически трансформирует каждый пункт повестки в задачу, которая потом назначается на нужного сотрудника.

Впрочем, если тип совещания — Повестка, то выставить задачи сотрудникам тоже можно. В правой панели отображается кнопка Создать, которая позволяет создать на основании карточки совещания что угодно — хоть задачу, хоть документ.

О НЕОБХОДИМОСТИ ДОРАБОТОК ПОД УНИКАЛЬНЫЕ ПРОЦЕССЫ АВТОМАТИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ КАЖДОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

И все же, даже если создать карточку совещания в духе минимализма, гибкости и здравого смысла, чего-то все равно будет не хватать. Даже в простом упомянутом примере автоматизации планерки есть пункт — периодичность. То есть, совещание должно собираться при помощи системы автоматически каждую неделю. Функциональности «периодических совещаний» в «коробке» ТЕЗИС нет. Периодические задачи — есть, а вот совещаний — нет. Но это вовсе не значит, что их нельзя организовать, если заказчик того пожелает.

Или вот реальный пример нашего заказчика из нефтегаза. Совещание проводится в три этапа: подготовка к нему, проведение совещания и исполнение принятых решений. На первом этапе формируется повестка совещания (и согласовывается), определяются время и место (и согласовываются), и рассылаются уведомления участникам (вместе с повесткой). На втором формируется протокол совещания (согласовывается и утверждается) и рассылается участникам совещания. На третьем этапе на основании протокола формируются задачи, их исполнение контролируется и результаты доводятся до совещавшегося руководства. Это уже не простая планерка — это извилистый лабиринт согласований, повторных согласований, утверждений, контроля и оповещений. И его можно построить, если СЭД дает возможности кастомизации.

Системе документооборота, с помощью которой планируется автоматизация совещаний, необходимы встроенные инструменты BPM — к примеру, визуальный дизайнер процессов в СЭД ТЕЗИС. Поскольку единого «наиболее правильного» способа проведения совещаний, подходящего для любой организация, не существует, возможность гибкой настройки маршрута возникновения и движения карточки совещания — единственный выход в попытке автоматизировать такую сложную и многообразную область внутрикорпоративной деятельности. Инструменты управления бизнес-процессами помогут настроить и периодичность создания карточек совещаний, и отправить их по необходимым маршрутам согласования с соответствующими уведомлениями.

Подведем итоги: единого технического способа автоматизации совещаний при помощи СЭД не существует. Причина этому — то, что совещания имеют великое множество форматов проведения, каждый из которых удобен для обсуждения тех или иных вопросов.

Конечно, у любого совещания есть время, место проведения, участники, цель — главные информативные поля карточки совещания в СЭД. Результатом совещания закономерно являются выставленные сотрудникам задачи, либо ничего (в случае информативного совещания). В остальном у организаторов совещания полная свобода, которую неудобно и невыгодно чем-то ограничивать.

Из этого закономерно следует, что СЭД для автоматизации совещаний должна иметь оптимальный набор готовой функциональности, касающейся непосредственно совещаний, максимально гибкие возможности кастомизации, а также включать в себя инструменты BPM. В этом случае компромисс между системой, пытающейся навести порядок в бизнес-процессах организации, и творческой свободой ее работниковбудет найден.