Многие компании недооценивают реальные затраты на бумажный документооборот. На первый взгляд все очевидно: высчитывают стоимость бумаги, картриджей, принтера. Но за этими очевидными тратами скрывается целая цепочка издержек, например, время сотрудников на согласование и поиск документов, курьерская доставка, аренда архива, штрафные риски при утрате первичных документов. В сумме это могут быть сотни тысяч рублей в год, которые просто не попадают ни в одну статью бюджета.

В этом материале разберем все статьи расходов с конкретными цифрами и покажем, как соотносятся затраты на бумажный документооборот со стоимостью перехода на СЭД.

Из чего складываются расходы на бумажный документооборот

Приведенные оценки основаны на внутренних данных СЭД ТЕЗИС, собранных в ходе работы с клиентами. Цифры носят ориентировочный характер и могут варьироваться в зависимости от размера компании и специфики процессов.

Трудозатраты сотрудников

Это главная и наименее очевидная статья расходов. Каждый документ нужно создать, распечатать, передать на согласование, получить обратно с подписью, зарегистрировать и положить в папку. Все это — время сотрудника, которое можно перевести в рубли.

Простой пример: сотрудник с окладом 60 000 ₽ в месяц (данные Росстата о медианной зарплате в России за 2026 год) стоит компании примерно 500–550 ₽ в час с учетом налогов и взносов. Если в день он тратит на работу с бумажными документами 1,5–2 часа, это 800–1100 ₽ ежедневно, и это расчет только по одному человеку. В компании из 20 человек, где каждый хоть немного работает с документами, эта цифра превращается в 300 000–500 000 ₽ в год только на трудозатраты.

Материальные расходы

Небольшая компания из 10–15 сотрудников расходует в среднем:

За год это 84 000–132 000 ₽, только на расходные материалы, без учета оборудования и сервисного обслуживания.

Логистика и доставка

Бумажные оригиналы нужно физически доставлять: контрагентам, в филиалы, удаленным сотрудникам, в госорганы. Курьерская доставка по городу стоит от 300 до 800 ₽ за отправление, межгородская — от 500 до 2 000 ₽.

Если компания выполняет 50–100 отправлений в месяц, это 15 000–80 000 ₽ ежемесячно, или до 960 000 ₽ в год. Помимо денег стоит учитывать еще и время: ожидание курьера, контроль доставки, возврат оригиналов.

Хранение и архив

Бумажные документы занимают физическое пространство, и это пространство стоит денег.

Это 78 000–180 000 ₽ в год. Обычно это статья, которая «растворяется» в аренде и зарплатном фонде и никогда отдельно не считается.

Ошибки, правки и повторные согласования

При ручной обработке документов ошибки неизбежны: неверная версия договора ушла на подпись, пропущена согласующая виза, опечатка в реквизитах. Каждая такая ситуация превращается в повторный цикл согласования: новая распечатка, повторная доставка, потеря времени.

В денежном выражении это сложно оценить заранее, но последствия бывают ощутимыми. Например, утрата первичных документов грозит штрафом по ст. 120 Налоговым кодексом Российской Федерации (от 10 000 до 30 000 ₽), а при занижении налоговой базы это 20% от неуплаченной суммы. Просрочка ответа на официальное обращение — отдельные штрафные санкции в зависимости от сферы деятельности.

Риск утраты документов

Бумажный документ легко потерять, повредить или уничтожить. Утраченный договор или акт может привести к невозможности доказать выполнение обязательств, судебным спорам и прямым финансовым потерям. Восстановление документов через нотариуса или контрагента требует ресурсов: время, деньги, а также может принести репутационные риски.

Удаленные сотрудники и работа распределенных команд

Бумажный документооборот физически не работает в распределенной команде. Документ, который нужно согласовать с руководителем в другом городе, превращается в логистическую задачу: курьерская отправка занимает 1–3 дня, ожидание подписи — еще столько же. Итого один документ может проходить согласование неделю вместо нескольких часов.

При 20–30 таких документах в месяц только задержки обходятся компании в несколько десятков тысяч рублей упущенного времени сотрудников, не считая стоимости межгородской доставки оригиналов.

Сколько стоит один документ: сравнение бумаги с СЭД

Зафиксируем допущения, чтобы расчет был прозрачным. Возьмем компанию с 20–30 сотрудниками, средняя ставка — 600 ₽/ч.

* Для СЭД в эту строку можно включить долю стоимости лицензии, приходящуюся на один документ. Например, базовая лицензия СЭД ТЕЗИС стоит 150 000 ₽. Если система обрабатывает 500 документов в месяц, это 25 ₽/документ в первый месяц, а при сроке использования 3–5 лет стоиvjcnm составит меньше 1 ₽/документ. Плюс можно учесть небольшие расходы на электроэнергию для серверного оборудования и резервное копирование, но это доли рублей на документ.

Разница составляет примерно 380 ₽ на каждый документ.

При объеме 500 документов в месяц: экономия примерно 190 000 ₽/мес, или 2 280 000 ₽ в год. При объеме 200 документов в месяц: примерно 76 000 ₽/мес, или 912 000 ₽ в год. Это трудозатраты и расходники. Логистика, хранение и штрафные риски здесь не учитываются.

Как рассчитать затраты на бумажный документооборот в своей компании

Шаг 1. Посчитайте трудозатраты. Возьмите среднюю зарплату сотрудников, которые работают с документами. Умножьте на 1,35 (НДФЛ + страховые взносы), получите реальные затраты работодателя. Разделите на 168 рабочих часов в месяце (это среднее значение, количество рабочий часов может меняться из-за праздничных и выходных дней) получите стоимость часа. Затем оцените, сколько времени один сотрудник тратит на работу с бумагой в день: создание, согласование, регистрацию, поиск в архиве. Умножьте на стоимость часа и на количество сотрудников.

Шаг 2. Добавьте материальные расходы. Сложите фактические затраты на бумагу, картриджи, расходные материалы и канцелярию за месяц. Прибавьте амортизацию оргтехники (стоимость принтера / МФУ ÷ 36 месяцев, это примерный гарантийный срок работы принтера).

Шаг 3. Учтите логистику. Посчитайте количество курьерских отправлений в месяц и умножьте на среднюю стоимость доставки. Прибавьте время сотрудников на ожидание и контроль.

Шаг 4. Добавьте расходы на хранение. Оцените площадь, занятую архивом. Умножьте на ставку аренды за кв. м. Прибавьте время сотрудника на поиск и выдачу документов.

Шаг 5. Сложите все. Суммируйте шаги с 1 по 4. Умножьте на 12 месяцев и получите годовые затраты на бумажный документооборот. Сравните с расчетом стоимости внедрения СЭД ТЕЗИС под вашу конфигурацию, разница покажет реальный экономический эффект от перехода на электронный документооборот.

Сколько стоит переход на СЭД и когда он окупается

Базовая лицензия СЭД ТЕЗИС (стандартная редакция, 10 одновременных подключений) стоит 150 000 ₽. Рассчитать стоимость внедрения Системы ТЕЗИС под конкретную конфигурацию можно на странице калькулятора.

Дополнительные опции, которые влияют на итоговую стоимость:

• мобильное приложение от 20 000 ₽;
• шлюз с учетной системой (1С и др.) 120 000 ₽;
• шлюз с Диадок 120 000 ₽;
• модуль ИИ и ИИ-ассистент рассчитываются отдельно.

Для компании с объемом 200 документов в месяц, которая экономит около 912 000 ₽ в год, базовое внедрение окупается менее чем за 2–3 месяца. При объеме 500 документов — еще быстрее.

Это без учета косвенной экономии: ускорения согласований, снижения штрафных рисков и освобождения времени сотрудников под профильные задачи.

Что делать в первую очередь для перехода на СЭД

Когда цифры подсчитаны, следующий шаг — выбор системы. Здесь важно не просто сравнить прайс-листы, а оценить, какая функциональность действительно нужна вашей компании: какие процессы автоматизировать в первую очередь, какие интеграции с учетными системами нужны, как устроен контроль исполнения.

Мы разобрали эти вопросы в отдельных материалах: как выбрать СЭД для компании, на что смотреть при сравнении систем, как оценить ИИ-функциональность в СЭД.

СЭД ТЕЗИС автоматизирует ключевые этапы работы с документами: электронную канцелярию, согласование по настраиваемым маршрутам, контроль исполнения задач и поручений, архивирование и интеграцию с учетными системами. Система внедрена в более чем 800 организациях, входит в реестр отечественного ПО и работает на российском стеке.

FAQ

Как быстро окупается внедрение СЭД?

Зависит от объема документооборота. При 200+ документах в месяц базовое внедрение, как правило, окупается за 2–6 месяцев за счет сокращения трудозатрат и логистики.

Что меняется сразу после перехода на СЭД, а что постепенно?

Быстрее всего ощущается эффект там, где бумага создает физические задержки: исчезают курьерские отправки, сокращается время на согласование, процессы, которые занимали дни, переходят в режим часов. Расходы на бумагу, картриджи и хранение снижаются постепенно, по мере того как новые документы перестают создаваться в бумажном виде.

Что входит в базовую лицензию СЭД ТЕЗИС?

Базовая лицензия в стандартной редакции на 10 одновременных подключений стоит 150 000 ₽. В нее входит основная функциональность системы. Дополнительные модули (мобильное приложение, интеграции, ИИ) приобретаются отдельно. Рассчитайте предварительную стоимость внедрения в онлайн-калькуляторе на сайте.

Нужно ли полностью отказываться от бумаги?

Нет. СЭД переводит в электронный вид внутренние процессы: согласование, контроль, архив. Для документов, которые по закону требуют бумажного оригинала, система поддерживает гибридный режим работы.

Подходит ли СЭД для небольших компаний?

Да. СЭД ТЕЗИС масштабируется от небольших команд до крупных холдингов. Стартовая конфигурация на 10 подключений подходит для компаний от 20–30 человек с активным документооборотом.