Электронный документооборот: как выбирать СЭД и не упустить важное

Сегодня система документооборота – не просто возможность заявить об инновационном подходе к ведению бизнеса, это насущная необходимость, а отсутствие её на предприятии есть признак недостаточной зрелости бизнес-процессов и слабой культуры работы с электронными документами. Между тем, выбор СЭД стал довольно трудным делом для заказчиков: рынок весьма насыщен, вендоры наперебой рассказывают о своих продуктах, обещая быстрый экономический эффект и другие чудеса.

Представленный аналитический материал содержит рекомендации, призванные помочь организациям сформировать сбалансированный набор критериев при выборе системы документооборота с учетом реалий и трендов рынка. Он рассчитан на руководителей компаний, функциональных заказчиков, ИТ-директоров и представителей служб ДОУ.

Много лет назад, работая начальником ИТ-отдела большого дистрибьютора, я сам стоял перед выбором системы электронного документооборота. В Интернете я нашел массу методик сравнения систем, но все они касались только функциональных характеристик, а другие, не менее важные факторы ускользали из их поля зрения.

LaskinIvan_Сейчас, работая со множеством заказчиков на рынке документооборота, я с удивлением обнаружил, что ситуация не сильно изменилась. Часто не хватает объективной и понятной информации о том, на что обращать внимание при принятии столь важного решения, какие тонкости и нюансы следует учесть, каких подводных камней избежать. Обилие предложений, представленных на рынке, вводит в растерянность, а мнение разработчиков воспринимается как предвзятое.

Аналитический материал Станислава Макарова рассказывает о его взгляде на проблемы при выборе СЭД или ECM-системы. И мне кажется, это очень полезное мнение для всех, кто подбирает систему для своей организации. В этом материале собраны полезные советы о том, как при выборе системы не упустить из виду нефункциональные преимущества, которые будут влиять на долгосрочный успех внедрения СЭД. В некоторых моментах наше мнение отличается от мнения автора, но мы все же решили напечатать исходный текст без редакционных правок.

Иван Ласкин
руководитель направления СЭД ТЕЗИС

 

Рынок ЕСМ на текущий момент достиг состояния функционального паритета, когда продукты по техническим характеристиками функциональным возможностям стали похожи друг на друга. Поэтому зачастую последним аргументом при выборе решения становятся такие факторы, как агрессивная ценовая политика, успешная рекламная кампания или административный ресурс.

StasMakarov

Все системы очень разные, но реальные различия между ними лежат в другой плоскости – это актуальность используемых технологий, качество и удобство пользовательского интерфейса, гибкость платформы, мобильность, возможности развития и ряд других факторов.На самом деле,

Настала пора поменять ваши подходы к выбору ECM – многостраничные опросники по функциям и техническим параметрам систем не дадут вам однозначного ответа, какая система лучше. Нужно изменить состав критериев так, чтобы учитывать реалии зрелого рынка.

Станислав Макаров
независимый журналист-аналитик, эксперт в сфере СЭД