Плюсы и минусы СЭД в разных редакциях

Для компаний, находящихся в процессе выбора системы электронного документооборота, крайне актуальным становится вопрос об объемах внедрения системы.

Рынок систем электронного документооборота, как правило, предлагает заказчикам два варианта: внедрение стандартного решения с определенным набором функций (минимальным или расширенным), либо модификация СЭД под специфичные требования компании.

Таким образом, компания, выбирающая СЭД, сталкивается с дилеммой: получить готовое решение, под которое необходимо будет  «подстроиться», потратив при этом меньше времени и  денег, либо вложить в проект больше ресурсов и в итоге получить решение, которое уже полностью настроено под организацию — имеет предустановленные отчеты, карточки, процессы, отражающие специфику деятельности именно их организации.

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение?

В данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор — ниже.

Функциональность СЭД в разных редакциях

От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все основные функции управления документооборотом:

  • Контроль исполнительской дисциплины.
  • Управление документами и договорами по стандартным процессам (ознакомление, согласование, утверждение).
  • Автоматизация канцелярии.

Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения  и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.

Стандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в нее входят:

  • Инструменты для построения уникальных бизнес-процессов. В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.
  • Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
  • Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
  • Модуль распознавания текста.

Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии.

Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения. Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию. В СЭД ТЕЗИС Расширенная редакция позволяет настроить:

  • Шлюз для интеграции с учетной системой (1С, SAP, Oracle).
  • Квалифицированную ЭП для обеспечения юридически значимого документооборота.
  • Специализированные модули: «Учет обращений граждан» для госсектора, «Единый холдинг» для крупных холдинговых структур.

Таким образом, объемы функциональных возможностей нарастают от редакции к редакции. В данному критерию плюсов и минусов СЭД явно выигрывают Стандартная и Расширенная редакции системы, причем Расширенная редакция условно получает три плюса, Стандартная — два, а Базовая — один.

Сроки внедрения СЭД

От сроков внедрения зависит, насколько быстро система перейдет в компании в промышленную эксплуатацию. В случае, если внедрение стандартное и не предполагаются дополнительные доработки, сроки можно рассчитать по дням с момента подписания договора.

На основе многолетних практик внедрения типовых редакций ТЕЗИС — Базовой и Стандартной  сложилась следующая схема:

  • Установка системы — максимум 1 рабочий день.
  • Обучение администратора системы —1 рабочий день.
  • Настройка системы — 5-10 рабочих дней.
  • Обучение пользователей — количество дней зависит от количества групп пользователей, максимум 5 рабочих дней.
  • Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.

На этом внедрение считается завершенным, и система переходит в промышленную эксплуатацию

«На практике этапы внедрения «коробки» происходят куда быстрее. На установку выделяется 4 часа, еще 4 — на обучение администратора, и еще 4 — на обучение одной группы пользователей», — комментирует Екатерина Королева, ведущий специалист технической поддержки ТЕЗИС.

Так что типовое внедрение, в этом вопросе явно выигрывает, поскольку проектное внедрение системы, безусловно, занимает больше времени: с заказчиком заключается долгосрочный контракт, в рамках которого проводится проектное внедрение системы с максимальным вниманием к деталям.

Не следует, однако, упускать из виду, что при стандартном внедрении также потребуется настроить систему — заполнить справочники, добавить пользователей, настроить уникальные процессы, создать дополнительные отчеты и так далее. Это может сделать обученный администратор системы, либо специалисты по внедрению СЭД интегратора или вендора. Но все же времени на внедрения уходит в разы меньше.

Если оценивать плюсы и минусы СЭД с этой точки зрения, редакция системы с базовым набором функций явно внедряется быстрее. Баллы в данном случае можно распределить так: Базовая редакция — три плюса, Стандартная — два плюса,  Расширенная — один.

Качество внедрения СЭД

От качественно проведенного внедрения зависит стабильная работа системы в будущем. Поэтому нелишним при выборе между стандартным и проектным внедрением будет рассмотреть предложения поставщика по внедрению той или иной вариации своего продукта.

Так, типовое внедрение системы электронного документооборота ТЕЗИС состоит из пяти основных этапов:

  • Установка системы на серверное оборудование заказчика. Развертывание системы производится удаленно, при необходимости возможен выезд на территорию заказчика. Система устанавливается на подготовленное серверное оборудование. Производится первичная настройка, проверяется работа сервисов.
  • Обучение администратора системы. Проходит сразу после первичной настройки типового решения на серверном оборудовании заказчика. Администратору передаются инструкции пользователя и администратора, проводится подробный инструктаж.
  • Настройка стандартной функциональности системы. Проводится силами администратора системы, прошедшего соответствующее обучение, либо сотрудниками компании, проводящими проект внедрения СЭД. Производится загрузка справочников контрагентов и пользователей, настраиваются группы доступа и роли пользователей в системе, все типы, виды и шаблоны карточек, маршруты движения документов, производится настройка нумераторов, номенклатуры дел.
  • Обучение пользователей. Как только система будет настроена и готова к запуску в опытную эксплуатацию, проводится обучение ключевых пользователей СЭД (как правило, это несколько групп не более 10 человек в каждой). Обучение может проводиться как на территории заказчика, так и удаленно в формате видеоконференции.
  • Консультации в период опытной эксплуатации. Администратор системы в период опытной эксплуатации обращается за помощью и консультациями к специалистам компании-интегратора. Продолжительность этапа опытной эксплуатации — до 22-х рабочих дней с момента обучения пользователей.

По  завершении периода опытной эксплуатации сопровождением Базовой, и Стандартной редакции системы занимается администратор СЭД, либо квалифицированные сотрудники вендора или партнера в нужном объеме в рамках дополнительного договора технической поддержки, .

Внедрение Расширенной редакции предполагает в большинстве случаев индивидуальный подход. В случае СЭД ТЕЗИС оно происходит по следующему плану:

  • Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика. Совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика проводится изучение и анализ бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать. Результат обследования фиксируется и согласовывается.
  • Разработка и согласование функциональной спецификации (ФС). На основании полученной по итогам обследования информации разрабатывается и согласовывается функциональная спецификация будущей системы документооборота, включающая в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе.
  • Настройка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС, согласно ФС. Кроме работ по настройке системы, указанных в типовом плане внедрения, осуществляются работы по настройке и доработке СЭД ТЕЗИС согласно требованиям утвержденной функциональной спецификации.
  • Передача настроек, демонстрация системы. Как только система настроена в соответствии с описанными в ФС требованиями, для ключевых пользователей СЭД проводится демонстрация, чтобы убедится в готовности продукта.
  • Тестовая эксплуатация системы. Ключевые пользователи при поддержке специалистов вендора или интегратора тестируют функциональные возможности системы ТЕЗИС и составляют список дополнительных пожеланий.
  • Подготовка к внедрению. На данном этапе дорабатываются стандартные инструкции администратора и пользователя системы ТЕЗИС, проводятся обучения и заполняются справочники.
  • Опытная эксплуатация. Проводятся контрольные проверки настроек и готовности системы к запуску в промышленную эксплуатацию. Пользователи приступают к работе в системе, вводя в нее реальные данные. Средняя продолжительность этапа опытной эксплуатации составляет 22 рабочих дня.

Промышленная эксплуатация. Подписывается приказ о вводе системы ТЕЗИС в промышленную эксплуатацию. Все пользователи в обязательном порядке приступают к работе в системе.

Как видно, проектное внедрение Расширенной редакции СЭД учитывает специфику и требования различных подразделений конкретного заказчика. Поэтому в данном аспекте плюсов и минусов СЭД преимущество явно за проектным внедрением. Здесь, с нашей точки зрения, один плюс получает базовое решение,  стандартное — 2 (за счет наличия инструментов более гибкой настройки системы), а расширенное — 3 плюса(за счет возможности модификации СЭД).

Стоимость СЭД

Бюджет внедрения СЭД — одно из самых «болезненных» мест для любого заказчика. От объемов имеющегося бюджета напрямую зависят объемы внедрения системы. Любая компания-поставщик СЭД предлагает свой прайс-лист, исходя из которого можно рассчитать примерную стоимость внедрения для компании в зависимости от редакции системы. Прайс на СЭД ТЕЗИС показан на картинке ниже:

Эти сухие цифры говорят об одной прописной истине: чем больше функциональности в редакции системы, тем дороже выйдет ее покупка, и это совершенно логично. Поэтому, выбирая СЭД, необходимо четко определить, для решения каких задач организации система будет использоваться, и какие функции вам понадобятся обязательно, а без каких можно обойтись. Ну, а в вопросе плюсов и минусов СЭД (конкретно в плане цен) явно лидирует Базовая редакция — три плюса, Стандартная — два, и Расширенная — один.

Возможности интеграции СЭД

Интеграция СЭД с другими системами с целью создания единого информационного пространства для обмена документами и данными является популярным трендом для современных «цифровых» организаций. Поэтому выбирая редакцию СЭД, следует оценить и ее интеграционные возможности. Рассмотрим их на базе СЭД ТЕЗИС.

Базовая редакция ТЕЗИС обладает локальными интеграционными возможностями. С ней интегрирована настольная утилита ТЕЗИС:Помощник, которая, обеспечивает интеграцию СЭД с Microsoft Office и Libreoffice, а значит  дает возможность обмена данными между СЭД ТЕЗИС и приложениями, установленными на рабочей станции пользователя.

Стандартная редакция ТЕЗИС уже предлагает более расширенные возможности интеграции за счет специализированных шлюзов. Помимо локальной интеграции, как у Базовой версии, система интегрируется с сервисом обработки и преобразования PDF документов ABBYY Recognition Server, который позволяет распознавать текст скан-копий документов, а в перспективе — еще и с ПО для сравнения распознанных документов ABBYY ScanDifFinder, которое позволит проводить сравнение и выявлять различия между бумажными и электронными версиями одного и того же документа.

Расширенная редакция ТЕЗИС за счет открытого кода обладает неограниченными интеграционными возможностями. Гибкая платформа CUBA, широкие возможности которой открываются пользователям Расширенной редакции ТЕЗИС, позволяет не только неограниченно модифицировать функциональность самой системы, но и налаживать выгрузку данных с веб-сервисов, через REST API, путем обмена XML- файлами или взаимодействия на уровне базы данных. И это — помимо всех функций интеграции, предлагаемых предыдущими редакциями.

Таким образом, наиболее широкими интеграционными возможностями обладает Расширенная редакция, то есть решение, обладающее максимальными возможностями модификации. Стандартная редакция позволяет интегрироваться с определенными системами за счет готовых средств, а Базовая ограничивается интеграцией с офисными пакетами. Таким образом, в этом раунде оценки плюсов и минусов СЭД три плюса получает модифицируемая Расширенная редакция системы, два плюса достаются Стандартной редакции, в то время как Базовой остается всего один.

Перспективы развития СЭД

Даже в минимальной редакции СЭД ТЕЗИС способна справиться с большинством типовых задач документооборота и делопроизводства. Однако, по мере использования уже внедренного продукта, может возникнуть понимание, что стандартной функциональности по управлению документами организации недостаточно и требуется автоматизация уникальных бизнес-процессов. В таких случаях встает вопрос о развитии системы. Поэтому при выборе редакции системы стоит учитывать, возможную потребность в расширении функциональности СЭД.

Рассмотрим на нескольких примерах, какие возможности развития системы дают различные редакции системы: Базовая, Стандартная и Расширенная.

Таким образом, мы видим, что наибольшее преимущество в плане развития системы дает Расширенная редакция. Она позволяет расширить набор документов, шаблонов, бизнес-процессов, отчетов, а также напрямую модифицировать программный код (к примеру, добавить в систему новые карточки или справочники). Более того, она имеет уникальный механизм расширения, благодаря которому все модификации, сделанные на одной версии системы, будут совместимы с новой версией при обновлении. Это позволяет автоматизировать на базе СЭД совершенно уникальные и несвойственные данной группе систем процессы, что может быть важно для компаний, которым требуется специфический документооборот.

Стандартная редакция также удовлетворяет большинство потребностей в расширении функциональности системы, в частности, в самом важном — создании новых бизнес-процессов и отчетов. Визуальный дизайнер бизнес-процессов, встроенный в СЭД, позволяет прокладывать новые маршруты движения и обработки документов, причем без применения каких-либо средств программирования. Новые отчеты достаточно легко создавать при помощи пошагового мастера создания отчетов; если же требуется сложная выгрузка данных в отчет, ее можно настроить при помощи продвинутого конструктора отчетов, который также встроен в систему. Как показывает наша практика, для большинства компаний этих возможностей развития системы оказывается вполне достаточно.

Что касается Базовой редакции системы, то она, хоть и ограничивает возможности своего развития, но обладает достаточным набором системных настроек, позволяющих адаптировать стандартную функциональность автоматизации документооборота к действительным потребностям делопроизводства компании — добавить существующие в компании виды документов, сформировать их шаблоны и тем самым перевести делопроизводство организации в электронную форму.

В этом аспекте плюсов и минусов СЭД, безусловно, три плюса достаются Расширенной редакции. Стандартная получает два, в то время как Базовая — один.

Плюсы и минусы СЭД в разных редакциях: итоги

Подведем итог. Соберем все вышеописанные пункты в одну таблицу.

Приобретая Базовую редакцию системы, вы получите экономичный продукт, который будет внедрен в минимальные сроки и по наименьшей цене. При этом он будет способен покрыть все типовые задачи делопроизводства и документооборота организации, а также контроля исполнительской дисциплины, и позволит настроить себя под специфику документационного обеспечения работы компании. Базовая редакция будет удобна для компаний, которым требуется исключительно автоматизация документооборота, без необходимости интеграции СЭД с другими системами, применяющимися для выполнения иных задач.

Стандартная редакция, в случае ее приобретения, станет «золотой серединой» в выборе СЭД. Она обойдется немногим дороже Базовой, но при этом будет практически так же быстро и эффективно внедрена. Зато по функциональности и возможностям развития системы Стандартная редакция в разы опередит базовую версию, позволив конструировать уникальные процессы движения документов, создавать подробные отчеты на основе данных из СЭД.

Расширенная редакция, в свою очередь, предоставит вам целую россыпь функций, дополнительных модулей и тонких настроек. Система будет внедрена и настроена с учетом всех ваших пожеланий. Она будет обладать продвинутыми интеграционными возможностями, а также предлагать огромные перспективы развития за счет модификации программного кода. Расширенная редакция раскрывает уникальные возможности, которые таит в себе ТЕЗИС под минималистичным интерфейсом. В следующей статье мы поведем речь о платформе СUBA, на которой строится СЭД ТЕЗИС. Мы постараемся показать, какие возможности скрываются «под капотом» Расширенной редакции и какие преимущества они могут дать в плане удобной и эффективной настройки СЭД.