В современном мире система электронного документооборота стала неотъемлемой частью практически каждой организации. СЭД сегодня — это не просто какая-то прихоть, а важная составляющая ИТ-инфраструктуры компании. Это связано с тем, что количество документов, используемых постоянно в работе, с каждым днем стремительно растет. Все их необходимо оперативно и качественно обрабатывать. И от того, насколько этот процесс налажен, зависят многие внутренние процедуры взаимодействия между подразделениями и контрагентами. Именно поэтому автоматизация документооборота — одна из самых приоритетных задач развивающегося бизнеса. Внедрение системы электронного документооборота существенно повышает эффективность деятельности коммерческой, промышленной или государственной организации, помогая быстро и удобно решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия.

Еще не так давно процесс автоматизации внутри компании строился по принципу автоматизации отдельных подразделений или задач, что приводило к наличию большого числа разносторонних программных продуктов. Постепенно подход изменился, и сегодня вопрос автоматизации внутренних процессов стали решать более комплексно.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы бумаг, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, и даже полностью парализовать работу организации.

Грамотно организованные процессы документооборота помогут наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях их существования. Именно поэтому к выбору СЭД стоит подходить с особой ответственностью, учитывая особенности внутренних и внешних процессов, которые должны проходить документы.

Что из себя представляет СЭД и зачем она нужна

Система электронного документооборота — программное обеспечение, позволяющее организовать работу с электронными документами — их создание, изменение и поиск, а также взаимодействие между сотрудниками — передачу, согласование, ознакомление и т.д. Современные СЭД обладают широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации документооборота, делопроизводства, управления бизнес-процессами и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Внедрение СЭД в организации поможет решить ряд проблем, характерных для бумажного документооборота:

• потеря документов;
• накопление большого объема необработанных документов;
• попадание документов к третьим лицам;
• трата времени на поиск необходимых документов;
• затрата большого количества рабочего времени на подготовку и согласование документов;
• потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и т.д.;
• невозможность установления истории работы с документами;
• срывы установленных сроков и бесконтрольность исполнителей;
• затраты на распечатку и ксерокопирование документов.

5 преимуществ системы электронного документооборота

Повышение производительности

При бумажном документообороте на поиск нужного или пропавшего документа могут уходить часы, в то время как система электронного документооборота справляется с подобной задачей за пару секунд. Использование в компании СЭД позволят ускорить процессы обработки корреспонденции, согласования договоров и ознакомления с документами.

Надежность хранения и сокращение ошибок

Использование системы электронного документооборота позволяет снизить риски потери документов из-за любых форс-мажорных обстоятельств. Кроме этого, грамотная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. Например, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам, а в СЭД регистрация будет происходить автоматически.

Мгновенный доступ к актуальным документам

Одно из важнейших преимущества СЭД — быстрый и легкий поиск последней версии документов. Тем самым решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь всегда сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Снижение расходов

Безусловно, внедрение системы электронного документооборота значительно сокращает расходы организации. В первую очередь, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте. Во-вторых, за счет оптимизации работы увеличивается производительность сотрудников компании.

Улучшение внутреннего взаимодействия

СЭД позволит значительно улучшить взаимодействия между отделами и сотрудниками внутри организации, а также облегчит коммуникацию и обмен информацией.

Требования к системе электронного документооборота

Правильный выбор СЭД — залог быстрого и эффективного внедрения. Но зачастую этот выбор затрудняется отсутствием четких требований к системе. Так на что же стоит обратить внимание в первую очередь?

• масштабируемость — как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов;
• кроссплатформенность — совместимость с различными операционными системами, программным обеспечением и СУБД;
• широкая функциональность;
• быстродействие — время отклика не более 3 секунд;
• гибкость системы — легкая адаптация под специфические процессы;
• интеграции с другими учетными системами и другими сторонними приложениями;
• удобные инструменты для самостоятельной настройки системы;
• наличие полнофункционального мобильного приложения;
• скорость внедрения;
• импортонезависимость;
• интуитивно понятный интерфейс.

Поскольку система электронного документооборота должна будет стать частью ИТ-инфраструктуры компании, то при выборе СЭД в обязательном порядке нужно будет учитывать ряд технологических факторов.

Стоит отметить, что система электронного документооборота ТЕЗИС сегодня одна из удобных и надежных систем с полнофункциональным веб-доступом, дающая возможность работать под любой операционной системой, не требующая установки на каждом рабочем компьютере или покупки дополнительного ПО. Все это позволяет снизить временные и финансовые затраты на внедрение и ввод в эксплуатацию СЭД. Благодаря тому, что ТЕЗИС выпускается в трех редакциях, ее можно использовать в организациях различных сфер деятельности и масштаба.

Использование СЭД ТЕЗИС гарантирует заказчикам максимальную независимость. Возможность изменения кода системы позволяет заказчикам силами собственного ИТ-отдела развивать проект и создавать расширения. Вендор предоставляет необходимую для этого документацию и консультации. В основе СЭД ТЕЗИС лежит популярный стек Java-технологий, на рынке много специалистов, которые обладают необходимыми для развития системы компетенциями.

Функциональные возможности СЭД

Как уже было сказано выше, к современным системам электронного документооборота предъявляется множество различных требований, но большая часть из них касается функциональных возможностей, от которых зависит автоматизация документооборота и иных внутренних процессов. К основной функциональности СЭД можно отнести:

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• автоматизация работы с документами;
• ускорение процесса согласования и ознакомления с документами;
• контроль исполнительской дисциплины;
• быстрый поиск необходимых документов;
• возможность применения ЭЦП;
• возможность обсуждения документов;
• обмен документами между различными подразделениями компании;
• контроль версий документов;
• интеграция с электронной почтой и офисными программами;
• формирование отчетности;
• организация и протоколирование совещаний;
• обеспечение конфиденциальности и управление доступом;
• разграничение доступа;
• создание справочников;
• ведение архива.

Внедрение системы электронного документооборота

Проект внедрения системы электронного документооборота может занимать от нескольких недель до нескольких месяцев. Все зависит от того, какие процессы необходимо автоматизировать и возможно ли это сделать на «коробочном» решении без реализации уникальных бизнес-процессов.

Например, внедрение СЭД ТЕЗИС может быть типовое и проектное.

При типовом внедрении выполняются следующие шаги:

• установка системы на серверное оборудование заказчика;
• обучение администратора и пользователей системы;
• консультация в период опытной эксплуатации.

Проектное внедрение включает в себя следующие этапы:

• предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика;
• разработка и согласование функционально спецификации;
• доработка и расширение ТЕЗИС согласно функциональной спецификации;
• передача настроек, демонстрация системы;
• опытная эксплуатация;
• подготовка к промышленной эксплуатации;
• обучение пользователей, перевод системы в промышленную эксплуатацию.

Экономическая эффективность от внедрения СЭД

• на 40% экономится рабочее время сотрудников;
• на 35% увеличивается производительность труда;
• на 70% ускоряется регистрация корреспонденции и иных документов;
• на 60% ускоряется поиск документов;
• на 45% ускоряется процесс согласования договоров и иных документов;
• на 25% сокращается время на подготовку типовых документов;
• на 30% ускоряется процесс организации совещаний;
• на 80% быстрее готовятся типовые отчеты.

Коротко о самом главном

Безусловно, сегодня от оперативной обработки документов, скорости информирования сотрудников, соблюдения сроков при выполнении поставленных задач зависит эффективность работы организации в целом. В компаниях, где используется система электронного документооборота, нет просто решений, приказов или поручений. Есть документы, содержащие эти самые приказы, решения и поручения, а большинство задач, которые выполняют сотрудники, также привязываются к документам. Область использования СЭД не имеет ограничений по количеству сотрудников и объемам документов. Это полезный инструмент, как для небольшой организации, так и для крупного холдинга с сетью филиалов.

Использование СЭД обеспечивает ряд неоспоримых преимуществ.

Первое, что стоит отметить — прозрачность бизнес-процессов. СЭД дает возможность быстрого и наглядного контроля за всеми процессами организации, будь то согласование договора или исполнение поручений. В связи с этим существенно повышается исполнительская дисциплина, поскольку у руководителей появляется возможность осуществлять контроль за сроками и качеством выполнения работы.

С помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить время на обработку всех бумаг в компании. СЭД позволяет оптимизировать большой ряд бизнес-процессов от создания до принятия решений по документу. При этом увеличивается уровень конфиденциальности информации, поскольку происходит разграничение доступов и прав на управление документами в соответствии с полномочиями сотрудника. Все действия пользователей сохраняются в системе, и в любой момент можно посмотреть, кто работал с данным документом ранее или вносил в него какие-либо изменения.

После внедрения системы электронного документооборота в компании создается единое информационное пространство, что дает возможность не только хранить в одном месте все документы, но и привлекать к работе с ними абсолютно всех сотрудников.

При выборе СЭД стоит обратить внимание на то, как давно она находится на рынке и какое количество организаций ее использует. Если система вышла на рынок совсем недавно, то есть вероятность того, что в ходе эксплуатации будут возникать трудности с корректностью работы. Также надо узнать соответствует ли система электронного документооборота стандартам отрасли, ведь у каждого вида деятельности существуют свои стандарты, влияющие так или иначе на документооборот организации в целом, и данные требования должны учитываться в СЭД.

Заранее стоит оценить отказоустойчивость системы и сколько времени потребуется на восстановление ее в рабочей конфигурации при форс-мажорных обстоятельствах. Немаловажную роль играет наличие и уровень технической поддержки, а также доступность документации как пользовательской, так и по администрированию системы.

И конечно же, важная составляющая перед принятием решения, на какой системе остановить свой выбор — общая стоимость внедрения и использования системы электронного документооборота: лицензии, администрирование, обучение сотрудников, техническую поддержку, модификацию системы, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.