8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Программа для электронного документооборота ТЕЗИС: все, что вы хотели знать

Выбор СЭД

СЭД ТЕЗИС — программа для электронного документооборота, то есть, для цифровизации работы с документами в организациях различного масштаба: крупных, средних, малых. Электронный документооборот позволяет избавиться от массивных шкафов для хранения документов, освободить пыльный архив и ускорить работу сотрудников с документами во много раз по сравнению с традиционным документооборотом на бумаге.

В возможности программ электронного документооборота входит ввод, учет и хранение входящих и исходящих документов, коллективная работа над документами, их согласование, утверждение, а также исполнение - в системах традиционно присутствует функциональность постановки задач сотрудникам на основании обрабатываемых документов. СЭД ТЕЗИС умеет все это, и даже больше.

Основные возможности программы для электронного документооборота ТЕЗИС

Главная задача СЭД ТЕЗИС — организация полного цикла работы с документацией компании в электронном виде. Для этого система обладает возможностями учета документов, постановки задач, настройки бизнес-процессов для исполнения регламентов работы с документацией, свойственных конкретной компании.

Управление задачами

Как поставить задачу сотруднику, кроме как сказать о ней лично? А если сотрудников много и работу каждого нужно проконтролировать? Не устанавливать же сложные системы таск-менеджмента, как это делают программисты.

Программа для электронного документооборота ТЕЗИС имеет возможность:

  • постановки задач одному или нескольким сотрудникам, а также целым отделам;
  • просмотра статистики о загруженности каждого сотрудника;
  • назначения исполнителей задачи, сроков исполнения, ответственных за контроль результатов;
  • создания задач на основании документа — об этом далее.

text

Управление документами

Входящие, исходящие и внутренние документы компании — главное «сырье», которое обрабатывает система электронного документооборота. Для исходящих и внутренних документов предусмотрены:

  • шаблоны заполнения;
  • возможности совместной работы над документом;
  • согласование, возврат на доработку;
  • утверждение, наложение резолюций;
  • контроль и откат версий.

Для входящих документов доступны:

  • автоматизированный ввод со сканера, если документ поступил в бумажном виде;
  • загрузка из электронной почты, если он был по ней прислан;
  • процедура ознакомления для ответственных лиц.

Кроме того, для всех видов документов предусмотрен учет, и об этом ниже.

text

Управление канцелярией и электронным архивом

В любой организации ведется учет и хранение документов, а программа для электронного документооборота позволяет перевести все это на цифровые рельсы. Все документы, создаваемые или вводимые в систему, автоматически получают номера в соответствии с правилами нумерации, принятыми в конкретной компании. Доступна возможность разделения документов на дела и тома в соответствии с периодами работы организации, а также полнотекстовый поиск документов по архиву — в разы более быстрый, чем привычное, но утомительное перелистывание папок с бумагами.

text

Управление бизнес-процессами

Разработка или ознакомление с документами, исполнение и контроль результатов, передача документов в архив и извлечение их из архива — все это в конкретной организации проводится по установленному, уникальному для данной компании сценарию. Программа для документооборота дает возможность настроить себя так, чтобы документы автоматически двигались по этому сценарию, который называется бизнес-процессом. В этом помогают стандартные процессы, встроенные в систему, а также графический конструктор бизнес-процессов, который позволяет настраивать сценарии работы с документами без привлечения средств программирования.

text

Основными возможностями функциональность СЭД ТЕЗИС, разумеется, не ограничивается. Программа не только обладает массой функций для облегчения работы (вроде автозаполнения полей документа на основе справочников), но представляет собой гибкий расширяемый продукт, где найдется место любым изменениям.

Редакции программы СЭД ТЕЗИС

Логично предположить, что малой фирме требуется гораздо более скромная программа для электронного документооборота, чем огромному холдингу. В связи с этим, система ТЕЗИС имеет три редакции — Базовую, Стандартную и Расширенную. Они различаются и широтой возможностей, и ценой. Возможности, входящие в каждую редакцию, представлены в таблице ниже.

text

Редакции системы различаются по стоимости, которая также зависит от количества пользователей. Чтобы не запутаться, существует калькулятор внедрения программы для электронного документооборота.

Особые модули системы ТЕЗИС

Любая программа для электронного документооборота имеет свои особые «фишки», которые отличают ее от остальных, и ТЕЗИС — не исключение. Система имеет несколько полноценных дополнительных модулей, которые пригодятся отдельным организациям.

Модуль «Единый холдинг»

Если система устанавливается на нескольких предприятиях, входящих в холдинговую структуру, этот модуль позволяет создать единую базу данных, хранящую документы всего холдинга. При этом сотрудники разных предприятий не будут иметь доступа к документам других предприятий. Однако, если такая необходимость возникнет — например, у администраторов системы, делопроизводителей или руководства холдинга — гибкая система прав доступа позволяет организовать для них возможность просмотра абсолютно любых документов.

Модуль «Управление совещаниями»

Данный модуль программы для электронного документооборота ТЕЗИС позволяет планировать совещания, задавать их повестку, дату, время и место проведения, выбирать участников, рассылать им уведомления о предстоящем заседании и формировать протокол по его итогам. Более того, на основании протокола затем можно поставить задачи сотрудникам и проконтролировать их исполнение.

text

Модуль «Обращения граждан»

Этот модуль предназначен специально для государственных организаций — он интегрируется с сайтом организации и позволяет автоматически вводить в систему запросы граждан. После этого каждый запрос направляется по заданному маршруту к ответственным лицам, которые обрабатывают его и формируют для заявителя результирующий документ— справки, выписки, уведомления, официальные письма и другие документы.

Корпоративный портал INCOMAND

Портал Incomand объединяет функциональность системы ТЕЗИС с инструментами корпоративного портала, такими как обмен и совместная работа с документами, размещение корпоративных новостей и объявлений, обмен сообщениями между сотрудниками, ведение корпоративного форума и блога. Это помогает повысить информированность сотрудников о процессах, происходящих в организации, а также обеспечить единую точку доступа к внутренней информации компании и наиболее важным функциям системы ТЕЗИС.

text

Простой и продуманный интерфейс, обширная функциональность, доступная цена, квалифицированная техническая поддержка, возможность бесконечного расширения возможностей системы — все это делает программу для электронного документооборота ТЕЗИС отличным решением для цифровизации документооборота в организациях. Кроме того, ТЕЗИС — полностью российская разработка, сертифицированная органами безопасности Российской Федерации и входящая в реестр рекомендованного ПО для государственных организаций в России. Выбирая систему ТЕЗИС, вы выбираете надежность и инновации.