Программа электронного документооборота — информационная система, предназначенная для работы с электронными документами на протяжении всего жизненного цикла. Различаются ПО для электронного документооборота внутри компании, а также для обмена документами с контрагентами. В этой статье речь пойдет о внутреннем документообороте, который включает в себя процессы создания, корректировки, согласования, регистрации и хранения. Кроме того, функциональность современных программ электронного документооборота часто охватывает также управление поручениями и другие бизнес-процессы, тесно связанные с документами. Далее расскажем об этом подробнее на примере возможностей СЭД ТЕЗИС.

Основные возможности программы для электронного документооборота ТЕЗИС

Главная задача СЭД ТЕЗИС — обеспечение полного цикла работы с документацией организации в электронном виде. Для этого система обладает возможностями учета документов, постановки задач, настройки бизнес-процессов в соответствии с регламентами организации-заказчика.

Управление документами

Входящие, исходящие и внутренние документы компании — главное «сырье», которое обрабатывает система электронного документооборота.

Для входящих документов доступны:

• Автоматизированный ввод со сканера, если документ поступил в бумажном виде
• Загрузка из электронной почты, если он был по ней прислан
• Процедура ознакомления для ответственных лиц

Для исходящих и внутренних документов предусмотрены:

• Шаблоны заполнения
• Возможности совместной работы над документом
• Согласование, возврат на доработку
• Утверждение, наложение резолюций
• Контроль и откат версий

Управление канцелярией и электронным архивом

В любой организации ведется учет и хранение документов, а программа для внутреннего документооборота позволяет перевести все это на цифровые рельсы. Все документы, создаваемые или вводимые в систему, автоматически получают номера в соответствии с правилами нумерации, принятыми в конкретной организации. Доступна возможность разделения документов на дела и тома в соответствии с периодами работы, а также полнотекстовый поиск документов по архиву — в разы более быстрый, чем привычное, но утомительное перелистывание папок с бумагами.

Управление задачами

Документы часто порождают задачи, которые назначаются сотрудникам. Как выдать поручение, кроме как сказать о нем лично? Часто в организациях используют электронную почту или мессенджеры. Однако если сотрудников много, работу каждого становится сложно проконтролировать. Не устанавливать же сложные системы таск-менеджмента, как это делают программисты.

Программа для электронного документооборота ТЕЗИС имеет возможность:

• Постановки задач одному или нескольким сотрудникам, а также целым отделам
• Просмотра статистики о загруженности каждого сотрудника
• Назначения исполнителей задачи, сроков исполнения, ответственных за контроль результатов
• Создания задач на основании документа

Управление бизнес-процессами

Согласование договоров, ознакомление с документами, исполнение поручений и контроль результатов — все это в каждой конкретной организации проводится по установленному, уникальному для нее сценарию, который называется бизнес-процессом. Программа для документооборота дает возможность настройки, чтобы документы автоматически двигались по этому сценарию. В этом помогают стандартные бизнес-процессы, доступные сразу после установки, а также визуальный дизайнер, который позволяет настраивать сценарии работы с документами без использования средств программирования.

Управление совещаниями

Программа для электронного документооборота ТЕЗИС позволяет планировать совещания, задавать их повестку, дату, время и место проведения (в том числе и онлайн), выбирать участников, рассылать им уведомления о предстоящем заседании и формировать протокол по его итогам. Более того, на основании протокола затем можно поставить задачи сотрудникам и проконтролировать их исполнение.

Отдельные модули системы ТЕЗИС

Ряд функций СЭД ТЕЗИС вынесен в модули, которые приобретаются отдельно. Таким образом, их смогут внедрить и использовать только те организации, у которых есть соответствующая потребность, а для остальных программа для электронного документооборота не будет содержать избыточных функций.

Модуль «Единый холдинг»

Если система устанавливается на нескольких предприятиях, входящих в холдинговую структуру, этот модуль позволяет создать единую базу данных, хранящую документы всего холдинга. При этом сотрудники разных предприятий не будут иметь доступа к документам других предприятий. Однако, если такая необходимость возникнет — например, у администраторов системы, делопроизводителей или руководства холдинга — гибкая система прав доступа позволяет организовать для них возможность просмотра абсолютно любых документов.

HR-модуль

Кадровые документы — важный аспект деятельности любой организации. СЭД ТЕЗИС позволяет автоматизировать работу с ними для специалистов отдела кадров, руководителей и рядовых сотрудников. Возможности системы охватывают управление отпусками и командировками, запрос справок и представление информации о каждом сотруднике в едином окне.

Модуль искусственного интеллекта

Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС представляет собой набор инструментов, который дает уникальную возможность применения искусственного интеллекта в корпоративной автоматизации. За счет него система может адаптироваться к индивидуальным особенностям работы каждого сотрудника. Возможности модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС:

• Роботизация любых процессов: заполнение карточек, подготовка краткого содержания документов, проверка контрагентов, создание задач по резолюции и многое другое
• Подключение любых моделей ИИ, как классических, так и языковых
• Постоянный сбор данных для обучения системы и аналитики
• Автоматические подсказки по нужным действиям

Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС

Мобильное приложение СЭД ТЕЗИС доступно для любых смартфонов и планшетов с iOS и Android, кроме того, можно приобрести лицензию на неограниченное количество пользователей. Работать в программе для электронного документооборота с мобильного устройства можно без интернет-подключения, при восстановлении соединения все действия пользователя будут синхронизированы с сервером.

Функциональность мобильного приложения СЭД ТЕЗИС:

• Управление документами: создание, согласование, ознакомление, утверждение.
• Постановка задач и контроль их исполнения.
• Быстрая постановка задач, например, на основе снимка с камеры без входа в приложение.
• Работа с резолюциями: наложение, создание на ее основе задачи или документа, запуск процессов ознакомления и согласования.
• Добавление, просмотр, скачивание вложений в различных текстовых и графических форматах.
• Поддержка квалифицированной электронной подписи КриптоПро.
• Push-уведомления, оперативное оповещение о важных событиях.

Гос. сборка программы для электронного документооборота ТЕЗИС

Органы власти активно занимаются цифровизацией документооборота и при этом имеют специфические потребности. В частности, актуальный для них блок функциональности — цифровизация работы с обращениями граждан, от учета поступивших по различным каналами обращений до отправки ответа. Другой пример — для обмена документами с контрагентами в коммерческом секторе используются системы ЮЗЭДО, а в государственном секторе федеральные органы власти и субъекты Российской Федерации подключены к системе МЭДО. Подобных различий много. Чтобы ускорить внедрение в органах власти и не разрабатывать каждый раз проект-расширение с нуля, у СЭД ТЕЗИС существует гос. сборка, которая развивается параллельно основной системе.

Заключение

Современные программы для электронного документооборота, к которым относится и СЭД ТЕЗИС, позволяют цифровизировать весь жизненный цикл документа, от создания до отправки в архив, а также автоматизировать широкий набор сопутствующих бизнес-процессов. За счет возможностей управления поручениями и совещаниями, а также различных подключаемых модулей, СЭД становятся не просто программами для управления документами, а центральными информационными системами в организациях. Современные производителя уделяют активное внимание интерфейсу для удобной работы пользователей, развитию мобильных приложений для доступа из любой точки мира и с любого устройства, а также добавлению передовых технологий, включая искусственный интеллект. Гибкость программ для электронного документооборота позволяет адаптировать их к особенностям бизнес-процессов различных организаций.

Простой и продуманный интерфейс, обширная функциональность, доступная цена, квалифицированная техническая поддержка, возможность бесконечного расширения возможностей системы — все это делает программу для электронного документооборота ТЕЗИС отличным решением для цифровизации документооборота в организациях. Кроме того, ТЕЗИС — полностью российская разработка, сертифицированная органами безопасности Российской Федерации и входящая в реестр рекомендованного ПО для государственных организаций в России. Выбирая систему ТЕЗИС, вы выбираете надежность и инновации.

Часто задаваемые вопросы

• С какими документами можно работать в программе для электронного документооборота? СЭД ТЕЗИС поддерживает работу с любыми видами документов: договорами, доп. соглашениями, формализованными бухгалтерскими документами, входящими и исходящими письмами, приказами, служебными записками, финзаявками и так далее. Кроме того, возможно создание новых видов документов в соответствии с потребностями заказчика.

• Использование СЭД позволяет полностью отказаться от бумаги? Вопрос полного отказа от бумаги сейчас зависит целиком от желания заказчика. Согласно законодательству, документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные документы. На практике организации приходят к цифровому документообороту постепенно. Однако уже сразу после внедрения программы для электронного документооборота позволяют заметно сократить объем использования бумажных документов.

• Можно ли интегрировать СЭД и другое ПО? Программы электронного документооборота могут обмениваться информацией с различными системами: ЮЗЭДО для взаимодействия с контрагентами, учетные системы, к примеру, 1С, ERP-системы, CRM-системы, внутренние корпоративные порталы и так далее. Интеграции позволяют пользователям экономить время за счет работы в едином пространстве без необходимости переключаться между окнами, минимизируют риск ошибок, помогают поддерживать идентичность и актуальность информации во всех системах.

• Как происходит внедрение СЭД? Порядок внедрения зависит от сложности и масштаба проекта, от наличия у заказчика уникальных бизнес-процессов. В случае, если задачи типовые, то достаточно просто установить программу для электронного документооборота на сервер, и можно приступать к работе. Если речь идет о проекте, предполагающем более существенный объем кастомизация функциональности, то сначала проводится обследование бизнес-процессов и подготовка документации, затем — непосредственно разработка, тестирование и запуск в эксплуатацию. Также может быть предусмотрено обучение пользователей и администраторов.

• В чем преимущества использования программ для электронного документооборота? Специализированные программы для электронного документооборота позволяют заметно упорядочить все процессы, связанные с документами, повысить уровень прозрачности, минимизировать ошибки и просрочки. Кроме того, множество ручных действий в СЭД могут выполняться без участия пользователей. Отказ от бумаги снизит издержки на печать и пересылку документов.