Закупочная деятельность — еще одна неотъемлемая часть работы любой компании, так же как и совещания, о которых мы писали ранее. Однако, если совещания — это мультиформатные, спонтанные процессы, то закупочная деятельность представляет собой фундаментально иную вещь. Закупка товаров, услуг и работ, как правило, является планируемым процессом, растянутым во времени и регламентированным по некоторому стандарту, описывающему все его шаги.

В данной статье мы попытаемся рассмотреть вопрос — способны ли СЭД к автоматизации столь сложных процессов и обеспечению соответствия регламентам закупок в различных организациях. Мы также поделимся нашим собственным опытом автоматизации закупочных процедур на базе СЭД ТЕЗИС.

АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ В СЭД — НОВАЯ «ИДЕЯ ФИКС» РЫНКА СИСТЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

По данным TAdviser, в России ежегодно проводится более 5 миллионов электронных тендеров. Это самый высокий показатель в мире — на втором месте находится Великобритания, где данный показатель достигает сотен тысяч.

По нашим наблюдениям, среди крупных частных компаний существует небольшой, но стабильный спрос на специализированные модули СЭД, которые позволяют оптимизировать подготовку и оформление документов, необходимых для проведения закупочных процедур. Таким образом, потребность в автоматизации закупок есть, и по мере совершенствования госрегулирования этой сферы она растет.

Другое дело, что до недавнего времени существовало (и продолжает существовать) мнение, что СЭД — не первый кандидат на автоматизацию закупок. Для закупок и планирования ресурсов предприятия уже существуют специализированные системы — ERP или CPM. Однако, как показала тематическая конференция DigEn Forum 2016 года, среди поставщиков СЭД неуловимо витает идея о том, что доля участия в автоматизации закупок, по крайней мере в России, рано или поздно должна перейти к системам документооборота.

Причина этому — огромный объем входящей и исходящей документации, сопровождающий процесс закупки согласно новому законодательству. Компании, вынуждены оформлять массу сопроводительных документов, которые нуждаются в согласовании, утверждении и хранении. Если в организации есть СЭД, то закупочная документация готовится в ней, и поэтому в систему медленно, но верно «переползает» и сам бизнес-процесс управления закупками.

Таким образом, перед поставщиками СЭД медленно, но верно встает задача разработки модулей, способных обеспечить соответствие регламентам электронных закупок и автоматизацию различных видов закупочных процедур.

КАКИЕ ФУНКЦИИ ДОЛЖНА ПОДДЕРЖИВАТЬ СЭД ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ?

Закупочная деятельность, в силу своей многоэтапности, бесспорно, является одним из самых сложных процессов для автоматизации. Однако, в то же время она является и самым алгоритмизированным процессом. Процесс закупок будет включать в себя определенные блоки работ.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК

Как правило, до момента начала закупочной процедуры проводится огромный блок работ по планированию закупок. Формируется план закупок, на который у специалистов уходит достаточно много времени.

Специалистам отдела закупок необходимо собрать со всей организации потребности по приобретению товаров, работ или услуг в форме заявок на материально-технические ресурсы или служебных записок и согласовать их. Далее список потребностей оптимизируется: группируется по категориям номенклатуры в закупочные позиции, и на их основе формируется план закупок на определенный период. Готовый план также согласовывается. Система электронного документооборота может упростить этот процесс, начиная со сбора потребностей до публикации самого плана.

Потребности можно собирать и с помощью систем других классов (ERP, CPM), затем загружать их в СЭД и согласовывать их, а также позиции и сам план закупок. Однако, поскольку объем работ очень велик, гораздо удобнее, если весь процесс закупки, включая сбор заявок, будет вестись в одной системе. Так процесс будет прозрачнее, поскольку все его этапы (начиная с потребности) можно будет отследить в одном месте. Для этого СЭД должна поддерживать создание заявок на закупку — как минимум в форме отдельного вида документа (разделение документов на шаблоны — популярная функциональность большинства СЭД), как максимум — в виде специальной карточки. При наличии такой функциональности в СЭД специалисты отдела закупок избавятся от необходимости работать в нескольких системах, а сама организация — от необходимости закупать лицензии и поддерживать эти системы.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ ТОРГОВ

Если в организации имеется система документооборота, то именно она становится основным инструментом по подготовке и согласованию документов для торгов. Для обеспечения удобства разработки тендерной документации система должна обеспечивать возможность организации процессов работы над пакетами документов, требующихся для разных способов определения поставщика.

Если организация планирует провести конкурс, аукцион, запрос предложений, то в данный пакет входит извещение о проведении закупки (приглашение), конкурсная документация, шаблон договора, описание объекта закупки (техническое задание) и некоторые другие документы. При проведении запроса котировок организация опять же выпускает извещение о проведении закупки, проект контракта, описание объекта закупки (техническое задание) и прочее. При осуществлении закупок у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) фирма готовит извещение о проведении закупки, проект контракта, описание объекта закупки (техническое задание), отчет о закупке у единственного поставщика, уведомление контрольного органа, обращение о согласовании возможности заключения контракта с единственным поставщиком и т.д.

Также, в зависимости от ситуации, специалистам компании требуется готовить дополнительные соглашения к контрактам, отчеты об исполнении контрактов, отчеты о закупках у субъектов малого предпринимательства, решения об одностороннем отказе от исполнения контракта, соглашение о расторжении контракта по соглашению сторон.

Здесь опять же требуется типизация документов, которая поддерживается большинством СЭД, и кроме этого — возможность гибкой настройки процессов согласования документов внутри организации, проводящей закупку.

ВЫБОР ПОСТАВЩИКОВ: ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ КОНКУРСЫ

Управление бизнес-процессом выбора поставщиков различается в плане того, как планируется производить закупку: в форме закрытого отбора поставщиков либо в виде открытого конкурса.

В случае закрытой закупки специалистам компании требуется подготовить список возможных участников, отправку запросов поставщикам и собственно провести выбор контрагента на основе заключения комиссии по закупкам.

Список участников подготавливается на основе списка поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, а также новых возможных партнеров, выявленных по разным каналам, в том числе на основе анализа ранее полученных коммерческих предложений. Поэтому для эффективного управления закупками в закрытой форме СЭД должна поддерживать возможность ведения подробного справочника контрагентов, а также возможность отслеживания того, истек ли договор с поставщиком или нет.

Отправка запроса поставщикам подразумевает возобновление переписки с контрагентами, которая может осуществляться различными способами — от традиционной и электронной почты и факса до личной доставки пакета документов контрагенту. Поэтому СЭД, претендующая на управление закупками, должна поддерживать массу возможностей коммуникации с контрагентами, включая интеграцию с почтовым клиентом для рассылки электронных писем. Кроме того, не лишним будет механизм постановки задач сотрудникам на основании документов на закупку: отправить письмо, факс, заказать курьерскую доставку пакета и так далее.

Собственно выбор поставщика на основании заявок, полученных в ответ на запросы, подразумевает заседание тендерной комиссии (сотрудников отдела МТО, ДМТоИЛ, в разных организациях он носит разные названия), которые проводят голосование и выбирают контрагента, которому будет поручена поставка товаров, работ или услуг. Поэтому СЭД должна поддерживать возможности фиксации решений по итогам проводимых совещаний тендерной комиссии и формирования протокола заседания.

Открытый тендер — более сложная процедура, так как подразумевает публикацию документации на открытых ресурсах – к примеру, на официальном сайте фирмы. Простота интеграции СЭД с официальным сайтом организации, в данный момент является плюсом.

ДОГОВОР: ЗАКЛЮЧЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ

По результатам процедуры закупки заказчик обязан заключить договор с победителем, указанным в протоколе. Работа с договорами — типовая функциональность большинства СЭД, и технических возможностей для этого уже масса.

Обычно договор на закупку представляет собой документ на основе шаблонного договора, представленного в документации заказчика, с дополнениями, сделанными на основе отдельных условий в заявке участника. Итоговый вариант договора согласовывается между двумя организациями, поэтому СЭД должна учитывать возможности коммуникации между ними.

Отдельный вопрос составляет собой исполнение договора. Если поставщик добросовестно выполняет свою работу, то проблем нет. Однако, если победитель конкурса уклоняется от исполнения договора, либо от исполнения уклоняется единственный участник торгов, либо договор исполняется ненадлежащим образом и расторгается, такого поставщика необходимо учесть и внести в черный список.

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ В СЭД: НАШ СОБСТВЕННЫЙ ОПЫТ

Нам приходилось автоматизировать закупочные процедуры для нескольких организаций. По своему опыту можем сказать, что компании подходят к процессу автоматизации закупок очень осторожно и не пытаются нахрапом перенести все в СЭД. Обычно автоматизируются отдельные элементы процесса: сбор заявок на закупку, формирование протокола заседания ДМТоИЛ и так далее.

Однако в нашем портфолио есть пример создания полноценного модуля закупок на базе СЭД. Он был разработан в 2013 году для крупного клиента из нефтяной отрасли. Вот здесь мы уже немного рассказывали об этом.

Модуль управления закупками был реализован практически без программирования на основании стандартной функциональности платформы, на которой строится СЭД ТЕЗИС.

В основе модуля по ведению тендерной деятельности легла карточка «Тендер». На основании этой карточки были выстроены процессы по планированию тендеров, коммуникации с контрагентами и выбору победителя.

Карточка «Тендер включает в себя вкладки «Предложения» и «Уведомления». На вкладке «Уведомления» отображаются ссылки на исходящие письма с уведомлениями для контрагентов о проведении тендера, которые могут делаться либо посредством публикации тендерной документации на официальном сайте компании, посредством адресной рассылки сообщений электронной почты, к которым прикрепляются вложения карточки «Тендер». На вкладке «Предложения», соответственно, отображаются ссылки на входящие письма от контрагентов, участвующих в данном тендере, с приложенными документами.

Во-вторых, мы добавили в СЭД возможность формирования годовых планов тендеров. Для планирования тендеров была создана специальная карточка «План тендеров», по своей форме аналогичная карточке группы задач. В карточке была создана вкладка «Тендеры», на которой отображается список карточек «Тендер», относящихся к данному плану.

Поскольку во многих организациях сбор предложений для включения в план тендеров (и эта не была исключением) по старинке ведется в Excel, мы сделали возможность автоматической загрузки плана в СЭД в виде Excel-файла с преобразованием его позиций в карточки тендеров. Была сделана и обратная выгрузка.

Ежедневно система проверяет наличие карточек тендеров, в которых в поле «Дата оповещения о начале тендера» и соответствует текущей дате. По таким карточкам пользователям, курирующим ведение тендеров, приходят уведомления о необходимости начать работу по подготовке тендера.

Мы реализовали бизнес-процесс движения карточки тендера, включающий в себя все этапы его проведения — инициацию, подготовку документации, аккредитацию контрагентов (о ней ниже), подготовку протокола заседания тендерной комиссии (мы сделали типовой — форма проведения тендера, критерии предквалификации, критерии оценки предложений и т.п.), голосования членов комиссии по протоколу, утверждения протокола председателем тендерной комиссии, публикации на сайте либо рассылки приглашений к участию в тендере, запросов скидок и так далее, повторного голосования тендерной комиссии по результатам полученных предложений и выбора победителя. Далее работа с победителем ведется штатными средствами работы с договорами в СЭД ТЕЗИС.

В-третьих, мы создали в СЭД подробный справочник контрагентов, в который, во-первых, была добавлена возможность носить данные о тендерах, в которых он участвовал или участвует, а также скрытая карточка «Антикоррупция» — для учета недобросовестных поставщиков.

Кроме того, модуль автоматизировал обязательную процедуру аккредитации контрагентов на участие в тендере. Это специфический процесс для данной компании, однако крайне полезный при составлении списка возможных участников тендера из числа новых поставщиков.

Для проведения аккредитации контрагентов была создана карточка «Заявка на аккредитацию». Чтобы инициировать аккредитацию контрагента, секретарь тендерной комиссии должен создать и заполнить карточку «Заявка на аккредитацию» и запустить процесс проведения аккредитации. Затем карточка последовательно проходит по бизнес-процессу через всех лиц, проверяющих контрагента на благонадежность: заместители генерального директора по финансовой и экономической безопасности, планово-экономический отдел, члены тендерной комиссии, которые последовательно ставят в ней отметки: прошел/не прошел.

Контрагенты, не прошедшие аккредитацию, вносятся в черный список, их не видно сотрудникам отдела закупок и они не могут быть выбраны для участия в тендере. Как правило, аккредитация является временной. Контрагенты, у которых закончилась аккредитация, в списке контрагентов подсвечиваются красным и также не могут участвовать в тендерах — до повторной аккредитации.

Таким образом, процесс тендерной работы получился не только полноценным, но и максимально экономически защищенным. Модуль «Тендеры» был спроектирован как уникальное решение и в СЭД ТЕЗИС не вошел, однако, учитывая рост спроса на тендерную работу в СЭД, возможно, его следует ввести в основную ветку системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ: УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ В СЭД — СЛОЖНО, НО РЕАЛЬНО

Действительно, по факту для простейшей автоматизации тендерной процедуры в системе требуется всего пара карточек, один справочник и один бизнес-процесс, который легко конструируется при помощи визуального дизайнера процессов СЭД ТЕЗИС.

Но, разумеется, проблема гораздо шире. Остаются открытыми вопросы интеграции с торговыми площадками, автоматизации алгоритмов различных тендерных процедур согласно ФЗ-223, контроля сроков договоров с поставщиками и многое другое. Однако, СЭД вполне способна частично исполнять функции ERP, упорядочивая массу документации и данных, требующихся для успешного управления закупками.