Мясокомбинат ВЛАДИ – крупнейшая, отвечающая передовым технологиям производственная компания Самарского региона в области первичной переработки скота.

Активное развитие и рост компании привели к существенному увеличению количества входящей, исходящей, а также внутренней документации. В связи с этим, перед руководством компании встал вопрос о повышении оперативности и слаженности работы всех структурных подразделений в отношении обработки, утверждения и исполнения документов. Эти задачи, в сочетании с выбранным курсом на внедрение инновационных технологий в бизнес-процессы организации, явились предпосылками к внедрению системы электронного документооборота.

Целью внедрения системы стала оптимизация работы всех служб, задействованных в документообороте организации, повышение контроля исполнительской дисциплины.

«На данном этапе развития организации решение о внедрении СЭД было очевидным, так как наша организация является предприятием первичной переработки скота, и вся деятельность сертифицируется и лицензируется не только соответствующими национальными стандартами, но и ветеринарно-эпидемиологическими заключениями. Отсюда возросшие требования к организации работы персонала и оптимизации документооборота», - сообщает начальник отдела информационных технологий мясокомбината ВЛАДИ Сергей Поленников.

По итогам проведённого анализа рынка отечественных систем электронного документооборота представители мясокомбината ВЛАДИ отобрали 10 систем-лидеров. В результате детального изучения данных СЭД, заказчик остановил свой выбор на системе управления документами и задачами ТЕЗИС, разработанной компанией HAULMONT. Выбор был обусловлен удовлетворением системы всем требованиям и высоким стандартам производственной компании, а также инновационностью системы, разработанной с учетом актуальных потребностей современных организаций и применением новейших средств разработки. В процесс выбора решения также были вовлечены будущие пользователи, которые особо отметили удобство работы в системе.

В апреле 2011 года в мясокомбинате ВЛАДИ прошло внедрение системы управления документами и задачами ТЕЗИС. Проект по внедрению системы состоял из трёх этапов: экспресс-анализ процессов предприятия заказчика, инсталляция системы, обучение персонала компании работе в системе. С мая 2011 года началась промышленная эксплуатация системы ТЕЗИС, интенсивность работы в системе составляет порядка 600 документов и 1500 задач в месяц.

«На мой взгляд, внедрение СЭД ТЕЗИС в нашей организации стало логическим продолжением выбранного курса на внедрение инновационных технологий в бизнес-процессы. Могу отметить, что система позволила существенным образом уменьшить трудозатраты сотрудников предприятия на выполнение рабочих операций, связанных с документооборотом. Также вследствие более оперативного участия всех отделов в рабочих процессах организации, система ТЕЗИС помогает уменьшать риски несвоевременного получения информации. Могу с уверенностью сказать, что данное решение облегчает работу всех участников, задействованных в передаче данных», - сообщил Сергей Поленников.

На протяжении 10 месяцев руководство компании оценивало качество работы системы и преимущества ее использования. СЭД позволила оптимизировать процессы движения информационных и документационных потоков, а также повысить оперативность и слаженность работы всех структурных подразделений.

В начале 2012 года было принято решение об увеличении количества одновременных подключений вдвое. Масштабирование было обосновано ростом интенсивности использования СЭД.

«Мы работаем в СЭД уже порядка года. Система ТЕЗИС стала необходимым инструментом работы всех служб, задействованных в документообороте организации. Благодаря использованию системы, процент невыполненных поручений сократился в 2-3 раза. Очевидным плюсом внедрения СЭД на предприятии стало ощутимое повышение производительности труда. Рост количества заданий и поручений, фиксируемых в системе, свидетельствует о том, что сотрудники стали использовать рабочее время более рационально и продуктивно. Всего в системе заведено уже порядка 20 000 задач и согласовано свыше 1000 договоров. Данное решение однозначно оправдало и даже превысило наши ожидания, и на сегодняшний день ТЕЗИС является неотъемлемым элементом управления компанией», - сообщил начальник отдела информационных технологий Мясокомбината ВЛАДИ Сергей Поленников.

Работы по масштабированию системы ТЕЗИС были проведены специалистами компании HAULMONT в течение 1 дня, что обеспечило непрерывность рабочих процессов сотрудников Мясокомбината ВЛАДИ. В результате интенсивность работы в СЭД выросла более чем на 50% .

Успешное использование системы ТЕЗИС позволило убедиться руководству предприятия в надежности решения и оценить эффективность систем электронного документооборота и их роль в управлении компанией.