Автоматизация документооборота в 171 организации Республики Алтай
Об автоматизированных в Республике Алтей процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
Республика Алтай входит в Сибирский федеральный округ. Основа ее экономики — животноводство и туризм, примерно 25% территории региона занимают заповедники и национальные парки.
Проект охватывает исполнительные органы государственной власти Республики Алтай, а также подведомственные им организации. Общее количество государственных организаций, где внедрена СЭД ТЕЗИС — 171. Проект по автоматизации документооборота со стороны заказчика ведет Министерство цифрового развития Республики Алтай и подведомственное ему бюджетное учреждение Республики Алтай «Эл Телком».
171
организация, где внедрена СЭД ТЕЗИС
25%
территории региона - национальные парки
Ситуация
Раньше документооборот был автоматизирован только в Аппарате Правительства Республики Алтай. Часть органов власти использовала для регистрации документов ведомственные системы и Excel-таблицы, часть — амбарные книги. Обмен документами происходил частично по электронной почте, частично в бумаге. Из-за этого процессы могли затягиваться, документы терялись, сотрудникам было сложно понять, у кого и на каком этапе находится поручение или документ в данный момент.
Задача проекта заключалась в том, чтобы цифровизировать документооборот и взаимодействие между органами власти во всем регионе.
При выборе для заказчика было важно:
- Электронное согласование нормативно-правовых актов.
- Автоматизация проектной деятельности.
- Наличие электронной цифровой подписи.
- Интеграция СЭД с системой сетевого справочного телефонного узла (ССТУ), базой данных федеральной налоговой службы (ФНС), МЭДО.
- Редактирование документов онлайн.
- Мобильное приложение СЭД.
- Возможность настроить в СЭД общий региональный календарь, а также контролировать исполнителей и прохождение документов во всех ИОГВ.
Решение
Заказчик выбрал государственную сборку СЭД ТЕЗИС, которая разработана на основе проекта внедрения в Правительстве ЯНАО. Лицензии на нее распространяются бесплатно для федеральных и региональных органов власти. Правительство Республики Алтай получило безлимитное количество лицензий. Внедрением и кастомизацией занимался партнер СЭД ТЕЗИС, компания Teamscore (ex Вебзавод).
В системе у заказчика автоматизированы:
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, канцелярский учет документов
- Наложение резолюций
- Постановка задач и контроль их исполнения
- Обработка обращений граждан
01 Проведенные интеграции
Для Правительства Республики Алтай настроены маршруты движения документов, заданы пользователи, которые задействованы на каждом этапе обработки. СЭД ТЕЗИС обеспечивает корректную маршрутизацию писем как при взаимодействии между ведомствами, так и при поступлении корреспонденции извне. Процесс работы с документами включает регистрацию, резолюцию руководителя, исполнение, подготовку ответа и отправку адресату.
Команда компании Teamscore (ex Вебзавод) выполнила типовые для госсектора интеграции с ФИАС и ССТУ. В данный момент, весной 2023 года, ведется интеграция с МЭДО. Отдельно стоит отметить интеграцию с информационной системой ФНС, которую реализовали специально для Республики Алтай. При добавлении адресата (контрагента-юридического лица) по ИНН и полному наименованию из базы ФНС, которая подгружена в СЭД ТЕЗИС, подтягиваются их реквизиты.
Еще одна интеграция выполнена с СЭД, которую используют в Аппарате Правительства Республики Алтай. Во время переходного периода две системы используются параллельно.
Отдельные шаблоны документов и элементы интерфейса реализованы не только на русском, но и на алтайском языке. Это второй государственный язык в Республике Алтай. По данным на 2020 год на нем говорили около 68 тысяч человек.
СЭД ТЕЗИС планируется к использованию на планшетах с российской ОС Аврора — веб-приложение системы позволяет это сделать.
02 Старт проекта
функциональной спецификацией
не предусмотренных первоначальной ФС
Проект стартовал в январе 2022 года. На первом этапе, до весны, СЭД ТЕЗИС установили у заказчика и провели аналитику по требуемым доработкам. На втором этапе, с марта по май, систему настроили в соответствии с подготовленной функциональной спецификацией. Важно отметить, что для модификаций было достаточно встроенных визуальных дизайнеров, использовать средства разработки не понадобилось. Система развернута в кластере серверов на базе сертифицированного по требованиям информационной безопасности программного обеспечения ОС Linux. На третьем этапе команда проекта занималась реализацией пожеланий заказчика, не предусмотренных первоначальной ФС.
Перед запуском в эксплуатацию Министерство цифрового развития Республики Алтай провело нагрузочное тестирование. Также заказчик аттестовал систему по третьему классу защищенности. Для этого потребовались соответствующие средства защиты информации и серверное оборудование. Teamscore (ex Вебзавод) консультировал специалистов заказчика по вопросам, связанным с серверным обеспечением системы.
В ноябре в СЭД ТЕЗИС подключили тестовую группу пользователей — сотрудников нескольких подведомственных учреждений. А уже с марта 2023 года система заработала в полном объеме.
Результаты
1 550
5 000
Благодаря внедрению СЭД ТЕЗИС в Республике Алтай появилась единая современная система электронного документооборота для всего региона, включая органы власти, которые раньше использовали бумажные документы. При внедрении заложена возможность комфортной работы для 1 500 и более пользователей одновременно.
Всего доступ в систему получило 1550 сотрудников. Дополнительно к этому по графику продолжается добавление специалистов всех подведомственных учреждений Правительства Республики Алтай. Ежемесячно через СЭД ТЕЗИС проходит более 5 тысяч документов. Кроме того, каждый месяц объем документов удваивается, в связи с переходом в систему новых и новых органов исполнительной власти.
Цифровизация помогла унифицировать документооборот в регионе, а также обеспечить четкое соблюдение регламентов работы с корреспонденцией. За счет заданных маршрутов движения документов, автоматически заполняемых полей карточек и встроенных проверок минимизирован риск ошибок из-за человеческого фактора. Системные уведомления, возможность просмотра истории, напоминания о сроках исполнения поручений, позволили повысить уровень контроля. Кроме того, в регионе заметно ускорились процессы работы с документами и коммуникации между органами власти.
«Хотелось бы отметить удобство отслеживания рассмотрения документа, направленного в другое ведомство. Раньше документ направлялся на электронную почту либо нарочным способом, из-за чего могла произойти утеря документа. Для того, чтобы узнать, получили ли письмо, кто исполнитель письма, приходилось звонить в канцелярию другого ведомства, долго искать письмо, уточнять исполнителя, затем номер телефона исполнителя, наличие ответа на письмо. Данный процесс занимал в среднем 10-15 минут на одно письмо для одного ведомства. Бывали ситуации, организация не получила ответ или ответ был направлен на другую почту. Сейчас же мы можем полностью отслеживать отправку документа, видим статус документа, дату, когда его зарегистрировали. Также можем узнать конечного исполнителя и в обсуждениях документа сразу задать вопрос и получить ответ. И по итогу наш запрос в связях уже содержит ответные письма и нет необходимости их собирать в одном месте. Процесс сократился до минуты и пары кликов. Также мы фиксируем экономический эффект от внедрения электронного документооборота. В частности, сокращаются расходы на канцелярские товары и офисную бумагу, значительно снижаются расходы на ГСМ, так как нет необходимости в ежедневной развозке корреспонденции. Отдельно необходимо отметить значительное повышение уровня контроля над исполнением документов, в современных условиях это имеет высокую значимость и дает возможность оперативного решения комплексных и связанных задач»,
Николай Степанов,
министр цифрового развития Республики Алтай
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
