Внедрение СЭД ТЕЗИС в СПАО «Ингосстрах»
Об автоматизированных в СПАО «Ингосстрах» процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.
О заказчике
СПАО «Ингосстрах», основанное в 1947 году, сегодня занимает лидирующие позиции на российском рынке страхования. В структуру «Ингосстрах» входит семь дочерних компаний, 83 филиала и свыше 460 офисов. Благодаря этому «Ингосстрах» обслуживает заказчиков по всей стране, от Калининграда до Петропавловска-Камчатского.
Ситуация
До 2014 года в «Ингосстрах» не было специализированных решений для автоматизации внутреннего документооборота. Канцелярия получала документы по почте и регистрировала в Excel-таблице. Для согласования и другой совместной работы с документами в компании использовали e-mail. Корреспонденцию и ОРД распечатывали и передавали адресатам в бумажном варианте.
Проект внедрения СЭД в «Ингосстрах» стартовал в 2015 году. Изначально речь шла только об автоматизации работы делопроизводителей. Масштаб проекта оценивался в 6 тысяч пользователей минимум и около 1500 документов, обрабатываемых за день. В связи с этим при выборе СЭД предъявлялись определенные требования к производительности и отказоустойчивости. Учитывалась также скорость установки и внедрения продукта. Кроме того, было важно отсутствие вендор-лока, чтобы проект могли развивать специалисты «Ингосстрах» или компании-интегратора.
По итогам сравнения различных решений была выбрана Расширенная редакция СЭД ТЕЗИС. «Ингосстрах» приобрел лицензию на 1000 одновременных подключений.
Старт проекта
Решение
В первую очередь в СЭД ТЕЗИС автоматизировали канцелярию, в частности, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. Для оптимизации ручного труда закупили сканеры документов. При помощи приложения «ТЕЗИС: Помощник» в системе автоматически создается карточка, к ней добавляется скан и документ регистрируется. Все это занимает считанные секунды. Меньше чем за год система перешла в промышленную эксплуатацию, за счет удобного и понятного интерфейса пользователи быстро включились в работу.
После автоматизации канцелярии в «Ингосстрах» обратили внимание на другие возможности СЭД ТЕЗИС, как доступные «из коробки», так и настраиваемые. Проект масштабировали до безлимитного количества подключений.
Бизнес-процессы, переведенные в систему:
Результаты
3 000
подключений
7 000
пользователей
В СЭД ТЕЗИС работают все сотрудники «Ингосстрах». Общее количество пользователей, как и планировалось, составляет 6-7 тысяч. На старте проекта в среднем систему использовало 100-150 человек, сейчас — уже до 700 человек. Количество одновременных подключений в пиковые моменты увеличилось с 1 тысячи до 3 тысяч.
Один из главных результатов внедрения СЭД ТЕЗИС — повышение доли использования электронных документов, отказ от бумаги во многих случаях. Переход от регистрации документов в Excel и согласования по почте к централизованному специализированному решению позволил повысить прозрачность работы. В СЭД ТЕЗИС четко фиксируются все участники процессов и события. За счет автоматизации ручных действий экономится время сотрудников, снизилось количество ошибок.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
