8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Управление договорами,
командировками,
закупками и качеством
в Valio

Об автоматизированных в Valio процессах и уникальных
доработках СЭД ТЕЗИС.

decorate
decorate
decorate

О заказчике

Финский концерн Valio — один из крупнейших в мире производителей молочной продукции. Российское подразделение ООО «Валио» организовано в 1994 году. В его структуру входит собственный завод по производству плавленых и желтых сыров, расположенный в Подмосковье. Кроме того, завод выполняет функции дистрибуционно-логистического центра, откуда продукция Valio отправляется клиентам со всей России и торговым партнерам из стран СНГ. Подразделение также работает с партнерскими производствами, выпускающими под контролем и по заказу компании молоко, йогурты, творог и другую продукцию Valio.

map

Подразделение организовано

в 1994 году

собственный завод
по производству сыров

Ситуация

В компании «Валио» было решено внедрить новую СЭД для повышения эффективности и прозрачности процессов, которые относятся к внутреннему документообороту, в том числе, к договорной деятельности, оформлению командировок и переработок, проведению закупок, обработке сообщений о несоответствии.

Заказчик планировал решить следующие задачи:

  • Обеспечить возможность гибкой маршрутизации документов в соответствии с принципами процессного подхода к управлению.
  • Автоматизировать отслеживание времени выполнения задач, движения документов, занятости сотрудников и других показателей.
  • Реализовать механизм подготовки консолидированной отчетности по различным аспектам обработки документов и исполнительской дисциплины.
  • Создать централизованное структурированное хранилище документов с разграничением прав доступа для пользователей.
  • Обеспечить безопасность работы в системе и передачи данных по открытым каналам связи.
Повышение
эффективности
Июнь 2018
Старт проекта

Решение

Компания «Валио» остановила свой выбор на решении СЭД ТЕЗИС. В ходе внедрения системы были настроены справочники и виды документов, а также последовательность этапов различных процессов. Кроме того, проведена интеграция с учетной системой 1С и ERP системой Axapta. В СЭД перенесены архивные данные из этих систем, регулярно выполняется синхронизация информации о статьях затрат, контрагентах, номенклатурных группах товаров, подразделениях, должностях, сотрудниках и т.д.

Далее — подробности об автоматизированных направлениях.

01 Управление договорами

В СЭД ТЕЗИС реализовано управление договорами поставки и закупки, а также дополнительными соглашениями к ним.

Для договоров поставки настроены также сопроводительные листы, где указывается дополнительная информация (сотрудничали ли раньше с этим контрагентом, сколько у него торговых точек, возможна ли отсрочка платежа и так далее).

Этап 1
Создание документа
Этап 2
Согласование внутри компании
и с контрагентом
Этап 3
Регистрация в канцелярии

Через СЭД ТЕЗИС проходят все этапы: создание документа, согласование внутри компании и с контрагентом, регистрация в канцелярии. При согласовании автоматически определяются участники каждого этапа, однако можно добавить дополнительных пользователей вручную. Предусмотрена возможность согласования договоров с протоколом разногласий. Если при запуске процесса была выбрана эта опция, то документ можно будет не только согласовать или отправить на доработку, но и согласовать с замечаниями. В этом случае к договору прикладывается протокол разногласий — список изменений для обсуждения с контрагентом. При отправке договора дальше по процессу система документооборота автоматически проверяет, что пользователь прикрепил протокол, и напоминает, если он забыл это сделать.

02 Оформление командировок и переработок

Оформление командировок в компании «Валио» также проходит через СЭД ТЕЗИС. В системе документооборота создается заявка, где командированный указывает, куда и с какой целью едет. Когда заявку согласует руководитель, в СЭД ставится задача и подключается координатор. Он приобретает билеты, бронирует гостиницу, организует трансфер и вносит эти данные в систему. После этого отдел кадров получает задачу по оформлению приказа, а бухгалтерия — по расчету командировочных.

После возвращения из командировки сотрудник, который туда ездил, заполняет в СЭД ТЕЗИС авансовый отчет о фактически израсходованных средствах и отправляет его на проверку в бухгалтерию. Завершается процесс выгрузкой авансового отчета в ERP.

arrow icon
arrow icon
arrow icon
Создание заявки

Указывается цель поездки

Согласование
руководителем
Создание задачи для координатора

Приобретается все необходимое для поездки

Создание задачи для отдела кадров

Оформляется приказ

Создание задачи для бухгалтерии

Рассчитываются командировочные

После возвращения в бухгалетрию отправляется авансовый отчет о фактических расходах и выгружается авансовый отчет в ERP

Также в системе электронного документооборота происходит обработка заявки на привлечение сотрудника к работе сверхурочно и оформление соответствующего приказа.

03 Закупки

Для подготовки к проведению различных закупок, от офисной техники до производственного оборудования, используются заявки в СЭД ТЕЗИС. Сперва запрашивается оценка заявки у специалиста по закупкам, который сравнивает предложения и выбирает лучший вариант. Затем инициатор подтверждает оценку и направляет заявку на согласование руководителю. Согласованная заявка переходит специалисту по закупкам уже непосредственно для выполнения.

04 Согласование поставщиков

СЭД ТЕЗИС помогает упорядочить процесс согласования поставщиков. В ООО «Валио» для каждого контрагента вне зависимости от того, сотрудничали с ним раньше или нет, определяется сумма закупок на год. Если эта сумма больше установленных значений, то к процессу автоматически подключаются финансовый контролер и менеджер по безопасности. После согласования поставщика координатор по договорам добавляет информацию о нем в ERP.

05 Управление несоответствиями

В СЭД ТЕЗИС происходит обработка сообщений о несоответствии: испорченной упаковке, просроченных продуктах и т.п. Их получают и рассматривают менеджеры по качеству. Если несоответствие подтверждается, то менеджер ставит задачу по исправлению ситуации и контролирует исполнение.

Сообщение
о несоответствии
Рассмотрение ситуации
менеджерами по качеству
Создание задачи по исправлению
ситуации + контроль исполнения

Результат

За счет того, что широкий круг процессов ООО «Валио» переведен в СЭД ТЕЗИС, движение документов во многом автоматизировано — сотрудникам не нужно самим определять состав согласующих, при этом обеспечено выполнение всех регламентов. Маршруты движения документов гибкие и учитывают все особенности бизнес-процессов заказчика.

В СЭД автоматически фиксируется время выполнения задач, движение документов, занятость сотрудников и множество других показателей. Все это можно увидеть в истории карточки или при помощи различных отчетов, которые можно подготовить в системе. За счет этого документооборот и связанные с ним процессы стали абсолютно прозрачными .

В компании создано централизованное структурированное хранилище документов. Их легко найти по словам из текста. Для всех пользователей настроены параметры доступа, обеспечена безопасность работы в системе и передачи данных по открытым каналам связи, поэтому нивелирован риск утечки информации.

«Внедрение СЭД ТЕЗИС позволило нам получить стабильно работающий продукт, качественно реализующий наши бизнес-процессы документооборота. Система показала высокий уровень надежности, что позволило нам забыть о долгом запуске процессов согласования или медленном открытие электронных документов».

Евгений Калинин,
директор по информационным технологиям ООО «Валио»

decorate
decorate
decorate
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
В удобное для вас время наш лучший специалист удаленно или в вашем офисе продемонстрирует возможности системы
Удаленная презентация системы ТЕЗИС