Проверка контрагентов, работа с договорами и ведение архива в крупной зернотрейдерской компании
Об автоматизированных процессах и адаптации СЭД ТЕЗИС к задачам заказчика.
Ситуация
Крупной зернотрейдерской компании, которая работает с контрагентами из нескольких десятков стран мира, требовалось оптимизировать весь жизненный цикл договора. Он включает проверку контрагента, согласование и подписание договора, обмен бухгалтерскими документами и архивное хранение. Раньше заказчик использовал отдельные решения: ERP-систему, архив, а также электронную почту для согласования контрагентов и договоров. При таком формате работа затягивалась, в компании планировалось добиться более оперативного согласования и системного контроля. В дополнение к этому требовалось перевести весь жизненный цикл договора в единую систему, повысить удобство работы и уровень автоматизации.
Выбор СЭД
Для выбора СЭД использовался системный подход: посещение профильных конференций, сбор требований к СЭД от каждого подразделения, анализ публичных рейтингов. В финальном списке оказалось четыре компании-разработчика, представители которых провели демонстрацию своей системы для всех менеджеров заказчика. По результатам был выбран победитель — СЭД ТЕЗИС.
- Понятный и логичный интерфейс СЭД, в отличии от конкурентов
- Возможность интеграции с существующими ERP и HR системами, а также с электронным архивом
- Гибкость настройки процессов и маршрутизации документов, в том числе «строгий» режим согласования контрагентов
- Наличие интеграции с системой ЮЗЭДО Диадок, позволяющий в перспективе выполнять все операции, не покидая СЭД
- Функция онлайн-редактирования документов, в том числе в совместном режиме
Старт проекта
Решение
Проект стартовал в апреле 2023 года. В подготовке ТЗ активно участвовали ключевые пользователи СЭД из юридического отдела, бухгалтерии и других подразделений заказчика. Спустя примерно шесть месяцев в системе начали работать первые пользователи, в СЭД была произведена миграция всего архива из предыдущей системы хранения документов. В январе 2024 года СЭД ТЕЗИС была запущена в эксплуатацию в полном масштабе. Несколько сотрудников заказчика, которые отвечают за администрирование системы и разработку, прошли обучение и теперь могут самостоятельно выполнять отдельные доработки, к примеру, настраивать роли и права доступа пользователей.
Согласование контрагентов
В карточку контрагента добавлена кнопка интеграции с Контур.Фокус. Сотрудникам достаточно ввести ИНН, а остальная информация подтянется из сторонней системы автоматически.
Реализована проверка на дублирование контрагентов, возможность заносить в поле ИНН код нерезидента и гибко работать с многочисленными вложениями карточки контрагента.
Статус «Активный», который контрагент получает после одобрения по процессу, выдается на определенный срок. В СЭД ТЕЗИС настроены автоматические уведомления о том, что необходимо запустить процесс актуализации статуса контрагента.По истечении срока статус автоматически меняется на «Заблокирован».
Согласование договора
В СЭД ТЕЗИС можно подписывать договор ЭП, но также присутствует возможность подписания договора вне системы и добавления скана. За счет интеграции с Диадок реализован обмен формализованными и неформализованными документами с контрагентами, в том числе их подписание МЧД, в рамках интеграции предусмотрены проверки определяющие статус контрагента в СЭД, от которого зависит дальнейший сценарий работы с карточкой.
Электронный архив
Реализован механизм импортирования Excel-таблиц с целью автоматического создания карточек договоров и бухгалтерских документов с вложением.
Для сотрудников аудиторских компаний и ФНС, которые не трудоустроены в компании, созданы отдельные учетные записи с ограниченными полномочиями, так что они могут просматривать только определенный набор документов. Для выполнения любого запроса по предоставлению документов реализована выгрузка настроенного списка в Excel-отчет и вложений выбранных карточек в ZIP-архив для дальнейшей работы или передачи данных. Это существенно упростило проведение проверок, так как экономится время при подготовке отчетов и коммуникациях.
импортирования Excel-таблиц
Результаты
Внедрение СЭД ТЕЗИС позволило перевести в единую систему прежде трудоемкие процессы согласования контрагентов, работу с договорами и бухгалтерскими документами, ведение архива. В результате процессы заметно ускорились, задачи ни у кого не зависают. Удалось более удобно организовать совместную работу подразделений заказчика, а также взаимодействие с контрагентами и с проверяющими организациями. Оптимизация интерфейса, внедрение различных проверок данных, автозаполнение карточек, настроенные печатные формы, интеграции позволяют на всех этапах работы экономить по несколько секунд, и в итоге получается заметный результат.
Главный результат внедрения СЭД состоит не столько в повышении скорости, хотя однозначно работа стала быстрее, сколько в обеспечении дисциплины и контроля. Раньше можно было пропустить согласование какой-либо службы или вообще не согласовывать договор. Ответственный сотрудник собирал согласовательные письма в почте, кто-то распечатывал их, кто-то нет. До СЭД не было четкого контроля согласования контрагента и дальнейшей работы с ним. Раньше ответственность была на сотруднике, теперь она контролируется системно.
В планах у заказчика импортозамещение ERP и интеграция с СЭД ТЕЗИС.
Заказать демонстрацию системы ТЕЗИС
