Система ТЕЗИС автоматизирует работу коммунального предприятия в Челябинской области

Компания  «Соверен-Сервис» перевела документооборот в СЭД ТЕЗИС.

«Соверен-Сервис» обслуживает жилые дома в городе Троицке Челябинской области. Работа в сфере ЖКХ сопряжена большим объемом документов. «Соверен-Сервис» заключает договоры с поставщиками коммунальных ресурсов и различными подрядчиками, хранит сведения о каждом доме, обрабатывает обращения жильцов и так далее. В документооборот в компании вовлечены юридический отдел, отдел управления информацией и персоналом, аварийно-диспетчерская служба и другие подразделения.

До внедрения системы ТЕЗИС «Соверен-Сервис» использовала СЭД от 1С. Однако она устраивала организацию не во всем. В частности, с ней не удавалось удобно организовать работу с документами, предназначенными для определенных групп сотрудников, а не для всех пользователей. Также более гибкие настройки новой СЭД позволили бы компании автоматизировать специфические бизнес-процессы, связанные со сферой ЖКХ.

Перед приобретением СЭД специалисты «Соверен-Сервис» изучали различные решения. В частности, попробовали демо-версию системы ТЕЗИС.

Первоначально компания остановилась на Стандартной редакции СЭД ТЕЗИС. Она позволяет сразу после установки, без дополнительных настроек, автоматизировать общие для любой организации бизнес-процессы: согласование договоров, работу канцелярии, назначение поручений и контроль их выполнения. Также с помощью доступного в этой версии визуального конструктора можно настроить путь движения документов для бизнес-процессов, принятых в конкретной организации.

Специалисты «Хоулмонт» установили и настроили систему ТЕЗИС в «Соверен-Сервис». Сотрудники коммунального предприятия прошли обучение работе в СЭД, а администратор дополнительно изучил настройку бизнес-процессов и создание отчетов. В процессе опытной эксплуатации системы руководством «Соверен-Сервис» было принято решение о переходе на Расширенную редакцию ТЕЗИС и проведении модификаций СЭД.

«Специально для «Соверен-Сервис» была разработана подсистема учета домов и помещений. Это карточки и справочники, в которых содержатся  данные по основной деятельности организации: адрес, дата постройки, площадь домов, помещений и участков, кадастровый номер, история переписки с жильцами и так далее. Любую карточку можно быстро найти, достаточно ввести, например, адрес дома», — рассказывает менеджер по работе с корпоративными клиентами СЭД ТЕЗИС Валентин Астапов.