СЭД ТЕЗИС и Самарский ЦСМ: семь лет успешного сотрудничества в сфере ЭДО

В текущем году исполняется семь лет с начала сотрудничества между компанией «Хоулмонт» и первым пользователем СЭД ТЕЗИС - Самарским центром метрологии и стандартизации.

Семь лет использования СЭД в госсекторе Самарским ЦСМ

ФБУ Самарский ЦСМ - один из крупнейших и наиболее развитых территориальных органов Госстандарта России. Деятельность Центра направлена на реализацию государственной технической политики Правительства РФ в области стандартизации, метрологии, сертификации и защиты прав потребителей.

В 2009 году в организации возникла потребность в автоматизированной системе для оптимизация процессов управления и повышения контроля исполнительской дисциплины. Ключевыми требованиями к системе были выдвинуты: надежность, функциональность, практичность и доступность решения.

После рассмотрения существующих систем выбор пал на новую систему ТЕЗИС 1.0, на тот момент только появившуюся на рынке. Базовый модуль системы управления документами и задачами ТЕЗИС, позволяющий автоматизировать процесс постановки и контроля выполнения задач, был развернут в Самарском ЦСМ в начале марта 2010 года.

Проект внедрения системы, включающий в себя обучение пользователей и администратора системы, а также опытную эксплуатацию, был завершен 29 марта 2010 года. На начальной стадии использования система активно применялась для постановки и контроля выполнения задач, определяемых на еженедельных плановых совещаниях.

«На начальных этапах эксплуатации мы столкнулись с некоторыми организационными проблемами, вызванными необходимостью адаптации пользователей к новым условиям работы. Тем не менее, все проблемы были успешно решены совместными усилиями наших специалистов организации и специалистов компании «Хоулмонт», - вспоминает начальник отдела АСУ ФБУ «Самарский ЦСМ» Константин Кудрин.

Система ТЕЗИС стала для ФБУ «Самарский ЦСМ» удобным инструментом для достижения поставленных управленческих целей. Решение полностью удовлетворило всем требованиям заказчика и обеспечило ряд дополнительных преимуществ в виде автоматизации процессов работы с документами, дружественного и интуитивно понятного интерфейса и стабильной технической поддержки.

Требования ФБУ «Самарский ЦСМ» во многом заложили основные механизмы, которые и по сей день используются в СЭД ТЕЗИС - постановка задач, возможность создания подзадач, назначение контролеров, работа с вложениями, система оповещений и напоминаний о задачах и многое другое.

Кроме того, именно по пожеланию ЦСМ в 2010 году была произведена разработка модуля интеграции СЭД ТЕЗИС с почтовыми программами - Microsoft Outlook 2003/2007 и Microsoft Outlook Express. Механизм, позволяющий создавать карточки задач и документов на основе электронных писем, был заложен в систему тоже по требованию клиента.

В 2011 году «Самарский центр стандартизации и метрологии» перешел со Стандартной версии системы на Расширенную версию. За шесть лет промышленной эксплуатации к системе ТЕЗИС были подключены все филиалы и структурные подразделения ФБУ «Самарский ЦСМ».

По мнению организации, многолетнее использование СЭД в учреждении дает стабильный положительный эффект.

«В настоящее время использование системы ТЕЗИС позволяет нам решать множество задач, связанных с повышением ответственности исполнителей, своевременным принятием управленческих решений, повышения качества и оперативности взаимодействия между подразделениями, - делится впечатлениями Константин Кудрин. - Мы уверены, что система ТЕЗИС и дальше будет развиваться как в плане расширения функциональных возможностей, так и в плане повышения удобства работы пользователей, и наше сотрудничество с компанией «Хоулмонт» продолжится».