Главной задачей было провести цифровизацию документооборота и канцелярии: обеспечить электронный учет документов и отказаться от пересылки бумажных экземпляров насколько это возможно. Решающую роль при выборе именно СЭД ТЕЗИС сыграли удобный интерфейс и возможность расширения функциональности системы по желанию заказчика.

Внедрение в ФЦПСР заняло около 2,5 месяцев. Дальнейшее развитие системы происходило параллельно с работой пользователей.

Сейчас СЭД ТЕЗИС охватывает бизнес-процессы по следующим документам:

• Входящие и исходящие письма
• Резолюции
• Приказы
• Запросы Минспорта
• Служебные записки
• Протоколы совещаний
• Документы по закупкам
• Договоры
• Описи хранения и акты уничтожения документов в бумажном архиве

Благодаря внедрению СЭД ТЕЗИС, как и планировалось, заказчик перевел работу с документами в цифровой формат. В результате документы перестали теряться, стало проще соблюдать сроки их рассмотрения или исполнения. Коммуникации между подразделениями и статус по каждому документу стали максимально прозрачными. Руководители ФЦПСР рассматривают документы в мобильном приложении СЭД ТЕЗИС.

Подробности об автоматизированных бизнес-процессах и результатах проекта можно узнать из кейса.