Обновление версии СЭД ТЕЗИС на одном из самых масштабных проектов
Российское подразделение British American Tobacco «БАТ Россия» трансформирует бизнес, перестраивает процессы и обновляет версию СЭД ТЕЗИС.
Заказчик и изменения в его структуре
«БАТ Россия» — подразделение транснациональной компании British American Tobacco. Чтобы адаптироваться к условиям санкций, в 2022 году начался процесс выхода из глобальной группы BAT и связанной с этим трансформации.
Внедрение СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия» началось в 2020 году. В ходе проекта реализованы:
- Подготовка, согласование и подписание договоров, включая ЭДО.
- Контроль бюджетных и тендерных лимитов при согласовании договоров.
- Учет и оформление доверенностей.
- Проверка и подписание закрывающих документов, включая ЭДО, передача в систему бухгалтерского учета SAP пакетов документов для каждой хозяйственной операции.
- Ведение архива документов, интеграция с глобальным хранилищем документов компании на базе SAP.
- Согласование и учет капитальных затрат, в частности, при приобретении производственного оборудования.
После отделения от материнской структуры заказчик планирует продолжать использовать СЭД ТЕЗИС. Поскольку бизнес трансформируется, то и систему нужно было адаптировать к новым условиям. В частности, для обеспечения технологического суверенитета и непрерывности работы «БАТ Россия» перевело СЭД ТЕЗИС под управление российской серверной ОС Astra Linux. Также завершается миграция с MS SQL на СУБД на базе Postgres и с учетной системы SAP на 1С.
Вдобавок к этому «БАТ Россия» решило обновить версию СЭД ТЕЗИС, чтобы получить новые возможности для автоматизации бизнес-процессов и повысить удобство работы пользователей.
Работа над проектом
Для СЭД ТЕЗИС это обновление одного из самых масштабных проектов. Задачу осложняло большое количество доработок и уникальных функций, которые было необходимо сохранить.
Команда работала по нескольким направлениям параллельно: обновление версии системы, переход на новые ОС, СУБД и учетную систему, а также развитие функциональности проекта.
Главная особенность версии СЭД ТЕЗИС 5.1, на которую перешло «БАТ Россия» — это обновленный дизайн с возможностью индивидуальной кастомизации главного экрана при помощи виджетов. Каждый пользователь может добавлять, убирать, перемещать и группировать виджеты в соответствии со своими предпочтениями. Например, на главный экран можно вынести актуальные документы, календарь, диаграммы или заметки. Также в формате виджетов реализован быстрый доступ к составным командам, которые автоматически запускают сложную последовательность действий. Новый дизайн СЭД ТЕЗИС позволяет снизить порог вхождения для пользователей, сделать интерфейс более дружелюбным и интуитивно понятным.
Наиболее существенные доработки, внесенные в проект параллельно с обновлением, касаются сканирования документов. Раньше благодаря интеграции со сканерами IXOS в системе автоматически создавались карточки для документов, размещенных в учетной системе на базе SAP. Теперь вместо IXOS используются встроенные возможности системы, а вместо SAP — 1C. Изменились интерфейс и логика работы интеграции, но для пользователей порядок действий остался привычным. Также команда занималась развитием мобильного приложения СЭД ТЕЗИС. В нем уже была реализована функциональность для согласования и подписания контрактов с полевой розницей и для работы с первичными документами. Теперь в мобильное приложение добавлено согласование доверенностей, тендерных решений и CAPEX-форм, работа с задачами, управление отпусками, в том числе, их создание, перенос и отмена.
Поскольку мы параллельно занимались обновлением версии, переходом на новые ОС, СУБД и учетную систему, а также развитием функциональности СЭД ТЕЗИС, то в проекте задействовали команду из девяти разработчиков, пяти тестировщиков, аналитика и дизайнера. Со стороны заказчика также участвовала большая группа специалистов. Силами «БАТ Россия» выполнены подготовительные работы перед поставкой системы в продуктовый контур. Вдобавок к этому на стороне заказчика был организован полноценный UAT. Для того, чтобы пользователи быстрее освоились, в компании обновили инструкции и провели обучающий вебинар.
Слаженная работа и профессионализм команд со стороны вендора и заказчика позволили успешно выполнить проект такого масштаба четко в назначенный срок.
Результаты
СЭД ТЕЗИС используется в «БАТ Россия» уже около трех лет, в системе работает 2000 сотрудников. За это время в компании заметно повысился уровень цифровизации. Количество документов, проходящих через СЭД ТЕЗИС, увеличилось с 10 000 за месяц до более чем 30 000. Также выросла доля электронных документов. Два года назад соотношение электронных документов к бумажным составляло 50:50, сейчас — 60:40.
После обновления версии виджеты и составные команды помогли ускорить работу с документами для инициаторов и экспертов. СЭД ТЕЗИС адаптирована к работе с ОС на базе Linux. В настоящий момент идет переход на СУБД на базе Postgres, и интеграция с учетной системой на базе 1С. Благодаря этому «БАТ Россия» сможет полностью контролировать используемые продукты, без рисков потери доступа хранить в них данные, а также при желании осуществлять масштабирование.
Заказчик планирует и дальше развивать проект, получать все преимущества новых функций, которые будут появляться в системе. В частности, «БАТ Россия» собирается реализовать работу с машиночитаемыми доверенностями и аннулирование электронных документов — все это требуется в соответствии с законодательством по ЭДО.
Кроме того, компания участвовала в исследовании, которое команда СЭД ТЕЗИС проводила для изучения интереса к искусственному интеллекту и ждет появления этой функциональности в системе.
