Система электронного документооборота, или СЭД, — корпоративное программное обеспечение для автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами.

Как правило, заказчики приходят к использованию СЭД вместо электронной почты или бумаги, когда документов становится слишком много, они начинают теряться, срываются сроки исполнения.

В статье разберем возможности современных СЭД, их функции и критерии выбора.

Для чего нужна система электронного документооборота

Изначально СЭД использовались для ведения канцелярского учета документов, но со временем стали охватывать все больше направлений.

• Какие же задачи решают современные СЭД?

Цифровизация работы с документами

СЭД помогает перевести в электронную форму все процессы работы с документами: создание, согласование, утверждение, ознакомление, учет входящей и исходящей корреспонденции. Интеграция с системой ЮЗЭДО позволяет цифровизировать и обмен документами с контрагентами.

• Прозрачность и контроль

СЭД объединяет всю информацию по документам и процессам в едином пространстве. Видны взаимосвязи между документами и задачами, история изменений и версии документов. В системе фиксируются действия пользователей, а при приближении срока исполнения автоматически отправляются уведомления.

• Оптимизация и аналитика

Современные СЭД предоставляют инструменты для анализа рабочих процессов и помогают выявлять этапы, на которых возникают задержки. Это позволяет оптимизировать бизнес-процессы и сокращать время обработки документов.

• Обеспечение четкого соблюдения корпоративных регламентов и других процедур

СЭД позволяет настроить участников процессов и маршруты согласования. Документы автоматически направляются нужным пользователям по заданным правилам, что исключает ошибки при согласовании.

• Упрощение поиска

СЭД содержат механизмы полнотекстового поиска и фильтрации документов по различным критериям, что значительно ускоряет поиск информации.

• Автоматизация ручных действий

Системы электронного документооборота автоматизируют заполнение карточек, выбор участников процессов, потоковое сканирование документов и другие рутинные операции. В системах с искусственным интеллектом автоматизация охватывает еще больше процессов.

• Снижение расходов

СЭД сокращают расходы на печать и пересылку документов, повышают эффективность сотрудников и помогают избежать ошибок, связанных с потерей документов или нарушением сроков.

Виды систем электронного документооборота

Существует несколько классификаций СЭД. В первую очередь выделяются системы внутреннего документооборота, предназначенные для использования в одной организации. Именно на них мы сосредоточимся в этой статье. Еще один класс — системы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО), которые служат для обмена документами между контрагентами. ЮЗЭДО проводится через сертифицированного оператора с использованием электронной подписи. СЭД для внутреннего документооборота могут интегрироваться с системами ЮЗЭДО и использоваться в связке.

Посмотрите все возможности СЭД ТЕЗИС

Смотреть

Кроме того, СЭД можно классифицировать по типам документов, с которыми они работают:

• бухгалтерские;
• управленческие;
• кадровые;
• складские;
• производственные;
• архивные.

Современные СЭД также используются как основа для организации кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это позволяет сотрудникам подписывать кадровые документы в электронном виде, ускоряет взаимодействие кадровой службы с персоналом и снижает затраты на обработку и хранение бумажных документов.

Отдельный класс — государственные системы электронного документооборота, которые используются в органах власти и для межведомственного взаимодействия.

Чем СЭД отличается от ECM

Вы наверняка сталкивались с понятием ECM. Что это — разновидность СЭД или отдельный класс ПО?

Если руководствоваться формальным определением, СЭД предназначены для работы с документами и ориентированы прежде всего на их учет. ECM-системы, или же Electronic Content Management Systems — системы управления корпоративным контентом с более широкой сферой применения. Они позволяют работать с различными типами контента и автоматизировать связанные с ним процессы.

Однако на практике на российском рынке между СЭД и ECM часто можно поставить знак равенства. Многие производители используют термин «СЭД», поскольку он более понятен российским заказчикам, хотя функциональность их продуктов соответствует классу ECM.

Требования к системам электронного документооборота

Какими возможностями должны обладать современные системы электронного документооборота для успешного удовлетворения потребностей заказчиков?

Широкая функциональность

Первое, на что организация обращает внимание при выборе СЭД, — функциональность. Как правило, современные системы охватывают документооборот (создание, согласование, утверждение документов), канцелярию (регистрация и учет документов) и работу с задачами.

Гибкость

Помимо возможностей коробочной версии важна способность системы адаптироваться к особенностям работы организации. Гибкость СЭД определяется возможностями настройки процессов и документов, а в отдельных случаях — доступом к исходному коду.

Дополнительным преимуществом является наличие Low-Code-инструментов, которые позволяют самостоятельно настраивать маршруты согласования, карточки документов, формы и бизнес-процессы без привлечения разработчика.

Интеграции

СЭД часто интегрируются с учетными системами, ERP, кадровыми системами, корпоративными порталами, ЮЗЭДО, сервисами распознавания текста и офисными пакетами.

Искусственный интеллект

Использование искусственного интеллекта становится одним из важных критериев выбора СЭД. Современные системы позволяют автоматически распознавать документы, извлекать реквизиты, классифицировать входящие документы, выполнять интеллектуальный поиск и помогать пользователям при подготовке документов. Такие возможности сокращают объем ручных операций, ускоряют обработку документов и повышают эффективность работы сотрудников.

Интерфейс

Современные производители уделяют большое внимание удобству и понятному интерфейсу. Это помогает пользователям быстрее освоить систему и снижает количество ошибок при работе.

Мобильность

Доступ к СЭД со смартфонов и планшетов ускоряет работу с документами и принятие решений. Наиболее удобно, когда система имеет полнофункциональное мобильное приложение для iOS и Android.

Кроссплатформенность и совместимость с российским ПО

Чтобы снизить стоимость внедрения, СЭД должна поддерживать различные серверные ОС, СУБД, офисное ПО и браузеры. Не менее важна совместимость с российским программным обеспечением и open source-решениями.

Масштабируемость и актуальность

При выборе СЭД важно учитывать не только текущие задачи организации, но и перспективы развития. Система должна поддерживать рост числа пользователей, добавление новых процессов и работу под высокой нагрузкой.

Как правильно выбрать СЭД

Помимо характеристик системы, успех проекта во многом зависит от процесса выбора. Вот несколько рекомендаций.

• Система должна быть проверена практикой. Изучите опыт внедрения в организациях вашей отрасли и сопоставимого масштаба.
• Выбирайте не только СЭД, но и вендора или интегратора. Обратите внимание на опыт компании, компетенции и реализованные проекты.
• Учитывайте независимость от вендора. Предпочтение стоит отдавать продуктам, построенным на распространенных технологиях. Это снижает риски и упрощает дальнейшее развитие системы.

СЭД ТЕЗИС соответствует этим требованиям: система используется более чем в 800 организациях, поддерживает Low-Code-настройку, интеграцию с российским ПО и современные ИИ-функции. Благодаря этому ТЕЗИС подходит как для типовых внедрений, так и для крупных проектов с индивидуальной автоматизацией.

Подробнее о выборе системы и подготовке проекта читайте в статье «Внедрение электронного документооборота: как подобрать оптимальную СЭД и избежать ошибок при внедрении».

Преимущества и недостатки СЭД

Использование СЭД дает преимущества сотрудникам с разными ролями.

Рядовые пользователи

СЭД избавляет сотрудников от множества ручных действий. При регистрации документа данные могут заполняться автоматически, а потоковое сканирование ускоряет обработку больших объемов документов. Автоматическое определение участников процесса и уведомления помогают снизить количество ошибок и сократить влияние человеческого фактора.

Специалисты подразделений

СЭД автоматизирует процессы кадровой службы, бухгалтерии, юридического и финансового подразделений. Дополнительно система может интегрироваться с профильным программным обеспечением, включая учетные системы и КЭДО.

Руководители

СЭД ускоряет принятие решений и повышает прозрачность процессов. Руководитель может работать с системой из любого места и всегда видеть, на каком этапе находится документ, сколько времени занимает обработка и где возникают задержки. Это помогает контролировать исполнение и выявлять узкие места бизнес-процессов.

Специалисты ИТ и ИБ

СЭД позволяет разграничивать доступ к документам по пользователям и ролям, снижая риск утечки информации.

Современные системы также поддерживают аудит действий пользователей, журналирование событий, контроль изменений документов, логирование запросов к ИИ и интеграцию со средствами информационной безопасности.

Узнайте подробности о преимуществах СЭД ТЕЗИС

Узнать

Можно выделить следующие недостатки систем электронного документооборота:

• СЭД — не универсальное решение. Многие системы позволяют гибко расширять функциональность и добавлять процессы, не свойственные СЭД в «классическом» понимании. Например, можно добавить опцию управления взаимодействием с клиентами или закупочной деятельностью. Этого может быть достаточно, но важно понимать, что бывают случаи, когда требуется продвинутая функциональность. Не нужно ждать, что СЭД на 100% заменит CRM, BI или ERP. Лучше рассмотреть вариант внедрения специализированной системы и интеграции с ней.
• Внедрение СЭД, особенно в крупной компании, требует времени, бюджета, тщательной работы над ТЗ, грамотных специалистов, вовлеченности со стороны заказчика. Если недооценить проект и недоработать в каком-то отношении, то результат разочарует.
• Какой бы удобной ни была система, сотрудникам компании потребуется время, чтобы научиться эффективно ее использовать. Поэтому на первом этапе они могут возмущаться и саботировать автоматизацию. Но за счет обучения и поддержки переходный период пройдет быстро и безболезненно.

При выборе СЭД важно учитывать не только функциональность, но и опыт реальных внедрений. СЭД ТЕЗИС используется в коммерческих компаниях и государственных организациях, поддерживает Low-Code-настройку, работу с ИИ и совместимость с российским программным обеспечением. Благодаря этому систему можно адаптировать как под типовые процессы, так и под сложные корпоративные сценарии.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом

С помощью СЭД можно полностью цифровизировать работу с документами: от создания и согласования до подписания электронной подписью и отправки контрагенту через систему ЮЗЭДО. Законодательство РФ признает юридическую силу электронных документов. Однако некоторые организации продолжают использовать бумажные экземпляры — например, из-за внутренних требований или работы с контрагентами, которые не используют ЮЗЭДО.

Работу в СЭД можно совмещать с бумажным документооборотом. Документ может быть подготовлен и согласован в электронном виде, а затем распечатан для подписания или хранения в архиве.

Как бы парадоксально это ни звучало, СЭД может повысить эффективность бумажного документооборота. За счет чего:

• Автоматическая генерация печатных форм. Сотрудникам не нужно будет вручную готовить документ со сложным форматированием, где велика вероятность ошибиться.
• Отслеживание движения документов при их физическом перемещении, например, между подразделениями.
• Навигация в бумажном архиве. В СЭД может храниться информация о том, где искать документ, вплоть до полки и коробки.

Как проходит внедрение СЭД

Порядок внедрения СЭД зависит от масштаба проекта, задач заказчика и возможности кастомизации системы.

Типовое внедрение

Внедрение происходит максимально просто, если заказчику достаточно коробочной функциональности, нет специфических требований к настройкам бизнес-процессов, высоконагруженности и т.д. Система устанавливается на сервер, настраивается, выполняется проверка работы. Такое внедрение может проходить как на территории заказчика, так и дистанционно.

Проектное внедрение

Проектное внедрение предполагает обследование бизнес-процессов, интервью с ключевыми пользователями, подготовку технического задания или функциональной спецификации. Далее функциональность СЭД дорабатывается или расширяется согласно подготовленному документу. Помимо тестирования функциональности по запросу заказчика может быть проведено нагрузочное тестирование. Для пользователей и администраторов системы проводится демонстрация возможностей и обучение. На этапе опытной эксплуатации команда разработки собирает пожелания заказчика. Когда система выходит в промышленную эксплуатацию, вендор оказывает активную поддержку пользователям и администратору.

Гибкие и каскадные методологии

При внедрении СЭД может быть выбрана как гибкая методология, так и каскадная.

• При выборе гибкой методологии проект будет разделен на этапы, включающие стадии анализа задачи, планирования, разработки, тестирования, демонстрации и внедрения определенной функциональности или модуля. В этом случае при старте проекта достаточно общего видения, а между этапами можно сменить приоритеты или переосмыслить те или иные функции. Кроме того, при выборе гибкой методологии систему можно использовать после запуска первого модуля.
• При каскадной методологии готовится подробное ТЗ на всю функциональность СЭД, далее следуют этапы разработки, тестирования, демонстрации и внедрения всей системы целиком. На старте важно тщательно проанализировать задачу и особенности автоматизируемых процессов, поскольку сменить концепцию на ходу не выйдет. Заказчик получает полнофункциональное решение единовременно.

Партнерское или самостоятельное внедрение

• Многие вендоры, у которых имеется партнерская сеть, предлагают внедрение силами компании-интегратора. В этом случае заказчик может выбрать исполнителя, расположенного с ним в одном регионе и одном часовом поясе. Также можно поручить одной компании внедрение и поддержку не только СЭД, но и других информационных систем. Таким образом у интегратора будет максимально полная информация по используемому у заказчика ПО и взаимодействию между ними.
• Некоторые вендоры позволяют проводить внедрение СЭД собственными силами заказчика. Это возможно, если есть опция передачи исходного кода системы и инструкций по установке, а также обучение для разработчика.

Планируете внедрение СЭД? Подробно о выборе системы, этапах проекта и типичных ошибках мы рассказали в статье «Внедрение электронного документооборота: как подобрать оптимальную СЭД и избежать ошибок при внедрении».

Напишите нам для подробной демонстрации возможностей системы

Связаться

Часто задаваемые вопросы

Что лучше выбрать, готовую СЭД или заказную разработку?

Современные СЭД, как правило, обладают достаточной функциональностью, чтобы закрыть большинство типовых задач по работе с документами и управлению бизнес-процессами. Разработка системы промышленного масштаба на заказ с нуля — это изобретение велосипеда. К тому же это заметно удлинит срок и стоимость проекта. Однако чаще всего организации задумываются о заказной разработке, если у них есть нестандартные требования, которые не могут удовлетворить готовые продукты. В этом случае целесообразно выбрать гибкое решение в качестве основы проекта. Это позволит часть направлений автоматизировать при помощи коробочной функциональности, а уникальные процессы реализовать путем настроек и модификаций.

Какая на рынке ситуация с российскими СЭД?

Долгое время большинство заказчиков не задумывалось об импортозамещении. На российском рынке были широко распространены иностранные системы (такие как, например, Documentum), а также системы, построенные на основе иностранных технологий (к примеру, Alfresco). Однако в последние несколько лет растет интерес к российскому ПО, которое позволяет обеспечить технологическую независимость. Сегодня на рынке представлено большое количество сильных российских решений, которые уже проверены опытом внедрения в крупных организациях. Кроме того, есть примеры, когда отечественные СЭД выбирали для замены иностранной исходя из функциональных и технологических критериев, а не руководствуясь только страной производства.

Сколько может стоить внедрение СЭД и из чего складывается стоимость?

Как правило, в стоимость внедрения СЭД включаются лицензии, отдельные подключаемые модули, а также услуги по внедрению и адаптации функциональности к требованиям заказчика. Важно учитывать модель лицензирования каждой конкретной системы. Так, оплачиваться может общее количество пользователей СЭД или же количество одновременных подключений. Также отдельные системы доступны по подписке в формате SaaS.

Какой обычно срок жизни СЭД в организации?

Одна СЭД может использоваться в организации на протяжении 10 лет и более. В первую очередь для этого важно при выборе учесть возможность масштабирования. Кроме того имеет значение, насколько регулярно выходят новые версии системы, насколько сложно и дорого проводить обновление, можно ли при обновлении сохранить модификации системы, если они были. Еще один фактор, определяющий срок службы СЭД — это распространенность и актуальность в долгосрочной перспективе используемых в ней технологий.

Что такое СЭД простыми словами?

СЭД — это система, которая помогает создавать, согласовывать, хранить и контролировать документы в электронном виде. Она позволяет автоматизировать документооборот и связанные с ним бизнес-процессы.

Чем СЭД отличается от ЭДО?

СЭД предназначена для управления внутренними документами и процессами организации. ЭДО используется для обмена юридически значимыми документами между компаниями через операторов электронного документооборота.

Можно ли полностью отказаться от бумажных документов?

Во многих случаях это возможно при использовании электронной подписи и юридически значимого электронного документооборота. Однако необходимость хранения отдельных документов на бумаге зависит от требований законодательства и внутренних регламентов организации.