8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Документооборот холдинга: Опыт решения типичных проблем
Отраслевые решения

Платину добывают так же, как золото – моют песок, собирают драгоценные крупицы, затем переплавляют. Регулярные работы по добыче платины на месторождении Кондёр в Хабаровском крае были начаты старателями артели «Амур» еще в 1984 году. Как оказалось, залежи платины здесь огромны, свидетельством чему стали самородки весом от полутора до трех с половиной килограммов. В 2007 году образовался холдинг «Русская платина», куда вошла артель «Амур» и ряд других предприятий.

А когда возникает холдинг, то неизбежно появляется и потребность в автоматизации документооборота, потому что бизнес-процессы усложняются, их участников разделяют тысячи километров, и не то что с бумагой, даже с электронной почтой и таблицами Excel для регистрации документов обработать весь поток становится невозможно. В этой статье мы расскажем об опыте автоматизации документооборота в холдинге на базе СЭД ТЕЗИС в компании Русская Платина.

ДОКУМЕНТООБОРОТ В ХОЛДИНГЕ — УДЕЛЬНЫЕ КНЯЖЕСТВА ИЛИ ВЕРТИКАЛЬ ВЛАСТИ

text

Любой холдинг имеет распределенную структуру. Если мы возьмем СЭД в каком-нибудь холдинге, то чаще всего окажется, что на самом деле работает несколько отдельных одинаковых или очень похожих систем – в головном офисе и в дочерних компаниях, которые обмениваются между собой входящими и исходящими документами.

Нельзя сказать, хорошо это или плохо – если заказчику так удобно, то почему бы нет? Подобным образом была построена технология применения электронного документооборота в НК «Альянс». Там установлено несколько серверов, но использовались локальные справочники, которые были везде разными, и компании холдинга общались между собой через входящие-исходящие. Был, правда, справочник глобальных контрагентов в учетной системе, который синхронизировался с СЭД.

Можно пойти и по другому пути, когда строится единая система управления со сквозными бизнес-процессами, а документы перемещаются с сервера на сервер по мере необходимости. Это решение – какую конфигурацию выбрать – целиком на стороне заказчика, оно зависит от принятой модели управления холдингом и от степени автономности дочерних обществ. Хотя мы считаем, что с точки зрения ИТ, организуя документооборот холдинга, лучше иметь единую базу и общие справочники, но это не всегда удается – по техническим или административным причинам. О нашем видении того, как должен строиться документооборот в холдинге, можно почитать здесь.

РАСПРЕДЕЛЕННАЯ, НО ЕДИНАЯ СИСТЕМА

text

В «Русской платине» сразу было понятно, что придется строить распределенную систему со сквозными процессами — то есть, ставить два сервера в Москве и в Хабаровске и перемещать между ними данные.

В отличие от предыдущего проекта, здесь появились единые справочники, которые редактируются только в одном месте — на центральном сервере в Москве. Немедленно возникла коллизия: основная хозяйственная деятельность ведется в Хабаровске, и естественно, все новые контрагенты появляются там. А справочник контрагентов ведется в Москве. Как быть? Чтобы разрешить эту проблему, мы одному пользователю в Хабаровске дали удаленный доступ к московскому серверу, чтобы он мог редактировать этот справочник. В итоге контрагент заводится на сервере в Москве, система запускает процедуру копирования и данные передаются в Хабаровск.

На первый взгляд это выглядит слишком сложно – если клиенты появляются в Хабаровске, то и заводить в систему их надо в Хабаровске, логично, так? Проблема в том, что москвичи тоже могут заводить новых контрагентов. И если дать пользователям в обоих городах возможность вносить контрагентов локально, то процедуру копирования придется делать двунаправленной — чтобы хабаровские контрагенты передавались Москве, а московские — Хабаровску, и справочник был бы актуален для обеих систем. Технически это сложно, так как создает большую нагрузку на обе системы в рамках документооборота в холдинге. Поэтому право заводить контрагентов пришлось отдать кому-то одному.

ДОКУМЕНТООБОРОТ ХОЛДИНГА «РУССКАЯ ПЛАТИНА»: ХАБАРОВСК – МОСКВА И ОБРАТНО

text

Еще одной проблемой настройки документооборота в холдинге стало копирование документов между серверами. Логика здесь такая: допустим, исполнитель в Хабаровске решает заключить договор с неким ООО «Медведь» на покупку самосвала в карьер. Он создает договор и сначала запускает внутреннее согласование в Хабаровске. Договор проходит сколько-то кругов, и в итоге, генеральный директор филиала утверждает договор. После этого, если договор превышает некоторую сумму, условно говоря 100 тысяч, нужно его согласовать с Москвой.

Что происходит в этот момент в системе: договор на хабаровском сервере переходит в «техническое состояние», то есть блокируется на любые изменения. Тем временем специальный сервис на центральном сервере в Москве периодически опрашивает хабаровскую систему – нет ли для меня новых карточек? Как только такая карточка (в «техническом состоянии») появляется, он ее вместе с файлом содержимого перетаскивает к себе. Таким образом, договор уходит в Москву. Далее, в Москве запускается свой процесс согласования.

В Москве договор ходит по своему циклу согласования в рамках документооборота внутри учреждения. На московском сервере есть еще и другой веб-сервис, который показывает Хабаровску, что там в Москве происходит с их договором – у кого сейчас находится, какие визы наложены и т.д. И когда кто-то решает отправить договор на доработку обратно в Хабаровск, он в Москве замирает (переходит в техническое состояние) и оживает в Хабаровске, отправляясь на новый круг согласования. Такая ситуация может повторяться несколько раз, и при этом из одной системы всегда видно данные в другой – где сейчас находится договор. Этот механизм мы разрабатывали специально для Русской платины. Еще один плюс такого решения в том, что базы документов на двух серверах абсолютно идентичны.

УЧЕТ ВРЕМЕННЫХ ПОЯСОВ

text

Разница во времени между Москвой и Хабаровском – 7 часов, а расстояние – 6 тысяч километров. Обычная работа, когда бизнес-процесс продвигается на следующий шаг посредством личных разговоров телефонных звонков, при таких параметрах становится практически невозможной. Но и автоматизированная система электронного документооборота должна учитывать такие детали, что хабаровчане видят все по своему времени, а москвичи – по своему.

Поэтому все сроки в системе пересчитываются в рабочих днях в родной тайм-зоне для участника бизнес-процесса. Например, в Хабаровске отправили документ на согласование сотруднику в Москве – а там 2 часа ночи. Но рабочий день у него начинается в 9 часов утра, и даже если по процессу стоит три часа на согласование этого документа, сотрудник его получит, когда придет на работу и контрольный срок будет 12 часов по Москве. Логично, что к 5 часам утра никто договор не согласует.

Хорошо, что у нас столица на западе страны, а не наоборот! Если бы столица была в Хабаровске и там бы размещались все головные офисы, то в условиях электронного документооборота в холдинге терялся бы лишний день на согласование.

ДОКУМЕНТООБОРОТ В ХОЛДИНГЕ: ОБНОВЛЯТЬСЯ НАДО АККУРАТНО

text

Все на свете подвержено изменениям, и программное обеспечение в особенности. То заказчик попросит что-то добавить, то ошибку исправили, то какие-то элементы системы нужно обновить. Когда системы электронного документооборота компании так тесно завязаны друг на друга, одно неловкое движение может привести к неприятным последствиям. Не обязательно фатальным – просто что-то рассогласуется и перестанет работать. Поэтому при эксплуатации системы в распределенной конфигурации нужно позаботиться о четких процедурах выполнения обновлений.

В нашем проекте конфигурации обоих систем ТЕЗИС – в Москве и Хабаровске – были идентичны, так же как и сами базы документов. Чтобы эту идентичность сохранить, обновления делаются одновременно. Не то чтобы абсолютно синхронно, но в один день. Сначала нужно остановить все процедуры копирования, потом останавливают хабаровский сервер, обновляют его, потом останавливают и обновляют московский сервер. Когда с этим покончено, можно вновь запустить сервисы копирования, и документооборот холдинга пойдет свои чередом.

В ЭТОТ КРАЙ ТАЕЖНЫЙ ТОЛЬКО САМОЛЕТОМ МОЖНО ДОЛЕТЕТЬ…

text

С позиций обычной городской логики управленцев и консультантов, СЭД и другие ИТ-системы нужно доводить до самого конечного исполнителя – чтобы эффективно автоматизировать бизнес-процессы. Иначе в работе документооборота холдинга возникает разрыв – кто-то будет бегать с бумажными документами или таскать файлы на флешках.

Решили и мы поставить рабочие места непосредственно на месторождении Кондёр, несмотря на труднодоступность этой площадки и проблемы со связью. Интернет там есть, только когда пролетает спутник. А еще в бытовку периодически заходят медведи, поэтому там у людей другие проблемы, кроме контроля исполнительской дисциплины =)

Но тем не менее, наша СЭД ТЕЗИС и в тайге заработала! Сначала через терминал – участники электронного документооборота подключались к компьютеру в Хабаровске и работали, потом, после расширения канала – начали подключаться напрямую на хабаровский серве р.

ИЗМЕНЯЕМ ПРОЦЕССЫ, НЕ МЕНЯЯ СИСТЕМЫ

text

ТЕЗИС эксплуатируется в «Русской платине» с 2012 года, и за это время заказчик не выставлял особо крупных технических заданий электронного документооборота – иногда только просили добавить новое поле в карточку или поменять процесс.

Тут надо сказать про одну хитрость – в ТЕЗИС есть универсальный блок параллельно-последовательного согласования. Можно просто поставить его в дизайнере процессов и настроить, чтобы в нем было сколько угодно этапов и сколько угодно параллельных и последовательных блоков. И если вдруг изменился какой-то внутренний регламент, или, например, уволили пять человек и путь согласования стал быстрее, достаточно поменять настройки в дизайнере процессов.

Благодаря этой универсальности и гибкости платформы ТЕЗИС удалось три года прожить без крупных доработок документооборота в холдинге, хотя организационные изменения у заказчика происходили.

ИНТЕГРАЦИЯ С 1С – ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ УМЕНИЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТООБОРОТЧИКА

text

В России нельзя внедрять СЭД и ни разу не столкнуться с требованием интеграции с 1С. Эту компетенцию – умение работать с 1С, пожалуй, стоит считать одной из базовых при выборе и оценке компании-специалиста по электронному документообороту. Мы делали интеграцию с 1С уже не один раз, в том числе довольно сложные проекты, включая задачи бюджетирования и управления материально-техническим обеспечением.

У заказчика было несколько разрозненных баз 1С в рамках документооборота холдинга: Хабаровск, Москва и Норильск. Вместе с внедрением ТЕЗИС, шел проект по консолидации 1С, в результате чего все базы данных объединили в одну и очистили справочники. Однако сделали это не одномоментно, а за несколько процедур, из-за чего нам пришлось несколько раз перезаливать данные из 1С в нашу систему, в наши справочники – а это довольно длительная процедура, несколько часов.

Задача была сделать так, чтобы из хабаровской 1С были не видны договоры в Москве, а из Москвы было видно всё. Договор в 1С – это фактически, тоже справочник, таблица СЭД. Есть таблица контрагентов, есть подчиненная ей таблица договоров. Договора и контрагентов мы заводим у себя в СЭД и затем передаем их в 1С.

В итоге мы пришли к следующему взаимодействию с 1С: центральная база 1С в Москве обменивается данными с сервером ТЕЗИС, и каждая из систем отдельно копирует справочники и документы на региональные сервера в Хабаровске и Норильске. Это для нас типовой подход, когда СЭД выступает главным источником данных по контрагентам и договорам для учетных систем — об этом можно почитать здесь.

КАНАЛЫ СВЯЗИ УЛУЧШИЛИСЬ – МОЖНО ЦЕНТРАЛИЗОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ ХОЛДИНГА

text

Прогресс не стоит на месте – связь становится быстрее, надежнее и дешевле. Это дает техническую возможность перейти от распределенной системы документооборота компании к централизованной, дальше дело за менеджментом.

Год назад «Русская платина» решила отказаться от хабаровской базы ТЕЗИС и все перенести на центральный сервер в Москве, но пока отказались только от Черногорки (Норильск). На самом деле, это оказалось несложно, поскольку данные в базах идентичны. В какой-то момент мы просто погасили норильский сервер и всех пользователей перенаправили на Москву. А там уже есть все их аккаунты, все документы, просто на десктопе поменялась веб-ссылка на сервер СЭД, вся рабочая среда осталась та же. Несомненно, дойдет очередь и до Хабаровска, потому что в общем случае, централизованную систему поддерживать проще, чем распределенную.

Если взять некий гипотетический холдинг, где есть центральный узел и десять региональных, и на каждый региональный узел можно повесить еще десять организаций, то получится сто организаций, участвующих в документообороте холдинга. Смотришь потом – канал Москва-Екатеринбург улучшился. Берешь и просто «вырубаешь» местный сервер, и все начинают работать через центр. То есть, мы можем начать внедрение на распределенной конфигурации, а потом перейти к централизованной, причем без какой-либо переделки или доработки системы.

ПОПОЛНЯЕМ КОПИЛКУ ЗНАНИЙ

text

Каждый проект несет с собой что-то новое – новые функции, новые решения, интеграции, и т.д. Часто бывает, что какие-то модули СЭД включаются затем в основную ветку продукта, способствуя его развитию. Или просто повторно используются на других проектах, сокращая цикл разработки и внедрения.

Если говорить о «Русской платине», то из этого проекта в базовую поставку ТЕЗИС ничего не вошло. Однако некоторые наработки удалось использовать вторично на другом проекте по автоматизации самарского филиала «РН-Сервис». У них было два подразделения в Самаре и несколько подразделений в стокилометровой зоне и такая же задача – необходимость согласования документов с центральным офисом. Что они делали до внедрения системы электронного документооборота: собирали подписи на документе, садились в машину и ехали в Самару. Там завозили бумаги юристу, потом шли в «Ашан», затаривались продуктами, смотрели город, забирали свои бумаги и возвращались. Итого 200 км пути и целый рабочий день ради пары подписей.

Хотя Самарская область отнюдь не какой-то медвежий угол, связь в радиусе ста километров от города все-таки далеко не так хороша. Поэтому в «РН-Сервис» мы использовали ту же схему согласования с локальными серверами, как в и при организации документооборота в холдинге «Русская платина» – и частые поездки в город стали не нужны.

ДОКУМЕНТООБОРОТ В ХОЛДИНГЕ МОЖЕТ БЫТЬ ЭЛЕКТРОННЫМ — НУЖНО ТОЛЬКО ЗАХОТЕТЬ

text

В идеальной картине мира внедрение системы управления документами и бизнес-процессами должно сопровождаться их существенной оптимизацией – избавлением от бумаги, сокращением согласований и т.д. В жизни так происходит не всегда, для организационных изменений нужна воля руководства и давление со стороны конкурентов или регулятора.

Ни одна ИТ-система сама по себе не может волшебным образом оптимизировать процессы документооборота холдинга. Айтишники могут только что-то рекомендовать менеджерам, но обычно не имеют возможности настаивать, поэтому всегда так трудно оценить эффективность внедрения СЭД и других подобных систем. С другой стороны, наличие СЭД повышает корпоративную культуру работы с документами и заданиями, порой явно высвечивает узкие места и в итоге создает предпосылки для продуктивной работы консультантов по управлению. Наши рекомендации по выбору СЭД в формате книги можно скачать и почитать здесь.