Документооборот и BYOD: как мобильная версия СЭД помогает идти в ногу со временем

mobilnost_sotrudnikov_haulmont

Не секрет, что мы живем в эпоху «всеобщей мобилизации». Переносному компьютеру — ноутбуку — в следующем году уже исполнится тридцать пять, а мобильный телефон превратился из увесистого «кирпича» в карманный мини-компьютер всего за какое-то десятилетие. Пришла и схлынула волна PDA, за ней ушли в прошлое когда-то популярные нетбуки, очень быстро были вытесненные с рынка планшетами. А заодно выросло поколение молодых специалистов, которое социологи иронично прозвали «поколением большого пальца» («thumb generation» или «i-finger generation») — за неистребимую привычку не расставаться со смартфоном, набирая бесконечные сообщения, листая страницы в Интернете или играя в видеоигры.

Для молодежной части коллектива довольно размытым является понятие рабочего места. Благодаря мобильным устройствам «поколение большого пальца» имеет доступ к информации практически везде и всегда, и привычная концепция организации трудового процесса, когда у каждого сотрудника есть стол, стул, и компьютер, за которым он сидит, как приклеенный, современному молодому сотруднику неудобна. Молодые специалисты убегают работать «по удаленке» с домашнего ноутбука, набирают отчеты на личных планшетах, гуляя по офису, и общаются с начальником по Viber, сидя со смартфоном в кафе. Проще говоря, вместе с новым поколением работников в современный офис ворвалась концепция BYOD (Bring Your Own Device) — организация рабочего процесса с использованием личных мобильных устройств сотрудников.

Это стремление встать из-за рабочего стола доставляет немало хлопот в такой консервативной сфере, как документооборот. Документы «разлетаются» по личным устройствам сотрудников, как осенние листья, гонимые ветром. Эта ситуация, бесспорно, требует наличия в компании системы электронного документооборота, которая будет консолидировать документы в едином хранилище. Однако, и этого не вполне достаточно. СЭД в классическом формате рассчитаны именно на концепцию индивидуального рабочего места сотрудника со стационарным компьютером и чересчур тяжеловесны для мобильных устройств.

Решением проблемы могло бы стать создание мобильных приложений для документооборота. Именно поэтому СЭД ТЕЗИС имеет мобильный интерфейс, который развивается параллельно с основной системой. Он дает возможность идти в ногу с современной тенденцией к мобильности и в то же время сохранять организационные преимущества электронного документооборота.

Мобильный документооборот — это удобно

Young businessman working with modern devices.

Из мобильных устройств в настоящее время наиболее популярны смартфон, планшет и ноутбук. И если последний достаточно консервативен в плане конструкции (что обуславливается необходимостью сохранять приемлемый вес), то смартфоны и планшеты находятся в вечной гонке за красотой дизайна, толщиной корпуса, размерами экрана, дюймами и пикселями. Линейка размеров экранов смартфона варьируется от трех дюймов, что соответствует разрешению 640×490, до 5,2-5,5 дюймов, что в разных моделях соответствует разрешению от 1280×720 до 1920×1080. А между этими крайними значениями существует огромный разброс разрешений, который появился по прихоти дизайнеров мобильных устройств. Особенно  выделяются  в этом плане популярные устройства с «яблоком», которые «радуют» разработчиков веб-приложений оригинальными разрешениями типа 1334×750. Впрочем, и ноутбуки тоже не подарок — диагональ экрана колеблется от 10 до 18 дюймов для крупных ноутбуков, и от 7 до 11 дюймов — для нетбуков, которые у многих еще в ходу (не каждый готов оторвать от сердца, к примеру, 11-дюймовый MacBookAir).

Отдельным вопросом являются возможности мобильных устройств по отображению графики. Хотя смартфоны и планшеты (не без давления со стороны игровой индустрии) постоянно совершенствуются в этом плане, до мощностей видеокарт современных стационарных ПК графические процессоры мобильных устройств пока не дотягивают — даже топовые, выдающие частоты до 533 МГц. Вместе с мощностью графики сильно растет энергопотребление мобильного устройства, что снижает время его автономной работы, а прорыва в области производительности аккумуляторов пока не предвидится.

Таким образом, если в организации сосуществуют BYOD и СЭД, может обнаружиться, что веб-интерфейс системы, который так красиво смотрится на мониторе стационарного ПК, окажется неподъемным кошмаром на мобильном устройстве. Интерфейс, рассчитанный на ПК, подвержен тем же проблемам, которые возникают с любым веб-приложением или сайтом в мобильном браузере: элементы UI могут хаотично «поплыть»; интерфейс может оказаться слишком велик для мобильного экрана, и пользователю постоянно придется двигать область просмотра, чтобы отыскать нужные элементы; или UI просто не сможет обеспечить достаточное время отклика на маломощном мобильном устройстве, и все действия будут выполняться крайне медленно.

Именно поэтому наиболее приемлемым вариантом является использование специализированного мобильного интерфейса СЭД на таких устройствах, как планшеты и смартфоны. Мобильная версия СЭД ТЕЗИС, по сути, является легковесным адаптивным мобильным интерфейсом для доступа к данным в СЭД. Мобильная версия ТЕЗИС адаптирует свой интерфейс к любым размерам и разрешениям экрана мобильного устройства, позволяя эффективно использовать его ограниченное пространство. Кроме того, она учитывает ориентацию экрана — горизонтальную или вертикальную, и подстраивается под ее изменения. Помимо этого, все элементы интерфейса Мобильной версии адаптированы под управление методом touch-screen, который является основным способом взаимодействия с современными сенсорными моделями смартфонов и планшетов (именно он и породил выражение про «большой палец»).

Таким образом, использование мобильной версии СЭД является  удобным в условиях широкого разнообразия мобильных устройств, применяемых сотрудниками в личных и рабочих целях. Мобильная версия ТЕЗИС учитывает аппаратные особенности каждого устройства, будь то нетбук, смартфон или планшет, а также поддерживает все современные веб-браузеры для Android и iOS.

Мобильный документооборот — это просто

mobilnost_sotrudnikov_hulmont

Современные СЭД предлагают массу функций. Помимо управления классическим документооборотом, контроля исполнительской дисциплины и ведения канцелярии, в СЭД могут быть реализованы как различные рабочие процессы (к примеру, организация совещаний), так и технические возможности (к примеру, потоковое сканирование и ввод документов, генерация отчетов, использование ЭП и так далее). Богатое функциональное наполнение современных СЭД является несомненным преимуществом, однако делает их чересчур громоздкими для использования на мобильных устройствах.

В случае мобильного интерфейса СЭД на передний план выходит не обширность функциональных возможностей системы, а простота и оперативность работы в ней. Часть функций, которые доступны в «десктопной» СЭД, на мобильном устройстве просто не имеют смысла — к примеру, потоковый ввод документов (вряд ли кому-то придет в голову подключать смартфон к сканеру). Другая часть оказывается нерабочей чисто технически — так, перспективы использования мобильной ЭП до сих пор остаются достаточно туманными. Кроме того, слишком большой набор функций сильно усложняет юзабилити мобильного приложения для документооборота. Поэтому разумным решением для удобства использования СЭД на мобильном устройстве является ограничение функциональности.

Мобильный интерфейс СЭД ТЕЗИС ограничен по функциональности таким образом, чтобы пользователь видел только те части бизнес-процессов, которые требуют его оперативного участия. Это, в первую очередь, поступающие к нему задачи, договоры и документы, присланные на ознакомление, согласование, утверждение, либо регистрацию. Также мобильный интерфейс позволяет получать уведомления о действиях по процессам, выполненным другими участниками. Таким образом, мобильная версия не содержит ничего лишнего, а просто позволяет быстро получать доступ к информации, по которой нужно произвести действия как можно быстрее.

Конечно, из-за ограничений функциональности СЭД на смартфоне или планшет можно использовать только как средство оперативного решения срочных вопросов. Однако, даже такой лимитированный доступ к системе документооборота будет полезен в условиях повсеместного BYOD. Сотрудник сможет участвовать в бизнес-процессах и реагировать на задачи как на рабочем месте, так и вне его. Для выполнения важнейших действий, на которые рассчитана СЭД, вполне достаточно экрана смартфона или планшета — например, чтобы поставить задачу или прочитать и согласовать документ. Мобильная версия СЭД позволит быстро решить производственный вопрос даже в отрыве от стационарного ПК или вне офиса, используя персональное мобильное устройство.

Мобильный документооборот — это недорого

planshet_haulmont

Как показывает наш опыт, ранее существовала тенденция приобретать мобильные версии СЭД в основном для руководителей. Бесспорно, руководство компании в большинстве случаев более мобильно, чем рядовые сотрудники, и гораздо более нуждается в оперативном доступе к данным и документам. Кроме того, многие компании-заказчики не решались на массовое приобретение мобильных лицензий из соображений того, что это увеличит бюджет проекта внедрения СЭД. Поэтому мобильная версия СЭД приобреталась в небольших объемах для использования той частью коллектива, которая непосредственно участвует в принятии решений в ежедневной деятельности бизнеса.

Однако, распространение концепции BYOD в современных офисах привело к появлению прямо противоположной тенденции — к обеспечению оперативного выхода к электронным документам для всех сотрудников, которым это необходимо, без учета их положения в иерархии компании. Ведь подчиненные также стали мобильны, и точно так же нуждаются в оперативном получении задач от начальства, обмене документами с другими подразделениями, постоянном доступе к данным, связанным с работами определенных проектов. Таким образом, компания, внедряющая СЭД, оказывается перед выбором между экономией и удобством работы сотрудников, которые непосредственно выполняют работы по производству продуктов и услуг.

Решение данной проблемы возможно путем использования скидочных программ, предлагаемых компаниями-вендорами СЭД. Так, лицензии на мобильную версию СЭД ТЕЗИС продаются пакетами по 5, 10, 15 или 25 одновременных подключений. Общая стоимость пакета, соответственно, равняется цене, умноженной на количество подключений в пакете, причем чем больше лицензий в пакете, тем ниже цена за одно подключение. Такая схема лицензирования удобна как раз для того упомянутого случая, в котором лицензии приобретаются для ограниченной группы привилегированных сотрудников. Однако, с учетом растущего тренда BYOD, на мобильную версию СЭД ТЕЗИС была введена вторая схема лицензирования, специально рассчитанная на компании, которые хотели бы предоставить мобильный доступ к СЭД всем рядовым сотрудникам.

Если заказчик заинтересован, чтобы все сотрудники, которым это необходимо, могли оперативно использовать СЭД, он может приобрести для них лицензии на стандартную версию СЭД, предназначенную для использования на стационарных рабочих местах, а после этого — приобрести мобильные лицензии всего за 25% от общей стоимости приобретенных лицензий на  «основную» версию системы. Во сколько обойдется «мобилизация» доступа к СЭД, таким образом, легко рассчитать при помощи калькулятора внедрения. Для примера: можно приобрести 10 лицензий на Стандартную редакцию системы за 100 тысяч рублей и отдельно — пакет мобильных лицензий на 10 подключений за 47,5 тысяч рублей. Воспользовавшись же скидочной программой, можно приобрести 10 лицензий на Стандартную редакцию системы за 100 тысяч рублей, и 10 мобильных лицензий уже за 25 тысяч рублей. Экономия в этом случае выражается десятками тысяч. Таким образом, массовой закупки мобильных лицензий не следует опасаться — всегда есть возможность обеспечить удобство работы своим сотрудникам и при этом сделать это выгодно.

В заключение: мобильный документооборот — это необходимо

byod_haulmont

Растущее распространение мобильных устройств, популяризация концепции BYOD, выход на рынок труда молодых сотрудников, привыкших к мобильным гаджетам, необходимость оперативного доступа к информации в СЭД с любого устройства и из любой точки мира, где есть Интернет — все это обуславливает необходимость наличия мобильных версий системы электронного документооборота в ИТ-инфраструктуре компании.

Мобильная версия СЭД ТЕЗИС дает компаниям такую возможность, предоставляя легковесный, не перегруженный лишними функциями мобильный интерфейс к СЭД ТЕЗИС, адаптирующийся к аппаратным возможностям мобильных устройств, таких как ноутбуки, смартфоны  и планшеты. На мобильную версию ТЕЗИС действует выгодная скидочная программа, позволяющая приобретать лицензии массово и обеспечивать мобильным доступом к СЭД необходимое количество сотрудников.

Кроме того, в долгосрочной перспективе в дополнение к мобильному интерфейсу СЭД ТЕЗИС планируется выпустить нативные приложения для основных мобильных операционных систем, чтобы расширить возможности взаимодействия между СЭД и мобильным устройством. Таким образом, от работы с СЭД в отрыве от рабочего места продукт готовится перейти к полноценной автоматизации мобильных сотрудников.