Электронный договор: аргумент в разрешении споров с клиентами

Сокращение числа конфликтов с клиентами и поставщиками – «головная боль» множества коммерческих компаний. Контроль за заключением, согласованием и подписанием договоров не всегда и не везде эффективен. Как результат – некорректные формулировки или условия в подписанных договорах, которые приводят к неприятным последствиям и длительным, вплоть до арбитража, спорам в отношениях с контрагентами. Бывают ситуации, когда уже тысячу раз согласованный и обсужденный по телефону, и на личных встречах, и по электронной почте договор возвращается от клиента с незаметно измененными формулировками, которые затем превращаются в большие проблемы для бизнеса.

Практика показывает, что внедрение единой системы электронного документооборота в организации, при условии наличия в программном обеспечении достаточной функциональности работы с договорами, позволяет усилить контроль за договорами, наладить обязательное согласование любых изменений в контрактах и минимизировать риски неожиданных правок от контрагентов. Как результат – сокращение числа споров с клиентами, а в случае их возникновения – возможность эффективно отстоять свою точку зрения на условия контракта.

В этой статье мы расскажем об инновационной функциональности СЭД ТЕЗИС по контролю договоров, которая станет доступна в новых версиях системы. Эта функциональность позволяет превратить СЭД в эффективный инструмент разрешения споров с клиентами по поводу формулировок в контрактах, предоставив возможность автоматического сравнения подписанных оригиналов договоров, пришедших от контрагента, с их предварительно согласованными электронными версиями. Данная функциональность позволит сократить случаи «незаметно» внесенных правок в финальную версию договора и предоставит компаниям мощный инструмент доказательства своей правоты в случае возникновения конфликта с контрагентом.

Что СЭД должна уметь в плане разрешения споров с клиентами?

young business men working with latop in office

«Джентльменский набор юриста», помогающий улаживать споры с контрагентами, присутствует почти в каждой СЭД – система документооборота ТЕЗИС не исключение. Это, в первую очередь, умение хранить различные версии одного и того же договора, которые в случае несостыковок можно чисто визуально сравнить между собой и указать клиенту на некорректные, по мнению компании, формулировки.

Среди функций СЭД, способных предоставить компании аргументы при разрешении споров с клиентами по поводу договоров, в первую очередь, стоит выделить следующие:

Функциональность контроля версий с возможностью отката изменений. По мере согласования с каждым конкретным контрагентом, первоначальный договор «обрастает» новыми версиями, которые могут существенно отличаться друг от друга. Бывают ситуации, когда клиент сначала вносит какие-то изменения, а затем неожиданно требует их убрать. В данном случае крайне удобно, если все версии договора, начиная от самой первой, хранятся в СЭД в виде вложений к единой карточке (как это реализовано в ТЕЗИС). В любой момент юротдел или отдел продаж может вернуться к определенной версии договора, сделав ее основной при помощи установки специального флажка. Данная функциональность в СЭД ТЕЗИС реализована на уровне платформы, на которой базируется система – подсистема контроля версий с откатом изменений является частью платформы CUBA.

История изменений документа. Данная функциональность позволяет отследить кем, когда и как изменялся договор. Бывают и такие ситуации, когда при согласовании внутри компании в договор вносится формулировка, которая не устраивает клиента. В этом случае важно вести историю изменений документа, которая позволит быстро «вычислить» сотрудника, внесшего изменение, и предложить объясниться перед контрагентом. Или выяснить, зачем та или иная формулировка была внесена в соответствующий момент переговоров с клиентом. СЭД ТЕЗИС ведет журнал изменений карточки договора с указанием лица, внесшего любое изменение, даты изменения, а также возможностью добавления комментариев по поводу внесенного изменения.

Функциональность сканирования и распознавания оригиналов документов. В конечном итоге согласованный договор чаще всего подписывается обеими сторонами в бумажном виде – ЭП еще не настолько распространена в частном бизнесе. Поэтому немаловажной является возможность сканирования оригиналов документов в формате PDF или графическом формате, распознавания текста и прикрепления оригинала к соответствующей карточке. В СЭД ТЕЗИС эта функциональность реализована, начиная со Стандартной редакции системы, за счет интеграции с ПО ABBYY Recognition Server. Сервер распознавания текстов позволяет сканировать и распознавать оригиналы документов, а интеграционная функциональность – передавать их в СЭД для дальнейшего прикрепления к карточке. Таким образом, в системе будут храниться все версии договора – от первоначальной до финальной, позволяя обратиться к любой в качестве аргумента при конфликте с клиентом.

Чего не хватает СЭД для эффективного разрешения споров с клиентами?

Мы уже упоминали неприятную ситуацию, когда клиент неожиданно присылает финальную подписанную версию договора с очередными поправками, и надеется, что это пройдет незамеченным. Ситуация, к сожалению, настолько распространена, что для ее устранения было решено реализовать отдельную функциональность в механизме управления договорами СЭД ТЕЗИС.

Данная функциональность предоставляет технические возможности для сравнения оригиналов договоров с их электронными версиями, созданными при помощи текстового редактора (например, Microsoft Word). Она будет реализована в новых версиях СЭД ТЕЗИС за счет слияния двух инновационных технологий: сканирования и распознавания документов и сравнения распознанного текста с электронным документом.

СЭД ТЕЗИС, как было сказано выше, уже поддерживает возможности сканирования и распознавания оригиналов документов за счет интеграции с ABBYY Recognition Server. Для того чтобы обеспечить сравнение сканированных документов с оригиналом, система будет интегрирована с еще одним программным продуктом – ScanDifFinder. Таким образом предлагается решить проблему неожиданных изменений в подписанных оригиналах договоров, позволив быстро выявлять несогласованные изменения и инициировать разрешение споров с клиентами.

Техническая сторона функциональности для разрешения споров с клиентами

scandiffinder-sdk

Технология ScanDifFinder SDK является решением от ABBYY, которое позволяет встраивать в приложения уникальную функциональность сравнения документов.

Благодаря интеграции со ScanDifFinder, пользователи СЭД ТЕЗИС смогут:

  • Сравнивать отсканированный бумажный оригинал документа с его электронной версией. Причем не имеет значения формат сканирования – будь то графический формат (JPG, PNG) или PDF, даже без текстового слоя. Система распознает текст отсканированного вложения и позволит сравнить его с основной согласованной электронной версией договора в карточке, подсвечивая возможные различия между двумя версиями текста.
  • Сравнивать электронные версии документа, созданные в текстовом редакторе. Это обеспечит еще более удобный мониторинг изменений в процессе согласования договора, позволяя выявить не только то, кто и когда внес изменение, но и что конкретно было изменено. Данная функциональность ускорит разрешение споров с клиентами за счет быстрого поиска не устраивающих контрагента формулировок, а в комбинации с журналом изменений — и сотрудников, ответственных за них.

Таким образом, различия между вложениями в СЭД будут явно видны, что избавит специалистов по работе с клиентами от необходимости мучительно вглядываться в документ, визуально выискивая несанкционированные формулировки.

Сравнение документов в СЭД: возможные преимущества в разрешении споров с клиентами

Техническая возможность визуального сравнения двух документов в СЭД с автоматическим поиском изменений способна компании дать следующие преимущества в вопросе разрешения споров с клиентами:

  • Появление возможности поиска несанкционированных изменений в уже подписанных договорах. Как результат – уменьшение количества неожиданных проблем в отношениях с контрагентом, связанных с тем, что юристы компании положились на добросовестность «подписанта» и не вычитали пришедший от клиента договор;
  • Возможность аргументированного спора с клиентом по поводу формулировок в договоре. Новая технология позволит быстро выявлять несостыковки и предъявлять их клиенту в визуальной форме, что может даже послужить доказательством в том случае, если конфликт дойдет до арбитражного суда;
  • Возможность эффективного мониторинга правок договора еще в процессе согласования: какие изменения внесли сотрудники компании, какие условия внес клиент. Это позволит ускорить согласование договора за счет того, что его не придется каждый раз внимательно читать.

Таким образом, в будущих версиях СЭД ТЕЗИС пользователи получат электронный договор как важный аргумент в спорах с клиентами, а также ускоренный процесс согласования версий договора.

В заключение

Разрешение споров с клиентами является неотъемлемой частью жизни бизнеса. Внедрение современных технологий электронного документооборота в данный процесс позволит компании вооружиться эффективными средствами для урегулирования конфликтов и недопонимания с контрагентами.

Одной из таких технологий станет интеграция СЭД ТЕЗИС с ABBYY Recognition Server и ScanDifFinder. Автоматическое сравнение электронных версий договора и электронного договора с бумажным оригиналом позволит минимизировать риск неприятных последствий в отношениях с контрагентами за счет того, что согласование и подписание договора будет полностью визуально контролироваться на всех этапах. Кроме того, новая технология ускорит сам процесс согласования, избавив сотрудников компании от кропотливого процесса вычитки договоров.