Система электронного документа, или же СЭД, — корпоративное программное обеспечение для автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами.

Как правило, заказчики приходят к использованию СЭД вместо электронной почты или бумаги, когда документов становится слишком много, они начинают теряться, срываются сроки исполнения. СЭД помогают упорядочить и структурировать документооборот, обеспечить прозрачность, сэкономить время, уменьшить количество ошибок, улучшить взаимодействие внутри организации, сократить расходы.

Сегодня СЭД стали центральными корпоративными системами для организаций любых отраслей: финансы, промышленность, энергетика, транспорт, торговля, государственный сектор и т.д.

В этой статье вы узнаете, какими возможностями обладают современные СЭД, какие задачи они решают и на что важно обращать внимание при выборе.

Для чего нужна система электронного документооборота

Изначально СЭД использовались для ведениюя канцелярского учета документов, но со временем, по мере развития, они охватывали все больше и больше направлений. Современные СЭД позволяют автоматизировать полный цикл работы с документами, а также управление задачами, организацию совещаний и множество других процессов.

Какие же задачи решают современные СЭД?

• Цифровизация работы с документами

  СЭД помогает перевести в электронную форму все процессы работы с документами, включая создание, согласование, утверждение, отправку на ознакомление, учет входящей и исходящей корреспонденции. Более того, интеграция с системой ЮЗЭДО позволяет цифровизировать также обмен документами с контрагентами.

• Прозрачность и контроль

  СЭД объединяет абсолютно всю информацию по документам и процессам. В едином пространстве содержатся как сведения о документах, так и вложения. Хорошо видна взаимосвязь между различными документами и задачами. Фиксируется, кто и когда работал с карточкой, какие изменения были внесены, в каком порядке следуют друг за другом версии. Вся коммуникация между сотрудниками, от постановки задачи до обмена комментариями происходит в той же системе. Когда приближается срок исполнения по документу или задаче, СЭД отправляет пользователям автоматическое уведомление.

• Оптимизация и аналитика

  Современные СЭД предоставляют мощные инструменты для анализа рабочих процессов. Если на каком-то этапе происходят задержки, то система поможет это определить. Например, аудит покажет, что этап проверки контрагентов занимает очень много времени. Решением может стать упрощение процедуры в случае с контрактами на небольшие суммы.

• Обеспечение четкого соблюдения корпоративных регламентов и других процедур

  Возможности СЭД позволяют настроить состав участников процессов и их порядок. Более того, многие системы позволяют задать условия, при которых документ будет направлен тому или иному пользователю. Путь движения документа может зависеть от его тематики, суммы, о которой идет речь и других аспектов. Таким образом, исключается ситуация, когда документ случайно отправлен не тому согласующему или порядок согласования был нарушен.

• Упрощение поиска

  СЭД часто содержат различные механики для упрощения поиска документов и другой информации. Это и возможность поиска по любым словам, а не только названию, и фильтрация по любым критериям (контрагент, участники процесса, даты и т.д.).

• Автоматизация ручных действий

  Системы электронного документооборота могут автоматизировать широкий спектр действий, которые ранее выполнялись вручную. Это и заполнение карточки, и выбор участников процесса, и потоковое сканирование документов, и многое другое. В случае с особенно продвинутыми системами, в которых используются технологии искусственного интеллекта или роботизации, до 100% действий

• Снижение расходов

  СЭД помогают сократить расходы на печать документов и пересылку. Кроме того, за счет оптимизации рабочих процессов повысится эффективность сотрудников, которые будут успевать больше и с меньшими усилиями за то же количество времени. За счет использования СЭД исключаются случаи путаницы в документах или срыва сроков — а такие ошибки могут быть очень чувствительными и привести к финансовым потерям.

Виды систем электронного документооборота

Существует несколько классификаций СЭД по различным критериям. В первую очередь выделяются системы внутреннего документооборота, предназначенные для использования в одной организации. Именно на них мы сосредоточимся в этой статье. Еще один класс — системы юридически значимого документооборота, которые служат для обмена между контрагентами. ЮЗЭДО должен проводиться через сертифицированного оператора с использованием электронной подписи и других средств криптографической защиты. СЭД для внутреннего документооборота могут интегрированы с системами ЮЗЭДО и использоваться в связке.

Кроме того, СЭД можно классифицировать исходя из типов документов, для работы с которыми они предназначены. Обычно выделяют следующие типы документов:

• Бухгалтерские
• Управленческие
• Кадровые
• Складские
• Производственные
• Архивные

Отдельный класс систем — государственный электронный документооборот, куда относятся информационные системы органов власти и системы для межведомственного взаимодействия.

Чем СЭД отличается от ECM

Вы наверняка сталкивались с понятием ECM. Что это — разновидность СЭД или же отдельный класс ПО?

Если руководствоваться формальным определением, то СЭД предназначены для работы с документами, у которых есть четкая структура. К примеру, это могут быть договоры или приказы. Кроме того, СЭД ориентированы в первую очередь на учет документов. ECM-системы, или же Electronic Content Management Systems, то есть системы управления корпоративным контентом, обладают более широкой сферой применения. Они позволяют работать с любыми форматами: документами, презентациями, изображениями и т.д. Кроме учета документов ECM обладают широкой функциональностью для автоматизации различных процессов: согласования, внесения правок, комментирование, отправки уведомления о событиях и действиях пользователей, управление кадровыми вопросами, закупочной деятельностью, бюджетированием и т.д.

Однако помимо формальной стороны есть еще и практическая. По факту на российском рынке между СЭД и ECM можно ставить знак равенства. Многие производители называют свои продукты СЭД, поскольку это более понятное для русского языка определение, но при этом системы обладают функциональностью ECM.

История развития систем электронного документооборота

В России первые системы для автоматизации документооборота появились в 80-х. Это было «самописное» ПО, предназначенное в основном для канцелярского учета документов с электронными карточками для регистрации. В 90-е разработаны первые тиражируемые продукты для решения задач делопроизводства, для архивного хранения документов и для автоматизации взаимодействия между сотрудниками организаций.

В начале нулевых выпущены первые комплексные системы, которые объединяли функциональность канцелярского учета и управления задачами. Помимо российских продуктов для корпоративной автоматизации использовалась система Documentum, а также решения на базе Lotus Notes. Постепенно СЭД обрастали функциональностью, охватывая весь жизненный цикл документа. Также усложнялись и расширялись возможности по управлению бизнес-процессами.

В десятые получили развитие мобильные технологии. Сперва в СЭД была реализована возможность доступа со смартфона и планшета через браузер, а потом появились и полноценные мобильные приложения.

Во время пандемии коронавируса в 2020-2022 годах появился запрос на организацию работы в дистанционном формате, и СЭД стали оптимальным решением. Это же способствовало повышению интереса к обмену документами с контрагентами и интеграции с системами ЮЗЭДО.

Начиная с 2022 года стало ясно, что импортозамещение и совместимость с российским ПО — единственный путь развития информационных систем. Хотя говорить об этом впервые начали задолго до этого. Поэтому ситуация на рынке неоднородная. Одни производители с самого начала выбрали путь технологической независимости и в их продуктах она проверена временем. Другие начали движение в эту сторону относительно недавно.

Производители современных СЭД уделяют активное внимание интерфейсам СЭД и удобству работы пользователей. Также идет развитие технологий, например, в системы добавляются Low Code инструменты или искусственный интеллект.

Требования к системам электронного документооборота

Какими возможностями должны обладать современные системы документооборота для успешного удовлетворения потребностей заказчиков?

• Широкая функциональность

  Первое, на что любая организация обращает внимание при выборе ПО, это функциональность. Как правило, СЭД охватывают такие направления как документооборот (создание документов, согласование, утверждение, отправка на ознакомление), канцелярия (регистрация и учет документов), работа с задачами (постановка и контроль их исполнения).

• Гибкость

  Помимо заложенных в коробочную версию возможностей автоматизации важна способность адаптации к особенностям работы заказчика. Гибкость СЭД определяется возможностями настройки имеющихся процессов и документов, а также создания новых. В отдельных случаях заказчикам может предоставляться доступ к исходному коду системы и его изменению.

• Интеграции

  СЭД часто интегрируются со следующим ПО: учетные системы, ERP, кадровые системы, корпоративные порталы, ЮЗЭДО, сервисы для распознавания текста, офисные пакеты, средства для редактирования документов онлайн... и это далеко не полный список!

• Интерфейс

  Сейчас уже ушла эпоха неудобных корпоративных систем с переусложненным дизайном. Производители современных продуктов уделяют много внимания повышению комфорта и интуитивно понятному управлению. Это помогает пользователям быстрее адаптироваться к СЭД и не совершать ошибок при работе.

• Мобильность

  Доступ к СЭД через смартфоны и планшеты помогут заметно ускорить работу с документами и принятие решений. Наиболее удобно, когда у системы есть полнофункциональное мобильное приложение. В идеальном варианте должны поддерживаться как iOS, так и Android

• Кроссплатформенность и совместимость с российским ПО

  Чтобы снизить стоимость внедрения СЭД, важно, чтобы она могла использоваться с любыми серверными ОС, СУБД, офисным ПО, браузерами и т.д. Тогда не потребуется затрат на перестройку ИТ-экосистемы заказчика. Кроме того, все более и более острым становится вопрос обеспечения технологической. Помимо выбора российской СЭД требуется также совместимость с российским ПО или open source.

• Масштабируемость и актуальность в перспективе

  При выборе СЭД важно учитывать не только соответствие задачам организации на сегодняшний день, но и в будущем. Это значит, что следует учитывать возможность добавления новых процессов, увеличения количества пользователей, усложнения архитектуры для работы под высокой нагрузкой.

Как правильно выбрать СЭД

Помимо характеристик СЭД успех или неудачу проекта определяет процесс выбора. Как же организовать его правильно? Вот несколько советов:

• Система должна быть проверена реальным опытом. При выборе важно изучить практику внедрения в организациях, близких к вашей, то есть из той же сферы и схожего масштаба.
• Выбирайте не только СЭД, но и вендора или интегратора, который станет вашим технологическим партнером на пути автоматизации. Обратите внимание на опыт компании, компетенции, а также проекты в других сферах помимо электронного документооборота.
• Помните о независимости от вендора. Выбирайте те продукты, где используются общепринятые продукты и технологии. Так вы сможете максимально обезопасить себя от рисков и продолжить развитие СЭД несмотря ни на что.

Преимущества и недостатки СЭД

Использование СЭД приносит множество преимуществ сотрудникам с различными должностями и ролями:

• Рядовые пользователи

  СЭД избавит сотрудников от множества ручных действий и за счет этого заметно вырастет скорость их работы. Например, при регистрации документа не нужно будет вручную заполнять каждое поле в карточеке, данные подтянутся автоматически. Более того, можно будет отсканировать толстую пачку документов потоком. И таких сценариев автоматизации в СЭД заложено множество. За счет автоматического определения участников процесса, уведомлений об ожидаемых действиях и других функций СЭД поможет свести к минимуму случаи ошибок из-за человеческого фактора: усталости, большой загрузки, сложных регламентов.

• Специалисты различных подразделений

  СЭД автоматизируют рабочие процессы различных подразделений: кадровой службы, бухгалтерии, юридического отдела, финансового отдела и так далее. Кроме того, системы электронного документооборота могут интегрироваться с профильным ПО, например, учетными системами или системами кадрового электронного документооборота.

• Руководители, включая высшее звено

  СЭД обеспечивают скорость и комфорт в принятии решений. У руководителей всегда есть доступ к системе, независимо от того, находятся ли они на своем рабочем месте или в командировке. Также под рукой у них вся необходимая информация для принятия решений. Помимо этого СЭД помогают повысить прозрачность и контроль, так как всегда точно известно, на каком этапе обработки и у какого пользователя находится документ, какие действия по документу были выполнены, сколько времени они заняли, где возникла задержка. Это помогает как в повседневной работе, так и в повышении эффективности в целом, определении узких мест и неоптимальных бизнес-процессов.

• Специалисты в сфере ИТ и ИБ

  Использование СЭД повышает защиту информации в организации. При помощи встроенные в системы инструментов можно разрешить доступ к документам как конкретным пользователям, так и пользователям с определенной ролью. Таким образом, каждый сотрудник будет видеть только предназначенную для него информацию. Это поможет избежать утечек данных.

Если говорить о недостатках систем электронного документооборота:

• СЭД — не универсальное решение. Многие системы позволяют гибко расширять функциональность и добавлять процессы, не свойственные СЭД в «классическом» понимании. Например, можно добавить опцию управления взаимодействием с клиентами или закупочной деятельностью. Этого может быть достаточно, но важно понимать, что бывают случаи, когда требуется продвинутая функциональность. Не нужно ждать, что СЭД на 100% заменит CRM, BI или ERP. Лучше рассмотреть вариант внедрения специализированной системы и интеграции с ней.
• Внедрение СЭД, особенно в крупной компании, требует времени, бюджета, тщательной работы над ТЗ, грамотных специалистов, вовлеченности со стороны заказчика. Если недооценить проект и недоработать в каком-то отношении, то результат разочарует.
• Какой бы удобной ни была система, сотрудникам компании потребуется время, чтобы научиться эффективно ее использовать. Поэтому на первом этапе они могут возмущаться и саботировать автоматизацию. Но за счет обучения и поддержки переходный период пройдет быстро и безболезненно.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом

С помощью СЭД можно полностью цифровизировать работу с документами, начиная от создания, правок и согласования, заканчивания подписанием ЭП и отправкой контрагенту через систему ЮЗЭДО. Законодательство РФ признает юридическую силу электронных документов. Однако в некоторых случаях заказчики не готовы отказываться от бумажных документов на 100%. Например, они чувствуют себя более защищенными при наличии бумажного документа или работают с контрагентами, которые не используют систему ЮЗЭДО.

Работу в СЭД можно без проблем совмещать с бумажным документооборотом. Например, документ может быть подготовлен и подписан электронно, а затем распечатан для хранения в архиве. Либо же документ может быть распечатан перед тем, как руководитель поставит собственноручную подпись.

Как бы ни парадоксально это звучало, СЭД может повысить эффективность бумажного документооборота. За счет чего:

• Автоматическая генерация печатных форм. Сотрудникам не нужно будет вручную готовить документ со сложным форматированием, где велика вероятность ошибиться.
• Отслеживание движения документов при их физическом перемещении, например, между подразделениями.
• Навигация в бумажном архиве. В СЭД может храниться информация о том, где искать документ, вплоть до полки и коробки.

Как проходит внедрение СЭД

Порядок внедрения СЭД зависит от масштаба проекта, задач заказчика и возможности кастомизации системы.

Типовое внедрение

Внедрение происходит максимально просто, если заказчику достаточно коробочной функциональности, нет специфических требований к настройками бизнес-процессов, высоконагруженности и т.д. Система устанавливается на сервер, настраивается, выполняется проверка работы. Такое внедрение может проходить как на территории заказчика, так и дистанционно.

Проектное внедрение

Проектное внедрение предполагает обследование бизнес-процессов, интервью с ключевыми пользователями, подготовку технического задания или функциональной спецификации. Далее функциональность СЭД дорабатывается или расширяется согласно подготовленному документу. Помимо тестирования функциональности по запросу заказчика может быть проведено нагрузочное тестирование. Для пользователей и администраторов системы проводится демонстрация возможностей и обучение. На этапе опытной эксплуатации команда разработки собирает пожелания заказчика. Когда система выходит в промышленную эксплуатацию, вендор оказывает активную поддержку пользователям и администратору.

Гибкие и каскадные методологии

При внедрении СЭД может быть выбрана как гибкая методология, так и каскадная.

• При выборе гибкой методологии проект будет разделен на этапы, включающие стадии анализа задачи, планирования, разработки, тестирования, демонстрации и внедрения определенной функциональности или модуля. В этом случае при старте проекта достаточно общего видения, а между этапами можно сменить приоритеты или переосмыслить те или иные функции. Кроме того, при выборе гибкой методологии систему можно использовать после запуска первого модуля.
• При каскадной методологии готовится подробное ТЗ на всю функциональность СЭД, далее следуют этапы разработки, тестирования, демонстрации и внедрения всей системы целиком. На старте важно тщательно проанализировать задачу и особенности автоматизируемых процессов, поскольку сменить концепцию на ходу не выйдет. Заказчик получает полнофункциональное решение единовременно.

Партнерское или самостоятельное внедрение

• Многие вендоры, у которых имеется партнерская сеть, предлагают внедрение силами компании-интегратора. В этом случае заказчик может выбрать исполнителя, расположенного с ним в одном регионе и одном часовом поясе. Также можно поручить одной компании внедрение и поддержку не только СЭД, но и других информационных систем. Таким образом у интегратора будет максимально полная информация по используемому у заказчика ПО и взаимодействию между ним.
• Некоторые вендоры позволяют проводить внедрение СЭД собственными силами заказчика. Это возможно, если есть опция передачи исходного кода системы и инструкций по установке, а также обучение для разработчика.

Обновлено 11.04.2024