Выбирая систему электронного документооборота, важно оценивать предложения поставщиков исходя не из цены закупки, а из общей стоимости владения ею за срок ее эксплуатации

Разумеется, заказчик хочет получить лучшее решение за меньшие день­ги. Но прямое сравнение коммерческих предложений разных постав­щиков может не дать финального ответа, какое же из них более выгодно.

Причин тому несколько. Во-первых, поставщики стараются создать более благоприятное впечатление и предложить по возможности более низкую цену на старте проекта — и не стоит их за это порицать. Во-вторых, есть вещи, от поставщика ECM никак не зависящие – например, состояние ва­шей инфраструктуры и требуемый объем инвестиций, чтобы система нор­мально заработала. Плюс ко всему есть фактор непредсказуемости пове­дения сложных систем, поэтому невозможно заранее просчитать, какие еще затраты придется понести.

Каждый, кто делал ремонт в квартире с этим согласится — несмотря на самую тщательную подготовку и детальные расчеты, в жизни все получа­ется по-другому.

Популярный показатель ROI (возврат на инвестиции) слабо применим к системам автоматизации для работников умственного труда, и к ECM в том числе. Ускорение работы с документами само по себе прямого экономи­ческого эффекта не дает. Допустим, ваши сотрудники станут находить нуж­ные документы быстрее и сэкономят по 1 часу в день – это же не значит, что вы сократите их зарплату на 1/8?

Влияние ECM на бизнес носит более опосредованный характер, и не всегда эти взаимосвязи можно выявить и сопоставить им количественные показатели. Качественные улучшения, как, например, повышение удобства работы с документами, тоже положитель­но влияют на бизнес, хотя и не измеряются в миллионах долларов.

РЕКОМЕНДАЦИИ:

• Оценивать предложения поставщиков исходя не из цены закупки, а из общей стоимости владения (TCO) системой за срок ее плановой эксплуатации, то есть на интервале 5-7 лет.

• Выявить все скрытые расходы, не включенные поставщиком в ком­мерческое предложение. Для нормальной работы ECM может потре­боваться дополнительное оборудование (серверы, сканеры, принте­ры, техника для работы со штрих-кодами), дополнительный персонал, обучение, модернизация каналов связи, обновление системного ПО, закупка дополнительного ПО, получение лицензий и сертификатов у регулятора, и т. д. Не стесняйтесь спрашивать — лучше все нюансы выяснить на старте проекта.

• Забудьте о расчетах ROI на основе экономии времени. Либо находите более четкие критерии, например, экономия ФОТ, если вы планируете сокращение персонала, либо полагайтесь на качественные улучшения.

• Еще один момент: внедрение ECM не обязано дать вам прямую эко­номию. Расходы на автоматизацию документооборота логично вклю¬чить в общие издержки на ведение бизнеса. ECM сегодня —такая же необходимость, как электронная почта и доступ в Интернет.