8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Система электронного документооборота на платформе – только «За», никаких «Против»
Выбор СЭД
По сравнению с другими подходами к реализации СЭД, платформы обладают целым рядом преимуществ

Платформенное ПО – это не мода и не прихоть программистов. Динамичная и изменчивая внешняя среда заставляет постоянно модифицировать и дорабатывать информационные системы, в том числе и СЭД, а для этого как раз и нужны гибкие платформы.

Документооборот только на первый взгляд кажется консервативной сферой деятельности, не претерпевшей изменений со времен Салтыкова-Щедрина. Входящие входят, исходящие исходят – запрограммировать один раз и дело с концом! Ан нет!

При достаточной похожести постановки задачи на внедрение СЭД заказчикам нужны очень разные решения по работе с документами и процессами, поэтому и приходится постоянно системы «подкручивать». По сравнению с другими подходами к реализации СЭД, платформы обладают рядом преимуществ, о которых и поговорим ниже. Но сначала разберемся, что есть платформа.

ЧТО ТАКОЕ ПЛАТФОРМА?

Сегодня все, что ни возьми – платформа. Мобильная, облачная, платформа разработки, электронной коммерции, веб-приложений, пользовательского опыта (UX), аналитики, распределенных вычислений, интеграции, бизнес-процессов, и т.д. и т.п. При том что четкого определения термина «платформа» нет даже в ИТ-глоссарии Gartner. Если сказать в самых общих чертах, то платформа – это ПО, служащее основой для других систем.

Это значит, что у платформы должен быть понятный и документированный интерфейс (API), чтобы можно было к ней обращаться из других приложений, и платформа должна аккумулировать в себе широкий набор функций, относящихся к данной предметной области. Только при этих условиях существование платформы обретает смысл – разные приложения могут пользоваться общими сервисами и манипулировать данными по общим правилам. СЭД-платформа, соответственно, служит для построения различных решений с использованием функций электронного документооборота:

  • Регистрация документов.
  • Управление документами.
  • Управление задачами.
  • Поиск, полнотекстовый и атрибутивный.
  • Управление доступом и безопасность.

Используя эти функции, можно автоматизировать делопроизводство, управление договорами, работу с рекламациями, учет доверенностей, архив обычный и архив технической документации, предоставление госуслуг, выдачу кредитов и многие другие задачи, возникающие в разных сферах бизнеса и государственного управления.

ЗАКАЗНАЯ РАЗРАБОТКА (ИЛИ IN-HOUSE). В ЧЕМ РИСКИ?

Электронный документооборот – это не космические технологии, ничего такого сверхсложного, чтобы с этим не справился средний программист, в самой задаче нет. Зачем тогда покупать систему, если можно поручить написать ее своим айтишникам или нанять не задорого какую-нибудь скромную фирму? Зато сделают систему точно под наши требования, как мы привыкли работать.

Справедливости ради нужно сказать, что лет десять-пятнадцать назад такой подход работал. Тогдашние тиражные СЭД были беднее по своим возможностям, чем сейчас, западные платформы казались баснословно дорогими, поэтому многие организации склонялись в сторону заказных разработок (собственными силами или нанимая программистов – не суть важно, это все равно была полукустарная разработка). При удачном стечении обстоятельств такие СЭД могли дорасти до весьма приличного уровня или даже стать тиражным продуктом. Обычно на это требуется порядка десяти лет, и чтобы коллектив разработчиков оставался стабильным. Функциональные заказчики также постепенно осознавали, что им нужно от СЭД, и выкатывали свои требования не все сразу.

В общем, было пространство для органичного развития. Многое с тех пор изменилось. Бизнес ожидает от ИТ очень коротких сроков реализации проектов, максимум несколько месяцев. Функциональный заказчик, глядя на достигшие зрелости многочисленные СЭД, уже на стадии ТЗ предъявляет полный пакет требований. Пользователи, избалованные удобством мобильных устройств, ждут не менее удобного интерфейса и юзабилити от СЭД. Браться за разработку новой СЭД с нуля при таких исходных условиях – либо безрассудно, либо бессовестно. Ибо если делать качественно, то невозможно уложиться ни в какие в разумные сроки и бюджет, потому что придется фактически воссоздать, все что было наработано в электронном документообороте за последние лет десять.

Есть вариант выдать за собственную разработку несколько перелицованный готовый продукт, opensource или проприетарный, но это совсем другая история, мы не будем в нее углубляться. Вы же знаете, что патентные ведомства в принципе не рассматривают заявки на изобретение вечного двигателя, да? Аналогично стоило бы запретить и разработку заказных СЭД, особенно в госсекторе. Но при этом не возбраняется делать новые разработки для широкого рынка – конкуренция есть двигатель развития.

СЭД-платформа vs «коробка с настройками»

К слову сказать, физически коробок с софтом уже почти не осталось – все ПО скачивается из интернета, покупаются только лицензии. Но по традиции мы продолжаем так называть тиражные продукты для массового рынка, не предполагающие серьезной кастомизации. Купил и пользуйся. Тиражные разработки сейчас тоже делаются достаточно гибкими, их даже можно спутать с платформами. Изобилие настроек, конфигурационные файлы и обещания разработчиков «мы вам допишем любую функциональность» – получается, что для конечного заказчика особой разницы нет. Однако, «если посмотреть вооруженным глазом», то можно увидеть ряд существенных отличий:

  • Платформа изначально проектируется с учетом ее использования в различных решениях, уровень ее универсальности значительно выше.

  • Архитектура платформы прорабатывается так, чтобы обеспечить любые требования по масштабируемости и отказоустойчивости – т.е. у платформы есть больший запас прочности.

  • Платформа хорошо документирована, потому что создается для использования другими разработчиками.

Всегда ли платформа лучше, чем тиражный продукт? Очевидно, нет. Если вам нужно автоматизировать какой-то участок работы, который достаточно стандартизован в силу традиций или требований законодательства, то проще взять готовый продукт, а не затевать сложный проект. Таким типовым участком в документообороте стало делопроизводство, где все давно отработано и рынок заполнен готовыми решениями. Только спросите себя еще раз: вам точно ничего больше не захочется автоматизировать?

СРАВНИМ РАЗНЫЕ ПОДХОДЫ К РЕАЛИЗАЦИИ СЭД

Итак, есть три варианта реализации СЭД:

  • Заказная разработка собственными силами или внешним подрядчиком.
  • Тиражный продукт с настройками под организацию.
  • СЭД-платформа и решения на ней.

У каждого варианта есть не только свои минусы, но и плюсы. Для удобства сравнения сведем все в таблицу.

text

Параметр «стоимость» решил не вносить в таблицу, потому что ценообразование далеко не всегда прозрачно и объективно. Надо смотреть конкретные предложения и соотносить их со своим бюджетом, а общие рассуждения тут не помогут. Поскольку на рынке преуспевают поставщики всех трех типов СЭД, мы не можем присудить пальму первенства ни одному из этих подходов.

Это значило бы идти против фактов – раз люди покупают, значит, это кому-то нужно. Давайте лучше кратко резюмируем, в каких случаях тот или другой подход к внедрению СЭД работает лучше.

Заказная разработка

  • Встречается все реже и реже – потому что требует очень много времени для созревания. Чаще всего таким проектам лет по десять и более. Если организации повезло с архитектором и коллективом разработчиков, собственная СЭД может быть успешной.
  • Учтите, что подобные проекты начинались в эпоху дефицита предложения на рынке СЭД, когда ни одна из доступных систем не удовлетворяла пользователей. Начинать заказную разработку СЭД сегодня более чем рискованно.

Тиражный продукт

  • Если вам от СЭД нужно только делопроизводство, то вполне можно подобрать подходящий тиражный продукт.
  • Вы ТОЧНО уверены, что кроме делопроизводства вам ничего не нужно?
  • Все остальные сферы применения СЭД не настолько стандартизованы, каждый заказчик выдвигает свои особые требования, поэтому тиражные продукты на таких проектах либо буксуют, либо тихо подменяются заказной разработкой.
  • Еще вариант – вам нужно облачное решение с ограниченной функциональностью для очень широкого круга пользователей. Тиражный продукт может решить проблему.

СЭД-платформа

  • Есть стратегическое решение развивать электронный документооборот, но на старте проекта не очень понятно, во что это может вырасти. Платформа позволит расти в любом направлении – по функциональности и по количеству пользователей.
  • У вас много бизнес-задач, связанных с обработкой документов, нужна поддержка бизнес-процессов и требуется интеграция с различными учетными системами. Только платформа!

ПОДВОДИМ ИТОГИ

Исходя из глобальных тенденций, действующих в ИТ, можно резюмировать следующим образом:

  • Для малого бизнеса проще и надежнее брать типовые тиражные СЭД, лучше всего на облачной платформе.

  • Для всех остальных, от среднего до enterprise уровня, логичнее всего будет ориентироваться на платформенные СЭД-решения. Потому что кастомизация и интеграция все равно потребуются, а с платформой это намного проще, чем с монолитным продуктом, будь он заказной или тиражный.

Другие полезные материалы, которые помогут ориентироваться в мире электронного документооборота, читайте в нашем блоге.