Горизонт планирования: Будет ли ваша СЭД актуальна через 5 лет?
Выбирая СЭД, оцените ее перспективы
Программное обеспечение не подвержено физическому износу и теоретически могло бы работать вечно. Однако, остается износ моральный, который действует на софт неумолимо и беспощадно. Все, что было самым передовым год назад, сегодня может оказаться устаревшим. С другой стороны, организации, в отличие от частных пользователей, не могут себе позволить частую замену программного обеспечения. Обычно срок эксплуатации корпоративных систем составляет не менее 5-ти лет. Добавьте еще время на предварительную проработку проекта и выбор решения, внедрение СЭД и опытную эксплуатацию — это еще от 1-го года до 3-х лет.
Таким образом, получается, что горизонт планирования у вас должен быть не менее 7-ми лет. То есть, сегодня вы выбираете систему, расстаться с которой можно будет только по прошествии этого времени. Вы представ¬ляете, сколько всего нового может произойти! Разумеется, учесть и пред¬видеть все невозможно, поэтому придется делать выбор, в какой-то мере, интуитивно. Тем не менее оценить перспективы существующих СЭД возможно.
РЕКОМЕНДАЦИИ:
Изучите, на какой фазе жизненного цикла находятся ключевые технологии, используемые в продукте. Если они близки к своему закату, то такой продукт брать не стоит.
Например: архитектура «клиент-сервер» все еще применяется, но современной назвать ее нельзя. Это же применимо и к самой ECM-системе — нужно оценить, на какой фазе своего жизненного цикла она находится. У вас должна быть уверенность, что выбранное решение просуществует на рынке в рамках вашего горизонта планирования.
Смотреть надо не на компанию, не на бренд, а на сам продукт – сколько времени он живет на рынке в своей текущей архитектуре. Номер версии бывает обманчив, иногда версии одна от другой сильно отличаются внутренним устройством.
Посмотрите, насколько часто выходят версии продукта. Система должна регулярно обновляться, потому что окружающая среда постоянно эволюционирует и пользователи сегодня не готовы ждать от релиза до релиза, чтобы получить новые возможности.
За образец можно взять модель Google: новые функции вводятся в продукт по мере их готовности. Обновление системы электронного документооборота должно происходить максимально гладко для пользователей и для компания, чтобы это не превращалось в отдельный ИТ-проект.
