8 800 77 55 205 Перезвоните мне

Как вписать систему электронного документооборота в ит-ландшафт организации: Проект по внедрению
Выбор СЭД
После внедрения новая СЭД должна стать частью ИТ-ландшафта, вписаться в него

Выбирая предметы гардероба или мебель, вы думаете о том, как это будет со­четаться с остальными вещами и соответствовать вашему стилю. Точно так же и с ECM: она должна стать частью вашего ИТ-ландшафта, вписаться в него.

Причем критериев «вписывания в ландшафт» может быть много. Пре­жде всего, новая ECM должна работать на том же стеке технологий, что и остальные ваши приложения, будь то Java, Microsoft, Oracle или что-то еще – иначе не оберешься потом хлопот с интеграцией.

Другой аспект: новая ECM в большинстве случаев приходит не на пустое место, а замещает какие-то унаследованные системы. Согласитесь, вряд ли имеет смысл менять старую систему на точно такую же по своим воз­можностям новую. Скорее всего, появление в организации новой ECM приведет к перераспределению зон ответственности между несколькими приложениями. Например, у вас была система регистрации и учета документов в канцелярии и отдельно — системы управления документами в кадрах, в маркетинге и в договорном отделе. Будет логично, если всех их заменит единая ECM-платформа.

Бывают задания и более сложные технически: допустим, у вас проходит внедрение системы электронного документооборота и параллельно идет глобальный проект по автоматизации бизнес-процес¬сов на базе какой-либо BPMS. Поскольку все современные ECM обладают встроенными возможностями по управлению бизнес-процессами, вам придется выбирать, что использовать для автоматизации процессов документооборота — возможности самой ECM или универсальные инструменты на основе BPM-движка.

РЕКОМЕНДАЦИИ:

  • Решить, какие из старых систем будут выведены из эксплуатации по­сле внедрения новой ECM;

  • Решить вопрос с миграцией данных, если это требуется; (Далеко не все старые вещи стоит брать с собой в новую жизнь – вовсе не обяза­тельно переносить все исторические данные в новую систему, а толь­ко те, которые нужны для бизнеса.)

  • Откуда наша ECM-система будет получать мастер-данные? Если в ор­ганизации нет единой системы управления мастер-данными, может быть самое время об этом подумать.

  • Если какие-то функции выводимых из эксплуатации систем не могут быть покрыты новой ECM, то нужно решить два вопроса: а) так ли эти функции необходимы; б) если да, то какими системами можно их покрыть.